5 câu hỏi CEO dành cho CIO ppsx

5 câu hỏi CEO dành cho CIO
Từ năm 2008, kinh tế suy thoái khiến ngân sách CNTT bị
cắt giảm rất đáng kể, gây ra những vấn đề nghiêm trong
trong hoạt động của các doanh nghiệp Việc khắc phục
phụ thuộc vào kết qủa của câu chuyện giữa CEO và CIO.


Theo Rudy Pourier, đối tác của Công ty Tư vấn quốc
tế Bain và là lãnh đạo bộ phận CNTT của công ty
này, sự cắt giảm kinh phí CNTT giờ đây gây ra những
vấn đề nghiêm trọng, trong đó có gia tăng độ phức
tạp của các hoạt động CNTT và sự căng thẳng gia
tăng trong quan hệ giữa bộ phận dịch vụ CNTT với
các bộ phận kinh doanh trong các doanh nghiệp.
“Hiện, các bộ phận kinh doanh và bộ phận CNTT
không thể tìm được tiếng nói chung cũng như quan
điểm chung” - Pourier giải thích. Để có thể thiết lập
đối thoại (trường hợp này sẽ là không thể nếu không
có sự can thiệp của Tổng giám đốc!), Pourier đưa ra
5 câu hỏi mà CEO cần thảo luận ngay với CIO. Tính
hiệu quả của việc quản lý CNTT và thành tích cuối
cùng của doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào kết qủa của
câu chuyện giữa 2 nhân vật này.

1/ Chúng ta đã hiểu cái gì gây phiền toái và khắc
phục sự thiếu thống nhất này thế nào chưa?

Để cắt giảm triệt để các khoản chi cho CNTT, có
những nguyên nhân nghiêm túc xuất phát từ tình
trạng doanh nghiệp. “Tuy nhiên, nhiều biện pháp cần
thiết để sống còn lại gây bối rối - Pourier lưu ý -

Những biện pháp này phá vỡ một phần hệ thống duy
trì hoạt động kinh doanh trong nhiều năm và sinh ra
những rủi ro không thể chấp nhận với chính doanh
nghiệp”. Pourier dẫn ví dụ từ một khách hàng của
Bain đã từng từ chối chính sách cập nhật CNTT trong
giai đoạn suy thoái. “Mới đây, những khách hàng này
đã tiến hành kiểm kê và phát hiện 32% trong tổng số
các ứng dụng quan trọng vận hành trên các máy chủ
không còn được nhà cung cấp hỗ trợ”, Pourier cho
biết. Hiện nay, các doanh nghiệp đang phải trả lời câu
hỏi then chốt sau: “Những thoả hiệp hỗ trợ CNTT và
hạ tầng mạng nào mà chúng ta đã phải chấp nhận
nay không còn phù hợp với doanh nghiệp xét trên
phương diện rủi ro?”.

2/ Làm thế nào thu được thành quả tối đa trên các
món chi tiêu tự do?

Trong đa phần doanh nghiệp, 80% - 90% ngân sách
CNTT không được triển khai một cách tự do. Mọi thứ
đã được ghi rõ "chức năng chi tiêu" như: Vận hành,
bảo dưỡng, duy tu, hỗ trợ và mở rộng tối đa môi
trường hiện hữu theo yêu cầu Tự do lựa chọn chỉ
có thể thực hiện với từ 5% - 20% ngân sách CNTT
mà thôi. Cho nên, suy nghĩ và lên kế hoạch kỹ càng
đối với các nguồn tài chính được cấp cho các hoạt
động “tự do” đóng vai trò rất quan trọng. Những
nguồn lực này phải hỗ trợ đạt các mục tiêu chiến
lược. Chẳng hạn, hãy mua sắm các máy móc được
thiết kế để hoạt động đến 10 - 20 năm sau, và ngay

sau một năm, những chi phí tiếp theo của vụ mua
sắm chiến lược này sẽ trở thành bắt buộc (được đưa
vào danh sách chi tiêu chính thức). Theo các tính
toán, khối lượng đầu tư sau sẽ lớn hơn từ 4 - 10 lần
tổng chi phí ban đầu.

3/Làm thế nào tránh được sự phức tạp không cần
thiết của CNTT?

“Ở những công ty chúng tôi đang làm việc toàn là các
ứng dụng già nua được xây dựng trên cơ sở các
công nghệ cũ kỹ và mọi thứ này nhìn chung càng làm
phức tạp thêm môi trường kinh doanh” - Pourier nói.
Theo thời gian, các chu trình kinh doanh và chu trình
CNTT không còn ăn khớp. “Lỗi để xảy ra việc này
không chỉ nằm ở bộ phận CNTT - Pourier nói - Lý do
chủ yếu là sự phức tạp phát sinh”.

4/ Làm thế nào sử dụng hiệu quả hơn ưu thế của
những “giải pháp phù hợp” sẵn có?

Các bộ phận CNTT tập trung quá nhiều vào các giải
pháp sáng tạo riêng thay vì sử dụng hoàn toàn các
ứng dụng phù hợp sẵn có và làm cho chúng tương
thích với nhu cầu của mình. Và, ở đây sẽ có nguy cơ
khi mà lãnh đạo cao nhất, người chịu trách nhiệm về
quyết định đầu tư, tiếp nhận giải pháp do bộ phận
CNTT ngẫu hứng đưa ra.

Kinh nghiệm tư vấn tích luỹ bởi Công ty Bain chứng

tỏ các ứng dụng chuẩn, đã sẵn luôn là tối ưu, đáp
ứng đến 80% nhu cầu ứng dụng của các doanh
nghiệp. Cho nên, vấn đề sẽ đặt ra thế này: “Liệu
chúng ta có được ưu thế nếu mua nhiều hơn các giải
pháp có sẵn và tối thiểu hoá chi phí thiết kế bằng sức
mình?”. Nguồn lực dành cho phát triển các giải pháp
của riêng là để đáp ứng 20% nhu cầu còn lại và việc
này có thể mang lại cho doanh nghiệp những ưu thế
cạnh tranh cụ thể.

5/ Gia tăng ảnh hưởng chiến lược của thuê ngoài
thế nào?

Sau khi cắt giảm nhân sự và nguồn lực trong giai
đoạn suy thoái, các lãnh đạo CNTT có khuynh hướng
muốn trở lại con đường tuyển dụng hàng loạt nhân
viên. Thế nhưng, CIO tốt hơn hãy để ý đến các đề
xuất thuê ngoài còn các nhóm CNTT thì sử dụng thuê
ngoài như là phương tiện mềm dẻo để duy trì chi phí
thấp. Các bộ phận CNTT cần biết xoay xở với làn
sóng tăng trưởng nhu cầu mới với CNTT, và sự suy
giảm của làn sóng này cũng không liên quan đến sức
hấp dẫn lâu dài đối với các nhân viên mới.

Có thể, những câu hỏi trong khuôn khổ của một buổi
nói chuyện này là chưa đủ để khắc phục sự chưa
thông hiểu giữa doanh nghiệp và bộ phận CNTT.
Nhưng nhìn chung, chúng sẽ giúp mọi người nhận
thức tiềm năng của đầu tư CNTT trong hiện tại cũng
như tương lai.