Cách tạo bảng chỉ mục một cách chuyên nghiệp trong Microsoft Word pptx

Cách tạo bảng chỉ mục một cách chuyên nghiệp trong Microsoft Word

Một cách phổ biến để tiếp cận với việc tạo bảng chỉ mục trong
Word là bạn tự đánh dấu những từ mà bạn muốn làm chỉ mục, nhưng có
cách thay thế khác là sử dụng một tài liệu mục lục để tạo chỉ mục tự động
cho tài liệu của bạn.

Tạo chỉ mục
Bắt đầu bằng việc tạo 2 bảng cột trong file mục lục. Viết những từ
mà bạn muốn được đánh dấu thành chỉ mục trong cột bên trái. Viết đoạn
văn bản mà bạn muốn dùng làm bảng chỉ mục của văn bản chính trong
cột phía bên phải.

Đóng file tham chiếu và mở tab tham chiếu trong tài liệu chính để lập
bảng chỉ dẫn cho tài liệu chính.

Click vào nút “AutoMark” và chọn tài liệu mục lục khi word nhắc bạn chỉ
ra file AutoMark

Ngay sau khi bạn click vào nút OK bạn sẽ thấy Word tạo một vài mục chỉ
mục trong tài liệu.


Chúng ta có thể ẩn những mục này đi bằng cách click vào nút
“Show/Hide Paragraph” trong tab home.

Đi đến cuối tài liệu chính và click vào nút “Insert Index” và click vào nút
OK để tạo chỉ mục.

Đây là tất cả những bước để tạo bảng chỉ mục với file mục lục. Dưới đây
là cách chúng ta có thể tuỳ chỉnh các kiểu chỉ mục.

Tạo chỉ dẫn tham khảo trong chỉ mục
Word cho phép tạo các loại chỉ mục khác nhau. Dưới đây chúng ta có một
chỉ mục với các mục nhỏ mà cụ thể được sử dụng khi chúng ta muốn
nhóm các khái niệm có liên quan trong tài liệu lại với nhau.


Thủ thuật của việc tạo sub-entry là chia đoạn văn bản trong cột bên phải
của bảng tài liệu mục lục với dấu hai chấm (:). Word sẽ coi bất kỳ từ nào
mà đứng sau dấu hai chấm là sub-entry trong chỉ mục.
Một loại chỉ mục hữu dụng khác là sử dụng chỉ mục chỉ dẫn tham khảo
mà thường được dùng cho dạng “ Xem tương tự ……………”


Một điều không may mắn là chúng ta không thể tạo chỉ dẫn tham khảo
trong bảng chỉ mục với việc sử dụng file mục lục, vì vậy chúng ta phải tự
chỉnh sửa vùng chỉ mục bằng cách thêm “\t” sau từ chỉ mục theo sau bởi
từ chỉ dẫn tham khảo.
Việc duy trì chỉ mục
Một trong những thách thức của việc duy trì chỉ mục trong word đó là
word không đưa cho chúng ta một nút hoặc menu mà đơn giản chỉ cần
click để làm sạch vùng chỉ mục nếu chúng ta quyết định làm lại file chỉ
mục. Phải sử dụng các đoạn kịch bản của Visual Basic để làm sạch vùng
chỉ mục trong tài liệu. Hầu hết mọi người sẽ nghĩ rằng Visual Basic
Script là lập trình và không thể sử dụng nó. Đừng lo lắng, chỉ cần copy và
paste đoạn kịch bản vào trình soạn thảo Visual Basic của word và chạy
để xoá vùng chỉ mục trong tài liệu chính.
Sub DeleteIndexEntries()
Dim doc As Document
Dim fld As Field
Set doc = ActiveDocument

For Each fld In doc.Fields
fld.Select
If fld.Type = wdFieldIndexEntry Then
fld.Delete
End If
Next
Set fld = Nothing
Set doc = Nothing
End Sub
Mở trình soạn thảo Visual Basic bằng cách nhấn Alt+F11 và đặt đoạn
kịch bản này vào trong trình soạn thảo. Thực thi đoạn kịch bản này bằng
cách nhấn “run button” để làm sạch vùng chỉ mục trong tài liệu chính.


Tài liệu chính của bạn sẽ không còn có bất cứ vùng chỉ mục nào nữa.
Chúng ta có thể lập lại chỉ dẫn cho tài liệu chính và tạo lại bảng chỉ mục
sử dụng menu “Insert Index”
Áp dụng các định dạng bảng chỉ mục khác nhau.
Bạn có thể điều chỉnh kiểu bảng chỉ mục bằng cách lựa chọn một định
dạng sẵn có để điều chỉnh cách nhìn và cảm nhận bảng chỉ mục

Dưới đây là minh hoạ chỉ mục kiểu Classic



Thậm chí chúng ta có thể ứng dụng bảng chỉ mục của riêng mình bằng
cách chọn “From Template” và click vào nút “Modify” .

Chọn một kiểu chỉ mục sẵn có và click vào nút “Modify” để tạo kiểu của
riêng bạn.

Chúng ta có thể điều chỉnh kiểu font cho bảng chỉ mục.

Đưa ra đường viền hoặc số cho bảng chỉ mục…

Cuối cùng, hãy thử nghiệm.để đem đến cho bảng chỉ mục cảm nhận và
cách nhìn đặc biệt.