Bài 1: Bắt đầu với Microsoft Access 2007 pps

Bài 1: Bắt đầu với Microsoft Access 2007
Microsoft Office Button (biểu tượng hình tròn màu vàng ở phía góc trên bên trái)
thực thi rất nhiều chức năng mà được đặt ở thực đơn File trong các phiên bản Access
cũ.
Nút này cho phép bạn tạo một cơ sở dữ liệu mới (New), mở một cơ sở dữ liệu đã tồn
tại (Open), lưu (Save) và lưu với tên (Save as), in (Print), Send hay Close.
1
Hình 1: Microsoft Office Button
Ribbon
Ribbon là vùng phía trên của tài liệu. Nó có 5 tab: Home, Create, External Data,
Database Tools, và Datasheet. Mỗi tab được tách thành các nhóm. Các nhóm tập hợp
các tính năng thiết kế để thực thi các chức năng mà bạn sẽ sử dụng trong việc phát
triển hay chỉnh sửa cơ sở dữ liệu Access.
Hình 2: Các tab trong vùng Ribbon
Các tính năng phổ biến được hiển thị trên vùng Ribbon. Để thấy các tính năng thêm
trong mỗi nhóm, kích vào mũi tên phía góc dưới bên phải mỗi nhóm.
Hình 3: Ví dụ tính năng trong nhóm Font
Home: Views, Clipboard, Fonts, Rich Text, Records, Sort & Filter, Find.
Create: Tables, Forms, Reports, Other.
External Data: Import, Export, Collect Data, SharePoint Lists.
Database Tools: Macro, Show/Hide, Analyze, Move Data, Database Tools.
2
Quick Access Toolbar
Quick Access Toolbar là thanh công cụ tùy chỉnh chứa các lệnh mà bạn muốn để sử
dụng. Bạn có thể đặt Quick access toolbar phía trên hay dưới vùng ribbon. Để thay
đổi vị trí của nó, kích vào mũi tên cuối dưới thanh công cụ và chọn Show Below the
Ribbon.
Hình 4: Quick Access Toolbar
Vùng Navigation
Navigation hiển thị các đối tượng cơ sở dữ liệu như các bảng, biểu mẫu, truy vấn và
reports.

Hình 5: Navigation Pane
Tabbed Document Window Viewing
3
Tabbed document viewing mở các bảng, biểu mẫu, truy vấn và reports trong cùng
cửa sổ. Kích vào các tab để chuyển đổi giữa các cửa sổ.
Hình 6: Tabbed Document Window Viewing
Nobita
Bài 2: Các đối tượng trong cơ sở dữ liệu
Các đối tượng trong cơ sở dữ liệu bao gồm bảng (tables), truy vấn (queries), báo cáo
(report), biểu mẫu (forms),
MS Access - Bài 1: Bắt đầu với Microsoft Access 2007
Bảng (Table)
Một bảng là tập hợp các thông tin được đặt trong các dòng và cột. Thông tin về một
mục được hiển thị trong một dòng. Cột chứa thông tin cùng loại với mỗi mục. Bảng có
dòng đầu cho bạn biết dữ liệu được chứa trong cột là gì.
Hình 1: Ví dụ về thông tin bảng
Để xem dữ liệu trong một bảng:
- Kích vào mũi tên để mở Navigation pane.
4
- Chọn đối tượng Tables.
- Sau đó, kích đúp vào tên bảng để mở bảng.
Hình 2: Xem dữ liệu trong bảngTruy vấn (Queries)
Các truy vấn lựa chọn các bản ghi từ một hay nhiều bảng trong cơ sở dữ liệu, do vậy
mà chúng có thể được xem, phân tích và lưu trữ ở chế độ datasheet. Một truy vấn có
thể thực thi các phép toán và hiển thị kết quả. Tập hợp các kết quả của các bản ghi
được gọi là dynaset, được lưu như một đối tượng cơ sở dữ liệu và có thể sử dụng dễ
dàng. Truy vấn sẽ được cập nhập bất cứ khi nào bảng gốc được cập nhập. Nếu kiểu
truy vấn là các truy vấn chọn lọc (select queries) thì trích dữ liệu từ các bảng dựa
trên các giá trị cụ thể, kiểu truy vấn là find duplicate thì hiển thị các bản ghi với việc
sao chép các giá trị đối với một hoặc nhiều trường cụ thể, và kiểu truy vấn find

unmatched hiển thị các bản ghi từ một bảng mà không có các giá trị tương ứng với
bảng thứ hai.
Để thực thi một truy vấn:
- Kích vào mũi tên để mở Navigation pane.
- Chọn đối tượng Queries.
- Kích đúp vào tên truy vấn.
Hình 3: Ví dụ về thiết kế truy vấnRecordset
Recordset là một bảng mà hiển thị nhóm các bản ghi từ một bảng hay một kết quả
truy vấn.
Form
Một Form là một giao diện đồ họa được sử dụng để hiển thị và chỉnh sửa dữ liệu.
Forms có thể được phát triển từ một bảng hay một truy vấn. Forms gồm các phép
toán, đồ họa và các đối tượng như label, textbox, combobox, checkbox,
5
Để xem dữ liệu từ một form:
- Kích mũi tên để mở Navigation pane.
- Chọn đối tượng Forms.
- Kích đúp vào tên form.
Hình 4: Thông tin trên form Khách hàngBáo cáo (Report)
Một báo cáo là một đầu ra của dữ liệu theo yêu cầu. Các báo cáo có thể thực thi các
phép toán và hiển thị kết quả. Các báo cáo được sử dụng để in dữ liệu.
Để xem dữ liệu sử dụng một báo cáo:
- Kích mũi tên để mở Navigation pane.
- Chọn đối tượng Reports.
- Kích đúp vào tên báo cáo.
Hình 5: Ví dụ về báo cáo
Bài 3: Tạo cơ sở dữ liệu mới
Bạn có thể tạo một cơ sở dữ liệu mới từ đầu hoặc từ cơ sở dữ liệu wizard.
6
Tạo cơ sở dữ liệu mới

Để tạo một cơ sở dữ liệu mới từ đầu: - Kích chọn Microsoft Office Button.
- Chọn New.
- Chọn biểu tượng New Blank Database.
Hình 1: Tạo cơ sở dữ liệu từ New Blank Database
7
- Nhập tên cho cơ sở dữ liệu vào phần vùng bên phải ngay sau khi chọn New Blank
Database.
- Kích Create để tạo.
Hình 2: Bước hoàn thành tạo Database mới
Các mẫu cơ sở dữ liệu
Để tạo một cơ sở dữ liệu mới từ các mẫu cơ sở dữ liệu:
- Kích Microsoft Office Button.
- Kích New.
- Chọn mẫu cơ sở dữ liệu bạn muốn tạo.
Hình 3: Tạo cơ sở dữ liệu từ Templates
- Nhập tên cho cơ sở dữ liệu.
- Kích nút Download để tạo một cơ sở dữ liệu mới từ mẫu đó.
8
Hình 4: Hoàn thành việc tạo Database từ Templates
Bài 4: Truy vấn cơ sở dữ liệu
Truy vấn cho phép bạn lựa chọn và lọc dữ liệu từ nhiều bảng. Các truy vấn có thể
được lưu và sử dụng bất cứ lúc nào cần thiết.
Truy vấn Wizard
Query Wizard sẽ giới thiệu từng bước để xây dựng một truy vấn. Để thực thi một truy
vấn sử dụng Query Wizard:
- Kích tab Create
- Kích nút Query Wizard
9
- Chọn kiểu truy vấn bạn muốn thực thi
- Kích OK.

- Chọn các trường bạn muốn có trong mỗi bảng bằng cách chọn trường và kích nút
- Để lựa chọn các trường từ nhiều bảng khác nhau, kích vào mũi tên xuống của
Table/Queries
- Kích Next.
Hoàn thành Query wizard
- Nhập tên cho truy vấn
10
- Kích Finish.
- Kết quả truy vẫn sẽ hiển thị như sau:
Để chuyển đổi giữa bảng và truy vấn:
- Mở Navigation Pane
- Kích đúp vào tên bảng hoặc truy vấn để xem.
Tính năng thiết kế truy vấn
Bạn có thể thiết kế một truy vấn với nút Query Design. Để thiết kế một truy vấn sử
11
dụng Query Design:
- Kích nút Query Design trên tab Create.
- Hộp thoại Show Table xuất hiện cho phép bạn lựa chọn bảng
- Kích Add để thêm bảng và kích nút Close để đóng hộp thoại Show Table
- Kích đúp vào tên trường bạn muốn nó xuất hiện trong lưới thiết kế
- Lặp lại bước trên đối với các trường khác
- Kích nút Run để thực thi truy vấn.
12
Thiết kế truy vấn kèm theo các điều kiện
Tiêu chuẩn truy vấn là sự kiếm tìm các điều kiện được sử dụng trong truy vấn để lấy
dữ liệu. Bạn có thể thiết lập tiêu chuẩn là một số cụ thể hay chuỗi dữ liệu, hay vùng
dữ liệu. “value” Chỉ hiển thị bản ghi phù hợp với giá trị chính xác (thay thế từ value
bằng từ bạn muốn tìm) = Bằng < Nhỏ hơn <= Nhỏ hơn hoặc bằng > Lớn hơn >= Lớn
hơn hoặc bằng <> Khác nhau Between X And Y Trong một khoảng (lấy giá trị trong
khoảng giữa X và Y) Is Null Giá trị Null And Chỉ đúng nếu điều kiện tồn tại Or Đúng

nếu một trong hai điều kiện tồn tại Not Đúng nếu 1 trường hợp không đúng
Để tạo điều kiện cho truy vấn:
- Kích vào truy vấn bạn muốn thêm điều kiện
- Nhập điều kiện truy vấn cho trong mục Criteria
- Sau đó kích nút Run để thực thi truy vấn.
Bài 5: Trường tính toán Trường tính toán là một trường mà nhận
được thông tin của nó từ sự tính toán được thực hiện trên các
trường khác.
MS Access - Bài 4: Truy vấn cơ sở dữ liệu
Bạn có thể xây dựng miền kết quả tính toán trong màn hình Query bằng cách sử dụng phép
cộng (+), trừ (-), nhân (*) và chia (/).
Biểu thức
13
Biểu thức là sự kết hợp các hàm, tên trường, số, văn bản, và các phép toán được liệt kê
phía trên.
Để xây dựng một biểu thức để tạo một trường tính toán:
- Mở một truy vấn có sẵn hoặc bắt đầu một truy vấn mới
- Kích vào nút View
- Kích chọn chế độ Design View.
- Trong ô Query, kích phải vào trường mà bạn muốn tạo phép toán
- Kích nút Build.
- Chọn bảng mà bạn muốn để xây dựng phép toán từ đó
- Kích đúp vào trường mà bạn muốn gộp nó trong phép toán
- Chọn toán tử mà bạn muốn có trong phép toán
- Kích vào trường thứ hai bạn muốn gộp trong phép toán
- Kích OK.
14
- Kích nút Run để thực thi.
Zoom
Hộp thoại Zoom cho phép bạn xem toàn bộ biểu thức. Để xem hộp thoại Zoom:

- Trong chế độ Design View, kích phải vào trường bạn muốn hiển thị.
- Kích Zoom.
15
Access là chương trình quản lý cơ sở dữ liệu mạnh mẽ, linh hoạt và dễ sử dụng. Trong
chương này, bạn sẽ bắt đầu đề cập đến khả năng của Access. Mặc dù tiêu đề của chương
này là “Học Access trong 1 giờ”, tức là bạn sử dụng Access rất nhanh. Như vậy, một giờ
không thể đủ thời gian để nắm vững các tính năng cao cấp được. Nhưng sẽ đủ thời gian để
học các khái niệm cơ bản và tạo cơ sở dữ liệu có thể sử dụng ngay.
Sau khi kết thúc chương này, bạn sẽ hiểu được các khái niệm sau:
• Cách tạo một cơ sở dữ liệu.
• Đặt tên cho cơ sở dữ liệu là gì và lưu ở đâu
• Cách tạo bảng sử dụng Table Wizard
• Các kiểu bảng có thể tạo bằng Table Wizard.
• Đặt tên cho một bảng như thế nào.
• Khóa chính là gì và cách chọn khóa.
• Cách nhập thông tin vào một bảng mới
• Cách thoát khỏi Datasheet
• Làm thế nào để thay đổi và xóa thông tin trong bảng.
• Khi nào thì thông tin thực sự được lưu.
Bài 5: Tạo một cơ sở dữ liệu riêng
Để tạo được cơ sở dữ liệu riêng, bạn sử dụng 3 phương pháp sau:
• Kích chuột vào công cụ New (được miêu tả trên thanh công cụ, trông giống như trang
giấy trắng)
• Chọn New Database từ menu File
• Ấn tổ hợp phím CTRL + N
Tùy thuộc vào phương thức nào đã chọn ở trên, bạn sẽ thấy hộp thoại New hiển thị như
hình 1
16
Hình 1: Hộp thoại New
Hộp thoại New cho phép bạn chỉ định cách tạo một cơ sở dữ liệu mới. Có rất nhiều lựa chọn

ở tab General (hình 1) và hai tab khác trong hộp thoại. Các lựa chọn đưa ra nhiều cách
khác nhau để hoàn thành. Sự lựa chọn bạn thực hiện trong hộp thoại New cung cấp như
việc bắt đầu từ một điểm hoặc chọn khuôn mẫu cho một cơ sở dữ liệu mới.
Mục đích của phần thảo luận này, đơn giản là đối tượng Database mặc định được chọn như
hình 1. Sau đó kích chuột vào nút OK. Access hiển thị hộp thoại File New Database (hình 2)
Hình 2: Hộp thoại File New Database
Hộp thoại File New Database trông khá quen thuộc. Nó cũng giống hộp thoại Open
Database mà bạn được biết ở Chương 1 “
Làm quen với Access
”. Nó cũng giống hộp thoại
bạn sử dụng để tạo file trong các chương trình Window khác. Để sử dụng hộp thoại File
New Database, chỉ cần đặt tên cho cơ sở dữ liệu và nơi để lưu trữ cơ sở dữ liệu trên ổ đĩa.
Chọn tên cho Cơ sở dữ liệu
Bạn có thể đặt tên cho bất cứ cơ sở dữ liệu nào, nhưng tên file phải tuân theo quy ước như
17
sử dụng cho bất kỳ tên file nào trên đĩa. Không bao gồm đuôi mở rộng (phần tên file phía
bên phải dấu chấm). Acess cung cấp các đuôi mở rộng dựa trên các quy tắc của nó.
Chú ý rằng hộp thoại File New Database liệt kê tất cả các file cơ sở dữ liệu trong thư mục
hiện thời. Nếu muốn thay thế cơ sở dữ liệu có sẵn (ghi đè lên cơ sở dữ liệu đã có), tất cả
những gì cần làm là bạn nhập tên tương ứng với cơ sở dữ liệu cần ghi đè hoặc chọn file cơ
sở dữ liệu từ danh sách.
Trong trường hợp tổng quát, bạn nên chọn tên cơ sở dữ liệu như được miêu tả như trên.
Trong chương này, bạn sẽ tạo một cơ sở dữ liệu chứa tên, địa chỉ, số điện thoại của tất cả
những người bạn của mình, vì vậy “
My friend
” là tên thích hợp cho cơ sở dữ liệu này. Nhập
cụm từ “My friend” vào đó nhưng KHÔNG ấn phím ENTER ngay.
Lưu giữ cơ sở dữ liệu ở đâu?
Trong hộp thoại New Database, bạn có thể chỉ định nơi lưu giữ cơ sở dữ liệu. Access cho
phép bạn lưu các file dữ liệu thực tế ở bất cứ nơi nào. Có thể đặt ở bất kỳ ổ đĩa, đường dẫn

nào hoặc trên mạng máy tính. Trong trường hợp bạn muốn đặt tất cả cơ sở dữ liệu có liên
quan vào một thư mục và cơ sở dữ liệu cá nhân vào thư mục khác, bạn nên lưu cơ sở dữ
liệu My friends vào thư mục chứa cơ sở dữ liệu cá nhân.
Sau khi xác định tên và vị trí cơ sở dữ liệu, kích chuột vào nút Create. Access tạo một cơ sở
dữ liệu mới, sử dụng tên được cung cấp và hiển thị cửa sổ Database như hình 3. Chú ý rằng
tên của cơ sở dữ liệu hiển thị phía trên cửa sổ Database.
Hình 3: Cửa sổDatabase cho một cơ sở dữ liệu mới.
Nếu nhớ lại chương 1, Access lưu trữ dữ liệu trong các bảng. Từ cửa sổ Database này cho
một cơ sở dữ liệu mới, chưa có danh sách các bảng. Trong những phần sau đây, bạn sẽ học
cách tạo một bảng
10 thủ thuật bảo mật cơ sở dữ liệu Access
18
Cơ sở dữ liệu là kho chứa dữ liệu quan trọng cần được bảo vệ. Bạn có thể sử dụng
những phần mềm bảo mật chuyên nghiệp để cơ sở dữ liệu, nhưng để có phần mềm đó
chắc hẳn bạn sẽ phải trả một khoản phí không nhỏ. Ngược lại, bạn có thể sử dụng
một số tính năng bảo mật của Access để bảo mật cơ sở dữ liệu ở một mức độ nhất
định.
Những thủ thuật dưới đây sẽ giúp bạn khai thác được một số tính năng bảo mật sẵn
có của Microsoft Access.
1. Sử dụng macro AutoExec để kiểm tra và thiết lập lại cài đặt
Sử dụng macro AutoExec để kiểm tra và thiết lập lại các tùy chọn bảo mật có thể bị
thay đổi trong các phiên làm việc trước đó. AutoExec là một macro đặc biệt có thể
thực hiện mở cơ sở dữ liệu. Để tạo một macro AutoExec, chỉ cần đặt tên cho một
macro AutoExec mới. Ví dụ, macro Startup() (trong hình) có chức năng xác định
người dùng, thực hiện kiểm tra và cài đặt các thuộc tính bảo mật trước khi người
dùng truy cập.
2. Ẩn cửa sổ Database
Những tùy chọn khởi động trong hình B cho phép bạn xác định các thuộc tính của cơ
sỡ dữ liệu khi mở. Hai trong số những thuộc tính này giúp cơ sở bảo dữ liệu bảo mật
hơn:

•Display Database Window: Hủy chọn tùy chọn này để ẩn cửa sổ Database khi ai đó
mở cơ sở dữ liệu. Do đó người dùng sẽ không thể truy cập trực tiếp vào bất cứ đối
tượng nào.
•Use Access Special Keys: Bỏ tùy chọn này để người dùng không thể sử dụng phím
F11 làm hiện cửa sổ Database.
19
Hai cài đặt này hỗ trợ cho nhau, vì nếu không bỏ chọn tùy chọn Use Access Special
Keys người dùng có thể ấn phím F11 để làm hiện cửa sổ Database.
Để truy cập vào những tùy chọn Startup, vào menu Tools\ Startup. Trong Access
2007, click vào nút Office\ Access Options\ Current Database trong cửa sổ trái và
bạn sẽ thấy những tùy chọn này trong Application Options. Access 2007 không có
cửa sổ Database, nhưng bạn có thể làm ẩn Navigation Pane theo cách tương tự. Tùy
chọn đó nằm trong Navigation, ngay bên dưới Application Options.
Việc bỏ chọn tùy chọn Display Database sẽ hủy lệnh Startup. Người dùng có thể loại
những tùy chọn này bằng cách giữ phím Shift trong khi mở sơ sở dữ liệu. Đây là thủ
thuật nhắc nhở cho bạn nhưng sẽ rất nguy hiểm nếu người khác biết được. Ngoài ra
người dùng có thể đưa nhiều đối tượng vào một cơ sở dữ liệu trống để tránh những
cài đặt khởi động.
3. Chặn phím Shift
Bạn có thể sử dụng chính giao diện để ẩn cửa sổ Database. Nhưng việc sử dụng phím
Shift lại gây nguy hiểm cho cơ sở dữ liệu. Bạn có thể hủy bỏ việc sử dụng phím Shift
bằng cách đổi giá trị của thuộc tính AllowBypassKey thành False khi đóng cơ sở dữ
liệu. Tuy nhiên, bạn cũng có thể gọi đoạn mã sau từ một tác vụ đóng bất kì:
Mã:
Public Sub SetStartupOptions(propname As String, _
propdb As Variant, prop As Variant)
'Set passed startup property.
Dim dbs As Object
Dim prp As Object
Set dbs = CurrentDb

On Error Resume Next
dbs.Properties(propname) = prop
If Err.Number = 3270 Then
Set prp = dbs.CreateProperty(propname, _
propdb, prop)
dbs.Properties.Append prp
End If
Set dbs = Nothing
Set prp = Nothing
End Sub
20
Khi gọi thủ tục, cần đảm bảo phải lựa chọn đúng tùy chọn khởi động. Ví dụ:
Call SetStartupOptions("AllowBypassKey", dbBoolean, False)
Sau khi cài đặt thuộc tính này cho tiến trình đóng, cơ sở dữ liệu sẽ vô hiệu hóa phím
Shift.
Ngoài ra bạn có thể cài đặt bất kì thuộc tính khởi động nào. Ví dụ làm ẩn cửa sổ
Database:
Call SetStartupOptions("StartupShowDBWindow", dbBoolean, False)
Bạn có thể cài đặt những tùy chọn đóng và mở cơ sở dữ liệu với một ngoại lệ. Đó là
thuộc tính AllowBypassKey phải được cài đặt khi đóng cơ sở dữ liệu, và bạn cần đặt
tham chiếu tới thư viện Data Access Objects (DAO). Nếu không thủ tục này sẽ gây ra
lỗi tham chiếu.
Tuy nhiên, nếu ai đó biết sử dụng phím Shift cũng có thể biết cách khôi phục lại nó
bằng cách thay đổi giá trị của AllowBypassKey thành True. Trong trường hợp này bạn
sẽ phải áp dụng phương pháp bảo mật nhóm làm việc để chỉ cho phép admin truy cập
vào thuộc tính này.
4. Chia cơ sở dữ liệu
Việc bảo vệ một cơ sở dữ liệu nhỏ sẽ dễ dàng hơn rất nhiều so với cơ sở dữ liệu lớn
với nhiều đối tượng dữ liệu và giao diện. Bạn có thể chia một cơ sở dữ liệu lớn thành
hai cơ sở dữ liệu nhỏ, trong đó cơ sở dữ liệu thứ nhất chứa bảng và quan hệ (được gọi

là backend), và cơ sở dữ liệu còn lại chứa các đối tượng giao diện (còn gọi là
frontend). Hai cơ sở dữ liệu này giao tiếp thông qua các bảng đã được liên kết. Một
điểm quan trọng là người dùng trong frontend không thể thay đổi thiết kế bảng trong
backend. (có nhiều cách để phân chia cở sở dữ liệu nhưng bài viết này chỉ hướng vào
mục đích bảo mật).
Để chia cơ sở dữ liệu, vào menu Tools\ Database Utilities\ Database Spliter sau đó
làm theo hướng dẫn. Trong Access 2007, click Access Database trong nhóm Move
Data của tab Database Tools.
5. Tránh sử dụng Compact On Close
Những ai đã từng sử dụng Access có lẽ đều biết đến tác dụng của việc nén cơ sở dữ
liệu tường xuyên. Quá trình nén sẽ tạo ra một bản sao của cơ sở dữ liệu, kiểm tra các
đối tượng, xóa bỏ dữ liệu tạm thời và sắp xếp lại những phần vỡ trên ổ đĩa. Tóm lại,
nén giúp cơ sở dữ liệu luôn ổn định.
Tùy chọn Compact On Close, được tích hợp đầu tiên trong Access 2000, giúp nén cơ
sở dữ liệu tự động khi kết thúc phiên làm việc. Không may, tiến trình này lại giữ lại cả
những file không cần thiết. Nếu thấy những file tạm thời như db1.mdb, db2.mdb, …
trong folder chứa cơ sở dữ liệu của bạn, chúng có thể là một sản phẩm phụ của tính
năng nén.
Những file thừa này có thể gây ra rắc rối cho bạn nếu ai đó vào folder cũng có thể
21
truy cập cả vào những file tạm thời. Đó là một lỗ hổng bảo mật. Có 2 cách để bảo vệ
cơ sở dữ liệu của bạn:
•Thường xuyên kiểm tra và xóa những file tạm. (Tuy nhiên đây không phải là biện
pháp thiết thực và thậm chí không có hiệu quả).
•Không sử dụng tính năng Compact On Close. Thay vào đó nên nén cơ sở dữ liệu theo
cách thủ công. Đây là cách tốt nhất để bảo vệ cơ sở dữ liệu khỏi lỗ hổng trên.
6. Ẩn các đối tượng
Việc ẩn đi những đối tượng như bảng, truy vấn, form, … không phải là phương pháp
bảo vệ hữu hiệu, vì nếu người dùng tìm thấy thì họ có thể thay đổi chúng. Tuy nhiên
những đối tượng này sẽ được bảo mật hơn nếu người dùng không biết tới sự tồn tại

của chúng. Việc ẩn các đối tượng chỉ đơn thuần giúp hạn chế lỗi gây mất dữ liệu mà
không có tác dụng bảo mật. Để ẩn một đối tượng trong cửa sổ Database (hay
Navigation), bạn chỉ cần phải chuột lên đối tượng, chọn Properties sau đó chọn tùy
chọn Hidden Attribute.
Tuy nhiên, những người dùng Access có thể làm hiện những đối tượng này bằng cách
vào menu Tools\ Options, chọn tab View sau đó hủy chọn tùy chọn Hidden Objects
trong mục Show. Trong Access 2007, phải chuột vào thanh menu Navigation, chọn
Navigation Options\ Show Hidden Objects\ OK.
Như đã nói, việc ẩn các đối tượng không có tác dụng bảo mật. Nếu bạn sử dụng
phương pháp này, cần nhớ rằng những module ẩn vẫn hiển thị trên Visual Basic
Editor (VBE). Hơn nữa, chỉ nên ẩn những đối tượng quan trọng vì khi người dùng truy
cập vào mà không thấy cửa sổ Database họ sẽ tìm kiếm nó. Bạn không thể nhập
những đối tượng ẩn vào một cơ sở dữ liệu nếu quá trình nhập không phù hợp.
Bạn có thể lập trình để ẩn đi một đối tượng bằng mã VBA sau:
CurrentDb.TableDefs(tablename).Attributes = dbHiddenObject
Từ phiên bản Office 2000 trở về trước, việc sử dụng mã để gán thuộc tính ẩn vào một
bảng rất rắc rối vì Access coi bảng đó là bảng tạm thời. Và trong lần nén tiếp theo
Access sẽ xóa bỏ nó cùng với dữ liệu. Vì vây tránh sử dụng phương pháp này khi làm
việc với các phiên bản đó.
7. Chặn thông báo lỗi
Khi xuất hiện lỗi trong mã, VBA hiển thị thông báo lỗi. Nếu người dùng nhận được
thông báo đó và click vào nút Debug họ sẽ tiếp cận được với module chứa lỗi đó trong
VBE. Trong trường hợp này người dùng có toàn quyền đối với đoạn mã. Thông
thường, người dùng sẽ không biết xử lý và yêu cầu người lập trình giúp đỡ. Trái lại,
cũng có tình huống người dùng xóa bỏ tất cả đoạn mã đó.
22
Trong giai đoạn phát triển, khả năng truy cập nhanh vào mã giúp tiết kiệm thời gian.
Nhưng khi quản lý cơ sở dữ liệu thì đó là một thảm họa. Tốt nhất, trong mỗi thủ tục
nên bổ sung một số tính năng xử lý lỗi để chặn thông báo và loại bỏ nút Debug.
8. Đặt mật khẩu bảo vệ cơ sở dữ liệu

Việc thiết lập mật khẩu cho cơ sở dữ liệu sẽ giới hạn quyền truy cập cho từng người
dùng cụ thể cũng rất quan trọng mặc dù hiện nay có nhiều chương trình nhóm ba có
thể phá bỏ mật khẩu của cơ sở dữ liệu.
Để cài đặt mật khẩu bạn chỉ cần thực hiện các thao tác sau:
•Mở cơ sở dữ liệu theo chế độ Exclusive bằng cách chọn Open Exclusive trong hộp
thoại Open.
•Vào menu Tools\ Security\ Set Database Password.
•Nhập mật khẩu vào hộp Password và Retype Password.
•Thực hiện xong click OK.
23
Để gỡ bỏ mật khẩu thực hiện các bước sau:
•Mở cơ sở dữ liệu trong chế độ Exclusive.
•Vào menu Tools\ Security\ Unset Database Password.
•Nhập mậu khẩu.
•Click OK.
Bạn cũng có thể đặt mật khẩu bảo vệ cho các module VBA:
•Từ menu Tools của VBE, chọn Project Properties.
•Chọn tiếp tab Protection.
•Chọn tùy chọn Lock Project For Viewing.
•Nhập mật khẩu (hai lần).
•Click OK.
9. Chuyển đổi định dạng sang “mde” hay “accde”
Access bổ sung tính năng bảo mật dưới một định dạng file mde hoặc accde (trong
Access 2007). Định dạng này là một phiên bản “chỉ thực hiện” của cơ sở dữ liệu, có
nghĩa là người dùng không có quyền truy cập vào mã qua VBE và họ không thể thay
đổi các đối tượng. Định dạng này chỉ bảo vệ được thiết kế mà không bảo vệ được dữ
liệu của bạn. Vì vậy bạn cần copy file mdb/accdb gốc trước khi nâng cấp hay thay đổi.
Tuy nhiên khi sử dụng bạn cần lưu ý:
•Chỉ sử dụng định dạng này với frontend. Không sử dụng để bảo mật cho backend
hay một cơ sở dữ liệu độc lập. Còn nếu muốn thực hiện, bạn cần phải chuyển mọi dữ

liệu sang một cơ sở dữ liệu mới mỗi khi nâng cấp frontend.
•Định dạng này cũng không bảo vệ bảng biểu, truy vấn, macro, quan hệ, thuộc tính
cở dữ liệu và những tùy chọn khởi động.
Để chuyển đổi một cơ sở dữ liệu frontend sang định dạng mde hay accde bạn thực
hiện các thao tác sau:
•Trong Access XP (hay các phiên bản Access trước đó), vào menu Tools\ Database
Utilities\ Make MDE File. Trong Access 2007, click vào Make ACCDE của Database
Tools trong tab Database Tools.
•Trong hộp thoại kết quả, đặt tên cơ sở dữ liệu mới và chọn đường dẫn thư mục lưu
sau đó click Save.
10. Đặt mật khẩu bảo vệ hệ thống
Không phải lúc nào người dùng cũng làm việc trên máy tính, đôi khi họ phải đảm
trách nhiều công việc khác. Những lúc đó máy tính của họ sẽ không được chú ý và rất
có thể sẽ bị xâm nhập. Cách tốt nhất để tránh tình huống trên là đặt mật khẩu bảo vệ
màn hình. Tiện ích bảo vệ màn hình sẽ tự động được kích hoạt khi máy tính nhàn rỗi.
Người dùng sẽ phải nhập mật khẩu trước khi truy cập vào hệ thống.
Trong Windows XP, bạn có thể đặt mật khẩu cho tiện ích bảo vệ màn hình theo cách
sau:
•Vào menu Start\ Control Panel\ Display.
24
•Chọn tab ScreenSaver.
•Chọn kiểu ScreenSaver.
•Đặt thời gian ScreenSaver khởi chạy.
•Lựa chọn tùy chọn On Resume, Password Protection.
•Click OK.
Nguồn: Quản Trị Mạng
Bài Viết Liên Quan :
• Hướng dẫn sử dung windows registry, group
• 10 thủ thuật bảo mật cơ sở dữ liệu Access
• Windows 7 những tính năng hữu ích cho người

• [MS Access] - Bài 4: Truy vấn cơ sở dữ liệu
• [MS Access] - Bài 3: Tạo cơ sở dữ liệu mới
• [MS Access] - Bài 2: Các đối tượng trong cơ
• [MS Access] - Bài 1: Bắt đầu với Microsoft
25