6 lời khuyên để giải quyết công việc hàng ngày một cách hiệu quả ppt

6 lời khuyên để giải quyết công việc hàng ngày một cách hiệu
quả
Bạn đến văn phòng và chán nản khi thấy nhiều công việc ngập đầu
đang chờ bạn? Bạn phải giải quyết cùng một lúc nhiều công việc
và đang hoang mang không biết bắt đầu từ đâu? Bài viết sau đây
cho bạn những lời khuyên giúp giải quyết công việc hàng ngày
một cách hiệu quả và với một tâm trạng bình tĩnh hơn. Những lời
khuyên này chủ yếu dành cho các bạn đang đi làm nhưng các bạn
sinh viên hay các bạn nội trợ cũng có thể áp dụng trong công việc
học tập hay trong việc nhà hàng ngày của mình.


Trước khi bắt tay vào giải quyết công việc

- Lời khuyên 1: Viết ra những công việc cụ thể cần làm trong ngày

Sau khi đến văn phòng để bắt đầu một ngày làm việc mới, việc đầu
tiên là bạn nên ghi ra cụ thể những công việc cần làm trong ngày.
Ban có thể ghi ra những công việc này trên giấy sticker và dán trên
bàn làm việc của mình. Ghi ra cụ thể những công việc cần làm sẽ
giúp bạn: (1) hình dung ra được cụ thể (chứ không phải là mơ hồ)
về khối lượng công việc cần làm trong ngày từ đó sẽ giúp bạn bình
tĩnh hơn để giải quyết công việc và (2) tránh được việc quên hay
bỏ sót công việc.

- Lời khuyên 2: Tách công việc lớn và phức tạp ra thành nhiều
công việc nhỏ và dễ thực hiện

Khi ghi ra công việc cần làm, bạn nên ghi một cách cụ thể các
công việc cần làm, càng cụ thể càng tốt. Đừng nên ghi chung
chung như: “Làm việc với tất cả các khách hàng” mà hãy ghi cụ

thể “1. Làm việc với khách hàng A”, “2. Làm việc với khách hàng
B”.

Nếu phải giải quyết một công việc lớn và phức tạp thì bạn nên chia
công việc đó ra thành nhiều công việc nhỏ và dễ thực hiện. Ví dụ
nếu giám đốc của bạn yêu cầu bạn viết một báo cáo dài 20 trang về
tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty A thì bạn có thể chia
tách ra thành những công việc nhỏ sau đây để dễ thực hiện:

1. Đọc các báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty A
và ghi lại những điểm cần lưu ý, những thông tin thu thập được
qua các báo cáo.

2. Gặp và thảo luận với giám đốc Công ty A (và các phòng ban có
liên quan) về những thông tin thu thập được qua các báo cáo.

3. Viết báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty A.

Trong mỗi công việc ở trên bạn có thể tiếp tục chia tách ra thành
những công việc nhỏ hơn. Ví dụ bạn có thể chia tách việc viết báo
cáo ra thành các việc: (1) viết phần mở đầu, (2) viết phần nội dung
và (3) viết phần kết luận.

Bắt đầu công việc từ đâu?

- Lời khuyên 3: Bắt đầu từ những công việc dễ

Nhiều người bắt đầu một ngày làm việc bằng việc giải quyết những
công việc khó để rồi chán nản và hoang mang khi gặp khó khăn
trong lúc giải quyết những công việc khó này. Trí óc của chúng ta

cũng như một cỗ máy, nó thường bắt đầu một cách ì ạch và chỉ
được “khởi động” hay “hâm nóng” lại sau một khoảng thời gian
làm việc. Như vậy, để khởi động bạn nên bắt đầu từ công việc dễ
và chuyển dần sang những công việc khó. Như vậy, khi trí óc bạn
đã đi vào guồng máy hoạt động trơn tru thì cũng chính là lúc bạn
giải quyết những công việc khó dần.

Một lợi ích khác của việc giải quyết công việc từ dễ đến khó là sau
khi hoàn thành những công việc dễ bạn sẽ dần dần tăng thêm lòng
tự tin và sự phấn khởi làm việc trong bạn. Và với sự tự tin và phấn
chấn được tích lũy dần trong khi bạn làm những công việc dễ, bạn
sẽ cảm thấy dễ dàng hơn khi giải quyết công việc khó.

- Lời khuyên 4: Bắt đầu từ những công việc khẩn cấp

Bạn nên dành thời gian để giải quyết những việc khẩn cấp trước.
Những công việc không khẩn cấp bạn nên để sau. Ví dụ nếu bạn
cần thiết phải gọi điện cho ai đó thông báo về một việc quan trọng
thì ban nên sắp xếp thời gian goi điện ngay trước khi làm các việc
khác. Lợi ích của việc giải quyết những công việc khẩn cấp trước
là nó sẽ mang lại cho bạn sự bình tình và thanh thản trong tâm hồn
để làm việc. Bạn sẽ không phải lo âu hay áy náy về một công việc
khẩn cấp chưa giải quyết.

Trong khi giải quyết công việc

- Lời khuyên 5: Giải quyết dứt điểm từng công việc

Tại một thời điểm bạn nên tập trung vào giải quyết một và chỉ một
công việc mà thôi. Hãy dành toàn bộ sự tập trung cho công việc

bạn đang giải quyết và tạm thời quên đi các công việc khác. Đừng
lo âu, đừng bồn chồn về các công việc khác. Cho dù các công việc
khác có nhiều bao nhiêu thì chúng chỉ được hoàn thành khi bạn
từng bước, từng bước hoàn thành từng công việc.

Lợi ích của việc giải quyết dứt điểm từng công việc là bạn sẽ cảm
thấy vui hơn và tự tin hơn sau khi hoàn thành mỗi công việc. Càng
để dở dang nhiều công việc chưa hoàn thành càng làm cho bạn
cảm thấy bồn chồn lo lắng, và chắc chắn điều này sẽ ảnh hưởng
không tốt đến khả năng làm việc và chất lượng công việc của bạn.

Tất nhiên, nếu vì một lý do nào đó bạn không thể hoàn thành dứt
điểm một công việc (ví dụ chưa có đủ dữ liệu hoàn thành một báo
cáo), thì bạn có thể giải quyết một công việc khác trong khi chờ
đợi và quay trở lại hoàn thành công việc đó khi có điều kiện.

Sau khi giải quyết xong công việc

- Lời khuyên 6: Hãy tự thưởng cho mình sau khi hoàn thành mỗi
công việc

Sau khi hoàn thành mỗi công việc nho nhỏ bạn nên tự thưởng cho
mình dưới một hình thức nào đó. Bạn có thể đi uống một tách trà
hay nghe một bản nhạc trước khi quay trở lại tiếp tục giải quyết
công việc khác (tất nhiên là bạn không nên nghe hết cả một đĩa
nhạc rồi mới quay lại làm việc :-). Lợi ích của việc làm này là bạn
tự tạo ra một động lực cho bản thân để phấn đấu hoàn thành công
việc.

Sau khi hoàn thành một công việc tôi vẫn thường lấy bút gạch đi

công việc trong danh sách công việc mà tôi dán trên bàn làm việc
của mình. Tôi còn ghi bên cạnh công việc hoàn thành 2 chữ “hoàn
thành”. Mỗi lần làm như vậy tôi cảm thấy một niềm hạnh phúc
mênh mông. Càng có nhiều từ “hoàn thành” được ghi trong danh
sách công việc như vậy, tôi càng tiến dần đến mốc hoàn thành tất
cả công việc trong ngày. Bạn cũng có thể làm như vậy phải không?
Chúc bạn giải quyết các công việc hàng ngày một cách hiệu quả.

Theo khatvong (Bài học thành công)