Công tác giao nhận hàng Xuất nhập khẩu đường biển theo FCL/FCL ở CTy VINATRANS - 6 pot

của Công ty phải xuất trình vận đơn gốc (Bill of Lading Original) và lệnh giao
hàng (D/O) cho feeder để nhận hàng.
Trong quá trình nhận hàng thì cán bộ giao nhận của Công ty cùng với cán
bộ Cảng phải lập một số chứng từ với tàu như: Biên bản dỡ hàng (COR: cargo on
receipt), thư dự kháng, biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC: report on
receipt of cargo), biên bản giám định, giấy chứng nhận hàng thiếu (cargo out turn
report) các biên bản này phải được lập trong đúng thời gian qui định mới có thể
khiếu nại các bên liên quan đòi bồi thường tổn thất.
Đối với hàng hoá nhập bằng Container, khi tàu đến Cảng thì không cần lập
biên bản giám định hầm hàng. Tuy nhiên cũng có một số trờng hợp bắt buộc phải
lập biên bản giám định hầm hàng và mời chuyên gia giám định như đối với một số
hàng hoá yêu cầu phải đợc bảo quản trong một điều kiện môi trờng nhiệt độ nhất
định: hàng giữ lạnh và hàng đông lạnh là hai trờng hợp điển hình, bởi vì đối với
hai loại hàng hoá này cần phải được bảo quản tốt theo đúng tiêu chuẩn nếu không
sẽ rất nhanh chóng bị hư hỏng do những đặc tính riêng biệt của nó, ví dụ: Hàng
rau quả tươi sống tức là còn dưỡng khí, hút CO
2
và nhả O
2
, hơi nước, những chất
hay mùi và khí nóng. Sự biến chất của chúng giảm đi khi nhiệt không đến “nhiệt
độ tới hạn” gần với những điểm đông kết nếu đạt điểm “tới hạn” này thì những tế
bào sống bị huỷ hoại không cứu chữa được nữa và hàng hoá bị hư hỏng hoàn toàn.
Do vậy trong những trường hợp yêu cầu bắt buộc đặt ra là phải giám định hầm
hàng để xác định xem hàng hoá có được bảo quản theo đúng qui định không và
khi dỡ hàng này cũng cần phải có một qui trình bảo quản hợp lý.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
Khi nhận hàng từ tàu, nếu như cán bộ của Công ty bằng kinh nghiệm của
mình phát hiện tình trạng bên ngoài của Container không tốt (container bị móp
méo, thủng) có thể gây ảnh hưởng đến hàng hoá bên trong Container, lúc đó cán
bộ giao nhận của Công ty phải lập biên bản xác định tình trạng bên ngoài không

tốt của Container (hoặc Container bị hư hỏng) và mời đại diện hãng tàu, chủ tàu,
đại diện Cảng ký xác nhận. Trong trường hợp này khi tiến hành dỡ hàng ra khỏi
Container, Công ty phải mời đại diện hãng tàu giám sát quá trình rút hàng. Nếu
xảy ra trường hợp hàng hoá bị hư hỏng, đổ vỡ, cán bộ giao nhận của Công ty sẽ
phải lập biên bản hàng đổ vỡ, hư hỏng và mời đại diện hãng tàu, chủ tàu ký xác
nhận để có thể xác định trách nhiệm thuộc về người vận tải hay do người XK đóng
hàng không đúng qui định. Biên bản này sẽ là cơ sở để chủ hàng NK khiếu nại bồi
thường các bên liên quan.
Cùng với quá trình rút hàng từ Container thì cán bộ giao nhận của Công ty
phải mời công chức Hải quan đến để giám sát quá trình dỡ hàng kiểm tra số seal,
số container và kiểm hoá hàng hoá. Thông thường hàng hoá được rút ra khỏi
Container tại Cảng (theo B/L) do vậy đại diện Hải quan sẽ đến Cảng để giám sát
quá trình dỡ hàng. Kết thúc quá trình kiểm hoá, công chức Hải quan sẽ hoàn thành
các thông tin ở mặt sau của tờ khai Hải quan hàng NK như: kết quả kiểm hoá
Nếu hàng hoá thừa hay thiếu so với tờ khai thì cán bộ giao nhận của Công ty phải
lập biên bản hàng thừa thiếu. Nếu hàng thừa, số hàng thừa phải được làm đầy đủ
mọi thủ tục Hải quan như một lần NK, tính lại thuế cho lô hàng, khi đó công chức
Hải quan sẽ tính lại thuế cho lô hàng và điền đầy đủ vào mục “phần tính lại thuế
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
của cơ quan Hải quan” (từ mục 32 đến mục 36). Sau đó công chức Hải quan sẽ
đóng dấu xác nhận “chứng thực xuất nhập” (mục 38) và thông quan cho hàng NK.
Ngoài ra có một số trường hợp được đề nghị đem cả Container về kho riêng
để kiểm hoá, khi đó Công ty phải mời công chức Hải quan áp tải hàng hoá đến địa
điểm kiểm hoá, mọi chi phí đi lại cho công chức Hải quan, Công ty hoặc chủ hàng
sẽ phải chịu, tuỳ theo thoả thuận giữa Công ty và chủ hàng trong hợp đồng uỷ
thác. Tuy nhiên đối với bất cứ loại hàng hoá nào thì Công ty cũng nên thương
lượng với chủ hàng NK rút hàng và kiểm hoá tại Cảng, bởi vì khi đó sẽ tiết kiệm
được một khoản chi phí lớn, đó là chi phí nâng hạ vận chuyển Container về kho
riêng giao trả Container rỗng cho đại lý hãng tàu.
Một chú ý trong quá trình nhận hàng là:

- Nếu như Công ty chưa sắp xếp được phương tiện vận tải nội địa hoặc
hàng hoá đã tháo ra khỏi Container, đã làm thủ tục Hải quan nhưng chưa thể vận
chuyển đến cho chủ hàng thì Công ty không nên tháo hàng ra khỏi Container trong
5 ngày đầu khi Container còn đang ở bãi Cảng, vì lệ phí lưu Container tại bãi Cảng
trong 5 ngày đầu Công ty không phải nộp theo qui định của Cảng, còn từ ngày thứ
6 trở đi phí lưu Container tại bãi Cảng là 5USD cho một Container 20’ và 7USD
cho một Container 40’ một ngày đêm, hết tuần đầu tiên số lệ phí trên sẽ bị Cảng
phạt gấp đôi và hãng tàu phạt giao Container rỗng chậm trễ. Còn nếu như hàng
hoá đã được rút ra bãi Cảng, nhưng mặc dù hàng hoá đặt tại bãi Cảng trong 5 ngày
đầu Công ty vẫn phải chịu chi phí lưu bãi tại Cảng, chi phí này được tính theo tấn
hoặc chiếc tuỳ theo từng mặt hàng.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
- Vấn đề nghiệm thu hàng NK về số lượng và chất lượng:
+ Số lượng: Phơng pháp nghiệm thu chủ yếu là kiểm đếm (cân,
đo, đong, đếm) đại diện:
*) Tính số thùng, kiện pallet đợc đóng theo từng hàng, sau
đó tính cho cả Cont.
*) Cân đo đại diện sau đó tính ra số lượng, khối lượng cả
Container.
+ Chất lượng: Nếu hàng hoá thuộc diện phải qua kiểm tra chất
lượng nhà nước thì chất lượng hàng hoá sẽ được chứng nhận bởi cơ quan giám định
như trong hợp đồng mua bán ngoại thương đã chỉ định.
Còn nếu như hàng hoá không thuộc diện phải qua kiểm tra chất lượng nhà
nước, nhưng nhà NK muốn được nghiệm thu về chất lượng hàng hoá thì cán bộ
giao nhận của Công ty sẽ tiến hành mời cơ quan giám định đến để giám định chất
lợng hàng NK trong quá trình rút hàng ra khỏi Container tại Cảng hoặc địa điểm
rút hàng ngoài Cảng được cơ quan Hải quan cho phép. Chất lượng hàng hoá chỉ
được xác định bởi cơ quan giám định mà thôi (chi phí giám định do nhà NK chịu)
- Giao hàng cho chủ hàng:
Khi hàng hoá đã được thông quan, Cty sẽ tiến hành vận chuyển hàng đến

cho chủ hàng NK. Đồng thời với quá trình làm thủ tục Hải quan và nhận hàng từ
tàu Cảng, Cty sẽ tiến hành thuê phương tiện vận tải nội địa để vận tải hàng hoá
đến cho chủ hàng. Hiện tại Vinatrans chưa có đội xe vận chuyển hàng Container ,
tuy nhiên Công ty cũng đảm nhận được dịch vụ này để phục vụ khách hàng nhờ
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
ký được những hợp đồng nguyên tắc có thời hạn lâu dài với một số công ty vận tải
lớn như Công ty TNHH Cựu Kim Sơn, Công ty thương mại & dịch vụ vận tải
Minh Toàn, Công ty TNHH Hoàng Đại… Tuy nhiên cũng vẫn thiếu xe vận
chuyển hàng nên hoạt động của đơn vị có nhiều lúc rơi vào thế bị động, nhất là
vào mùa cao điểm khi các đội xe đều qua Lào vận chuyển hàng, làm cho thị
trường trở nên khan hiếm xe và chỉ còn lại một số lượng xe nhất định phục vụ cho
các hãng tàu. Điều này đã làm ảnh hưởng tới kế hoạch tiếp nhận hàng của khách
hàng và ảnh hưởng đến uy tín của Công ty. Mặc khác trong nhiều trường hợp công
tác thuê phương tiện vận tải đường bộ chưa được chú trọng đúng mức, Công ty chỉ
dựa vào giá cước chuyên chở của các hãng vận tải để thuê phương tiện vận tải
đường bộ mà chưa đánh giá hết được tầm quan trọng của các yếu tố khác như dịch
vụ cung cấp, thời gian vận tải, mức độ an toàn trong quá trình vận tải để đưa ra
quyết định chung.
2.2.3.4 Thanh lý Hợp đồng
Mọi cước phí trong quá trình giao nhận Công ty phải thanh toán, được xem
như chi phí giao nhận. Những chi phí mà Công ty phải trả là: lệ phí Hải quan, phí
nâng hạ di chuyển Container tại Cảng, kho , phí rút hàng ra khỏi Container, phí
vận tải đường bộ. Nếu như hàng hoá được rút ra khỏi Container tại Cảng thì Công
ty sẽ giảm bớt được chi phí giao trả Container rỗng (vì việc giao trả Container
rỗng cho đại lý hãng tàu ngay tại Cảng), ngoài ra việc dỡ hàng tại Cảng có một số
thuận lợi như hệ thống xếp dỡ hàng tại Cảng hiện đại và có đưủ phương tiện xếp
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
dỡ mọi loại hàng hoá cũng như nhân công bốc xếp làm việc tại Cảng tương đối
đầy đủ.
Còn nếu như đem Container về kho riêng để kiểm hoá thì Công ty phải

chịu thêm 3 lần nâng hạ Container, chi phí vận chuyển hàng từ Cảng về kho và chi
phí giao trả Container rỗng. Hơn nữa hiện tại Công ty lại chưa có đầy đủ phương
tiện xếp dỡ hiện đại như tại Cảng cho nên việc thoả thuận được với chủ hàng để
kiểm hoá tại Cảng là có lợi nhất cho Cty. Tuy nhiên cũng cần nhanh chóng đưa
hàng ra khỏi Cảng để không phải chịu thêm chi phí lưu kho, lưu bãi Cảng.
Mọi chi phí nói trên được Công ty dùng tiền mặt để thanh toán và sau đó sẽ
nhận phí giao nhận uỷ thác từ khách hàng.
2.2.3.5 Giao trả container rỗng
Nếu quá trình dỡ hàng tại bãi Cảng thì việc giao trả Container rỗng cũng
ngay tại bãi Cảng và như vậy Công ty không phải tốn thêm chi phí vận chuyển
Container rỗng đến bãi Container của đại lý hãng tàu để giao trả. Ngay khi hàng
hoá được rút hết khỏi Container, cán bộ giao nhận của Công ty sẽ lập văn bản giao
trả Container rỗng cho đại diện đại lý hãng tàu và mời họ ký xác nhận đã trả
Container rỗng. Còn nếu như việc rút hàng hoá ra khỏi Container tại một địa điểm
khác ngoài Cảng thì Công ty phải vận chuyển Container rỗng đến bãi Container
của đại lý hãng tàu để giao trả. Chú ý: Trong quá trình rút hàng hoá ra khỏi
Container, cần phải bảo vệ Container cẩn thận, nếu Container bị hư hỏng trong
quá trình này thì Công ty phải bồi thường thiệt hại cho đại lý hãng tàu.
2.2.3.6 Giám định hàng Nhập Khẩu tổn thất
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
Trong quá trình giao nhận hàng NK, nếu xảy ra trường hợp đổ vỡ, hư hỏng
thì Công ty phải tiến hành mời cơ quan giám định đến để giám định mức độ tổn
thất của hàng hoá và lập biên bản giám định hàng hoá NK bị tổn thất làm cơ sở để
chủ hàng NK khiếu nại đòi bồi thường các bên liên quan đã gây ra tổn thất.
Một thực tế xảy ra là khi Công ty tiến hành mời cơ quan giám định thì
không phải kết quả giám định của cơ quan giám định mà Cty đã mời sẽ được tất cả
các bên liên quan chấp nhận, nhất là cơ quan Bảo hiểm. Khi đó có thể quá trình
giám định sẽ phải tiến hành lại và nh vậy chủ hàng NK sẽ phải tốn thêm nhiều chi
phí như chi phí cho nhân công xếp dỡ phục vụ giám định, chi phí cho việc mời cơ
quan giám định khác, bên cạnh đó khi giám định hàng hoá bị tổn thất thì thời gian

sẽ kéo dài và hàng hoá phải lưu kho, lưu bãi Cảng và chi phí lưu kho,lưu bãi tại
Cảng sẽ tăng lên.
Ngoài ra quá trình kiểm tra giám định hàng hoá phải được thực hiện theo
đúng qui trình với sự kiểm tra giám sát của các bên liên quan như: chủ hàng NK,
đại diện đại lý hãng tàu, đại diện Cảng, cơ quan Hải quan, cơ quan Bảo hiểm. Việc
thực hiện tổ chức các bên liên quan phải được thực hiện chặt chẽ theo đúng qui
trình và thời gian qui định thì mới có thể giảm được chi phí và có kết quả phản ảnh
chính xác để xác định lỗi thuộc về bên nào và ai sẽ là người bồi thường cho số
hàng hoá bị tổn thất. Nếu công tác này được chuẩn bị và thực hiện tốt thì sẽ giúp
cho Cty cũng như chủ hàng NK giảm được chi phí và thời gian giám định cũng
như việc chủ hàng được bồi thường theo đúng luật định.

Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
Đánh giá chung:
Khi tiến hành giao nhận hàng nhập khẩu bẳng cont nguyên thì Vinatrans có thể
thực hiện với nhiều vai trò khác nhau, là đại lý hãng tàu, là đại lý cho công ty giao
nhận quốc tế, làm người chuyên chở hay là người được chủ hàng ủy thác làm các
dịch vụ khai thuê hải quan, vận tải nội địa v.v….Tuy nhiên trong tât cả những vai
trò trên thì vai trò làm đại lý của hãng tàu là phổ biến nhất ở Vinatrans.Với vai trò
là đại lý hãng tàu thì qui trình nhận hàng nhập khẩu được thực hiện đơn giản nhất
và ít sai sót hay ít gặp khó khăn nhất.Vinatrans chỉ cần lấy bộ hồ sơ từ đại lý của
họ ở nước ngoài, gửi hàng giao cho người nhận cùng với giấy ủy quyền nhận
hàng.Và thu phí phát hành D/O, phí phạt lưu vỏ cont rút hàng chậm, phí mượn vỏ
cont (nếu có)….Ngoài ra có thể thực hiện các dịch vụ cung cấp thêm như khai
thuê hải quan,vận chuyển nội địa v.v… Còn khi đóng vai trò là người vận chuyển
thì gặp nhiều khó khăn hơnvà trách nhiệm cũng nhiều hơn.Lúc đó công việc của
Vinatrans là nhiều hơn bao gồm nhiều công đoạn hơn từ đàm phán kí kết hợp
đồng đến tổ chức vận chuyển ,thuê người chuyên chở v.v. Các phí phải thu cũng
nhiều hơn: cước tàu,phí D/O,phí khai thuê HQ, thuế, phí lưu cont,phí vệ sinh
cont…….Trên thực tế thì trường hợp đóng vai trò là người vận chuyển hay đóng

vai trò là đại lý công ty giao nhận quốc tế thì đều ít xảy ra vì số lượng khách hàng
còn rất hạn chế.Nguyên nhân là do khả năng cạnh tranh của Vinatrans còn chưa
cao, trình độ nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên không đồng đều thêm vào đó
mức phí đưa ra còn cao không thể canh tranh với các công ty khác.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
Những tồn tại: Đối với những Trường hợp phổ biến ở Vinatrans. Đó là khi
Vinatrans đóng vai trò là đại lý của hãng tàu và khi đóng vai trò là người được chủ
hàng ủy thác
Những tồn tại:
 Đối với qui trình 1 tức là khi Vinatrans đóng vai trò là đại lý hãng tàu thì ít khi
gặp khó khăn nếu có thì chỉ là do người nhận hàng xuất trình chứng từ chậm
phát hành D/O châm; nên dẫn đến việc giao hàng chậm
 Còn đối với qui trình 4 khi Vinatrans đóng vai trò là người ủy thác thì gặp nhiều
khó khăn hơn .Nhất là trong việc tiếp nhận bộ hồ sơ chứng từ, khai thuê hải quan
và vận chuyển nội địa.
+Đối với việc tiếp nhận hồ sơ chứng từ thì chủ yếu là do sự chậm trễ mà nguyên
nhân của việc chậm trễ là:
- Người xuất khẩu gởi thiếu một trong những chứng từ cần thiết đã được
yêu cầu.
- Các sai sót về những thông tin giữa các chứng từ.
- Chậm trễ trong việc liên lạc giữa nhân viên Cảng, Hải quan và các cơ
quan.
- Khi nhận bộ chứng từ không xem xét kiểm tra kỹ lưỡng.
- Chậm trễ ở Ngân hàng do các chứng từ không ăn khớp
+Đối với việc khai báo Hải quan thì gặp những khó khăn sau:
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
Việc khai báo Hải quan là một trong những công việc chiếm nhiều thời gian của
Công ty. Đôi khi có những trở ngại về giấy tờ cần thiết cho việc khai báo Hải quan
như;
-Trong bộ chứng từ về hàng hoá mà người XK gửi tới không có giấy chứng

nhận xuất xứ trong khi hàng hoá thuộc diện ưu đãi về thuế quan.
-có sự sai lệch thông tin giữa các chứng từ-hóa đơn
-Hồ sơ chưa hoàn chỉnh
-Chủ hàng khai giá thấp hơn giá trị thực tế gây khó khăn cho hải quan trong
việc thẩm định giá và đưa ra mức thuế
-Nội dung tên hàng không rõ ràng
-Mã áp cho hàng không phù hợp
+ Đối với việc vận chuyển nội địa :Phương tiện vận chuyển còn thiếu nên việc
cạnh tranh với các đối thủ khác trong lĩnh vực này thường gặp nhiều bất lợi về giá
cước cũng như điều động xe, đặc biệt vào mùa cao điểm ( từ tháng 10 đến tháng 3)
Trong việc giao dịch và lựa chọn một số hãng vận tải nội địa, Công ty chỉ chú
trọng đến một vài cơ sở chủ yếu để lựa chọn nh: giá cước, dịch vụ mà chưa xem
xét đúng mức đến các yếu tố tuy không mang lại lợi ích trước mắt cho Công ty
nhưng sẽ mang lại những lợi ích khó nhận thấy ngay như: mức độ an toàn trong
vận chuyển, sự linh hoạt trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh về hàng hoá
trong khi vận chuyển cũng như xác định được tầm quan trọng của mỗi yếu tố
trong việc ra quyết định chung.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
Để công tác giao nhận được thực hiện tốt thì Công ty cần phải khắc phục
những mặt còn tồn tại, đưa ra những phương pháp giải quyết mang tính qui luật
chung cho mọi tình huống nhằm nâng cao uy tín, phục vụ tốt nhất nhu cầu của
khách hàng.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP
Với những tồn tại đã được trình bày ở chương 2 em xin kiến nghị 1 số giải pháp
sau đây:
3.1 Biện pháp 1: Khắc phục những chậm trễ trong việc tiếp nhận bộ chứng
từ:
Với sự đẩy mạnh của tốc độ vận tải, đặc biệt là việc sử dụng phương tiện chuyên
chở bằng Container ngày càng nhiều. Đôi khi trong quá trình chuẩn bị Công ty cần
lưu ý người nhập khẩu giục người xuất khẩu gửi toàn bộ các chứng từ đã được yêu

cầu trong hợp đồng thương mại khi đã giao hàng lên phương tiện vận tải một cách
nhanh chóng.
a. Nguyên nhân của những sự chậm trễ:
Những chậm trễ trong việc hoàn thành bộ chứng từ đang trở thành một vấn đề
nghiêm trọng. Sai sót của con người là một trong những nguyên nhân lớn và cũng
có thể do năng lực công tác của nhân viên trong những cơ quan hữu quan gây nên.
Những nguyên nhân phổ biến nhất của sự chậm trễ:
- Người xuất khẩu gởi thiếu một trong những chứng từ cần thiết đã được
yêu cầu.
- Các sai sót về những thông tin giữa các chứng từ.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
- Chậm trễ trong việc liên lạc giữa nhân viên Cảng, Hải quan và các cơ
quan.
- Khi nhận bộ chứng từ không xem xét kiểm tra kỹ lưỡng.
- Chậm trễ ở Ngân hàng do các chứng từ không ăn khớp
b. Khắc phục những chậm trễ sai sót:
Để khắc phục những vấn đề như thế cần phải có nhân viên đúng chức năng giải
quyết công việc chứng từ.
Trong quá trình nhận bộ chứng từ của người xuất khẩu, cán bộ lập chứng từ cần
phải kiểm tra đối chiếu kỹ lưỡng giữa các chứng từ với nhau, nếu có sự sai lệch
thông tin về hàng hoá giữa các chứng từ thì cần phải tìm hiểu những nguyên nhân
nào gây ra sự sai lệch đó, sự sai lệch bắt đầu từ chứng từ nào, cần phải liên lạc
nhanh với người xuất khẩu để tìm hiểu nguyên nhân các sự sai lệch đó và yêu cầu
sửa đổi chứng từ cho ăn khớp với nhau.
Bên cạnh đó thực tế cho thấy tại Phòng Kinh doanh dịch vụ XNK có thể có 1 hay
2 nhân viên đảm nhận một thương vụ từ khâu chuẩn bị các giấy tờ, chứng từ khai
báo Hải quan cho đến khi vận chuyển hàng đến cho ngời nhập khẩu. Vì vấn đề xảy
ra là có nhiều thương vụ cùng làm trong một thời gian nên phải chia cán bộ, nhân
viên ra để làm, như vậy khi xảy ra trục trặc nào đó trong một công đoạn chưa giải
quyết được thì sẽ làm ùn tắc, chậm trễ các công đoạn sau và ảnh hưởng đến thời

gian giao nhận hàng nhập khẩu, ảnh hưởng đến tiến độ chung.
Như vậy vấn đề này có thể được giải quyết một cách tốt hơn là:
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -