Kiểm soát quản lý - Chương 6 doc

Chương 6:
Lập dự toán hoạt động
• I. Khái quát về dự toán hoạt động với KSQL
• II. Quy trình lập dự toán hoạt động với KSQL
• III. Các khía cạnh hành vi trong lập dự toán
hoạt động và các kỹ thuật định lượng có ảnh
hưởng đến KSQL
I. Khái quát về dự toán hoạt động với
KSQL
• Khái niệm: Dự toán hoạt động là những dự
kiến chi tiết về các khoản thu nhập và chi phí
cũng như cách huy động và sử dụng các nguồn
vốn để thực hiện kế hoạch đã định cho năm tài
chính kế tiếp.
• vị trí: lập dự toán hoạt động là giai đoạn thứ
hai trong qui trình kiểm soát kinh tế trong
doanh nghiệp
Tác dụng của dự toán hoạt động
• Cung cấp thông tin cho các nhà quản trị một cách hệ thống về
toàn bộ các hoạt động trong doanh nghiệp trong năm tài chính
kế tiếp cũng những nguồn lực phân bổ thực hiện KH đó.
• dự toán hoạt động giúp các nhà quản lí xác định những mục
tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận, làm căn cứ đánh
giá việc thực hiện ở giai đoạn sau
• Dự toán hoạt động thể hiện các khoản dự phòng đối với những
khó khăn, những sự kiện bất thường cùng các phương án xử lý
của ban quản lý doanh nghiệp
• Dựtoán hoạt động góp phần thống nhất KH hoạt động của các
bộ phận, các đơn vị bộ phận, các đơn vị thành viên cũng như
thống nhất lợi ích của từng đơn vị thành viên với TCty khi
thực hiện các chương trình SXKD

Trình tự lập dự toán
• Có 2 cách: từ trên xuống hoặc từ dưới lên
– Dự toán được xây dựng và thông qua ở cấp cao
nhất, từ đó phân bổ cho các đơn vị thực hiện. Bản
thân dự toán sau khi phê chuẩn không thể hiện cam
kết của từng đơn vị thành viên trong việc thực hiện
dự toán, do đó KH chung khó thực hiện
– Từ các đơn vị kinh tế cơ sở: dự toán được phê
chuẩn ở cấp cao hơn. Bản thân dự toán thể hiện
cam kết của từng đơn vị cấp dưới đối với hoạt
động SXKD của đơn vị đó, theo đó trách nhiệm
được thể hiện qua các cam kết này.
Đặc điểm chính của dự toán hoạt động
• Dự toán hoạt động (DTHĐ) ước tính được các khoản lợi
nhuận tiềm năng cũng như các khoản đầu tư của một đơn vị
SXKD cho năm kế tiếp
• DTHĐ được thể hiện chủ yếu bằng đơn vị tiền tệ, bên cạnh 1
số ít chỉ tiêu bên ngoài được minh hoạ bằng các chỉ tiêu phi
tiền tệ
• DTHĐ thường chỉ lập cho 1 năm tài chính kế tiếp
• DTHĐ thường được lập ở đơn vị cấp dưới, được kiểm tra ở
cấp cao hơn và được phê chuẩn ở cấp cao nhất
• Khi đã được lập, kiểm tra và phê chuẩn, DTHĐ mang tính bắt
buộc về thực hiện đối với các bên liên quan và chỉ thay đổi
trong những TH đặc biệt
• định kỳ, việc thực hiện dự toán phải được kiểm tra, đánh giá
tất cả những biến động phải được phân tích, giải trình chi tiết.
Phân biệt DTHĐ với dự báo tài chính
Không phải cập nhật, không phải
phân tích, giải trình những thay đổi

Được cập nhật, phân tích,
giải trình những thay đổi
Nội dung
Không có qui trình, không phải
kiểm tra, phê chuẩn
Được lập, kiểm tra theo 1
qui trình chặt chẽ
Qui trình lập
Theo đơn vị tiền tệ hoặc phi tiền tệTheo đơn vị tiền tệHình thức
thể hiện
chỉ để tham khảo, không ràng buộc
trách nhiệm
Mang tính bắt buộcTrách nhiệm
thực hiện
Không giới hạn thời gian (có thể 1
năm hoặc hơn)
được lập cho năm TC kế
tiếp
Khoảng thời
gian
Có thể do đơn vị hoặc người bên
ngoài đơn vị lập
Do đơn vị tự thực hiệnChủ thể thực
hiện
dự báo tài chínhDTHĐ
II. Quy trình lập dự toán hoạt động với
KSQL
• B1: lập dự thảo dự toán hoạt động
• B2: Kiểm tra, thương thuyết và thoả thuận về
nội dung dự toán hoạt động

• B3: định hướng, xử lí các chênh lệch (thâm
hụt, vượt, thặng dư dự toán)
• B4: Kiểm tra, phê chuẩn
• B5: (trong năm tài chính) sửa đổi, cập nhật dự
toán khi thực hiện
B1: lập dự thảo dự toán hoạt động
• đưa ra các hướng dẫn cho việc lập dự toán hoạt
động theo kế hoạch thực hiện chiến lược đã
định. Bao gồm:
– Nội dung dự toán
– Các nguồn đầu tư để thực hiện dự toán
– Tiến độ thực hiện dự toán và các mốc thời gian
trong việc kiểm tra việc thực hiện dự toán
• Các đơn vị thành viên (có hạch toán riêng) lập các
bản dự thảo dự toán hoạt động theo hướng dẫn. Trong
đó để xây dựng các chỉ tiêu về sản lượng, doanh thu,
CP nhân công, CP NVL, dịch vụ đầu vào, bộ phận
chuyên trách tại đơn vị phải tính đến các yếu tố ảnh
hưởng bên trong và bên ngoài, bao gồm:
– Yếu tố bên trong: những thay đổi về phương pháp kế toán
chi phí, phương pháp tính giá thành sản phẩm có nhất quán,
phù hợp với chương trình SXKD không
– Yếu tố bên ngoài: những thay đổi trong môi trường quản lý
vĩ mô, trong chính sách thuế, đầu tư… có ảnh hưởng đến
thị trường, số lượng hàng bán và giá bán.
B2: Kiểm tra, thương thuyết và thoả
thuận
• Người đứng đầu của đơn vị lập dự toán hoạt
động nộp dự thảo lên cấp trên để kiểm tra và
thảo luận với nhà quản lí cấp cao hơn về nội

dung dự thảo nhằm thống nhất mục tiêu hoạt
động và lợi ích giữa đơn vị cấp trên và cấp
dưới.
B3: định hướng, xử lí các chênh lệch
• Thâm hụt: là chênh lệch giữa mức dự toán và
mức ước tính cao nhất đối với 1 chỉ tiêu cụ thể
trong dự toán.
• Xu hướng lập dự toán: CP lập ở mức cao hơn
so với ước tính thấp nhất, thu nhập: lập dự toán
ở mức thấp hơn so với ước tính cao nhất
• Mục đích của định hướng, xử lí các chênh lệch
là phát hiện để xoá các chênh lệch có thể trên
cơ sở 1 mức tiền lệ trước.
B4: Kiểm tra, phê chuẩn ở cấp cao nhất
• Cơ quan cao nhất: đại hội cổ đông, chủ tịch HĐQT,
hay giám đốc điều hành
• Qui trình kiểm tra, phê chuẩn:
– trên cơ sở tổng hợp dự toán của các đơn vị cấp dưới, bộ
phận chuyên trách cho quản lý cấp cao nhất của doanh
nghiệp kiểm tra, soát xét dự toán đã lập của các đơn vị
thành viên, đối chiếu với:
• Kế hoạch thực hiện chiến lược đã định
• tính nhất quán trong việc xây dựng dự toán giữa các năm tài chính
của các đơn vị thành viên cùng với các nguồn lực được phân bổ
cho các đơn vị thành viên giữa các năm tài chính. Với chương trình
dự án mới thì so sánh với mức chuẩn ở bên ngoài
• Sau khi bộ phận chuyên trách rà soát, việc phê
chuẩn do TGĐ thực hiện.
• Dự toán được duyệt là căn cứ để phân bổ ngân
sách của TCty cho các đơn vị thành viên, căn

cứ để huy động, tiếp nhận các khoản vốn đầu
tư, vốn vay, và là căn cứ để đánh giá kết quả
hoạt động của các đơn vị thành viên theo dự
toán đã lập.
• ý nghĩa của lập dự toán:
– Thể hiện công việc của TCty cho năm tài chính,
gắn liền với kế hoạch đã lập
– Cơ sở để bộ phận chức năng huy động vốn đầu tư
vào lĩnh vực khác nhau như chứng khoán
– Căn cứ để đánh giá kết quả thực hiện của từng đơn
vị thành viên
B5: sửa đổi, cập nhật dự toán (TH đặc biệt)
• Trong những TH đặc biệt, dự toán có thể được sửa
đổi
• Nguyên tắc cơ bản trong quản lý tài chính tại các đơn
vị: phải thực hiện một cách chặt chẽ dự toán đã lập,
đã được kiểm tra và phê chuẩn. đơn vị thành viên
lập dự toán không thể tự ý sửa đổi dự toán. Tuy
nhiên, dự toán hoạt động của doanh nghiệp có thể
thay đổi trong những TH đặc biệt khi có sự thay đổi
đáng kể trong hoạt động SXKD của các đơn vị thành
viên hay các chương trình, dự án SXKD
• 2 hình thức sửa đổi dự toán:
– Sửa đổi định kỳ trên cơ sở cập nhật các điều kiện mới
– Dự toán đã phê chuẩn có thể sửa trong TH đặc biệt không
phụ thuộc vào thời gian định trước, mang tính bất thường
Nội dung dự toán hoạt động
• Dự toán về doanh thu tiêu thụ hàng hoá dịch
vụ của đơn vị SXKD có hạch toán riêng
• Dự toán về chi phí SXKD, giá vốn hàng bán

• Dự toán về chi phí marketinh, CP bán hàng
• Dự toán về chi phí quản lý, chi phí tài chính
• Dự toán về chi phí nghiên cứu…
• Ngoài ra còn có các dự toán: về vốn (vốn huy
động, hoàn trả vốn), về Bảng CĐKT, về BC
lưu chuyển tiền tệ
• ở Việt Nam, dự toán bao gồm:
– dự toán tiêu thụ,
– dự toán sản xuất,
– dự toán NVL,
– dự toán chi phí lao động, nhân công trực tiếp,
– dự toán về thành phẩm tồn kho cuối kỳ,
– dự toán về chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh
nghiệp
III. Các khía cạnh hành vi trong lập dự toán hoạt
động và các kỹ thuật định lượng có ảnh hưởng
đến KSQL
• 1. các khía cạnh hành vi
• 2. các kỹ thuật định lượng
1. các khía cạnh hành vi
• Một trong những mục tiêu cơ bản của KSQL là khuyến khích
các nhà quản lý các cấp thực hiện được các mục tiêu về tổ
chức một cách hiệu lực và hiệu quả.
• Để việc lập DTHĐ trong doanh nghiệp có hiệu qủa, người ta
thường xem xét các khía cạnh hành vi sau:
– Mức độ tham gia vào quá trình lập DTHĐ của các đơn vị cấp dưới
– tính khả thi trong việc thực hiện dự toán
– Sự tham gia của ban quản lí cấp cao vào quá trình lập và phê chuẩn
DTHĐ. Sự tham gia này là điều kiện cần thiết để thực hiện các mục
tiêu:

• Kiểm soát và quản lí chặt chẽ DTHĐ
• động viên khích lệ cấp dưới
• Tránh quan liêu trong quản lí
– Mức độ tham gia của bộ máy chuyên trách (phòng kế hoạch, phòng kế
toán…). Nếu bộ máy chuyên trách hoạt động có hiệu quả sẽ nâng cao
chất lượng dự toán và ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện KH.
tính khả thi trong thực hiện dự toán
• 1 dự toán gọi là lý tưởng khi bảo đảm 2 điều
kiện:
– khả thi (thực hiện được) và
– mang tính thử thách đối với các nhà quản lí ở đơn
vị cơ sở. Nếu nhà quản lí hoạt động tốt thì dự toán
phải thực hiện được trên 50%, còn lại phụ thuộc
nhân tố khác.
• Nguyên nhân mà nhà quản lí cấp trên phê duyệt dự
toán cấp dưới trình lên nhưng không đặt ra chỉ tiêu
quá cao, là:
– Nếu DTHĐ cho các đơn vị thành viên được điều chỉnh theo
hướng khó thực hiện hơn thì ban quản lí tại các chương
trình dự án tại các đơn vị thành viên sẽ từ bỏ mục tiêu dài
hạn để đổi lấy lợi ích ngắn hạn
– Mức độ khó khăn khi thực hiện DTHĐ là nguy cơ tạo ra
gian lận tài chính (doanh thu giả tạo, không đúng kỳ, xử lý
nợ quá hạn, HTK sai qui định…)
– Nếu dự toán về lợi nhuận quá khó để đạt được sẽ tạo ra ảnh
hưởng tiêu cực về tâm lý cho các đơn vị thành viên
– Nếu DTHĐ được phê chuẩn ở mức hợp lý và doanh nghiệp
thực hiện có thể đạt hay vượt các chỉ tiêu dự toán sẽ tạo ra
không khí thuận lợi trong SXKD trong những năm kế tiếp
2. các kỹ thuật định lượng

• Mô phỏng: là phương pháp tạo ra mô hình của 1 tình
huống có thật và vận hành mô hình đó đển đi đến kết
luận về tình huống thực tế đó.
Thực tế khi lập mô hình có sự trợ giúp của máy tính
• ước tính: được sử dụng rộng rãi trong việc kiểm tra,
phê chuẩn dự toán hoạt động cuả cấp dưới. Việc ước
tính có thể được thực hiện thông qua:
– Chuẩn chung (nếu có)
– Phân tích xu hướng và dựa vào số liệud dã thực hiện hiện ở
các năm trước
– Mối quan hệ giữa các chỉ tiêu khác nhau trong hệ thống dự
toán