Office2007 cơ bản: Tổng quan về Explorer, Word 2007 và Excel 2007 ppt

Office2007 cơ bản: Tổng quan về
Explorer, Word 2007 và Excel 2007













……… , tháng … năm …….

1

MỤC LỤC
CHƢƠNG 1 - TỔNG QUAN VỀ MÁY VI TÍNH 5
I. Lịch sử của máy tính cá nhân 5
II. Các thành phần trong máy vi tính 5
III. Nhiệm vụ của các thiết bị trong hệ thống máy tính. 6
III.1. Mainboard (Bo mạch chủ) 6
III.2. CPU (Central Processing Unit) - Vi xử lý 6
III.3. RAM (Radom Access Memory) - Bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên 6
III.4. Case và bộ nguồn 6
III.5. Ổ đĩa cứng HDD (Hard Disk Drive) 6
III.6. Ổ đĩa CD ROM 7
III.7. Ổ đĩa mềm FDD 7
III.8. Bàn phím - Keyboard. 7
III.9. Chuột - Mouse. 7
III.10. Card Video 7
III.11. Màn hình Monitor 8
IV. Khái niệm về phần mềm 8
CHƢƠNG 2: HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS 9
I. Hệ điều hành máy tính. 9
II. Giới thiệu các chức năng chính của Windows XP 11
II.1. Một số thành phần giao diện cơ bản của Windows XP 11
II.2. Các thành phần của một cửa sổ 12
II.3. Tắt máy 12
II. Sử dụng chƣơng trình Windows Explorer. 12
I.1. Khởi động chƣơng trình Windows Explorer 12
II.2. Thao tác với thƣ mục và tệp tin trong chƣơng trình Windows Explorer 13
II.3. Tìm kiếm thƣ mục, tệp tin trong máy tính 14

CHƢƠNG 3: MICROSOFT WORD 2007 17
I. Làm quen với Microsoft Word 2007 17
I.1. Khởi động Microsoft Word 2007 17
2

I.2. Tìm hiểu sơ lƣợc các đối tƣợng MS Word 2007 17
I.3 Các thao tác với tệp 17
I.4. Đóng tài liệu, đóng MS Word 19
II. Các thao tác cơ bản trong soạn thảo văn bản 19
II.1. Nhập văn bản 19
II.2. Làm việc với khối văn bản 20
II.3. Tìm kiếm và thay thế 21
II.4. Gõ tắt 22
III. Định dạng văn bản 22
III.1. Định dạng chữ 22
III.2. Định dạng đoạn văn 23
III.3. Danh sách liệt kê 25
III.4. Định dạng tài liệu 25
IV. Bảng biểu 28
IV.1. Tạo bảng 28
IV.2. Nhập nội dung 28
IV.3. Trang trí bảng 29
V. Hình ảnh 29
V.1. Thêm hình ảnh 29
V.2. Sử dụng công cụ vẽ 30
V.3. Chèn ký hiệu đặc biệt 30
V. In ấn 30
V.1. Xem trƣớc khi in 30
V.2. In tài liệu 31
VII. Tạo mục lục tự động trong Office 2007 31

CHƢƠNG 4: MICROSOFT EXCEL 2007 34
I. Làm quen với Microsoft Excel 2007 34
I.1. Khởi động và thoát khỏi Excel 34
I.2. Làm quen với màn hình Excel 2007 34
I.3. Các thao tác với tệp 35
3

II. Soạn thảo nội dung bảng tính 36
II.1. Nhập dữ liệu 36
II.2. Biên tập dữ liệu 38
II.3. Thao tác với ô, dòng, cột 38
IV. Thay đổi độ rộng của cột, độ cao hàng 42
II.4. Thao tác với trang bảng tính 43
II.5. Sắp xếp dữ liệu và lọc dữ liệu tự động Autofilter 43
III. Thao tác định dạng 45
III.1. Định dạng kiểu dữ liệu 45
III.2. Định dạng ô chứa văn bản 46
III.3. Căn, vẽ đƣờng viền ô 47
IV. Công thức và hàm 47
IV.1. Tạo lập công thức 47
IV.2. Địa chỉ tƣơng đối, tuyệt đối 48
IV.3. Thao tác với hàm 49
IV.4. Một số hàm thƣờng dùng 50
V. Biểu đồ và đồ thị 57
V.1. Vẽ biểu đồ: 57
V.2. Chỉnh sửa biểu đồ: 57
VI. Hoàn thiện trang bảng tính và in ấn 57
VI.1. Bài trí trang in 58
- Tab Sheet 58
VI.2. Xem trang trƣớc khi in 59

VI.3. In ấn 59
VII. Một số bài tập Excel 60
Bài số 1 60
Bài số 2 60
Bài số 3 61
Bài số 4 62
Bài tập 5 64
4

CHƢƠNG 5: CƠ BẢN VỀ INTERNET 66
I. Giới thiệu tổng quan 66
I.1. Khái niệm/ Thuật ngữ 66
II. Thực hành trình duyệt và công cụ tìm kiếm 69
II.1. Sử dụng trình duyệt WEB 69
II. Tìm kiếm thông tin trên internet 75
II.1. Tìm kiếm theo các trang liên kết 75
II.2. Tìm kiếm theo câu điều kiện 75
II.3. Địa chỉ www.google.com với chức năng tìm kiếm thông tin 76
III. Giới thiệu về thƣ điện tử (email) và chat trên internet 80
III.1. Mô hình thƣ điện tử qua Internet 80
III.2. Địa chỉ thƣ điện tử 81
III.3. Sử dụng dịch vụ thƣ điện tử Yahoo mail 81


5

CHƢƠNG 1 - TỔNG QUAN VỀ MÁY VI TÍNH
I. Lịch sử của máy tính cá nhân
Sự ra đời của máy tính cá nhân
Năm 1975 công ty MITS (Mỹ) giới thiệu chiếc máy

tính cá nhân Altair đầu tiên trên thế giới, chiếc máy
này sử dụng bộ vi xử lý 8080 của Intel, chiếc máy
tính đầu tiên không có màn hình mà chỉ hiện kết
quả thông qua các đèn Led
Năm 1977 công ty Apple đƣa ra thị trƣờng máy tính
AppleII có màn hình và bàn phím
Năm 1981 công ty IBM sản xuất máy tính PC có hệ
thống mở, tức là máy có nhiều khe cắm mở rộng để
có thể cắm thêm các thứ khác vào đó, sau này thiết
kế này đã phát triển thành tiêu chuẩn của máy tính
ngày nay.
Công ty IBM (một công ty khổng lồ lúc đó) đã tìm
đến một công ty nhỏ có tên là Microsoft để thuê viết
phần mềm cho máy tính PC của mình, đó là cơ hội
ngàn năm có một để cho Microsoft trở thành công ty
phần mềm lớn nhất thế giới hiện nay.
Máy tính PC của hãng IBM sản xuất năm 1981 thuê
công ty Microsoft viết hệ điều hành MS – DOS.
Chiếc máy này có tốc độ 5MHz
Sau khi phát minh ra chuẩn PC mở rộng, IBM đã cho
phép các nhà sản xuất PC trên thế giới nhái theo
chuẩn của IBM và chuẩn máy tính IBM PC đã nhanh
chóng phát triển thành hệ thống sản xuất máy PC
khổng lồ trên toàn thế giới.
IBM không có thoả thuận độc quyền với MS DOS
cho nên Microsoft có thể bán phần mềm MS DOS
cho bất cứ ai, vì vậy mà Microsoft đã nhanh chóng trở thành một công ty lớn mạnh.
II. Các thành phần trong máy vi tính
Máy tính là một hệ thống gồm nhiều thiết bị đƣợc liên kết với nhau thông qua một bo
mạch chủ, sự liên kết này đƣợc điều khiển bởi CPU và hệ thống phần mềm hƣớng dẫn,

6

mỗi thiết bị trong hệ thống có một chức năng riêng biệt trong đó có ba thiết bị quan trọng
nhất là CPU, Mainboard và bộ nhớ RAM.
III. Nhiệm vụ của các thiết bị trong hệ thống máy tính.
III.1. Mainboard (Bo mạch chủ)
Mainboard đóng vai trò liên kết tất cả các thành
phần của hệ thống lại với nhau tạo thành một bộ
máy thống nhất
+ Các thành phần khác nhau chúng có tốc độ
làm việc, cách thức hoạt động khác nhau nhƣng
chúng vẫn giao tiếp đƣợc với nhau là nhờ có hệ
thống Chipset trên Mainboard điều khiển.
III.2. CPU (Central Processing Unit) - Vi xử lý
CPU là thành phần quan trọng nhất của máy tính, thực hiện các
lệnh của chƣơng trình khi phần mềm nào đó chạy, tốc độ xử lý của
máy tính phụ thuộc chủ yếu vào linh kiện này, CPU là linh kiện
nhỏ nhƣng đắt nhất trong máy vi tính.
III.3. RAM (Radom Access Memory) - Bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên

RAM là bộ nhớ tạm thời, lƣu các chƣơng trình phục vụ trực tiếp cho CPU xử lý, tất cả các
chƣơng trình trƣớc và sau khi xử lý đều đƣợc nạp vào RAM, vì vậy dung lƣợng và tốc độ
truy cập RAM có ảnh hƣởng trực tiếp đến tốc độ chung của máy.
III.4. Case và bộ nguồn
Case: Là hộp máy để gắn các thành phần nhƣ Mainboard, các ổ đĩa, các
Card mở rộng.
Nguồn: Thƣờng đi theo Case, có nhiệm vụ cung cấp điện áp cho
Mainboard và các ổ đĩa hoạt động.
III.5. Ổ đĩa cứng HDD (Hard Disk Drive)
Là thiết bị lƣu trữ chính của hệ thống, ổ cứng có dung lƣợng lớn và

tốc độ truy cập khá nhanh, vì vậy chúng đƣợc sử dụng để cài đặt
hệ điều hành và các chƣơng trình ứng dụng, đồng thời nó đƣợc sử
dụng để lƣu trữ tài liệu, tuy nhiên ổ cứng là ổ cố định, không thuận
7

tiện cho việc di chuyển dữ liệu đi xa.
III.6. Ổ đĩa CD ROM
Là ổ đĩa lƣu trữ quang học với dung lƣợng khá lớn
khoảng 640MB, đĩa CD Rom gọn nhẹ dễ ràng di
chuyển đi xa, tuy nhiên đa số các đĩa CD Rom chỉ
cho phép ghi đƣợc 1 lần, ổ đĩa CD Rom đƣợc sử dụng để cài đặt phần mềm máy tính,
nghe nhạc, xem phim v v
III.7. Ổ đĩa mềm FDD

Đĩa mềm có thể đọc và ghi nhiều lần và dễ ràng di chuyển đi xa, tuy nhiên do dung lƣợng
hạn chế chỉ có 1,44MB và nhanh hỏng nên ngày nay đĩa mềm ít đƣợc sử dụng mà thay
vào đó là các ổ USB có nhiều ƣu điểm vƣợt trội.
III.8. Bàn phím - Keyboard.
Bàn phím là thiết bị chính giúp ngƣời sử dụng giao tiếp và
điều khiển hệ thống, trình điều khiển bàn phím do BIOS
trên Mainboard điều khiển.
III.9. Chuột - Mouse.
Là thiết bị nhập bằng các giao diện đồ hoạ nhƣ hệ điều hành
Window và một số phần mềm khác, trình điều khiển chuột do hệ
điều hành Window nắm giữ.
III.10. Card Video
Card Video là thiết bị trung gian giữa máy tính và màn
hình, trên Card Video có bốn thành phần chính.
+ Ram: Lƣu dữ liệu video trƣớc khi hiển thị trên màn
hình, bộ nhớ Ram của Card Video càng lớn thì cho hình

ảnh có độ phân giải càng cao.
+ IC: DAC (Digital Analog Conveter) đây là IC đổi tín
hiệu ảnh từ dạng số của máy tính sang thành tín hiệu tƣơng tự.
+ IC giải mã Video
+ BIOS: Là trình điều khiển Card Video khi Window chƣa
khởi động.
8

Card Video có thể đƣợc tích hợp trực tiếp trên Mainboard
III.11. Màn hình Monitor

Màn hình Monitor hiển thị các thông tin về hình ảnh, ký tự giúp cho ngƣời sử dụng nhận
đƣợc các kết quả xử lý của máy tính, đồng thời thông qua màn hình ngƣời sử dụng giao
tiếp với máy tính để đƣa ra các điều khiển tƣơng ứng.
Hiện nay có hai loại màn hình phổ biến là CRT và màn hình LCD
IV. Khái niệm về phần mềm
Phần mềm là tập hợp của tất cả các câu lệnh do các nhà lập trình viết ra để hƣớng máy
tính làm một số việc cụ thể nào đó, không nhƣ các thiết bị điện tử khác, máy vi tính mà
không có phần mềm thì nó không hoạt động gì cả.
Để có đƣợc phần mềm, các nhà lập trình phải sử dụng các ngôn ngữ lập trình để viết,
ngôn ngữ lập trình là ngôn ngữ trung gian giữa ngôn ngữ giao tiếp của con ngƣời với
ngôn ngữ máy, ngôn ngữ càng gần với ngôn ngữ con ngƣời thì gọi là ngôn ngữ bậc cao,
càng gần ngôn ngữ máy gọi là ngôn ngữ bậc thấp.
9

CHƢƠNG 2: HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS
I. Hệ điều hành máy tính.
Hệ điều hành: là chƣơng trình điều khiển chủ đạo đối với máy tính, dùng để quản lý các
chức năng nội trú của máy tính, và cung cấp các phƣơng tiện kiểm soát các hoạt động của
máy đó.

Một số chức năng của hệ điều hành:
 Quản lý và điều hành đồng bộ các trang thiết bị của dàn máy vi tính (Màn hình, ổ đĩa
từ, bàn phím, máy in và máy quét …
 Quản lý tệp tin và nơi cất chứa các tệp tin
 Quản lý việc cấp phát và thu hồi bộ nhớ trong.
 Quản lý ngƣời sử dụng.
 Quản lý các chƣơng trình ứng dụng.
 …
Một số hệ điều hành máy tính phổ biến.
MS-DOS
Windows
Unix
Linus
Hệ điều hành MS-DOS.
MS-DOS (Microsoft Disk Operating System) ra đời năm 1981, là sản phẩm của hãng
Microsoft và đã đƣợc hãng IBM đƣa ra tiếp thị với tên gọi PC DOS.
Là hệ điều hành tiêu chuẩn một ngƣời sử dụng.
MS-DOS là hệ điều hành bằng các dòng lệnh, nó yêu cầu bạn phải đƣa ra các câu lệnh,
các biến, và các cú pháp mới sử dụng thành công MS-DOS.
Một hạn chế lớn của MS-DOS là hệ điều hành chỉ hoạt động trong phạm vi 640 Kbytes
bộ nhớ trong để tƣơng thích với hệ thống máy IBM PC cũ.
MS-DOS cũng có một số trình tiện ích giúp ngƣời dùng có thể thực hiên đƣợc nhiệm vụ
thông qua giao diện ngƣời-máy với các trình đơn kéo xuống và các hộp thoại (Ví dụ:
NC).
Hệ điều hành Windows
Windows là một họ các hệ điều hành cho máy tính cá nhân (PC) dùng giao diện đồ hoạ
ngƣời dùng (Graphical user inteface, GUI) thay cho dòng lệnh (command line) nhƣ MS-
10

DOS. Hiện nay, Windows đang đƣợc sử dụng rộng rãi trên thế giới. Windows cung cấp

tính năng quản lý bộ nhớ ảo (virtual memory), đa nhiệm, hỗ trợ nhiều thiết bị ngoại vi.
Tới nay, Windows đã có rất nhiều phiên bản và đƣợc thiết kế cho đủ các dòng máy tính từ
bỏ túi, cầm tay, để bàn tới máy trạm và máy chủ.
Giao diện GUI cho phép bạn thay đổi kích cỡ và vị trí của cửa sổ bằng cách di chuyển
con trỏ chuột và click vào các nút lệnh thích hợp trên góc phải cửa sổ. Windows có thể
sắp xếp để các cửa sổ chồng lên nhau (Overlaid windows) hay sắp xếp nhƣ lợp ngói
(titled windows).
Window: cửa sổ của windows: Đây là một khung hình chữ nhật trên màn hình Desktop
hiện thị một tài liệu hay một chƣơng trình đang chạy. Với các máy tính và hệ điều hành
định hƣớng đồ hoạ cao hiện nay, bạn có thể mở nhiều cửa sổ làm việc trong cùng một lúc.
Bạn có thể thoải mái di chuyển vị trí, thay đổi kích thƣớc, giấu hay hiện thị bất cứ cửa sổ
nào.
Windows cho phép xử lý đa nhiệm và ngay nay còn đƣợc tăng thêm sức mạnh bởi công
nghệ siêu phân luồng (HT – Hyper Threading) của CPU Intel Pentium 4.
Hệ điều hành Unix.
UNIX là hệ điều hành đa nhiệm, viết trên Assembler và C, có thể chạy trên nhiều loại
phần cứng.
UNIX đƣợc phát triển bởi Ken Thompson và Dennis Ritchie ở AT&T Bell Lab năm 1969
cho máy mini. Năm 1970, nhiều đại học, viên nghiên cứu, và các công ty nghiên cứu phát
triển và mỏ rộng UNIX thành những phiên bản. Có hai dòng Unix chính: BSD UNIX,
đƣợc phát triển bởi University of Caniornia at Berkelay và System V, đƣợc phát triển bởi
AT&T.
Các dị bản của UNIX:
o AIX do IBM phát triển cho máy trạm RISC.
o A/UX giao diện đồ hoạ cho Aplle Macintosh.
o XENIX OS, của Microsoft Corporatuion cho vi xử lý 16 bit.
o SunOS, của Sun Microsystems, Inc; Mach.
o Linux đƣợc phát triển bởi Linux Torvalds và sau đó đƣợc một làn sóng mã nguồn mở
phát triển.
Hệ điều hành Linux.

Linux là hệ điều hành mã nguồn mở (Open Source) dựa trên hệ điều hành UNIX, đƣợc
Linux Tarvalds viết cho máy tính cá nhân sử dụng vi xử lý Intel. Đến nay Linux có mặt
11

trên nhiều loại sản phẩm phần cứng, máy chủ, thiết bị khác nhau. Đƣợc hỗ trợ bởi nhiều
công ty lớn: IBM, Sun, Oracle, SAP, Fujitsu.
Linux có thành phần cơ bản đó là Linux Kernel. Các thành phần còn lại có thể thay đổi
tuỳ biến do có mã nguồn mở. Có rất nhiều phiên bản: Linux(gọi là Linux Distro) RedHat,
Turbo Linux, Candera, Suse Linux.
Việt Nam cũng có một số hệ điều hành Linux đƣợc việt hoá, tiêu biểu là Vietkey Linux
Ƣu điểm: giá rẻ mã nguồn mở, khả năng tuỳ biến, thay đổi rất tốt, thích hợp với ứng dụng
máy chủ, yêu cầu phần cứng thấp, ít bị virus.
Nhƣợc điểm: thiếu sự đồng nhất đặc biệt về chuẩn, giao diện đồ hoạ, khó quản trị, khó
học.
II. Giới thiệu các chức năng chính của Windows XP
Windows XP là hệ điều hành máy tính dùng cho máy tính cá nhân. Hệ điều hành này là
sản phẩm của tập đoàn Microsoft (Mỹ). Đây là sản phẩm đƣợc đánh giá cao.
Hiện này, Microsoft đã cho ra đời Windows Vista và Windows 7 dùng cho máy trạm,
song tại Việt Nam, Windows XP vẫn đang rất phổ biến, nên các thông tin trong tài liệu
đều dựa trên hệ điều hành Windows XP.
II.1. Một số thành phần giao diện cơ bản của Windows XP
II.1.1. Thực đơn Start
Nút Start và thanh tác vụ thƣờng nằm
ngang dƣới đáy màn hình sau khi khởi
động Windows.
Kích chuột vào nút start, thực đơn start
xuất hiện với các nhóm chức năng cần thiết
để bắt đầu sử dụng Windows. Thực đơn
này sẽ thay đổi với từng máy tính khác
nhau tuỳ thuộc vào số lƣợng các chƣơng

trình đƣợc cài đặt trong máy.
II.1.2. Thanh tác vụ (Taskbar)
Thanh Taskbar là thanh nằm dƣới đáy màn
hình. Khi thực hiện một chƣơng trình hoặc
mở một cửa sổ, bạn sẽ thấy xuất hiện trên
thanh Taskbar một nút thể hiện chƣơng trình hoặc cửa sổ mà bạn đang mở. Tại một thời
điểm, có thể có nhiều cửa sổ đƣợc mở để làm việc. Bạn có thể chuyển tới các cửa sổ khác
nhau bằng cách kích chuột vào các nút trên thanh Taskbar.
12

II.2. Các thành phần của một cửa sổ
Thông thƣờng, một cửa sổ của Windows gồm một số thành phần chính sau:
Thanh tiêu đề:
Chứa tên của chƣơng trình hoặc cửa sổ đang mở
Hộp điều khiển (Control box):
Nằm trên thanh tiêu đề, là biểu tƣợng của cửa sổ
chƣơng trình
Nút điều khiển:
Nằm trên thanh tiêu đề, làm nhiệm vụ đóng cửa sổ,
phóng to, thu nhỏ, khôi phục kích thƣớc cửa sổ
Thanh menu (Menu bar):
Chứa các nhóm lệnh của cửa sổ chƣơng trình
Thanh công cụ (Toolbar):
Chứa các nút lệnh thông dụng của cửa sổ chƣơng trình
Thanh địa chỉ (Address Bar):
Chứa địa chỉ hoặc đƣờng dẫn của đối tƣợng hiện thời
Thanh cuốn:
Khi không gian cửa sổ không đủ để hiển thị nội dung thì
thanh cuốn sẽ xuất hiện
Thanh trạng thái (Status bar):

Nằm ở dƣới cùng của cửa sổ, thông báo trạng thái hiện
thời của cửa sổ chƣơng trình
Nút điều khiển:
Kích chuột lên các nút này để thu nhỏ, phóng to và đóng
cửa sổ.
II.3. Tắt máy
Để kết thúc làm việc với Windows, bạn hãy thực hiện theo các bƣớc sau:
 Kích chuột vào nút Start và chọn Turn off Computer, một hộp thoại xuất hiện.
 Kích tiếp chuột vào nút Turn Off
Một số tuỳ chọn khác trong hộp thoại:
- Stand By: Tạm ngƣng làm việc với máy tính. Các trạng thái đang làm việc sẽ đƣợc
Windows khôi phục lại khi bạn bật máy.
- Retstart: Khởi động lại máy
II. Sử dụng chƣơng trình Windows Explorer.
I.1. Khởi động chương trình Windows Explorer
 Cách 1: Kích chuột vào nút Start, chọn nhóm Programs sau đó chọn Windows
Explorer
 Cách 2: Bấm chuột phải lên nút Start, chọn Explore
13


Cửa sổ Windows Explorer
- Thanh tiêu đề: tên thƣ mục đang đƣợc chọn
- Thanh công cụ: các nút công cụ điều khiển
- Thanh địa chỉ: Chứa đƣờng dẫn đến thƣ mục đang đƣợc chọn
- Khung folder: Chứa cây thƣ mục, ở bên cạnh mỗi thƣ mục sẽ có một ký hiệu hoặc là
tức là thƣ mục đó đang đƣợc cuộn lại, hoặc là tức là thƣ mục đó đang đƣợc mở ra.
- Khung nội dung bên phải: Chứa tất cả các thƣ mục con và tệp của thƣ mục đang đƣợc
chọn
II.2. Thao tác với thư mục và tệp tin trong chương trình Windows Explorer

II.2.1. Lựa chọn thƣ mục, tệp tin
- Chọn một đối tƣợng (thƣ mục, tệp tin): Kích chuột vào đối tƣợng đó.
- Chọn nhiều đối tƣợng kề nhau: Kích chuột vào đối tƣợng ở vị trí đầu, nhấn và giữ phím
Shift, sau đó kích chuột vào đối tƣợng cuối.
- Chọn nhiều đối tƣợng rời nhau: Nhấn và giữ phím Ctrl, kích chuột lần lƣợt vào các đối
tƣợng cần chọn.
- Chọn toàn bộ đối tƣợng trong một thƣ mục: Thực hiện lệnh Edit / Select All hoặc nhấn
tổ hợp phím Ctrl + A.
II.2.2. Tạo mới, đổi tên, xóa, sao chép, di chuyển thƣ mục và tệp tin
II.2.2.1. Tạo thư mục mới
- Chọn thƣ mục mẹ (thƣ mục sẽ chứa thƣ mục mới)
14

- Thực hiện lệnh File / New / Folder.
- Windows sẽ tạo ra một thƣ mục mới với tên mặc định là New Folder hoặc New Folder
(2), New Folder (3)… gõ tên thƣ mục mới vào để thay thế cho tên mặc định. Nhấn Enter
để xác nhận tên cho thƣ mục mới.
II.2.2.2. Đổi tên thư mục và tệp tin
- Bấm chuột phải vào thƣ mục hoặc tệp tin cần đổi tên, kích chuột vào mục Rename trên
thanh menu popup vừa xuất hiện.
- Gõ tên mới vào để thay thế cho tên cũ và nhấn Enter để xác nhận hoặc kích chuột vào
một vị trí bất kì trên màn hình.
II.2.2.3. Sao chép thư mục, tệp tin
- Trên phần cửa sổ bên phải, chọn thƣ mục hoặc tệp tin cần sao chép bằng cách kích chuột
vào chúng.
- Thực hiện lệnh Edit / Copy
- Chọn thƣ mục đích mà ta cần sao chép tới, thực hiện lệnh Edit / Paste.
II.2.2.4. Di chuyển thư mục, tệp tin
- Chọn thƣ mục
- Thực hiện lệnh Edit / Cut.

- Chọn thƣ mục đích mà ta cần sao chép tới, thực hiện lệnh Edit/ Paste
II.2.2.5 Xoá thư mục, tệp tin
- Chọn thƣ mục hoặc tệp tin cần xoá.
- Thực hiện lệnh Edit / Delete hoặc bấm phím Delete trên bàn phím
Windows sẽ hiển thị một hộp thoại hỏi bạn có chắc chắn xoá các thƣ mục hoặc tệp đã
chọn không? Bạn hãy kích chuột vào nút Yes nếu khẳng định xoá.
II.2.2.6. Khôi phục thư mục, tệp tin đã bị xoá
- Trên màn hình nền (Desktop), kích đúp chuột lên biểu tƣợng thùng rác. Cửa sổ Recycle
Bin xuất hiện chứa các đối tƣợng đã bị xoá
- Kích chuột phải lên đối tƣợng cần khôi phục, chọn Restore để khôi phục đối tƣợng đã
xoá
II.3. Tìm kiếm thư mục, tệp tin trong máy tính
Bấm nút Search trên thanh công cụ, cửa sổ sẽ thay đổi nhƣ sau:
15


Kích chuột vào nút Start, chọn, một hộp thoại xuất hiện nhƣ sau:
Để tìm kiếm thông tin cần thiết, bạn kích chuột vào các mục tƣơng ứng trên bảng chọn
bên trái của cửa sổ. Ý nghĩa của một số lựa chọn nhƣ sau:
Pictures, music or video:
Tìm kiếm tệp ảnh, nhạc hay video
Documents
Tìm kiếm các tệp văn bản
All files and folder
Tìm kiếm tất cả tệp và thƣ mục
Để tìm kiếm một tệp tin hoặc một thƣ mục bất kỳ, chọn All files and Folders, bảng chọn
bên trái cửa sổ tìm kiếm xuất hiện nhƣ hình sau:
16

All or part ò the file name:
Tên tệp hoặc cụm từ của tên tệp cần tìm
A word or phrase in the file
Cụm từ nội dung chứa trong tệp cần tìm
Lookin
Vị trí tìm kiếm: ổ đĩa hoặc thƣ mục

17

CHƢƠNG 3: MICROSOFT WORD 2007
I. Làm quen với Microsoft Word 2007
I.1. Khởi động Microsoft Word 2007
- Khởi động Windows
- Start/ Programs/ Microsoft Office/ Microsoft Office Word 2007
- Màn hình Microsoft Word xuất hiện
I.2. Tìm hiểu sơ lược các đối tượng MS Word 2007
Trong Word 2007, sẽ không còn thấy các menu lệnh nhƣ phiên bản trƣớc mà thay vào đó
là hệ thống “ribbon” với 3 thành phần chính: thẻ (Tab), nhóm (Group) và các nút lệnh
(Command button).
Các nút lệnh có liên quan đến nhau đƣợc gom vào một nhóm, ví dụ nhƣ các nút chọn font,
cỡ chữ, in đậm, nghiêng, gạch chân đƣợc gom vào nhóm Font. Nhiều nhóm có chung
một tác vụ lại đƣợc gom vào trong một thẻ.
Ở góc trên bên tay trái có một nút hình tròn, là nút Microsoft Office Button. Nhấn nút này
sẽ xuất hiện một bảng lệnh tƣơng tự nhƣ menu File của phiên bản Word trƣớc, bao gồm
các lệnh: New, Open, Save, Print Quick Access Toolbar là thanh công cụ nằm cạnh nút
Microsoft Office Button, giúp truy cập nhanh đến những nút lệnh thƣờng dùng.
Có thể bổ sung thêm những nút lệnh hay dùng khác vào thanh công cụ này bằng cách
nhấn chuột vào nút mũi tên ở cuối thanh và đánh dấu chọn vào các nút.
Hƣớng dẫn sử dụng Office 2007 tiếng Việt có tại địa chỉ:

Ngoài phƣơng pháp nhấn chuột, có thể sử dụng phím tắt để truy cập đến các thẻ, nút lệnh
một cách nhanh chóng. Rất đơn giản, hãy giữ phím Alt trong 2 giây, lập tức xuất hiện các
chữ cái trên các thẻ, bạn nhấn tiếp chữ cái trên thẻ nào mình muốn mở, thẻ đó sẽ đƣợc
kích hoạt. Bây giờ trên các nút lệnh lại xuất hiện một loạt chữ cái để bạn kích hoạt nó với
cách tƣơng tự.
I.3 Các thao tác với tệp
I.3.1. Tạo một tài liệu mới
 Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N.
 Cách 2: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button, chọn New, nhấn đúp chuột vào
Blank document.
 Tạo một tài liệu mới từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button, chọn New. Nhấn
Installed Templates, sau đó chọn một mẫu đã cài vào máy hay chọn một mẫu từ Microsoft
18

Office Online (yêu cầu có kết nối Internet để tải về). Nhấn nút Create để tạo một tài liệu
mới từ mẫu đã chọn.
I.3.2. Mở tài liệu có sẵn trên máy
- Nhấn nút Microsoft Office Button, chọn Open (hoặc tổ hợp phím Ctrl+O).
- Chọn đƣờng dẫn đến file
- Chọn file, bấm nút Open
I.3.3. Lưu tài liệu
- Lƣu trong quá trình soạn thảo: Bấm tổ hợp phím Ctrl+S (giống Word 2003) hoặc bấm
Microsoft Office Button, chọn Save.
- Lƣu file mới hoặc lƣu file sang tên khác hoặc thƣ mục khác: nhấn Microsoft Office
Button, chọn Save As (phím tắt F12), chọn thƣ mục chứa, trong hộp File name, gõ tên
file, bấm nút Save

I.3.4. Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở về trước
Mặc định, tài liệu của Word 2007 đƣợc lƣu với định dạng là *.DOCX, khác với *.DOC
của các phiên bản trƣớc đó. Với định dạng này, file sẽ không thể mở đƣợc trên Word

2003 trở về trƣớc nếu không cài thêm bộ chuyển đổi.
Để tƣơng thích khi mở trên Word 2003 mà không cài thêm chƣơng trình, Word 2007 cho
phép bạn lƣu lại với định dạng Word 2003 (trong danh sách Save as type của hộp thoại
Save As, bạn chọn Word 97-2003 Document).
19

Muốn Word 2007 mặc định lƣu với định dạng của Word 2003, bạn nhấn Microsoft Office
Button, chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options. Trong khung bên trái, chọn
Save. Tại mục Save files in this format, bạn chọn Word 97-2003 Document (*.doc). Nhấn
OK.

I.3.5. Phóng lớn / thu nhỏ tài liệu
Trên thanh trạng thái sẽ thấy thanh trƣợt Zoom ở góc đáy phải của cửa sổ Word. Kéo
thanh trƣợt qua phải để phóng lớn hay qua trái để thu nhỏ tài liệu.

I.4. Đóng tài liệu, đóng MS Word
Nhấn nút ở góc trên phải cửa sổ Word hoặc nút Microsoft Office Button/ Close
II. Các thao tác cơ bản trong soạn thảo văn bản
II.1. Nhập văn bản
Gõ Tiếng việt
Mã và font tiếng Việt: TCVN 3, VNI, TCVN 6909
Bộ gõ tiếng Việt: Vietkey, Unikey
Quy ƣớc gõ tiếng việt
20


Nguyên tắc gõ văn bản
Gõ chữ hoa đầu câu: Shift + phím chữ (Shift + a = A)
Các dấu ngắt câu liền kề từ trƣớc đó, các dấu mở ngoặc liền kề từ sau nó, các dấu
đóng ngoặc liền kề từ trƣớc nó

Nhập văn bản trƣớc khi định dạng
Di chuyển con trỏ trong màn hình soạn thảo
Phím cách ngắt các từ
Phím Enter ngắt các đoạn
Phím mũi tên di chuyển theo từng chữ, từng hàng
Phím Home, End di chuyển đến đầu, cuối hàng
Phím Page Up, Page Down di chuyển giữa các trang
Phím Backspace xóa chữ liền trƣớc
Phím Delete xóa chữ liền sau
II.2. Làm việc với khối văn bản
 Chọn một vùng văn bản
- Lựa chọn toàn bộ văn bản: Ctrl + A
- Chọn một vùng văn bản
 Cách 1:
 Để con trỏ ở đầu vùng văn bản cần đánh dấu
 Giữ phím Shift
21

 Bấm chuột cuối vùng
 Dùng các phím mũi tên để thay đổi vùng lựa chọn
 Cách 2: Rê chuột từ đầu đến cuối đoạn văn
 Sao chép vùng văn bản
- Chọn vùng văn bản cần sao chép
- Ctrl + C, hoặc bấm nút
- Đƣa con trỏ đến vị trí cần sao chép
- Ctrl + V hoặc bấm nút
 Di chuyển vùng văn bản
- Chọn vùng văn bản cần di chuyển
- Ctrl + X hoặc bấm nút
- Di chuyển con trỏ đến vị trí cần di chuyển

- Ctrl + V hoặc bấm nút
 Xóa vùng văn bản
- Chọn vùng văn bản
- Bấm phím Delete, hoặc Ctrl + X, hoặc bấm nút
II.3. Tìm kiếm và thay thế
 Tìm văn bản
- Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Find (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+F).
- Trong mục Find what của hộp thoại Find and Replace vừa xuất hiện, nhập đoạn văn bản
cần tìm.
- Để tìm mỗi một từ hoặc cụm từ, nhấn Find Next. Để tìm tất cả từ hoặc cụm từ cùng một
lúc trong văn bản, bạn nhấn Find in, sau đó nhấn Main Document.
- Tô sáng đoạn văn bản tìm đƣợc: Nhấn Reading Highlight, sau đó chọn Highlight All. -
Tất cả từ tìm đƣợc sẽ đƣợc tô sáng. Để tắt tính năng này đi, nhấn Reading Highlight lần
nữa, chọn Clear Highlighting.
- Muốn kết thúc quá trình tìm kiếm, bạn nhấn ESC.
 Tìm và thay thế văn bản
- Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Replace (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+H).
22

- Mục Find what, nhập vào đoạn văn bản muốn tìm.
- Mục Replace with, nhập vào đoạn văn bản muốn thay thế.
- Để tìm đoạn văn bản tiếp theo, nhấn Find Next.
- Để thay thế đoạn văn bản, nhấn Replace. Sau khi nhấn xong, Word sẽ chuyển sang
đoạn văn bản tiếp theo.
- Để thay thế tất cả các đoạn văn bản tìm đƣợc, nhấn Replace All.
II.4. Gõ tắt
 Khởi động chế độ gõ tắt(cách sử dụng
AutoCorrect)
Để sử dụng đƣợc tính năng này, trƣớc hết bạn
cần bật AutoCorrect lên:

- Nhấn Microsoft Office Button, sau đó chọn
Word Options.
- Trong hộp thoại Word Options, chọn
Proofing ở khung bên trái.
- Nhấn nút AutoCorrect Options. Trong hộp
thoại xuất hiện, chọn thẻ AutoCorrect.
- Đánh dấu chọn mục Replace text as you
type.
- Nhấn OK hai lần để đóng các hộp thoại lại.
 Tạo mục AutoCorrect của riêng bạn
- Trong cửa sổ AutoCorrect, chú ý tính năng Replace text as you type đã đƣợc thiết lập.
- Ở ô Replace gõ chữ tắt, ở ô With gõ cụm chữ thay thế
- Nhấn nút Add, OK
III. Định dạng văn bản
III.1. Định dạng chữ
Công cụ định dạng chữ nằm trên thẻ Home, nhóm Font
 Định dạng phông chữ
- Chọn đoạn văn cần thay đổi phông chữ (Ctrl + A để chọn
toàn bộ)
- Bấm vào mũi tên bên cạnh hộp Font để chọn phông chữ, ví dụ nhƣ
Time New Roman, Arial,…
23

 Định dạng kiểu chữ cho đoạn văn
- Chọn đoạn văn cần định dạng
- Nhấn nút Bold (B) cho kiểu chữ đậm, nút Italic (I) cho kiểu chữ nghiêng, nút Underline
(U) cho kiểu chữ gạch chân. Có thể kết hợp nhiều kiểu chữ
 Đổi màu chữ
- Chọn đoạn văn cần đổi màu chữ
- Nhấn nút Font Color và chọn màu mình thích.

 Đổi kích cỡ chữ
- Chọn đoạn văn
- Để tăng kích cỡ chữ, nhấn nút Grow Font (phím tắt Ctrl+Shift+>). Để giảm kích cỡ chữ,
nhấn nút Shrink Font (phím tắt Ctrl+Shift+<). ( )
- Ấn định cớ chữ bằng nút Size
 Định dạng chỉ số trên (Superscript), chỉ số dƣới (Subscript)
Chọn đoạn văn bản, hoặc khi cần gõ kiểu chỉ số, nhấn nút Superscript (phím tắt
Ctrl+Shift+=) để định dạng chỉ số trên, hoặc nhấn nút Subscript (phím tắt Ctrl+=) để
định dạng chỉ số dƣới.
III.2. Định dạng đoạn văn
Canh chỉnh văn bản nằm ở thẻ Home, nhóm Paragraph
 Canh lề văn bản
- Chọn đoạn văn bản bạn muốn canh chỉnh.
- Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Align Left để
canh lề trái, nhấn Align Right để canh phải, nhấn nút Center để canh giữa (giữa 2
lề trái và phải), hay nhấn nút Justify để canh đều hai bên.
 Thay đổi khoảng cách dòng cho đoạn văn bản đang chọn
- Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi
- Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Line Spacing .
- Chọn khoảng cách mong muốn, chẳng hạn 2.0
24

Ghi chú: Nếu muốn đặt nhiều khoảng cách giữa các dòng nhƣng khoảng cách này không
có trong menu xuất hiện khi nhấn nút Line Spacing, bạn hãy chọn Line Spacing Options,
và nhập vào khoảng cách cần.
Các kiểu khoảng cách dòng Word hỗ trợ: - Single (dòng đơn). Tùy chọn này hỗ trợ font
lớn nhất trong dòng đó, thêm vào một lƣợng khoảng trống nhỏ bổ sung. Lƣợng khoảng
trống bổ sung tùy thuộc vào font chữ mà bạn đang sử dụng. - 1.5 lines: Gấp 1,5 lần
khoảng cách dòng đơn. - Double: Gấp 2 lần khoảng cách dòng đơn. - At least: Lựa chọn
này xác lập khoảng cách dòng tối thiểu cần thiết để phù hợp với font hoặc đồ họa lớn nhất

trên dòng. - Exactly: Cố định khoảng cách dòng và Word sẽ không điều chỉnh nếu sau đó
bạn tăng hoặc giảm cỡ chữ. - Multiple: Xác lập khoảng cách dòng tăng hoặc giảm theo tỉ
lệ % so với dòng đơn mà bạn chỉ định. Ví dụ, nhập vào 1.2 có nghĩa là khoảng cách dòng
sẽ tăng lên 20% so với dòng đơn.
 Thay đổi khoảng cách trƣớc hoặc sau các đoạn
- Chọn đoạn văn bản bạn muốn thay đổi khoảng cách trƣớc hoặc sau nó.
- Trong thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, nhấn chuột vào mũi tên góc đáy phải để mở
cửa sổ Paragraph
- Mục Before (trƣớc) hoặc After (sau) để thay đổi bằng giá trị xác định khoảng cách đoạn
tới đoạn trƣớc hoặc sau.
 Thanh thƣớc kẻ (Ruler)
Hiện ẩn thƣớc: View, trong khung Show/Hide, bấm chọn hoặc bỏ chọn để hiện hoặc ẩn
thƣớc
 Cài đặt điểm dừng tab (Tab stops)
Để cho việc cài đặt tab đƣợc thuận tiện, nên hiển thị thƣớc ngang trên đỉnh tài liệu bằng
cách nhấn nút View Ruler ở đầu trên thanh cuộn dọc.
Chọn tab bằng cách lần lƣợt nhấn vào ô tab selector – là ô giao nhau giữa thƣớc dọc
và thƣớc ngang (ở góc trên bên trái trang tài liệu) cho đến khi chọn đƣợc kiểu tab mong
muốn, sau đó nhấn chuột vào thanh thƣớc ngang nơi bạn muốn đặt tab.
- Tab trái: Đặt vị trí bắt đầu của đoạn text mà từ đó sẽ chạy sang phải khi bạn nhập liệu.