6 lời khuyên để giải quyết công việc hàng ngày một cách hiệu quả pdf

6 lời khuyên để giải quyết công việc hàng ngày
một cách hiệu quả
Những lời khuyên này chủ yếu dành cho các bạn đang đi làm nhưng các bạn sinh
viên hay các bạn nội trợ cũng có thể áp dụng trong công việc học tập hay trong
việc
nhà hàng ngày của mình.

Trước khi bắt tay vào giải quyết công việc

Lời khuyên 1: Viết ra những công việc cụ thể cần làm trong ngày

Sau khi đến văn phòng để bắt đầu một ngày làm việc mới, việc đầu tiên là bạn nên
ghi ra cụ thể những công việc cần làm trong ngày. Ban có thể ghi ra những công
việc này trên giấy sticker và dán trên bàn làm việc của mình. Ghi ra cụ thể những
công việc cần làm sẽ giúp bạn:

(1) hình dung ra được cụ thể (chứ không phải là mơ hồ) về khối lượng công việc
cần làm trong ngày từ đó sẽ giúp bạn bình tĩnh hơn để giải quyết công việc

(2) tránh được việc quên hay bỏ sót công việc.

Lời khuyên 2: Tách công việc lớn và phức tạp ra thành nhiều công việc nhỏ và dễ
thực hiện

Khi ghi ra công việc cần làm, bạn nên ghi một cách cụ thể các công việc cần làm,
càng cụ thể càng tốt. Đừng nên ghi chung chung như: “Làm việc với tất cả các
khách hàng” mà hãy ghi cụ thể “1. Làm việc với khách hàng A”, “2. Làm việc với
khách hàng B”.

Nếu phải giải quyết một công việc lớn và phức tạp thì bạn nên chia công việc đó ra
thành nhiều công việc nhỏ và dễ thực hiện. Ví dụ nếu giám đốc của bạn yêu cầu

bạn viết một báo cáo dài 20 trang về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty A
thì bạn có thể chia tách ra thành những công việc nhỏ sau đây để dễ thực hiện:

1. Đọc các báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty A và ghi lại
những điểm cần lưu ý, những thông tin thu thập được qua các báo cáo.

2. Gặp và thảo luận với giám đốc Công ty A (và các phòng ban có liên quan) về
những thông tin thu thập được qua các báo cáo.

3. Viết báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty A.

Trong mỗi công việc ở trên bạn có thể tiếp tục chia tách ra thành những công việc
nhỏ hơn. Ví dụ bạn có thể chia tách việc viết báo cáo ra thành các việc:

(1) viết phần mở đầu,

(2) viết phần nội dung

(3) viết phần kết luận.

Bắt đầu công việc từ đâu?

Lời khuyên 3: Bắt đầu từ những công việc dễ

Nhiều người bắt đầu một ngày làm việc bằng việc giải quyết những công việc khó
để rồi chán nản và hoang mang khi gặp khó khăn trong lúc giải quyết những công
việc khó này. Trí óc của chúng ta cũng như một cỗ máy, nó thường bắt đầu một
cách ì ạch và chỉ được “khởi động” hay “hâm nóng” lại sau một khoảng thời gian
làm việc.

Như vậy, để khởi động bạn nên bắt đầu từ công việc dễ và chuyển dần sang những
công việc khó. Khi trí óc bạn đã đi vào guồng máy hoạt động trơn tru thì cũng
chính là lúc bạn giải quyết những công việc khó dần.

Một lợi ích khác của việc giải quyết công việc từ dễ đến khó là sau khi hoàn thành
những công việc dễ bạn sẽ dần dần tăng thêm lòng tự tin và sự phấn khởi làm việc
trong bạn. Và với sự tự tin và phấn chấn được tích lũy dần trong khi bạn làm
những công việc dễ, bạn sẽ cảm thấy dễ dàng hơn khi giải quyết công việc khó.

Lời khuyên 4: Bắt đầu từ những công việc khẩn cấp

Bạn nên dành thời gian để giải quyết những việc khẩn cấp trước. Những công việc
không khẩn cấp bạn nên để sau. Ví dụ nếu bạn cần thiết phải gọi điện cho ai đó
thông báo về một việc quan trọng thì ban nên sắp xếp thời gian goi điện ngay
trước khi làm các việc khác.

Lợi ích của việc giải quyết những công việc khẩn cấp trước là nó sẽ mang lại cho
bạn sự bình tình và thanh thản trong tâm hồn để làm việc. Bạn sẽ không phải lo âu
hay áy náy về một công việc khẩn cấp chưa giải quyết.

Trong khi giải quyết công việc

Lời khuyên 5: Giải quyết dứt điểm từng công việc

Tại một thời điểm bạn nên tập trung vào giải quyết một và chỉ một công việc mà
thôi. Hãy dành toàn bộ sự tập trung cho công việc bạn đang giải quyết và tạm thời
quên đi các công việc khác. Đừng lo âu, đừng bồn chồn về các công việc khác.
Cho dù các công việc khác có nhiều bao nhiêu thì chúng chỉ được hoàn thành khi
bạn từng bước, từng bước hoàn thành từng công việc.

Lợi ích của việc giải quyết dứt điểm từng công việc là bạn sẽ cảm thấy vui hơn và
tự tin hơn sau khi hoàn thành mỗi công việc. Càng để dở dang nhiều công việc
chưa hoàn thành càng làm cho bạn cảm thấy bồn chồn lo lắng, và chắc chắn điều
này sẽ ảnh hưởng không tốt đến khả năng làm việc và chất lượng công việc của
bạn.

Tất nhiên, nếu vì một lý do nào đó bạn không thể hoàn thành dứt điểm một công
việc (ví dụ chưa có đủ dữ liệu hoàn thành một báo cáo), thì bạn có thể giải quyết
một công việc khác trong khi chờ đợi và quay trở lại hoàn thành công việc đó khi
có điều kiện.

Sau khi giải quyết xong công việc

Lời khuyên 6: Hãy tự thưởng cho mình sau khi hoàn thành mỗi công việc


Sau khi hoàn thành mỗi công việc nho nhỏ bạn nên tự thưởng cho mình dưới một
hình thức nào đó. Bạn có thể đi uống một tách trà hay nghe một bản nhạc trước
khi quay trở lại tiếp tục giải quyết công việc khác (tất nhiên là bạn không nên nghe
hết cả một đĩa nhạc rồi mới quay lại làm việc).

Lợi ích của việc làm này là bạn tự tạo ra một động lực cho bản thân để phấn đấu
hoàn thành công việc. Sau khi hoàn thành một công việc tôi vẫn thường lấy bút
gạch đi công việc trong danh sách công việc mà tôi dán trên bàn làm việc của
mình.

Tôi còn ghi bên cạnh công việc hoàn thành 2 chữ “hoàn thành”. Mỗi lần làm như
vậy tôi cảm thấy một niềm hạnh phúc mênh mông. Càng có nhiều từ “hoàn thành”
được ghi trong danh sách công việc như vậy, tôi càng tiến dần đến mốc hoàn thành
tất cả công việc trong ngày.

Bạn cũng có thể làm như vậy phải không? Chúc bạn giải quyết các công việc hàng
ngày một cách hiệu quả.