Báo cáo: quản lý cửa hàng điện thoại pdf

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC………
KHOA……………
BÁO CÁO TỐT NGHIỆP
QUẢN LÝ CỬA HÀNG ĐIỆN THOẠI

MỤC LỤC
MỤC LỤC 2
Lời nói đầu
************************
Ngày nay máy tính trở thành một phương tiện quan trọng
được ứng dụng trong mọi lĩnh vực, một trong những ứng dụng đó là
quản lý. Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu dùng để tạo và xử lý
dữ liệu, cho phép quản lý dữ liệu một cách có tổ chức thống nhất,
liên kết các dữ liệu rời rạc thành một hệ thống hoàn chỉnh, thay thế
cho việc quản lý dữ liệu bằng cách thủ công. Access là một môn học
hay, ứng dụng cao mà chúng em được các thầy, các cô trong khoa
Công nghệ thông tin_Đại học ################## giảng dạy. Vì
những lý do đó,em đã chọn Đề tài xây dựng phần mềm ”Quản lý
cửa hàng điện thoại ” làm Đề tài thực tập tốt nghiệp với mục đích
ứng dụng những kiến thức đã được học vào thực tế.
Mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng do kiến thức của em còn
nhiều hạn chế nên không tránh khỏi sai sót trong quá trình làm. Vì
vậy, em rất mong có được sự đóng góp ý kiến của các thầy, các cô
để chương trình của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Công
nghệ thông tin_ĐH##################### đã tận tình dạy bảo và
truyền đạt cho em những kiến thức quý báu, đặc biệt là thầy giáo
##################### đã trực tiếp hướng dẫn , chỉ bảo và giúp
đỡ em trong thời gian thực tập.

Hà Nội, ngày ### tháng ### năm 2009
Sinh viên thực tập
###############
Báo cáo tốt nghiệp
************
Chương I. Khảo sát , đánh giá hệ thống hiện tại
Bài toán quản lý cửa hàng điện thoại
I.Giới thiệu công tác quản lý cửa hàng điện thoại
#########
Trong các thành tựu khoa học hiện nay, sự ra đời của chiếc máy
điện thoại (đặc biệt là máy điện thoại di động ) đã mang đến rất nhiều
tiện ích cho con người với tiện ích quan trọng nhất là giúp mọi người có
thể giao tiếp với nhau một cách dễ dàng và nhanh chóng . Ngoài tính
năng quan trọng nhất là giúp con người giao tiếp , ngày càng có them
nhiều tính năng ưu việt khác như : truy cập Internet , gửi và tra cứu mail
trên điện thoại , định vị toàn cầu…… với những tính năng đó chiếc
điện thoại trở thành vật dụng mà hầu như người nào cũng có . Do vậy ,
ngành công nghiệp sản xuất và kinh doanh điện thoại tại Việt Nam đang
phát triển rất nhanh cùng với sự xuất hiện của rất nhiều cửa hàng kinh
doanh điện thoại và các phụ kiện điện thoại . Nhưng các cửa hàng điện
thoại hầu như vẫn chưa có một hệ thống quản lý hiện đại chuyên nghiệp
phù hợp.
Cửa hàng điện thoại ######### chuyên nhập các sản phẩm điện
thoại và các phụ kiện điện thoại từ các nguồn hàng khác nhau để bán sỉ
và lẻ. Hàng hóa của cửa hàng rất đa dạng và có giá cả khác nhau theo
từng lần mua , bán hàng . Đinh kỳ hàng tháng cửa hàng sẽ định ra một
bảng giá chuẩn làm cơ sở để nhập hàng và bán hàng , nhưng giá cả thực
tế với mỗi hóa đơn có thể khác nhau.
Khách hàng của cửa hàng có thể là các cá nhân , công ty , tổ chức
khác nhau , đồng thời mỗi khách hàng vừa có thể là nhà cung cấp ( người

bán ) và vừa có thể là đại lý tiêu thụ ( người mua ).
Khi mua hàng cửa hàng có thể nợ tiền hàng , thanh toán một phần
hoặc toàn bộ tiền hàng .Tương tự khi xuất hàng hóa cho người mua,
khách hàng cũng có thể nợ tiền hàng , thanh toán một phần hoặc toàn bộ
tiền hàng. Khi nhập hàng, các chi tiết được lưu trong chứng từ gốc , khi
xuất hàng , chi tiết được lưu trong chưng từ xuất. Ngoài ra khi nhận tiền
thanh toán ( khi không mua hàng ) , người ta dùng phiếu thu và khi thanh
toán tiền cho người bán , người ta dùng phiếu chi. Nếu là khách lẻ thì số
tiền thanh toán phải bằng tổng tiền hóa đơn ( không được nợ).
Hàng xuất thông thường theo giá chuẩn ( qui định trước ) xong
cũng có thể chênh lệch ( nhỏ hoặc lớn hơn giá chuẩn ).
Định kỳ cán bộ quản lý có nhiệm vụ tổng hợp các báo cáo như:
- Báo cáo xuất tổng hợp.
- Báo cáo nhập tổng hợp.
- Báo cáo nhập , xuất từng mặt hàng.
Ngoài ra , khi có yêu cầu của lãnh đạo ( chủ cửa hàng ) cần rút ra
các thông tin để theo dõi tình hình kinh doanh như:
-Báo cáo chi tiết một khách hàng nào đó.
………………………
Hầu như việc quản lý ở các cửa hàng điện thoại diễn ra thủ công
như sau : Mỗi lần nhập hàng (điện thoại và các linh kiện điện thoại ) về ,
chủ cửa hàng ( quản lý cửa hàng ) thông qua nhân viên quản lý lưu các
thông tin nhập hàng vào Sổ cái , sau đó chuyển vào máy tính để lưu trữ .
Sau khi đã lưu các thông tin về số hàng mới nhập , hàng sẽ được đem ra
bán . Khi có nguời mua , cửa hàng thuốc xẽ lập hóa đơn rồi nhập vào Sổ
cái và máy tính để lưu trữ . Cuối mỗi kỳ , chủ cửa hàng sẽ lấy thông tin
từ Sổ cái tính toán xem số hàng còn dư , tiền lãi… Như vậy, việc quản
lý diễn ra hết sức thủ công, khó có thể quản lý được số hàng còn tại cửa
hàng , ngay việc lựa chọn khách hàng cung cấp sản phẩm rẻ hơn thực
hiện cũng khó khăn , phải tìm mất thời gian trong Sổ cái và trong hệ

thống cũ, máy tính mới được sử dụng làm phương tiện trình bày, lưu trữ
và in ấn còn hầu hết công việc được giải quyết thủ công, thiếu chính xác
và không an toàn dữ liệu. Hơn nữa, hệ thống chưa đáp ứng được việc lưu
trữ, xử lý và tìm kiếm thông tin một cách chính xác, nhanh chóng, an
toàn và hiệu quả.
II . Yêu cầu đối với một hệ thống quản lý cửa hàng
thuốc mới.
-Mô phỏng quá trình quản lý của một cửa hàng điện thoại và các
linh kiện điện thoại.
-Thống nhất lưu trữ và quản lý các thông tin về sản phẩm , khách
hàng cung cấp sản phẩm và khách hàng mua sản phẩm. Các dữ liệu lưu
trữ trong hệ thống và các thông tin đưa ra từ hệ thống phải rất chính xác.
-Thông tin được cập nhật, lưu trữ trong hệ thống phải đầy đủ và
chính xác.
-Thông tin đưa ra phải rõ ràng và trình bày đẹp.

Chương II: Phân tích và thiết kế hệ thống
quản lý cửa hàng điện thoại
Phân tích hệ thống là phương pháp nhằm lựa chọn giải pháp thích
hợp, biện pháp cụ thể để đưa máy tính vào phục vụ trong quản lý là công
việc đầu tiên và quan trọng nhất trong việc xây dựng chương trình. Do
vậy, việc phân tích phải hết sức thận trọng, chuẩn xác. Qua phân tích sẽ
cho ta thấy được sự lưu chuyển của các luồng dữ liệu, các công việc cần
thực hiện. Hiệu quả của hệ thống quản lý phụ thuộc rất nhiều vào quá
trình phân tích hệ thống.
Trong quá trình phân tích, sơ đồ luồng dữ liệu cho ta thấy được
yêu cầu của người sử dụng, mô hình về hệ thống. Luồng thông tin chuyển
vận từ một quá trình hoặc từ chức năng này sang một quá trình hoặc sang
một chức năng khác trong hệ thống. Điều quan trọng là phải có sẵn
những thông tin vào và cho ra là những thông tin “Gỡ” sau khi thực hiện

một quá trình lưu trữ và xử lý.
I.Yêu cầu và nguyên tắc về hệ thống chương trình :
Căn cứ vào yêu cầu thực tế, mục tiêu chính của hệ thống chương
trình quản lý cửa hàng điện thoại là xử lý thông tin, tổng hợp, thống kê
các báo cáo , tìm kiếm các thông tin cần thiết do đó yêu cầu cần đặt ra là :
+ Hệ thống phải thân thiện với người dùng ( nghĩa là hệ thống phải dễ
sử dụng, có tính khả thi ).
+ Cung cấp tổng hợp thông tin đầy đủ, chính xác đáp ứng theo yêu
cầu quản lý.
+ Tiết kiệm được thời gian, công sức, quản lý gọn nhẹ, thay thế các
công việc thủ công, sổ sách cồng kềnh.
+ Từng bước tự động hoá về tổng hợp và báo cáo.
II . Phân tích chi tiết bài toán:
INPUT OUTPUT

Bài toán quản lý cửa hàng điện thoại thực chất là sơ đồ trên. Trong
đó INPUT là các thông tin vào, OUTPUT là các thông tin ra còn
PROCESING là chức năng xử lý.

1.Thông tin vào của hệ thống là:
- Danh mục hàng ( danh sách hàng ).
- Danh mục khách hàng.
- Phiếu thu chi.
- Hóa đơn nhập.
- Hóa đơn xuất.
Trong đó :
a.Những thông tin không đổi:
- Thông tin về danh sách hàng.
- Thông tin về khách hàng.
b.Những thông tin biến đổi:

PROCESING
- Số hàng mỗi đợt.
- Giá hàng nhập mỗi lần nhập.
- Giá hàng mỗi lần bán ra.
2.Thông tin ra của hệ thống là:
- Hồ sơ của hàng ( như : mã hàng , tên hàng , đơn vị tính , giá……)
- Các biểu mẫu thống kê.
+ Báo cáo tổng hợp ( dùng để đối chiếu , theo dõi các kỳ hay các
ngày).
+ Danh sách các loại sản phẩm hay khách hàng .
Ngoài ra còn có các thông tin tìm kiếm , hỏi đáp: đây là thông tin
đầu ra trả lời các câu hỏi tìm kiếm về một đối tượng hay một nhóm nào
đó.
III . Phân tích và thiết kế hệ thống:
1.Biểu đồ phân cấp chức năng:
Qua phân tích các thông tin vào , ra và mục tiêu của hệ thống. Em
xây dựng được biểu đồ phân cấp chức năng như sau :
Biểu đồ phân cấp chức năng
Quản lý cửa hàng điện thoại
Cập nhật Tìm kiếm Báo cáo
Nhập
danh mục
hàng
Nhập
khách
hàng
Nhập hóa
đơn nhập
Nhập hóa
đơn xuất

Phiếu thu
chi
Tìm hàng
nhập theo
tên
Tìm hàng
xuất theo
tên
Tìm
khách
hàng
nhập theo
tên
Báo cáo
nhập tổng
hợp
Tìm
khách
hàng xuất
theo tên
Báo cáo
xuất tổng
hợp
Báo cáo
nhập theo
ngày
Báo cáo
xuất theo
ngày
2.Nhiệm vụ cơ bản của một số chức năng:

2.1.Chức năng cập nhật:
a.Cập nhật hàng :
Mỗi loại hàng có một số thông tin cần cập nhât như: Mã
hàng , Tên hàng , Đơn vị tính.
b.Cập nhật khách hàng:
Những thông tin về khách hàng như: Mã khách hàng , Tên
khách hàng , Địa chỉ , Số điện thoại , Mã số thuế
c.Cập nhật hóa đơn nhập , hóa đơn xuất:
Bao gồm : Số hóa đơn , Ngày , Mã khách hàng , Số tiền thành
toán.
d.Cập nhật hóa đơn xuất:
Bao gồm : Số hóa đơn , Ngày phát sinh , Mã khách hàng , Số
tiền thành toán.
e.Cập nhật chi tiết hóa đơn nhập :
Bao gồm : Id , Số hóa đơn , Mã hàng , Số lượng , Giá nhập.
g.Cập nhật chi tiết hóa đơn xuất:
Bao gồm : Id , Số hóa đơn , Mã hàng , Số lượng , Giá xuất.
2.2.Chức năng tìm kiếm:
Đây là chức năng chủ yếu để khai thác các dữ liệu đã được cập nhật.
Chức năng này để trả lời các câu hỏi do người dùng đưa ra như thông tin
về nhà sản xuất . Có rất nhiều câu hỏi đặt ra nhưng quy chung lại có thể
phân làm hai loại:
- Câu hỏi yêu cầu cung cấp thông tin về một đối tượng nào đó.
- Câu hỏi yêu cầu cung cấp thông tin về một nhóm đối tượng nào đó.
Loại thứ nhất có câu hỏi như sau:
+ Cung cấp thông tin tổng hợp về một mặt hàng , khách hàng.
Loại thứ hai có một số câu hỏi như sau:
+ Cung cấp thông tin tổng hợp về nhập hàng , xuất hàng .
2.3.Chức năng tổng hợp báo cáo:
Đưa ra các báo cáo sau:

- Báo cáo tổng hợp về nhập hàng.
- Báo cáo tổng hợp về xuất hàng.
- Báo cáo nhập theo ngày.
- Báo cáo xuất theo ngày.
3.Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu:
Phần này nhiêm vụ phải đưa ra được những biểu đồ luồng dữ liệu ở
mức khung cảnh , mức đỉnh và mức dưới đỉnh.
Một biểu đồ luồng dữ liệu được cấu tạo bởi các thành phần sau:
+ Chức năng xử lý : Ký hiệu
+ Luồng dữ liệu : Ký hiệu
+ Kho dữ liệu : Ký hiệu
+ Tác nhân ngoài: Ký hiệu
3.1.Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
3.2.Biểu đồ luồng dữ liệu đỉnh:
Từ biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh trên ta phân ra hệ thống
thành 3 chức năng cơ bản sau:
Quản lý cửa
hàng điện
thoại
Khách hàng
Chủ cửa hàng
Thông tin khách
hàng
Các thông tin sản
phẩm
Các yêu cầu
Báo
cáo
Khách hàng
Chủ cửa hàng

Cập nhât
thông tin
(1.1)
Tìm kiếm
thông tin
(1.2)
Thông tin
khách
hàng
Thông tin
yêu cầu
Th«ng tin yªu cÇu
Thông tin yêu cầu
Thông tin
trả lời
Hóa đơn nhập
Hóa đơn xuất
Danh mục hàng
Khách hàng
Chủ cửa hàng
Danh mục khách hàng
Thông
tin trả
lời
Tìm
hàng
theo
tên
Thông tin yêu cầu
Thông tin yêu cầu

Thông tin trả lời
Thông tin yêu cầu
Thông tin trả lời
Báo cáo
thống kê
(1.3)
Tìm khách
hàng theo
tên
Chức năng 1 : Nhập thông tin
Là một chức năng cập nhật danh mục như :
- Danh mục hàng.
- Danh mục khách hàng.
- Hóa đơn nhập.
- Hóa đơn xuất.
- Phiếu thu chi .
Chức năng 2 : Tìm kiếm thông tin
Là chức năng quan trọng và không thể thiếu được trong hệ thống
Quản lý cửa hàng máy tính , gồm các chức năng sau :
-Tìm kiếm khách hàng nhập theo tên.
-Tìm kiếm khách hàng xuất theo tên.
-Tìm kiếm hàng nhập theo tên.
-Tìm kiếm hàng xuất theo tên.
Chức năng 3 : Tổng hợp báo cáo
Là chức năng quan trọng và không thể thiếu được trong hệ thống
Quản lý cửa hàng máy tính . Nó có nhiệm vụ đưa ra các thông báo cho
khách hàng và tổng hợp báo cáo cho Chủ cửa hàng . Kết quả của chức
năng xử lý cũng là đầu vào của chức năng tổng hợp báo cáo , chẳng hạn
như đưa ra phiếu báo cáo tổng hợp nhập hàng , báo cáo tổng hợp xuất
hàng , báo cáo chi tiết một khách hàng nhập hoăc xuất hàng , báo cáo

nhập hàng theo ngày , báo cáo xuất hàng theo ngày.
3.3.Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh:
Chức năng 1:Cập nhât


Chức năng 2 : Tìm kiếm thông tin
Khách hàng
Cập nhật thông
tin khách hàng
(1.2)
Cập nhật
hàng (1.1)
Cập nhật hóa
đơn xuất (1.4)
Cập nhật
hóa đơn
nhập (1.3)
Danh mục hàng
Hóa đơn xuất
Danh mục khách hàng
Chủ cửa hàng
Thông tin yêu cầu
Thông tin yêu cầu
Thông
tin
yêu
cầu
Thông
tin yêu
cầu

Thông tin khách hàng
Cập nhật
phiếu thu chi
(1.1)
Thông
tin
yêu
cầu
Hóa đơn nhập
Khách hàng
Chủ cửa hàng
Thông tin
yêu cầu
Thông tin
yêu cầu
Thông
tin trả
lời
Thông tin
yêu cầu
Thông tin
yêu cầu
Thông
tin trả
lời

Thông
tin trả
lời
lêi

Khách hàng
Thông
tin trả
lời
Thông
tin yêu
cầu
Tìm hàng
nhập theo tên
(2.1)
Tìm khách
hàng nhập
theo tên
(2.1)
Tìm hàng
xuất theo tên
(2.1)
Danh mục hàng
Danh mục khách hàng
Tên
hàng
Tên
khách
hàng
Chi tiết hóa đơn xuất
Tìm khách
hàng xuất
theo tên
(2.1)
Tên

khách
hàng
Thông
tin yêu
cầu

Thông
tin trả
lời
lêi
Chi tiết hóa đơn nhập
Chủ cửa hàng
Tên hàng
Thông
tin yêu
cầu

Thông
tin trả
lời
lêi
Thông
tin yêu
cầu
Thông
tin trả
lời
Biểu đồ này được phân rã từ chức năng tìm kiếm thông tin , có 4 chức
năng chính là: tìm thông tin của một khách hàng nhập theo tên , tìm
thông tin của một khách hàng xuất theo tên , tìm hàng nhập theo tên , tìm

hàng xuất theo tên.
Chức năng 3:Tổng hợp báo cáo
Báo cáo
Khách hàng
Chủ cửa hàng
Danh mục hàng
Chi tiết hóa đơn nhập
Chi tiết hóa đơn xuất
Hóa đơn nhập
Hóa đơn xuất
Danh mục khách hàng
Biểu đồ này được phân rã từ chức năng thống kê , gồm có chức
năng đưa ra bảng báo cáo tổng hợp nhập và xuất hàng tổng hợp , báo
cáo nhập và xuất theo ngày , và chịu sự tác động của hai tác nhân
ngoài là khách hàng và chủ cửa hàng , và lầy dữ liệu từ kho dữ liệu :
Danh mục khách hàng , Danh mục hàng , Hóa đơn xuất , Hóa đơn
nhập , Chi tiết hóa đơn nhập , chi tiết hóa đơn xuất.


IV.Quan hệ thực thể liên kết
Phthuchi
sophieu
ngayps
makh
sotien
diengiai
loai
dmhang
mahang
tenhang

dvtinh
dmkh
makh
tenkh
Dchi
Sdt
Masothue
hdxuat
sohd
ngayps
makh
sotientt
hdnhap
sohd
ngayps
makh
sotientt
cthdxuat
Id
sohd
mahang
soluong
giaxuat
cthdnhap
Id
sohd
mahang
soluong
gianhap
Chương III : Thiết kế và cài đặt chương

trình
I.Chọn ngôn ngữ:
1.Ngôn ngữ xây dựng chương trình : CSDL Access
Hiện nay có rất nhiều hệ quản lý CSDL được ứng dụng trong công
tác quản lý với sự trợ giúp của máy tính cá nhân. Microsof Access là một
hệ QTCSDL mạnh nó tương tác với người dùng trong môi trường
Windowns. Nó cho phép truy cập một cách trực quan đến dữ liệu và cho
ta một phương pháp trực tiếp, đơn giản để xem và truy vấn thông tin, cho
phép ta thao tác, xử lý dữ liệu với khả năng kết nối các công cụ và công
cụ truy vấn mạnh mẽ, giúp ta tìm kiếm thông tin nhanh chóng, đồng thời
Microsof Access cho phép thiết kế được những FORM và các báo cáo
phức tạp. Đặc biệt khi khai thác Access với việc sử dụng Access
Winzard và các tập lệnh (Macro) ta có thể tự động hoá các công việc mà
không cần lập trình. Tuy nhiên , đối với bài toán quản lý dữ liệu lớn đòi
hỏi mức độ chuyên môn cao.
2.Cách xây dựng CSDL trong Microsoft Access :
Khi tiến hành thiết kế một CSDL trong Microsof Access, trước hết
ta phải phân tách mọi thông tin muốn lưu trữ thành các đối tượng riêng
biệt , sau đó chỉ ra cho Microsof Access biết các đối tượng có quan hệ
với nhau như thế nào. Dựa vào các quan hệ đó Microsof Access có thể
liên kết các đối tượng và rút ra dữ liệu tổng hợp cần thiết.
2.1.Các bước thiết kế một CSDL:
Bước 1: Xác định mục tiêu khai thác CSDL . Điều này quyết định các
loại sự kiện sẽ đưa vào Microsof Access.
Bước 2: Xác định các bảng cần thiết . Trong bài này mục tiêu cần khai
thác là các sản phẩm về máy tính thì những thông tin về cần biết là hàng (
các mặt hàng mà cửa hàng kinh doanh ) , thông tin về các khách hàng
( đặc biệt là các khách hàng cung cấp sản phẩm ) …. Khi đó các bảng
(Table) cần thiết sẽ là : Danh mục hàng , Danh mục khách hàng , Hóa
đơn nhập , Hóa đơn xuất ….

Bước 3: Xác định các trường (Field) cần thiết để chứa dữ liệu trong các
bảng đã xác định.VD: trong Danh mục hàng ( dmhang ) các trường là
mahang , tenhang , dvtinh… mỗi trường quan hệ trực tiếp đến đối tượng
trong bảng , tránh đưa vào bảng các trương chứa thông tin có thể rút được
từ các trường khác hoặc là kết quả có thể tính toán được . Sức mạnh của
hệ QLCSDL như Microsof Access thể hiện ở khả năng nhanh chóng tìm
và trích rút dữ liệu từ nhiều bảng khác nhau trong cơ sở dữ liệu . Để hệ
thống có thể làm được việc này một cách có hiệu quả , mỗi bảng trong
CSDL cần có một trường hoặc một tập hợp các trường làm khoá để xác
định duy nhất một mẫu tin trong rất nhiều mẫu tin đang chứa trong bảng.
Microsof Access dùng trường khoá chính để kết nối dữ liệu nhanh chóng
từ nhiều bảng và xuất đưa ra kết quả mong muốn .
Bước 4: Xác định các mối quan hệ . Nhìn vào mỗi bảng dữ liệu, ta xét
xem dữ liệu trong bảng này liên hệ thế nào với dữ liệu trong các bảng
khác. Có thể thêm trường hoặc tạo bảng mới nếu cần để làm sáng tỏ các
mối quan hệ này.
Microsof Access là một hệ quản lý CSDL quan hệ , như vậy việc lưu
của ta là lưu các dữ liệu có quan hệ với nhau trong các bảng biệt lập , ta
phải định nghĩa mối quan hệ giữa bảng này , nhờ đó hệ thống sẽ dùng các
quan hệ đã được định nghĩa để truy tìm và kết hợp thông tin theo một trật
tự nhất định.
Bước 5: Tinh chế lại thiết kế ( cố gắng đưa dữ liệu về dạng chuẩn 3 ),
tạo bảng dữ liệu và nhập vào một số record , thử xem CSDL đã thiết kế
xử lý thế nào với những yêu cầu truy xuất đã đặt ra , xem kết quả rút ra từ
những bảng dữ liệu đã thiết lập có đúng không , thực hiên chỉnh sửa , bổ
sung thiết kế nếu thấy cần thiết.
2.2. Các đối tượng truy nhập CSDL trong Microsof Access
Để thực hiện việc truy cập và xử lý thông tin trong Microsof
Access , Microsof đưa ra cho người khai thác phần mềm Microsof
Access các công cụ quan trọng sau :

a) Bảng ( Table ) : Lưu trữ dữ liệu :
Một cơ sở dữ liệu quan hệ tổ chức việc lưu trữ dữ liệu trong một
hay nhiều bảng . Một bảng là một tổng hợp các dữ liệu tổ chức thành các
cột và các dòng. Một cột trong bảng được gọi là môt trường (Field) , Mỗi
trường đặc trưng bởi tên trường , kiểu , và chiều dài tối đa cho dữ liệu lưu
giữ trong trường này. Một thể hiện của tất cả các trương trong bảng hay
một dòng trong bảng được gọi là một bản ghi ( Record ) MS Microsof
Access cung cấp công cụ hỗi trợ cho người sử dụng tạo lập , sửa đổi cấu
trúc bảng một cách dễ dàng.
Sau khi tạo lập bảng Microsof Access cho phép người sử dụng
định nghĩa mối quan hệ giữa các bảng thông qua công cụ Relationship.
Công cụ này xác định mối quan hệ dựa trên cơ sở đồ hoạ , người sử dụng
khi muốn tạo mối quan hệ dưa trên các bảng chỉ việc thực hiện thao tác
kéo thả chuột bắt đầu từ trường chung cua bảng đích .
b) Hỏi đáp ( Query ): Khai thác cơ sở dữ liệu :
Một bảng hỏi đáp la một truy suất tới các CSDL trong một hay
nhiều bảng theo một điều kiện nào đó trong các hệ QTCSDL việc mô tả
yêu cầu hỏi đáp thực hiện qua ngôn ngữ có cấu trúc SQL đồi với
Microsof Access , việc mô tả được thể hiện dễ dàng thông qua công cụ
QBE. Công cụ nay biểu diễn trên cơ sở đồ hoạ cũng như việc định nghĩa
các mối quan hệ , người dùng chỉ việc thực hiên các thao tác kéo thả đẻ
xác định pham vi câu hỏi trên những trường náo đó nhập va ò điều kiện
chứ không phải viết câu lệnh SQL. Tuy nhiên MS Microsof Access cũng
cho phép mô tả các câu hỏi thông qua ngôn ngữ SQL.

II. Thiết kế dữ liệu :

Nếu ta thiết lập một quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu , ta sẽ tạo
nhanh chóng và hiệu quả với một CSDL được thiết kế tốt nhất, CSDL đó
sẽ cung cấp cho ban truy xuất thông tin mà ta muốn một cách tiên lợi

nhất . Với cách thiết kế vững chắc như vậy sẽ làm ta đỡ tốn thời gian để
xây dựng một cơ sở dữ liệu và kết thúc công việc nhanh chóng và cho kết
quả chính xác.Bí quyết để thiết kế CSDL có hiệu quả là phải nắm thật
chính xác các thông tin cần lưu trữ , cách thức các quan hệ trong hệ thống
quản trị CSDL . Để cung cấp thông tin hiệu quả và chính xác , cần phải
có các dữ kiện về tổ chức các đối tượng khác nhau trong các Table riêng
biệt. Tệp CSDL được xây dựng trong Microsof Access với các bảng.
1.Bảng Danh mục hàng ( dmhang ):
2.Bảng Danh mục khách hàng ( dmkh )
Tên trường Kiểu Độ rộng Ý nghĩa Kiểm soát
mahang AutoNumbe
r
Long
Integer
Mã hàng
tenhang Text 30 Tên hàng
s=30,Validation
Rule:<>"" ,Validation
Text:"Ten hang khong
duoc rong"
dvtinh Text 6 Đơn vị tính
3.Bảng Hóa đơn nhập ( hdnhap )
Tên trường
Kiểu
Độ rộng Ý nghĩa Kiểm soát
sohd AutoNumbe
r
Long
Integer
Số hóa đơn

ngay Date/Time Ngày
Default Value :
Date(),Validation
Rule:<=Date()
,Validation Text:
"Ngay phai <= ngay
hien tai"
makh Number Long
Integer
Mã khách
hàng
sotientt Number Long
Integer
Số tiền thanh
toán
Validation Rule:>=0
,Validation Text: "
So tien tt khong duoc
nho hon 0"
Tên trường Kiểu Độ rộng Ý nghĩa Kiểm soát
makh AutoNumber Long
Integer
Mã khách
hàng
tenkh Text 30 Tên giáo viên
s=30,Validation
Rule:<>""
,Validation
Text:"Ten khach
khong duoc rong"

Dchi Text 50 Địa chỉ
Sdt Text 15 Số điện thoại
Masothue Text 10 Mã số thuế
4. Bảng Hóa đơn xuất ( hdxuat )
Tên trường
Kiểu
Độ rộng Ý nghĩa Kiểm soát
sohd AutoNumbe
r
Long
Integer
Số hóa đơn
ngayps Date/Time Ngày phát sinh
Default Value
:Date() ,Validation
Rule:<=Date()
,Validation Text:
"Ngay phai <= ngay
hien tai"
makh Number Long
Integer
Mã khách
hàng
sotientt Number Long
Integer
Số tiền thanh
toán
Validation Rule:>=0
,Validation Text: "
So tien tt khong duoc

nho hon 0"