Giao tiếp qua điện thoại trong kinh doanh pptx

Giao tiếp qua điện thoại trong kinh doanh





Xã giao điện thoại đúng cách đã trở nên quan trọng hơn bao giờ hết trong
môi trường kinh doanh thời nay. Phần lớn mọi giao dịch, kinh doanh đều diễn ra
trên điện thoại: ở văn phòng, tại nhà, trong xe hay mọi nơi… Ở đó, kĩ năng tiếp
chuyện điện thoại của bạn có thể quyết định đến việc mở ra hay chấm dứt một mối
quan hệ với đối tác. Những lời khuyên sau đây sẽ giúp bạn
.

Đầu tiên, bạn hãy chào hỏi. Khi trả lời điện thoại kinh doanh, nhớ hãy tự
giới thiệu mình (nếu có thể thì cả công ty nữa). Nếu bạn trả lời điện thoại của
người khác, hãy nhắc đến tên của đồng nghiệp khi bạn chào hỏi để người ta biết
rằng mình không gọi nhầm. Chẳng hạn, khi trả lời dùm cho Jim Smith, Bob
Johnson sẽ nói rằng "Đây là điện thoại của Jim Smith, Bob Johnson xin nghe…"
và sau đó ghi lại tin nhắn hay tiếp điện thoại thì tùy vào quy định của mỗi công ty.
Khi bạn là người gọi điện, hãy chắc rằng bạn giao tiếp đúng mực ngay từ
đầu. Nhớ hãy lịch sự đối với những người gác cổng (thư kí, tiếp tân ) bởi vì họ
chính là người quyết định nối máy cho bạn hay không, ngay cả vào 4h55’ chiều
thứ sáu, khi sếp của họ chuẩn bị ra về. Tuy họ ngồi ở ngoài văn phòng nhưng lại
có tiếng nói và quyền lực vì thế một lời chào như "Xin chào, đây là Penny John,
tôi đang goị lại cho Jones John, anh ta có ở đó không vậy?" tỏ ra khá hữu hiệu về
lâu về dài. Bạn sẽ tỏ ra khôn ngoan hơn nếu biết tên những người trợ lý đắc lực.
Hãy gọi tên họ, điều đó sẽ khiến họ cảm thấy mình được chú ý và có trọng lượng.
Vài mối giao hảo kinh doanh sẽ bắt đầu hay tắt ngay ở cửa đầu tiên, đặc biệt trong
những lĩnh vực như mại vụ hay tiếp thị.

Khi bạn đã gặp đúng đối tượng, hãy nhắc lại cho họ biết lần gọi hay lần hẹn
gặp trước kia, đây là trường hợp người ta mong bạn gọi. Người ta rất bận rộn và sẽ
"ngẩn ngơ" nếu bạn không nhắc lại bạn đã gặp họ khi nào, ở đâu. Nếu bạn không
được hoan nghênh, hãy hỏi liệu họ có thể dành chút ít thời gian cho bạn không, trừ
phi bạn chỉ thông báo ngắn gọn. Gọi mà không báo trước chẳng khác gì "xông vô"
và bạn không nên nói quá lâu trừ phi được mời nói. Nếu người ta không rãnh, hãy
nói ngắn gọn mục đích cuộc gọi và hẹn họ vào lúc khác.
Sắm một cuốn sổ điện thoại, cả một cây bút chì và giấy ticke nữa để gần
máy điện thoại và tốc kí khi nói chuyện. Làm như thế sẽ giúp bạn nghe chủ động
hơn và cung cấp thông tin chính xác hơn sau đó. Hãy nói "Vâng", "Tôi hiểu",
"Tuyệt!" để tỏ rằng bạn quan tâm đến những lời họ nói. Xác nhận lại thông tin
cuối mỗi cuộc gọi để chắc rằng cả hai đều nhất trí với những giải pháp đạt được.
Kết thúc cuộc gọi bằng cách cảm ơn người ta đã bỏ thời gian tiếp chuyện
với bạn và tỏ ý mong được nói chuyện với họ lần sau (nếu thực như thế). Nếu
không, hãy nói cám ơn và gác máy. Một lời tạm biệt tử tế sẽ tạo cơ hội kinh doanh
sau này cho bạn. Trong thời đại hội nhập và thông tin ngày nay, bạn sẽ chẳng bao
giờ biết trước mình sẽ làm ăn với ai trong tương lai đâu. Vì thế, sẽ không khôn
ngoan nếu bạn bỏ ngang mọi việc, trong khi tiếp điện thoại chẳng hạn. Hãy nhớ
rằng trong nền kinh tế thị trường toàn cầu này, những vụ làm ăn béo bở được kí
bởi những người thậm chí chưa biết mặt nhau.
Biên dịch: Ánh Thu - Hoài Thương (vn8x).
Giao tiếp qua điện thoại: Chuyện nhỏ nhưng… hay quên!

Theo khảo sát của thì đến gần 90% người sử dụng điện thoại quên "màn"
chào, hỏi, xin lỗi, cám ơn mà thường là "ai đấy", "có việc gì", "gặp ai"
Theo tạp chí New York Times, có trên 80% các công ty, doanh nghiệp
thương mại ở Mỹ đều khuyến khích nhân viên tham gia các khóa đào tạo về kỹ
năng giao tiếp, đặc biệt là kỹ năng giao tiếp điện thoại.
Đã đến lúc mọi người phải có ý thức rèn luyện kỹ năng giao tiếp điện thoại;
các doanh nghiệp phải xây dựng văn hóa giao tiếp điện thoại - trong đó trang bị

các kỹ năng đàm phán, thuyết phục, xử lý tình huống trong giao tiếp điện thoại với
khách hàng để những khách hàng khó tính nhất cũng phải hài lòng, góp phần tăng
hiệu quả kinh doanh và nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp.
Các chuyên gia đề nghị khi giao tiếp qua điện thoại, bạn nên bắt đầu với
câu: "Công ty (hoặc tên người) xin nghe. Xin lỗi, ông (bà) muốn gặp ai ạ?" và
câu kết thúc: "Xin cám ơn. Chúc ông (bà) khỏe. Hẹn gặp lại!". Chuyện đơn giản
này nhưng không phải ai cũng làm được!
(Theo TTVN)