Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty TNHH MTV thương mại và đầu tư khánh hòa

MỤC LỤC

Trang phụ bìa
Quyết định
Lời cám ơn
Nhận xét của công ty thực tập
Mục lục
Danh mục sơ đồ
Danh mục bảng biểu
Danh mục chữ viết tắt
LỜI NÓI ĐẦU
Chương 1 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN
MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 2
1.1.1.Sự cần thiết của HT KSNB đối với một Công ty 2
1.1.2.Khái niệm 2
1.1.3.Các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB 4
1.1.3.1. Môi trường kiểm soát 6
1.1.3.2. Đánh giá rủi ro 7
1.1.3.3. Các hoạt động kiểm soát 8
1.1.3.4. Thông tin và truyền thông 11
1.1.3.5. Giám sát 12
1.1.4. Những hạn chế vốn có của hệ thống KSNB 13
1.1.5. Hoàn thiện cơ cấu kiểm soát nội bộ trong tổ chức 13
1.1.6. Cách thức tìm hiểu hệ thống KSNB 15
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI PHẦN HÀNH KẾ TOÁN VỐN BẰNG
TIỀN VÀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN TRONG CÔNG TY 17
1.2.1. KSNB đối với kế toán vốn bằng tiền 17

1.2.1.1.Yêu cầu của KSNB 17
1.2.1.2. Các nguyên tắc của KSNB 17
1.2.1.3. KSNB đối với tiền thu tiền 18
1.2.1.4. KSNB đối với chi tiền 18
1.2.2. KSNB đối với các khoản thanh toán 18
1.2.2.1. KSNB đối với phải thu khách hàng 19
1.2.2.2. KSNB đối với nợ phải trả 20
Chương 2 21
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC
VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH
MTV THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ KHÁNH HÒA
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU
TƯ KHÁNH HÒA 22
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển 22
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ 23
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty 25
2.1.3.1. Cơ cấu quản lý 25
2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ 25
2.1.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình hoạt động của công ty 27
2.1.4.1. Các nhân tố bên trong 27
2.1.4.2. Các nhân tố bên ngoài 28
2.1.5. Đánh giá khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công Ty TNHH MTV
Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa trong thời gian qua 29
2.1.6. Phương hướng phát triển của công ty 31
2.2. KHÁI QUÁT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH
MTV THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ KHÁNH HÒA 32
2.2.1. Cơ cấu tổ chức 32
2.2.2. Hệ thống chính sách quy định 32
2.2.3. Sự kiểm soát của Công Ty đối với các đơn vị trực thuộc 33

2.2.4. Nguyên tắc phân quyền, ủy quyền 33
2.2.5. Kiểm tra độc lập 34
2.2.6. Phân tích rà soát 34
2.2.7. Hệ thống thông tin kế toán 35
2.2.7.1. Chính sách kế toán 35
2.2.7.2. Tổ chức công tác kế toán tại công ty 36
2.8. Đánh giá hệ thống KSNB 42
2.3. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC
VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TNHH MTV
THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ KHÁNH HÒA 43
2.3.1. KSNB đối với vốn bằng tiền tại Công ty 43
2.3.1.1. Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kế toán vốn bằng tiền 43
2.3.1.2. Luân chuyển chứng từ trong chu trình kế toán vốn bằng tiền 46
2.3.1.3. Xử lý nghiệp vụ trong chu trình 55
2.3.1.4. Sổ sách, chứng từ minh họa 60
2.3.1.5. Kiểm soát nội bộ đối với kế toán vốn bằng tiền 61
2.3.2. Kiểm soát nội bộ đối với kế toán các khoản thanh toán 67
2.3.2.1. Kiểm soát nội bộ đối với khoản phải thu 67
2.3.2.2.Kiểm soát nội bộ đối với kế toán các khoản phải trả 77
2.4. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ NÓI CHUNG
VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC
KHOẢN THANH TOÁN NÓI RIÊNG TẠI CÔNG TY 88
2.4.1. Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty 88
2.4.2. Đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và
các khoản thanh toán 93
Chương 3: 96
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN
TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ KHÁNH HÒA

3.1. KIẾN NGHỊ 1: TỔ CHỨC QUẢN LÝ CHẶT CHẼ CÁC KHOẢN THU CHI
TẠI CÔNG TY 97
3.2. KIẾN NGHỊ 2: TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC THU HỒI NỢ VÀ NÂNG CAO
KHẢ NĂNG THANH TOÁN 101
3.3. KIẾN NGHỊ 3: TỔ CHỨC BỘ PHẬN KIỂM SOÁT NHẬN HÀNG RIÊNG
103
3.4. KIẾN NGHỊ 4: CÔNG TY NÊN MỞ THÊM CÁC SỔ NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT
104














DANH MỤC SƠ ĐỒ


Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty 25
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán 37
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ kế toán máy 40
Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tăng tiền mặt tại quỹ 47
Sơ đồ 2.5: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán giảm tiền mặt tại quỹ 49

Sơ đồ 2.6: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tăng tiền gửi ngân hàng 51
Sơ đồ 2.7: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán giảm tiền gửi ngân hàng 54
Sơ đồ 2.8: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tăng các khoản phải thu do bán
chịu hàng hóa 69
Sơ đồ 2.9: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tăng các khoản phải trả do mua
chịu hàng hóa 79









DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1: Bảng các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ 5
Bảng 2.1: Bảng phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty qua các năm
2009, 2010 ………29
Bảng 2.2: Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ đối với tiền 61
Bảng 2.3: Bảng đánh giá kiểm soát nội bộ đối với tiền 64
Bảng 2.4: Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải thu 71
Bảng 2.5: Bảng đánh giá kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải thu 74
Bảng 2.6: Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ đối với mua hàng – trả tiền 81
Bảng 2.7: Bảng đánh giá kiểm soát nội bộ đối với mua hàng – trả tiền 84
Bảng 2.8: Bảng đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty 89
Bảng 3.1: Bảng hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với tiền 99

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

- KSNB : Kiểm soát nội bộ
- TNHH MTV: Trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
- TNHH TM & ĐT: Trách nhiệm hữu hạn Thương Mại và Đầu Tư.
- BCH TW : Ban chấp hành Trung Ương.
- SXKD : Sản xuất kinh doanh
- BH : Bảo hiểm
- BHXH : Bảo hiểm xã hội
- BHYT : Bảo hiểm y tế
- BHTN : Bảo hiểm thất nghiệp
- TSCĐ :Tài sản cố định.
- BP :Bộ phận
- KTT : Kế toán trưởng
- CT : Chứng từ.
- BCLQ : Báo cáo liên quan.
- GBC : Giấy báo có.
- GBN : Giấy báo nợ.
- UNT : Ủy nhiệm thu.
- UNC : Ủy nhiệm chi

- SNKC : Sổ nhật ký chung
- TNDN : Thu nhập doanh nghiệp.
- KH : Khách hàng.
- NCC : Nhà cung cấp.
- BB : Biên bản.
- PĐX : Phiếu đề xuất
- HĐ : Hóa đơn.
- HĐGTGT : Hóa đơn giá trị gia tăng

LỜI NÓI ĐẦU
1. SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI:
Cùng với tiến trình đổi mới cơ chế quản lý kinh tế của đất nước, các doanh
nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp nhà nước đã và đang đổi mới mạnh mẽ và toàn
diện, từng bước vươn lên khẳng định vai trò chủ đạo trong nền kinh tế.
Nền kinh tế đất nước ngày càng phát triển, thể chế pháp lý dần đi vào ổn định
nhưng môi trường kinh doanh của các doanh nghiệp càng ngày càng trở nên gay
gắt. Các doanh nghiệp không những phải đương đầu với các doanh nghiệp trong
nước mà còn phải cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài. Thể chế càng thông
thoáng thì sự cạnh tranh này càng khó khăn, bởi các doanh nghiệp nước ngoài đã đi
trước ta cả về công nghệ, trình độ quản lý và tiềm lực kinh tế. Nhiều biện pháp nâng
cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp được đặt ra trong đó việc “ nâng cao nội
lực, tăng sức cạnh tranh” rất được quan tâm. Theo đó, việc xây dựng được một hệ
thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ góp phần rất lớn trong việc phát huy nội lực,
hạn chế rủi ro trong một công ty.
 Vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ là gì ?
 Vì sao nó có tác dụng lớn đến thế?
 Và nó được thiết lập như thế nào ?
Để làm rõ những câu hỏi trên trong đợt thực hiện đồ án tốt nghiệp được sự
chấp thuận của ban chủ nhiệm khoa kế toán – tài chính và ban lãnh đạo công ty
TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa em đã thực hiện đề tài : “ Hoàn

thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản
thanh toán tại Công ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa”
2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU:
 Tìm hiểu thực trạng về hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ của
Công ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa.
 Đề xuất những kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của
công ty.

3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU:
Đối tượng đề tài nghiên cứu chính là hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty
TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa. Cụ thể, đề tài nghiên cứu về
kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công
ty.
4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU:
Đồ án sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp phân tích.
- Phương pháp phỏng vấn.
Bên cạnh đó sử dụng công cụ để thu thập thông tin:
- Bảng câu hỏi.
Ngoài lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, đồ án gồm 3 chương:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục
vốn bằng tiền và các khoản thanh toán.
- Chương 2: Thực trạng Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn
bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư
Khánh Hòa.
- Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện Hệ thống kiếm soát nội bộ đối
với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty TNHH MTV
Thương Mại và Đầu Tư Khánh Hòa.
6. NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA ĐỀ TÀI:

Đề tài: “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng
tiền và các khoản thanh toán tại công ty TNHH MTV Thương Mại và Đầu Tư
Khánh Hòa” đã có những đóng góp sau đây:
- Tổng kết được cơ sở lí luận về hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Nghiên cứu khái quát về cơ cấu tổ chức nhân sự, tổ chức kế toán, tổ chức
chứng từ, tổ chức tài khoản và tổ chức sổ sách kế toán của Công ty.

- Nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua việc xử lý phần hành kế
toán vốn bằng tiền và kế toán các khoản thanh toán tại Công ty.
- Đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại
công ty
- Đưa ra các kiến nghị giúp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty.
Tuy nhiên do thời gian và sự hiểu biết của em còn hạn chế nên nội dung đề tài
chắc hẳn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý
kiến của thầy cô và các bạn để bài luận văn này được hoàn thiện hơn.
Qua đây em xin chân thành cám ơn đến các thầy cô trong Khoa Kế Toán – Tài
Chính, cô Nguyễn Ngọc Chi – Kế toán trưởng Công ty TNHH MTV Thương Mại
và Đầu Tư Khánh Hòa người trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành tốt khóa luận,
cùng toàn thể các anh chị trong phòng tài chính Công Ty TNHH MTV Thương Mại
và Đầu Tư Khánh Hòa – những người đã giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập.

1







CHƯƠNG 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN
VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN.












2

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ.
1.1.1. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với một công ty.
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền
lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành.
Làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những
điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử đụng lao động? Làm
sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc
cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin
tưởng cảm tính? ….Từ những vấn đề rất thiết thực này mà khái niệm “ HỆ
THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ “ ra đời.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích
như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các
rủi ro làm chậm kế hoạch. Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ). Bảo vệ tài
sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính
chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân
thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức chức cũng như các quy định
của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực
và đạt được mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng
lòng tin đối với họ .
Vậy Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là gi?
Nó có tác dụng thế nào trong công tác quản lý và kế toán tại một doanh
nghiệp?
1.1.2. Khái niệm:
Năm 1992, tổ chức COSO ( Committee of Sonsoring Organization) là một Ủy
ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính đã
đưa ra định nghĩa thiết thực nhất cho đến nay vẫn được nhiều người chấp nhận.
Theo đó:

3

“ KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của
đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực
hiện ba mục tiêu dưới đây:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ.
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
Để hiểu được bản chất của định nghĩa ta phải hiểu được bốn nội dung cơ bản
sau: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.
- KSNB là một quá trình: KSNB bao gồm nhiều hoạt động liên tục, hiện
diện ở mọi nơi trong tổ chức và liên kết chặt chẽ với nhau trong một thể thống nhất.
- Yếu tố con người: KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách thủ tục,
biểu mẫu…mà KSNB được xác lập, thực hiện và vận hành bởi toàn bộ con người
trong tổ chức.
- KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ cung cấp một sự đảm
bảo hợp lý chứ không phải tuyệt đối trong việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
Điều này xuất phát từ hạn chế vốn có của KSNB. Hạn chế này bao gồm sai sót của
nhân viên quản lý, sự thông đồng, sự gian lận, sự lạm quyền của các cán bộ quản lý.
Mặt khác người lãnh đạo luôn cân nhắc giữa yếu tố lợi ích và chi phí. Tuy người
lãnh đạo có thể nhận thức được đầy đủ về các rủi ro nhưng nếu chi phí cho quá trình
kiểm soát quá cao thì họ cũng không áp dụng các thủ tục để kiểm soát các rủi ro.
* Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:
- Đối với các báo cáo tài chính: phải trung thực và hợp lý, phải phù hợp với
chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
- Đối với tính tuân thủ: KSNB phải đảm bảo được các thành viên trong đơn vị
tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị để hướng dẫn đến mục tiêu của
đơn vị.
- Đối với sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: Các nguồn lực của đơn
vị là có giới hạn, bởi vậy làm sao để tận dụng triệt để chúng, tiết kiệm và có hiệu

4

quả, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược
kinh doanh của đơn vị…
Vậy mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm mọi mặt
hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một đơn vị.
1.1.3. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ.
Tuy quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu của đơn vị là khác nhau, việc tổ
chức hệ thống KSNB của mỗi đơn vị cũng khác nhau nhưng theo quan điểm phổ
biến hiện nay: có 5 yếu tố cơ bản hình thành lên hệ thống KSNB của đơn vị như
sau:
1- Môi trường kiểm soát.
2- Đánh giá rủi ro.
3- Hoạt động kiểm soát.
4- Thông tin và truyền thông.
5- Giám sát.

5

Bảng 1.1: BẢNG CÁC BỘ PHẬN HỢP THÀNH H THỐNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Bộ phận Các nhân tố
1. Môi trường kiểm soát - Triết quản lý và phong cách điều hành của nhà quản
lý.
- Sự trung thực và các giá trị đạo đức.
- Chính sách nhân sự.
- Cơ cấu tổ chức.
- Hội đồng quản trị và ban kiểm soát.
- Trình độ và phẩm chất đội ngũ nhân viên.
- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm.
- Các nhân tố bên ngoài tổ chức.
2. Đánh giá rủi ro. - Nhận diện và đánh giá rủi ro.
- Thiết lập mục tiêu.
3. Các hoạt động kiểm
soát.
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ.
- Ủy quyền đúng đắn.
- Kiểm soát hệ thống và quá trình xử lý thông tin.
- Kiểm tra độc lập và soát xét thực hiện.
- Thiết kế chứng từ, sổ sách phù hợp.
- Kiểm soát vật chất và thông tin.

4. Thông tin và truyền
thông.
- Hệ thống chứng từ.
- Hệ thống sổ sách.
- Hệ thống báo cáo.
5. Giám sát - Giám sát thường xuyên.
- Giám sát định kỳ.





6


1.1.3.1. Môi trường kiểm soát:
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý
thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận
khác của kiểm soát nội bộ. bao gồm:
- Tính chính trực và giá trị đạo đức: Để áp ứng được yêu cầu này, các nhà
quản lý cấp cao phải xây dựng những chuẩn mực đạo đức trong đơn vị và cư xử
đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có hành vi thiếu đạo đức
hoặc phạm pháp. Muốn vậy các nhà quản lý phải làm gương cho nhân viên noi theo,
đôi lúc phải hi sinh những sở thích, thói quen của riêng mình, không tạo sức ép hay
điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có hành vi thiếu trung thực.
- Đảm bảo về năng lực: là đảm bảo cho nhân viên có những kỹ năng và hiểu
biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình một cách hữu hiệu và hiệu quả.
Không những thế phẩm chất đạo đức của nhân viên phải được xem trọng. Do đó,
nhà quản lý phải quan tâm ngay từ công tác tuyển dụng, đào tạo, giám sát, và huấn
luyện họ.

- Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán: Khi Ủy ban kiểm toán có sự độc lập
với tổ chức, các hoạt động kiểm soát nội bộ sẽ đảm bảo được tính hữu hiệu. Ủy ban
kiểm toán sẽ thông tin và cảnh báo đến Hội đồng quản trị các rủi ro hay các tồn tại
có thể xảy ra trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Mỗi nhà quản lý
đều có phong cách điều hành khác nhau: có người ưa dân chủ, người độc đoán trong
phong cách lãnh đạo, bởi vậy cách dẫn dắt nhân viên đến mục tiêu của đơn vị là
khác nhau và nó chi phối các hoạt động của đơn vị.
- Cơ cấu tổ chức: Thực chất là việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa
các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Hay
nói cách khác nó là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát
các hoạt động. Vì thế, khi xây dựng bộ khung này phải phù hợp sao cho chức năng
của các bộ phận không chồng chéo nhau và phải có sự kết hợp hài hòa giữa chúng.


7

- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và
trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Các nhà quản lý xác lập
quyền hạn và trách nhiệm cho các cấp quản lý một cách cụ thể bằng văn bản nhằm
thực hiện các hoạt động, xác lập các mối quan hệ, báo cáo và xây dựng các phương
pháp ủy quyền.
- Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự ảnh hưởng quan trọng đến trình độ,
phẩm chất cũng như các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên trong đơn vị. Chính
sách nhân sự bao gồm: chính sách tuyển dụng, đào tạo, chính sách tiền lương, giám
sát, khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển nhân viên.
- Các nhân tố ngoài tổ chức: Môi trường kiểm soát có thể chịu ảnh hưởng của
các nhân tố từ bên ngoài của tổ chức như thay đổi của môi trường kinh doanh, các
thay đổi của hệ thống pháp luật hay các thay đổi của chế độ kế toán…Khi phân tích,
đánh giá, môi trường kiểm soát thì cần phải xem xét, đánh giá, phân tích mức độ

ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài đến các hoạt động của đơn vị đó.
1.1.3.2. Đánh giá rủi ro:
Để giới hạn được rủi ro ở mức độ chấp nhận được, người quản lý phải xác
định được mục tiêu của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro từ đó mới kiểm soát
được rủi ro.
- Xác định mục tiêu của đơn vị: Các mục tiêu này bao gồm mục tiêu chung
của toàn tổ chức và mục tiêu riêng của từng bộ phận hay từng hoạt động, từng giai
đoạn. Thiết lập mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu
phải đạt được trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn thông qua việc ban hành các văn
bản hoặc đơn giản là thông qua nhận thức và những phát biểu hàng ngày của người
quản lý.
- Nhận dạng phân tích rủi ro: Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ
toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể trong phạm vi từng hoạt
động. Rủi ro có thể phát sinh và tác động đến bản thân từng hoạt động trước khi gây
ảnh hưởng đến toàn đơn vị.


8

Để nhận dạng và phân tích rủi ro có thể sử dụng nhiều phương pháp khác
nhau: phương pháp phân tích dự báo dữ liệu quá khứ; rà soát thường xuyên các hoạt
động.
Việc phân tích và đánh giá rủi ro thường gồm những bước sau:
 Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục
tiêu của đơn vị.
 Xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp sử dụng để đối phó rủi
ro.
1.1.3.3. Các hoạt động kiểm soát.
Các hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục giúp cho việc thực hiện
các chỉ đạo của người quản lý, đảm bảo có các hành động cần thiết để quản lý các

rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu. Các hoạt động kiểm
soát bao gồm:
1. Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Để kiểm soát nội bộ hiệu quả, một cá nhân không
thực hiện quá nhiều trách nhiệm và các trách nhiệm của một cá nhân cần phải được
xác định và phân chia đầy đủ, rõ ràng. Khi phân chia trách nhiệm cần tách bạch các
chức năng sau:
+ Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ.
+ Chức năng ghi chép: lập chứng từ, ghi sổ kế toán, chuẩn bị các tài liệu để
đối chiếu, lập báo cáo thực hiện.
+ Chức năng bảo quản tài sản: gồm quản lý tiền, quản lý hàng tồn kho, nhận
séc hay lập séc thanh toán.
Mục đích của việc phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát
được nhau, nếu có sai sót xảy ra thì sẽ phát hiện nhanh chóng, dễ khắc phục. Đồng
thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện có thể gây ra
và giấu diếm những sai phạm của mình.
2. Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc các hoạt động.
Nếu có thể nắm bắt được tất cả các công việc trong một tổ chức, các nhà quản
lý đã không cần sử dụng đến nhân viên của mình. Điều này là không thể bởi vậy


9

nhà quản lý phải thông qua các chính sách, các quy định tác động đến các nhân viên
của họ, đồng thời trao quyền cho các nhân viên thực hiện các hoạt động hay đề ra
các quyết định lãnh đạo cấp thấp hơn. Việc này được gọi là sự ủy quyền chung và
ủy quyền chi tiết.
+ Ủy quyền chung: liên quan đến tất cả các hoạt động trong tổ chức, trong
nghiệp vụ. Ví dụ: Ban hành bảng giá.
+ Ủy quyền chi tiết: là trường hợp ủy quyền phê chuẩn một nghiệp vụ đơn lẻ
và cụ thể, không phát sinh thường xuyên. Ví dụ: ủy quyền phê chuẩn nghiệp vụ mua

sắm tài sản cố định.
3. Kiểm soát hệ thống và quá trình xử lý thông tin.
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin là kiểm soát ứng dụng, bao gồm các thủ
tục kiểm soát, các dữ liệu và nhập dữ liệu đầu vào, kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu
và kiểm soát kết xuất
Đầu vào Đầu ra

Kiểm soát hệ thống thông tin là kiểm soát chung liên quan đến toàn hệ thống
thông tin. Ví dụ: quy trình kiểm soát truy cập hệ thống. Kiểm soát chung là môi
trường chung cho kiểm soát ứng dụng.
4. Kiểm soát độc lập và soát xét về thực hiện.
Một phần quan trọng của kiểm soát là: Kiểm tra nhằm đảm bảo các nghiệp vụ
được thực hiện và xử lý chính xác. Việc kiểm tra này được thực hiện một cách độc
lập để đảm bảo tính hữu hiệu. Việc kiểm tra này được gọi là kiểm tra độc lập khi
người thực hiện kiểm tra không phải là người chuẩn y, người thực hiện nghiệp vụ
hay người ghi sổ kế toán. Kiểm tra độc lập bao gồm:
- Đối chiếu hai quá trình ghi chép độc lập.( Ví dụ: đối chiếu số liệu giữa sổ kế
toán với số liệu của ngân hàng)
- So sánh giữa số liệu thực tế với số liệu ghi chép trên sổ sách thông qua quá
trình kiểm kê.
Xữ lý dữ liệu


10

- Thực hiện việc ghi sổ kép, kiểm tra đối chiếu số liệu trên bảng cân đối số
phát sinh.
- Xem xét độc lập quá trình xử lý nghiệp vụ ( Ví dụ: kiểm tra chứng từ trước
khi ghi sổ).
Kiểm tra độc lập cần được tiến hành đồng thời với quá trình soát xét lại việc

thực hiện thông qua việc so sánh giữa kế hoạch với thực hiện, giữa dự toán với thực
tế. Các báo cáo trách nhiệm của các trung tâm trách nhiệm thường cung cấp thông
tin hữu ích cho quá trình này.
5. Thiết kế và sử dụng các chứng từ và sổ phù hợp.
Thiết kế và sử dụng các chứng từ và sổ sách phù hợp đảm bảo cho việc ghi
chép chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu cần thiết của một nghiệp vụ kinh tế.
Hình thức và nội dung của chứng từ, sổ sách không nên phức tạp, phải thõa mãn dễ
ghi, dễ kiểm tra đối chiếu và hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình ghi chép. Nội
dung của chứng từ và sổ sách cần thể hiện đầy đủ các yếu tố hỗ trợ cho kiểm soát.
Việc thiết kế và sử dụng các chứng từ và sổ kế toán còn quy định về các quá trình
bảo quản, lưu trữ, truy xuất để đảm bảo tính an toàn cho các tài liệu kế toán đó.
6. Đảm bảo an toàn cho vật chất và thông tin.
Hiện nay thông tin cũng được xem là tài sản quan trọng của một tổ chức. Do
đó cần phải thiết lập các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo an toàn cho tài sản vật
chất và thông tin bao gồm an toàn về mặt vật lý và quy định trách nhiệm vật chất
cho các cá nhân có liên quan. An toàn về mặt vật lý thông thường bao gồm các thủ
tục kiểm soát:
- Giám sát quản lý một cách hiệu quả và phân chia trách nhiệm đầy đủ.
- Ghi chép và theo dõi chính xác, đầy đủ các biến động của tài sản vật
chất và thông tin.
- Hạn chế tiếp cận vật chất đối với tài sản, thông tin lưu trữ, phương tiện lưu
trữ thông tin ( đặc biệt là các tổ chức có mạng máy tính).
- Bảo vệ sổ sách, các tệp tin, các tài liệu và chứng từ kế toán.
- Kiểm soát môi trường làm việc trong tổ chức.


11

- Giới hạn tiếp cận với các trung tâm dữ liệu.
1.1.3.4. Thông tin và truyền thông.

Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết
lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành
các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sự tuân thủ, bao gồm
cho cả nội bộ và bên ngoài.
Tất cả các cấp quản lý và tác nghiệp trong một tổ chức đều cần thông tin để có
thể hoàn thành trách nhiệm của mình. Hệ thống thông tin nhận dạng, ghi nhận, xử lý
và cung cấp các thông tin cần thiết cho người sử dụng thông tin.
Truyền thông là sự chuyển giao, truyền đạt và cung cấp thông tin cho cả nội
bộ tổ chức và cả bên ngoài. Truyền thông sử dụng các hình thức như các văn bản
quy định, các tài liệu kế toán, các bảng ghi nhớ, hay có thể là các lệnh miệng, các
hành vi của nhà quản lý. Thông tin và truyền thông đảm bảo cho kiểm soát có thể
được thực hiện một cách có hiệu quả và ngược lại, kiểm soát tốt có thể đảm bảo sự
an toàn và trung thực của thông tin.
Hệ thống thông tin của một tổ chức bao gồm nhiều phân hệ, trong đó hệ thống
thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng. Một hệ thống thông tin kế toán được thiết
lập tốt sẽ đáp ứng yêu cầu phát hiện và ngăn chặn các rủi ro, gian lận. Mục tiêu của
hệ thống thông tin kế toán là ghi nhận, xử lý và lưu trữ, tổng hợp và chuyển giao,
truyền đạt các thông tin tài chính của một tổ chức. Điều này có nghĩa rằng nhân
viên kế toán phải hiểu được bản chất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cách thức ghi
nhận dữ liệu trên các phương tiện xử lý hay cách thức chuyển đổi dữ liệu từ chứng
từ gốc sang các hình thức máy có thể đọc được, các phương pháp truy cập, cập nhật
thông tin.
Để đạt được mục tiêu trên, cần phải chú ý đến 2 bộ phận quan trọng trong hệ
thống thông tin đó là chứng từ và sổ sách kế toán.
* Chứng từ cho phép kiểm tra, giám sát tỉ mỉ về từng hành vi kinh tế, ngoài ra
còn giúp ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạm để bảo vệ tài sản của đơn vị.


12

* Sổ sách kế toán được xem là bước trung gian tiếp cận các thông tin ban đầu
trên chứng từ để xử lý nhằm hình thành các thông tin tổng hợp trên báo cáo tài
chính và báo cáo kế toán quản trị. Một hệ thống sổ sách chi tiết và khoa học đối với
những đối tượng như vật tư, hàng hóa,công nợ,…sẽ góp phần đáng kể trong việc
bảo vệ tài sản nhờ chức năng kiểm tra, giám sát ngay trong quá trình thực hiện
nghiệp vụ.
Ngoài chứng từ, sổ sách và phương pháp ghi chép thông tin vào sổ sách, để hệ
thống thông tin kế toán vận hành tốt còn cần có sơ đồ hạch toán và sổ tay hướng
dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán.
Việc truyền thông đúng đắn cũng đem đến cho các nhân viên sự hiểu biết về
vai trò và trách nhiệm của họ có liên quan đến quá trình lập báo cáo tài chính.
Những người xử lý thông tin sẽ hiểu rằng công việc của họ có liên quan như
thế nào đến người khác và yêu cầu phải báo cáo các tình huống bất thường lên cấp
trên.
1.1.3.5. Giám sát.
Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng thực hiện các hoạt động kiểm soát
một cách liên tục, giúp cho kiểm soát nội bộ luôn duy trì được sự hiện hữu của mình
qua các giai đoạn khác nhau. Tổ chức của một đơn vị thay đổi thì phương thức kiểm
soát nội bộ cũng bị thay đổi. Trong điều kiện này, giám sát có thể giúp cho các nhà
quản lý xác định hệ thống cần thay đổi những gì, đánh giá các thiết kế về các hoạt
động kiểm soát và thực hiện các hoạt động điều chỉnh cần thiết.
Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ.
 Giám sát thường xuyên: diễn ra ngay trong quá trình hoạt động do các
nhân viên và nhà quản lý thực hiện. Ví dụ: Kiểm tra trước khi ký duyệt chứng từ,
kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối mỗi ngày…
 Giám sát định kỳ: được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ
do kiểm toán viên nội bộ hoặc kiểm toán viên độc lập thực hiện.
Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được vận hành có đủ 5 thành phần
trên một cách có hiệu quả thì hệ thống này chắc chắn sẽ mang lại những lợi ích về

13

quản lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp. Thực tế cho thấy, hiệu quả của kiểm
soát nội bộ cao chỉ khi các kiểm toán viên nội bộ có sự độc lập và chịu sự điều
hành, chỉ đạo từ các nhà quản lý cao cấp trong tổ chức.
1.1.4. Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Mặc dù doanh nghiệp có thiết kế một hệ thống KSNB tưởng chừng như hoàn
hảo thì vẫn có những sai phạm xảy ra. Bởi hiệu quả của hệ thống KSNB tùy thộc
vào nhân tố chủ yếu là con người ( Tức là phụ thuộc vào tính đáng tin cậy và năng
lực làm việc của lực lượng nhân sự). Hệ thống KSNB chỉ giúp hạn chế tối đa những
sai phạm vì nó có các rủi ro tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau:
- Do yêu cầu của nhà quản lý: lợi ích phải lớn hơn chi phí.
- Các biện pháp kiểm tra thường hướng đến sai phạm dự kiến, khó phát hiện
được các sai phạm bất thường.
- Sai phạm xuất phát từ nhân viên trong tổ chức do thiếu thận trọng, xao lãng,
sai lầm trong xét đoán hay hiểu sai các hướng dẫn của cấp trên.
- Việc điều hành và kiểm tra có thể bị vô hiệu khi có sự thông đồng với bên
ngoài hoặc giữa các nhân viên trong doanh nghiệp.
- Các thủ tục kiểm soát không còn phù hợp vì điều kiện thực tế đã thay đổi.
1.1.5. Hoàn thiện cơ cấu kiểm soát nội bộ trong tổ chức.
1.1.5.1. Những nhân tố đe dọa sự hiện hữu của KSNB
 Người quản lý lạm quyền:
Trong thực tế, có nhiều trường hợp, người quản lý bỏ qua các quy định kiểm
soát trong thực hiện một nghiệp vụ cụ thể. Việc dành cho người quản lý một sự tùy
tiện quá lớn có thể dẫn đến không kiểm soát được rủi ro và làm cho môi trường
kiểm soát trở nên yếu kém.
 Sự tiếp cận tài sản:
Một trong những cách hữu hiệu nhất để bảo vệ tài sản là kiểm soát khả năng
tiếp cận tài sản, thông qua những thủ tục kiểm soát nhất định mới tiếp cận được tài

sản. Tuy nhiên vẫn còn những khả năng rất lớn các thủ tục kiểm soát không bảo vệ
hữu hiệu tài sản của đơn vị do không đo lường hết các phương cách tiếp cận tài sản.


14

 Coi trọng hình thức hơn bản chất.
Việc chỉ chú ý đến hình thức mà không quan tâm đến thực chất các thủ tục
kiểm soát. Do đó người quản lý cần chú trọng hơn đến thực chất, thường xuyên
kiểm tra để đánh giá kết quả các chính sách, thủ tục.
 Mâu thuẫn quyền lợi.
Nói chung khi một nhân viên ( kể cả nhà quản lý) phải trung thành cùng một lúc
với hai quyền lợi khác nhau thì mâu thuẫn quyền lợi sẽ tồn tại. Khi đó lòng trung
thành của họ đối với tổ chức sẽ bị chi phối, họ có thể chọn lựa những hành động có
lợi cho họ nhưng lại gây tổn hại cho lợi ích của tổ chức.
1.1.5.2. Phát triển môi trường kiểm soát.
Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng quan trọng đến sự hữu hiệu thực sự của
hệ thống kiểm soát nội bộ, vì vậy để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cần phát
triển một môi trường kiểm soát vững mạnh. Để phát triển môi trường kiểm soát cần
sử dụng tổng hợp ảnh hưởng các nhân tố cấu thành.
1.1.5.3.Thiết kế các thủ tục kiểm soát.
Việc thiết kế thủ tục kiểm soát cần xem xét những nhân tố sau:
● Đánh giá rủi ro
Các thủ tục kiểm soát được thiết kế chủ yếu là để giới hạn các rủi ro có thể
xảy ra. Rủi ro càng lớn thì phạm vi các thủ tục kiểm soát càng rộng.
● Giám sát
Phần lớn các trường hợp rủi ro liên quan đến các nhân tố:
- Thiếu kiểm tra công việc một cách độc lập và định kỳ.
- Các phương pháp kiểm soát về mặt tổ chức không đủ hiệu lực.
- Các phương pháp thông tin, khuyến khích thực hiện trách nhiệm không đủ

hiệu lực.
- Tiếp cận trái phép tài sản vật chất và thông tin.
Như vậy, giám sát thường xuyên các quy chế kiểm soát là một trong những vấn đề
quan trọng trong hệ thống kiểm soát. Do đó, trong thiết kế các thủ tục kiểm soát,
cần chú ý đến việc xác lập các biện pháp giám sát thường xuyên và liên tục.


15

● Lựa chọn thủ tục phù hợp với nghiệp vụ
Nói chung, việc thiết kế các thủ tục kiểm soát phải đảm bảo tất cả các nghiệp
vụ đều được lập chứng từ, ghi chép đầy đủ lên sổ sách và chỉ ghi chép các nghiệp
vụ thực sự phát sinh. Tuy nhiên, việc sử dụng loại thủ tục kiểm soát nào phụ thuộc
vào bản chất và số lượng của từng loại nghiệp vụ.
● Xác định mối quan hệ giữa các thủ tục kiểm soát chung và thủ tục kiểm
soát riêng biệt.
- Thủ tục kiểm soát chung liên quan đến nhiều hoạt động hay nghiệp vụ của
đơn vị.
- Thủ tục kiểm soát riêng biệt liên quan đến sự hiện hữu của một hoạt động
hay nghiệp vụ nào đó.
Hệ thống kiểm một nghiệp vụ, một hoạt động có thể bao gồm đồng thời thủ
tục kiểm soát chung và kiểm soát riêng biệt một cách đồng bộ.
● Các thủ tục kiểm soát bổ sung cho nhau.
Trong thiết kế các thủ tục kiểm soát, người ta thường thiết kế các thủ tục kiểm
soát có tính chất bổ sung cho nhau nhằm đề phòng một thủ tục kiểm soát không
phát huy tác dụng bởi nhiều lý do, khi đó thủ tục còn lại sẽ giúp ngăn chặn và phát
hiện các sai sót hay gian lận.
● Cân nhắc giữa chi phí và lợi ích
Một trong những nguyên tắc quan trọng của kiểm soát nội bộ là quan hệ giữa
lợi ích và chi phí. Việc so sánh giữa chi phí và lợi ích mang lại sẽ cho biết thủ tục

đề nghị có thích hợp không ? ( Lợi ích >> Chi phí  thủ tục kiểm soát có thể được
chấp nhận).
Chi phí của các thủ tục kiểm soát bao gồm cả chi phí trực tiếp và chi phí gián
tiếp.
Khi xác đinh lợi ích của một thủ tục kiểm soát phải căn cứ vào rủi ro ước tính
nếu không có thủ tục kiểm soát đó. Rủi ro này cần phải định lượng.
1.1.6. Cách thức tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ.