Phương pháp phân bố công việc và đo lường công việc trong sản xuất

PHƯƠNG PHÁP PHÂN BỐ CÔNG VIỆC VÀ ĐO
LƯỜNG CÔNG VIỆC TRONG SẢN XUẤT.
I. PHÂN BỐ CÔNG VIỆC
1. Định nghĩa
Phân bố công việc là định rõ nội dung của từng công việc và xác định cách chia công
việc trong phạm vi một tổ chức. Sau đó quan sát một cách khoa học từng chi tiết một
của công việc nhằm loại bỏ những chỗ phí cơng và nâng cao sức sản xuất. Trong sản
xuất và đo lường, phân bố công việc đi sau phân bố sản phẩm, phương pháp và trang
thiết bị.
Mục tiêu: chia nhỏ công việc.
Đối tượng: lao động phổ thông.
2. Kỹ thuật phân bố công việc
3 kỹ thuật phân bố công việc cổ truyền là: sơ đồ thực hành, sơ đồ hoạt động và sơ đồ
phát triển.
So sánh 3 kỹ thuật:
Giống nhau: đều làm dễ dàng việc phân tích bên trong cơng việc (từ vị trí của từng cá
nhân một) và những cơng việc liên đới (từ vị trí này sang vị trí khác).
Khác nhau:
Kỹ thuật
Đối tượng

Sơ đồ thực hành
Sơ đồ hoạt động
Sơ đồ phát triển
Những động tác sơ Những cơng việc Vị trí của từng
đẳng

nhất

(cách nhỏ

quan

trọng cơng

việc,

một

đưa tay, cách nắm thực hiện bởi các chuỗi cơng việc
lấy,

cách

để nhóm cơng nhân và

xuống…) của từng máy móc được chia
cơng nhân ở một vị bằng một đường
trí cố định

thẳng theo đúng tỉ

1


lệ thời gian
Hoạt động sản Những công việc Những công việc Tất cả sự chuyển
suất (5 loại: thi lặp đi lặp lại trong lặp
hành,
chở,
kiểm

đi

lặp

lại đổi những động tác

chuyên 1 chu kỳ ngắn và thường nhật trong hỗ
lưu
tra,

hỗn)
Mục đích

tương

giữa

trữ, chậm để điều tiết 1 chu kỳ và điều những cơng nhân
trì lượng

hàng

sản tiết số lượng hàng

xuất
hóa cao
Chun mơn hóa, Đánh giá dễ dàng tỉ Vẽ ra sơ đồ phát
phù hợp với thói lệ sản xuất và thời triển bằng đồ thị
quen,

tiết

kiệm gian chết, từ đó tập của

những

cơng

động tác, thực hiện trung vào những việc liên đới
công việc trong 1 phương pháp làm
chu kỳ ngắn nhất

giảm bớt thời gian
chết cho công nhân
và máy móc

5 loại hoạt động sản xuất:
(1) Thi hành: Cơng việc được hoàn tất trong ngành sản xuất chế tạo, thường được
giao cho một trục làm một công việc đơn giản.
(2) Chuyên chở: tất cả những hoạt động trong sản xuất hay những phần của hoạt
động đó giữa những vị trí khác nhau trong sản xuất.
(3) Lưu trữ: những khoảng cách trong dây chuyền sản xuất, đợi hay nghỉ.
(4) Kiểm tra: tất cả những hoạt động được thực hiện để kiểm soát xem những sản
phẩm phải đối đầu với những địi hỏi về cơ khí, kích thước và thi hành.
(5) Trì hỗn: lưu trữ tạm thời trước hoặc sau khi sản xuất, loại lưu trữ này thường
bị bỏ quên không nhắc đến.
3. Ảnh hưởng của môi trường làm việc đến việc phân bố cơng việc
Mơi trường làm việc cực kì quan trọng trong việc phân bố công việc. Nhiệt độ, độ ẩm,
khơng khí hít thở, tiếng ồn, ánh sáng q độ và những sự thay đổi khác của môi trường

đều tác động đến công việc, chúng không chỉ gây tác hại đến năng suất mà còn gây tác
hại đến sức khỏe và sự an toàn của người lao động.

2


Ví dụ: nhiệt độ tăng thì hiệu quả cơng việc giảm, nhất là đối với những công việc lao
động chân tay.
4. So sánh mở rộng công việc và nâng cao chất lượng công việc
Giống nhau:
Mở rộng công việc và nâng cao chất lượng công việc đều nhằm tránh sự đơn điệu và
nhàm chán trong công việc, tạo cơ hội thể hiện bản thân của nhân viên, khuyến khích
động viên phát triển năng lực của nhân viên.
Khác nhau:
Tiêu

Mở rộng công việc

Nâng cao chất lượng cơng việc

chí
Định

Mở rộng cơng việc là thao tác Nâng cao chất lượng công việc là thiết

nghĩa

của việc tái thiết kế công việc kế lại nội dung công việc để nó ý nghĩa
hoặc sửa đổi cơng việc sao cho hơn và đem lại sự phấn khởi tạo điều
người lao động có thể cảm thấy kiện cho nhân viên tham gia vào hoạch

bị cuốn hút hơn và có ý thức định, tổ chức và điều khiển công việc
trách nhiệm hơn đối với điều của họ.
kiện mà họ làm.

Việc nâng cao chất lượng công việc giả

Một công việc được mở rộng định là có rất nhiều cơng việc chun
đưa ra 4 cơ hội cho nhân viên:

môn mà nhân viên không thể nào hình

1- Tính đa dạng, cơ hội sử dụng dung được là làm sao họ có thể góp phần
các kỹ năng khác nhau.

vào mục đích chung.

2- Sự tự quản, cơ hội để thực Nâng cao chất lượng công việc khơng
hiện quyền kiểm sốt đối với chỉ mang lại sự hài lịng mà cịn làm cho
cơng việc

việc tổ chức thêm hiệu quả.

3- Sự nhận biết nhiệm vụ được
giao, cơ hội để chịu tồn bộ trách
nhiệm hay chương trình cơng
việc.

3

4- Sự phản hồi, cơ hội để nhận
Tính

được thơng tin nóng .
Tính chất và nội dung của cơng Hai điều kiện cần có thể để thiết lập hiệu

chất/

việc có thể được thay đổi qua sự quả của việc nâng cao chất lượng công

điều

mở rộng của công việc bằng 2 việc:

kiện

cách cơ bản

- Việc quản lý phải cung cấp thông tin,

- Cách thứ nhất: nhiều việc dùng mục tiêu và hiệu suất cơng việc mà trước
tính chất và dùng kỹ năng làm đây khơng thích hợp với nhân viên.
việc có thể được bổ sung vào.

- Một bầu khơng khí tổ chức thích đáng

- Cách thứ hai: các việc có tính được thiết lập để đưa đến thành công,
chất khác nhau nhưng giống trước hết bầu khơng khí này khơng được
nhau về kỹ năng có thể được gợi ý quá đáng đến việc kiểm tra cách cư
thêm vào.

xử riêng của từng người trong cơ cấu tổ

chức.
Thiết kế công việc là định rõ nội dung của từng công việc và quyết định sự phân bố
cơng việc trong phạm vi tổ chức. Hay nói cách khác, thiết kế cơng việc là q trình xác
định các cơng việc cụ thể cần hồn thành và phương pháp được sử dụng để hồn thành
cơng việc đó, cũng như mối quan hệ của cơng việc đó với các công việc khác trong tổ
chức.
Trên thực tế, 2 phương pháp nay tương đối độc lập nhau. Thật vậy, với việc mở rộng
công việc, việc nghiên cứu nâng cao chất lượng cơng việc khơng có sức thuyết phục,
việc nghiên cứu thường tập trung vào những công việc thêm vào để nâng cao chất
lượng cơng việc do đó sẽ thất bại. Tuy nhiên, 2 phương pháp này có thể hỗ trợ nhau
trong việc tái thiết kế công việc, vừa mở rộng công việc vừa nâng cao chất lượng công
việc để làm tăng cả hiệu suất và hiệu quả công việc.
Mặc dù không phải cơng việc nào cũng có thể nâng cao chất lượng, có nhiều giải pháp
từng phần cho những cơng việc khó nâng cao được chất lượng, đặc biệt là những công
việc thường nhật, buồn chán và mặt khác những công việc khơng thích thú gì.
Tính

chất cơng Giải pháp từng phần để thiết kế công việc

4


việc
Thường nhật, lặp Xem công việc như là mới bắt đầu với nhận thức là nhận
đi lặp lại. Buồn viên sẽ có mặt tại đó trong thời gian ngắn.
chán, nóng bức, ồn Bố trí người làm việc hằng ngày. Thường thường có thể có
ào.

Thường

là một vài người tình nguyện làm việc, đó là những người

khơng thích thú.

muốn tìm sự thay đổi chứ khơng thích làm việc thường trực.
Sử dụng người tâm thần tật nguyền, gắn họ vào loại công
việc này. Họ sẽ hoàn thành xuất sắc nếu được huấn luyện
chu đáo và thích đáng tương xứng với cơng việc.
Sử dụng nhân viên bán thời gian. Đặc biệt là công việc trọn
thời gian khơng thích hợp với họ. Họ thường vui vẻ làm
những công việc mà nếu làm trọn thời gian họ sẽ khơng
thích thú gì.

II. TIÊU CHUẨN SẢN XUẤT VÀ HOẠT ĐỘNG
1. Định nghĩa tiêu chuẩn
Mơi trường bên
Trong q trình chuyển đổi, để một sản phẩmngoài dịch vụ được sản xuất có hiệu quả
hay

và năng suất cao, việc quản lý phải đặt ra các mục tiêu để đánh giá khả năng hiện tại
Ứng dụng khoa học truyền thống vào thiết

trước khi quá trình chuyển đổi bắt đầu. Các mục tiêu đó được xem là các tiêu chuẩn.

kế cơng việc

Tiêu chuẩn sản xuất và hoạt động là một chuẩn mực được đặt*Thành quả đạt được để so

ra như là cơ sở

Chuyên mơn hóa lao động

sánh và tiến khi đo tích
Hoạt động trong trình phânlường
Mơilượng làm việc là
trường và đó

Năng suất

và xem xét sản lượng. Tiêu chuẩn có thể được lập ra cho số

Chất
cơ sở kiểm tra. Khơng có những tiêu chuẩn đo lường được lượng thì sẽ
đặt ra

Đích đạt được
khơng có cách nào để so sánh khả năng hiện tại với khả năng hoạch định và khơng có

Cách ứng xử vào phạm vi thiết kế công việc

cách nào uốn
Công việc luân phiên

nắn thông qua chức năng kiểm tra nếu cần thiết.

Mở rộng công việc
Nâng cao chất lượng công việc

2. Những yếu tố tác động đến tiêu chuẩn
Tiêu

Thiết kế lại công việc
Tham gia công việc

Tổ chức bên trong
Hợp tác công nhân, quản lý
Kết cấu

chuẩn

* Trả lời và cảm nghĩ của công
nhân
Công việc thích thú.
Giảm sự chậm trễ, vắng
mặt khơng lý do thay đổi
công nhân

Đặc điểm cá nhân
Khả năng
Hiểu biết
Nhu cầu

5


i. Các tiêu chuẩn theo cấp
1. Tiêu chuẩn cấp bộ phận
Nhiều công nhân hợp thành một đơn vị, một tổ, một đội đi vào hoạt động, các tổ đội

đó và thiết bị họ sử dụng làm thành một tiêu chuẩn nhóm cho sản lượng đội. Cộng tất
cả các cá nhân và đội nhóm với nhau, những nhà quản lý có thể lập ra tiêu chuẩn cấp
bộ phận cho chất lượng, khối lượng, giá phí, ngày giao hàng.
Trong sản xuất hay hoạt động, một trong những đơn vị cơ bản chịu trách nhiệm
là bộ phận; người tổ trưởng hay quản đốc bộ phận thường được đánh giá dựa
trên khả năng quản lý hiệu quả. Hiệu quả lao động là so sánh giữa giờ lao động
hiện tại với giờ lao động chuẩn. Mỗi giờ lao động hiện tại được sử dụng trực
tiếp vào việc hoạt động và dự kiến một số sản phẩm được làm ra, con số dự
kiến này là số chuẩn. Nếu đạt được con số dự kiến, nghĩa là thu được 100%

6


chuẩn, nếu làm ra nhiều hoặc ít sản phẩm hơn, nghĩa là trên 100% hiệu quả
hoặc dưới 100% hiệu quả
2. Tiêu chuẩn cấp nhà máy
Ở nhà máy, số lượng và tiêu chuẩn lao động được duy trì giống với mục tiêu ở mức độ
cấp bộ phận. Sự khác nhau giữa tiêu chuẩn cấp nhà máy với tiêu chuẩn cấp bộ phận là
có nhiều tiêu chuẩn được thêm vào và một số tiêu chuẩn thì đối lập nhau.
3. Phân biệt sự khác nhau giữa thiết kế công việc và tiêu
chuẩn sản xuất hay tiêu chuẩn thực hành
Thiết kế công việc
Tiêu chuẩn sản xuất hay thực hành
- Thiết kế công việc được thực hiện
- Tiêu chuẩn cơng việc có sau.
-

trước.
Định rõ nội dung của từng cơng

-

Nhằm đánh giá mức độ hồn hảo
của thiết kế cơng việc trước đó.

việc và quyết định sự phân bố công

việc.
Tiêu chuẩn sản xuất hay tiêu chuẩn thực hành chính là việc đặt ra các mục tiêu,
nó rất quan trọng vì khơng có những tiêu chuẩn đo lường được đặt ra thì sẽ khơng có
cách nào để so sánh khả năng hiện tại với khả năng hoạch định và khơng có cách nào
uốn nắn thơng qua chức năng kiểm tra nếu cần thiết.
4. Cách sử dụng các tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn được sử dụng để:
-

Đánh giá khả năng của cơng nhân và sự thành thạo của họ
Dự đốn, hoạch định và kiểm soát các hoạt động

Cụ thể cách sử dụng tiêu chuẩn được mô tả ở bảng 9.5
Đánh giá khả năng

Dự đoán, hoạch định và

-

Đánh giá khả năng cá nhân
Đánh giá khả năng bộ phận, giám

-

kiểm tra hoạt động
Hoạch định toàn bộ mức độ sức lao

-

động và tỷ lệ sản xuất
Hoạch định công suất và cách sử

-

sát tiếp theo
Đánh giá tiến trình thiết kế, cách

dụng
7


-

trình bày và phương pháp làm việc
Dự tốn dịng chi phí và lợi tức về

-

Lên chương trình hoạt động, chuỗi

đánh giá thiết bị ln phiên được

-

-

thời gian cơng việc
Dự tốn chi phí của sản phẩm và

so sánh
Hình thành các chi phí chuẩn

-

các lơ sản xuất
Hoạch định loại kỹ năng lao động
cần thiết và lập ngân sách chi phí
nhân cơng

Chi phí chuẩn và ước tính chi phí:
Cc: Chi phí chuẩn
Ct: Chi phí thực tế
Tc: Tổng thời gian lao động chuẩn
Tt: Tổng thời gian lao động thực tế
Cdv: Chi phí cho một đơn vị thời gian lao động chuẩn
Ta có:
Cc = Tc * Cdv
Ct = Tt * Cdv
Mức tiết kiệm chi phí lao động = Cc - Ct
 Các quyết định chính đánh giá khả năng điều hành hoạt động dựa trên mức tiết
kiệm chi phí lao động.
Ví dụ:
Một nhà máy giới thiệu 1 sản phẩm mới, áp dụng chuẩn lao động thử nghiệm là 10

đơn vị/giờ. Chi phí cho 1 giờ lao động là 4.000 đ/giờ. Trong 3 tháng sản xuất, 800 đơn
vị được sản xuất với 90 giờ lao động. Mức tiết kiệm lao động được tính như sau:
-

Tổng thời gian lao động chuẩn:
Tc = 0.1 * 800 = 80 (giờ)
Chi phí chuẩn:
Cc = Tc * Cdv = 80 * 4.000 = 320.000 (đ)
Chi phí thực tế:
Ct = Tt * Cdv = 90 * 4.000 = 360.000 (đ)
Mức tiết kiệm: Cc – Ct = 320.000 – 360.000 = -40.000 (đ)

Nếu áp dụng phương pháp khoa học, chuẩn được xác lập với 12 đơn vị/giờ. Mức tiết
kiệm được tính lại như sau:
8


-

Chi phí chuẩn:
Cc = 1/12 * 800 * 4000 = 266.667 (đ)
Mức tiết kiệm: Cc – Ct = 266.667 – 360.000 = -93.333 (đ)

III. ĐO LƯỜNG CÔNG VIỆC
1. ĐO LƯỜNG CƠNG VIỆC
i. Khái niệm đo lường cơng việc
Đo lường cơng việc là việc xác định mức độ và số lượng lao động phục vụ trong
nhiệm vụ sản xuất và hoạt động, dựa trên chuẩn lao động hiện có tại đơn vị.
Chuẩn lao động được tính trên cơ sở khả năng trung bình của một cơng nhân
trong các điều kiện làm việc trung bình.

Để xác lập một chuẩn lao động ta cần trả lời các câu hỏi then chốt:
− Làm cách nào để xác định ai là một công nhân “trung bình”?
− Phạm vi khả năng nào thích hợp để đo lường?
− Dĩa cân nào được dùng để đo lường?
ii. Chọn người lao động trung bình
Người lao động nhau khác nhau ở nhiều mặt như: Thể lực, chiều cao, sức khỏe và
cường độ làm việc. Do đó, để xác định một chuẩn lao động, chúng ta cần tìm một
“cơng nhân trung bình”.
“Cơng nhân trung bình” này, khơng phải là tiêu biểu cho nhiều mặt mà là tiêu
biểu cho công việc chuyên mơn của họ.
Để chọn “cơng nhân trung bình”, điều tốt nhất là ta quan sát nhiều cơng nhân và
ước đốn khả năng trung bình của họ.
Chúng ta cần cân bằng các chi phí chọn mẫu và các chọn mẫu khơng chính xác.
Có những chi phí gắn liền với những tiêu chuẩn khơng chính xác, nó có thể dẫn tới
những cái khơng hiệu quả.
Ngồi ra, quan điểm về “cơng nhân trung bình” cịn phải lưu ý:

9


− Khi các tỷ lệ về khả năng trung bình được thiết lập. Ta phải tính đến tiêu
chuẩn, khả năng cịn thừa có thể thực hiện được.
− Tiêu chuẩn xác lập là tiêu chuẩn trung bình mà mọi cơng nhân điều đạt
được? hay từ mức độ mà hầu hết các nhóm được yêu cầu phải đạt tới?
Bảng 9.6: Sự phân phối 100 công nhân mẫu.
Số CN mẫu

Đối

với

khả Lập

năng mỗi giờ

lại

tổng số CN

của Lập lại tích lũy Bổ

sung

của CN

lập lại tích

5

10-14

0,05

0,05

lũy CN
0,95

20
45

25
05

15-19
20-29
25-29
30-34

0,20
0,45
0,25
0,05

0,25
0,70
0,95
1,00

0,75
0,30
0,05
0,00

iii. Phạm vi thành thạo
Để đo lường khả năng thành thạo, nhà quản lý ưu tiên xem xét số lượng trước,
còn chất lượng thuộc hàng tiêu chuẩn thứ hai.
Tiêu chuẩn số lượng được đo bằng cái trong một khoảng thời gian, đối với
ngành dịch vụ.
Ví dụ:
oHoạt động nghắt điện có tiêu chuẩn thành thạo là 1.200 cái/giờ.

oMột thu ngân có tiêu chuẩn thành thạo là phục vụ 24 khách/giờ
Tiêu chuẩn chất lượng được xác định như là % thiếu xót:
%thiếu sót = (Đơn vị thiếu sót/Tổng các đơn vị)x100
Ví dụ:
o Hoạt động ngắt điện có thể có tiêu chuẩn là chất lượng là 1,0% phù hợp đơn vị
thiếu xót.
o Hoạt động thu ngân có thể cho phép 0,05% sai xót trong khi đếm các đồng xu.
Những điểm chính để xác định phạm vi thành thạo là:
− Phạm vi phải được chỉ định trước khi xác định tiêu chuẩn.
10


− Tiêu chuẩn và phạm vi khả năng hiện tại tiếp theo phải được đo lường cả hai.
iv. Mối liên quan giữa đo lường công việc và các phương pháp
phân tích
Chuẩn lao động trung bình và khả năng lao động thành thạo của doanh nghiệp càng
cao thì việc thực hiện các phương pháp phân tích càng hiệu quả hơn.
2. Các kỹ thuật đo lường công việc
i. Không quan tâm đến tiêu chuẩn đo lường cơng việc
1. Phân tích:
Như đã phân tích ở phần II về “Tiêu chuẩn”, nhà quản trị phải đặt ra các tiêu chuẩn để
có cơ sở so sánh khả năng hiện tại với khả năng hoạch định và có hướng để kiểm tra,
sữa chữa. Tuy nhiên đối với nhiều công việc trong tổ chức, đặc biệt trong lĩnh vực sử
dụng nhiều lao động, các tiêu chuẩn lao động không được xác lập. Nhà quản lý không
đặt ra một thời gian chuẩn, một vài tiêu chuẩn khơng chính thức được xác lập nên
không đo lường được thời gian chuẩn. Việc so sánh các tiêu chuẩn khơng chính thức
này với các tiêu chuẩn kỹ thuật khác cũng không được thiết lập. Lương cho một ngày
lao động không được quan tâm.
2. Kết quả:
Công nhân không được biết các mục tiêu nên hiệu suất lao động kém. Kết

quả là quản lý kém hoặc không hiệu quả
ii. Phương pháp dữ liệu quá khứ
1. Phân tích:
Kỹ thuật này thừa nhận các khả năng quá khứ cho khả năng quy ước. Một số nhà quản
lý sử dụng dữ liệu quá khứ như là những hướng dẫn chính để xác lập các tiêu chuẩn.
2. Thuận lợi:
Nhanh chóng và đơn giản, Kỹ thuật này có thể tốt hơn kỹ thuật 3.1 ở chỗ biết được các
tiêu chuẩn sẽ tốt hơn là khơng biết gì về việc xác lập các tiêu chuẩn.
11


3. Bất lợi:
Q khứ có thể khơng giống hiện tại khi điều kiện làm việc khơng bình thường hoặc
khả năng làm việc của người cơng nhân khơng bình thường như trước.
4. Kết quả:
Dù có mặt bất lợi, nhưng nhiều cơng ty đã sử dụng phương pháp này thành công để đạt
được mục tiêu lợi nhuận, tăng trưởng và kéo dài thời gian tồn tại vì nhà quản lý bằng
trực giác và kinh nghiệm của mình đã điều chỉnh các khả năng quá khứ tăng hoặc giảm
trước khi áp dụng nó như là tiêu chuẩn.
iii. Phương pháp nghiên cứu thời gian trực tiếp
1. Phân tích:
Kỹ thuật này thường được gọi là nghiên cứu thời gian, nghiên cứu bằng
đồng hồ bấm giờ hay tính giờ cơng việc. Đây là kỹ thuật được sử dụng rộng
rãi nhất để xác lập tiêu chuẩn công việc trong các xí nghiệp
2. Tiến trình:
- Quan sát cơng việc đang làm: Kỹ thuật này đòi hỏi quan sát trực tiếp và có giới hạn ở
các cơng việc có sẵn. Công việc được chọn phải là việc chuẩn về phương diện thiết bị,
vật tư và người công nhân phải là người đại diện cho đám đông.
- Chọn lọc chu kỳ công việc: Nhận dạng các yếu tố công việc làm thành một chu kỳ.
Quyết định bao nhiêu chu kỳ muốn đo bằng đồng hồ bấm giờ.

- Đo tất cả chu kỳ của cơng việc: người cơng nhân có những phản ứng khác nhau khi
bị ghi nhận về khả năng thành thạo cơng việc, họ có thể nóng giận, lo âu và tốc độ làm
việc giảm. Tối thiểu hóa các hiện tượng đó, lập lại cơng việc nghiên cứu, nghiên cứu
thông qua nhiều công nhân… là những việc làm rất cần thiết để tính thời gian chính
xác.
- Tính thời gian bình thường căn cứ vào thời gian chu kỳ.
- Xác định các khoản khấu trừ do thời gian cá nhân, trễ và mệt mỏi.
- Xác định các khả năng chuẩn (thời gian chuẩn) là tổng các thời gian bình thường
được quan sát và các khoản khấu trừ (tổng các bước 4 và 5).
12


iv. Phương pháp tiếp cận nghiên cứu thời gian được định sẵn
1. Phân tích:
Kỹ thuật này áp dụng đối với những công việc chưa thực hiện ở hiện tại nhưng đã
được lập kế hoạch. Hoặc đối với những công việc ở hiện tại, có thể sử dụng phương
pháp này xen kẽ với phương pháp nghiên cứu thời gian trực tiếp. Nền tảng cho kỹ
thuật này là sự nghiên cứu thời gian bằng đồng hồ bấm giờ và qua các thước phim. Từ
những dữ liệu thu thập từ hàng chục ngàn người thực hiện những động tác cơ bản, các
kỹ sư cơng nghiệp tính ra giá trị trung bình để thành các chuẩn mực và in thành những
biểu mẫu.
2. Tiến trình:
- Giám sát công việc hoặc suy nghĩ kỹ nếu công việc được thiết lập: Nếu giám sát
công việc, sử dụng một máy móc thiết bị tiêu biểu – những vật liệu điển hình – một
cơng nhân trung bình thực hiện cơng việc một cách chính xác là tốt nhất.
- Ghi nhận từng yếu tố công việc: ghi chép tỉ mỉ tất cả những thao tác người cơng
nhân thực hiện.
- Có một bảng thời gian định sẵn cho các yếu tố khác nhau và ghi lại những đơn vị
thao tác cho các yếu tố khác nhau. Các đơn vị thao tác được diễn giải theo một
thang cơ bản phù hợp với đơn vị thời gian.

- Thêm vào tổng số các đơn vị thao tác cho tất cả các yếu tố.
- Ước tính khoảng trừ hao cho thời gian cá nhân, trì hoãn và mệt mỏi trong những
đơn vị thao tác.
- Thêm vào những đơn vị thao tác thực hiện công việc và những đơn vị trừ hao cho
một đơn vị thao tác chuẩn cùng một lúc và chuyển những đơn vị thao tác này thành
thời gian thực tê tính bằng phút hay giờ. Thời gian tổng cộng này là tiêu chuẩn thời
gian định sẵn.
3. Thuận lợi:
13


So với phương pháp nghiên cứu thời gian trực tiếp, phương pháp nghiên cứu thời gian
định sẵn này loại trừ được những phản ứng khơng có tính tiêu biểu ở người công nhân
như sự lo lắng, lúng túng hay làm chậm tốc độ…
4. Bất lợi:
Nếu những yếu tố công việc không được ghi lại đầy đủ hoặc không phù hợp thì sự tính
giờ sau này sẽ khơng chính xác. Nếu những yếu tố công việc không được nhận dạng
đúng đắn và được lập trong một bảng thì phải sử dụng phương pháp nghiên cứu thời
gian trực tiếp.
v. Phương pháp lấy mẫu cơng việc
1. Phân tích:
Kỹ thuật này được khởi xướng từ những năm 1930, và là kỹ thuật được phát triển gần
đây nhất trong số những kỹ thuật được đề cập trong bài này. Phương pháp lấy mẫu
công việc không sử dụng đồng hồ bấm giờ như những phương pháp khác mà dựa trên
cơ sở những kỹ thuật lấy mẫu ngẫu nhiên, đơn giản bắt nguồn từ lý thuyết thống kê.
2. Mục đích: Đánh giá tỷ lệ thời gian người cơng nhân dành
cho những hoạt động cơng việc.
3. Tiến trình:
- Xác định những hoạt động nào là “làm việc” và “không làm việc”. “Không làm
việc bao gồm tất cà các hoạt động không được xác định một cách chuyên biệt.

- Quan sát hoạt động ở những khoảng thời gian có chọn lựa, ghi lại người đó có
làm việc hay khơng.
- Tính tỷ lệ thời gian người cơng nhân tham gia vào cơng việc theo cơng thức:
P = x/n
Trong đó:
P: tỷ lệ thời gian người công nhân tham gia vào công việc
x: tổng số hoạt động làm việc diễn ra
n: tổng số lần quan sát
14


4. Kết quả:
Với sự tính tốn này, nhà quản lý có thể ước tính tỷ lệ thời gian người nhân viên tham
gia vào hoạt động công việc, tỷ lệ này có thể được sử dụng như một tiêu chuẩn để thực
hiện.
vi. Kết hợp từ phương pháp 3.2 tới 3.5
Phân tích:
Kỹ thuật này trả lời cho câu hỏi: “Tại sao việc kết hợp các phương pháp đo lường là
một chiến thuật tốt trong việc xác lập tiêu chuẩn?”
• Kỹ thuật 3.1: Vì khơng định ra tiêu chuẩn gì cả nên kỹ thuật này khơng được sử
dụng.
• Từ kỹ thuật 3.2 đến 3.4 (tiêu chuẩn thời gian thực hiện công việc): phương pháp
nào cũng có mặt thuận lợi và bất lợi như đã phân tích ở trên, nên kết hợp các
phương pháp lại để xác lập được tiêu chuẩn chính xác nhất, đạt được hiệu quả
cao nhất.
• Kết hợp thêm với kỹ thuật 3.5 (tiêu chuẩn tỷ lệ thời gian tham gia vào công
việc) để chọn người phù hợp, phân bổ và sắp xếp công việc hợp lý hơn.
VẬN DỤNG THỰC TẾ
I. GIỚI THIỆU KHÁCH SẠN CARAVELLE
Khách sạn Caravelle SaiGon là một khách sạn 5 sao nằm ở số 19, Công Trường Lam

Sơn, P.Bến Nghé, Quận 1, giữa khu trung tâm TP.Hồ Chí Minh, cách sân bay Tân Sơn
Nhất 12km và cách Chợ Sài Gịn 5 phút đi ơ tơ và đi bộ đến Nhà Hát mất 1 phút.
Khách sạn bắt đầu xây dựng vào năm 1957, và mở cửa hoạt động khai trương vào đêm
giáng sinh năm 1959. Năm 1998, một tháp 24 tầng thanh lịch được xây dựng thêm như
là một bổ sung cho tòa nhà 10 tầng ban đầu của Caravelle. Đây là khách sạn sang
trọng đầu tiên của Sài Gòn.
15


Có 335 phịng được trang bị đầy đủ tiện nghi, phòng thượng hạng, sảnh dành riêng cho
khách VIP và các tầng riêng dành cho khách VIP, tầng dành cho khách khơng hút
thuốc, phịng dành riêng cho người khuyết tật. Bên cạnh đó, khách sạn cịn cung cấp
nhiều dịch vụ tiện ích khác.
II. PHÂN BỐ CÔNG VIỆC TẠI KS CARAVELLE
1. Sơ đồ thực hành:
Cụ thể: Sơ đồ thực hành thao tác làm giường của bộ phận buồng phòng:
Tháo drap giường, áo mền, áo gối cũ
Tháo drap giường, áo mền, áo gối cũ

Trải drap mới, tấn 4 góc giường, kéo phẳng
Trải drap mới, tấn 4 góc giường, kéo phẳng

Thay áo mền, áo gối mới
Thay áo mền, áo gối mới
2. Sơ đồ hoạt động:
Cụ thể: Sơ đồ hoạt động dọn phòng của bộ phận buồng phòng:

16

Kiểm tra vật dụng, trang thiết bị, hệ thống đèn và báo sữa chữa
Kiểm tra vật dụng, trang thiết bị, hệ thống đèn và báo sữa chữa
Dọn rác trong thùng rác, quét, lau sàn, phủi bụi
Dọn rác trong thùng rác, quét, lau sàn, phủi bụi
Làm giường
Làm giường
Làm vệ sinh toalet
Làm vệ sinh toalet
Xịt phòng, kiểm tra tổng quát, tắt điện, đóng cửa
Xịt phịng, kiểm tra tổng qt, tắt điện, đóng cửa
3. Sơ đồ phát triển:

17


Giám đốc

Phó Giám đốc

Trưởng phịng
TCHC - NS

Trưởng bộ
phận lễ tân

Trưởng bộ
phận buồng

NV lễ
tân

NV
buồng

Đặt
phịng

Kế tốn trưởng

Bếp
trưởng

Trưởng bộ
phận bàn

NV bếp

NV phục
vụ bàn

Bảo vệ,
kỹ thuật

Giặt
là

Quan
hệ KH

Trưởng phòng

Kinh Doanh

BP vệ
sinh
Sơ đồ tổ chức bộ máy khách sạn

Bộ phận tiền sảnh
Bộ phận tiền sảnh
•

Bộ phận đặt phòng
Bộ phận đặt phòng

Mỗi ngày tổ đặt phòng phải thơng báo trước cho bộ phận tiền sảnh số phịng
trống để bảo đảm việc ln cập nhật hóa số lượng phịng trong tình trạng sẵn
sàng có thể cho th.

18


•

Bộ phận tiền sảnh phải cho tổ đặt phòng biết số khách tự đến th phịng (họ là
những người khơng đặt phịng trước).
Bộ phận tiền sảnh
Bộ phận tiền sảnh

•

Bộ phận buồng phòng

Bộ phận buồng phòng

Khi khách làm thủ tục trả phịng, bộ phận tiền sảnh phải thơng báo cho bộ phận
buồng phịng để bộ phận này lau dọn phịng.

•

Mỗi khi căn phòng được lau dọn xong, bộ phận buồng phòng phải thơng báo
cho bộ phận tiền sảnh để họ có thể cho khách thuê.
Bộ phận giặt ủi
Bộ phận giặt ủi

Bộ phận buồng phịng
Bộ phận buồng phịng
•

Bộ phận buồng phịng khơng thể cung cấp một phòng đủ tiêu chuẩn cho khách
nếu bộ phận giặt ủi không cung cấp đủ khăn sạch hoặc drap trải giường.
Bộ phận buồng phịng
Bộ phận buồng phịng

•

Bộ phận kỹ thuật
Bộ phận kỹ thuật

Bộ phận kỹ thuật không thể nào thay thế một công tắc đèn bị hỏng trong phịng
khách nếu bộ phận buồng phịng khơng thơng báo.

III. MỘT SỐ TIÊU CHUẨN

1. Tiêu chuẩn cấp bộ phận:
i. Bộ phận buồng phòng:
- Dọn 3 phòng standard/h, 2 phòng double bed/h, 1 phòng suite/h
- Thời gian dọn phòng chuẩn là 20 phút/phịng standard (1 giường đơi, diện tích
phịng 26m2).
- Thời gian thay drap giường chuẩn là 10 phút/giường.
- Vệ sinh buồng ngủ một ngày hai lần.
- Thay ga bọc chăn, đệm và vỏ gối một ngày một lần.
- Thay khăn mặt, khăn tắm một ngày hai lần.
ii. Tiêu chuẩn của bộ phận kinh doanh:
- Bán được ít nhất 1/3 số phòng vào mùa thấp điểm.
19


…………………………
2. Tiêu chuẩn cấp doanh nghiệp:
Bao gồm tất cả tiêu chuẩn cấp bộ phận và thêm vào các tiêu chuẩn về mức độ hài
lịng, sự phàn nàn của khách (có thể đo lường bằng bảng khảo sát và các complains
của khách).
3. ĐO LƯỜNG CÔNG VIỆC
i. Chọn người lao động trung bình:
Cụ thể: Khảo sát 10 nhân viên dọn phịng của bộ phận buồng phịng cùng thực hiện
một cơng việc làm giường đôi (1 giường).
Thời gian làm giường được ghi nhận trong bảng sau:
TÊN
STT

GIỚI

ĐỘ

NHÂN VIÊN

TÍNH

TUỔI

THỜI GIAN LÀM GIƯỜNG
TRUNG BÌNH (phút)
TG
TG
TỔNG
CĨ ÍCH
8
8
10
9
7
9
7
10
8
9

HAO PHÍ
3
2
1
1
2

1
2
0
1
2

TG
1
A
Nữ
22
11
2
B
Nữ
20
10
3
C
Nữ
19
11
4
D
Nữ
25
10
5
E
Nữ

30
9
6
F
Nam
23
10
7
G
Nam
25
9
8
H
Nam
22
10
9
I
Nam
20
9
10 J
Nam
27
11
TG TRUNG BÌNH (phút)
10
Từ số liệu trên, ta thấy người lao động trung bình là người có thời gian làm giường 10
phút/giường đơi.

ii. Phạm vi thành thạo:
•

Được phép sai sót 1%

•

Sai sót tối đa khơng q 5%.

•
20


iii. Kết hợp các phương pháp đo lường:
KS CARAVELLE sử dụng kết hợp các phương pháp đo lường sau:
1. Phương pháp dữ liệu quá khứ:Sử dụng dữ liệu quá khứ
về doanh thu từ buồng phòng, từ ẩm thực, số phòng bán
được... như là những hướng dẫn chính để xác lập các tiêu
chuẩn cho bộ phận kinh doanh, bộ phận bếp…
iv. Phương pháp nghiên cứu thời gian trực tiếp: Tính giờ công
việc đối với từng công việc cụ thể như dọn phòng, nấu nướng,
giặt ủi…
v.

Phương pháp tiếp cận nghiên cứu thời gian được định sẵn:
Đối với các dịch vụ mới, món ăn thức uống mới… sẽ xem các
đoạn phim thao tác có sẵn để tính thời gian chuẩn.

vi. Phương pháp lấy mẫu cơng việc: Áp dụng để tính hiệu quả cơng

việc của bộ phận lễ tân, bộ phận buồng phòng, bộ phận ẩm thực.
3. Một số chỉ tiêu dùng trong ngành khách sạn:
i. Chỉ tiêu về năng suất lao động:
W = Tổng doanh thu/Số lượng lao động
W = Khối lượng sản phẩm/Số lượng lao động
Trong du lịch, khách sạn, khối lượng sản phẩm được tính bằng ngày khốn, chỉ
tiêu bình qn trên 1 lao động = Lợi nhuận / Số lao động bình quân
Chỉ tiêu này càng cao thì lợi nhuận càng lớn nên quỹ lương tăng lên,
chứng tỏ việc sử dụng lao động hợp lý và hiệu quả.
ii. Hệ số sử dụng lao động theo quỹ thời gian:
Hệ số sử dụng lao động theo quỹ thời gian =
Thời gian làm việc thực tế/Thời gian làm việc chuẩn
Thể hiện cường độ lao động về thời gian. Hệ số này tăng chứng tỏ thời gian làm
việc của nhân viên tăng dẫn đến sản phẩm sản xuất cũng tăng, nó thể hiện sự cố gắng
làm việc của nhân viên khi khối lượng công việc của khách sạn tăng lên./.
21


22