84 Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần in Công đoàn

Chuyên đề tốt nghiệp
LỜI NÓI ĐẦU
Trong cơ chế thị trường với nhiều thành phần kinh tế hiện nay, cùng
với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, tiếp đó, ngày 7/1/2006,
Việt Nam đã chính thức gia nhập WTO - Tổ chức thương mại thế giới, đất
nước ta đã được nâng lên một tầm cao mới - tầm cao của sự hội nhập hoàn
thiện, của sự phát triển. Đồng thời, sự kiện này sẽ đưa các ngành sản xuất
kinh doanh của Việt Nam vào những cơ hội và thách thức mới.
Để doanh nghiệp của mình có một chỗ đứng vững chắc trong thị
trường cạnh tranh khốc liệt ấy đòi hỏi sự năng động của các doanh nghiệp ,
buộc các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh không ngừng xây dựng chiến
lược mới và hoàn thiện hoá nguồn thông tin kế toán, để tiếp tục hoàn thành
mục tiêu tối thiểu hoá chi phí, tối đa hoá lợi nhuận của mình.
Kế toán nguyên vật liệu, là một trong những bộ phận quan trọng của
hệ thống kế toán doanh nghiệp. Vì vậy, đòi hỏi các nhà sản xuất phải lựa
chọn đúng người cung cấp, đúng nguồn nguyên vật liêu. Nếu các doanh
nghiệp không nắm bắt kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình đầu vào cho
sản phẩm của mình, thì các doanh nghiệp sẽ không thể chủ động trong quá
trình sản xuất để hoàn thành những mục tiêu của mình.
Vì vậy, hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là một việc làm
hết sức cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong quá trình hoàn thiện công
tác kế toán của doanh nghiệp. Cũng như nhiều doanh nghiệp khác, Công ty
cổ phần in Công Đoàn đã không ngừng đổi mới, hoàn thiện để đứng vững,
tồn tại trên thị trường. Đặc biệt là công tác kế toán nói chung và công tác
kế toán nguyên vật liệu nói riêng ngày càng được coi trọng.
Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần in Công đoàn, xuất phát
từ những lý do trên, em đã đi sâu tìm hiểu và nghiên cứu đề tài : “Hoàn
thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần in Công đoàn.”
Phạm Thị Hoài Phương
1
Chuyên đề tốt nghiệp

Nội dung chuyên đề gồm 3 phần :
Phần 1 : Những đặc điểm chung của công ty cổ phần in công đoàn ảnh
hưởng đến công tác kế toán nguyên vật liệu.
Phần 2 : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty cổ
phần in công đoàn.
Phần 3 : Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại
công ty cổ phần in công đoàn.
Phạm Thị Hoài Phương
2
Chuyên đề tốt nghiệp
PHẦN 1: Những đặc điểm chung của Công ty cổ phần
In Công Đoàn ảnh hưởng đến công tác hạch toán kế
toán nguyên vật liệu
1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần In Công
Đoàn
Công ty cổ phần In Công Đoàn là đơn vị trực thuộc Tổng liên đoàn
lao động Việt Nam, tiền thân là nhà in lao động được thành lập ngày
22/8/1946 tại chiến khu Việt Bắc, chủ yếu là để in tài liệu phục vụ cho
công tác tuyên truyền thời kỳ kháng chiến chống Pháp.
Tên đầy đủ : Công ty cổ phần In Công Đoàn
Trụ sở chính đóng tại : 167 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội
Hình thức sở hữu vốn : Vốn nhà nước
Hình thức hoạt động : theo ngành nghề kinh tế sản xuất
Lĩnh vực kinh doanh : In báo, tạp chí, tài liệu…
Tổng số cán bộ công nhân viên : 340.
Trong đó nhân viên quản lí : 29
Tài khoản tại ngân hàng Nông Nghiệp, số tài khoản
26962.26965.26964
Số điện thoại : 043.851.2712
Qúa trình phát triển của công ty được khái quát qua các giai đoạn sau:

+ Giai đoạn 1: từ khi thành lập (1946-1975) .Trong giai đoạn này công
suất, quy mô của công ty còn nhỏ bé, hoạt động không ổn định chịu ảnh
hưởng của chiến tranh do đế quốc Mỹ gây ra. Năm 1966, công ty được
tổng liên đoàn lao động Việt Nam đầu tư cho 2 máy in cuộn để in báo lao
động bằng nguồn viện trợ của Tổng công hội Trung Quốc và cũng trong
thời kỳ này công suất hoạt động thấp như một phân xưởng. Nhiệm vụ chủ
yếu của công ty la in các tài liệu sách báo, tạp chí để phục vụ cho công tác
phát triển Công đoàn, giai cấp công nhân, cụ thể là tờ báo Lao Động. Năm
Phạm Thị Hoài Phương
3
Chuyên đề tốt nghiệp
1972 Mỹ ném bom B52 toàn miền Bắc đánh phá thành phố và các tỉnh lân
cận. Trước tình hình khó khăn đó, Ban Trung Ương đã trung dụng hai máy
in cuộn của công ty để xây dựng phòng in báo Nhân Dân phục vụ cho công
tác chính trị tư tưởng của Đang và nhân dân ta.
+ Giai đoạn từ 1976 – 1989 : Đây là gia đoạn mà công ty hoạt động theo
cơ chế bao cấp. Mọi hoạt động của công ty do Tổng liên đoàn quyết định
như: Hoạt động sản xuất kinh doanh, số lượng báo in, chủng loại sản
phẩm….Các loại nguyên vật liệu và các loại chi phí khác phục vụ cho sản
xuất đều do Tổng liên đoàn cung cấp. Công ty chỉ có nhiệm vụ là thực hiện
in ấn.,cũng trong giai đoạn này, công suất hoạt động của công ty đạt khá
cao ( 80% công suất thiết kế, lực lượng lao động CNVC có đời sống ổn
định và đã có tích luỹ nội bộ)
+ Giai đoạn từ 1990-1998 : Đây là giai đoạn đất nước đang chuyển sang
nền kinh tế thị trường nhiều thành phần có sự quản lý của nhà nước, phát
triển theo định hướng XHCN. TỪ sự chuyển đổi nền kinh tế, Công ty đã có
những thay đổi về hình thức và đặc điểm sản xuất. Năm 1994 đoàn chủ tịch
Tổng liên đoàn Lao Động Việt Nam ra quyết định số 446/TLĐ ngày
14/5/1994 phê duyệt luận chứng kinh tế kĩ thuật đầu tư mở rộng Công ty In
Công Đoàn, cho phù hợp với sự phát triển kinh tế đất nước.

Với bước đầu trong nền kinh tế thị trường, Công ty đã gặp không ít
khó khăn như phải cạnh tranh với các công ty khác trên cùng địa bàn và
trên toàn quốc. Trước tình hình khó khăn này, Công ty đã thực hiện đổi
mới dần dần khắc phục khó khăn, tạo vốn đầu tư máy móc thiết bị, nâng
cấp cải tạo lại máy móc thiết bị, cũng như sắp xếp lại lao động hợp lý.
Ngày 10/9/1997 Công ty chính thức lấy tên Công ty In Công Đoàn theo
quyết định số 3488/QĐ-UB của uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội. Điều
Phạm Thị Hoài Phương
4
Chuyên đề tốt nghiệp
này thể hiện nhiệm vụ,vị trí, vai trò của công ty trong nền kinh tế thị
trường.
+ Giai đoạn 1998 đến nay: Với tình hình hiện nay, Công ty thực hiện
nhiều dự án kinh tế kỹ thuật như đầu tư máy móc thiết bị hiện đại mà thế
giới đang sử dụng và thiết bị sử dụng sau khi in cũng như trong công tác
quản lý. Cụ thể năm 1999, Công ty đã đầu tư máy in Coroman trị giá 14 tỷ
đồng, năm 2002 Công ty mua thêm một máy in 2 màu trị giá trên 1 tỷ
đồng, máy khâu chỉ, máy bắt sách,máy sén 3 mặt và một số máy móc thiết
bị khác. Tính đến năm 2003, trị giá tài sản cố định của công ty đã lên tới
trên 35 tỷ đồng.
Trong năm 2002-2003, công ty đã in được 500 số báo lao động thường
kỳ vẫn chuyển đến tận nơi phát hành và một số báo Xuân, báo Văn nghệ,
tạp chí nông thôn ngày nay, Kinh tế VAC, báo Mua và Bán, Khoa học và
phát triển, Văn hoá dân tộc, báo lao động và xã hội, các hợp đồng in sách
cho nhà xuất bán Giáo dục, nhà xuất bản Kim Đồng, nhà xuất bản Hà
Nội…cùng nhiều sản phẩm khác. Qua việc đổi mới hoạt động sản xuất
kinh doanh, công ty đã tạo được uy tín với khách hàng cả nước, mẫu mã,
hình thức sản phẩm.
Đây là điều kiện thu hút nhiều đơn đặt hàng, hợp động tạo công ăn việc
làm cho người lao động, làm tăng tổng doanh thu.

Qúa trình phát trển của công ty được phản ánh qua bảng sau :
Phạm Thị Hoài Phương
5
Chuyên đề tốt nghiệp
Đv tính : 1000đ
Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008
1.Vốn kinh doanh 2.325.632 4.437.727 5.100.205
2. Tổng TS 2.325.632 4.437.727 5.100.205
3. Tổng DT
13.895.324 21.481.901 25.425.750
4. Tổng LN 530.328 923.240 998.875
5. Tổng các khoản
phải nộp
356.265 742.127 877.762
6. Tổng số LĐ 254 270 297
7. Thu nhập BQ 869 950 995

Bảng1.1
Trong những năm gần đây, do có sự cải tiến của công ty về trang thiết
bị cũng như trình độ của cán bộ công nhân viên trong công ty được nâng
cao, công ty đã từng bước tạo ra uy tín của mình với khách hàng và vươn
lên thành một công ty có trình độ quản lý chuyên môn giỏi, đáp ứng được
nhu cầu thị trường. Thời gian gần đây, Công ty in công đoàn đã đạt được
những thành quả nhất định về : sản lượng, doanh thu, các khoản thuế nộp
vào ngân sách nhà nước ngày càng tăng. Công ty đã in được 800 số báo
Lao Động thuờng kỳ và đã in hợp đồng cho các báo như : Báo Văn Nghệ,
Báo Kinh Tế VAC…và tạo được việc làm tương đối ổn định cho hơn 300
công nhân.
1.2.Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty
cổ phần In Công Đoàn

Chức năng chủ yếu của công ty cổ phần in công đoàn là in các loại
Tạp chí, sách báo và tập san phục vụ cho văn hoá xã hội và công tác tư
tưởng.
Phạm Thị Hoài Phương
6
Chuyên đề tốt nghiệp
Nhiệm vụ của công ty là xây dựng, thực hiện kế hoạch sản xuất kinh
doanh các mặt hàng đã đăng ký như tạp chí, sách báo….phục vụ cho xã hội
và đạt hiệu quả kinh tế cao.
Sản phẩm của công ty là các sản phẩm như : sách báo, tạp chí, tài
liệu… chủ yếu là sản xuất theo đơn đặt hàng và phục vụ cho yêu cầu của
Tổng Liên Đoàn Lao Động Việt Nam
DANH SÁCH CÁC MẶT HÀNG SẢN XUẤT CHỦ YẾU
STT TÊN SẢN PHẨM
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16

17
18
19
Báo Lao Động
Báo Văn Nghệ
Báo Nông thôn ngày nay
Báo người làm vườn
Tạp chí bảo hộ lao động
Tạp chí công đoàn dầu khí
Tạp chí công đoàn xây dựng
Tạp chí kiểm soát
Tạp chí thanh tra
Tạp chí dân vận
Tạp chí Người Bắc Kinh
Tạp chí Khuyến nông Trung ương
Tạp chí văn hoá các dân tộc
Tạp chí bảo hiểm y tế
Tạp chí nghiên cứu giáo dục
Tạp chí sinh viên
Tạp chí Đại học
Tạp chí kiến thức
Tạp chí dân số Nghệ An
Phạm Thị Hoài Phương
7
Chuyên đề tốt nghiệp
20
21
22
23
Tạp chí thông tin lý luận

Tạp chí tuổi xanh
Tạp chí y tế dự phòng
Tạp chí dinh dưỡng
BẢNG 1.2
Trong đó bao gồm sách của các nhà xuất bản khác nhau :
+ Sách của nhà xuất bản Lao Động
+ Sách của nhà xuất bản Hà Nội
+ Sách của nhà xuất bản Y học
+ Sách của nhà xuất bản Giáo dục, Kim Đồng
1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần In
Công Đoàn
1.3.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần In Công Đoàn
* Đặc điểm chung về nguyên vật liệu tại công ty
Do đặc thù của ngành in nên các loại nguyên liệu chính cần sử dụng tại
công ty cổ phần in công đoàn là giấy, mực, bản kẽm, các loại vật liệu phụ
khác như : Ghim, keo, chỉ, băng dính… Đây là những loại vật liệu phụ
không thể thiếu để tạo ra các loại sách báo, ấn phẩm, tranh ảnh - sản phẩm
chính của công ty.
Các nguyên vật liệu này của công ty cũng mang đặc điểm nguyên vật
liệu nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung. Đó là vật
liệu thuộc loại tài sản lưu động, là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất cấu
thành nên sản phẩm. Các nguyên vật liệu này cũng chỉ tham gia một lần
vào chu kỳ sản xuất kinh doanh và giá trị của nó được dịch chuyển một lần
vào giá trị sản phẩm.
Phạm Thị Hoài Phương
8
Chuyên đề tốt nghiệp
Xét về mặt chi phí, nguyên vât liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ
chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của công ty. Do vậy, một biến động
nhỏ của chi phí các nguyên vật liệu này cũng làm ảnh hưởng ngay đến

doanh thu và lợi nhuận của toàn công ty.
Do đặc thù về sản phẩm và đặc điểm của nguyên vật liệu tại công ty
là nhạy cảm với thời tiết, mỗi loại có những tính lý hoá rất đặc trưng nên
công tác bảo quản, quản lý nguyên vật liệu của công ty phải được đặt lên
hàng đầu. Vì vậy công ty cần có những biện pháp thích hợp với từng loại
nguyên vật liệu, tránh mất mát, hư hỏng làm ảnh hưởng đến tính liên tục
của quá trình sản xuất.
*Phân loại nguyên vật liệu ở Công ty In Công Đoàn
Hiện nay, công ty cổ phần in công đoàn có khoản 1223 loại nguyên
vật liệu, rất đa dạng và phong phú. Để thực hiện tốt công tác quản lý, công
tác kế toán nguyên vật liệu, đảm bảo có hiệu quả trong sản xuất, công ty đã
tiến hành phân loại nguyên vật liệu trong sản xuất. toàn bộ nguyên vật liệu
của công ty được phân thành các loại sau :
+ Vật liệu chính : Gồm các vật liệu trực tiếp tham gia vào quá trình sản
xuất để tạo ra sản phẩm của công ty, gồm 3 nhóm sau :
- Giấy các loại : Là một trong những đối tượng chủ yếu của công
ty, có nhiều loại : giấy Bãi Bằng, giấy Việt Trì, giấy Couche…
- Mực : Mực màu Trung Quốc, mực Đức, mực Nhật
- Kẽm : Kẽm Đức, kẽm tái sinh…
+ Vật liệu phụ : Tuy không là cơ sở sản xuất chủ yếu cấu thành nên thực
thể sản phẩm nhưng vật liệu phụ có tác dụng làm tăng chất lượng sản phẩm
và tạo điều kiện cho quá trình sản xuất. Vật liệu phụ của công ty chủ yếu là
các hoá chất để in sách báo, tạp chí như : bột chống váng, bột phun khô,
băng dính…
Phạm Thị Hoài Phương
9
Chuyên đề tốt nghiệp
+ Nhiên liệu ; Xăng, dầu, mỡ…được sử dụng để tẩy bẩn ở phân xưởng chế
bản và bôi trơn máy móc.
+ Phụ tùng thay thế : Là những chi tiết phụ tùng, máy móc, thiết bị mà

công ty mua sắm dự trữ phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa các loại máy
móc, thiết bị hư hỏng như : ắc quy, bánh xe, dây xích…
+ Phế liệu thu hồi : như lõi của lô giấy, giấy lẻ, các tờ in bị hỏng…
1.3.2. Đặc điểm tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần In
Công Đoàn
Công ty cổ phần In Công Đoàn là công ty mang đặc thù của ngành In,
vì vậy nguyên vật liệu tại công ty rất phong phú, đa dạng và phức tạp. Do
đó, yêu cầu đặt ra cho công ty một nhiệm vụ hết sức nặng nề trong công tác
quản lý và hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ
và sử dụng nguyên vật liệu.
Bộ phận quản lý vật tư có trách nhiệm quản lý vật tư và làm theo lệnh
của Giám đốc. Tiến hành nhập - xuất vật tư trong tháng, định kỳ tiến hành
kiểm kê để tham mưu cho Giám đốc những chủng loại vật liệu cần dùng
cho sản xuất, những chủng loại vật liệu kém phẩm chất, những loại vật liệu
còn tồn đọng…để Giám đốc có những biện pháp giải quyết hợp lý, tránh
tình trạng cung ứng không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất hay tình
trạng ứ đọng vốn do vật liệu tồn quá nhiều, không sử dụng hết. Bên cạnh
cán bộ của phòng kế hoạch, thủ kho (có trách nhiệm nhập - xuất vật liệu
theo phiếu nhập, phiếu xuất đủ thủ tục do Công ty quy định hàng tháng,
hàng quý), thì kết hợp với cán bộ chuyên môn khác tiến hành kiểm kê
nguyên vật liệu (là người luôn theo dõi để tiến hành kiểm kê nguyên vật
liệu), hạch toán đối chiếu, ghi sổ nguyên vật liệu của công ty.
Nhìn chung, công tác tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty cũng
tương đối ổn định. Ban lãnh đạo, các phòng ban nói chung và kế toán
nguyên vật liệu nói riêng luôn quan tâm, chú trọng đến việc xây dựng các
Phạm Thị Hoài Phương
10
Chuyên đề tốt nghiệp
biện pháp cũng như mục tiêu để hoàn thiện công tác tổ chức quản lý
nguyên vật liệu tại đơn vị.

Hiện nay, công tác quản lý nguyên vật liệu đã và đang tực hiện tốt và
chặt chẽ các yêu cầu được đề ra trong hầu hết các khâu từ : khâu thu mua,
khâu dự trữ và bảo quản , đến khâu sử dụng, đảm bảo cho quá trình sản
xuất không bị gián đoạn, nâng cao hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận cho
công ty.ơ
1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần In
Công Đoàn
1.4.1. Đặc điểm bộ máy kế toán tại Công ty
Quy mô hoạt động sản xuất của công ty cổ phần in Công đoàn là tương
đối rộng lớn và mặt hàng chủ yếu là in ấn sách, báo, tạp chí… nên công ty
lựa chọn tổ chức bộ máy kế toán tập trung, rất gọn nhẹ, hợp lý.
Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ thống kê, ghi chép, tính toán ,
phản ánh tăng giảm tài sản, nguồn vốn và phân tích kết quả hoạt động kinh
doanh của công ty một cách chính xác, trung thực. Mặt khác, kế toán có
nhiệm vụ tổ chức và phản ánh kịp thời , chính xác, kiểm kê tài sản định kỳ
cũng như chuẩn bị đầy đủ thủ tục cũng như các tài liệu cần thiết cho việc
xử lý các khoản mất, hỏng TSCĐ và đề ra các biện pháp xử lý. Bên cạnh
đó còn có nhiệm vụ tính toán và trích nộp đầy đủ, kịp thời các khoản nộp
ngân sách, nộp cấp trên, để lại công ty các quỹ , tính toán các khoản vay và
công nợ phải trả. Ngoài ra , phòng còn tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu
kế toán, thống kê, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán thuộc bí mật
Công ty và Nhà nước. Cuối cùng, phòng có nhiệm vụ tổ chức, phổ biến,
hướng dẫn thi hành lập các chế độ quy định về tài chính kế toán, thống kê
nhà nước.
Bộ máy kế toán của công ty được khái quát qua sơ đồ sau :
Phạm Thị Hoài Phương
11
Chuyên đề tốt nghiệp
Sơ đồ 1.4.1 : bộ máy kế toán Công ty In Công Đoàn

 Kế toán trưởng : kế toán trưởng đồng thời là kế toán tổng hợp cuối
tháng, mỗi quý có trách nhiệm kiểm tra chứng từ ghi sổ cái. Tổ chức hạch
toán tính ra chi phí, lãi lỗ từ hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế toán trưởng
là người chịu trách nhiệm về tình hình tài chính của công ty. Ngoài ra, kế
toán trưởng còn có chức năng, đồng thời phối hợp với giám đốc công ty
quản lý hoạt động sản xuất, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh.
 Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ : có nhiệm vụ hàng
tháng, quý nhận các hoá đơn nhập xuất để tính vật liệu lên bảng tổng hợp
chưng từ gốc, lấy số liệu cho kế toán tổng hợp chứng từ gốc, lấy số liệu
cho kế toán tổng hợp ghi sổ và vào sổ cái. Công ty cổ phấn in Công Đoàn
áp dụng phương pháp bình quân dự trữ cho vật liệu xuất kho.
 Kế toán vốn bằng tiền : chịu trách nhiệm mọi khoản thu chi bằng
tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hạch toán chi tiết các khoản thanh toán cho
từng đối tượng. Hàng tháng lập sổ quỹ để theo dõi chi tiết tiền mặt và tiền
gửi ngân hàng. Kế toán phản ánh kịp thời chính xác số tiền hiện có và tình
Phạm Thị Hoài Phương
12
kế toán trưởng
kế toán vật
tư, công cụ
dụng cụ
kế toán
tiền lương,
BHXH
thủ kho
thủ quỹ kế toán
tổng hợp
TSCĐ
kế toán
vốn bằng

tiền
Chuyên đề tốt nghiệp
hình thu, chi toàn bộ các loại tiền, sau đó tổng hợp để làm báo cáo quyết
toán cuối quý, cuối năm.
 Kế toán tổng hợp và tài sản cố định : Kế toán có trách nhiệm kiểm
tra các số liệu của các sổ kế toán chi tiết. Cuối tháng, kế toán tập hợp số
liệu và lập báo cáo kế toán. Kế toán phải phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính
xác, tình hình hiện có và biến động tài sản cố định, lập kế hoạch trích khấu
hao cho các đối tượng sử dụng.
 Kế toán công nợ và bảo hiểm xã hội : Kế toán có trách nhiệm theo
dõi chi tiết các khoản phải thu khách hàng, lập dự phòng phải thu khó đòi
( nếu có ). Cung cấp số liệu cho kế toán thanh toán và kế toán tổng hợp khi
có yêu cầu. Hàng tháng, kế toán có trách nhiệm tổng hợp số liệu từng phân
xưởng, đồng thời căn cứ vào bộ phận lương của bộ phận thông kê ở các
phân xưởng để trích BHXH (5% ) theo quy định của nhà nước, làm báo cáo
quyết toán bảo hiểm với cấp trên.
 Thủ quỹ, thủ kho : Chịu trách nhiệm trong công tác thu chi tiền mặt
phát sinh trong công ty, nhập xuất của các tư liệu sản xuất, phát tiền lương
bảo hiểm, tạm ứng cho người cung cấp khi có đầy đủ chứng từ thu, chi.
Cuối tháng thủ quỹ khoá sổ, đối chiếu số dư với số sách kế toán vốn bằng
tiền.
1.4.2.Chức năng, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu
Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong công ty tham
gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, đòi hỏi các nhà quản lý phải tổ chức
quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ ở mỗi khâu : từ khâu mua hàng, bảo quản,
Phạm Thị Hoài Phương
13
Chuyên đề tốt nghiệp
sử dụng và dự trữ. Để phát huy vai trò, chức năng của kế toán và công tác
quản lý nguyên vật liệu trong công ty, kế toán nguyên vật liệu đã và cần

làm tốt hơn các nhiệm vụ cơ bản sau :
+ Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác số lượng, khối lượng,
phẩm chất, quy cách và giá trị thực tế của từng loại nguyên vật liệu nhập -
xuất – kho.
+ Vận dụng đúng đắn các phương thức hạch toán, phương pháp tính giá
thành nguyên vật liệu nhâp - xuất kho. Hướng dẫn kiểm tra các bộ phận,
phòng ban chấp hành đúng các nguyên tắc, thủ tục nhập - xuất và thực hiện
nghiêm chỉnh chế độ chứng từ kế toán.
+ Mở các loại sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu
theo đúng chế độ, phương pháp quy định.
+ Kiểm tra thực hiện kế hoạch mua hàng, tình hình dự trữ, và sử dụng
nguyên vật liệu theo dự toán, tiêu chuẩn, định mức chi phí và phát hiện các
trường hợp vật tư ứ đọng hoặc thiếu hụt, tham ô, lãng phí, xác định nguyên
nhân và biện pháp xử lý.
+ Tham gia kiểm kê và đánh giá nguyên vật liệu nhập kho theo chế độ
quy định của nhà nước.
+ Cung cấp thông tin về tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu
phục vụ cho công tác quản lý. Định kỳ tiến hành phân tích tình hình mua
hàng, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu.
1.4.3.Khảo sát tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu
Công ty cổ phần in công đoàn là một doanh nghiệp chuyên về sản xuất
các mặt hàng để phục vụ cho đời sống của xã hội. Là một công ty in, nên
nguyên vật liệu chủ yếu của công ty là giấy, mực các loại…, đặc biệt
nguyên vật liệu luôn có đặc điểm là nhiều nhưng vụn vặt, nên tình hình
nhập - xuất - tồn cũng có nhiều phức tạp.
Phạm Thị Hoài Phương
14
Chuyên đề tốt nghiệp
Thường đầu tháng, đầu kỳ, kế toán tiến hành kiểm tra tình hình tồn
kho của nguyên vật liệu, trong tháng các hoạt động nhập, xuất nguyên vật

liệu cũng được theo dõi chặt chẽ, tỉ mỉ, tránh sai sót khi vào các sổ.
Tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu tại công ty diễn ra thường xuyên,
với số lượng tương đối, với nhiều nguyên vật liệu cùng lúc…nên cũng có
nhiều khó khăn, phức tạp trong công tác kế toán. Điều này đòi hỏi sự cận
thận, tính chuyên môn cao của cán bộ công ty nói chung và cán bộ kế toán
nguyên vật liệu nói riêng trong việc theo dõi, quản lý đối với nguyên vật
liệu cũng như tình hình biến động nhập - xuất - tồn của nó.
1.4.4.Đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần In Công Đoàn
+ Giá thực tế nhập kho :
Nguyên vật liệu của công ty được nhập chủ yếu là do mua ngoài.
Thông thường, khi mua với hình thức trọn gói, bên bán sẽ chuyển vật tư
đến kho của công ty. Chi phí vận chuyển sẽ do bên bán chi ra và chi phí
này được cộng vào giá bán vật tư, còn nếu mua ít thì bộ phận cung ứng sẽ
cử người đi mua.
Vật liệu nhập kho, kế toán ghi sổ theo giá thực tế :
Giá thực tế = Giá mua ghi trên + Chi phí thu mua
nhập kho hoá đơn của người bán ( nếu có )
Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nên giá
mua ghi trên hoá đơn là giá mua chưa có thuế.
+ Giá thực tế xuất kho :
Khi có hợp đồng kinh tế, căn cứ vào tình hình thực tế nguyên vật liệu
cần dùng cho sản xuất, phòng kế hoạch vật tư sẽ tiến hành viết phiếu đề
Phạm Thị Hoài Phương
15
Chuyên đề tốt nghiệp
nghị xuất kho gửi lên thủ kho. Thông qua các phiếu đó, sẽ kiểm tra được
thực tế số lượng nguyên vật liệu đang cần dùng cho sản xuất. Tài vụ tiến
hành viết phiếu xuất kho cho thủ kho để thủ kho cấp nguyên vật liệu cho
các phân xưởng và các tổ sản xuất. Khi xuất nguyên vật liệu, kế toán tính
giá xuất kho nguyên vật liệu theo giá đơn vị bình quân cả kì dự trữ :

Giá trị thực tế = Số lượng vật liệu + Giá đơn vị bình quân
vật liệu xuất dùng xuất dùng cả kì dự trữ
Trong đó :
Giá bình quân Giá thực tế vật liệu tồn đầu kì + nhập trong kì
=
cả kì dự trữ Lượng vật liệu thực tế tồn đầu kì + nhập trong kì
1.4.5. Vận dụng chế độ kế toán trong kế toán nguyên vật liệu của Công ty
cổ phần In Công Đoàn
1.4.5.1.Hệ thống chứng từ sử dụng
Theo chế độ chứng từ kế toán ban chấp hành theo quyết định số
15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính và các
quyết định khác có liên quan thì các chứng từ kế toán sử dụng bao gồm :
+ Phiếu nhập kho ( mẫu số 01 – VT )
+ Phiếu xuất kho ( mẫu số 02 – VT )
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03 – PXK )
+ Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( mẫu 04 – VT )
+ Biên bản kiểm nghiệm ( mẫu 05 – VT )
+ Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( mẫu 07 – VT )
+ Hoá đơn giá trị gia tăng ( mẫu 01 – GTKL )
+ Hoá đơn bán hàng thông thường ( mẫu 02 – GTTT )
+ Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá ( mẫu 08 – VT )
Phạm Thị Hoài Phương
16
Chuyên đề tốt nghiệp
…
Mọi nghiệp vụ liên quan đến tình hình nhập xuất nguyên vật iệu đều
phải được phản ánh, ghi chép đầy đủ vào các chứng từ kế toán theo đúng
quy định của nhà nước, nhằm đảm bảo đúng cơ sở pháp lý để ghi chép vào
các sổ kế toán có liên quan.
Chứng từ kế toán là căn cứ để kiểm tra, giám sát về tình hình biến

động, về số lượng của từng loại nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu sản
xuất. Nó cũng là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ
kinh tế đó.
Các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy
đủ theo đúng quy định của biểu mẫu nội dung và phương pháp lập. Người
lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về pháp lý, hợp pháp của các chứng từ
và về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
1.4.5.2.Hệ thống tài khoản sử dụng
+ Tài khoản 152 : Nguyên vật liệu.
Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm
nguyên vật liệu theo giá thực tế có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm,
thứ, kho tuỳ theo phương diện quản lý và hạch toán của đơn vị.
Bên Nợ : Phản ánh giá thực tế làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ như
mua ngoài, tự gia công chế biến, nhận góp vốn…
Bên Có : Phản ánh giá thực tế làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ như
xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, triết khấu được
hưởng…
Số dư nợ ( đầu kỳ hoặc cuối kỳ ) : Phản ánh giá trị nguyên vật liệu tồn
kho ( đầu kỳ hoặc cuối kỳ ).
Tài khoản 152 được mở thành các tài khoản cấp 2 :
TK1521 : nguyên vật liệu chính
Phạm Thị Hoài Phương
17
Chuyên đề tốt nghiệp
TK1522 : nguyên vật liệu phụ
TK1523 : nhiên liệu
TK1524 : phụ tùng thay thế
TK1527 ; phế liệu thu hồi
+ TK 151 : Hàng mua đang đi đường
Tài khoản này dùng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, hàng hoá mà

công ty đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh
nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho ( kể cả số gửi ở kho người khác
)
Bên Nợ : phản ánh hàng đang đi đường tăng
Bên Có : phản ánh trị giá hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay
chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc bang giao cho khách hàng.
Số dư Nợ : phản ánh trị giá hàng đi đường ( đầu kỳ hoặc cuối kỳ ).
+ Đối với các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu, công ty sử dụng các tài
khoản : TK 111, TK 112, TK 331, TK 133
+ Đối với các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu công ty sử dụng các tài khoản
: TK 621, TK 627, TK 632…
1.4.5.3.Hình thức ghi sổ và trình tự ghi sổ
* Hình thức ghi sổ :
Công ty cổ phần in công đoàn là công ty có quy mô nhỏ, khối lượng
nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều trong một kỳ hạch toán. Vì vậy, để
hạch toán kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tạo điều kiện
cho việc ghi chép, phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty, công ty đã áp
dụng hình thức sổ kế toán là “ chứng từ - ghi sổ ’’.
Phạm Thị Hoài Phương
18
Chuyên đề tốt nghiệp
Trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ, công ty luôn tuân thủ các
quy định về kế toán của bộ máy tài chính, mọi chứng từ hoá đơn của công
ty đều được lập đúng mẫu, công ty đang áp dụng chế độ kế toán như sau:
 Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 trong
năm
 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong công tác ghi chép kế toán là VNĐ.
 Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
 Trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp binh quân, với hình
thức kế toán là hình thức chứng từ ghi sổ thì sổ kế toán của công ty

bao gồm :
+ Sổ chứng từ ghi sổ - Sổ nhật ký tổng quát.
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Nhật ký tổng quát.
+ Sổ cái tài khoản - Sổ tổng hợp cho từng loại tài khoản.
+ Sổ chi tiết các tài khoản
Hàng năm, công ty lập 3 bảng báo cáo theo quy định của bộ tài chính,
đó là :
+ Bảng cân đối kế toán
+ Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh.
+ Báo cáo thuyết minh tài chính.
* Cơ cấu sổ kế toán nguyên vật liệu :
Với hình thức ghi sổ là ‘’ chứng từ - ghi sổ ‘’, cơ cấu sổ kế toán
nguyên vật liệu của công ty bao gồm :
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ - ghi sổ
- Sổ cái tài khoản 152
- Sổ thu tiền mặt
- Sổ chi tiền mặt
- Sổ theo dõi chi phí sản xuất kinh doanh
Phạm Thị Hoài Phương
19
Chuyên đề tốt nghiệp
- Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu
- Sổ theo dõi thanh toán với người bán, người mua
- Sổ theo dõi phái thu khách hàng
Đối với kế toán nguyên vật liệu : Định kỳ vào cuối tháng hoặc cuối kỳ,
căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra hợp lệ, kế toán phân loại chứng từ ghi
sổ vào sổ cái TK 152.
Phạm Thị Hoài Phương
20

Chuyên đề tốt nghiệp
* Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần In Công
Đoàn
Sơ đồ 1.4.5.3
Ghi chú : Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng(hoặc cuối quý)
Đối chiếu cuối tháng
Phạm Thị Hoài Phương
Bảng cân đối số
phát sinh
Bảng tổng hợp
số liệu chi tiết
Báo cáo tài
chính
21
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Sổ quỹ
Sổ đăng ký
chứng từ ghi
sổ
Chuyên đề tốt nghiệp
PHẦN 2 : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công
ty cổ phần In Công Đoàn
2.1.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần In Công Đoàn

2.1.1.Thủ tục và chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần
In Công Đoàn
2.1.1.1.Thủ tục và chứng từ nhập kho nguyên vật liệu
Để đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục, vật liệu trong kho luôn
phải dự trữ một lượng cần thiết. Tuy nhiên, khi có nhu cầu sản xuất với số
lượng lớn, công ty cũng cần mua nguyên vật liệu để kịp thời đáp ứng nhu
cầu sản xuất. Toàn bộ quá trình thu mua nguyên vật liệu đều do phòng kế
toán tài vụ đảm nhiệm. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và các hoá đơn đặt
hàng, phòng kế hoạch vật tư xem xét tình hình vật tư trong kho rồi lập kế
hoạch thu mua nguyên vật liệu.
Theo chế độ kế toán quy định tất cả các nguyên vật liệu về đến doanh
nghiệp đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Thực tế tại công ty In
Công Đoàn khi vật liệu về đến kho, thủ kho sẽ căn cứ vào chứng từ hoá
đơn của người bán do bộ phận cung ứng kiểm tra về các chỉ tiêu như : tên
sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, giá trị tổng tiền hàng, thuế suất, thuế
GTGT, tổng số tiền thanh toán.
Nguyên vật liệu của công ty đựoc nhập chủ yếu là do mua ngoài.
Thông thường là mua với hình thức trọn gói, bên bán sẽ chuyên chở vật tư
đến tận kho hàng của công ty. Chi phí vận chuyển sẽ do bên bán chi ra và
chi phí này được cộng vào giá bán vật tư. Khi mua vật tư với số lượng ít,
thì cung ứng sẽ cử người đi mua. Hàng tự vận chuyển về không tính tiền
chi phí vận chuyển.
+ Vật liệu nhập kho kế toán ghi theo giá trị thực tế.
+ Giá thực tế nhập kho bằng giao mua ghi trên hoá đơn hoá đơn
của người bán.
Phạm Thị Hoài Phương
22
Chuyên đề tốt nghiệp
+ Vì công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên
giá mua ghi trên hoá đơn là giá mua chưa có thuế.

Để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy cao của số liệu kế toán
phục vụ cho công tác quản lý nguyên vật liệu và để đáp ứng tốt nhu cầu kỹ
thuật của sản phẩm sản xuất, vật liệu mua về trước khi nhập kho, công ty
đã tiến hành kiểm nghiệm để xác định số lượng, chất lượng, quy cách thực
tế về vật tư trong công ty, trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ
kho. Cơ sở tiến hành kiểm nghiệm là hoá đơn của người cung cấp cùng
những hiểu biết về kinh nghiệm quản lý, sử dụng vật liệu có tính chuyên
môn cao của các thành viên trong ban kiểm nghiệm. Trong quá trình kiểm
nhận, nếu phát hiện thừa, thiếu, hoặc sai quy cách, phẩm chất đã ghi trong
hoá đơn hay hợp đồng mua bán thì ban kiểm nghiệm sẽ lập biên bản xác
định rõ nguyên nhân để tiện cho việc xử lý.
Trường hợp vật liệu mua về đã qua kiểm nghiệm đảm bảo về quy
cách, chất lượng, số lượng thì ban kiểm nghiệm cũng lập biên bản kiểm
nghiệm để xác định và làm căn cứ pháp lý khi có tranh chấp hay kiện tụng.
Sau khi nguyên vật liệu đã được kiểm nghiệm và căn cứ vào hoá đơn
của người bán, phòng kế toán tài vụ lập “ Phiếu nhập kho ”. Sau đó người
giao hàng với thủ kho tiến hành nhập kho.
Phiếu nhập kho sẽ được lập làm ba liên :
+ Liên 1 : lưu tại phòng kế toán
+ Liên 2 : kèm vào hoá đơn chuyển đến kế toán thanh toán
+ Liên 3 : giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển
cho kế toán nguyên vật liệu đẻ ghi vào sổ kế toán nguyên vật liệu.
Bên cạnh đó, đối với phế liệu, công ty tiên hành cân đo, đong đếm đối với
các loại giấy, sách, bản kèm cũ, giấy diềm và sau mỗi kỳ sản xuất phế liệu
cũng được nhập lại kho. Tuy nhiên, đơn giá nhập kho cũng của phế liệu thu
hồi của công ty ước tính chiếm khoảng 50% giá trị vật liệu nhập kho. Tình
hình nhập kho phế liệu cũng được phản ánh trên sổ sách liên quan.
Phạm Thị Hoài Phương
23
Chuyên đề tốt nghiệp

Trích mẫu hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho
của công ty cổ phần in công đoàn.
Biểu 1 :
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu : 0011683
( Liên 2 : giao cho khách hàng )
Ngày 16 tháng 9 năm 2008
Đơn vị bán hàng : Trung tâm dịch vụ kinh doanh giấy tại Hà Nội
Địa chỉ : 124 - Đội Cấn - Hà Nội
Số tài khoản :
Điện thoại :
Mã số thuế : 01001206352
Họ tên người mua hàng : Nguyễn Cao Khải
Tên đơn vị : Công ty cổ phần In Công Đoàn
Địa chỉ : 167 – Tây Sơn - Đống Đa – Hà Nội
Số tài khoản : 26962.26965.26964
Hình thức thanh toán : HĐ 32 – 17/01/2007
Mã số thuế : 0100110454
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số
lượng
Đơn
giá
Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1×2
1
2
G040800650086 - giấy tờ rời
Couche Matt DL 80g/m2 (65×86)
G01C0580 8790 - giấy cuộn Bãi
Bằng 58g/m2 khổ 97cm trắng 90
Kg

Kg
13.747
15.508
12.210
13.020
167.850.870
201.914.160
Cộng tiền hàng 369.765.030
Thuế suất thuế GTGT : 10%.Tiền thuế GTGT 36.976.503
Tổng cộng tiền thanh toán 406.741.533
Số tiền viết bằng chữ :bốn trăm linh sáu triệu,bảy trăm bốn mươi mốt nghìn,năm
trăm ba mươi ba đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Phạm Thị Hoài Phương
24
Chuyên đề tốt nghiệp
Biểu 2 :
Đơn vị : Công ty cổ phần In Công Đoàn
Địa chỉ : 167 Tây Sơn - Đống Đa – Hà Nội
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Ngày 16 tháng 9 năm 2008
Căn cứ vào hoá đơn 0011683 ngày 16 tháng 9 năm 2008 của trung tâm
dịch vụ và kinh doanh giấy tại Hà Nội.
Biên bản kiểm nghiệm gồm :
1 : Ông Nguyễn Cao Khải - Trưởng Ban
2 : Bà Nguyễn Thị Thuần – Uỷ viên
3 : Bà Ngô Thị Cách - Uỷ viên
Cùng kiểm nghiệm vật tư và kết quả như sau :
Kết quả kiệm

nghiệm
Số
lượng
đúng
quy
cách
phẩm
chất
Số
lượng
không
đúng
quy
cách
phẩm
chất
1
2
G040800650086 - giấy
tờ rời Couche Matt DL
80g/m2 (65×86)
G01C0580 8790 - giấy
cuộn Bãi Bằng 58g/m2
khổ 97cm trắng 90
Kg
Kg
Toàn
diện
Toàn
diện

13.747
15.508
13.747
15.508
- Ý kiến của ban kiểm nghiệm : lượng hàng mua về đúng phẩm chất và đủ
số lượng.
Đại diện kỹ thuật Thu kho Trưởng ban
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Phạm Thị Hoài Phương
25