55 mẹo nhỏ giúp làm việc hiệu quả hơn trong Windows (phần III) ppsx

55 mẹo nhỏ giúp làm việc hiệu quả hơn trong Windows (phần III)

Mẹo nhỏ từ các chuyên gia
I. Các mẹo nhỏ từ David Allen, tác giả của cuốn sách Sẵn sàng cho
mọi việc, giờ đã được in ra thành sách.

1. Allen là người rất thích dùng Lotus Notes, và ông cũng đã tìm cách
nâng cấp giao diện của Notes với add-on eProductivity. Add-on này hỗ
trợ thêm một số tính năng hiệu quả hơn vào phần mềm. Một trong những
tính năng này là nó cho phép người dùng kéo một email messages vào nút
call để có thể thực hiện ngay một cuộc gọi điện thoại tới người gửi
message.
2. Allen đồng bộ hóa cơ sở dữ liệu từ tài khoản Notes với chiếc điện thoại
BlackBerry của ông, bởi ông cho rằng đây là cách tốt nhất để truy cập dữ
liệu cho các sự kiện quan trọng.

3. Mặc dù Notes là một ứng dụng tuyệt vời dành cho các hoạt động trong
ngày, Allen vẫn muốn sử dụng MindManager để theo dõi các dự án lâu
dài và suy nghĩ về các note. Ông cho rằng điều này giống như “một hành
động xem xét lại hàng tuần về những gì đang diễn ra các việc quan trọng
sẽ diễn ra trong thời gian sắp tới và tôi cần phải dành sự quan tâm hàng
đầu cho chúng”.
4. Shortcut bàn phím rất hiệu quả trong việc giúp một người bận rộn có
thể thực hiện một loạt các tác vụ trong thời gian ngắn. Allen sử dụng
ActiveWords để tạo ra macro đơn giản, để mở dữ liệu thường dùng, và
thậm chí là thêm ngày hiện tại vào bất kì một ứng dụng hoặc dữ liệu nào.
5. Pamela Professional for Skype - một công cụ quản lý cuộc gọi – giúp
việc ghi âm lại các cuộc gọi VoIP trở nên dễ dàng hơn.
II. Mẹo nhỏ của chuyên gia công nghệ trẻ Tim Ferriss, tác giả của
cuốn sách Tuần làm việc 4 giờ.

1. Theo Ferriss, "Kỷ luật cá nhân luôn được đánh giá cao. Các công cụ
công nghệ sẽ giúp bạn tập trung và hiệu suất hơn”. Tuy nhiên, Ferriss là
người “tối thiểu hóa công cụ” khi mỗi ngày anh chỉ sử dụng một số ứng
dụng để quản lý công việc hàng ngày của mình, tạp trung chủ yếu vào
email và phương tiện truyền thông xã hội.
2. Theo Ferriss, thủ thuật với email là có dữ liệu về người đang gửi
message cho bạn để sau này không phải tốn thời gian tìm kiếm lại thông
tin về họ xem có nên trả lời lại không. Vậy nên, Ferriss sử dụng
Rapportive, một plug-in dành cho Firefox (cũng có phiên bản dành cho
Chrome, Mailplane, và Safari) giúp thay thế quảng cáo trong Gmail với
thông tin chi tiết, lấy nguồn trên web về người gửi của mỗi message có
trong hòm thư của bạn. Anh nói: “Khi sử dụng plug-in này, tôi đã tiết
kiệm được 15 – 20% thời gian”.
3. Để tập trung vào một tác vụ nào đó, Ferriss sử dụng RescueTime, một
công cụ trên web cho phép người dùng tắt truy cập một số trang web, ví
như Facebook hoặc Twitter, sau một khoảng thời gian sử dụng. Anh nói:
“Sẽ dễ dàng hơn rất nhiều khi sử dụng công cụ như thế này so với việc
dựa vào kỷ luật”.
4. Ferriss đã không phải “dựa dẫm” vào giấy bằng cách sử dụng
Evernote, một ứng dụng miễn phí giúp người dùng có thể ghim lên đám
mây các trang web, bức ảnh, thẻ doanh nghiệp. Evernote đã giúp Ferriss
loại bỏ 90% lượng giấy trong nhà mình và bởi nó có thể tìm kiếm được
nên anh cũng không phải sử dụng công cụ quản lý folder và dữ liệu.

5. Lời khuyên nhỏ của Ferriss giúp cải thiện tính kỷ luật cá nhân: Dành 2
tiếng đầu của ngày làm việc để hoàn tất các dự án chưa hoàn thành xong,
trước khi bạn kiểm tra email.
III. Thủ thuật của Adam Pash, chủ biên trang web Lifehacker.com.

1. Phương châm sử dụng máy tính của Pash là “Thực hiện mọi việc với

những lần nhấn phím càng ít càng tốt, hoặc máy tính của bạn có thể thực
hiện mọi thứ tự động”. Một công cụ anh thường sử dụng là Launchy, một
ứng dụng cho phép bạn gõ một số ký tự đầu tên ứng dụng nào đó rồi
chương trình sẽ chạy chúng. Trong khi tính năng tìm kiếm được tích hợp
sẵn của Windows 7 phần nào khiến tầm quan trọng của Launchy có chút
giảm đi, nhưng nó vẫn là một ứng dụng hữu ích.
2. Pash đã tự phát triển ra Belvedere (download trực tiếp), một trình quản
lý file tự động dành cho Windows, cho phép người dùng áp dụng các rule
và thực hiện hành động trên phần mềm. Ví dụ, bạn có thể ấn định các
folder không được sử dụng trong một khoảng thời gian sẽ bị xóa, hoặc
các file định dạng .jpg sẽ tự động được chuyển vào folder ảnh (Chú ý:
Một số phần mềm bảo mật có thể báo hiệu Belvedere, nhưng chúng tôi tin
rằng đó là cảnh báo nhầm).
3. Dropbox không chỉ hữu ích trong việc sao lưu một máy tính mà còn
đồng bộ hóa dữ liệu trên máy với rất nhiều máy tính khác, giải quyết vấn
đề khi bạn có nhiều máy tính. Chương trình này hoạt động với iPhone,
iPad và các thiết bị Android.
4. Simplenote là hệ thống ghi chép văn bản hóa, có khả năng đồng bộ hóa
giữa nhiều máy tính, trang web và iPhone. Sự thay thế này của Evernote
đảm bảo rằng các note của bạn sẽ không bao giờ bị mất.
Instapaper ($5) là một công cụ, cũng hỗ trợ iPhone, giúp đơn giản hóa các
trang web và cho phép người dùng đọc lại chúng sau này. Công cụ này
cũng cung cấp phiên bản miễn phí cho người dùng.
5. Cuối cùng, Pash nói rằng tính năng mới Priority Inbox của Gmail rất
tiện ích trong việc giúp người dùng giải quyết rất nhiều thứ đến với hòm
thư Gmail của bạn, giúp bạn quản lý chúng dễ dàng hơn.