Giáo trình quản trị khách sạn, nhà hàng - CÁC BAN VÀ CÁC CUỘC HỌP TRONG KHÁCH SẠN doc

Giáo trình quản trị khách sạn, nhà hàng
Các Ban & Các Hội Họp Trong
Khách Sạn
CÁC BAN VÀ CÁC CUỘC HỌP TRONG KHÁCH
SẠN
Nếu khách sạn muốn hoạt động trôi chảy thì việc phối hợp chặt chẽ các
hoạt động và việc truyền đạt thông tin giữa các bộ phận với nhau là cần
thiết. Để thực hiện vấn đề này, các cuộc họp ở khách sạn đã hoạt động
với một thành phần khá phức tạp. Y như sơ đồ tổ chức của khách sạn,
thành phần các ban và các cuộc họp làm cho cơ cấu tổ chức của khách
sạn trở thành quan trọng. Tổng Giám đốc khách sạn là người đứng ra tổ
chức các ban và các cuộc họp này. Trách nhiệm của mỗi ban được ghi
ra rõ ràng (đôi lúc rất chi tiết), chương trình các cuộc họp theo định kỳ
phải được thông báo trước. Trong cuộc họp phải lập biên bản, sau đó
phải đánh máy biên bản này để gửi cho những người tham dự cuộc họp,
cho các lãnh đạo cấp cao hơn và cả cho Tổng Giám đốc. Cơ cấu tổ
chức của các ban và các cuộc họp này rất đặc biệt. Thực tế đó là một
Giáo trình quản trị khách sạn, nhà hàng
trong những phần của cơ cấu tổ chức chính thức và xuyên suốt của
khách sạn.
Tính đa dạng của các ban và các cuộc họp.
Hoạt động và các cuộc họp của các ban rất đa dạng như hoạt động của
chính bản thân khách sạn vì thường đề cập đến rất nhiều vấn đề trong
khách sạn: vấn đề điều hành hàng ngày, vấn đề xảy ra trong từng bộ
phận và giữa các bộ phận với nhau: vấn đề tài chính, nhân sự, tiếp thị…
Cấu trúc những cuộc họp tiêu biểu trong những khách sạn lớn.
Cuộc họp

Thành phần Số lần Mục đích
Thời
lượng

Hoạt độ
ng
thường kỳ

Tổng giám đố
c (GM),
các trưởng bộ phận,
giám đốc thường trự
c,
bảo vệ, bếp trưởng
1-5
lần/tuần
Công việc trong
ngày: báo cáo kết
quả của ngày trước
15’-30’

Nhân viên

Tổng Giám đốc
(GM), các trưởng bộ
phận, tất cả các
trưởng phân ban
(dưới trưởng bộ phận)

Hàng
tuần
Xem lại chất lượng
hoạt động trong tuầ
n

qua, kế hoạch tuần
sau và các đề án đặ
c
biệ
t, đưa ra các khen
1-2 giờ

Giáo trình quản trị khách sạn, nhà hàng
thưởng cho những
hoạt động có chất
lượng
Ủy ban
điều hành

Tổng giám đố
c (GM),
các trưởng bộ phận
1-4
lần/tháng

Xem lại chất lượng
hoạt động, chính
sách và hình thức
chiến lược
1-2 giờ

Tiếp thị
và dự
đoán số
lượng

phòng bán

Giám đốc thường
trực, bộ phận tiền
sảnh, kinh doanh, tổ
đặt phòng
1-4
lần/tháng

Xem lại các yêu cầu
về phòng cho quý
tới. Xây dựng các
chiến lược giá
phòng trung bình và
chiến lược tăng số
lượng phòng cho
khách đặt
1-2 giờ

Thuộc
phạm vi
bộ phận
Yêu cầu phải có Tổ
ng
Giám đốc (GM),
trưởng bộ phận và tất
cả các trưởng phân
ban, các quản lý và
1-2
lần/tháng

Xem lại các vấn đề
nổi cộm trong phạm
vi bộ phận
1 giờ
Giáo trình quản trị khách sạn, nhà hàng
giám sát viên
Thuộc
phạm vi
phân ban
Yêu cầu có Tổng
Giám đốc (GM),
trưởng phân ban, tất
cả thành viên trong
bộ phận quản lý phân
ban và nhân viên
Hàng
tháng
Rà lại các mặt hoạt
động thuộc phạm vi
phân ban
1 giờ
Tín dụng
Tổng Giám đốc
(GM), kiểm soát viên
tài chính, bộ phận
kinh doanh, tiền sả
nh,
tổ đặt phòng, bộ phận
tiếp phẩm và Giám

đốc khâu tín dụng
Hàng
tháng 1
lần
Đánh giá lại các tài
khoản có thể thu lại
được
1 giờ
An toàn
Nhân sự nhà hàng &
quầy rượu, bộ phận
phòng và kỹ thuật
Hàng
tháng 1
lần
Đánh giá lạ
i chương
trình an toàn lao
động và ghi nhận
các ý kiến, báo cáo
trong tháng
1 giờ
Giáo trình quản trị khách sạn, nhà hàng
Tiết kiệm
năng
lượng
Trưởng kỹ thuật,
Giám đốc thường
trực, nhà hàng &
quầy rượu, bộ phận

phòng và kỹ thuật
Hàng
tháng 1
lần
Kiểm tra chi phí
năng lượng tiêu hao

1 giờ
Nhân viên
xuất sắc
Tất cả ban quản lý và
nhân viên cấp giám
sát
2 năm 1
lần
Ghi lại chất lượng
hoạt động củ
a khách
sạn, khen thưởng,
bắt đầu chương
trình mới
1 giờ
Họp
thường
niên
Tất cả nhân viên và
ban quản lý
1 năm 1
lần
Tổng kết hoạt động

cuối năm và khen
thưởng
1 giờ
Nhân viên
bình bầu
trong
tháng
Tổng Giám đốc
(GM), và các nhân
viên được bình bầu
trong tháng
Hàng
tháng 1
lần
Thảo luận và truyền
đạt thông tin
1 giờ
Các quản
lý cấp
Tổng Giám đố
c (GM)
và các giám sát viên,
Hàng
tháng 1
Thảo luận và truyền
đạt 1 thông tin
1 giờ
Giáo trình quản trị khách sạn, nhà hàng
phân ban quản lý đứng đầu của
các phân ban

lần
Một trong những phần cần chú ý đầu tiên là số lần và sự khác nhau của
những cuộc họp. Chắc chắn sẽ có ý kiến phê bình rằng nếu khách sạn
tổ chức hết tất cả các cuộc họp thì sẽ không có thời gian để làm những
công việc khác. Chỉ tính đến số lượng trung bình trong những lần họp
thì một khách sạn mỗi năm phải tổ chức 249 cuộc họp đề cập đến
những vấn đề phối hợp hoạt động giữa các bộ phận. Và Tổng Giám đốc
phải tham dự 295 cuộc họp chính thức được sắp xếp. Ở nhiều khách
sạn, cũng xảy ra hoàn toàn đúng như vậy.
Jonathan Claiborne ngày nào cũng tổ chức họp để bàn về công việc
điều hành trong ngày và là Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) chủ tịch
của các cuộc họp giao ban hàng tuần, và của Ủy ban điều hành hoạt
động (EOC) hàng tháng. Nghe thì đơn giản nhưng nếu bạn thử đếm thì
Jonathan phải tham dự đến 336 cuộc họp được sắp xếp trong một năm.
William Scully tuần nào cũng tổ chức 3 cuộc họp vào sáng thứ hai: 1.
Để đề cập đến công việc hoạt động hàng tuần, 2. Kiểm tra chi phí, 3.
Thảo luận với Ủy ban điều hành hoạt động (EOC) của mình. Vào ngày
thứ ba, ông sẽ họp lại Ủy ban điều hành hoạt động một lần nữa; vào
ngày thứ tư, ông là chủ tịch của cuộc họp bàn về dự kiến công suất của
khách sạn. Ông bị buộc phải tham gia 260 cuộc họp hàng tuần trong
một năm. Và nếu tính cả những cuộc họp hàng tháng, nữa tháng thì mỗi
năm William phải tham dự 330 cuộc họp.
Giáo trình quản trị khách sạn, nhà hàng