kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại công ty tnhh thương mại dịch vụ bình phát

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - CÔNG NGHỆ TP.HCM

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI: KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC
ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH
ĐƠN VỊ THỰC TẬP:
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
DỊCH VỤ BÌNH PHÁT
GVHD: ĐINH CÔNG THÀNH
SVTT : TRẦN THỊ LINH
LỚP : CL10KT2
TP.HCM, 5/2012
PHẦN MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài : Trước xu thế phát triển kinh tế thế giới và sự cạnh tranh
của nền kinh tế thò trường nước ta hiện nay thì việc canh tranh gay gắt trên thò
trường của các đơn vò, các thành phần kinh tế là điều kiện không thể nào tránh
khỏi. Để có thể đứng vững trong cơ chế thò trường hiện nay và nhất là trong
tương lai mỗi doanh nghiệp phải chon cho mình một chổ đứng. Sự phát triển
cùng với đất nước hòa nhập vào nền kinh tế thế giới, nếu không thì những quy
luật của thò trường sẽ đào thải nó. Một khi đã chấp nhận quy luật khắc khe đó
thì bất cứ một doanh nghiệp nào cũng phải cố gắng mà không thể ngồi chờ vào
những chính sách ưu đãi của nhà nước .
Đối với công ty thương mại dòch vụ thì dòch vụ cung ứng cho khách hàng
những mặt hàng đẹp và chất lượng mà giá cả phù hợp là những yếu tố quan
trọng để công ty kinh doanh đạt lợi nhuận cao và bền vững. Nếu chất lượng
kém không đáp ứng được nhu cầu thẩm mỹ ngày càng cao của khách hàng thì
công ty sẽ kinh doanh kém hiệu quả. Do đó để đảm bảo cung ứng cho khách
hàng những dòch vụ tốt nhất với những sản phẩm chất lượng , nhiều mẫu. Công
ty luôn chú trọng nâng cao chất lượng hàng nhập, cũng như đào tạo nhân viên
phong thái giao tiếp vui vẻ, tận tình với khách hàng để công ty ngày một phát

triển mạnh hơn nữa .
Sau một thời gian thực tập tại Công Ty TNHH Thương Mại Dòch Vụ Bình Phát
em cũng hiểu phần nào về hoạt động kinh doanh của công ty. Và tầm quan
trọng của một công ty là kết quả tiêu thụ và cung ứng dòch vụ như thế nào để
đạt được lợi nhuận cao nhất . Nên em đã chọn đề tài “ Kế toán tiêu thụ và xác
đònh kết quả kinh doanh” làm báo cáo thực tập của mình .
2
Mục tiêu nghiên cứu đề tài này là : tập trung tìm hiểu hoạch toán công tác kế
toán của công ty . Từ đó đối chiếu với những kiến thức mình đã được học tập để
rút ra những kinh nghiệm thực tiễn quý báu cho bản thân .
Phạm vi giới hạn đề tài : Đề tài được thực hiện tại Công Ty TNHH Thương
Mại Dòch Vụ Bình Phát . Tập trung tìm hiểu về đề tài “ Kế toán tiêu thụ và xác
đònh kết quả kinh doanh”. Số liệu tìm hiểu trong tháng 04/2012.
Phương pháp nghiên cứu đề tài : Chủ yếu là quan sát công tác thực hiện của
phòng kế toán. Bên cạnh đó là phỏng vấn các chò trong phòng kế toán và có
tham khảo một số tài liệu liên quan đến đề tài .
Bố cục đề tài gồm :
- Chương 1 : Giới thiệu tổng quát về Công Ty TNHH Thương Mại Dòch Vụ
Bình Phát
- Chương 2 : Tình hình thực tế công tác kế toán tiêu thụ và xác đònh kết quả
tại Công Ty TNHH Thương Mại Dòch Vụ Bình Phát .
- Chương 3 : Nhận xét và kiến nghò .

3
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
DỊCH VỤ BÌNH PHÁT
1 Lòch sử hình thành và phát triển của Công Ty TNHH Thương Mại Dòch
Vụ Bình Phát
1.1 Lòch sử hình thành

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ BÌNH PHÁT
Đăng ký kinh doanh : 4102050425 cấp ngày 22/05/2007
Trụ sở chính : 39/44/2 Hoàng Bật Đạt, Phường 15, Quận Tân Bình
Điện thoại : 08 22449846/47
Fax : 08 6296 8172
Email :
Mã số thuế : 0304989787
Vốn điều lệ : 600.000.000 VNĐ
Người đại diện : Ngô Xuân Vũ ( Giám Đốc )
Số tài khoản : 29607919 tại ngân hàng Á Châu – CN Cộng Hòa TP HCM
Công ty được thành lập năm 2007 được Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Tp. HCM
cấp phép ngày 22/05/2007 .
Khi mới bắt đầu đi vào hoạt động, với những hạn chế về quy mô, vốn đầu tư,
do đó công ty ban đầu chỉ là một văn phòng nhỏ, với số lượng nhân viên han
4
chế. Với năng lực kinh doanh và quản lý của mình cùng đổi ngũ nhân viên của
mình ông Ngô Xuân Vũ đã từng bước phát triển công ty .
Sau một thời gian hoạt động, với những nổ lực trong việc tìm hiểu thò trường
và nhu cầu thò hiếu của khách hàng. Công ty thực hiện những chiến lược phát
triển các dòch vụ, nâng cao chất lượng sản phẩm và đa dạng hóa mẫu mã . Đáp
ứng nhu cầu khắc khe của khách hàng .
Cùng với thời gian công ty ngày một phát triển về quy mô, đội ngũ nhân
viên . Đồng thời công ty có một chổ đứng vững chắc trong nền kinh tế thò
trường .
1.2 Ngành , nghề kinh doanh
Công ty chủ yếu kinh doanh các mặt hàng như sau :
- Mua bán máy móc, thiết bò văn phòng, linh kiện .
- Mực dùng cho máy fax, máy in , máy photocopy .
- Văn phòng phẩm
- Dòch vụ sửa chữa , bảo trì máy móc, thiết bò văn phòng ( Trừ gia công cơ

khí, tái chế phế thải và xi mạ điện ) ……
1.3 Chức năng
Công Ty TNHH Thương Mại Dòch Vụ Bình Phát chuyên cung cấp các mặt
hàng sau :
- Mua bán các loại máy in , máy fax, máy hủy giấy các loại .
- Thiết bò văn phòng như điện thoại bàn, đầu thu kỹ thuật số …
- Linh kiện máy in, máy fax, máy photocopy như thanh gạt mực, trống hình,
lá lúa ….
- Mực dùng cho máy fax, máy in , máy photocopy …
5
- Văn phòng phẩm như giấy in các loại, dụng cụ học tập, băng keo các loại và
nhiều mặt hàng khác .
- Dòch vụ sửa chữa, bảo trì máy móc máy in, máy fax, thiết bò văn phòng ( trừ
gia công cơ khí, tái chế phế thải và xi mạ điện ) …
1.4 Nhiệm vụ
Công Ty TNHH Thương Mại Dòch Vụ Bình Phát tổ chức kinh doanh theo đúng
ngành nghề đã đăng ký trong giấy phép kinh doanh số 4102050425
Đồng thời Công Ty thực hiện đầy đủ và nghiêm chỉnh các nghóa vụ về thuế và
Pháp luật của Nhà Nước như luật lao động, luật môi trường … góp phần thúc đẩy
nền kinh tế xã hội phát triển .
Ngoài ra công ty chủ động chú trọng đến nâng cao tay nghề và chất lượng cung
ứng dòch vụ đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng .
1.5 Quá trình phát triển
Quá trình phát triển được thể hiện ở một số chỉ tiêu sau :
Đơn vò tính : 1000 đồng
Chỉ tiêu 2009 2010 2011
Doanh thu 1.726.532 2.648.379 2.957.648
Giá vốn 946.149 1.178.325 1.397.643
Lợi nhuận 780.383 1.470.054 1.560.005
Nhân sự 10 Người 14 Người 16 Người

Thu nhập
BQ CBNV
2500 3000 3500
6
2 Đặc Điểm Hoạt Động Và Quản Lý
2.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh
- Đặc điểm sản phẩm
+ Các loại máy in như máy Canon 2900, HP 1200, HP 1010
Nhìn chung các máy nhỏ, gọn phù hợp dùng cho văn phòng hay ở nhà . Tốc độ
in 10 tờ / phút . trung bình 1 hộp mực in được 2500 – 3000 trang giấy , có chức
năng in tràn lề . Khay đựng giấy A4 là 125 tờ. Khay đựng giấy A5 là 50 tờ .
Đặc biệt độ phân giải 600*1200dpi và bộ nhớ trong 1MB .
+ Các loại mực dùng cho máy fax, máy in, máy photocopy thì khách hàng có
thể thay hộp mới , nhưng để tiết kiệm chi phí thì khách hàng có thể dùng mực
bình để thay thế. Tuy nhiên chất lượng mực bình sẽ không bằng với chất lượng
mực mới . Trung bình 1 bình mực nạp sẽ in được 2000 – 2500 trang giấy.
+ Văn phòng phẩm như giấy in các loại, dụng cụ học tập …
Những mặt hàng này rất đa dạng về mẫu mã, màu sắc, giá cả hợp lý .
Giấy in có nhiều loại giấy khác nhau phù hợp với những mục đích khác nhau
như giấy in hợp đồng có giấy A4 80 hay giấy Double A, còn khi dùng làm phiếu
xuất kho hay những việc khác dung cho nội bộ thì ta có thể dùng A4 70, A4 60
có giá cả rẻ hơn. Giúp giảm bớt chi phí tạo ra nhiều sự lựa chọn cho khách hàng
Đặc điểm chung của tất cả các mặt hàng trên đòi hỏi phải có kho chứa hàng
với không gian rộng , khô ráo, tránh ánh nắng trực tiếp . Vì những máy móc ,
linh kiện , giấy in các loại, mực in các loại … phải được bảo quản trong môi
7
trường khô ráo . Nếu không sẽ làm giảm chất lượng các mặt hàng đó và có thể
hư hỏng .
- Đặc điểm kinh doanh
+ Đối với những khách hàng thân quen thì sau khi ký hợp đồng . Giao dòch chủ

yếu qua điện thoại
+ Đối khách hàng lẻ thì phải đến công ty giao dòch trực tiếp .
+ Giao hàng tận nơi miễn phí
2.2 Đặc Điểm Quản Lý
- Sơ đồ bộ máy công ty

- Chức năng mỗi bộ phận
+ Ban Giám Đốc
 Giám Đốc
 Là người đứng đầu đại diện tư cách pháp nhân của công ty ,
chòu trách nhiệm trước pháp luật .
 Chỉ đạo mọi hoạt động trên tất cả các lónh vực kinh doanh, tài
chính, nhân sự, kế hoạch đầu tư kỹ thuật .
8
Ban Giám Đốc
Phòng Kỹ Thuật Phòng Kinh
Doanh
Phòng Kế Toán Kho Phòng Giao
Hàng
 Là người duyệt các phương án, lãnh đạo công ty theo hướng
phát triễn .
 Chăm lo đời sống vật chất , tinh thần của nhân viên công ty.
 Chòu trách nhiệm về tổ chức hoạt động và kết quả kinh doanh
của công ty .
 Phó Giám Đốc
 Là người được giám đốc ủy quyền giải quyết các công việc khi
giám đốc vắng mặt .
 Trực tiếp chòu trách nhiệm trước pháp luật và trước giám đốc về
những lónh vực được phân công như tình hình tài chính, kỹ thuật,
an toàn lao động .

+ Phòng Kinh Doanh
 Chòu trách nhiệm về tình hình kinh doanh của công ty .
 Đề xuất phương hướng kinh doanh mới nhằm tăng doanh thu cho công ty
 Luôn tìm các nguồn nhập hàng giá cả cạnh tranh, chất lượng cao , mẫu
mã đa dạng, đẹp .
 Chòu trách nhiệm mua hàng và báo lại kho ngày nhập hàng với số
lượng, mặt hàng cụ thể . Đồng thời báo cho phòng kế toán số tiền thanh
toán.
 Nơi chòu trách nhiệm báo giá cho khách hàng .
 Nơi nhận đơn hàng và lãm phiếu giao hàng , thực hiện chuyển xuống
kho .
 Nơi nhận đơn hàng sửa chữa, bảo trì máy móc , thực hiện chuyển sang
phòng kỹ thuật .
9
 Thực hiện báo lại khách hàng ngày giao khi đơn hàng đã thực hiện xong
 Đồng thời thực hiện chuyển đơn hàng qua phòng kế toán để xuất hóa
đơn ngay sau khi kho báo đã xuất hàng xong .
+ Phòng Kỹ Thuật .
 Nơi quản lý và chòu trách nhiệm về kỹ thuật cho khách hàng .
 Nhận đơn hàng sửa chữa, bảo trì máy móc từ phòng kinh doanh .
 Thực hiện đi sửa chữa, bảo trì máy móc của khách hàng . Nếu thực hiện
thay linh kiện cho máy thì nhân viên báo lại khách hàng . Khi khách
hàng đồng ý mới được thay .
 Lập phiếu sửa chữa, bảo trì , tên linh kiện thay ( nếu có ) chuyển về
phòng kế toán để xuất hóa đơn .
+ Kho
 Nơi nhận hàng theo lòch báo của phòng kinh doanh gọi xuống .
 Nơi thực hiện xuất hàng theo phiếu giao hàng từ phòng kinh doanh
chuyển xuống .
 Báo lại cho phòng kinh doanh khi thực hiện xuất hàng xong .

 Đồng thời gọi điện thoại cho phòng giao hàng cử người xuống nhận
hàng đi giao .
 Chòu trách nhiệm với hàng trong kho như mất , hư hỏng .
 Cuối tháng thực hiện kiểm kê và đối chiếu với phòng kế toán .
+ Phòng Giao Hàng
 Bố trí nhân viên giao hàng .
 Nhận hóa đơn gồm 2 liên ( hồng và xanh )từ phòng kế toán .
10
 Thực hiện giao hàng và hóa đơn tới khách hàng .
 Chuyển hóa đơn liên xanh về phòng kế toán và phiếu giao hàng về
phòng kinh doanh .
+ Phòng Kế Toán
 Nhận đơn hàng từ phòng kinh doanh và Phiếu sửa chữa từ phòng kỹ
thuật .
 Thực hiện xuất hóa đơn theo phiếu giao hàng và phiếu sửa chữa
 Chuyển hóa đơn xuống phòng giao hàng để thực hiện giao cho khách
hàng .
 Thực hiện thu chi trong công ty .
 Thực hiện lập báo cáo thuế GTGT hàng tháng, báo cáo quyết toán quý,
báo cáo quyết toán năm, báo cáo tài chính …
3 Đặc Điểm Tổ Chức Công Tác Kế Toán
3.1 Bộ máy kế toán
- Sơ đồ bộ máy kế toán
- Nhiệm vụ mỗi bộ phận trong sơ đồ
+ Kế Toán Trưởng Kiêm Kế Toán Tổng Hợp
11
Kế Toán Trưởng
Kiêm Kế Toán Tổng
Hợp
Kế Toán Viên Thủ Quỹ

 Tổ chức công tác kế toán trong công ty , giám sát mọi hoạt động về tài
chính .
 Quản lý và phân công công tác của các kế toán viên
 Phân tích đánh giá hoạt động kinh doanh của công ty . Đồng thời tham
mưu cho ban giám đốc .
 Thực hiện báo cáo thuế GTGT hàng tháng .
 Lập các báo cáo tài chính theo quy đònh của nhà nước
 Là người chòu trách nhiệm trước pháp luật và công ty về tình hình sử
dụng tài chính của công ty .
+ Kế Toán Viên
 Thực hiện xuất hóa đơn theo phiếu giao hàng và phiếu sửa chữa.
 Gửi qua phòng giao hàng để chuyển tới khách hàng .
 Thực hiện nhập chứng từ hàng ngày vào phần mềm Asia Soft .
 Thực hiện chấm công hàng ngày và cuối tháng chuyển sang thủ quỹ .
+ Thủ Quỹ
 Theo dõi công nợ của từng khách hàng .
 Đôn đốc khách hàng trả nợ .
 Thực hiện thu chi theo chứng từ khi có đầy đủ các giấy tờ theo quy đònh.
 Thực hiện tính lương và thanh toán lương hàng tháng theo quy đònh.
 Thực hiện các thủ tục bảo hiểm cho nhân viên .
3.2 Hình Thức Kế Toán
- Sơ đồ hình thức kế toán trên máy :
Sổ sách : Sổ chi tiết
12
Chứng từ gốc Phần mềm Asia Soft Báo cáo : CĐKT
Bảng kê chi tiết Máy tính Báo cáo KQKD
- Khái quát quy trình ghi sổ
Hàng ngày kế toán viên căn cứ vào chứng từ gốc kế toán mở phần mềm kế
toán Asia Soft đã được cài đặt trên máy tính . Kế toán mở các phân hệ liên
quan đến chứng từ để nhập dữ liệu vào . Cuối tháng kế toán trưởng kiêm kế

toán tổng hợp sẽ thực hiện kiểm tra lại chứng từ gốc với dữ liệu trên phần mềm
đã được kế toán viên thực hiện hàng ngày . Kiểm tra xong kế toán trưởng sẽ
thực hiện khai báo thuế GTGT hàng tháng . Cũng như các báo cáo tài chính
theo quy đònh . Cuối năm thực hiện in ra và đóng dấu theo quy đònh giống như
làm bằng tay .
3.3 Chính Sách Kế Toán
Niên độ kế toán : Bắt đầu từ 1/1 và kết thúc 31/12 hàng năm .
Phương pháp tính TGTG : Theo phương pháp khấu trừ .
Phương pháp tính giá xuất kho : Theo phương pháp bình quân gia quyền .
Phương pháp khấu hao TSCĐ : TSCĐ công ty thực hiên trích khấu hao theo
đường thẳng theo quyết đònh 206/303/QĐ – BTC ngày 12/12/2003 .
Chế độ kế toán : Hiện công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết đònh 48/2006
QĐ – BTC ngày 14/09/2006 .
Đơn vò tiền tệ sử dụng : VNĐ

13
CHƯƠNG II
THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ
TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ BÌNH PHÁT
1 Những vấn đề chung
1.1 Đặc điểm hoạt động tiêu thụ
- Phương thức tiêu thụ :
+ Công ty thực hiện hình thức bán trực tiếp là phương thức giao hàng cho
khách hàng . Hàng hóa được bàn giao cho khách hàng được khách hàng trả
tiền ngay hoặc chấp nhận thanh toán. Số hàng hóa đó được xem là tiêu thụ và
công ty mất quyền sở hữu về số hàng hóa đó .
+ Trong hình thức tiêu thụ bán trực tiếp có 2 loại là bán buôn và bán lẻ. Công
ty thực hiện hình thức bán lẻ.
Hình thức này là hàng hóa bán trực tiếp cho khách hàng tiêu dùng . Là giai
đoạn cuối cùng của quá trình vận động của hàng hóa từ nơi sản xuất đến người

tiêu dùng . Khi kết thức nghiệp vụ bán hàng thì hàng hóa rời khỏi lónh vực lưu
thông đi vào lónh vực tiêu dùng , giá trò sử dụng của hàng hóa được thực hiện .
+ Chủ yếu cung cấp hàng cho những công ty, trường học …
+ Thực hiện giao hàng tận nơi
- Chính sách tiêu thụ :
14
+ Công ty hỗ trợ kỹ thuật , thực hiện lắp ráp miễn phí khi giao máy in, máy
fax, máy photocopy .
+ Công ty thực hiện giao hàng tận nơi miễn phí .
- Phương thức thanh toán :
+ Thu tiền mặt
+ Chuyển khoản
1.2 Đặc điểm mặt hàng tiêu thụ
+ Các loại máy in như máy Canon 2900, HP 1200, HP 1010
Nhìn chung các máy nhỏ, gọn phù hợp dùng cho văn phòng hay ở nhà . Tốc độ
in 10 tờ / phút . trung bình 1 hộp mực in được 2500 – 3000 trang giấy , có chức
năng in tràn lề . Khay đựng giấy A4 là 125 tờ. Khay đựng giấy A5 là 50 tờ .
Đặc biệt độ phân giải 600*1200dpi và bộ nhớ trong 1MB .
+ Các loại mực dùng cho máy fax, máy in, máy photocopy thì khách hàng có
thể thay hộp mới , nhưng để tiết kiêm chi phí thì khách hàng có thể dùng mực
bình để thay thế. Tuy nhiên chất lượng mực bình sẽ không bằng với chất lượng
mực mới . Trung bình 1 bình mực nạp sẽ in được 2000 – 2500 trang giấy.
+ Văn phòng phẩm như giấy in các loại, dụng cụ học tập …
Những mặt hàng này rất đa dạng về mẫu mã, màu sắc, giá cả hợp lý .
Giấy in có nhiều loại giấy khác nhau phù hợp với những mục đích khác nhau
như giấy in hợp đồng có giấy A4 80 hay giấy Double A, còn khi dùng làm phiếu
xuất kho hay những việc khác dung cho nội bộ thì ta có thể dùng A4 70, A4 60
có giá cả rẻ hơn. Giúp giảm bớt chi phí tạo ra nhiều sự lựa chọn cho khách hàng
Đặc điểm chung của tất cả các mặt hàng trên đòi hỏi phải có kho chứa hàng
với không gian rộng , khô ráo, tránh ánh nắng trực tiếp . Vì những máy móc ,

15
linh kiện , giấy in các loại, mực in các loại … phải được bảo quản trong môi
trường khô ráo . Nếu không sẽ làm giảm chất lượng các mặt hàng đó và có thể
hư hỏng .
1.3 Quy đònh chung về tổ chức tiêu thụ tại công ty .
- Công ty thực hiện công nợ : Khi công ty thực hiện xuất hóa đơn giao cho
khách hàng thì khách hàng có nhiệm vụ thực hiện thanh toán trong 30 ngày .
Tính từ ngày xuất hóa đơn .
- Phương thức bán hàng :
+ Đối với khách hàng thân quen đã ký hợp đồng . Thực hiện giao hàng và
hóa đơn theo đơn hàng của khách . Thực hiện thu tiền trong 30 ngày tiếp theo .
+ Đối với khách lẻ : Thực hiện thu tiền theo đơn hàng trước, thực hiện giao
hóa đơn và hàng sẽ giao ngay sau đó . Giao hàng tận nơi khi khách hàng có
yêu cầu .
- Hình thức hợp đồng : Thực hiện ký hợp đồng trong thời hạn 1 năm . Đồng
thời kèm báo giá các mặt hàng . Nhưng thực hiện giao hàng và xuất hóa đơn
theo tháng .
2 Kế toán nhiệm vụ bán chòu
2.1 Quy trình thực hiện
Khi khách hàng có nhu cầu sẽ đến công ty thực hiện tham khảo giá cả về các
mặt hàng cụ thể. Sau khi hai bên trao đổi giá cả phù hợp . Hai bên đi đến ký
hợp đồng thời hạn trong 1 năm .
Sau đó khách hàng chỉ gọi điện thoại tới phòng kinh doanh đặt hàng
16
Phòng kinh doanh sẽ kiểm tra hàng tồn trong kho qua bảng xuất nhập tồn trên
máy tính. Nếu hàng trong kho không đủ số lượng thì phòng kinh doanh phải
gọi hàng . Đồng thời lập phiếu giao hàng gồm 4 liên chuyển qua kho 3 liên
Kho nhận đơn hàng thực hiện chuẩn bò hàng theo đơn hàng khi hàng đã đầy
đủ . Kho sẽ báo lên phòng kinh doanh, phòng kinh doanh sẽ gọi cho khách
hàng để báo giao hàng . Đồng thời phòng kinh doanh chuyển 1 liên của phiếu

giao hàng còn lại qua phòng kế toán xuất hóa đơn ngay sau khi nhận được báo
cáo của kho đã chuẩn bò hàng xong .
Đồng thời kho sẽ gọi điện lên phòng giao hàng xuống nhận hàng giao cho
khách.
Phòng kế toán xuất hóa đơn gồm 3 liên sẽ chuyển qua phòng giao hàng .
Phòng giao hàng cử người giao hàng nhận hóa đơn và xuống kho nhận hàng để
đi giao .
Người nhận hàng xong sẽ ký vào phiếu giao hàng và kho giữ lại 1 phiếu giao
hàng có chữ ký của người nhận hàng đi giao cho khách.
Khách hàng nhận hàng và hóa đơn xong sẽ ký vào 2 phiếu giao hàng và hóa
đơn.
Khách hàng sẽ giữ lại hóa đơn liên hồng và 1 phiếu giao hàng . Trả lại cho
người giao hàng hóa đơn 2 liên ( xanh và trắng ) và 1 phiếu giao hàng .
Người giao hàng sẽ cầm về giao cho phòng kế toán hóa đơn và phiếu giao
hàng cho phòng kinh doanh để báo hàng đã được giao xong .
2.2 Quy trình ghi sổ
+ Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán viên
+ Thực hiện thao tác mở phần mền ASIA SOFT trên máy tính
+ Chọn mục bán hàng – Nợ phải thu trên phần mềm
17

+ Chọn hóa đơn bán hàng ( Màng hình xuất hiện giao diện như sau )
+ Thực hiện chọn mã khách hàng , đòa chỉ .
+ Thực hiện nhập ngày chứng từ, số chứng từ và đơn hàng chi tiết. Phần mềm
đã mặc đònh các đònh khoản giá vốn, doanh thu.
+ Nhập dữ liệu xong nhấn phím ghi
+ Thực hiện hoàn thành 1 nghiệp vụ bán hàng .
18
Đồng thời thực hiện theo dõi công nợ phải thu cho từng hóa đơn, từng lần
thanh toán .

2.3 Nghiệp vụ minh họa
Ngày 01/09/2011 Công ty thực hiện ký hợp đồng với Trường Đại Học Tài
Chính – Marketing . Hợp đồng số : 019/2011M
Công ty thực hiện giao hàng theo yêu cầu của Trường trong 1 năm .
Công ty thực hiện xuất hóa đơn theo tháng đính kèm bảng kê giao hàng trong
tháng .
Ngày 10/04/2012 Chò Sinh Phòng Quản Trò Thiết Bò của Trường Đại Học Tài
Chính Marketing gọi điện thoại đến Chò Thủy phòng kinh doanh nhận đơn
hàng. Do đơn hàng nhiều nên đã thực hiện gửi đơn hàng qua mail của công ty .
Chò Thủy phòng kinh doanh nhận đơn hàng và kiểm tra hàng tồn trong kho .
Đồng thời làm 4 phiếu giao hàng chuyển xuống kho 3 phiếu
Ngày 12/04/2012 kho thực hiện soạn hàng đủ theo phiếu giao hàng xong . Gọi
đến báo lên phòng kinh doanh và phòng giao hàng .
Phòng kinh doanh gọi điện đến phòng Chò Sinh phòng Quản Trò Thiết bò báo
hàng đang chuẩn bò đi . Đồng thời chuyển phiếu giao hàng cho phòng kế toán .
19
Phòng kế toán nhận được phiếu giao hàng của trường đã thực hiện xuất hóa
đơn số 0000244 trò giá ghi trên hóa đơn 37.422.100 VNĐ. Hóa đơn gồm 3 liên (
trắng, hồng, xanh ) chuyển qua phòng giao hàng .
Phòng giao hàng cử Anh Lam nhận hóa đơn số 0000244 gồm 3 liên ( trắng,
hồng, xanh ) và xuống kho nhận hàng .
Anh Lam đã nhận đủ hàng trong phiếu và ký nhận vào phiếu giao hàng .
Anh Lam thực hiện chở hàng đến Trường Đại Học Marketing giao hàng cho
phòng Quản Trò Thiết Bò . Chò Phạm Mai Sinh đã nhận đủ hàng và thực hiện
ký nhận vào đơn hàng và hóa đơn . Chò Sinh đã giữ lại 1 phiếu giao hàng và
hóa đơn số 0000244 liên hồng . Trả về 1 phiếu giao hàng và hóa đơn số
000244 2 liên ( xanh, trắng ) cho anh Lam đem về .
Anh Lam đem về đã giao lại hóa đơn cho Chò Hường phòng kế toán, phiếu
giao hàng cho Chò Thủy phòng kinh doanh .
 Quy trình hoạch toán

Chò Hường kế toán viên căn cứ vào hóa đơn 0000244 .
Thực hiện mở phần mềm Asia Soft trên máy tính .
Chọn phân hệ bán hàng và nợ phải thu ( giao diện màng hình )
20
Chọn phân mục hóa đơn bán hàng .( Màng hình giao diện )
Chò Hường thực hiện chọn mã khách hàng DHM .
Trường Đại Học Tài Chính Marketing và đòa chỉ sẽ tự động xuất hiện.
Chò Hường thực hiện nhập ngày lập 12/04/2012
Tiếp tục nhập số chứng từ 244
Bắt đầu chò Hường nhập đơn hàng theo hóa đơn vào phần mềm gồm mã hàng,
tên hàng, đơn vò tính, số lượng, đơn giá . Thành tiền sẽ tự động nhảy .
Cuối bảng sẽ có cột tổng thanh toán tự nhảy ra số tiền cụ thể .
Phần mềm đã mặc đònh về đònh khoản giá vốn và doanh thu.
Khi đã nhập xong đơn hàng thực hiện nhấn phím ghi .
Thực hiện xong nghiệp vụ bán hàng .
Đồng thời tại phân hệ bán hàng và nợ phải thu
Thực hiện chọn mục công nợ
Thực hiện chọn mã khách hàng : DHM ( màng hình giao diện )
21
Thực hiện nhập số tiền theo hóa đơn vào . Khi thực hiện thao tác này đồng
nghóa với đònh khoản Nợ TK 131 : 37.422.100, Có TKù 511 :340.202.091,
Có TK 3331 3402009 vì phần mềm đã mặc đònh sẵn .
Thực hiện nhấn phím nhận .
Kết thúc nghiệp vụ bán chòu.
3 Kế toán nghiệp vụ bán thu tiền mặt
3.1 Quy trình thực hiện.
Khách hàng có nhu cầu sẽ đến công ty mua hàng . Sau khi trao đổi về hàng
hóa và giá cả . Khách hàng đã đồng ý mua hàng thì phòng kinh doanh làm đơn
hàng và thực hiện lập phiếu giao hàng gồm 3 phiếu chuyển xuống kho 2 phiếu
Kho nhận đơn hàng và thực hiện chuẩn bò hàng .

Phòng kinh doanh chuyển 1 phiếu giao hàng và dẫn khách hàng tới phòng kế
toán. Phòng kế toán nhận phiếu giao hàng và thực hiện thu tiền hàng của
khách và lập phiếu thu 2 liên khách hàng sẽ nhận liên hồng . Đồng thời xuất
hóa đơn gồm 3 liên khách hàng ký nhận và nhận hóa đơn liên hồng . Khách
hàng sẽ cầm hóa đơn và phiếu thu xuống kho nhận hàng . Kho kiểm tra hóa
22
đơn và phiếu thu sẽ xuất hàng giao cho khách hàng . Khi nhận hàng khách
hàng sẽ ký nhận vào 2 phiếu giao hàng, kho sẽ giữ lại 1 phiếu và 1 phiếu giao
cho khách hàng . Công ty sẽ giao hàng nếu khách hàng yêu cầu .
3.2 Quy trình ghi sổ
Công ty thực hiện trên phần mềm
+ Kiểm tra chứng từ gốc .
+ Thực hiện thao tác mở phần mền ASIA SOFT trên máy tính
+ Chọn mục bán hàng – Nợ phải thu trên phần mềm

23
+ Chọn hóa đơn bán hàng ( Màng hình xuất hiện giao diện như sau )
+ Thực hiện chọn mã khách hàng , đòa chỉ .
+ Thực hiện nhập ngày chứng từ, số chứng từ và đơn hàng chi tiết .
+ Nhập dữ liệu xong nhấn phím mới . Phần mềm đã mặc đònh các đònh khoản
giá vốn và doanh thu.
+ Đồng thời thực hiện chọn phân hệ tiền mặt, ngân hàng ( màng hình giao
diện )
24
+ Chọn phiếu thu
+ Nhập đầy đủ thông tin ( mã khách hàng, tên khách hàng, ngày chứng từ, số
chứng từ …. )
+ Nhập tổng tiền thu.
+ Nhập dữ liệu xong nhấn phím mới . Khi đó phần mềm đã tự đònh khoản cho
TK 111, 511,3331.

+ Hoàn thành xong nghệp vụ bán hàng thu tiền mặt .
3.3 Nghiệp vụ minh họa
Ngày 5/04/2012 Khách hàng Lê Thò Thu Cúc đến công ty mua mực HP
Q6000A . Sau khi trao đổi giá cả từ phòng kinh doanh chò Cúc đã đồng ý mua.
Phòng kinh doanh nhận đơn hàng của chò Cúc .
Phòng kinh doanh làm 3 phiếu giao hàng chuyển qua kho 2 phiếu giao hàng .
Đồng thời chuyển 1 phiếu giao hàng dẫn chò Cúc vào phòng kế toán . Phòng
kế toán thực hiện thu tiền chò Cúc là 1.810.000 VNĐ , lập phiếu thu và xuất
hóa đơn 0000238 . Chò Cúc cầm hóa đơn 0000238 và phiếu thu xuống kho
nhận hàng . Kho kiểm tra hóa đơn 0000238 và phiếu thu xong thực hiện xuất
25