Cách làm việc hiệu quả hơn trong Windows- P2 pptx

Đổi tên file nhanh chóng. Bạn cần thay đổi rất nhiều file
trong Windows Explorer? Hãy chọn file đầu tiên trong
danh sách rồi nhấn F2 và điền tên mới. Khi thay đổi xong,
nhấn Tab thay vì nhần Enter. Explorer sẽ nhảy sang file
tiếp theo trong danh sách và tự động chọn toàn bộ tên file
để bạn có thể chỉnh sửa luôn tên mà không cần phải nhấn
phím Backspace. Tiếp tục nhấn phím Tab và bạn sẽ chỉnh
sửa được cả một danh sách trong thời gian ngắn. (Xem thêm
video Đổi tên nhiều file một cách nhanh chóng)
Kéo vào Outlook. Trong Outlook, bạn có thể kéo bất kì
một mục tin nào tới các khu vực khác của chương trình.
Sau đó, chương trình sẽ tạo ra một mục tin mới ở đó, với
thông tin đã được kéo giống như một phần của mục tin
mới. Ví dụ, nếu bạn kéo một email vào nút Contacts, nó sẽ
tạo một contact mới cho người gửi, tự động điền mục
Name và Email và đặt phần thân của message vào mục
Notes. Nếu kéo một liên lạc vào Calendar và bạn đã có thể
tạo thư mời họp mặt, sẵn sàng gửi cho người này.


Không nên thường xuyên kiểm tra email. Kiểm tra
thường xuyên sẽ khiến bạn mất tập trung và làm gián đoạn
công việc của bạn. Giảm tần suất kiểm tra email mới sang
một khoảng thời gian khác bớt xao nhãng hơn: Cứ 10 – 15
phút là khoảng thời gian đủ để bạn tập trung vào công việc
nhưng cũng không làm mọi người khó chịu khi chờ bạn trả
lời. Trong Outlook, kích Ctrl-Alt-S và chỉnh sửa số trong
‘Schedule an automatic send/receive every __ minutes’
để nhận email mới trong khoảng thời gian này.
Tìm kiếm email quan trọng dễ hơn. Chỉ cần thay đổi
dòng tiêu đề là được. Chẳng có điều gì khó chịu hơn việc

nhận một bức email quan trọng có có dòng tiêu đề “vô vị”,
không có dấu hiệu gì của email quan trọng ví như “này”
(Thậm chí dòng tiêu đề còn bị để trống). Một tiêu đề có ý
nghĩa sẽ nâng cấp khả năng tìm kiếm cũng như giúp email
của bạn trở nên giá trị hơn. Trong Outlook, mở message
quan trọng ra, chọn dòng tiêu đề và điền một tiêu đề ý
nghĩa nhất bạn muốn.
Chọn nhiều file một cách dễ dàng. Sử dụng phím Ctrl
hoặc Shift để chọn nhiều file trong Windows Explorer rất
khó và còn xảy ra lỗi. Tuy nhiên, nếu bạn thường xuyên
cần phải mở nhiều file cùng một lúc, hãy bật hệ thống hộp
đánh dấu của Windows – nó sẽ giúp bạn chọn các file dễ
dàng hơn. Trong Windows Explorer, bạn có thể tìm thấy
cài đặt này dưới mục Organize > Folder and search
options > View. Kéo thanh trượt xuống dưới và chọn Use
check boxes to select items rồi kích OK. Sau đó, khi muốn
chọn nhiều file, folder, chỉ cần kích vào ô vuông bên cạnh
thẻ Name là được.
Sử dụng hệ thống phân nhóm của Outlook. Outlook cho
phép bạn quy ước màu cho các message, danh sách tác vụ
các mục tin, lịch, và thậm chí là các liên lạc thành 6 mục
khác nhau. Chỉ vào một hệ thống và gắn màu cho chúng. Ví
dụ, màu đỏ dành cho công việc kinh doanh, xanh cho các
dữ liệu cá nhân. Hoặc, bạn cũng có thể quy ước màu cho
các mục tin dựa theo mức độ khẩn cấp: xanh lá cây cho các
việc “cần làm trong ngày”, xanh da trời cho “cần làm trong
tuần” và vàng dành cho “cần làm trong tháng”.
Nâng cấp tính năng ‘Send To’. Khi phải chuột vào một
file trong Windows Explorer, nhấn phím Shift trước khi
kích rồi chọn lệnh Send To. Windows sẽ hiển thị một loạt

các lựa chọn phụ, ví như chuyển file sang một folder
thường được sử dụng.
Sử dụng tính năng tìm kiếm folder của Outlook. Mặc dù
hiện nay tính năng tìm kiếm dữ liệu và gắn chỉ số PC đã trở
nên thông dụng, tính năng Search Folders trong Outlook
vẫn có một chức năng. Đặc biệt, các folder này sẽ lưu lại
bản copy của tất cả message dựa trên các rule bạn đã định
trước đó – ví như các message có từ khóa trong dòng tiêu
đề hoặc được gửi/nhận từ một người nào đó – và các folder
này sẽ tự cập nhật khi có messeage mới. Nếu bạn thường
xuyên phải kiểm tra các thông báo từ một ai đó (ví như sếp
của bạn hoặc khách hàng quan trọng), nhưng việc sắp xếp
chúng vào folder cá nhân không hiệu quả với bạn, Search
Folders sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Bạn có thể cài đặt
chúng qua New > Search Folders.
Thay thế ‘Favorites’ của Windows Explorer. Kéo các
folder lên trên cùng bên trái của màn hình từ Explorer rồi
sắp xếp chúng theo cách bạn muốn. Phải chuột và chọn
Remove để loại bỏ bất cứ thứ gì bạn không muốn.
Cài đặt bộ lọc Spam tốt hơn. Nếu chương trình email của
bạn chưa có tính năng này, bạn có thể tìm kiếm chương
trình lọc spam để dùng. Một lựa chọn tốt có thể là chương
trình Cloudmark DesktopOne

Sử dụng máy tính của Windows 7. Bạn không phải tìm
kiếm một trang web đặc biệt hoặc một chiếc máy tính cầm
tay để giải các bài toán phức tạp. Tiện ích Calculator trong
Windows 7 có khả năng mạnh mẽ hơn nhiều so với bề
ngoài của nó. Kích vào nút View để sử dụng các máy tính
khác như Scientific, Programmer, và Statistics cùng với

date calculator để tính ngày, bộ chuyển đổi và thậm chí là