NỘI DUNG CHUYÊN ĐỀ 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ppsx

Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
1
1
CHUYÊN ĐỀ 1
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN
Accounting Information Systems
AIS
2
NỘI DUNG
 Các thành phầncủaHệ thống Thông
tin Kế toán
 Các mô hình AIS
 Vai trò củaAIS
 Phát triểnAIS
 Các công cụ mô tả AIS
3
Hệ thống
Là mộttổng thể bao gồmcácbộ phận, thành phần
có mốiquanhệ vớinhauđể thựchiệnnhững
mục tiêu chung nhất định
B
A
C
D
Mụctiêu
4
Hệ thống thông tin quảnlý
 Là hệ thống thông tin ghi nhận, lưutrữ, xử lý
dữ liệucủa các quá trình sảnxuấtkinhdoanh
nhằm cung cấpcácthôngtin hữu ích cho các

nhà quảntrị DN
Quá
trình
SXKD
Dữ liệu
đầuvào
Xử lý
Thông tin
đầura
Kiểmsoát-phảnhồi
Lưutrữ
Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
2
5
SảnXuất Bán Hàng Kế toán Tài chính Nhân sự
xử lý
nghiệpvụ
hỗ trợ ra
quyết định
hỗ trợ dự
báo
Chiếnlược
Quảnlý, điều
hành
Hoạt động
Người
thựchiện
Nhà quảnlý
bậc trung
Nhà quản

lý cấp cao
Các cấp độ thông tin cung cấp
6
Phân loạithôngtin
Không cấu
trúc
Có cấutrúc
Chiếnlược
Tổng hợp/
Phân tích
Xử lý/Tác
nghiệp
Phân loạithôngtin
Tính chất
Mức độ không cấutrúccủa thông tin tỷ lệ nghịch với
khả năng thành công củaviệctổ chứchệ thống kế toán
Phân loạivànhậndạng yêu cầu thông tin như thế nào?
7
Quá trình SXKD và chu trình kinh doanh
Quá trình
Sảnxuất
kinh
doanh
Hoạt động A
Hoạt động …
Hoạt động B
Hoạt động C
Chu trình DT
Chu trình CP
Chu trình SX

Chu trình TC
Chu trình Nsự
Hoạt động …
Hoạt động …
8
Chu trình kinh doanh
 Mỗi chuỗi các hoạt động cùng liên quan đến1
nội dung của quá trình SXKD Æ Chu trình kinh
doanh hay còn gọi là chu trình kế toán
Bao gồm:
 Chu trình doanh thu
 Chu trình chi phí
 Chu trình sảnxuất
 Chu trình nhân sự
 Chu trình tài chính
Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
3
9
Mối liên hệ giữacácchutrìnhkế toán
Hệ thống ghi sổ-
lập báo cáo
Chu trình doanh thu
Bán hàng –> Thu tiền
Chu trình chi phí
Mua hàng – trả tiền
Chu trình sảnxuất
NVL, NC -> SP hoàn thành
Chu trình tài chính
Huy động vốn–Đầutư
Chu trình nhân sự

Tuyểndụng – Trả lương
Sảnphẩm
Tiền
Tiền
Tiền
Nhân công
NVL
Dữ liệu
Dữ liệu
Dữ liệu
10
Hệ thống thông tin kế toán
Mụctiêu
DN
Thựchiệncác
hoạt động
cung cấp hàng
hóa dịch vụ có
giá trị cho
khách hàng
Chứcnăng
Kế toán
Cung cấpcác
thông tin hỗ trợ
hoạch định,
thựchiện, kiểm
soát, đánh giá
các hoạt động
củaDN
AIS

Là 1 hệ thống
đượcthiếtlập
nhằmthuthập,
lưutrữ và cung
cấp thông tin kế
toán cho người
sử dụng
11
Hệ thống thông tin kế toán
Dữ liệu
Xử lý
Thông tin
Thủ tụckiểmsoát
Lưutrữ
9Chứng từ
9Tài khoản
9Đốitượng chi tiết
9Bộ máy
9Quy trình
9Phương thức
9Báo cáo tài chính
9Sổ kế toán
9Báo cáo quảntrị
12
AIS hiệntạicủa Pacioli’s
Chứng từ
Sự kiện ảnh
hưởng đến
báo cáo tài
chính

Ghi sổ
nhật
ký
Sổ nhật
ký
Chuyển
sổ
Sổ cái,
Sổ chi
tiết
Lập
báo
cáo
Báo
cáo tài
chính
Quá
trình
SXKD
Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
4
13
Hạnchế củaAIS
hiệntại
AIS
Thông tin
Nội dung củahoạt
động kinh doanh
9 Chọnlọcnghiệpvụ
9 Không kịpthời

9 Giớihạnnội dung
9 Trùng lắp
9 Thông tin hạnchế
9 Tách rờihoạt động
củaDN
14
Mô hình tổ chức AIS theo sự kiện-REAL
Sự kiện
củaquá
trình kinh
doanh
Hệ thống
truy
xuấtbáo
cáo
Kho dữ
liệu
Ngườisử
dụng thông
tin
9 Thu thậpdữ liệutheosự
kiệnDN quantâm
9 Hợpnhấtdữ liệu toàn DN
9 GắnAIS vớicáchoạt động
kinh doanh củaDN
9 Thông tin cung cấplinhhoạt
15
Sự kiện
(Event)
Nguồnlực

(Resources)
Đốitượng
(Agent)
Mô hình REAL
Dữ liệuthuthập
Nơichốn
(Location)
Xác định
như thế
nào?
16
AIS và QuảnTrị Doanh Nghiệp
Hoạch
định
Tổ chức,
thựchiện
Kiểmsoát,
đánh giá
Hoạt động
kinh doanh
AIS
Dữ
liệu
Xác lập Điềukhiển
Đề xuấtthayđổi
Quảntrị doanh nghiệp
Thông tin
đolường
Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
5

17
Vai trò của AIS trong quảntrị DN
 Ghi nhận, lưutrữ dữ liệucủacáchoạt
động kinh doanh
 Cung cấp thông tin
Các báo cáo cho đốitượng bên ngoài
Các báo cáo cho quảntrị DN
 Kiểm soát các hoạt động củaDN
 Hỗ trợ hoạch định
18
CHUỖI GIÁ TRỊ CỦA KẾ TOÁN
Ghi nhận
các hoạt động
Phân tích
thông tin
Chiếnlược
kinh doanh
Thiếtlập, kiểm soát các giao dịch bên ngoài
Thiếtkế, cung cấp thông tin tin cậy
Chuỗigiátrị của doanh nghiệp
Giá trị thấpGiátrị cao
IT thựchiệnIT hỗ trợ
19
Phát triểnhệ thống thông tin kế toán
 Là quá trình thiếtlập
tấtcả các thành phần
của1 hệ thống thông tin kế toán
 Là 1 quá trình bao gồmcáccôngviệc được
thựchiện theo 1 trình tự và theo 1 chu kì nhất
định

-> Chu kì phát triểncủa HTTT kế toán
 Việctổ chức HTTT kế toán phải đượcthựchiện
trên cơ sở các mụctiêuđề ra
 Việctổ chức1 hệ thống thông tin kế toán
không phảilàcôngviệcnộibộ củabộ phậnkế
toán
Æ liênquanvàảnh hưởng đếntoàn
doanh nghiệp
20
Chu kì phát triểncủa HTTT k
ế toán
Nhu cầu
thay đổiAIS
Phân tích hệ
thống
Thiếtkế hệ
thống
Thựchiện
hệ thống
Vận hàn h hệ
thống
Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
6
21
Vấn đề đặtrađốivớiAIS
 Mô hình, quá trình tổ chức
AIS
 Vai trò của AIS trong hoạt
động củaDN
 Ứng dụng công nghệ thông

tin vào AIS
 ….
Thảoluận
22
Các công cụ mô tả AIS
 Phạmvi củahệ thống
 Mô tả các thành phầncủaAIS
–Dữ liệu
–Hoạt động xử lý
–Lưutrữ
– Thông tin
 Đốitượng tham gia vào AIS
Mô tả?
23
Ví dụ minh họa: Quá trình thu tiềnbánchịu
 KH gặp KT thanh toán kèm theo thông báo trả tiềncủacty. NV này
lậpPthu2 liênvàghisố tiềnthanhtoán, số Pthu vào thông báo trả
tiền kèm theo. Sau đóchuyển Pthu cho thủ quỹ, chuyểnthôngbáo
trả tiềnchoKT phảithu. Thủ quỹ nhậntiền, kiểmtrasố tiềntrên
Pthu và đóng dấuxácnhận. Sau đó chuyển1 Pthuchokế toán phải
thu, phiếucònlạidùngđể ghi vào sổ quỹ và lưutheosố thứ tự
 KT phảithunhậngiấybáotrả tiềndo KT thanhtoánchuyển đến. lưu
lạitheohồ sơ KH. Sau khi nhậnPthutừ thủ quỹ, KT phảithukiểm
tra, đốichiếuvớigiấybáotrả tiền, sau đónhậpvàophầnmềmkế
toán. PMKT kiểmtramãKH, số hóa đơncònchưatrả. Nếu đúng, PM
sẽ cho phép ghi nhậnnghiệpvụ thanh toán làm giảmnợ phảithucủa
KH theo từng hóa đơn. Định kì, PM sẽ in sổ cái TK tiền, phảithu, sổ
chi tiếtKH, bảng tổng hợp thanh toán và chuyểnchoKT tổng hợp.
24
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

(Data Flow Diagram - DFD)
 DFD mô tả bằng hình ảnh các thành phần; các
dòng lưuchuyểndữ liệugiữa các thành phần,
điểmkhởi đầu, điểm đếnvànơilưutrữ dữ liệu
củamộthệ thống thông tin
 DFD có nhiềucấp
DFD khái quát (cấp0)
DFD cấp1
DFD cấp2
….
Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
7
25
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
 Phân cấpDFD
Điểm đầu
1.0
2.0
3.0
Điểmcuối
A
C
D
Lưutrữ
B
Cấp1
Điểm đầu
Hệ thống
Điểmcuối
A

B
Cấp0
3.1
3.2
H
I
B
D
Lưutrữ
Cấp2
26
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
 Các kí hiệu:
–Có
4 kí hiệubiễudiễn
Hoạt động
xử lý
Dòng dữ
liệu
Đốitượng
bên ngoài
hệ thống
(điểm đầu,
kếtthúc)
Lưutrữ dữ
liệu
27
DFD c
ấp0 (
khái quát)

 Là sơđồcấpcaonhấtmôtả 1 cách khái quát nội
dung củahệ thống bởi 1 hình tròn, biểudiễn
dòng dữ liệu đivào(inflow) vàđira(outflow)
giữahệ thống và các đốitượng bên ngoài hệ
thống.
 Đốitượng: Ngườihoặcvật (máy tính) thựchiện
hoặc điềukhiểncáchoạt động
 Đốitượng bên ngoài hệ thống: chỉ cho hoặc
nhậndữ liệucủahệ thống (ko xử lý dữ liệu) Æ Có
vai trò là các điểm đầu, điểmcuốicủahệ thống
28
DFD c
ấp0 (
khái quát)
 DFD khái quát cho biết:
–Chứcnăng củahệ thống
–Phạmvi củahệ thống
Khách hàng
Hệ thống
thu tiền
bán chịu
Thanh toán
Kế toán
tổng hợp
Tổng hợp
thanh toán
Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
8
29
DFD c

ấp1, cấp2
 Biểudiễnhệ thống bằng hình vẽ các cấphoạt
động xử lý, dòng dữ liệu đivào, điracáccấp
hoạt động xử lý đó.
 Mô tả chứcnăng củacáchoạt động xử lý
 Nội dung củacácdòngdữ liệu
 Không quan tâm đến đốitượng, BP thựchiện,
hình thứcmangdữ liệu
30
DFD c
ấp1
Ghi nhận
thông tin
1.0
Khách
hàng
Xác nhận
thanh
toán
2.0
Ghi nhận
thanh
toán
3.0
Thông tin
thanh toán
Tiềnsẽ thu
Số tiền đã
xác nhận
Phiếuthu

đã xác nhận
Sổ quỹ
Thông tin
thanh toán
Kế toán
tổng hợp
Thông tin
tổng hợp
31
VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp0
 Bước1:Mô tả hệ thống hiệnhànhbằng các
đoạnvănmôtả
 Bước2:Lậpbảng đốitượng và các hoạt động
liên quan đếncácđốitượng đó
….
…… ……
Ghi số tiền, số hóa đơn, số
phiếuthuvàoTB trả tiền
LậpphiếuthuKế toán thanh toán
ChuyểnTB trả tiềnKhách hàng
Hoạt độngĐốitượng
32
VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp0
 Bước3:Đánh dấucáchoạt động xử lý dữ liệu
trong các hoạt động trong bảng mô tảởbước2
 Hoạt động xử lý dữ liệubaogồm: truy xuất,
chuyểnhóa. Cáchoạt động nhậpliệu, sắpxếp,
xác nhận, tính toán, tổng hợp…
 Các hoạt động chuyểnvànhậndữ liệugiữacác
đốitượng không phải là hoạtxử lý dữ liệu

Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
9
33
VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp0
 Bước4:Nhậndiệncácđốitượng bên ngoài hệ thống
–Làcácđốitượng không thựchiệncáchoạt động xử lý dữ
liệunàotronghệ thống
 Bước5:
–Vẽ các hình chữ nhậtbiểudiễncácđốitượng bên ngoài
–Vẽ 1 vòng tròn biểudiễnnội dung chính trong hoạt động xử
lý củahệ thống hiệnhành.
–Vẽ các dòng dữ liệunối vòng tròn và các đốitượng bên
ngoài hệ thống
– Đặttênchocácdòngdữ liệutheocácđộng từ chỉ hành
động nhậnvàgửidữ liệu
34
VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp1
 Bước6:liệtkêcáchoạt động xử lý dữ liệu theo trình tự
diễnracáchoạt động đó.
 Bước7:Nhóm các hoạt động xử lý dữ liệutrêntheocác
cách sau:
– Nhóm các hoạt động xảyracùng1 nơivàcùngthời điểm
– Nhóm các hoạt động xảyracùngthời điểmnhưng khác
nơixảyra

Để cho DFD dễđọc, chỉ nên sử dụng từ 5 đến7 hìnhtròn
trong mỗisơđồ, mỗicấp
 Bước8:Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗinhómhoạt
động theo 1 động từ nêu bậtnội dung chính các hoạt động
trong nhóm

35
VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp1
 Bước9:.Đọc lạibảng mô tả hệ thống và nối các hình tròn
với nhau theo mối liên hệ hợplý
 Bước 10: Bổ sung các nơilưutrữ dữ liệunếuthấyhợplý
Phân cấpDFD
 Bước 11:
 Tiếptụcnhómnhỏ các hoạttrongmỗinhómở bước
7 Mỗinhómnhỏ trong 1 nhóm lớn là các hình tròn
xử lý cấpcon chohìnhtrònlớn.
 Thựchiệncácbước8,9,10
36
LƯU ĐỒ (Flowchart)
 Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá
trình xử lý dữ liệu(cáchoạt động, đầuvào, đầu
ra, lưutrữ)
 Đồng thờimôtả
–Phương thức truyềndữ liệu
–Cácđốitượng, BP liên quan
–Phương thứcxử lý
–Phương thứcvàtínhchấtlưutrữ
Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
10
37
LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ - LƯU ĐỒ HỆ THỐNG
 Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển
củachứng từ, số liên chứng từ, ngườilập,
ngườinhận, nơilưutrữ, tính chấtlưu
trữ…trong xử lý thủ công
 Lưu đồ hệ thống mô tả trình tự xử lý dữ liệu,

cách thứcxử lý, cách thứclưutrữ trong hoạt
động xử lý củamáytính
 Kếthợplưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống
trong mô tả hệ thống sẽ thấy đượccáchoạt
động xử lý hữuhìnhvàvôhìnhtronghệ thống.
38
LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ (
Document Flowchart)
KH
Lập
phiếu
thu
Phiếu
thu
Xác nhận
ghi sổ
Phiếu
thu
Phiếu
thu
A
A
Sổ
quỹ
Phiếu
thu
N
Kế toán
công nợ
Kế toán tiền

Ghi
nhậtkí
NK
Thu tiền
Phiếu
thu
KH
Thủ quỹ
Quá trình thu tiền
39
LƯU ĐỒ HỆ THỐNG
(System Flowchart)
Hoá đơn
BH
Nhập
vào PM
Hiệnthị
khi nhập
Cậpnhật
hóa đơn
Tậptin
KH
Tậptin
HTKho
Hoá đơn
N
Nhậphóađơncủa
khách hàng
Tậptin
bán hàng

40
KÍ HIỆU CỦA LƯU ĐỒ
 Kí hiệu đầuvào
Phiếuthu
Hóa đơnBH
Chứng từđầuvào
(hoặcchứng từ, báo
cáo đầura) bằng giấy
Nhậpliệu
Nhậpchứng từ vào
máy tính (nhậpbằng
tay)
Thẻ lưutrữ
Đưadữ liệuvàohệ
thống bằng thẻ lưu
trữ
Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
11
41
KÍ HIỆU CỦA LƯU ĐỒ
 Kí hiệuxử lý
 Kí hiệu đầura
Xử lý bằng máy tính
Xử lý thủ công
Tính giá HTK
Lập
phiếuthu
Hiểnthị trên màn hình
Sổ, báo
cáo

Dữ liệu đầu vào/ra
42
KÍ HIỆU CỦA LƯU ĐỒ
 Kí hiệulưutrữ
 Kí hiệukếtnối
Lưutrữ trong máy tính
Lưutrữ thủ công
N: Lưutrữ theo số thứ tự
A: Lưutrữ theo Alphabet
D: Lưutrữ theo ngày
Tập tin hàng
tồnkho
N
Bắt đầu
Bắt đầu/kết thúc
A
Điểmnối trong cùng
1 trang (A, B, C…)
2
Điểmnối sang trang
sau (Số trang: 1,2,3…)
43
VẼ LƯU ĐỒ
 Bước1:Xác định các đốitượng bên trong và bên
ngoài củahệ thống (xem lạiphầnDFD)
 Bước2:Chia lưu đồ thành các cột
–Mỗi đốitượng bên trong là mộtcộttrênlưu đồ
–Cáccột đượcsắpxếpsaochodònglưuchuyểncủa
các hoạt động từ trái sang phải
 Bước3:Xác định các thành phầncủatừng cột

–Môtả các hoạt động xử lý
–Dòngdữ liệu vào, ra củatừng hoạt động
 Nguyên tắcSandwich: Bấtkìkíhiệuxử lý nào đềubị
kẹpgiữa2 kíhiệu đầuvàovàđầura.
44
VẼ LƯU ĐỒ
 Bước4:Hoàn thành lưu đồ:
–Nốicáckíhiệuthànhphầnbằng các dòng thông tin
–Sử dụng các dấunối khi dòng thông tin chuyểnqua cột
khác để tránh vẽ nhiềucácđường kẻ ngang/dọc
–Cáchoạt động xử lý liên tiếpnhaucóthể gộp chung
thành 1 hoạt động xử lý (nếucần)
–Chứng từđivàophải đirahoạt động xử lý
–Cácchứng từ không thể là điểmbắt đầuvàđiểmkết
thúc
–Cáchduynhất để có lấydữ liệuhoặclưutrữ dữ liệu
trong thiếtbị máy tính là thông qua hoạt động xử lý
máy (hình chữ nhật)
Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
12
45
Ý NGHĨA
 Mô tả hệ thống bằng DFD sẽ giúp:
–Xácđịnh nộidung, chứcnăng, trình tự củacáchoạt
động xử lý trong hệ thống
–Nhậnbiết đượcnộidung cácdòngdữ liệucầnthiết
cho các hoạt động xử lý
 Mô tả hệ thống bằng lưu đồ sẽ giúp:
–Nhậnbiếtvàphântíchđượccáchoạt động xử lý
theo các đốitượng, bộ phận liên quan

–Phương thứcthựchiệncáchoạt động xử lý
–Phương thứcchuyểndữ liệu
46
Vậndụng sơđồvà lưu đồ
 Đánh giá hoạt động củahệ thống hiệnhành
– Đánh giá dòng dữ liệu đivàocáchoạt động -> Đánh
giá cơ sở thựchiệncáchoạt động
– Đánh giá dòng dữ liệu đira-> Đánh giá việcthực
hiệnchứcnăng củahoạt động
 Tổ chứcthựchiệncáchoạt động cho hệ thống
mới
–Phácthảoquytrìnhxử lý các hoạt động cấpchi tiết
nhấtbằng sơđồ
–Xácđịnh các bộ phậnvàphương thứcxử lý
–Vẽ lưu đồ mô tả hệ thống mới
47
Ví dụ vậndụng 1:
 Căncứ vàothôngbáogửihàngqua điệnthoạitừ P.Kdoanh,
bộ phậngửihàngchuẩnbị việcgiaohàng. Mộtgiấybáogởi
hàng gồm3 liênđượclậpra. Liên3 cùngvớihànghoáđược
gởi đếnKH. Liên2 đượcchuyển đếnbộ phậnlậphoáđơn.
Bộ phậnnàysử dụng những thông tin trên giấybáođể lập
hoá đơngồm 3 liên. Liên 3 hoá đơnbánhàngđượcgởi đến
KH, liên 2 chuyểnchokế toán. Ngoài ra, liên 1 củahoáđơn
bán hàng đượclưutạibộ phậnlậphoáđơn. Khi kế toán
nhậnhóađơn bán hàng, kế toán ghi nhậnvàosổ chi tiết
phải thu, nhật kí bán hàng và lưuhóađơnbánhàngtheo
tên của khách hàng.

a. Vẽ sơđồvà lưu đồ mô tả cho quá trình trên


B. Chỉ ra những rủirotrongquátrìnhtrên. Nêucácthayđổi,
bổ sung vào quá trình trên để hạnchế rủiro
48
Ví dụ vậndụng 2:
 Thiếtkế quy trình bán hàng và xử lý nghiệpvụ
trong phòng kế toán của 1 doanh nghiệpvới đặc
điểm:
– Bán tạicửahàng
– Các bộ phận liên quan: Cửa hàng, kho, kế
toán
– Phương thứcxử lý tạicửa hàng, kho bằng
thủ công
– Phòng kế toán sử dụng phầnmềm