55 mẹo nhỏ giúp làm việc hiệu quả hơn trong Windows- P2 pot

kiếm.
Đổi tên file nhanh chóng. B
ạn cần thay đổi rất nhiều file trong
Windows Explorer? Hãy chọn file đầu tiên trong danh sách rồi
nhấn F2 và điền tên mới. Khi thay đổi xong, nhấn Tab thay vì
nhần Enter. Explorer sẽ nhảy sang file tiếp theo trong danh
sách và tự động chọn toàn bộ tên file để bạn có thể chỉnh sửa
luôn tên mà không cần phải nhấn phím Backspace. Tiếp tục
nhấn phím Tab và bạn sẽ chỉnh sửa được cả một danh sách
trong thời gian ngắn. (Xem thêm video Đổi tên nhiều file một
cách nhanh chóng)
Kéo vào Outlook. Trong Outlook, bạn có thể kéo bất kì một
mục tin nào tới các khu vực khác của chương trình. Sau đó,
chương trình sẽ tạo ra một mục tin mới ở đó, với thông tin đã
được kéo giống như một phần của mục tin mới. Ví dụ, nếu bạn
kéo một email vào nút Contacts, nó sẽ tạo m
ột contact mới cho
người gửi, tự động điền mục Name và Email và đặt phần thân
của message vào mục Notes. Nếu kéo một liên lạc vào
Calendar và bạn đã có thể tạo thư mời họp mặt, sẵn sàng gửi
cho người này.
Please purchase PDF Split-Merge on www.verypdf.com to remove this watermark.

Không nên thường xuyên kiểm tra email. Kiểm tra thường
xuyên sẽ khiến bạn mất tập trung và làm gián đoạn công việc
của bạn. Giảm tần suất kiểm tra email mới sang một khoảng
thời gian khác bớt xao nhãng hơn: Cứ 10 – 15 phút là khoảng
thời gian đủ để bạn tập trung vào công việc nhưng cũng không
làm mọi người khó chịu khi chờ bạn trả lời. Trong Outlook,
kích Ctrl-Alt-S và chỉnh sửa số trong ‘
Schedule an automatic

send/receive every __ minutes’ để nhận email mới trong
khoảng thời gian này.
Please purchase PDF Split-Merge on www.verypdf.com to remove this watermark.
Tìm kiếm email quan trọng dễ hơn. Chỉ cần thay đổi dòng
tiêu đề là được. Chẳng có điều gì khó chịu hơn việc nhận một
bức email quan trọng có có dòng tiêu đề “vô vị”, không có dấu
hiệu gì của email quan trọng ví như “này” (Thậm chí dòng tiêu
đề còn bị để trống). Một tiêu đề có ý nghĩa sẽ nâng cấp khả
năng tìm kiếm cũng như giúp email của bạn trở nên giá trị h
ơn.
Trong Outlook, mở message quan trọng ra, chọn dòng tiêu đề
và điền một tiêu đề ý nghĩa nhất bạn muốn.
Chọn nhiều file một cách dễ dàng. Sử dụng phím Ctrl hoặc
Shift để chọn nhiều file trong Windows Explorer rất khó và
còn xảy ra lỗi. Tuy nhiên, nếu bạn thường xuyên cần phải mở
nhiều file cùng một lúc, hãy bật hệ thống hộp đánh dấu của
Windows – nó sẽ giúp bạn chọn các file dễ dàng hơn. Trong
Windows Explorer, bạn có thể tìm thấy cài đặt này dưới mục
Organize > Folder and search options > View. Kéo thanh
trượt xuống dưới và chọn Use check boxes to select items rồi
kích OK. Sau đó, khi muốn chọn nhiều file, folder, chỉ cần
kích vào ô vuông bên cạnh thẻ Name là được.
Sử dụng hệ thống phân nhóm của Outlook. Outlook cho
Please purchase PDF Split-Merge on www.verypdf.com to remove this watermark.
phép bạn quy ước màu cho các message, danh sách tác vụ các
mục tin, lịch, và thậm chí là các liên lạc thành 6 mục khác
nhau. Chỉ vào một hệ thống và gắn màu cho chúng. Ví dụ, m
àu
đỏ dành cho công việc kinh doanh, xanh cho các dữ liệu cá
nhân. Hoặc, bạn cũng có thể quy ước màu cho các mục tin dựa

theo mức độ khẩn cấp: xanh lá cây cho các việc “cần l
àm trong
ngày”, xanh da trời cho “cần làm trong tuần” và v
àng dành cho
“cần làm trong tháng”.
Nâng cấp tính năng ‘Send To’. Khi phải chuột vào một file
trong Windows Explorer, nhấn phím Shift trước khi kích rồi
chọn lệnh Send To. Windows sẽ hiển thị một loạt các lựa chọn
phụ, ví như chuyển file sang một folder thường được sử dụng.
Sử dụng tính năng tìm kiếm folder của Outlook. Mặc dù
hiện nay tính năng tìm kiếm dữ liệu và gắn chỉ số PC đã trở
nên thông d
ụng, tính năng Search Folders trong Outlook vẫn có
một chức năng. Đặc biệt, các folder này sẽ lưu lại bản copy c
ủa
tất cả message dựa trên các rule bạn đã định trước đó – ví như
các message có từ khóa trong dòng tiêu đề hoặc được gửi/nhận
từ một người nào đó – và các folder này sẽ tự cập nhật khi có
Please purchase PDF Split-Merge on www.verypdf.com to remove this watermark.
messeage mới. Nếu bạn thường xuyên phải kiểm tra các thông
báo từ một ai đó (ví như sếp của bạn hoặc khách hàng quan
trọng), nhưng việc sắp xếp chúng vào folder cá nhân không
hiệu quả với bạn, Search Folders sẽ giúp bạn tiết kiệm thời
gian. Bạn có thể cài đặt chúng qua New > Search Folders.
Thay thế ‘Favorites’ của Windows Explorer. Kéo các folder
lên trên cùng bên trái của màn hình từ Explorer rồi sắp xếp
chúng theo cách bạn muốn. Phải chuột và chọn Remove đ
ể loại
bỏ bất cứ thứ gì bạn không muốn.
Cài đặt bộ lọc Spam tốt hơn. Nếu chương trình email c

ủa bạn
chưa có tính năng này, bạn có thể tìm kiếm chương trình lọc
spam để dùng. Một lựa chọn tốt có thể là chương trình
Cloudmark DesktopOne.
Sử dụng máy tính của Windows 7. Bạn không phải tìm
kiếm một trang web đặc biệt hoặc một chiếc máy tính cầm
tay để giải các bài toán phức tạp. Tiện ích Calculator trong
Windows 7 có khả năng mạnh mẽ hơn nhiều so với bề
ngoài của nó. Kích vào nút View để sử dụng các máy tính
khác như Scientific, Programmer, và Statistics cùng với
Please purchase PDF Split-Merge on www.verypdf.com to remove this watermark.