55 mẹo nhỏ giúp làm việc hiệu quả hơn trong Windows (phần I) doc

55 mẹo nhỏ giúp làm việc hiệu quả hơn trong Windows (phần I)

Hiện nay, có rất nhiều trò tiêu khiển được ra mắt và chúng đang đấu
tranh nhằm thu hút sự chú ý của người dùng. Tuy nhiên, điều quan
trọng hơn cả là việc thực hiện công việc hàng ngày của bạn càng hiệu
quả càng tốt. Giữ ý định đó trong đầu, chúng tôi đã tìm giúp bạn các
thủ thuật tốt nhất dành cho Windows và tham khảo với các chuyên
gia khác nhằm lọc ra 55 mẹo nhỏ chắc chắn sẽ giúp bạn hoàn thành
công việc trên máy tính của mình trong thời gian nhanh nhất.
(Chú ý: Những mẹo nhỏ này được áp dụng đầu tiên với Windows 7, mặc
dù hầu hết trong số chúng có thể hoạt động với Vista cũng như rất nhiều
“trò” có thể thực hiện với Windows XP.)
Tối thiểu hóa tất cả các cửa sổ (ngoại trừ cửa sổ bạn đang làm việc)
Khi màn hình máy tính của bạn trở nên bừa bộn với rất nhiều cửa sổ được
mở cùng lúc khiến bạn không thể tìm thấy thứ gì, bước này sẽ là cách tốt
giúp bạn lấy lại được “tiêu điểm”. Kích vào thanh tiêu đề của cửa sổ bạn
muốn, lắc chuột của bạn một chút và tất cả các cửa sổ khác sẽ biến mất
vào thanh tác vụ. Thực hiện lại để khôi phục lại tất cả các cửa sổ ẩn.
Giảm bớt sự sao nhãng bằng cách hạn chế tần suất các lần kiểm tra
message mới của email client của bạn bằng cách sử dụng các folder
trong email client. Để email của bạn được tích lũy trong hòm thư nguyên
khối khiến việc tìm kiếm message quan trọng là điều không thể đối với
bạn nếu không bỏ công sức ra “truy lùng”. Ngoài ra, việc này còn tăng
khả năng bạn bỏ sót hoặc đơn giản là nhìn xem qua một bức thư điện tử
nào đó có nội dung quan trọng. Xóa email không quan trọng, file email
thừa vào các folder đã được ấn định trước. Hãy tập thói quen lọc email tới
bằng cách này là điều tối quan trọng đối với hầu hết người dùng nhằm
tăng hiệu suất làm việc.
Hãy thận trọng với các email folder. Một e-mail folder không nên bị
giới hạn về tiêu đề hiển thị, những cũng không nên quá dài khiến nó trở
nên rườm rà, trừ phi bạn muốn sử dụng folder này để lưu trữ và không

cần quan tâm tới nội dung của nó. Sử dụng một tên miêu tả cho mỗi
folder và giữ chúng đủ ngắn gọn để khi kéo con trỏ qua bảng Mail
Folders, bạn sẽ không phải mất công.

Sử dụng các rule của email để tự động định tuyến email đến vào các
folder cụ thể, giúp bạn làm việc trong hòm thư dễ dàng hơn.
Sử dụng các rule để định tuyến message tự động. Khi không cần thiết
tới tác động của người dùng, các rule của email có thể tiết kiệm thời gian
rất hiệu quả. Ví dụ, công ty bạn nhận được thư thông báo đến từ một địa
chỉ 10 lần trong ngày? Hãy chuyển chúng sang một folder nào đó để xem
lại sau. Trong Outlook, hãy tìm một rule thông minh giúp bạn tạo một
loạt các rule khác. Để tìm thấy nó, chọn Tools > Rules and Alerts. Hầu
hết các chương trình email khác đều có lựa chọn tương tự giúp bạn thiết
lập các rule tự động.
Vẽ lại bản đồ với phím Windows. Bạn đã từng sử dụng phím Windows?
Hoặc bạn không thích nơi chúng được đặt và muốn tráo đổi vị trí với
phím khác? Hãy download phần mềm vẽ lại bản đồ bàn phím. Có rất
nhiều ứng dụng miễn phí và nếu mất phí thì cũng rất rẻ có thể thực hiện
công việc này nhưng Keyboard Remapper ($10) được đánh giá là phần
mềm hoạt động tốt nhất. Sau khi cài đặt phần mềm, bạn có thể thay đổi vị
trí của các bàn phím. Tuy nhiên, hãy nhớ trong đầu là bạn không thể thay
đổi hoặc vô hiệu hóa phím Fn của máy tính xách tay.
Tùy biến công cụ tìm kiếm mặc định của trình duyệt. Nhà sản xuất
máy tính thường xuyên để công cụ tìm kiếm mặc định cho Internet
Explorer là công cụ nào trả tiền cho họ cao nhất. Nếu không, công cụ mặc
định sẽ là công cụ tìm kiếm của Microsoft: Bing. Thay đổi cài đặt này
bằng cách kích vào mũi tên ở trên cùng góc bên phải của cửa sổ IE (Bên
trong hộp tìm kiếm), và kích vào Find More Providers. Bạn sẽ không
thấy Google nếu không tìm kiếm. Thế nên, gõ Google vào hộp tìm kiếm
‘Find add-ons…’ rồi chọn kết quả đầu tiên: Google Search

Suggestions. Tiếp đến, kích vào Add to Internet Explorer, và ở cửa sổ
pop-up, kích vào Make this my default search provider.
Nâng cấp Windows Search. Nếu Windows Search không tìm thấy dữ
liệu bạn chắc chắn rằng đã lưu trên máy của mình, hãy kiểm tra Windows
Indexing Options (gõ indexing options vào thanh tìm kiếm ở Windows 7
Start Menu), sau đó kiểm tra các khu vực có trong chỉ số tìm kiếm. Tiếp
đến, kích vào Modify và điều hướng tới ổ C để thêm các khu vực khác
vào chỉ số tìm kiếm.
Đổi tên file nhanh chóng. Bạn cần thay đổi rất nhiều file trong Windows
Explorer? Hãy chọn file đầu tiên trong danh sách rồi nhấn F2 và điền tên
mới. Khi thay đổi xong, nhấn Tab thay vì nhần Enter. Explorer sẽ nhảy
sang file tiếp theo trong danh sách và tự động chọn toàn bộ tên file để bạn
có thể chỉnh sửa luôn tên mà không cần phải nhấn phím Backspace. Tiếp
tục nhấn phím Tab và bạn sẽ chỉnh sửa được cả một danh sách trong thời
gian ngắn. (Xem thêm video Đổi tên nhiều file một cách nhanh chóng)
Kéo vào Outlook. Trong Outlook, bạn có thể kéo bất kì một mục tin nào
tới các khu vực khác của chương trình. Sau đó, chương trình sẽ tạo ra một
mục tin mới ở đó, với thông tin đã được kéo giống như một phần của mục
tin mới. Ví dụ, nếu bạn kéo một email vào nút Contacts, nó sẽ tạo một
contact mới cho người gửi, tự động điền mục Name và Email và đặt phần
thân của message vào mục Notes. Nếu kéo một liên lạc vào Calendar và
bạn đã có thể tạo thư mời họp mặt, sẵn sàng gửi cho người này.

Không nên thường xuyên kiểm tra email. Kiểm tra thường xuyên sẽ
khiến bạn mất tập trung và làm gián đoạn công việc của bạn. Giảm tần
suất kiểm tra email mới sang một khoảng thời gian khác bớt xao nhãng
hơn: Cứ 10 – 15 phút là khoảng thời gian đủ để bạn tập trung vào công
việc nhưng cũng không làm mọi người khó chịu khi chờ bạn trả lời.
Trong Outlook, kích Ctrl-Alt-S và chỉnh sửa số trong ‘Schedule an
automatic send/receive every __ minutes’ để nhận email mới trong

khoảng thời gian này.
Tìm kiếm email quan trọng dễ hơn. Chỉ cần thay đổi dòng tiêu đề là
được. Chẳng có điều gì khó chịu hơn việc nhận một bức email quan trọng
có có dòng tiêu đề “vô vị”, không có dấu hiệu gì của email quan trọng ví
như “này” (Thậm chí dòng tiêu đề còn bị để trống). Một tiêu đề có ý
nghĩa sẽ nâng cấp khả năng tìm kiếm cũng như giúp email của bạn trở
nên giá trị hơn. Trong Outlook, mở message quan trọng ra, chọn dòng
tiêu đề và điền một tiêu đề ý nghĩa nhất bạn muốn.
Chọn nhiều file một cách dễ dàng. Sử dụng phím Ctrl hoặc Shift để
chọn nhiều file trong Windows Explorer rất khó và còn xảy ra lỗi. Tuy
nhiên, nếu bạn thường xuyên cần phải mở nhiều file cùng một lúc, hãy
bật hệ thống hộp đánh dấu của Windows – nó sẽ giúp bạn chọn các file dễ
dàng hơn. Trong Windows Explorer, bạn có thể tìm thấy cài đặt này dưới
mục Organize > Folder and search options > View. Kéo thanh trượt
xuống dưới và chọn Use check boxes to select items rồi kích OK. Sau
đó, khi muốn chọn nhiều file, folder, chỉ cần kích vào ô vuông bên cạnh
thẻ Name là được.
Sử dụng hệ thống phân nhóm của Outlook. Outlook cho phép bạn quy
ước màu cho các message, danh sách tác vụ các mục tin, lịch, và thậm chí
là các liên lạc thành 6 mục khác nhau. Chỉ vào một hệ thống và gắn màu
cho chúng. Ví dụ, màu đỏ dành cho công việc kinh doanh, xanh cho các
dữ liệu cá nhân. Hoặc, bạn cũng có thể quy ước màu cho các mục tin dựa
theo mức độ khẩn cấp: xanh lá cây cho các việc “cần làm trong ngày”,
xanh da trời cho “cần làm trong tuần” và vàng dành cho “cần làm trong
tháng”.
Nâng cấp tính năng ‘Send To’. Khi phải chuột vào một file trong
Windows Explorer, nhấn phím Shift trước khi kích rồi chọn lệnh Send
To. Windows sẽ hiển thị một loạt các lựa chọn phụ, ví như chuyển file
sang một folder thường được sử dụng.
Sử dụng tính năng tìm kiếm folder của Outlook. Mặc dù hiện nay tính

năng tìm kiếm dữ liệu và gắn chỉ số PC đã trở nên thông dụng, tính năng
Search Folders trong Outlook vẫn có một chức năng. Đặc biệt, các folder
này sẽ lưu lại bản copy của tất cả message dựa trên các rule bạn đã định
trước đó – ví như các message có từ khóa trong dòng tiêu đề hoặc được
gửi/nhận từ một người nào đó – và các folder này sẽ tự cập nhật khi có
messeage mới. Nếu bạn thường xuyên phải kiểm tra các thông báo từ một
ai đó (ví như sếp của bạn hoặc khách hàng quan trọng), nhưng việc sắp
xếp chúng vào folder cá nhân không hiệu quả với bạn, Search Folders sẽ
giúp bạn tiết kiệm thời gian. Bạn có thể cài đặt chúng qua New > Search
Folders.
Thay thế ‘Favorites’ của Windows Explorer. Kéo các folder lên trên
cùng bên trái của màn hình từ Explorer rồi sắp xếp chúng theo cách bạn
muốn. Phải chuột và chọn Remove để loại bỏ bất cứ thứ gì bạn không
muốn.
Cài đặt bộ lọc Spam tốt hơn. Nếu chương trình email của bạn chưa có
tính năng này, bạn có thể tìm kiếm chương trình lọc spam để dùng. Một
lựa chọn tốt có thể là chương trình Cloudmark DesktopOne.