Tải bản đầy đủ (.doc) (15 trang)

Làm thế nào để có một nhóm làm việc hiệu quả pot

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (256.99 KB, 15 trang )

Hành Vi Tổ Chức 2010
Khoa :Quản Krị Kinh Doanh
NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ
I. ĐẶT VẤN ĐỀ
1.Định nghĩa
Quá trình phát triển nhanh chóng như vũ bão của nền kinh tế cũng như công nghệ của thế
giới trong những thập niên trở lại đây đã phần nào cho thấy tầm quan trọng của quá trình
chuyên môn hóa, và sức mạnh của lao động tập thể. Chính vì thế tầm quan trọng của làm việc
theo nhóm là vô cùng quan trọng, nó góp phần năng cao năng suất lao động cũng như hiệu
quả làm việc của nhóm mà khi đơn lẻ từng cá nhân không có khả năng làm được.
Vậy nhóm là gì?
Nhóm là hai hay nhiều cá nhân _ có tác động qua lại và phụ thuộc lẫn nhau – những người
đến với nhau để đạt được mục đích cụ thể.
2. Lợi ích
Lợi ích của nhóm là gì?
Có lẽ ai trong chúng ta cũng biết đến câu ca dao "Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm
lại nên hòn núi cao". Câu ca dao cũng đã phần nào cho ta thấy rõ được sức mạnh và hiệu quả
của làm việc nhóm. Mỗi người chỉ có thể giỏi trong một vài lĩnh vực nào đó nhưng không thể
nào giỏi hay biết tất cả, nhưng nhóm thì hoàn toàn ngược lại, nhóm là nơi có thể hội tụ được
tất cả những yếu tố cần thiết cho mục tiêu của nhóm mà mỗi cá nhân không thể có đầy đủ.
Bạn có thể thấy rõ 5 lợi ích chính khi tham gia một nhóm là:
- Bạn sẽ có cảm giác kiểm soát được cuộc sống và bản thân của mình tốt hơn và không cảm
thấy sự lạm dụng quyền lực của bất cứ người nào trong nhóm cũng không có sức ép của bất
kỳ ai lên bạn.K hiểu lắm, đây có phải là lợi ích của làm việc nhóm ko? Nếu làm
việc 1 mình thì cảm giác kiểm soát bản thân cao hơn nhiều, và thực sự sẽ ko cảm
thấy sức ép của bất kỳ ai lên bạn.
- Khi tham gia nhóm bạn sẽ học hỏi được rất nhiều từ những thành viên và người lãnh đạo
trong nhóm và cách xử lý tình huống từ đơn giản cho đến phức tạp. Từ đó tạo nên sự thống
nhất trong mục tiêu và sự hoạt động của nhóm.
- Sẽ không còn cái "tôi" trong nhóm nửa, cái "tôi" đã bị phá vỡ, sự thân thiện và cởi mở sẽ
được tạo ra giữa các thành viên. Đây là điều mà 1 nhóm làm việc hiệu quả cần đạt đc,


là 1 yêu cầu quan trọng chứ ko hẳn là lợi ích.
- Phát huy được tính sáng tạo cao từ sự phối hợp các bộ óc sáng tạo của nhóm.
- Thỏa mãn được nhu cầu thể hiện và khẳng định mình của các thành viên trong nhóm, cái
mà khi họ đứng một mình khó mà thể hiện được.

Lớp Qt9_k34 Page 1
Hành Vi Tổ Chức 2010
3.Quy trình để có một nhóm làm việc hiệu quả
Tạo ra sự hòa hợp cho một nhóm làm việc là điều không dễ chút nào. Bởi nhóm là sự tập hợp
của nhiều tính cách và phương pháp làm việc vào một nơi với mục đích cùng đạt được kết
quả vượt trội. Tuy nhiên không phải nhóm làm việc nào cũng có thể hoạt động hiệu quả theo
như lý thuyết. Thậm chí một số nhóm còn nảy sinh xung đột nặng nề, đồng thời mang lại cho
các thành viên tâm lý nặng nề và hoạt động kém hiệu quả.
Vậy với vai trò của một người quản lý, bạn cần làm gì để có thể tạo ra được một nhóm làm
việc thống nhất và hiệu quả. Để làm được điều này, bạn cần suy nghĩ một cách cẩn trọng và
lên kế hoạch chi tiết cho hoạt động của nhóm trước khi tiến hành thành lập một nhóm làm
việc. Mặc dù trong quá trình tiến hành, sẽ có khá nhiều điểm mà bạn không thể kiểm soát
được, ví dụ như tính cách của từng cá nhân, nhưng với một số phương pháp dưới đây bạn vẫn
có thể tạo ra một môi trường thuận lợi để các thành viên trong nhóm phát huy được hết sở
năng của họ nhằm đạt tới một cái đích chung do bạn đặt ra.
Thứ nhất: Lựa chọn thành viên cho nhóm làm việc
Những người có phương pháp làm việc và quan niệm về sự nỗ lực để đạt tới mục tiêu tương
đồng nhau sẽ có khả năng hòa hợp cao khi làm việc nhóm. Vì thế, trong quá trình thành lập
nhóm, bạn nên lựa chọn những nhân viên có thói quen làm việc hoặc thường đưa ra các
phương pháp giải quyết những khó khăn khá giống nhau.
Tuy nhiên, để tạo ra một nhóm đa dạng thành viên là điều không dễ. Tuy nhiên, bạn có thể
lựa chọn một nhân viên thường đảm nhiệm công việc có tính sáng tạo để kết hợp với một
nhân viên khác thường đảm nhận công việc phân tích. Mặc dù có những kỹ năng hoàn toàn
khác nhau nhưng họ đều là những người có tinh thần trách nhiệm cao trong việc hoàn thành
công việc đúng thời hạn và thường xuyên cập nhật về tiến trình công việc.

Thứ hai: Đưa ra mục tiêu rõ ràng và cụ thể cho nhóm làm việc
Bạn cần đặc biệt lưu tâm tới mục tiêu đã đưa ra. Bởi nếu các thành viên trong nhóm đều hiểu
rõ những gì cần đạt tới, họ sẽ dễ dàng hơn trong việc tìm ra tiếng nói chung trong phương
pháp thực hiện công việc đó. Những sự khác biệt về chính kiến có thể dễ dàng giải quyết khi
các thành viên trong nhóm cùng ngồi lại và sử dụng mục tiêu đã đề ra làm thông tin định
hướng.
Nói một cách khác, nếu mục tiêu không rõ ràng, mỗi thành viên sẽ thực hiện công việc theo
một hướng nghĩ riêng. Khi đó nhóm làm việc không tránh khỏi tình trạng bất đồng; sự kết nối
Lớp Qt9_k34 Page 2
Hành Vi Tổ Chức 2010
giữa các thành viên trở nên rời rạc bởi thành viên nào cũng khăng khăng với cách nghĩ của
riêng họ.
Thứ ba: Khích lệ nhân viên bằng tinh thần cạnh tranh
Sự đồng tâm trong nhóm sẽ mạnh mẽ nhất khi họ có cùng một kẻ thù. Họ sẽ cùng dồn sức để
bảo vệ danh tiếng cho nhóm làm việc của mình. Điều này có thể tạo nên tinh thần cạnh tranh
thân thiện trong công ty nhưng cũng có thể tạo ra tình trạng đấu tranh lẫn nhau để đạt được
mục tiêu.
Vì thế khi thực hiện phương pháp này, bạn cần rất thận trọng. Bởi nếu nhóm làm việc không
nhận được sự hỗ trợ từ người quản lý trực tiếp. Họ cũng sẽ coi sếp của mình là một kẻ thù
chung. Khi đó nhóm làm việc cũng đồng tâm nhưng không để đạt các mục tiêu đã đề ra, mà
để đấu tranh vì quyền lợi riêng.
Thứ tư: Có quy trình giải quyết bất đồng trong nhóm cần phải đi sâu phân tích vấn đè
này vì nó rất quan trọng, ảnh hưởng lớn đến thành công của nhóm.
Hầu hết các nhóm làm việc đều có các bất đồng. Trên thực tế, đây là một phần quan trọng và
cần thiết trong quá trình làm việc đi tới một kết quả cuối cùng. Cách giải quyết các xung đột
này sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới suy nghĩ của từng thành viên đối với nhóm làm việc của
mình.
Có nhiều cách để giải quyết các bất đồng. Bản thân người quản lý có quyền phủ quyết, nhưng
các thành viên trong nhóm lại cũng có quyền đa số. Vì thế, bạn cần phải lập quy trình cho
việc giải quyết các bất đồng. Đối với từng loại bất đồng, bạn nên đưa ra những quy trình

riêng để giải quyết và nên để các thành viên tham gia thảo luận về những bất đồng.
II.CÁC TIÊU CHÍ ĐỂ NHẬN BIẾT MỘT NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ
Hiện nay, làm việc theo nhóm là một xu hướng tất yếu
trong mọi ngành nghề của xã hội. Sự phổ biến của hình
thức lao động này là do tính hiệu quả mà nó mang lại cho
một tập thể cũng như cho riêng từng cá nhân. Tuy nhiên,
không phải nhóm làm việc nào cũng đạt được thành công
như mong muốn. Vậy nhóm của bạn cần phải tuân thủ
theo những tiêu chí nào để có thể đạt được sự hiệu quả
Lớp Qt9_k34 Page 3
Hành Vi Tổ Chức 2010
trong làm việc. Dưới đây là 14 tiêu chí cần thiết mà các thành viên trong một nhóm làm việc
cần biết và thực hiện một cách hợp lý để mang lại thành công cho nhóm của mình:

1. Hoàn thành công việc đúng thời hạn: Nếu bạn không hoàn thành công việc đúng thời hạn,
bạn có thể làm đình trệ công việc của cả nhóm. Một người làm việc theo nhóm hiệu quả là
người mà những thành viên khác trong nhóm có thể dựa vào và tin tưởng được;
2. Làm việc vô tư, ngay thẳng: để làm việc theo nhóm hiệu quả, bạn không nhất thiết phải
làm theo chỉ đạo của trưởng nhóm mà cần có ý kiến đóng góp riêng, nhất là những ý kiến
mang tính xây dựng, để cả nhóm cùng tiến lên.
3. Thích nghi nhanh chóng: Trong công ty, bạn có thể tham gia một vài nhóm khác nhau, mỗi
nhóm lại tập trung vào những mục tiêu nhất định. Chính vì vậy, khả năng thích nghi nhanh
chóng là một phẩm chất cần thiết của một người làm việc theo nhóm;
4. Ngày nay, cùng với sự phát triển công nghệ, toàn cầu hóa nhanh chóng và tính đa dạng nơi
công sở, những người làm việc theo nhóm cần phải linh hoạt, sáng tạo và thích nghi hơn. Một
cách thể hiện sự linh hoạt là đưa ra đề nghị thay đổi cách làm việc nếu nó có thể giúp đỡ đồng
nghiệp khác.
5. Tôn trọng phong cách làm việc của đồng nghiệp: Trong một nhóm, mỗi người thích làm
việc theo một cách khác nhau. Nhóm làm việc tốt nhất sẽ có sự hòa trộn của nhiều phong
cách. Một người có khả năng làm việc theo nhóm tốt là người có thể hiểu và tôn trọng phong

cách làm việc của người khác.
6. Tránh va chạm: Là một thành viên nhóm, bạn đừng để bị phân tâm vì những vấn đề không
cần thiết và có thể gây ảnh hưởng đến nhiệm vụ của cả nhóm.
7. Phân công nhiệm vụ phù hợp với khả năng: Nhiều nhà quản trị chưa nhận thức được tầm
quan trọng của vấn đề này. Phân công nhiệm vụ phù hợp với khả năng và động cơ của từng
thành viên, đó là một sự đảm bảo chắc chắn cho các nhiệm vụ được hoàn thành hiệu quả
nhất. Khi đặt một người vào đúng vị trí của họ, trao cho họ vũ khí sở trường, công việc đảm
bảo sẽ được thực hiện rất xuất sắc. Bạn có thể giúp các nhân viên tự khám phá ra động cơ
làm việc và khả năng của họ bằng cách phỏng vấn, giao việc, thử trình độ.
8. Đảm bảo sự cân bằng: Một dự án luôn thực hiện rất nhiều hoạt động. Vì vậy, trong nhóm
phải có đầy đủ các nhóm viên chuyên gia trong từng lĩnh vực (tư vấn, phân tích, chuyên gia
IT…). Rắc rối trong ở khâu nào sẽ có người giải quyết ngay khâu ấy, không để dự án bị ách.
Lớp Qt9_k34 Page 4
Hành Vi Tổ Chức 2010
Sự cân bằng trong tính cách giữa các cá nhân cũng cần đảm bảo, điều này sẽ thúc đẩy mối
quan hệ tốt đẹp trong nhóm. Luôn đề cao tinh thần tập thể, lựa chọn thành viên có chuyên
môn cao đồng thời với khả năng thích ứng và linh hoạt với công việc cũng như với những
người khác.
9. Kiểm soát và điều chỉnh kịp thời: Là nhóm trưởng, bạn phải sâu sát mọi hoạt động của
nhóm để có những điều chỉnh hợp lý. Không chỉ điều chỉnh công việc, bạn còn phải điều
chỉnh mối quan hệ giữa các nhóm viên, kịp thời phát hiện những mâu thuẫn nội bộ để hóa
giải, không để chúng ảnh hưởng đến công việc. Sự tự ý thức trong nhóm là điều cốt yếu, các
thành viên cần thường xuyên đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm của mình. Các buổi thảo
luận công khai, có quy mô là rất cần thiết.
10. Gây dựng lòng tin: Không nên "vạch lá tìm sâu" hay tùy tiện khiển trách thành viên trong
nhóm. Bên cạnh đó, việc biểu dương các thành tích, dù là nhỏ và đánh giá cao sự đóng góp
của các thành viên sẽ thiết lập được sự thi đua và tính thân thiết trong nhóm.
Biết chấp nhận sai sót của mọi người, coi đó như một cách để họ học hỏi. Chắc chắn về vai
trò và trách nhiệm của từng người để giao nhiệm vụ cho họ. Một nhà quản trị giỏi phải biết
cân bằng giữa sức mạnh của từng cá nhân với sức mạnh của tập thể.

11. Chặt chẽ trong công việc và thân mật với mọi người: Tạo cơ hội cho các thành viên phát
huy tối đa khả năng của mình. Sự hoàn thiện của mỗi cá nhân sẽ đóng góp cho thành công
của cả nhóm. Động viên các thành viên trong nhóm khi họ gặp phải thất bại và cho phép họ
sửa sai. Đặt con người lên hàng đầu. Cư xử chân thành với các nhóm viên.
12. Nhắc nhở thường xuyên và kiểm tra sự thực hiện: Sự minh bạch, rõ ràng trong việc
truyền đạt thông tin cho cả nhóm là điều kiện rất quan trọng để thành công. Một dự án
thường gặp nhiều thay đổi so với kế hoạch trong quá trình triển khai, mỗi thành viên cần nắm
bắt kịp thời những điều chỉnh, tránh sự nhận thức mơ hồ. Tập thể nhóm cần được thông tin về
bất kỳ một sự thay đổi nào, từ đó có thể tránh những va chạm làm ảnh hưởng đến công việc
và nhiệm vụ của họ. Cần chắc chắn rằng các thành viên có sự nhận thức đầy đủ như nhau về
những gì cần hoàn thành và mọi người luôn gắn kết với nhau. Bên cạnh đó, nhà quản trị luôn
phải cập nhật những thông tin phản hồi. Có như vậy, hoạt động của nhóm mới thực sự mang
lại hiệu quả tối ưu.
13. Trưởng nhóm là người có tầm nhìn và có đầy đủ các kỹ năng như: lên kế hoạch, tổ chức
bộ máy, tạo động lực cho các thành viên, có khả năng kiểm soát… Đặc biệt người lãnh đạo
tốt phải có kỹ năng giao tiếp chuẩn mực, kỹ năng đàm phán thật tốt vì họ luôn phải xuất hiện
tại các “điểm nóng” về nhân sự. Điều quan trọng mà người lãnh đạo cần lưu ý là họ phải luôn
Lớp Qt9_k34 Page 5
Hành Vi Tổ Chức 2010
đạt được thành quả như những gì họ hứa hẹn, bất cứ thất bại nào cũng sẽ làm uy tín của nhà
lãnh đạo sút giảm rất nhiều.
14. Tổ chức các buổi họp hiệu quả: Hầu hết những cuộc họp trong các doanh nghiệp thường
không kiểm soát được về công việc cụ thể và vấn đề thời gian. Thậm chí những mâu thuẫn cá
nhân thường bắt nguồn từ những cuộc họp kiểu này. Vì vậy, ngay từ đầu hãy chuẩn bị một
quy trình họp hợp lý theo các bước sau: lên kế hoạch, chuẩn bị nội dung, cách ra quyết định,
quy trình và nguyên tắc làm việc, trao đổi thông tin, đề nghị, tổng kết các quyết định, lập kế
hoạch triển khai và lên danh sách theo dõi.
Làm việc nhóm là làm việc trên những mối quan hệ, chúng tạo thành một đơn vị hoạt động
quan trọng trong đó những nhu cầu trợ giúp luôn luôn được nhận biết. Bằng việc khiến chính
nhóm có trách nhiệm với sự hỗ trợ của mình, trách nhiệm trở thành một công cụ thúc đẩy cho

công việc của một nhóm thành công.
III.ĐỂ MỘT NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ THÌ NHÓM ĐÓ CẦN PHẢI ĐẠT MỘT
SỐ YÊU CẦU SAU ĐÂY.
1. Yêu cầu đối với các thành viên trong nhóm
Để là một thành viên nhóm hiệu quả, hãy tuân thủ những nguyên tắc sau:
Hãy đúng giờ, điều đó giúp cho các thành
viên khác trong nhóm làm việc không
phải mất thêm thời gian nhắc lại những gì
đã thảo luận cho bạn. Luôn đặt mục tiêu
của cuộc thảo luận lên hàng đầu, tránh nói
chuyện về những chủ đề không liên quan,
gây loãng chủ đề, thiếu tập trung.
Hãy nghĩ mình là một phần của nhóm chứ
không phải một cá nhân riêng lẻ. Thảo
luận với cả nhóm chứ không phải chỉ với
người ngồi cạnh bạn. Hãy rõ ràng và ngắn
gọn. Luôn ý thức rằng bạn đang sử dụng
thời gian của tất cả mọi người.
Lớp Qt9_k34 Page 6
Hành Vi Tổ Chức 2010
Đừng ngắt lời người khác. Hãy lắng nghe và cố hiểu họ. Cũng đừng nghĩ về ý kiến sắp trình
bày của mình, hãy chú ý những gì người khác nói. Nếu có gì chưa rõ, hãy hỏi lại khi họ kết
thúc.
Hãy đoàn kết để đạt đến mục tiêu chung. Không ai có đầy đủ kiến thức về bất cứ một vấn đề
nào, chỉ có là họ đóng góp được nhiều hay ít mà thôi. Hãy thuyết phục mọi người bằng lý lẽ
và dẫn chứng, không phải bằng cảm xúc.
Đừng chỉ trích. Đừng phản đối ngay ý kiến của người khác dù bạn có thấy nó thiếu thực tế
đến đâu. Cũng đừng gắn mỗi cá nhân với ý kiến của họ, chỉ thảo luận về ý kiến thôi, đừng chỉ
trích riêng ai cả.
Hãy luôn tâm niệm rằng, kết quả cuối cùng thu nhận được phải là sự đồng lòng của cả nhóm,

kể cả những cá nhân có ý kiến bị bác bỏ. Việc này không thể nhanh chóng đạt được mà phải
cần có thời gian.
Hãy cố gắng tôn trọng những thành viên khác và hướng tới mục tiêu chung.
6 cách để trở thành một thành viên nhóm tích cực
Làm việc nhóm, một mặt có thể đem lại cho bạn thành công một cách dễ dàng, nhưng ngược
lại, bạn cũng sẽ gặp không ít khó khăn và phải “chuốc” vào mình khá nhiều bực tức. Nếu việc
giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm lỏng lẻo, bạn
sẽ luôn cảm thấy bối rối, mơ hồ về công việc của
nhóm. Để xây dựng một nhóm thành công, giao tiếp tốt
và hiệu quả là biện pháp cần thiết cho cả trưởng nhóm
lẫn các nhóm viên. Chính vì vậy, bài viết sau đây sẽ
giúp bạn tránh được một số sai lầm thường gặp trong
làm việc nhóm cũng như đưa ra một số lời khuyên giúp
củng cố tinh thần đồng đội trong nhóm.
Giao tiếp, giao tiếp và chỉ bằng giao tiếp
Nếu bạn gặp vấn đề với một ai đó ở trong nhóm, hãy
nói cho anh ta biết về chuyện đó. Nếu bạn tiếp tục giữ
riêng những cảm xúc không tốt đó trong đầu, dần dần, bạn sẽ tự tách mình ra khỏi nhóm. Khi
“giải tỏa” những cảm xúc này, nó không chỉ tốt cho bạn mà còn tốt hơn cho cả hoạt động của
toàn nhóm về sau này.
Lớp Qt9_k34 Page 7
Hành Vi Tổ Chức 2010
Không đổ lỗi cho người khác
Mọi người trong nhóm sẽ dần dần không còn tôn trọng bạn nếu bạn liên tục đổ lỗi cho người
khác chỉ vì công việc của bạn không hoàn thành đúng thời hạn. Bằng hành động này, không
phải là bạn đã tự “tôn” mình lên trong mắt mọi người, mà trái lại, nó lại khiến bạn trông thật
hèn nhát. Các thành thành viên nhóm sẽ hiểu nếu công việc của bạn quá nặng để có thể hoàn
thành nhiệm vụ đúng deadline. Hãy nói những câu như “Tôi thực sự rất tiếc, nhưng tôi sẽ cố
gắng hoàn thành việc này trong ngày hôm nay” sẽ khiến mọi người tôn trọng bạn nhiều hơn
là việc bạn cố gắng đổ lỗi cho người khác về việc bạn không thể hoàn thành được deadline

của chính mình.
Hỗ trợ ý tưởng của các thành viên khác
Nếu một thành viên trong nhóm đưa ra một ý kiến nào đó, bạn hãy luôn luôn cân nhắc và tỏ
ra là mình quan tâm, tuy thực sự trong đầu bạn nghĩ rằng đó là ý tưởng ngốc nghếch nhất mà
bạn từng nghe thấy. Việc xem xét các ý tưởng của nhóm sẽ thể hiện bạn là người biết quan
tâm đến người khác, không chỉ riêng của mình. Và điều này sẽ giúp bạn trở thành một thành
viên tích cực của nhóm. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng, việc tỏ ra mình là người cái-gì-cũng-
biết sẽ cũng khiến cho người khác phải khó chịu.
Không nên tỏ ra quá khoác lác
Nếu bạn đạt được thành công thì việc chia sẻ niềm vui là điều hoàn toàn đúng đắn, thế nhưng
đừng hành động như mình là một siêu sao. Với cách thể hiện quá đà, bạn sẽ không những
không được mọi người cùng chia sẻ niềm vui mà đôi khi có thể tạo ra không khí căng thẳng
không đáng có trong nhóm. Hãy tin rằng khi bạn làm tốt công việc của mình, mọi người xung
quanh sẽ đều biết và ghi nhận thành công đó. Và khi nhận được lời khen ngợi, bạn chỉ cần
nói rằng “Cảm ơn rất nhiều”, thế là đủ.
Lắng nghe một cách chủ động
Hãy nhìn vào mắt người đang nói chuyện với bạn, thi thoảng gật đầu và hỏi lại những điểm
mà bạn cần làm sáng rõ ở bài trình bày của người đó. Giao tiếp hiệu quả là một phần quan
trọng của bất kỳ một nhóm nào, vì vậy, bạn không nên đánh giá quá thấp kỹ năng lắng nghe.
Tham gia tích cực
Chia sẻ quan điểm, ý tưởng, đưa ra giải pháp với các thành viên trong nhóm. Hãy dành thời
gian để giúp đỡ đồng nghiệp của mình, mà không đòi hỏi bất cứ sự trao đổi nào, bởi lẽ, chắc
Lớp Qt9_k34 Page 8
Hành Vi Tổ Chức 2010
chắn rằng đến một lúc nào đó, bạn cũng sẽ cần tới sự giúp đỡ của người khác. Và nếu bạn đã
từng giúp họ trong quá khứ, thì họ cũng sẽ sẵn sàng giúp bạn ở hiện tại.
2. Yêu cầu đối với trưởng nhóm
Làm việc theo nhóm cần sự hợp tác nhiệt tình
đồng đều của các thành viên thì mới có hiệu quả
tốt, và nhóm trưởng cũng rất quan trọng - đó

không phải là người tổng hợp và viết lại tất cả
việc làm của nhóm mà là người biết cách phân
chia công việc, phác thảo hướng đi chung của
nhóm.
Muốn nhóm hợp tác tốt và phát huy đúng hiệu
quả trước hết cần tìm một nhóm trưởng giỏi,
thành viên trong nhóm có thể là 10 hay 100
người nhưng người duy nhất không thể thiếu lại là vị trưởng nhóm .Nhóm 100 người á?
Cho 1 vd đc ko?
Có thể xem nhóm trưởng là chất keo dính các viên gạch rời rạc lại để tạo nên một bức tường
vững chắc .
Người lãnh đạo nhóm hoặc người trực tiếp chỉ huy nhóm luôn phải suy nghĩ ra những
phương cách để xây dựng nhóm làm việc sao cho đem lại kết quả tốt đẹp cho mục tiêu chung
của nhóm và cho từng cá nhân trong nhóm. Để làm được điều này không phải là điều dễ dàng
, tuy nhiên để có một nhốm hoạt động tốt người nhóm trưởng cần phải :
a. Làm rõ sự trông đợi: Với cương vị và uy quyền của một trưởng nhóm, hãy truyền đạt một
cách rõ ràng sự trông đợi của bạn vào việc thi hành và những kết quả. Làm cho những thành
viên của nhóm hiểu vì sao cần phải làm việc theo nhóm. Tạo điều kiện thuận lợi để họ thực
hiện tốt nhiệm vụ chung bằng các nguồn tài nguyên về nhân lực, thời gian và ngân sách. Làm
sao để họ lĩnh hội đầy đủ tầm quan trọng cũng như ưu thế của họ trong các điều khoản về
thời gian, các cuộc thảo luận và sự quan tâm của người chỉ đạo.
b. Bối cảnh: Để các thành viên trong nhóm hiểu được vì sao họ có mặt trong nhóm. Vạch rõ
cho họ thấy được kế hoạch làm việc nhóm sẽ giúp cho tổ chức đạt được những mục tiêu đề
ra, và tầm quan trọng của việc làm nhóm để hoàn thành những mục tiêu chung. Làm cho họ
hiểu được đâu là việc làm thích hợp trong mọi mục tiêu, nguyên tắc, tầm nhìn và giá trị của tổ
Lớp Qt9_k34 Page 9
Hành Vi Tổ Chức 2010
chức?
c. Sự giao phó: Làm thế nào để mỗi thành viên lôi cuốn vào công việc chung của nhóm? Làm
thế nào để họ cảm thấy nhóm của họ có một sứ mệnh rất quan trọng và luôn cố gắng hết năng

lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ chung của nhóm, và trông chờ vào một kết quả tốt đẹp? Làm
sao để mỗi thành viên của nhóm nắm bắt rõ nhiệm vụ, giá trị của họ trong tổ chức và trong sự
nghiệp của cá nhân họ? Để mỗi thành viên trong nhóm thấy trước được sự công nhận về
những đóng góp của họ đối với tổ chức, cống hiến năng lực của họ để đem đến sự tăng
trưởng và phát triển cho nhóm. Để mỗi thành viên của nhóm bị cuốn hút và bị thách thức bởi
những cơ hội thăng tiến.
d. Khả năng: Làm cho các thành viên của nhóm cảm thấy họ đều thích hợp với vị trí của họ.
Làm cho họ cảm thấy những hiểu biết, những kỹ năng và năng lực của họ luôn được nâng cao
qua quá trình đào tạo và làm việc với nhóm. Nếu không, hãy làm cho các thành viên của
nhóm dễ dàngcần sự hỗ trợ của cấp trên. Để họ cảm thấy đó là một nguồn tài nguyên, chiến
lược và sự hỗ trợ cần thiết cho việc hoàn thành sứ mệnh
e. Đặc quyền: Để mỗi thành viên trong nhóm đảm nhận mỗi công việc riêng.Tự chịu trách
nhiệm, sự sáng tạo, và thực hiện chiến lược để hoàn thành sứ mệnh của mỗi người. Để họ
được nắm bắt rõ và được truyền đạt bởi những mục tiêu, thấy trước được kết quả và sự đóng
góp, đo lường được qui trình mà nhóm đã thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ. Lãnh đạo nhóm,
phối hợp và ủng hộ những gì mà nhóm đã sáng tạo.
f. Sự hợp tác: Nhóm là những thành viên cùng nhau làm việc một cách hiệu quả giữa các cá
nhân. Làm cho họ hiểu được vai trò và trách nhiệm của mỗi cá nhân. Những thành viên của
nhóm là những vị lãnh đạo và những vị quantòa của nhóm. Họ có quyền giải quyết mọi vấn
đề của nhóm, đưa ra phương pháp cải thiện công việc, đặt mục tiêu và có chung quyền lợi.
Làm cho những thành viên của nhóm hợp tác với nhau để hoàn thành nhiệm vụ.
g. Sự liên lạc: Làm sao để nhóm cung cấp và được cung cấp những thông tin quan trọng về
hoạt động chuyên môn đều đặn. Để họ hiểu được đầy đủ bối cảnh xung quanh và sự tồn tại
của họ. Làm cho những thành viên của nhóm có sự liên lạc rõ ràng và trung thực với nhau.
Tạo động lực cho những thành viên của nhóm mang đến những ý kiến khác nhau đặt trên bàn
làm việc của bạn. Những sự đối lập tất yếu được nâng lên và được cộng thêm vào.
h. Sáng kiến, sáng tạo: Một tổ chức thực sự thì luôn quan tâm đến sự thay đổiTại sao lại
phải luôn thay đổi trong khi mình đã có mục tiêu rõ ràng?. Hãy để nhân viên của bạn
tự do đưa ra những ý tưởng mới, những suynghĩ và những phương pháp độc đáo. Huấn luyện,
đào tạo họ những kỹ năng cần thiết. Cho phép họ truy cập vào những quyển sách và phim

ảnh, vào các lĩnh vực giải trí cần thiết khác để khuyến kích cho những suy nghĩ mới
Lớp Qt9_k34 Page 10
Hành Vi Tổ Chức 2010
i. Những hệ quả: Sau cùng, hãy làm cho những thành viên của nhóm cảm thấy họ có nghĩa vụ
và trách nhiệm cho sự nghiệp chung của nhóm. Là những phần thưởng và sự công nhận được
đáp ứng khi họ thành công. Sự mạo hiểm hợp lý thì được coi trọng và được khuyến khích.
Đồng thời cũng xem xét về chế độ thưởng cho cả nhóm hay cho cá nhân nào có thành tích nổi
bật, lúc đó hãy đề phòng hoặc đưa ra giải pháp nếu có sự hiềm khích và trả thù cá nhân. Nên
xem xét một cách mềm dẻo và công bằng.
3. Thiết lập mục tiêu cho nhóm
Thiết lập mục tiêu là một cách hiệu quả nhất trong việc nâng cao năng lực thực hiện công
việc của nhóm. Các mục tiêu cụ thể đi kèm với tiêu chí đánh giá cần phải được các thành
viên trong nhóm xem xét, bổ sung và đạt được sự đồng thuận chung. Phương pháp đơn giản
nhưng hiệu quả trong việc thiết lập mục tiêu, đó chính là sử dụng 4 C.
4 C bao gồm :
C – Clariy: Mục tiêu rõ ràng
C – Criteria: Tiêu chí đánh giá
C – Challenge: Các khó khăn cần phải giải quyết
C – Commitment: Sự đồng thuận giữa các thành viên trong nhóm.
Mục tiêu rõ ràng có nghĩa là mọi thành viên trong nhóm đều phải nhận thức rõ được yêu cầu
đề ra. Việc xác lập mục tiêu cần thật cụ thể và chi tiết để tránh sự hiểu nhầm về kết quả cần
đạt được cũng như trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm khi tham gia triển khai mục
tiêu đó. Với một mục tiêu rõ ràng và cụ thể, các thành viên sẽ hiểu rõ được họ cần làm gì
hoặc cầnbổ sung thêm các kiến thức nào để đáp ứng được mục tiêu đã đề ra.
Tiêu chí đánh giá là các yêu cầu về năng lực thực hiện mà mỗi thành viên cần đạt được khi
thực hiện mục tiêu. Tiêu chí ở đây là một loạt các yêu cầu về số lượng hoặc tỉ lệ % của công
việc mà các thành viên cần đạt được trong một khoảng thời gian đã xác định. Các tiêu chí
đánh giá cần đưa ra trước và phải đạt được sự đồng thuận của tất cả các thành viên trong
nhóm. Các tiêu chí này được sử dụng khi đưa ra các phản hồi về công việc của nhóm trong
quá trình thực hiện mục tiêu, nhằm để các thành viên có thể tự điều chỉnh lại phương pháp

hoặc cách thức thực hiện công việc của họ. Nếu không có các tiêu chí này, các thành viên khó
có thể nắm được quy chế thưởng phạt, nâng cao khả năng lập kế hoạch cũng như việc đưa ra
các yêu cầu điều chỉnh hoặc trợ giúp khi cần.
Khó khăn chính là cơ hội để từng thành viên phát huy được hết sở trường riêng của họ.Một
mục tiêu hợp lý không nên duy trì hoặc tăng không đáng kể các yêu cầu cần hoàn thành,
Lớp Qt9_k34 Page 11
Hành Vi Tổ Chức 2010
nhưng cần được xác lập cho phù hợp để các thành viên có thể đáp ứng được mà không quá
lao tâm hoặc ảnh hưởng quá nhiều đến chất lượng công việc cũng như công việc thường ngày
của họ.
Sự đồng thuận giữa các thành viên trong nhóm chính là thỏa thuận trong việc phân chia trách
nhiệm để đạt được mục tiêu. Cách tốt nhất để đạt được sự đồng thuận đó chính là có sự tham
gia của tất cả các thành viên trong quá trình thiết lập mục tiêu. Các thành viên cần hiểu rõ
được rằng mục tiêu của nhóm có ảnh hưởng thế nào đối với tầm nhìn, sứ mênh và mục tiêu
chung của cả công ty. Họ cũng cần phải tham gia trong quá trình ra quyết định, đồng thời
được cung cấp đủ thông tin về những gì mà họ cần phải hoàn thành và lý do họ cần phải làm
việc đó.
Xây d ựng tinh thần đồng đội giữa các thành viên trong nhóm
Trong các công ty, tập đoàn lớn hiện nay, cách làm việc độc
lập, riêng lẻ từng cá nhân đã không còn được “ưa chuộng”.
Thay thế vào đó, xu hướng làm việc theo từng nhóm nhỏ đang
ngày càng được “tín nhiệm” nhiều hơn bởi những lợi ích nổi
trội mà nó đem lại. Làm việc theo nhóm có thể giúp bạn thực
hiện những nhiệm vụ, công việc mà làm việc độc lập không thể
làm được.
Nếu đang là một nhà lãnh đạo hoặc mong muốn trở thành lãnh
đạo, bạn cần được phải tìm hiểu và học cách “nuôi dưỡng” và
phát triển tinh thần làm cho những thành viên trong nhóm.
1. Một nhóm làm việc tốt nhất nên có từ 5 đến 11 thành viên. Nếu số thành viên quá ít sẽ
khiến nhóm gặp khó khăn trong việc “huy động” đủ các kỹ năng cần thiết để hoạt động hiệu

quả. Ngược lại, nếu quá đông, từng thành nhóm cũng sẽ giảm đi sự liên kết cũng như khiến
cho người trưởng nhóm gặp khó khăn trong việc quản lý.
2. Lập ra một chế độ khen thưởng – xử phạt riêng của nhóm. Điều này sẽ tạo động lực để các
thành viên làm việc tốt hơn để họ có thể nâng cao địa vị của mình trong mắt các thành viên
khác của nhóm.
3. Sắp xếp thời gian để các thành viên có thể giao lưu, gắn kết với nhau nhiều hơn bằng các
hoạt động bên ngoài công việc như đi dã ngoại, tổ chức các bữa tiệc nhỏ, tụ tập cuối tuần
Lớp Qt9_k34 Page 12
Hành Vi Tổ Chức 2010
Điều này sẽ giúp cho các thành viên trong nhóm hiểu nhau hơn, từ đó cũng sẽ giảm bớt
những bất đồng không đánh có trong công việc.
4. Người trưởng nhóm nên biết cách hướng dẫn các thành viên trong nhóm cùng hợp tác, làm
việc với nhau như thế nào. Điều này là rất cần thiết bởi một trong những đặc điểm nổi bật của
làm việc nhóm so với làm việc độc lập đó là các thành viên có thể giúp đỡ, bổ trợ lẫn nhau
trong công việc cũng như khi phải đối mặt với các tình huống khó khăn cần sự hợp lực của cả
nhóm.
5. Tạo ra sự thi đua giữa các nhóm. Các nhóm ở đây nên là các nhóm có chức năng độc lập
với nhau và không cần đến sự hợp tác của nhau để thành công trong công việc. Ví dụ như,
các đội bán hàng thuộc các khu vực địa lý khác nhau sẽ cùng nhau thi đua để đạt được chỉ
tiêu do tổng công ty đề ra. Điều này không chỉ giúp sinh lợi cho công ty mà còn giúp tự thân
các thành viên trong mỗi nhóm gắn kết với nhau hơn để thực hiện cùng một mục tiêu chung,
giúp đưa lại thành công cho nhóm.
6. Trong thời gian khó khăn, người trưởng nhóm nên biết cách khuyến khích, động viên để
các thành viên “đồng tâm hiệp lực” cùng vượt qua thử thách. Sau khi cùng vượt qua, các
nhóm sẽ trở nên cực kỳ gắn kết và mạnh mẽ.
7. Các thành viên trong nhóm nên biết cách học hỏi lẫn nhau trong quá trình làm việc. Điều
này sẽ giúp cho tất cả các thành viên có thể hỗ trợ lẫn nhau trong các tình huống khủng
hoảng.
8. Các cấp lãnh đạo nên khen thưởng một cách công khai cho những nhóm làm việc tốt. Họ
sẽ ngày càng “tỏa sáng” hơn nếu như thấy những cố gắng của mình được ghi nhận.Tương tự

như vậy, chúng ta cũng không nên phê bình các nhóm khác hoặc các thành viên trong nhóm
của mình sau lưng họ.
IV.CÁC BÀI HỌC THỰC TẾ TỪ ĐÀN NGỔNG TRỜI
1. Khi một con ngỗng vỗ cánh, nó sẽ tạo ra một “lực nâng” cho các con chim theo sau nó.
Bay theo hình chữ V, cả đàn ngỗng sẽ bay xa hơn 71% so với khi bay từng con một.
Bài học: Khi biết chia sẻ chung chí hướng và ý thức cộng đồng, người ta có thể đến nơi họ
muốn một cách nhanh hơn và dễ dàng hơn.
Lớp Qt9_k34 Page 13
Hành Vi Tổ Chức 2010
2. Khi một con ngỗng bị rơi ra khỏi đội hình, nó sẽ cảm thấy bị lôi kéo trở lại, ngăn không
cho bay một mình. Vì thế, nó sẽ nhanh chóng quay trở lại đội hình để tận dụng lực nâng của
con ngỗng phía trước nó.
Bài học: Nếu chúng ta có được sự thông minh nhiều như của một con ngỗng, chúng ta sẽ tự
biết hoạt động theo đội hình với những người cùng định hướng. Chúng ta sẽ sẵn sàng chấp
nhận sự giúp đỡ của họ và đồng thời giúp đỡ những người khác.
3. Khi con ngỗng đầu đàn bị mệt, nó quay ngược trở vào đội hình và một con ngỗng khác sẽ
tiến lên vị trí tiên phong.
Bài học: Cần phải thay nhau thực hiện những nhiệm vụ khó khăn và chia sẻ vai trò lãnh đạo.
Cũng như loài ngỗng, con người phụ thuộc vào các kỹ năng, khả năng của nhau và phụ
thuộc và một sự sắp xếp năng khiếu, tài năng hay tài nguyên theo cách duy nhất.
4. Loài ngỗng bay theo đội hình thường kêu to để khích lệ những con phía trước duy trì tốc
độ.
Bài học: Chúng ta cần phải chắc chắn rằng tiếng kêu của chúng ta mang tính khích lệ. Trong
nhóm, nếu có sự động viên khuyến khích, năng suất làm việc sẽ được tăng lên rất nhiều.
5. Khi một con ngỗng bị ốm, bị thương, hoặc bị bắn rơi, hai con ngỗng khác sẽ tách ra khỏi
đội hình để theo con ngỗng đó và bảo vệ nó. Chúng sẽ ở với nó cho đến khi nó chết hoặc có
thể tiếp tục bay. Sau đó, chúng sẽ nhập vào một nhóm khác hoặc bắt kịp với bạn.
Phần này khá thú vị :D
V. KẾT LUẬN
Chúng ta đang sống trong một thời đại của những cách thức làm việc mới mẻ với những cái

đầu biết tổ chức . Làm việc độc lập hay làm việc theo nhóm thì cái cuối cùng vẫn là chất
lượng và hiệu quả của công việc . Do vậy tùy theo phương pháp làm việc nào mà bạn phải tự
biết thay đổi thói quen và cách làm của mình để thích nghi được với môi trường làm việc đó .
Làm việc theo nhóm hay những Team Work là một cách thức làm việc ngày càng thịnh hành
trên Thế Giới cũng như ở Việt Nam , với những công việc có khối lượng việc cần giải quyết
lớn và đòi hỏi tập trung cao Do vậy ngay từ bây giờ bạn hãy học cách làm việc , từ độc lập
tự chủ đến việc biết hòa mình vào tập thể . Hạn chế cái Tôi không phải là điều mà một Team
Work muốn , điều quan trọng nhất mà bạn nhận được khi tham gia vào một Team Work như
vậy là sự nâng cao khả năng của bản thân trong khi tự xử lý công việc của mình cũng như
Lớp Qt9_k34 Page 14
Hành Vi Tổ Chức 2010
biết cách phối hợp với người khác để hoàn thành công việc chung .
Nếu ví mỗi người chúng ta là một giọt nứơc thì một Team Work sẽ là tập hợp của rất nhiều
những giọt nước để rồi hòa vào nhau , cuối cùng sẽ đổ ra đại dương mênh mông vô tận kia !
Lớp Qt9_k34 Page 15

×