Công tác giao nhận hàng Xuất nhập khẩu đường biển theo FCL/FCL ở CTy VINATRANS - 7 ppt

Xây dựng một trình tự làm việc và chia nhỏ công việc trong trình tự đó, mỗi cán
bộ, nhân viên sẽ đảm nhận một công đoạn trong trình tự đó, như vậy mỗi người sẽ
có thời gian chuyên sâu nghiên cứu nhiều hơn và thành thạo hơn trong lĩnh vực
đó, đẩy nhanh được tiến độ công việc.
Ví dụ: Trong công tác chuẩn bị có 2 công đoạn chủ yếu là lập tờ khai Hải quan,
Packing list và lấy các chứng từ hàng hoá từ người nhập khẩu cũng như nhận D/O
từ hãng tàu để làm thủ tục Hải quan.
- 1 cán bộ nhân viên sẽ chuyên sâu về công tác lập các chứng từ nh tờ khai,
Packing list.
- 1 cán bộ nhân viên khác sẽ chuyên với công việc làm thủ tục Hải quan.
2 cán bộ nhân viên này luôn có mối quan hệ trực tiếp với nhau trong quá trình làm
việc. Tương tự như trong công đoạn nhận hàng từ tàu và lập các chứng từ cần thiết
công việc luôn luôn là một dây chuyền khép kín, như vậy các cán bộ, nhân viên
trong Phòng sẽ luôn có quan hệ với nhau trong các công đoạn làm việc bổ trợ cho
nhau (như các mắt xích của một dây chuyền) có thể với phương pháp này mặc dù
cán bộ nhân viên ít vẫn có thể đảm nhận đợc nhiều thương vụ trong cùng 1 thời
gian.
Trong quá trình lập một số chứng từ cần thiết, thì cần phải có sự cập nhật thông
tin, các văn bản hớng dẫn của cấp trên cũng như của các cơ quan hữu quan có liên
quan phải tuyệt đối tuân theo những quy định mẫu đã có sẵn.
Trong quá trình kiểm tra đối chiếu giữa chứng từ và thực tế nếu phát hiện có sự sai
lệch giữa chứng từ và thực tế thì phải yêu cầu đại diện Hải quan lập “Biên bản
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
chứng nhận về tình trạng của hàng hoá” và giải quyết sự sai lệch giữa thực tế và
chứng từ đó theo luật định của Hải quan.
Với kinh nghiệm của mình thì Công ty đã giải quyết được những vướng mắc khó
khăn trong những chuyến hàng giao nhận nhập khẩu cũng như xuất khẩu. Nhưng
có lẽ sự phục vụ giá trị nhất của Công ty đối với khách hàng của mình là trong lĩnh
vực thông tin liên lạc và những mối quan hệ thân hữu. Thông qua những mối quan
hệ thân hữu với những cơ quan hữu quan như Hải quan, Cảng, Bộ Thương mại
cũng như giới vận tải bằng chính khả năng của mình, Công ty có thể giải quyết kịp

thời khi xảy ra chậm trễ vướng mắc. Khi xảy ra những chậm trễ vướng mắc thì
người nhập khẩu sẽ không có được những mối quan hệ như thế và thường thấy
khó khăn tốn nhiều thời gian để tìm cách giải quyết.
Và một trong những biện pháp khắc phục sự chậm trễ trong quá trình giao nhận đó
là vấn đề lưu chuyển và lu trữ chứng từ.
Trong quá trình giao nhận Công ty là trung tâm tập trung các loại chứng từ, và
cũng từ Công ty các chứng từ được lưu chuyển đến Hải quan, Cảng.
Trong quá trình chuẩn bị thì các chứng từ được chuyển từ người nhập khẩu qua
Bưu điện hoặc ngân hàng, qua tay người nhập khẩu và đến Công ty. Các chứng từ
khác Công ty sẽ nhận được từ hãng tàu hoặc một số cơ quan hữu quan khác. Do
vậy trong quá trình lưu chuyển chứng từ Công ty cần phải kiểm tra theo dõi để
tránh trường hợp có thể bị thất lạc chứng từ.
Đồng thời với quá trình tập trung hoàn thành bộ chứng từ thì Công ty cần bảo
quản và lưu trữ chứng từ một cách an toàn, cẩn thận. Để việc bảo đảm chứng từ
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
của Công ty được tốt thì Công ty phải có một kế hoạch lưu trữ chứng từ tốt, nội
dung cụ thể bao gồm:
- Trước hết phải phân loại từng bộ chứng từ theo từng nhóm loại hàng hoá
hoặc theo chủ hàng.
- Có thể trong cùng một thời gian Công ty thực hiện một lúc nhiều hợp
đồng, do vậy các bộ chứng từ này Công ty cần đánh số theo hợp đồng kinh doanh
hoặc theo thời gian ký kết hoặc theo một quy luật thứ tự nào đó để tiện trong việc
tìm kiếm tra cứu khi có trục trặc xảy ra và tiện cho việc sắp xếp sau này. Cũng có
thể dùng máy vi tính, máy quét (Scaner) để quản lý bộ chứng từ theo từng tiêu
mục để khi kiểm tra được nhanh chóng hơn.
- Công ty nên lập một sổ theo dõi thực hiện hợp đồng, một sổ theo dõi
chứng từ và nên kiểm tra thường xuyên các bộ chứng từ. Giao cho một nhân viên
có trách nhiệm bảo quản lưu trữ các bộ chứng từ này với bộ chứng từ khác.
Kết luận: Để quy trình giao nhận hàng NK diễn ra tốt đẹp nhanh chóng thì Công
ty nên hoàn thiện hơn nữa công tác lập, lưu trữ bảo quản, lưu chuyển bộ chứng từ,

Công ty cần thực hiện tốt các vấn đề trên sẽ giúp cho quá trình nhận hàng nhập
khẩu nhanh hơn, kinh danh có hiệu quả hơn.
3.2 Biện pháp thứ 2 :HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VẬN CHUYỂN HÀNG
NHẬP KHẨU CHO CHỦ HÀNG
Để thực hiện được khâu vận tải nội địa này Công ty cần phải có một sự chuẩn bị
kỹ lưỡng đồng thời phải tổ chức tốt quá trình chuyên chở thì mới đảm bảo an toàn
cho hàng hoá cũng như tiến độ thời gian giao hàng.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
a. Nghiên cứu tìm hiểu những đặc tính riêng biệt của hàng hoá cần vận
chuyển:
Việc tìm hiểu những đặc tính riêng biệt của hàng hoá cần vận chuyển đến cho chủ
hàng NK có một ý nghĩa hết sức quan trọng, bởi vì nếu như không nắm bắt hiểu rõ
được quá trình vận chuyển và làm cho hàng hoá dễ bị biến chất, hư hỏng, đổ vỡ.
Đối với những mặt hàng khô như sắt thép, xi măng, bông vải sợi, nguyên phụ
liệu thì những đặc tính riêng biệt của những loại hàng hoá này dễ nhận biết. Việc
dùng phương tiện nào? Cách thứ loại hàng hoá đó thì nó sẽ dễ bị hư hỏng, biến
chất, có thể không sử dụng được nữa, mà lúc này hàng hoá đã được thông quan,
trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, vận chuyển thuộc về Công ty, do vậy Công ty phải
bồi thường thiệt hại cho chủ hàng NK, không những thế đôi khi còn xảy ra tranh
chấp và Công ty còn có thể gặp nhiều rắc rối khác và tất nhiên khi đó uy tín của
Công ty sẽ bị giảm sút hoặc thua lỗ trong kinh doanh.
Ví dụ: Đối với loại hàng hoá đông lạnh thì khi dở hàng khỏi tàu phải có ngay
phương tiện chuyên dụng để chuyên chở Container đông lạnh hay đối với một số
lọai hàng hoá tươi sống khác khác thì nhiệt độ cần phải được giữ ở mức bao nhiêu
để đảm bảo cho hàng hoá không bị hư hỏng, giảm chất lượng, cần phải tìm hiểu
xem khi hàng hoá chở trên tàu ngoài biển do trên biển có nhiều hơi nước nhiệt độ
lại không cao thì hàng hoá được giữ ở mức a
0
C chẳng hạn nhng khi vào bờ thì hơi
nước ít đi, nhiệt độ lại tăng lên do thời tiết nắng nóng, liệu khi đó hàng hoá vẫn

giữ ở mức a
0
C đó thì vẫn đảm bảo cho hàng hoá không? đối với các loại hàng hoá
tơi sống nghĩa là chúng còn dưỡng khí hút CO
2
và nhả khí O
2
,vì vậy điều kiện
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
nhiệt độ cũng như giữ cho vi khuẩn không xâm nhập là hết sức quan trọng để đảm
bảo hàng hoá không bị giảm chất lợng và đợc phép lưu thông trên thị trường.
Hay đối với các loại hàng hoá dễ gãy vỡ hư hỏng thì cách sắp xếp chèn lót khi xếp
hàng lên phương tiện là nh thế nào, trọng tải tối đa đối với loại hàng hoá đó xe đ-
ược phép chở bao nhiêu để khi vận chuyển có xảy ra va đập thì hàng hoá sẽ không
bị vỡ c sắp xếp lên phương tiện ra sao để vận chuyển thì không phải là việc khó
khăn. Ngoài ra có nhiều mặt hàng trong quá trình xếp hàng lên phương tiện, vận
chuyển nếu không được thực hiện đúng theo những tiêu chuẩn kỹ thuật quy định
đối với
Vì vậy việc tổ chức tốt khâu nghiên cứu tìm hiểu những đặc tính riêng của hàng
hoá để bố trí sắp xếp phương tiện cũng như tổ chức quá trình chuyên chở sẽ đảm
bảo cho Công ty thực hiện tốt khâu cuối cùng của nghiệp vụ nhận hàng NK, không
để xảy ra những rủi ro đáng tiếc.
b. Chuẩn bị nhân công, kho b i phương tiện để phục vụ tốt quá trình vận
chuyển
Đồng thời với quá trình làm thủ tục nhận hàng NK thì Công ty cần phải có sự
chuẩn bị về nhân công, kho bãi cũng như phương tiện vận chuyển để có thể tiến
hành xếp dở, lưu kho hoặc vận chuyển thẳng hàng NK đến cho chủ hàng theo
đúng tiến độ thời gian đã thoả thuận giữa hai bên.
c. Tổ chức quá trình vận chuyển:
Sau khi đã ký hợp đồng vận chuyển và giao hàng lên phương tiện vận chuyển chở

hàng đến đúng nơi quy định mà người uỷ thác yêu cầu thì Công ty không phải đã
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
hết trách nhiệm. Để thực hiện quá trình vận chuyển này thì đồng thời với việc
người vận tải chở hàng đến cho nhà nhập khẩu Công ty phải cử 1 hoặc 2 cán bộ
của Công ty cùng áp tải hàng hoá trong khi vận tải trên đường để cùng giám sát
những yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho hàng hoá được đặt ra cho ngời vận tải và hỗ
trợ cho người vận tải trên đường đi khi gặp những khó khăn trở ngại. Cán bộ áp tải
hàng phải luôn giữ liên lạc với Công ty để thông báo về tình hình vận chuyển. Khi
gặp khó khăn cần phải liên lạc với Công ty để xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo
Công ty trong việc xử lý giải quyết tình huống khó khăn trở ngại đó.
Trong quá trình vận chuyển cán bộ áp tải hàng phải yêu cầu ngời vận tải thực hiện
nghiêm ngặt những yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho hàng hoá để giảm thiểu mọi rủi
ro có thể xảy ra.
d Giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu:
Đây là khâu cuối cùng trong quá trình vận chuyển nội địa này. Khi hàng hoá đã
được chở đến nơi quy định theo yêu cầu của chủ hàng nhập khẩu. Cán bộ áp tải
hàng sẽ trực tiếp giao hàng cho chủ hàng và phải lập biên bản giao hàng theo đúng
khối lợng chất lượng mà nhà xuất nhập khẩu đã uỷ thác cho Cty. Cán bộ áp tải
phải mời trực tiếp chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác ký vào biên bản
giao hàng vì đây sẽ là cơ sở để Công ty đòi tiền cước phí giao nhận của ngời uỷ
thác. Cán bộ áp tải có thể trực tiếp thu tiền cước phí nhận hàng nhập khẩu từ người
uỷ thác sau đó nộp lại cho Công ty.
- Trong quá trình dỡ hàng giao cho người nhập khẩu thì cán bộ áp tải hàng có thể
yêu cầu chủ hàng giúp đỡ về việc thuê phương tiện nâng hạ hàng hoặc dỡ hàng
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
đưa vào kho. Việc này còn tuỳ thuộc vào thoả thuận giữa Công ty và chủ hàng
trong hợp đồng uỷ thác xem việc dở hàng khỏi phương tiện vận tải là do người
nhập khẩu làm hay Công ty tự làm.
Sau khi hoàn thành việc giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu thì Công ty mới thực
sự hoàn thành nhiệm vụ và hết trách nhiệm đối với hàng hoá.

Tóm lại, công tác vận chuyển hàng nhập khẩu đến cho chủ hàng nhập khẩu đóng
góp một phần không nhỏ vào sự thành công của mỗi thương vụ uỷ thác giao nhận
của Công ty. Nó tuy là khâu cuối cùng dễ thực hiện nhất trong toàn bộ quy trình
nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu bằng Container nhưng nếu không xác định đúng
tầm quan trọng của công tác này thì Công ty sẽ không đảm bảo được tiến độ thực
hiện hợp đồng uỷ thác. Và nếu không may xảy ra rủi ro xuất phát từ sự chuẩn bị
không tốt của Công ty thì Công ty còn phải bồi thường thiệt hại cho nhà nhập khẩu
trong khi giá trị của một lô hàng nhập khẩu không phải là nhỏ. Khi đó có thể làm
cho Công ty bị thua lỗ nặng và giảm đi uy tín vốn có trong kinh doanh dịch vụ
xuất nhập khẩu của mình.
Sơ đồ quá trình vận chuyển và giao hàng cho chủ hàng NK
Trương hợp 1:





Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
Kiểm tra tại cảng.
Công
TY

Nhận
hàng
từ tàu

Đưa
container
về bãi
cảng

Rút hàng
ra khỏi
cont để
kiểm hoá


Đóng lại
hàng
vào cont


Xếp
cont lên
p.tiện
vận tải
nội địa

Tổ
chức
quá
trình
vận tải

Giao trả
container
rỗng cho
hãng tàu

Giao trả

hàng
cho chủ
hàng
NK
Trường hợp 2
Hàng hoá qua kho: Kiểm hoá tại kho hoặc tại điểm nhận hàng của ngời NK.
Công
TY

Nhận
hàng
từ
tàu

Đưa
containe
r về bãi
cảng

V.chuyển
container
về kho
riêng

Rút
hàng ra
khỏi
cont để
kiểm
hóa

Đóng lại
hàng vào
container

Xếp
cont lên
p.tiện
vận tải
nội địa

Giao trả
container
rỗng cho
hãng tàu

Giao trả
hàng cho
chủ hàng
NK

Tổ chức
quá trình
vận tải

Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
PHỤ LỤC
Bảng 4: Tổng kết tài sản, nguồn vốn của công ty năm 2007
ĐẦU NĂM CUỐI NĂM

Số tiền (VND) TT% Số tiền (VND) TT%
A. TÀI SẢN LƯU
ĐỘNG
9.242.257.068 77,4
4.115.461.974
28.56
I- TIỀN 1.141.379.782 9,56 1.526.080.931 10.59
1.Tiền 1.141.379.782 9.56 1.526.080.931 10.59
2. Các khoản
tương đương tiền

II- CÁC KHOẢN
PHẢI THU
7.721.788.200 64.66 2.292.508.435 15.9
1. Phải thu khách
hàng
1.286.080.848 10.77 2.075.503.111 14.41
2. Phải thu khác 6.300.849.798 53.89 20.365.000 1.49
III- HÀNG TỒN
KHO



1. NVL tồn kho
2. CCDC trong
kho

IV- TÀI SẢN
LƯU ĐỘNG KHÁC
379.089.086

3.17
296.872.608
2.06
1. Tạm ứng
2. Thuế và các
khoản phải thu Nhà Nước
9.549.086 0.79 9.549.086 0.66
3. Tài sản lưu
động khác
369.540.000 2.38 287.323.522 2.05
B. TÀI SẢN CỐ
ĐỊNH
2.098.128.269 17.5
9.691.633.661
67.27
I- TÀI SẢN CỐ
ĐỊNH

Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
1. TSCĐ hữu
hình
1.691.778.269 14.2 663.364.647 4.6
- Nguyên giá 2.143.494.598 17.95 1.180.659.006 8.19
- Hao mòn (451.716.329)
(3.75)
(517.294.359) (3.59)
2.Tài sản cố định
vô hình
406.350.000 3.4 9.028.269.014 62.66

II- ĐẦU TƯ TC
DÀI HẠN
600.000.000
5.02 600.000.000 4.16
2. Đầu tư dài hạn
khác
600.000.000 5.02 600.000.000 4.16
TỔNG TÀI SẢN 11.940.385.377 100
14.407.095.635
100
NGUỒN VỐN
A. NỢ PHẢI
TRẢ
6.106.113.688 51.13
4.636.778.674
32.18
I- NỢ NGẮN
HẠN
6.106.113.688 51.13
4.636.778.674
32.18
1. Vay ngắn hạn
2. Phải trả người
bán
2.214.891.155 18.55 2.317.266.407 16.08
3. Thuế và các
khoản phải nộp
110.578.391 0.93 170.635.301 1.18
4. Phải trả CNV 43.268.211 0.36 68.496.613 0.47
5. Các khoản phải

nộp khác
3.247.602.702 27.19 1.421.566.611 9.87
B. NGUỒN VỐN
CSH
5.834.271.649 48.86
9.770.316.961
67.81
I- NGUỒN VỐN -
QUỸ
5.589.019.195 46.8
9.665.189.847
67.08
1. Nguồn vốn
kinh doanh
3.000.000.000 25.12 6.000.000.000 41.64
2. Quỹ phát triển
kinh doanh
(6.372.987) (0.053) 30.901.989 0.2
3. Lợi nhuận sau
thuế chưa phân phối
1.803.945.003 15.11 1.999.375.676 13.88
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -

4. Quỹ khen
thưởng phúc lợi
245.252.454 2.05 105.127.114 0.73
5. Nguồn vốn đầu
tư XDCB

TỔNG NGUỒN

VỐN
11.940.385.377 100 14.407.095.635 100
Nguồn : Phòng kế toán tổng hợp năm 2007
KẾT LUẬN
Qua gần 5 tháng tiếp xúc ,tìm hiểu và học hỏi tại công ty Vinatrans Đà
Nẵng, với vốn kiến thức ít ỏi được trang bị tại trường,đặc biệt với sự hướng dẫn
nhiệt tình của thầy giáo Ngô Quang Mỹ và cùng với sự giúp đỡ của các cô các chú
anh chị trong công ty cũng như trong phòng vận tải biển.Em đã hoàn thành chuyên
đề:”qui trình giao nhận hàng Nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức
FC?/FCL tại công ty Vinatrans Đà Nẵng”
Chuyên đề này đã vạch ra hướng đi mới cho công tác giao nhận nhập khẩu
hàng hoá của Vinatrans Đà Nẵng trong những năm tới.Với chuyên đề này hy vọng
sẽ đáp ứng được nhu cầu hiện nay là tiến đến hoàn thiện qui trình giao nhận hàng
nhập tại công ty Vinatrans để đạt được những kết quả khả quan hơn
Một lần nữa em xin cám ơn sự giúp đỡ quí báu của Ban lãnh đạo,các phòng
ban và các anh chị trong công ty Vinatrans đã tạo điều kiện cho em được tiếp xúc
tìm hiểu, học hỏi, nghiên cứu tài liệu cũng như truyền đạt những kinh nghiệm
trong thực tế để em có thể hoàn thành chuyên đề
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
Xin cảm ơn thầy giáo Ngô Quang Mỹ người đã trực tiếp hướng dẫn chu đáo
và tận tình trong suốt quá trình em thực hiện chuyên đề này.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. PGS. TS. Nguyễn Hồng Đàm (Chủ biên) - GS. TS. Hoàng Văn Châu -
PGS. TS. Nguyễn Như Tiến - TS. Vũ Sỹ Tuấn.
VẬN TẢI VÀ GIAO NHẬN TRONG NGOẠI THƯƠNG
(Nhà xuất bản Giao thông vận tải Hà Nội - 2003)
2. TS. Đoàn Thị Hồng Vân
Giáo trình KỸ THUẬT NGOẠI THƯƠNG
(Nhà xuất bản thống kê - 2000)
3. PTS Huỳnh Tấn Phát - PTS Bùi Quang Hùng

SỔ TAY NGHIỆP VỤ VẬN CHUYỂN CONTAINER
(NXB Giao thông vận tải - 1993)
4. “ Các văn bản chọn lọc hướng nghiệp” ( Selected Documents ) - Hiệp
hội Giao nhận Kho vận Việt Nam - 1997.
5. Các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công
ty Vinatrans Đà Nẵng.
6. Các báo giá cước phí dịch vụ giao nhận vận tải, xếp dở của các công ty
Vietrans, Gematrans, Viconship, Inlaco, Cảng Đà Nẵng



Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -