Sao chép cắt dán, viết hoa khi bắt đầu câu mới, AutoText. trộn văn bản trong Word

ĐỀ TÀI THẢO LUẬN
ĐỀ TÀI THẢO LUẬN
Các chức năng tự động trong
soạn thảo của phần mềm
Microsoft Word

Giới thiệu về Word

Microsoft Word là một trong những chương trình
mạnh mẽ trong việc soạn thảo văn bản, đó là lí do tại
sao Microsoft Word là sản phẩm văn phòng được sử
dụng rộng rãi trên thế giới

Với Microsoft Word, bạn không những tạo ra được văn
bản 1 cách dễ dàng , nhanh chóng, mà nó còn giúp bạn
tạo ra những văn bản mang tính chuyên nghiệp cao

Không như đánh máy, Microsoft Word cho phép bạn
hiệu chỉnh nội dung của văn bản, chèn thêm hình ảnh,
bảng biểu vào văn bản 1 cách hiệu quả, trực quan và
sinh động

Các phiên bản đã ra đời của Word

Word 1.0

Word for Windows

Word for Windows
2.0


Word 6 for Windows

Word 95 hay Word
7.0

Word 97

Word 2000

Word XP

Office Word
2003

Office Word
2007

Các chức năng tự động của Word

Sao, chép, cắt, dán

Viết hoa khi bắt đầu
câu mới

AutoText

Tìm kiếm, thay thế

Trộn văn bản


Tạo các cột báo

Tạo chữ cái lớn đầu
dòng

Tạo chữ nghệ thuật

1) Sao chép, di chuyển đoạn văn bản

Sao chép đoạn văn bản là thao tác sao chép nội
dung và định dạng của đoạn văn bản được chọn
vào 1 vị trí khác cần có đoạn văn bản đó

Cắt, dán đoạn văn bản là thao tác di chuyển nội
dung được chọn tới vị trí mới mà ta muốn.

1.1 Sao chép đoạn văn bản

Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần sao chép

Bước 2:
Cách 1: Sử dụng Menu Bar: Edit  Copy
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C
Cách 3: Sử dụng biểu tượng Copy trên thanh công cụ

Bước 3:
Cách 1: Sử dụng Menu Bar: Edit  Paste
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V
Cách 3: Sử dụng biểu tượng Paste trên thanh công cụ

1.2 Cắt, dán đoạn văn bản

Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần di chuyển.

Bước 2:
Cách 1: Sử dụng Menu Bar: Edit  Cut
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X
Cách 3: Sử dụng biểu tượng Cut trên thanh công cụ

Bước 3:
Cách 1: Sử dụng Menu Bar: Edit  Paste
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V
Cách 3: Sử dụng biểu tượng Paste trên thanh công cụ

Các biểu tượng trên thanh công cụ
Cut
Copy
Paste

2) Viết hoa khi bắt đầu câu mới
a) Viết hoa sau dấu chấm và khi xuống dòng là 1
chức năng tự động rất tiện lợi khi bạn soạn thảo
văn bản và không phải thực hiện các thao tác viết
hoa đầu câu.
b) Cách cài đặt chế độ viết hoa khi bắt đầu câu mới

Sử dụng Menu Bar:
Tools


AutoCorrect Options…

Xuất hiện hộp thoại AutoCorrect


Chọn thẻ
AutoCorrect

Đánh dấu chọn mục
Capitalize first letter
of sentences

Kết thúc chọn OK
Thẻ
AutoCorrect
Tự động
viết hoa chữ
cái đầu câu

3) Auto Text

AutoText là chức năng nhập văn bản tự động của
Microsoft Word

Cách thực hiện:
Bước 1: Chọn (bôi đen) từ, câu, đoạn, (hay hình
ảnh) cần định nghĩa
Bước 2:
Cách 1: Sử dụng Menu Bar:
Insert  AutoText  AutoText…

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt+F3
=> Xuất hiện hộp thoại Create AutoText, chọn thẻ
AutoText


Bước 3:
Trong khung Enter
AutoText entries here:
Gõ từ tắt thay thế cho
cụm từ đã được chọn

Bước 4:
Chọn Add để kết thúc
Thẻ
AutoText
Gõ cụm từ
tắt
Cụm từ
được định
nghĩa

4) Tìm kiếm, thay thế
Tính năng Find & Replace trong Word giúp
tìm kiếm trong văn bản, đồng thời giúp thay thế 1
cụm từ bởi 1 cụm từ mới

Find là chức năng tìm kiếm 1 cụm từ trong văn
bản

Replace là chức năng tìm ra 1 cụm từ trong văn

bản đồng thời thay thế cụm từ đó bằng 1 cụm từ
khác

4.1 Tìm kiếm trong văn bản

Bước 1: Chọn vùng văn bản muốn tìm
kiếm

Bước 2: Khởi động tính năng tìm kiếm
trong văn bản
Cách 1: Sử dụng Menu Bar:
Edit

Find…
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + F
=> Hộp thoại Find and Replace xuất hiện


Chọn thẻ Find

Gõ cụm từ cần tìm kiếm
vào mục Find what

Ở mục Search Options
Match case: Tìm kiếm
không phân biệt chữ
hoa chữ thường
Find whole words only:
Chỉ tìm trên những từ
độc lập


Kết thúc khai báo chọn
Find Next
Thẻ Find
Gõ cụm từ cần
tìm kiếm

4.2 Thay thế trong văn bản

Bước 1: Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm và
thay thế

Bước 2: Khởi động tính năng tìm kiếm và thay
thế trong văn bản
Cách 1: Sử dụng Menu Bar:
Edit

Find…
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + F
=> Hộp thoại Find and Replace xuất hiện


Chọn thẻ Replace

Gõ cụm từ cần tìm kiếm
vào mục Find what

Gõ cụm từ thay thế ở
mục Replace with


Ở mục Search Options
Match case: Tìm
kiếm phân biệt chữ
hoa chữ thường
Find whole words
only: Chỉ tìm trên
những từ độc lập
Thẻ Replace
Gõ cụm từ
tìm kiếm
Gõ cụm từ
thay thế


Kết thúc khai báo chọn Find Next

Khi tìm thấy cụm từ cần tìm
Cách 1:
Bấm chọn Replace để thay thế cụm từ
tìm được bởi cụm từ đã được chỉ định ở
mục Replace with
Cách 2:
Nhấn nút Replace All, Word sẽ tự động
thay thế toàn bộ các cụm từ tìm được
như chỉ định ở mục Replace with

5) Trộn văn bản

Chức năng này cho phép lắp ghép nội dung từ hai
tệp tin văn bản để tạo ra một văn bản thứ ba, hoặc

chỉ pha trộn tới đâu in ngay tới đó mà không tạo
thành văn bản nào khác.

Trong trường hợp muốn gửi một văn bản có cùng
nội dung đến nhiều người như giấy báo họp, giấy
báo thi, giấy mời ta phải in nhiều Họ Tên, Địa
chỉ cho nhiều người khác nhau. Chức năng
Mail Merge trong Word có chức năng trộn nội
dung thư với danh sách Họ Tên, Địa chỉ

Bước 1: Tạo 2 tệp tin

Tập tin chính (Main Document)
chứa nội dung chung của văn
bản

Tập tin dữ liệu (Data
Document) chứa các trường
(field) nội dung cần trộn vào
tập tin chính

Trường PTCS ABC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VN
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
GIẤY MỜI
Kính mời : Ông/Bà
Là phụ huynh em :
Lớp : 9A1
Đến tại phòng : 12
để tham dự buổi họp phụ huynh đầu năm học.
Nội dung : Phổ biến quy chế và chủ trương của Nhà trường

trong năm học mới.
Rất mong quý phụ huynh tham dự đông đủ.
TP. Hồ Chí Minh, ngày 05 - 9 - 2004

GV chủ nhiệm

Bước 2: Trộn văn bản

Đặt con trỏ tại Main
Document

Sử dụng Menu Bar
Tool → Letters Mailing
→ Mail Merge

Chọn Letters

Nhấn Next


Chọn Use the current
document.

Kích Next


Chọn Use an existing
list

Kích Browse


Chọn tập tin Data
Source

Chọn các bản ghi cần
trộn, kích OK

Kích Next


Đặt con trỏ tại
vị trí thích
hợp

Chọn More
items