Thủ thuật sử dụng Gmail hiệu quả hơn ppsx

Thủ thuật sử dụng Gmail hiệu quả hơn
Có thể nói email là một cái gì đó mà hầu hết mọi
người đều sử dụng hàng ngày. Phần lớn mọi người
chọn Gmail vì những lý do như sự mạnh mẽ hay đơn
giản là vì tính dễ sử dụng. Vấn đề là nhiều người vẫn
chưa thực sự biết hết những gì mà Gmail có khả năng
làm được hơn thế.
Mặc dù có rất nhiều bài viết khác nhau về những thủ
thuật trong sử dụng dịch vụ email trên nền web của
Google, nhưng sẽ còn rất nhiều điều đáng nói về nó
bởi sự phát triển không ngừng của dịch vụ này. Cộng
thêm các cách sử dụng khác nhau của mỗi người đối
với mỗi tính năng, điều này mở ra vô số những khả
năng cho bạn để Gmail trở thành chương trình email
cuối cùng của mình.
Priority inbox
Phải thừa nhận rằng, ban đầu khi mới phát hành
nhiều người chưa thực sự trở thành một fan hâm mộ
của tính năng mới - Priority inbox. Sự thực là Google
đã làm hết sức mình để tìm ra những gì là quan trọng
nhất cho người dùng của mình. Người dùng không
cần phải thiết lập các quy tắc để phân loại e-mail.
Tính năng Priority Inbox sẽ nhận diện cấp độ quan
trọng của e-mail bằng cách “quan sát” người dùng
thường xuyên nhận e-mail từ địa chỉ nào, e-mail nào
thường xuyên được mở và trả lời; e-mail nào bị “lãng
quên”.
Khi hoạt động, tính năng này sẽ tìm hiểu về những
người trò chuyện với bạn qua email. Nó cũng theo
dõi những gì bạn mở và những thứ có trong thùng rác
mà không cần mở ra. Bạn có thể trợ giúp Google

bằng cách đánh dấu các email quan trọng hoặc không
quan trọng. Sau một thời gian Priority inbox của bạn
sẽ có độ chính xác đến bất ngờ.
Ngoài ra bạn có thể sử dụng như hộp thư đến trên
thiết bị Android. Nó sẽ giúp bạn nhận được những
thứ quan trọng ngay trên điện thoại trong khi di
chuyển hay không có máy tính.

Multiple Inboxes
Nếu bạn cần kiểm tra nhiều tài khoản email, có một
số cách để làm điều này rất dễ dàng. Một trong những
cách đó là sử dụng tính năng Multiple Inboxes trong
Gmail Lab. Trong bài viết này bạn sẽ biết cách làm
thế nào để thêm nhiều địa chỉ vào hộp thư riêng. Bạn
cũng có thể làm điều tương tự bằng cách sử dụng các
toán tử cho các nhãn hoặc địa chỉ email cụ thể hay
bất kỳ điều gì khác mà bạn nghĩ ra.
Để làm điều này, thêm is:pending vào hộp truy vấn
tìm kiếm. Như vậy những thư bạn đã gán nhãn sẽ
được đưa vào hộp thư chính.

Canned responses
Với tính năng Canned Respones, Gmail sẽ tự động
trả lời email. “Canned Responses” là tính năng giúp
người dùng soạn thảo nhanh nội dung trả lời cho
những email có nội dung tương tự nhau. Kết hợp với
bộ lọc trong Gmail sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều
thời gian trước những email lặp đi lặp lại.
Bạn có thể sử dụng chúng như một bản email mẫu, để
trả lời một câu hỏi thường gặp hay một thứ gì đó mà

bạn có thể dễ dàng thay đổi như thư xin việc để gửi
hồ sơ xin việc

Message Sneak Peek
Nếu bạn đang sử dụng Multiple inboxes, tính năng
này sẽ không hoạt động như ý muốn. Bằng cách kích
chuột phải vào tin nhắn trong hộp thư đến của bạn,
bạn sẽ được xem trước tin nhắn đó mà không cần mở
nó ra. Đây là tính năng rất tốt khi bạn đang quét qua
các email hoặc các thông báo quan trọng.

Nested Labels
Nếu bạn có nhu cầu sử dụng các thư mục con, Nested
Labels là những gì mà bạn cần đến. Khi các tính năng
Lab được kích hoạt, bạn có thể tạo các thư mục và
thư mục con, thậm chí là cả các thư mục nhỏ hơn nữa
nếu muốn.
Kích chuột vào hộp bên phải của nhãn và tìm đến
Add sublabel để tạo một Nested Labels mới.
Send & Archive
Nếu bạn đang trả lời một tin nhắn đã được gán nhãn
và lưu trữ, bạn có thể nhập phần trả lời của mình và
bấm nút Send and archive nếu Lab này được kích
hoạt. Bằng cách gửi mail như vậy bạn có thể tiết
kiệm được một hoặc hai bước vì không cần quay lại
chủ để email lần nữa.
Chọn Settings > Labs, Enable cho tính năng "Send &
Archive", bấm Save Changes để lưu thay đổi.
Background Send
Tính năng mới Background Send cho phép người

dùng làm đủ thử việc với Gmail trong khi đang chờ
đợi một thư dung lượng lớn được gửi đi.
Trước đây, bạn phải chờ gửi xong thư dung lượng lớn
(đính kèm file nào đó) thì mới thực hiện được việc
khác trong Gmail. Tuy nhiên, với tính năng
Background Send (gửi thư ở chế độ nền), bạn vẫn có
thể làm đủ thứ việc trong thời gian chờ thư gửi đi,
chẳng hạn đọc thêm thư nơi Inbox, chat với người
khác, soạn thêm thư mới, thậm chí gửi đi một hay
nhiều thư nữa. Tính năng Background Send cũng rất
hữu ích nếu máy chủ của Gmail bị chậm bất thường.
Tùy biến các phím tắt
Nếu bạn sử dụng rất nhiều Gmail, đây sẽ là ý tưởng
tốt để thiết lập phím tắt cho một số tùy chỉnh để giúp
bạn thực hiện những việc lặp đi lặp lại dễ dàng hơn.
Đối với những người thích sử dụng bàn phím và
muốn làm việc với thao tác nhanh hơn, thì tính năng
này sẽ khá hữu ích. Nó cho phép tùy biến phím tắt để
thao tác nhanh mà không cần phải dùng đến chuột.

Sau khi đã Enable tính năng này, khi bạn vào Mail
Setting, sẽ có thêm 1 thẻ Keyboard Shortcuts, ở đây
sẽ liệt kê 1 loạt các phím tắt mặc định ứng với những
hành động, bạn có thể để mặc định hoặc tùy biến nó
thích hợp hơn với thói quen của mình.
Chú ý: Để sử dụng tính năng này, bạn phải kích hoạt
tùy chọn Keyboad shorcuts on ở thẻ General trong
Mail Setting.