Bài 1 - Introduction about email & its context -phần 3 ppt

Bài 1 - Introduction about email & its
context (Giới thiệu về email & phạm vi
của email) –phần3



THE BODY

PHẦN THÂN CỦA BỨC THƯ
ĐIỆN TỬ, BAO GỒM NỘI
DUNG CHÍNH MÀ NGƯỜI
GỬI MUỐN TRUYỀN ĐẠT





THE
SIGNATURE

PHẦN CHỮ KÝ

CONTEXT OF EMAIL (PHẠM VI CỦA EMAIL)

Thông thường một cuộc trò chuyện phạm vi trao đổi khá
nhỏ. Về mặt không gian, bạn trò chuyện trực tiếp với ai đó
đồng nghĩa với việc hai người cùng ở trên một vị trí, địa
điểm cụ thể nhất định. Còn khi các bạn trao đổi với người
khác qua điện thoại, bạn và người đó phải nói chuyện tại
cùng một thời điểm, nói cách khác, hai người có sự tương

đồng về thời gian.
Trường hợp phạm vi trao đổi ở mức độ trung bình là khi
các bạn trao đổi qua thư với quy trình thu thập nội dung,
viết ra giấy sau đó dán tem rồi gửi cho đối tượng bạn
muốn trao đổi.

Tuy nhiên trao đổi qua e-mail các bạn khó có thể đảm bảo
bất kỳ điều gì về địa điểm của người gửi, thời gian gửi,
tâm trạng của người gửi, sở thích hoặc những giá trị mà
bạn sẽ nhận được trong tương lai.
Điều đó có nghĩa là các bạn sẽ phải thật cẩn thận khi đưa
ra những thông tin của bạn cho người nhận. Phần dưới
đây sẽ cung cấp cho các bạn những chiến lược cụ thể để
làm điều đó.
USEFUL SUBJECT LINES (NHỮNG DÒNG CHỦ ĐỀ
HỮU ÍCH)

Dòng chủ đề thường gắn liền hoặc liên quan một cách
trực tiếp và mật thiết đến phần thân của e-mail. Khi đọc
dòng chủ đề, người nhận e-mail sẽ tự động hướng tới một
phạm vi riêng biệt và cụ thể được đề cập ở dòng chủ đề
trước khi họ đọc phần nội dung của bức e-mail.
Dòng chủ đề nên ngắn gọn vì vậy một khuyến cáo khá
phổ biến là người gửi thư điện tử nên cắt bớt những dòng
chủ đề quá dài dòng. Bởi chưa có một quy ước hay qui
tắc nào đưa ra bắt buộc dòng chủ đề phải là một câu hoàn
chỉnh. Ngoài ra, phần này cũng nên đưa ra những đầu
mối, gợi ý về phần nội dung của bức thư điện tử.
Ví
dụ

Subject:
need 3 thrombos by Tues


Chris - I need three thromblemeisters for
Thursday's demo in Boston. They need to
be left-handed, and they need to be
packed for shipping by Tuesday night.
Quan sát ví dụ trên các bạn có thể dễ dàng nhận thấy
dòng chủ đề đã tóm tắt rất khéo những thông tin quan
trọng nhất của phần nội dung của một bức thư điện tử.
Khi bức thư điện tử của bạn là phần trả lời của một bức e-
mail khác, phần mềm soạn thảo e-mail của bạn sẽ tự
động đưa ra dòng chủ đề bắt đầu với RE: hoặc Re:; phần
viết tắt của từ REPLY (TRẢ LỜI).
Tuy nhiên, trong những trường hợp phần mềm soạn e-
mail của bạn không thực hiện theo nguyên tắc đó các bạn
hãy tự mình điền thêm RE: vào phần e-mail trả lời của
mình, điều đó giúp người nhận có thể dễ dàng nhận diện
các loại email cũng như thể hiện phép lịch sự trong việc
giao thiệp qua e-mail.
Ví
dụ



Subject:

Re: need 3 thrombos by Tues


Pat - I've got two thromblemeisters
already packed
from last week's demo, but I don't have
another
functional left-handed one right now. Can
you
cope with two lefties and one rightie?
Với những trường hợp yêu cầu thời gian trả lời khá gấp,
các bạn có thể bắt đầu dòng chủ đề của mình với chữ
URGENT (KHẨN CẤP). Điều đó đặc biệt có ý nghĩa nếu
người bạn gửi e-mail tới thường nhận được rất nhiều thư
điện tử. Bởi làm như vậy sẽ giúp bức e-mail không bị lẫn
với nhũng bức thư điện tử của người khác và có thể được
trả lời sớm.
Ví
dụ



Subject:
URGENT: need left-handed
thrombo


I've *got* to have another left-handed
thromblemeister
for the Boston demo, and I need it by

tomorrow
afternoon. Chris only has two, and I've
got to have
three. Chris *does* have a broken leftie,
so if
anyone could fix that one, or if they have
one in
their desk somewhere, I'd really
appreciate it!