Đề tài " quản lý vật tư, thiết bị, ứng dụng cho trung tâm phát triển cntt-đhqg tphcm " pot

Qu¶n lý vËt t, thiÕt bÞ
nhóm sinh viên: nguyễn văn nam
phạm văn mạnh
nguyễn tú uyên
đề tài :quản lý vật tư, thiết bị, ứng dụng
cho trung tâm phát triển cntt-đhqg tphcm
đồ án tốt nghiệp kỹ thuật viên
chuyên ngành: công nghệ phần mềm
Giáo viên hướng dẫn: tiến sĩ Lê Huy thập
Niên khóa: 2003 - 2005
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
1
Quản lý vật t, thiết bị
Li núi u
Ngy nay vi s phỏt trin khụng ngng v mnh m ca cụng ngh
thụng tin (CNTT) trong tt c cỏc ngnh ngh, cỏc lnh vc khỏc nhau ca
xó hi nh: kinh t, an ninh quc phũng, thng mi in t .CNTT
ang l nhu cu cn thit i vi cỏc cụng ty, doanh nghip, cỏc t chc
kinh t, xó hi v vi tt c chỳng ta. Rt nhiu cỏc chng trỡnh phn
mm ng dng trong qun lý ó ra i nh chng trỡnh qun lý nhõn s,
qun lý hng hoỏ, qun lý vt t v thc s chim c lũng tin ca
khỏch hng. Tuy nhiờn cho ra i mt sn phm phn mm qun lý cú
cht lng thỡ ngi thit k phi hiu c thc t v cụng ty, doanh
nghipm mỡnh thit k mụ hỡnh c s d liu qun lý. Cỏc chng
trỡnh ng dng phi cú chớnh xỏc cao, vic lu tr d liu phi thun
tin cho vic tra cu v kim tra. Phn mm phi hot ng tt ỏp ng
c cỏc nhu cu mi phỏt sinh v cho hiu qu kinh t cao ng thi phi
phự hp vi kh nng kinh t ca cụng ty, doanh nghip .
Trong xu th hi nhp vo nn kinh t th gii, phỏt trin nn kinh t
theo hng cụng nghip hoỏ, hin i hoỏ ngnh CNTT ó tr thnh cu
ni xuyờn quc gia trong mi hot ng v t chc kinh t, thng mi.

Vi vic ỏp dng cỏc thnh tu khoa hc tiờn tin, hin i vo lnh vc tin
hc chỳng ta ó dn thay th cỏc phng phỏp th cụng bng cỏc chng
trỡnh phn mm qun lý trờn mỏy tớnh, gim bt i thi gian, nhõn lc,
tng chớnh xỏc v bo mt cao. Nhng phn mm qun lý s l cụng c
khụng th thiu cho cỏc doanh nghip trong v ngoi nc. Vi nhng u
im v tớnh nng vt tri ú chỳng em ó chn ti : qun lý vt t,
thit b, ng dng cho trung tõm phỏt trin CNTT- hqg tphcm lm ỏn tt
nghip.
Vi ti ny chỳng em mong mun cỏc cụng ty, doanh nghip, cỏc
trung tõm, cỏc t chc kinh t, xó hi v cỏc nh qun lý s nhỡn thy tm
quan trng ca CNTT c bit l cỏc phn mm ng dng trong cụng tỏc
qun lý ca mỡnh.
Trong sut quỏ trỡnh lm ti, chỳng em xin trõn thnh cm n thy
giỏo - tin s Lấ HUY THp ó tn tỡnh ch bo v nh trng ó to iu
kin giỳp chỳng em hon thnh ỏn ny. Nhng do thi gian ngn v
trỡnh cú phn hn ch nờn quỏ trỡnh phõn tớch v thit k ti khụng
trỏnh khi nhng thiu xút, chỳng em rt mong nhn c nhng ý kin
úng gúp v ch bo ca cỏc thy, cụ ti ln sau chỳng em s lm tt
hn.
Chỳng em xin trõn thnh cm n!
H ni thỏng 5-2005
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
2
Qu¶n lý vËt t, thiÕt bÞ
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
3
Qu¶n lý vËt t, thiÕt bÞ
Chương 1.
khảo sát nghiệp vụ đề tàI
1.1.Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án.

1.1.1.Mục đích:
Là quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết, hiện tại ta cần phải có đầy
đủ về các thông tin, để từ đó làm thế nào xây dựng được dự án mang tính
khả thi nhất.
1.1.2.Các bước tiến hành khảo sát:
-Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ.
-Xác định phạm vi của hệ thống mới.
-Đề xuất các giải pháp và cân nhắc tính khả thi.
-Vạch kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát.
1.1.3.Khảo sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại.
a.Quan sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại.
-Việc quan sát, tìm hiểu cũng như đánh giá hệ thống phải theo cách
nhìn của nhà tin học.
-Có các bước quan sát:
+Mức thao tác thừa hành.
+Mức điêù phối quản lý.
+Mức quyết định lãnh đạo.
+Mức chuyên gia cố vấn.
-Các hình thức tiến hành:
+áp dụng hình thức quan sát.
+áp dụng hình thức phỏng vấn.
+Phương pháp thăm dò.
+Phương pháp nghiên cứu tài liệu.
b.Tập hợp và phân loại thông tin.
Phân loại dựa theo một số tiêu chuẩn sau:
-Hiện tại và tương lai.
-Phân loại theo thông tin tĩnh, động, thông tin biến đổi.
-Phân loại dựa vào nội bộ môi trường.
-Tập hợp lại tất cả nhũng thông tin đã được phân loại.
c.Phát hiện yếu kém của hiện trạng và các yêu cầu trong tương lai.

-Phát hiện yếu kém: Là tìm hiểu các yếu kém về một số mặt như: Sự
thiếu vắng thông tin xử lý, thiếu nhân lực, kém hiệu quả trong tổ chức quản
lý, ùn tắc thông tin, phức tạp và tổn phí cao
-Phương pháp phát hiện: Trên cơ sở đã xác định rõ nguyên nhân của
yếu kém để đề ra các biện pháp khắc phục những yếu kém đó.
1.2.Phác hoạ giải pháp và cân nhắc tính khả thi.
-Xác định phạm vi: Phạm vi của bài toán đặt ra cho dự án trong kế
hoạch tổng thể và lâu dài của tổ chức.Phạm vi của bài toán phụ thuộc vào
phạm vi của tổ chức:
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
4
Qu¶n lý vËt t, thiÕt bÞ
+Tổ chức cỡ lớn, quốc gia, quốc tế: Tập đoàn, Tổng công ty…
+Tổ chức cỡ trung bình: Đơn vị nhiều chi nhánh, công ty liên
doanh
+Tổ chức cỡ vừa và nhỏ: Các cơ quan, xí nghiệp
-Xác định mục tiêu dự án:
+Mang lại lợi ích nghiệp vụ: Tăng khẳ năng xử lý, đáp ứng yêu cầu
nghiệp vụ, tin cậy, chính xác, bí mật
+Mang lại lợi ích kinh tế: Tăng thu nhập, giảm chi phí hoạt động,
hoàn vốn nhanh
+Mang lại lợi ích sử dụng: Nhanh chóng, thuận tiện
+Khắc phục yếu kém của hệ thống cũ, hỗ trợ chiến lược lâu dài,
đáp ứng các ưu tiên, hạn chế áp đặt
-Phác hoạ các giải pháp:
+Chỉ cho người dùng thấy triển vọng cụ thể của dự án.
+Có một định hướng trong triển khai dự án.
+Chỉ ra được:
*Các chức năng chính của hệ thống, đầu vào, đầu ra, các giải pháp
thực hiện.

*Kiến trúc tổng thể của hệ thống(phần cứng, phần mềm ).
-Cân nhắc tính khả thi:
+Khả thi về nghiệp vụ.
+Khả thi về kĩ thuật.
+Khả thi về kinh tế.
1.3. Lập dự trù và kế hoạch phát triển dự án.
1.3.1.Lập hồ sơ về dự trù và lựa chọn giải pháp.
a.Dự trù thiết bị và kinh phí.
Khối lượng dữ liệu lưu trữ.
-Số lượng thông tin cần thu thập, tài liệu cần kết xuất.
-Thiết bị ngoại vi, đường truyền.
-Khối lượng công việc, số người tham gia, thời gian của dự án.
-Yêu cầu về chất lượng, thời hạn bảo hành.
b.Dự trù về nhân lực.
-Nhóm làm việc: Phân tích, thiết kế, lập trình.
-Nhóm điều hành dự án: Quản trị dự án.
c.Dự trù về thiết kế.
13.2.Lập kế hoạch triển khai dự án.
-Chọn tiến trình cho dự án( Thác nước, Xoắn ốc…)
-Dự kiến lịch biểu thực hiện dự án.
1.4.Một số vấn đề về hệ thống thông tin quản lý vật tư.
1.4.1. Đặc điểm của hệ thống quản lý vật tư.
a .Phân cấp quản lý.
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
5
Qu¶n lý vËt t, thiÕt bÞ
-Hệ thống quản lý vật tư là một hệ thống lớn có chức năng tổng hợp
tất cả những thông tin về vật tư, thiết bị…để từ đó có thể quản lý một cách
dễ dàng. Nhằm giúp các công ty, doanh nghiệp, thực hiện công tác quản lý
vật tư được chính xác, khoa học và tiết kiệm thời gian thì chúng ta cần áp

dụng tin học vào công tác quản lý có như vậy hiệu quả quản lý và kinh
doanh mới được tăng lên.
b.Luồng thông tin.
-Thông tin đầu vào: Trong hệ thống quản lý vật tư có những thông tin
đầu vào và đầu ra khác nhau, thông tin đầu vào gồm các thông tin về nhà
cung cấp, thông tin vật tư, các hoá đơn, phiếu nhập, phiếu xuất, các yêu
cầu những thông tin này có tính chất thay đổi thường xuyên như vật tư.
-Thông tin đầu ra:Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào
thông tin đầu ra ở đây chủ yếu là các bảng biểu, báo cáo, thông tin về
khách hàng, tình hình nhập xuất
-Các bảng biểu báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng được
tổng hợp để phục vụ công tác quản lý vật tư, nó phản ánh trực tiếp mục
đích quản lý của hệ thống. Vì vậy các bảng biểu báo cáo đòi hỏi phải chính
xác và kịp thời .
1.4.2.Mô hình một số thông tin quản lý hiện hành.
a .Mô hình luân chuyển dữ liệu.
-Mô hình luân chuyển dữ liệu trong hệ thống quản lý vật tư có thể mô
tả các modul sau:
+Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ, tra cứu.
+Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên.
+Lập bảng biểu báo cáo.
b.Cập nhật thông tin động.
-Modul này có chức năng xử lý thông tin luân chuyển chi tiết và tổng
hợp nhưng đối với loại thông tin chi tiết đặc biệt lớn về số lượng cần xử lý
thường nhật đòi hỏi tốc độ nhanh và tin cậy cao. Khi thiết kế modul cần
quan tâm đến các yêu cầu sau:
+Phải biết rõ các thông tin cần lọc từ thông tin động.
+Giao diện màn hình và số lượng phải hợp lý, giảm tối đa các thao
tác cho người cập nhật dữ liệu.
+Tự động nạp các thông tin đã biết và các giá trị lặp.

+Kiểm tra và phát hiện sai sót trong quá trình.
+Biết loại bỏ những thông tin đã có và không cần thiết.
c.Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu.
-Thông tin loại này không cần cập nhật thường xuyên, nhưng yêu cầu
chủ yếu là phải đầy đủ và phải tổ chức hợp lý để có thể tra cứu nhanh khi
cần thiết.
d.Lập báo cáo, in ấn.
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
6
Quản lý vật t, thiết bị
- thit k phn ny ũi hi ngi qun lý nm tht vng nhu cu
qun lý, tỡm hiu tht k cỏc mu biu bỏo cỏo. Vỡ thụng tin s dng trong
cụng vic ny thun li hn do ó c x lý t trc nờn vic kim tra s
sai lch ca s liu trong ngy phõn ny c gim bt.
1.4.3 - Cỏc nguyờn tc m bo.
xõy dng mt h thng thụng tin qun lý vt t hon chnh, l mt
cụng vic khụng phi l n gin, mt nhiu thi gian cụng sc, cng nh
trớ úc ngi thit k. Núi chung vic xõy dng mt h thng qun lý vt t
thng phi da trờn mt s nguyờn tc c bn sau:
a.Nguyờn tc c s thụng tin thng nht.
L thụng tin c tớch lu thng xuyờn v cp nht phc v cho
bi toỏn qun lý. Chớnh vỡ th m thụng tin trựng lp phi c loi b.
Mt iu cn thit loi tr na l, m bo thụng tin khụng nht quỏn.
Do vy ta cn t chc thnh cỏc mng thụng tin c bn m trong ú cỏc
trng hp trựng lp khụng nht quỏn v thụng tin ó c loi b. Chớnh
mng thụng tin c bn ny s to thnh i tng thụng tin ca i tng
iu khin.
b. Nguyờn tc linh hot ca thụng tin.
Nguyờn tc ny, ngoi cỏc mng thụng tin c bn thỡ cn phi cú
nhng cụng c c bit, to ra cỏc mng lm vic c nh hoc tm thi,

da trờn c s cỏc mng thụng tin c bn ó cú v ch trớch t mng c bn.
Vic tuõn theo hai nguyờn tc thng nht v linh hot vi h thng
thụng tin s lm hon thin v phỏt trin h thng rừ rng v n gin hn.
c. Nguyờn tc lm cc tiu thụng tin vo v thụng tin ra.
õy l nguyờn tc cú ý ngha rt ln i vi vic lm tng hiu xut s
dng mỏy tớnh. Vỡ chớnh u vo v u ra ca mỏy tớnh lỏ khõu hp nht
ca h thng. lm c vic ny cn phi cú phng phỏp thay th gia
vic truyn ti ti liu th cụng bng vic truyn ti ti liu trờn thit b nh
bng t, a t , m bo vic truyn xut thụng tin c nhanh chúng.
Vic ny s gim bt i c thi gian lóng phớ v tng hiu qu ca mỏy
tớnh. Nguyờn tc ny vn dng c a thụng tin mi vo h thng. Vic ny
khụng nhng rỳt ngn thi gian v cụng sc cho vic vo d liu, m cũn
m bo tin cy ca thụng tin.
+
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
7
Quản lý vật t, thiết bị
Chng 2:
C s lý thuyt phõn tớch, thit k v xõy dng h thng thụng tin
2.1.i cng v h thng thụng tin
H thng thụng tin l mt h thng bao gm con ngi, phng tin
v cỏc phng phỏp x lý thụng tin trong mt t chc.
H thụng thụng tin bao gm hai thnh phn c bn: cỏc d liu ghi
nhn thc trng ca doanh nghip v cỏc x lý cho phộp bin i cỏc d
liu.
Cỏc d liu: ú l cỏc thụng tin c lu v duy trỡ nhm phn ỏnh
thc trng hin thi hay quỏ kh ca doanh nghip. Cú th tỏch cỏc d liu
ny thnh hai phn:
-Cỏc d liu phn ỏnh cu trỳc ni b c quan, nh d
liu v nhõn s, nh xng, thit b v.v Cu trỳc c quan khụng phi l c

nh, m cú th cú bin ng khi cú mt s kin xy ra (chng hn khi mt
nhõn viờn thuyờn chuyn, mt thit b mi c b sung ). S kin
thng xy ra bt cht, ngoi ý mun ca con ngi. Vic iu chnh li
cỏc d liu cho thớch hp khi cú mt s kin xy ra gi l cp nht.
-Cỏc d liu phn ỏnh cỏc hot ng kinh doanh/ dch v ca c quan,
nh d liu v sn xut, mua bỏn, giao dch v.v Hot ng kinh doanh/
dch v bin i lung vo/ra ca doanh nghip cú th coi l chui cỏc s
vic s ng, gi l mt tỏc nghip (operation - chng hn nhn mt lụ
hng, hon thnh mt m sn phm, mt n hng ti, thanh toỏn mt húa
n v.v ). Khi cú mt tỏc nghip xy ra, s kin ny cn c ghi nhn,
v nh vy lm thay i cỏc d liu phn ỏnh cỏc hot ng kinh
doanh/dch v ca doanh nghip.
Cỏc x lý: ú l nhng quỏ trỡnh bin i thụng tin, nhm vo hai mc
ớch chớnh:
- Sn sinh cỏc thụng tin theo th thc quy nh, chng hn lp cỏc
chng t giao dch (n mua hng, húa n ), lp cỏc bỏo cỏo, lp cỏc bn
thng kờ .v.v
- Tr giỳp ra cỏc quyt nh, thụng thng l cung cp nhng thụng
tin cn thit cho vic thc hin la chn mt quyt nh ca lónh o,
nhng cng cú th l la chn quyt nh( mt cỏch t ng), nu ú l loi
quyt nh da trờn gii thut( khỏc vi loi quyt nh da trờn trc giỏc).
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
8
Quản lý vật t, thiết bị
Mi x lý thng ỏp dng mt s quy tc qun lý nh sn v din ra
theo mt trt t nh sn (gi l th tc). Cỏc quy tc qun lý v cỏc th tc
cú th c n nh bi h thng lónh o ca doanh nghip, v nh vy cú
th iu chnh theo ý mun( chng hn cỏc quy tc tiờu th sn phm,
phng phỏp phõn phi cỏc tr cp, cỏc quy nh v khuyn mói ), cng
cú th c n nh t bờn ngoi doanh nghip, c bit l bi Nh

nc( vớ d quy tc tớnh thu VAT, cỏch tớnh lng v bo him xó hi
v.v ) v nh vy doanh nghip khụng c tựy tin thay i.
u vo ca mt x lý cú th l cỏc thụng tin phn ỏnh cu trỳc doanh
nghip v/ hoc cỏc thụng tin phn ỏnh hot ng ca doanh nghip.
u ra cú th l:
- Cỏc kt qu chuyn trc tip cho cỏc cỏ nhõn hay t chc ngoi
doanh nghip( chng hn n t hng, húa n, thng kờ Qun lý Sinh
Viờn, bỏo cỏo ti chớnh v.v ) c gi l cỏc kt qu ngoi.
- Cỏc kt qu c lu tr, sau ny dựng lm u vo cho cỏc x
lý khỏc( thng l cỏc thụng tin v tỡnh trng, v lch s hay thụng tin lu
tr) c gi l cỏc kt qu trong.
Trong thc t, thut ng h thng thụng tin thng c dựng ch
mụi trng in t - tin hc tr giỳp cho mt cụng vic qun lý c th no
ú, hay núi cỏch khỏc, l ch cỏi ớch t c sau quỏ trỡnh xõy dng
nhm tin hc hoỏ tr giỳp cho cụng tỏc qun lý ca mt h thng kinh t -
xó hi
2.2. Quy trỡnh phỏt trin h thng thụng tin
Quy trỡnh phỏt trin h thng thụng tin c chia thnh nhiu giai
on. Tu thuc vo phng phỏp lun v quy nh v phng thc lm
vic ca n v, qui trỡnh ny cú th c chia thnh s lng bc nhiu ớt
khỏc nhau. Tuy nhiờn cú th tng hp chung thnh cỏc bc: Kho sỏt,
Phõn tớch, Thit k, Xõy dng, Ci t v Bo trỡ h thng.
Mt im cn nhn mnh l dự lm vic cú phng phỏp hay khụng
thỡ cụng vic vn phi tri qua y cỏc bc k trờn. Hay núi cỏch khỏc
l dự cú lm nh th no i chng na thỡ ngi ta vn phi xỏc nh yờu
cu(Kho sỏt), tng tng ra hỡnh hi ca h thng( Phõn tớch), xỏc nh
cỏch th hin d liu v thụng tin( Thit k), lp trỡnh( Xõy dng), ci t
v bo trỡ.
2.2.1. Chin lc v kho sỏt.
L giai on tỡm hiu quy trỡnh hot ng ca h thng thc, cỏc nhu

cu thụng tin chớnh lm c s xỏc nh cỏc yờu cu, phm vi ca h thng
thụng tin. Kt qu l h s kho sỏt chim khong 10-15% cụng sc.
Vic kho sỏt thng c tin hnh qua cỏc giai on:
- Kho sỏt s b: Nhm xỏc nh tớnh kh thi ca ỏn.
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
9
Quản lý vật t, thiết bị
- Kho sỏt chi tit: Nhm xỏc nh chớnh xỏc nhng gỡ s thc hin v
khng nh nhng kt qu thu c.
- Bỏo cỏo: Lp h s kho sỏt.
giai on kho sỏt cn xỏc nh rừ nhng nhu cu, vn quan tõm,
cú gii hn chớnh xỏc ca cụng vic( phm vi d ỏn: nhng gỡ phi lm
c, cha lm c v nhng gỡ ó vt ra ngoi phm vi ca vn ).
Cng giai on ny, cn tỡm hiu v xỏc nh c th i tng s dng dự
h cú th s b bin ng c v s lng v loi cụng vic.
2.2.2. Phõn tớch h thng
L giai on xỏc nh rừ cỏc mc tiờu qun lý chớnh cn t c ca
h thng, nờu c cỏc yu t quan trng v m bo t c cỏc mc
tiờu ca h thng. Da trờn cỏc mc tiờu ú, xỏc nh c cỏc mụ hỡnh
chc nng v mụ hỡnh d liu. Kt qu l h s phõn tớch chim 15-25%
cụng sc.
Mc tiờu chớnh ca giai on ny l bin i phn u vo thnh cỏc
c t cú cu trỳc. õy l quỏ trỡnh mụ hỡnh hoỏ h thng vi cỏc s
lung d liu, thc th liờn kt, s phõn ró chc nng, s ng cnh
Cỏc cụng c th hin (ch yu l dng ho) c s dng trong cỏc
bc khỏc nhau ca quỏ trỡnh xõy dng v cú th phc v cỏc mc ớch,
i tng khỏc nhau. Vic s dng cỏc cụng c l khụng bt buc( c bit
l cỏc cụng c lung d liu) v tu thuc vo s trng ca i ng phõn
tớch h thng. Trong thc t, phn phõn tớch d liu l phc tp v quan
trng nht. Cỏc phn phõn tớch chc nng v phõn tớch d liu khụng c

b qua.
a. Phõn tớch chc nng
Cung cp mt cỏch nhỡn tng th ti mi cụng vic. Xỏc nh rừ cỏc
cụng vic cn phi gii quyt t mc tiờu qun lý ca h thng. Vic
phõn ró l mt cỏch biu din cu trỳc chc nng giỳp cho vic kim tra cỏc
chc nng cũn thiu v cú th d dng phõn tỏch, t hp cỏc chc nng
cụng vic. Cu trỳc phõn ró ny khụng phn ỏnh quan trng hay th t
gii quyt cỏc chc nng. Trong giai on phõn tớch ch nờn a vo cỏc
chc nng phn ỏnh nghip v v thuc phm vi ca mc tiờu qun lý t
ra.
Mt chc nng c xem l y gm nhng thnh phn sau:
- Tờn chc nng.
- Mụ t cú tớnh tng thut.
- u vo ca chc nng (d liu).
- u ra ca chc nng (d liu).
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
10
Quản lý vật t, thiết bị
- Cỏc s kin gõy ra s thay i, vic xỏc nh v hiu qu ca
chỳng.
Phõn tớch chc nng a ra nhng chi tit quan trng s c dựng li
nhiu ln trong cỏc giai on sau ca quỏ trỡnh phõn tớch. S chc nng
sau khi c lp s cho chỳng ta mt cỏch nhỡn ton din hn v nhng
nhu cu h thng.
b. Phõn tớch d liu
Thc th l i tng cha thụng tin c bn phc v cho cỏc chc
nng m h cn gii quyt. Mi thc th( Entity) l mt nhúm cỏc d liu
cú cựng thuc tớnh, luụn cựng xut hin. Cỏc thc th trung gian s sinh ra
trong phn thit k. Cỏc thc th ly d liu t cỏc thc th c bn nhng
s b sa i theo yờu cu ca chc nng cng cn a vo giai on phõn

tớch.
c. Phõn tớch ng cnh
Mụ t mi liờn h thc t ca h thng vi cỏc yu t, tỏc nhõn liờn
quan n h thng. Trong s , phn bờn trong s th hin cỏc chc nng
chớnh mc tng quỏt nht vi dũng d liu chớnh trong h. Phn bờn
ngoi cú th l cỏc tỏc nhõn nh con ngi, mt t chc hay b phn
nghip v ca h thng khỏc v dũng d liu liờn quan n h thng.
d. Phõn tớch lung d liu
S dũng d liu (DFD) l mt cụng c tr giỳp bn hot ng
chớnh:
(1) Phõn tớch: Dựng xỏc nh cỏc quy trỡnh qun lý, th hin yờu
cu ca ngi s dng.
(2) Thit k: Dựng minh ho cỏc phng ỏn cho phõn tớch viờn, lp
trỡnh viờn v ngi dựng xem xột khi thit k mt h thng mi. Th hin
quy trỡnh x lý thụng tin trong h thng.
(3) Liờn lc: DFD l mt cụng c trc quan, n gin, d hiu tr giỳp
cho vic hiu bit ln nhau gia phõn tớch viờn v ngi s dng.
(4) Ti liu: Vic dựng DFD trong c t yờu cu ngi dựng v c t
thit k h thng lm n gin cụng vic mụ hỡnh hoỏ v chp nhn nhng
ti liu nh vy.
2.2.3. Thit k h thng
L giai on phỏt trin cỏc bc phõn tớch giai on trc thnh cỏc
mụ hỡnh logic v vt lý, thit k giao din vi ngi s dng. Giai on ny
ph thuc nhiu vo cu hỡnh ca phn cng v phn mm c la chn.
Kt qu l h s thit k chim khong 15-25% cụng sc.
u chớnh ca quỏ trỡnh thit k l cỏc c t yờu cu ó c xõy
dng trong quỏ trỡnh phõn tớch. Trong giai on ny t khỏi nim biu din
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
11
Qu¶n lý vËt t, thiÕt bÞ

bởi mô hình quan hệ thực thể có thể sinh ra được các mô hình dữ liệu logic.
Giai đoạn này là quá trình chuyển từ các mô hình dữ liệu và chức năng
thành các thiết kế cơ sở dữ liệu và thiết kế module. Trong giai đoạn thiết
kế, có rất nhiều công cụ cho phép đặc tả hệ thống song không phải tất cả
các công cụ đều cần phải sử dụng. Nếu sử dụng quá ít các công cụ phát
triển hệ thống sẽ làm cho hệ thống kém chất lượng, ngược lại việc sử dụng
quá nhiều các công cụ sẽ gây lãng phí thời gian để đồng bộ các mô hình,
một mặt có thể kéo dài thời gian xây dựng, mặt khác lại có thể làm giảm
chất lượng hệ thống. Người phân tích phải tự chịu trách nhiệm đánh giá để
có quyết định đúng xem nên dùng công cụ nào cho phù hợp với hệ thống
cụ thể.
Thiết kế hệ thống bao gồm các công việc:
- Xác định hệ thống máy tính.
- Phân tích việc sử dụng dữ liệu.
- Hình thức hoá hệ thống thành phần: áp dụng các cách kiểm soát cần
thiết, gộp nhóm các thành phần chức năng.
- Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý.
- Thiết kế chương trình.
2.2.4. Xây dựng chương trình
Là giai đoạn lập trình trên cơ sở các phân tích, thiết kế ở các giai đoạn
trước. Kết quả là chương trình. Giai đoạn này chiếm khoảng 35-60% công
sức.
Giai đoạn này gồm các bước :
a. Thi công:
- Trên cơ sở kết quả thiết kế tiến hành tích hợp, mã hoá các module
chương trình.
- Viết các câu lệnh sản sinh CSDL.
- Thực hiện các câu lệnh trên hệ quản trị CSDL lựa chọn.
b. Tạo các CSDL kiểm tra.
c. Kiểm thử chương trình.

2.2.5. Cài đặt hệ thống
a. Lập tài liệu hướng dẫn sử dụng.
b. Chuyển đổi dữ liệu cũ.
Thực hiện chuyển đổi cơ sở dữ liệu nếu có yêu cầu thay đổi sang hệ
thống mới. Việc này đòi hỏi đồng thời hiểu biết cấu trúc của cả hệ thống cũ
và hệ thống mới và nguyên tắc chuyển đổi. Cơ chế chuyển đổi phải được
thiết kế ngay trong giai đoạn thiết kế hệ thống.
c. Kiểm nghiệm, cài đặt.
2.2.6. Bảo trì hệ thống
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
12
Qu¶n lý vËt t, thiÕt bÞ
Bảo trì hệ thống được tính từ khi hệ thống được chính thức đưa vào sử
dụng.
Công việc bảo trì bao gồm :
a. Theo dõi việc sử dụng hệ thống, nhận các thông báo lỗi.
b. Sửa đổi, nâng cấp phiên bản.
c. Trợ giúp hiệu chỉnh các sai sót số liệu.
Thông thường việc bảo trì được tiến hành miễn phí trong khoảng 6 tới
12 tháng. Sau đó hợp đồng bảo trì sẽ được tiếp tục hàng năm với trị giá
khoảng 10% tổng giá trị hệ thống. Việc bảo trì có thể thực hiện tại chỗ hoặc
thông qua một Trung Tâm hỗ trợ từ xa.
2.3. Phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin.
Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc xây dựng hệ
thống đã dần được chuẩn hóa chuyển thành các hoạt động chuyên nghiệp,
công nghiệp hóa hơn. Các phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống
dần được hình thành và hoàn thiện. Một cuộc cách mạng, đỉnh cao của sự
hoàn thiện là sự ra đời của phương pháp luận phân tích thiết kế có cấu trúc
kết hợp được kết quả của các cách tiếp cận hướng chức năng và hướng dữ
liệu và phương pháp luận phân tích thiết kế hướng đối tượng.

Một phương pháp luận thông thường được đặc trưng bởi các yếu tố
sau:
- Quy trình và phân đoạn các bước tiến hành.
- Các công cụ và cách thức mô hình hóa.
- Cách tiếp cận (hướng chức năng, hướng đối tượng, trên xuống, dưới
lên ).
2.3.1. Phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc.
Phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc tập trung vào các chức
năng của hệ thống, bao gồm các hoạt động: Khảo sát, Phân tích, Thiết kế,
Xây dựng và cài đặt chương trình. Đặc trưng mới của phương pháp này là
các hoạt động có thể thực hiện một cách song song. Mỗi hoạt động có thể
cung cấp những sửa đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hệ thống trước đó.
Trong phân tích có cấu trúc cách tiếp cận cấp tiến cho phép các hoạt động
khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng và cài đặt chương trình được tiến
hành một cách song song. Chính ưu điểm này đã làm cho phương pháp
phân tích có cấu trúc ngày càng được phát triển.
Phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc được sử dụng rộng rãi
trong việc phân tích và thiết kế các hệ thống thông tin quản lý vì tính đon
giản và hiệu quả của phương pháp. Mặt khác, nhiều khái niệm cơ sở, không
thể thiếu được đối với người phân tích và thiết kế cũng được bao hàm trong
phương pháp này. Thông qua phương pháp phân tích thiết kế này, người
dùng có thể dễ dàng nắm bắt được phần cốt lõi - quy trình xây dựng: Các
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
13
Quản lý vật t, thiết bị
bc trong quy trỡnh xõy dng h thng v yờu cu i vi mi bc,
t c trỡnh cn thit cho cụng vic thm nh giỏm sỏt.
Cú nhiu cụng c c s dng trong quỏ trỡnh phõn tớch v thit k.
Tuy nhiờn vi h thng ớt phc tp s khụng ũi hi phi s dng tt c cỏc
cụng c ny. Ba cụng c quan trng mụ hỡnh hoỏ h thng theo phng

phỏp phõn tớch thit k cú cu trỳc l:
- Mụ hỡnh chc nng.
- Mụ hỡnh d liu.
- Mụ hỡnh lung d liu.
Trong ú mi mụ hỡnh th hin mt cỏch nhỡn gúc khỏc nhau vo
h thng.
a. Mụ hỡnh chc nng.
Mụ hỡnh ny mụ t cỏc chc nng chớnh ca h thng thụng tin, thụng
thng c biu din bng s chc nng nghip v, th hin h thng
t khớa cnh chc nng, tr li cho cõu hi:
H thng thc hin nhng cụng vic gỡ?
Mụ hỡnh c s dng cho mc ớch ny l s phõn ró chc nng
(Business Functional Diagram vit tt l BFD). Ni dung chớnh ca BFD l
s phõn cp chc nng ca h thng.
T tng trờn xung (Top-Down) c th hin rừ nột trờn s ny.
Trc tiờn cỏc chc nng cn thit c lit kờ v phõn loi thnh cỏc
nhúm chc nng. Vic phõn loi cú th theo loi hỡnh tớnh cht cụng vic,
cú th theo n v s dng, cú th theo d liu s dng v cú th l kt hp
ca cỏc kiu phõn loi khỏc nhau. Cỏc nhúm chc nng li tip tc c
phõn nh thnh cỏc cm chc nng hoc cỏc chc nng c th. S BFD
c biu din di dng hỡnh cõy, ti mi nỳt l mt hỡnh ch nht th
hin chc nng hoc nhúm chc nng c th.
S chc nng l cụng c khỏ hu hiu cho ngi c mt bc tranh
tng th v cỏc chc nng m h thng cú th thc hin c.
b. Mụ hỡnh d liu
Mụ t cỏc d liu chớnh s cú trong h thng v mi quan h rng buc
gia chỳng, thụng thng c mụ t bng s quan h thc th, cỏc
bng thuc tớnh cỏc rng buc d liu th hin h thng t khớa cnh d
liu hay tr li cho cõu hi:
H thng s dng d liu gỡ phc v cho hot ng ca mỡnh?

Tuy BFD l mt cụng c thc s hu hiu cho vic mụ hỡnh húa cỏc
h thng nhng cụng c ny cng ch mụ t c mt khớa cnh ln ca h
thng l chc nng, m khụng cho c mt phõn tớch y v ton b h
thng. Mụ hỡnh d liu (Entity Relationship Diagram vit tt l ERD) l
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
14
Qu¶n lý vËt t, thiÕt bÞ
một trong các công cụ phản ánh hệ thống từ một khía cạnh khác, bổ sung
cho BFD để tạo nên một tổ hợp trọn vẹn của quá trình phân tích.
ERD bao gồm 2 thành phần chính:
- Thực thể (Entity): Được ký hiệu bởi hình chữ nhật. Một thực
thể tượng trưng cho một tập hợp hay một đối tượng trong thế giới
thực.
- Quan hệ (Relationship): Một quan hệ tượng trưng cho sự liên
kết giữa các thực thể. Mối liên kết đó được biểu diễn trên mô hình
thực thể bằng đường kẻ có tách ba chân ở một hoặc cả hai đầu
(thường gọi là chân gà)
Có ba kiểu quan hệ chính của mô hình thực thể:
- Quan hệ một – một.
- Quan hệ một – nhiều.
- Quan hệ nhiều - nhiều.
c. Mô hình luồng dữ liệu
Mô tả luồng luân chuyển dữ liệu trong hệ thống. Có thể biểu diễn bằng
nhiều sơ đồ: Sơ đồ ngữ cảnh, Sơ đồ quá trình xử lý, Sơ đồ luồng dữ liệu
hoặc bằng các ma trận chức năng/ thực thể.
Nếu như các mô hình chức năng và mô hình dữ liệu thể hiện hệ thống
dưới dạng tĩnh thì ngược lại, mô hình luồng dữ liệu thể hiện hệ thống dưới
cách nhìn động. Mô hình này lột tả luồng luân chuyển dữ liệu trong cả quá
trình hoạt động của hệ thống. Hệ thống được mô tả như một quá trình vận
động.

Một trong các mô hình kinh điển được sử dụng cho mục đích mô tả
luồng dữ liệu là sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram viết tắt là DFD).
DFD thể hiện một mô hình hệ thống với quan điểm bình đẳng cho cả dữ
liệu và chức năng (quá trình), là một trong những công cụ quan trọng nhất
của phân tích hệ thống có cấu trúc. Sơ đồ chỉ cách thông tin chuyển vận từ
một quá trình hoặc từ chức năng này sang một quá trình hoặc một chức
năng khác. Một điều khá quan trọng là sơ đồ chỉ ra được những thông tin
nào cần phải có trước khi thực hiện một chức năng hay một quá trình. Nói
cách khác, DFD đưa ra một phương pháp thiết lập mối quan hệ giữa chức
năng hoặc quá trình của hệ thống với thông tin mà chúng sử dụng.
DFD bao gồm những thành phần sau:
- Quá trình (Processes): Được ký hiệu bởi vòng tròn, tượng trưng
cho các chức năng khác nhau mà hệ thống phải thực hiện. Chức năng thay
đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó, như tổ chức lại thông tin, bổ
sung hoặc tạo ra thông tin mới.
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
15
Quản lý vật t, thiết bị
- Dũng d liu (Flow): c ký hiu bi ng k cú mi tờn. Mi
tờn ch hng ra ca dũng thụng tin. Dũng d liu liờn kt cỏc Processes
vi nhau, tng trng cho thụng tin m processes yờu cu cho u vo
hoc thụng tin m chỳng bin i thnh u ra.
- Kho d liu (Data store): c ký hiu bi 2 ng k song song,
hoc bi hỡnh ch nht trũn gúc, biu din cho thụng tin m h thng cn
phi lu gi trong mt khong thi gian mt hay nhiu quỏ trỡnh hoc
tỏc nhõn truy nhp vo. Mt khi cụng vic xõy dng h thng kt thỳc thỡ
nhng thụng tin ny c tn ti di dng file hay c s d liu.
- Tỏc nhõn ngoi: L mt ngi, mt nhúm hoc mt t chc bờn
ngoi lnh vc nghiờn cu ca h thng, nhng cú mt s hỡnh thc tip
xỳc vi h thng. Nhõn t bờn ngoi l ngun cung cp thụng tin v l phn

sng cũn ca mi h thng.
- Tỏc nhõn bờn trong: L mt chc nng hoc mt quỏ trỡnh bờn
trong h thng.
DFD cung cp mt bc tranh tng th, d hiu v cỏc chc nng v
cỏc d liu chớnh ca h thng. Tuy nhiờn nu xột v khớa cnh chi tit thỡ
DFD li cha c y c t gúc chc nng v d liu. Hai cụng c
c s dng b khuyt cho DFD l:
- T in d liu: Data dictionary.
- c t chc nng: Process specification.
Ba thnh phn, ba loi hỡnh cụng c phõn tớch c bn kt hp, b sung
cho nhau cho phộp th hin h thng mt cỏch hon chnh.
Mụ hỡnh lung d liu cho phộp th hin h thng mt cỏch tng th
trong tin trỡnh hot ng l cụng c c bit hu hiu trong giai on kho
sỏt, mt mt giỳp cho ngi s dng v phõn tớch viờn xớch li gn nhau,
mt khỏc giỳp cho ngi lp trỡnh cú c cỏi nhỡn tng th trờn ton b h
thng. Cú th núi õy l cụng c phõn tớch - ngụn ng chung ch yu gia
phõn tớch viờn v ngi s dng.
Khỏc vi mụ hỡnh lung d liu, cỏc mụ hỡnh chc nng v d liu
cho cỏch nhỡn c th mt mt no y gn gi vi ngi lp trỡnh. Trong
quỏ trỡnh phỏt trin( thit k, mó hoỏ, ci t) ch yu hai mụ hỡnh ny
c tip tc phỏt trin, chi tit hoỏ. Núi cỏch khỏc õy l cụng c th hin
ngụn ng chung gia phõn tớch viờn v lp trỡnh viờn.
d. Mi quan h v th t xõy dng cỏc mụ hỡnh.
Cỏc mụ hỡnh k trờn cựng cú chung mt i tng mụ t l mụ hỡnh h
thng vỡ vy chỳng cú quan h mt thit vi nhau, t mt mụ hỡnh cú th
suy ra c mt phn cỏc mụ hỡnh cũn li. Trong phng phỏp lun phõn
tớch thit k, cu trỳc cỏc mụ hỡnh ny c xõy dng chi tit hoỏ dn theo
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
16
Qu¶n lý vËt t, thiÕt bÞ

cách tiếp cận từ trên xuống. Các mô hình thường được xây dựng đồng thời,
tuy nhiên vẫn có thể theo một thứ tự trước sau một chút.
(1) Có thể xây dựng theo thứ tự: BFD, ERD, DFD. Thứ tự xây dựng
này thường được lựa chọn khi phân tích định hướng lập trình. Trong trường
hợp này DFD (mô hình luồng dữ liệu) được sử dụng như một công cụ minh
hoạ làm rõ quan hệ giữa các phần tử của BFD( mô hình chức năng) và
ERD ( mô hình dữ liệu).
(2) Với định hướng trao đổi, làm rõ các yêu cầu của người dùng, DFD
lại được xây dựng trước, thể hiện các quy trình nghiệp vụ của hệ thống
thực. Sau khi được người dùng xác nhận tính đúng đắn, từ DFD trích lọc
các chức năng để xây dựng BFD và dữ liệu để xây dựng ERD.
2.3.2. Phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng
Cách tiếp cận mới nhất trong phân tích và thiết kế hệ thống là phương
pháp phân tích và thiết kế hướng đối tượng. Hệ thống được xây dựng bao
gồm các thành phần liên kết với nhau gọi là đối tượng. Mỗi đối tượng bao
gói cả dữ liệu và xử lý làm cho các phần tử hệ thống độc lập với nhau và có
thể tái sử dụng, điều đó đã cải thiện cơ bản chất lượng của hệ thống và làm
tăng năng suất hoạt động phân tích và thiết kế.
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
17
Quản lý vật t, thiết bị
Chng 3.
C s lý thuyt phõn tớch-thit k c s d liu. 3.1 Tng quan v c
s d liu.
3.1.1 C s d liu l gỡ?
C s d liu l tp d liu v mt n v t chc c lu trờn mỏy
v cú cỏch t chc qun lý theo mt mụ hỡnh phự hp vi n v t chc
ú.
H qun tr c s d liu l h thng cỏc phn mm cho phộp mụ t,
lu tr thao tỏc cỏc d liu trờn c s d liu nú bo m bớ mt, an ton

vi nhiu ngi s dng.
3.1.2 Mt s khỏi nim c bn.
a.Thc th.
L mt i tng c th hay tru tng tn ti thc s v khỏ n nh
trong th gii thc m ta mun phn ỏnh nú trong h thng thụng tin.
Vớ d: giỏo viờn, hng hoỏ: L i tng c th.
D ỏn: L i tng tru tng.
b.Thuc tớnh.
L tớnh cht mụ t mt khớa cnh no ú ca thc th nh vy thuc
tớnh l thụng tin cn qun lý d liu.
c.Khoỏ.
L mt thuc tớnh duy nht cho phộp nhn din s th hin ca thc
th.
3.1.3 Quan h.
L s gom nhúm hai hay nhiu thc th vi nhau trong ú mi thc
th cú mt vai trũ nht nh.
a.Quan h 1-1.
Mt phn t ca A kt hp vi khụng quỏ mt phn t ca B:
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
18
Qu¶n lý vËt t, thiÕt bÞ
b.Quan hệ 1-nhiều.
Một phần tử của A có thể kết hợp với N phần tử của B và ngược lại
một phần tử của B chỉ kết hợp duy nhất với một phần tử của A.
c.Quan hệ nhiều-nhiều.
Một phần tử của A có thể kết hợp với N phần tử của B và ngược lại
mỗi phần tử của B có thể kết hợp với N phần tử của A.
Trong đó: A, B là tập thuộc tính.
R là tập hữu hạn các phần tử, R≠∅
3.1.4 Các dạng chuẩn.

a.Phụ thuộc hàm.
A xác định B hay B phụ thuộc hàm vào A{(A B): Khi đó mỗi phần
tử của A chỉ xác định được duy nhất một phần tử của B}.
b.Dạng chuẩn 1NF-First Normal Form:
Dạng khởi đầu của chuẩn hoá cơ sở dữ liệu. Yêu cầu của dạng chuẩn
này là cơ sở dữ liệu phải đảm bảo không có nhóm lặp và chỉ có thể tồn tại
các phụ thuộc hàm không phụ thuộc đầy đủ vào khoá chính-phụ thuộc một
phần vào khoá.
c . Dạng chuẩn 2NF-Seccond Normal Form:
Bảng được coi là ở dạng chuẩn 2NF nếu nó ở dạng chuẩn 1NF, đồng
thời không tồn tại các phụ thuộc hàm phụ thuộc không đầy đủ vào khoá, có
thể tồn tại các phụ thuộc hàm gián tiếp.
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
19
Qu¶n lý vËt t, thiÕt bÞ
d.Dạng chuẩn 3NF-Third Normal Form:
Bảng được coi là ở dạng chuẩn 3NF nếu nó ở dạng chuẩn 2NF, đồng
thời không tồn tại các phụ thuộc hàm gián tiếp, có thể tồn tại các phụ thuộc
hàm có nguồn là một thuộc tính không khoá, có đích là một thuộc tính
khoá.
e . Dạng chuẩn Boyce-Codd-BCNF:
Là chuẩn 3NF với yêu cầu là các cột xác định phải chỉ ra duy nhất một
bản ghi.
h . Dạng chuẩn 4NF:
Được thiết kế dựa trên chuẩn BCNF nhưng nếu có sự phụ thuộc đa trị
không hiển nhiên giữa 2 cột A và B thì tất cả các cột khác phải phụ thuộc
hàm vào cột A.
3.2. Các bước xây dựng-thiết kế cơ sở dữ liệu logic
Quá trình thiết kế dữ liệu logic có đầu vào là một mô hình dữ liệu
quan niệm, đầu ra là một tập các quan hệ được chuẩn hoá:

Quá trình thiết kế logic
3.2.1 Biểu diễn các thực thể.
Trước tiên, mỗi thực thể của sơ đồ E-R được biểu diễn thành một quan
hệ. Trong đó các thuộc tính của thực thể trở thành các thuộc tính của quan
hệ và thuộc tính định danh của thực thể trở thành khoá chính của quan hệ
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
20
Mô hình dữ liệu quan niệm(sơ đồ E-R)
Biểu diễn các thực thể
Hợp nhất các quan hệ
Biểu diễn các mối quan hệ
Chuẩn hoá các quan hệ
Mô hình dữ liệu logic(các quan hệ chuẩn)
Qu¶n lý vËt t, thiÕt bÞ
Một quan hệ có thể biểu diễn dưới dạng bảng hay dạng cấu trúc(một
lược đồ quan hệ).
Vídụ:Mô hình thực thể NHACUNGCAP được biêu diễn ở hai dạng
như sau:
Dạng bảng: NHACUNGCAP.
MãNCC TênNCC Địachỉ Đthoại
NCC1 Trần Lập 20-Bà Triệu 04-7844746
Dạng cấu trúc:
3.2.2 Biểu diễn các mối quan hệ
Một mối quan hệ được biểu diễn bằng một hình thoi, bên trong hình
thoi là tên của quan hệ và được lối với các kiểu thực thể liên quan. Biểu
diễn mối quan hệ còn phụ thuộc vào bậc cũng như bản số của quan hệ đó:
a.Quan hệ 1-nhiều hai ngôi và không có thuộc tính riêng.
Như vậy quan hệ ĐƠNHàng được biểu diễn bằng cách thêm khoá
chính của quan hệ tương ứng với phía 1(Mãkhách) vào quan hệ tương ứng

với phía nhiều để trở thành khoá ngoại của quan hệ này.
b.Quan hệ nhiều-nhiều(N:N) hoặc có thuộc tính riêng, hoặc có mối quan hệ
bậc 3 trở lên.
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
21
Qu¶n lý vËt t, thiÕt bÞ
Như vậy quan hệ mới sinh ra sẽ được biểu diễn có dạng là:
VậnchuyểN(MãNCC, Mãhàng, Ngàychuyển , Sốlượng)
3.2.3.Chuẩn hoá các quan hệ.
Là quá trình chuyển một quan hệ có cấu trúc dữ liệu phức hợp thành
các quan hệ có cấu trúc dữ liệu đơn giản hơn và vững chắc.
Quá trình chuẩn hoá thường gồm một số bước tương ứng với một dạng
chuẩn:
(1) Quan hệ chưa chuẩn hoá:
-Quan hệ chưa chuẩn hoá là quan hệ có chứa thuộc tính lặp.
Vídụ: Đơnhàng(Sốđơn, Mãkhách, Địachỉ, Ngàyđặt, Mãhàng,
Tênhàng, Đơnvị, Sốlượng)
(2) Quan hệ ở dạng chuẩn 1:
-Là quan hệ không chứa thuộc tính lặp.
-Tách một quan hệ chưa chuẩn hoá thành quan hệ ở dạng chuẩn 1.
+Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính lặp và phần khoá xác định chúng.
+Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và khoá chính.
(3) Quan hệ ở dạng chuẩn 2:
-Là quan hệ :
+ở dạng chuẩn 1.
+Không tồn tại các thuộc tính không khoá phụ thuộc vào một phần
khoá chính.
-Tách một quan hệ ở dạng chuẩn 1 thành quan hệ ở dạng chuẩn 2:
+ Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khoá
chính và phần khoá xác định chúng.

+ Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và khoá chính.
(4) Quan hệ ở dạng chuẩn 3:
-Là quan hệ:
+ ở dạng chuẩn 2.
+Không tồn taị các thuộc tính không khoá phụ thuộc bắc cầu vào
khoá chính(qua một thuộc tính gọi là thuộc tính cầu).
-Tách một quan hệ ở dạng chuẩn 2 thành quan hệ ở dạng chuẩn 3:
+Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính phụ thuộc bắc cầu và thuộc tính
cầu.
+Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và thuộc tính cầu.
( 5) Quan hệ ở dạng chuẩn BCNF:
-Là quan hệ :
+ ở dạng chuẩn 3.
+ Không tồn tại các thuộc tính không khoá phụ thuộc hàm vào
khoá chính
(khoá dự tuyển).
-Tách quan hệ ở dạng chuẩn 3 thành quan hệ ở dạng chuẩn BCNF:
+ Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính không chứa khoá dự tuyển.
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
22
Qu¶n lý vËt t, thiÕt bÞ
+ Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và khoá dự tuyển.
(6) Quan hệ ở dạng chuẩn 4:
-Là quan hệ :
+ ở dạng chuẩn BCNF.
+Không tồn tại các thuộc tính không khoá phụ thuộc đa trị vào
thuộc tính khoá.
-Tách quan hệ ở dạng chuẩn BCNF thành quan hệ ở dạng chuẩn 4:
+ Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính phụ thuộc đa tri vào khoá chính
và phần khoá xác định chúng.

+ Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và thuộc tính đa trị.
Như vậy để chuẩn hoá các quan hệ ta xét lần lượt từng quan hệ và
kiểm tra tính chuẩn của nó.Muốn vậy trước hết ta phải xác định các phụ
thuộc hàm và khoá chính của quan hệ.Sau đó kiểm tra lần lượt các chuẩn
đối với quan hệ.
Ta có thể mô tả bằng sơ đồ sau:
3.2.4 Hợp nhất các quan hệ.
Sau khi chuyển sơ đồ E-R thành mô hình dữ liệu quan hệ, ta cần xác
định các chuẩn của quan hệ và tiến hành chuẩn hóa nếu cần thiết, sau đó
tiến hành tích hợp dữ liệu. Trong quá trình tích hợp dữ liệu thường gặp một
số vấn đề như: Đồng nghĩa, Đồng danh, Phụ thuộc bắc cầu, Quan hệ thực
thể chính và thực thể con.
a.Đồng nghĩa:
Trong một số trường hợp hai hay nhiều thuộc tính khác tên nhưng có
cùng một nghĩa, cùng mô tả một tính chất của một thực thể. Những thuộc
tính như vậy gọi là đồng nghĩa.
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
23
Tách
nhóm
lặp
Loại
phụ
thuộc
đa trị
Phân
rã loại
dị
thườn
g

Bảng
với
nhóm
lặp
Chuẩn
3
Chuẩn
BCNF
Chuẩn 4 Chuẩn 5
Tách
phụ
thuộc
bộ
phận
Tách phụ
thuộc
h m à
không
chứa
khoá dự
tuyển
Chuẩn
1
Chuẩn
2
Tách
phụ
thuộc
bắc
cầu

Qu¶n lý vËt t, thiÕt bÞ
Khi hợp nhất quan hệ có chứa các đồng nghĩa ta cần có sự thoả thuận
với người dùng, chuẩn hoá tên thuộc tính đó và hạn chế sự đồng nghĩa
khác.
b.Đồng danh:
Trong nhiều trường hợp khác nhau, một thuộc tính được gọi là đồng
danh nếu nó có thể có nhiều hơn một nghĩa hoặc mô tả nhiều tính chất khác
nhau.
Khi hợp nhất các quan hệ ta chỉ cần tạo ra một tên mới cho những
thuộc tính đó.
c.Phụ thuộc bắc cầu:
Khi hai quan hệ chuẩn 3 được hợp nhất từ hai quan hệ riêng rẽ thì có
thể nảy sinh sự phụ thuộc bắc cầu. Khi đó ta cần tạo ra một chuẩn 3 bằng
cách tách phụ thuộc hàm khỏi quan hệ trên.
Chương 4.
Phân tích thiết kế hệ thống quản lý vật tư.
4.1.Tổng quát công tác quản lý tại Trung Tâm phát triển CNTT.
4.1.1.Mô hình đào tạo tại Trung Tâm.
Trung Tâm phát triển CNTT thuộc trường Đại học quốc gia TP Hồ
Chí Minh trực thuộc Bộ giáo dục và đào tạo có trụ sở đặt tại khu liên cơ
quan Mỹ Đình-Từ Liêm-Hà Nội. Đây là một trong những Trung Tâm có bề
dày thành tích về giảng dạy và kinh doanh các sản phẩm tin học. Với đội
ngũ giáo viên dày dặn kinh nghiệm và nhiệt tình trong giảng dạy, Trung
Tâm đã đào tạo được một đội ngũ kỹ sư, chuyên viên và lập trình viên xuất
sắc hiện đang làm việc tại các công ty lớn trong nứơc. Hiện nay Trung Tâm
có khoảng 5000 học viên đang theo học và Trung Tâm vẫn tiếp tục tuyển
sinh các khoá mới. Trung Tâm không những chú trọng đến lĩnh vực đào tạo
mà còn đặc biệt quan tâm đến hoạt động kinh doanh về vật tư, thiết bị tin
học. Trung Tâm có các phòng ban giúp việc cho Giám Đốc để điều hành
hoạt động kinh doanh của trung tâm với mối quan hệ đa dạng:

Ban giám đốc giao nhiệm vụ cho phòng kinh doanh lên kế hoạch kinh
doanh trong tháng hay trong quý. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ chính về
hoạt động kinh doanh của Trung Tâm. Các thông tin về việc mua, bán vật
tư sẽ được xử lý và thực hiện tại bộ phận kinh doanh xuất nhập. Phòng kế
toán tổng hợp mọi số liệu liên quan đến hoạt động tài chính của Trung
Tâm, lập ra các báo cáo tài chính và báo cáo quản lý. Trên các số liệu báo
cáo đó phòng kế toán sẽ hỗ trợ ban giám đốc trong việc ra các quyết định
§å ¸n tèt nghiÖp KTV Gi¸o viªn híng dÉn: Lª Huy ThËp
24
Quản lý vật t, thiết bị
v ti chớnh giỳp cho vic qun lý kinh doanh ca Trung Tõm t hiu qu
cao. Phũng vt t l ni qun lý cỏc vt t thit b ca Trung Tõm ng
thi hng thỏng bỏo cỏo tỡnh hỡnh nhp, xut, tn vt t lờn cp trờn. Phũng
k thut cú trỏch nhim kim tra vt t thit b khi nhp, xut ng thi cú
k hoch bo trỡ thit b cho khỏch hng.
-S phõn cp phũng ban ti Trung Tõm:
4.1.2.Tỡnh hỡnh v thc trng ng dng cụng ngh tin hc trong qun
lý vt t ti Trung Tõm phỏt trin CNTT.
Trong lnh vc kinh doanh, Trung Tõm thng phi nhp, xut hng
hoỏ vi s lng ln, chớnh vỡ vy cụng tỏc qun lý ũi hi phi cht ch,
rừ rng v nhanh chúng. Hiu c tm quan trng ca cụng ngh thụng tin
i vi cụng tỏc qun lý Ban giỏm c ó ch ng v t chc a cụng
ngh thụng tin vo cụng tỏc qun lý ti Trung Tõm .
4.1.3.Nhng khú khn trong cụng tỏc qun lý theo kiu th cụng.
S lng vt t thit b nhiu, chng loi phong phỳ, nu nh khụng
qun lý tt, cht ch thỡ rt d dn n nhm ln khi xut, nhp vt t thit
b. Mi ln xut hay nhp vt t thit b l li cú mt hoỏ n lu tr, nh
vy ch tớnh trong mt ln bỏo cỏo v tỡnh hỡnh xut, nhp vt t thit b thỡ
s lng hoỏ n s rt nhiu. Nu k toỏn hay ngi ph trỏch v giy t
s sỏch khụng cn thn s dn n vic lm tht thoỏt hoỏ n, t ú lm

nh hng n hot ng kinh doanh caTrungTõm. Ngoi ra, khi mun
tỡm kim mt hoỏ n no ú kim tra s mt rt nhiu thi gian v khi
mun tng hp bỏo cỏo s gp rt nhiu khú khn.
4.1.4.Tm quan trng trong vic qun ý xut nhp vt t thit b bng
mỏy tớnh.
Khi ng dng tin hc vo cụng tỏc qun lý xut, nhp vt t thit b
da trờn nhng thut toỏn v cỏc nghip v xut nhp, trỡnh t hoch toỏn,
ngi lp trỡnh cú th a ra nhng chng trỡnh phn mm v k thut
Đồ án tốt nghiệp KTV Giáo viên hớng dẫn: Lê Huy Thập
25
Ban Giỏm c
Kho
Phũng k
toỏn
Phũng
kinh
doanh
Phũng vt
t
Phũng k
thut
Phũng
o t o