Để tổ chức sự kiện hiệu quả hơn potx

Để tổ chức sự kiện hiệu quả hơn
Để tổ chức sự kiện hiệu quả hơn cần các yêu cầu sau:
Xác định mục đích sự kiện : Một event thành công hay không
phụ thuộc vào việc bạn xác định mục đích của sự kiện đó. Bạn
cần làm việc với những người có liên quan như nhà tài trợ, nhà
trường để thống nhất về mục đích chương trình. Mục đích bạn
đưa ra cần phải rất cụ thể để làm căn cứ thực hiện. Bạn cũng cần
xây dựng thông điệp xuyên suốt của sự kiện đó.

- Chuẩn bị các nguồn lực: Trước khi bắt đầu một sự kiện bạn
cần đánh giá lại các nguồn lực mình đang có như bạn có bao
nhiêu người, dự kiến tài chính bao nhiêu, có các nguồn lực bên
ngoài nào hỗ trợ.

- Kế hoạch triển khai tổ chức sự kiện: Bạn cần thể hiện toàn
bộ ý tưởng của sự kiện đó từ mục đích đến các nguồn lực, các
hoạt động cụ thể trong bản kế hoạch triển khai. Nếu như bạn có
ý định đi xin tài trợ cho event bạn cần làm một bộ hồ sơ tài trợ
với bản kể hoạch triển khai làm trung tâm bên cạnh quyền lợi
các nhà tài trợ. Bạn cũng cần chuẩn bị các kịch bản chi tiết, kịch
bản MC cho chương trình.

- Phân công nhiệm vụ cho các thành viên: Bạn hãy sử dụng
công cụ Stars để phân công và kiểm soát các đầu việc. Bạn phải
thường xuyên kiểm soát được tiến độ công việc.

- Tổng duyệt và chạy thử chương trình: Nhiều người sai lầm
và sự kiện không diễn ra suôn sẻ khi không đánh giá đúng của
công tác tổng duyệt và chạy thử chương trình. Từ chuẩn bị đến
thực tế sẽ nảy sinh nhiều vấn đề. Công tác tổng duyệt nên được
tiến hành xong trước từ 1 đến 2 ngày để bạn có thể điều chỉnh

nếu cần thiết.

- Điều hành chương trình: Bạn cần bố trí một người làm đạo
diễn toàn bộ chương trình, một người phụ trách hậu cần, một
người phụ trách hậu trường… Trong quá trình đó bạn cần tùy
theo chương trình mà điều chỉnh cho phù hợp. Khi xây dựng
chương trình bạn nên tuân thủ nguyên tắc 80/20. Cần có 20%
nội dung có thể cắt bỏ hoặc thêm vào để tránh chương trình bị
“cháy”.

- Tổng kết và đánh giá sự kiện: Đây cũng là bước nhiều người
bỏ qua hoặc làm cho xong chuyện. Bạn cần đánh giá nghiêm túc
những gì đã tốt và những gì cần khắc phục lần sau căn cứ vào
mục tiêu ban đầu và bản phân công nhiệm vụ của từng thành
viên.
Sưu tầm