Bai tap lon PTTKHT docx

PHẦN I:
BÁO CÁO KHẢO SÁT HỆ THỐNG
QUẢN LÝ XÉT TUYỂN NHÂN LỰC
1. Hiện trạng của hệ thống

Nguồn nhân lực trong một số doanh nghiệp là một trong
những nguồn lực quan trọng và tốn kém nhất. Vấn đề quản trị
xét tuyển nhân lực ngày càng trở nên phức tạp, vì có sự thay đổi
cấu trúc xã hội cũng như sự gia tăng của các điều luật và các quy
định lao động.
Trong một doanh nghiệp, phòng Quản trị nhân lực đảm
nhiệm nhiều chức năng khác nhau. Song, việc tổ chức xét tuyển
đã đặt ra rất nhiều yêu cầu phức tạp và gặp nhiều khó khăn.
Để có thể quản trị được một nguồn lực là rất quan trọng và
tốn kém, vấn đề xét tuyển cũng “đóng góp” một phần không nhỏ.
Để khắc phục được điều đó, phòng quản trị nhân lực phải dựa
vào hệ thống tự động hoá. Các hệ thống này không những trợ
giúp cho phòng Quản trị nhân lực lưu trữ các thông tin về nhân
sự và lập báo cáo định kì mà còn giúp các nhân viên phòng Quản
trị nhân lực trong việc lập kế hoạch sách lược và chiến lược, bằng
cách cung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích
thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng xử lý nguồn nhân
lực khác.
Hệ thống được khảo sát tại công ty TNHH Thành Linh, một
công ty với quy mô không lớn. Song, đây là một công, có thể nói,
có số lượng nhân viên thay đổi khá lớn. Công ty có khoảng trên
60 nhân viên, trong vòng 2 năm trở lại đây, có khoảng hơn 60
nhân viên đã nghỉ việc vì rất nhiều lý do khác nhau và tương ứng
cũng có khoảng hơn 60 nhân viên mới được nhận vào làm. Sự
thay đổi thường xuyên như vậy luôn đòi một phần mềm luôn đổi
mới, đáp ứng được yêu cầu trong công ty cũng như xã hội.

2.Mụcđíchhoạtđộng.

Quản trị nhân lực liên quan đến mọi thành viên trong doanh
nghiệp. Dưới góc độ tổ chức, chức năng quản trị nhân lực có
nghĩa là thực hiện huy động nhân lực và sử dụng có hiệu quả lực
lượng lao động. Để thực hiện được các chức năng này, bộ phận
quản trị nhân lực phải tiến hành hàng loạt các hoạt động, trong đó
vấn đề nổi bật cần được giải quyết thật tốt đó là Tuyển chọn
người lao động.
Hệ thống thông tin về xét tuyển nhân lực của một doanh
nghiệp là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện
những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con người. Qua đó,
có thể có một cách nhìn tổng quát, dự đoán được khả năng, trình
độ của mỗi người ở thời điểm hiện tại và dự kiến trong tương lai.
Hệ thống này gắn liền một cách hợp nhất với các hệ thống quản
trị nhân lực của doanh nghiệp, do đó, cũng gắn liền một cách hợp
nhất với các hệ thống khác của doanh nghiệp đó như: hệ thống
thông tin kế toán tài chính, hệ thống thông tin sản xuất và hệ
thống thông tin Marketing, tạo thành một hệ thống thông tin hợp
nhất phục vụ quản trị doanh nghiệp nói chung.
Mục đích của hệ thống quản lý xét tuyển nhân lực là:
a. Tự động hóa trong việc nhập dữ liệu về hồ sơ của người
dự tuyển từ các địa điểm đăng kí xét tuyển. Lập các thống kê, báo
cáo về số lượng người đăng kí xét tuyển đầu vào theo các tiêu chí
khác nhau.
b.Tổ chức và sắp xếp các nơi, địa điểm phỏng vấn. Đồng
thời đánh số thứ tự cho từng người dự tuyển tham gia phỏng vấn,
lập danh sách các người tại nơi phỏng vấn. Sau đó gửi các thông
báo đến cho từng người đăng kí và các giấy tờ liên quan cho các
cán bộ trực tiếp phỏng vấn.

c. Tổng hợp lại các thông tin sau nhiều bước phỏng vấn.
d. In kết quả phỏng vấn ra giấy, gửi văn bản đó lên ban lãnh
đạo phòng quản lý nhân lực. Từ đó thống kê kết quả phỏng vấn
theo các tiêu chí khác nhau phục vụ cho công tác tuyển dụng lao
động.
3. Các quy trình nghiệp vụ chủ yếu.

Công việc quản lý xét tuyển nhân lực cho một doanh nghiệp
gồm các nghiệp vụ sau:
Công việc quản lý hồ sơ đăng kí của người dự tuyển bao gồm
các nghiệp vụ sau:
Từ dữ liệu của các bản đăng kí tìm việc (trực tiếp hoặc thông
qua webside), bộ phận tuyển dụng có nhiệm vụ nhập vào dữ liệu
đó. Từ dữ liệu đã có đưa ra báo cáo chi tiết về thông tin về người
dự tuyển cũng như tổng số các hồ sơ được gửi về từ các địa điểm
khác nhau. Sau đó in thành danh sách để sử dụng cho quá trình
tuyển dụng sắp tới.
Công việc quản lý xét tuyển bao gồm các nghiệp vụ sau:
Thông tin về kế hoạch xét tuyển sẽ được gửi đến cho từng
người dự tuyển trong đợt phỏng vấn diễn ra, trong đó phải thông
báo địa điểm phỏng vấn, ngày giờ phỏng vấn, các hình thức tổ
chức phỏng vấn (IQ, viết tiểu luận bằng tiếng Anh,…) cho từng
người dự tuyển (thường qua hình thức liên lác bằng điện thoại)…
Cũng trong công việc làm thủ tục xét tuyển đó, bộ phận tuyển
dụng sẽ in ra danh sách người dự tuyển tại các địa điểm, các bàn
phỏng vấn khác nhau.
Nếu trong việc làm thủ tục tuyển dụng có sai sót về thông tin thì
sẽ có một bản sửa chữa hồ sơ của người dự tuyển trong đó ghi
đầy đủ thông tin lỗi về thí sinh đó (sai sót về họ tên, ngày tháng
năm sinh, quê quán,…). Trong quá trình tuyển dụng, người phỏng

vấn sẽ phải ghi lại các thông tin như: vắng mặt,… cũng như
thông tin về số lượng người phỏng vấn. Tất cả các thông tin trên
sẽ được lưu trữ tại và cũng được in thành danh sách
Công việc quản lý kết quả phỏng vấn được thực hiện như
sau:
Sau khi đã có kết quả phỏng vấn, bộ phận tuyển dụng sẽ
nhập dữ liệu, đồng thời, lắp ghép các thông tin của từng người dự
tuyển. Từ các kết quả đó, bộ phận tuyển dụng sẽ tiến hành xử lý
bằng cách thống kê kết quả tuyển dụng theo các tiêu chí khác
nhau: căn cứ theo khả năng, trình độ, hay theo chỉ số IQ, sắp xếp
từ cao xuống thấp để phục vụ cho công tác xây dựng phương án
tuyển dụng của công ty. Sau đó in thành một danh sách, đồng thời
sẽ gửi danh sách đó lên phòng nhân sự để tiến hành xét tuyển.
Công việc quản lý kết quả xét tuyển được thực hiện như sau:
Từ các thông tin đã có phòng quản lý nhân sự sẽ căn cứ vào
những vị trí làm việc làm còn trống cộng thêm các thông tin vừa
thu được trong quá trình phỏng vấn, căn cứ vào chỉ tiêu, số lượng
nhân sự cần tuyển dụng để đưa ra danh sách các những người đã
trúng tuyển vào công ty. Đồng thời phân bổ những người mới
trúng tuyển vào từng đơn vị, từng phòng ban khác nhau một cách
hợp lý nhất để có thể tận dụng tối đa khả năng của mỗi nhân viên
trong công ty.Bộ phận tuyển dụng sẽ thống kê, cập nhật và lên
danh sách, hồ sơ nhân sự mới.
Như biểu đồ ở trên, quy trình tuyển dụng nhân sự có các quy
trình nghiệp vụ liên quan chặt chẽ với nhau, không tách rời nhau
đòi hỏi hệ thống cần có tính ổn định và chính xác.
4 Các khuyết điểm của hệ thống cũ.

Hiện nay, hệ thống quản lý xét tuyển nhân lực tại công ty
TNHH Thành Linh được xử lý bởi một phần mềm cũ. Do tính

quan trọng của công tác quản lý xét tuyển nhân sự nên phần mềm
quản lý này đã có nhiều thay đổi, được nâng cấp hàng năm cho
phù hợp với những thay đổi về kết cấu và những yêu cầu mới của
công ty cũng như của xã hội. Song, do tính chất đặc thù của công
việc xét tuyển nhân lực vào các cơ quan, phần mềm này vẫn chưa
đáp ứng được nhiều yêu cầu của công ty. Cụ thể là: chưa có được
giao diện tiện ích cho người sử dụng, chưa có đầy đủ các khả
năng liên kết các dữ liệ để thuận tiện cho việc sao chép và đối
chiếu với các phần mềm khác,…

5. Một số giải pháp được đưa ra.

Bài toán đặt ra là phải tạo ra một phần mềm quản lý xét
tuyển nhân lực có thể khắc phục được những thiếu sót trong phần
mềm cũ và đáp ứng được những nhu cầu riêng của công việc xét
tuyển nhân lực của công ty. Cụ thể phần mềm đó phải:
- Có giao diện thân thiện với người sử dụng
- Có khả năng liên kết dữ liệu để sao chép và đối chiếu với các
phần mềm khác.

PHẦN II:
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
QUẢN LÝ XÉT TUYỂN NHÂN





Quản lý xét tuyển nhân lực
Quản lý HS

DK
Quản lý xét
tuyển
Quản lý kết quả
PV
Quản lý kết quả
xét tuyển
Nhập HS
DK
Kiểm tra
HS DK
Thống kê số
lượng
In danh
sách
Nhập dữ liệu
địa điểm PV
Tổ chức PV
Đán số thứ
tự
Thông báo
ngày PV
In danh
sách tại
Quản lý thông
tin
Nhập TT
Ghép các
TT
Xử lý TT PV

Thống kê
KQPV
In kết quả
Ghép các
KQPV
Xét trúng tuyển
In danh sách TT
Phân công CV
Quản lý
xét tuyển
nhân sự
Người LĐ
Giấy tiệu tâp
PV
Nộp hồ sơ
Hồ sơ ngườ LĐ
Phòng nhân sự
Địa điểm PV
Nhân viên PV
Người LD DKTS
Kết quả PV
Ban tuyển chọn
Danh sách Người
LD DK
Nhà tuyển chọn
5. Đặc tả chức năng
Như trên ta đã giới thiệu, các biểu đồ chức năng của hệ thống
đã mô tả khá chi tiết các chức năng cần thiết cho phần mềm quản
lý xét tuyển nhân sự. Qua các biểu đồ chức năng trên ta có thể
thấy được các luồng dữ liệu được di chuyển như thế nào, chúng

được đi qua các chức năng nào và được đi tới đâu. Cũng từ đó, ta
có thể thấy được sự tác động của các tác nhân ngoài với hệ thống,
họ nhận và gửi thông tin như thế nào.
Phần tiếp sau đây sẽ mô tả chi tiết từng chức năng trong hệ
thống. Với mỗi chức năng như vậy, sẽ có mô tả chi tiết dữ liệu
vào ra qua mỗi chức năng cũng như cách thức hệ thống sẽ xử lý
dữ liệu như thế nào.
6. Biểu đồ liên kết thực thể

KẾT LUẬN
Qua cuộc khảo sát ta thấy được vai trò quan trọng của
nguồn nhân lực. Nó là điều kiện tất yếu để có thể hoạt động công
ty. Nhưng vấn đề quan trọng là hiệu quả công việc của nguồn
nhân lực đó đạt được như thế nào thì đó luôn là mối quan tâm
hàng đầu của mỗi công ty. Chính vì thế mà quản lý xét tuyển
nhân lực luôn được mỗi công ty coi trọng . Trong ban quản lý xét
tuyển nhân lực là những thành viên có uy tín và năng lực được
công ty giao trọng trách xét tuyển nguồn nhân lực cho công ty.
Công việc xét tuyển nhân lực cũng được xem như vận mạng của
công ty, vì nguồn nhân lực được tuyển vào là những người làm
việc và đưa về doanh thu cho công ty. Một công ty có ăn nên làm
ra hay không còn phụ thuộc vào năng lực làm việc của đội ngũ
cán bộ công nhân viên. Nên công tác quản lý xét tuyển nhân lực
là vấn đề rất được quan tâm của mỗi công ty hiện nay. Và nó luôn
được điều chỉnh để phù hợp với công việc hiện nay.