ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP QUẢN LÍ VẬT TƯ, THIẾT BỊ, ỨNG DỤNG PHÁT TRIỂN CHO TRUNG TÂM CNTTĐHQG TPHCM_CHƯƠNG 4 pdf

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP QUẢN LÍ VẬT
TƯ, THIẾT BỊ, ỨNG DỤNG PHÁT
TRIỂN CHO TRUNG TÂM CNTT-
ĐHQG TPHCM

Chương 4.
Phân tích thiết kế hệ thống quản lý vật tư.
4.1.Tổng quát công tác quản lý tại Trung Tâm phát triển CNTT.
4.1.1.Mô hình đào tạo tại Trung Tâm.
Trung Tâm phát triển CNTT thuộc trường Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh
trực thuộc Bộ giáo dục và đào tạo có trụ sở đặt tại khu liên cơ quan Mỹ Đình-Từ
Liêm-Hà Nội. Đây là một trong những Trung Tâm có bề dày thành tích về giảng
dạy và kinh doanh các sản phẩm tin học. Với đội ngũ giáo viên dày dặn kinh
nghiệm và nhiệt tình trong giảng dạy, Trung Tâm đã đào tạo được một đội ngũ kỹ
sư, chuyên viên và lập trình viên xuất sắc hiện đang làm việc tại các công ty lớn
trong nứơc. Hiện nay Trung Tâm có khoảng 5000 học viên đang theo học và Trung
Tâm vẫn tiếp tục tuyển sinh các khoá mới. Trung Tâm không những chú trọng đến
lĩnh vực đào tạo mà còn đặc biệt quan tâm đến hoạt động kinh doanh về vật tư,
thiết bị tin học. Trung Tâm có các phòng ban giúp việc cho Giám Đốc để điều
hành hoạt động kinh doanh của trung tâm với mối quan hệ đa dạng:
Ban giám đốc giao nhiệm vụ cho phòng kinh doanh lên kế hoạch kinh doanh
trong tháng hay trong quý. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ chính về hoạt động kinh
doanh của Trung Tâm. Các thông tin về việc mua, bán vật tư sẽ được xử lý và thực
hiện tại bộ phận kinh doanh xuất nhập. Phòng kế toán tổng hợp mọi số liệu liên
quan đến hoạt động tài chính của Trung Tâm, lập ra các báo cáo tài chính và báo
cáo quản lý. Trên các số liệu báo cáo đó phòng kế toán sẽ hỗ trợ ban giám đốc
trong việc ra các quyết định về tài chính giúp cho việc quản lý kinh doanh của
Trung Tâm đạt hiệu quả cao. Phòng vật tư là nơi quản lý các vật tư thiết bị của
Trung Tâm đồng thời hàng tháng báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn vật tư lên cấp
trên. Phòng kỹ thuật có trách nhiệm kiểm tra vật tư thiết bị khi nhập, xuất đồng
thời có kế hoạch bảo trì thiết bị cho khách hàng.

-Sơ đồ phân cấp phòng ban tại Trung Tâm:











Ban Giám
Đốc

Kho
Phòng kế
toán
Phòng
kinh
doanh

Phòng vật
tư
Phòng kỹ
thuật
Phòng
đào tạo

4.1.2.Tình hình và thực trạng ứng dụng công nghệ tin học trong quản lý vật tư
tại Trung Tâm phát triển CNTT.
Trong lĩnh vực kinh doanh, Trung Tâm thường phải nhập, xuất hàng hoá với
số lượng lớn, chính vì vậy công tác quản lý đòi hỏi phải chặt chẽ, rõ ràng và nhanh
chóng. Hiểu được tầm quan trọng của công nghệ thông tin đối với công tác quản lý
Ban giám đốc đã chủ động và tổ chức đưa công nghệ thông tin vào công tác quản
lý tại Trung Tâm .
4.1.3.Những khó khăn trong công tác quản lý theo kiểu thủ công.
Số lượng vật tư thiết bị nhiều, chủng loại phong phú, nếu như không quản lý
tốt, chặt chẽ thì rất dễ dẫn đến nhầm lẫn khi xuất, nhập vật tư thiết bị. Mỗi lần xuất
hay nhập vật tư thiết bị là lại có một hoá đơn lưu trữ, như vậy chỉ tính trong một
lần báo cáo về tình hình xuất, nhập vật tư thiết bị thì số lượng hoá đơn sẽ rất nhiều.
Nếu kế toán hay người phụ trách về giấy tờ sổ sách không cẩn thận sẽ dẫn đến việc
làm thất thoát hoá đơn, từ đó làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh
củaTrungTâm. Ngoài ra, khi muốn tìm kiếm một hoá đơn nào đó để kiểm tra sẽ
mất rất nhiều thời gian và khi muốn tổng hợp báo cáo sẽ gặp rất nhiều khó khăn.
4.1.4.Tầm quan trọng trong việc quản ý xuất nhập vật tư thiết bị bằng máy
tính.
Khi ứng dụng tin học vào công tác quản lý xuất, nhập vật tư thiết bị dựa trên
những thuật toán và các nghiệp vụ xuất nhập, trình tự hoạch toán, người lập trình
có thể đưa ra những chương trình phần mềm về kỹ thuật nhằm thu thập tài liệu, xử
lý thông tin, đáp ứng những yêu cầu cần thiết của nhà quản lý.
Quá trình quản lý xuất nhập vật tư thiết bị bằng máy vi tính, người quản lý chỉ
cần chuẩn bị các điều kiện về máy tính, khi nhập dữ liệu vào máy tính, máy tính sẽ
tự động tổng hợp các thông tin như: Lượng tồn kho, tình hình xuất nhập vật tư thiết
bị, phải thu của khách, phải trả cho nhà cung cấp…, theo yêu cầu của người sử
dụng.

Sơ đồ trình tự quản lý xuất,nhập vật tư thiết bị bằng máy vi tính:


Dữ liệu đầu vào:
Các hoá đơn nhập, xuất
Các thông tin
yêu cầu.

Khai báo yêu cầu về
thông tin đầu ra.

4.2.Phân tích hệ thống quản lý vật tư .
4.2.1.Phát biểu bài toán:
Trung Tâm phát triển công nghệ thông tin kinh doanh nhiều mặt hàng khác
nhau như: Các thiết bị về máy tính, máy in, thiết bị điện tử…Các mặt hàng này
được nhập từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Mỗi lần nhập hàng bộ phận nhập
hàng của Trung Tâm sẽ lập đơn mua hàng dựa trên báo giá của nhà cung cấp và số
lượng hàng còn lại trong kho rồi gửi đơn mua hàng đến nhà cung cấp. Khi nhận
được hoá đơn giao hàng của nhà cung cấp thì viết phiếu nhập kho để nhập hàng
vào kho đồng thời thanh toán với nhà cung cấp thông qua hoá đơn.
Bộ phận bán hàng khi nhận được đơn đặt hàng của khách sẽ kiểm tra xem
trong kho có còn đủ hàng cung cấp cho khách hay không. Nếu hết hàng thì thông
báo cho khách, nếu đủ thì bộ phận bán hàng tiến hành viết phiếu xuất kho để xuất
hàng cho khách đồng thời lập hoá đơn thanh toán để thu tiền của khách.
Hàng tháng bộ phận kinh doanh phải theo dõi tình hình nhập xuất của Trung
Tâm và lập sổ theo dõi nhập xuất các mặt hàng trong tháng, quý. Cuối mỗi quý,
tháng bộ phận báo cáo dựa vào sổ theo dõi nhập xuất để lập báo cáo về tình hình
nhập, xuất, hàng tồn kho và qua đó tính doanh thu gửi ban lãnh đạo.

4.2.2.Mục đích quản lý.
- Nhằm quản lý tất cả những vật tư, thiết bị hiện có tại Trung Tâm đồng thời quản
lý quá trình nhập, xuất vật tư và hoạt động kinh doanh của Trung Tâm.

4.2.3.Phân tích về chức năng.
Vì các chức năng thường vẫn còn phức tạp nên phải diễn tả chúng một cách
chi tiết hơn, thông qua các chức năng nhỏ hơn. Cứ tiếp tục như thế, ta sẽ có sự
phân cấp trong mô tả. ở mức cuối cùng thì các chức năng là khá đơn giản.
Sự mộ tả đại thể hay chi tiết đặc tả cũng như sự logic được sử dụng tùy lúc,
tuỳ nơi trong phân tích thiết kế hệ thống. Dưới đây là một số mô hình và phương
tiện diễn tả chức năng được vận dụng ở những mức độ khác nhau:
A.Biểu đồ phân cấp chức năng:
Ta thấy mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng và quan hệ duy nhất giữa các
chức năng, diễn tả bởi cung nối liền các nút là quan hệ bao hàm. Như vậy BPC tạo
thành một cấu trúc hình cây như mô hình dưới đây:


Hình1:Biểu đồ phân cấp chức năng.
.Đặc tả chức năng của hệ thống
a.Chức năng nhập hàng
(1).Chức năng lập đơn mua hàng.
- Cho phép người sử dụng lập danh sách các loại vật tư, thiết bị cần mua sau
khi nhận được báo giá của nhà cung cấp và căn cứ vào số lượng các vật tư, thiết bị
còn trong kho của Trung Tâm.
(2).Chức năng viết phiếu nhập kho.
-Người sử dụng sẽ viết phiếu nhập kho dựa trên thông tin hoá đơn giao hàng
của nhà cung cấp.
Nút “Thêm”: Khi nút này được kích hoạt chương trình sẽ cho phép cập
nhật hay tạo thêm một phiếu nhập mới, gồm các thông tin như: Số phiếu, Ngày
nhập, Mã nhà cung cấp, Mã vật tư, Đơn giá, Số lượng, Thành tiền.
Nút “Không”: Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa nhập thì nhấn nút
không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách.
Nút “Ghi”: Nhấn nút ghi nếu muốn lưu bản ghi vừa cập nhật, khi nhấn
nút này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía dưới.

Nút “Đầu”: Cho phép trở về bản ghi đầu tiên của Form lập phiếu nhập.
Nút “Sau”: Cho phép di chuyển đến bản ghi tiếp theo.
Nút “Trước”: Cho phép di chuyển đến bản ghi trước so với bản ghi hiện
hành.
Nút “Cuối”: Cho phép di chuyển đến ban ghi cuối cùng của bảng.
Nút “Thoát”: Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc.
(3).Chức năng lập danh sách nhà cung cấp.
-Cho phép người sử dụng cập nhật thông tin về các nhà cung cấp, lên danh
sách và lưu vào bảng Nhacungcap.
Nút “Thêm”: Chương trình cho phép cập nhật thêm một nhà cung cấp
mới.
Nút “Không”: Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa nhập thì nhấn nút
không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách.
Nút “Ghi”: Nhấn nút ghi nếu muốn lưu bản ghi vừa cập nhật, khi nhấn
nút này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía dưới.
Nút “Tìm kiếm”: Chức năng này cho phép tìm kiếm một nhà cung cấp.
Khi nút này được kích hoạt chương trình sẽ hiện ra một Form cho phép bạn chọn
mã nhà cung cấp cần tìm kiếm sau đó nhấn nút thi hành để bắt đầu tìm kiếm và kết
quả cho biết đầy đủ thông tin của nhà cung cấp mà bạn cần.
Nút “Xoá”: Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện thời tại vị trí con
trỏ.
Nút “ Đầu”: Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng.
Nút “Sau”: Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp.
Nút “Trước “:Cho phép về bản ghi trước so với bản ghi hiện hành.
Nút “Cuối”:Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của bảng .
Nút “Thoát”:Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc.
(4).Chức năng lập danh sách hàng
-Cho phép người sử dụng nhập các thông tin về những mặt hàng được nhập
vào kho của Trung tâm.
Nút “Thêm”: Chương trình cho phép cập nhật thêm một mặt hàng mới.

Nút “Không”: Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa nhập thì nhấn nút
không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách.
Nút “Ghi”: Nhấn nút ghi nếu muốn lưu bản ghi vừa cập nhật, khi nhấn
nút này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía dưới.
Nút “Tìm kiếm”: Chức năng này cho phép tìm kiếm một mặt hàng. Khi
nút này được kích hoạt chương trình sẽ hiện ra một Form cho phép bạn chọn mã
vật tư cần tìm kiếm sau đó nhấn nút thi hành để bắt đầu tìm kiếm và kết quả cho
biết đầy đủ thông tin của mặt hàng mà bạn cần.
Nút”Xoá”: Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện thời tại vị trí con
trỏ.
Nút “ Đầu”: Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng.
Nút “Sau”: Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp.
Nút “Trước “:Cho phép về bản ghi trước so với bản ghi hiện hành.
Nút “Cuối”:Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của bảng .
Nút “Thoát”:Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc.
b.Chức năng xuất hàng
(1).Chức năng nhận đơn đặt hàng
-Sau khi nhận đơn đặt hàng của khách thì người sử dụng sẽ kiểm tra các mặt
hàng trong kho và lên danh sách các mặt hàng có thể cung cấp cho khách.
(2).Chức năng lập hoá đơn bán
-Dựa vào đơn đặt hàng của khách thì người sử dụng sẽ lập hoá đơn bán giao
cho khách.
Nút “Thêm” : Khi kích vào nút thêm chương trình cho phép cập nhật
thêm một hoá đơn bán mới gồm các thông tin : Số hoá đơn, Ngày lập, Mã khách,
Mã vật tư
Nút “Không”: Nếu bạn không muốn nhập hoá đơn vừa thêm thì nhấn nút
không để xoá hoá đơn vừa tạo ra khỏi danh sách.
Nút “Ghi”: Nhấn nút ghi nếu muốn lưu thông tin hoá đơn vừa cập nhật,
khi nhấn nút này thì hoá đơn vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía
dưới.

Nút “In hoá đơn”: Khi được kích hoạt nó sẽ cho phép in ra hoá đơn bán
vừa cập nhật.
Nút “Xoá”: Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện thời tại vị trí con
trỏ.
Nút “Đầu”:Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng.
Nút “Sau”:Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp.
Nút “Trước”: Cho phép về bản ghi trước so với bản ghi hiện hành.
Nút “Cuối”:Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của bảng .
Nút “Thoát”:Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc.
(3).Chức năng viết phiếu xuất kho.
-Dựa vào thông tin của hoá đơn bán hàng thi người sử dụng sẽ viết phiếu xuất
kho đưa cho khách đến kho nhận hàng.
Nút “Thêm”: Khi nút này được kích hoạt chương trình sẽ cho phép cập
nhật hay tạo thêm một phiếu xuất mới, gồm các thông tin như: Số phiếu, Ngày
xuất, Mã khách, Ghi chú, Mã vật tư, Đơn giá, Số lượng, Thành tiền.
Nút “Không”: Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa nhập thì nhấn nút
không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách.
Nút “Ghi”: Nhấn nút ghi nếu muốn lưu bản ghi vừa cập nhật, khi nhấn
nút này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía dưới.
Nút “Đầu”: Cho phép trở về bản ghi đầu tiên của Form lập phiếu xuất.
Nút “Sau”: Cho phép di chuyển đến bản ghi tiếp theo.
Nút “Trước”: Cho phép di chuyển đến bản ghi trước so với bản ghi hiện
hành.
Nút “Cuối”: Cho phép di chuyển đến ban ghi cuối cùng của bảng.
Nút “Thoát”: Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc.
(4).Chức năng lên danh sách khách hàng.
-Dựa vào thông tin hàng đã có người sử dụng có thể nhập các thông tin về
khách hàng để tiện cho việc theo dõi sau này.
Nút “Thêm” : Khi kích vào nút thêm chương trình cho phép cập nhập
thêm một khách hàng mới.

Nút “Không”: Nếu bạn không muốn nhập khách hàng vừa thêm thì nhấn
nút không để xoá khách hàng vừa tạo ra khỏi danh sách.
Nút “Ghi”: Nhấn nút ghi nếu muốn lưu thông tin khách hàng vừa cập
nhập, khi nhấn nút này thì khách hàng vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list
box phía dưới.
Nút “Tìm kiếm”: Chức năng này cho phép tìm kiếm một khách hàng, Khi
nút này được kích hoạt chương trình sẽ hiện ra một Form cho phép bạn chọn mã
khách hàng cần tìm kiếm sau đó nhấn nút thi hành để bắt đầu tìm kiếm.
Nút “Xoá”: Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện thời tại vị trí con
trỏ.
Nút “Đầu”: Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng.
Nút “Sau”: Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp.
Nút “Trước”: Cho phép về bản ghi trước so với bản ghi hiện hành.
Nút “Cuối”: Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của bảng .
Nút “Thoát”: Cho phép bạn thoát khỏi Fỏm đang làm việc.
c.Chức năng theo dõi nhập, xuất, doanh thu.
(1).Chức năng lập sổ theo dõi nhập.
-Cho phép người sử dụng có thể theo dõi được số lượng vật tư đã nhập từ các
nhà cung cấp theo ngày, theo quý mà người sử dụng muốn xem nhờ thông tin từ
phiếu nhập.
(2).Chức năng lập sổ theo dõi xuất.
-Cho phép người sử dụng có thể theo dõi được số lượng vật tư đã xuất cho
khách theo ngày, theo quý mà người sử dụng muốn xem nhờ thông tin từ phiếu
xuất.
(3).Chức năng lập sổ theo dõi doanh thu.
-Cho phép người sử dụng có thể theo dõi được tình hình doanh thu của Trung
Tâm theo quý, theo tháng mà người sử dụng muốn biết nhờ vào các hoá đơn đã
thanh toán với nhà cung cấp và của khách hàng.
d.Chức năng lập báo cáo.
(1).Chức năng lập báo cáo hàng nhập, xuất.

-Dựa vào sổ theo dõi nhập, xuất mà người sử dụng có thể lập được báo cáo chi
tiết về số lượng hàng đã nhập và đã xuất theo quý, theo tháng gửi lãnh đạo.
(2).Chức năng lập báo các hàng tồn.
-Dựa vào số lượng hàng đã có trong kho và sổ theo dõi nhập, xuất người sử
dụng có thể lập được báo cáo chi tiết về số lượng hàng còn tồn kho trong tháng ,
trong quý gửi lãnh đạo.
(3).Chức năng lập báo các doanh thu.
-Dựa vào sổ theo dõi doanh thu người sử dung có thể lập được báo cáo về tình
hình doanh thu của Trung Tâm trong tháng, trong quý gửi lãnh đạo.
*Một số ký hiệu sử dụng trong biểu đồ luồng dữ liệu:
-Biểu thị cho chức năng:

Ký hiệu:

Chức năng được hiểu là khâu biến đổi thông tin.
-Biểu thị cho dòng dữ liệu:

Ký hiệu:
Thông tin đầu vào Thông tin đầu ra

Dòng dữ liệu là nội dung thông tin và đường luân chuyển.
-Biểu thị cho kho dữ liệu:
Ký hiệu: Tên kho dữ liệu

Kho dữ liệu thể hiện các thông tin cần lưu trữ dưới dạng vật lý.
Xử lý
TT

Tên chức
năng

-Biểu thị cho tác nhân ngoài:
Ký hiệu:
Tác nhân ngoài là một người, một nhóm người hoặc một tổ chức nằm bên
ngoài hệ thống nhưng liên quan mật thiết tới hệ thống nhằm xác định danh giới hệ
thống.
B.Biểu đồ luồng dữ liệu.
Cũng là một loại biểu đồ nhằm mục đích điễn tả một quá trình xử lý và trao
đổi thông tin giữa các chức năng. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) được chia làm 3
mức :
-Mức 0 (Mức khung cảnh): Là mức khái quát của hệ thống, mô tả sự trao đổi
thông tin của các đối tác với hệ thống.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh (Mức 0):


Hình 2:Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.
Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 0:
Hệ thống gửi yêu cầu mua hàng đến nhà cung cấp,nhà cung cấp sẽ gửi lại cho
hệ thống hoá đơn giao hàng và số lượng hàng mà hệ thống cần mua. Đồng thời khi
hệ thống nhận được yêu cầu mua hàng của khách hàng thì hệ thống sẽ gửi lại cho
khách hoá đơn giao hàng và số lượng hàng mà khách cần mua.

-Mức 1(Mức đỉnh):
Là mức mô tả quá trình trao đổi thông tin của những chức năng chính với
nhau và với đối tác.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:


Hình 3:Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.
Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 1:
Bộ phận nhập hàng gửi yêu cầu mua hàng đến nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽ

gửi lại hoá đơn giao hàng và hàng. Bộ phận này lưu hoá đơn mua vào kho hoá đơn
mua đồng thời viết phiếu nhập để nhập hàng vào kho và lưu phiếu nhập vào kho
phiếu nhập. Bộ phận nhập hàng sẽ lên danh sách các nhà cung cấp và lưu vào kho
danh sách nhà cung cấp.
Khách hàng gửi yêu cầu mua hàng đến bộ phận xuất hàng, bộ phận này sẽ gửi
lại cho khách hoá đơn giao hàng và lưu hoá đơn vào kho hoá đơn bán. Bộ phận
xuất hàng viết phiếu xuất kho để xuất hàng cho khách và lưu phiếu vào kho phiếu
xuất. Đồng thời bộ phận này sẽ lên danh sách khách hàng và lưu vào kho danh
sách khách hàng.
Bộ phận theo dõi nhập, xuất, doanh thu sẽ tổng hợp thông tin từ các kho phiếu
nhập, phiếu xuất, hoá đơn bán, hoá đơn mua để biết được số lượng hàng nhập, số
lượng hàng xuất và tính doanh thu đồng thời lưu lần lượt vào các kho: Sổ theo dõi
nhập, Sổ theo dõi xuất, Sổ theo dõi doanh thu.
Khi lãnh đạo gửi yêu cầu báo cáo xuống bộ phận lập báo cáo thì bộ phận này
sẽ tổng hợp thông tin từ các kho: Sổ theo dõi nhập, Sổ theo dõi xuất, Sổ theo dõi
doanh thu để lập ra các báo cáo về lượng hàng nhập và xuất, báo cáo về lượng
hàng tồn kho và báo cáo doanh thu gửi lên lãnh đạo.
-Mức 2(Mức dưới đỉnh):
Mô tả quá trình trao đổi thông tin một cách chi tiết của các chức năng nhỏ
trong từng chức năng lớn.
*BLD định nghĩa chức năng 1: Chức năng nhập hàng


Hình 4:Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh-Chức năng nhập hàng.
Mô tả quá trình trao đổi thông tin chức năng 1 mức dưới đỉnh:
Dựa trên báo giá của nhà cung cấp, bộ phận lập đơn mua hàng sẽ gửi yêu cầu
mua hàng đến nhà cung cấp, khi đó nhà cung cấp sẽ gửi lại bộ phận này hoá đơn
giao hàng và hàng. Bộ phận này sẽ lưu hoá đơn vào kho hoá đơn mua đồng thời
gửi danh sách hàng đã nhập tới bộ phận lập danh sách hàng. Bộ phận lập danh sách
hàng sẽ lưu danh sách hàng vào kho danh sách hàng.

Sau khi nhận được những thông tin về nhà cung cấp do phía nhà cung cấp gửi
thì bộ phận lập danh sách nhà cung cấp sẽ lên danh sách các nhà cung cấp và lưu
vào kho danh sách nhà cung cấp.
Bộ phận viết phiếu nhập kho sẽ tổng hợp thông tin từ các hoá đơn trong kho
hoá đơn mua và danh sách nhà cung cấp trong kho danh sách nhà cung cấp để viết
phiếu nhập hàng vào kho đồng thời lưu phiếu vào kho phiếu nhập.

*BLD định nghĩa chức năng 2: Chức năng xuất hàng.


Hình 5:Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh-Chức năng xuất hàng.
Mô tả quá trình trao đổi thông tin chức năng 2 mức dưới đỉnh:
Khách hàng gửi yêu cầu mua hàng đến bộ phận nhận đơn đặt hàng, bộ phận
này gửi thông tin về khách hàng tới bộ phận lập danh sách khách hàng đồng thời
gửi thông tin về đơn hàng đến bộ phận lập hoá đơn bán hàng.Bộ phận lập danh
sách khách hàng sẽ lên danh sách khách hàng và lưu vào kho danh sách khách
hàng.
Bộ phận lập hoá đơn bán hàng sau khi nhận được thông tin về đơn hàng sẽ lập
hoá đơn bán hàng gửi khách hàng đồng thời lưu hoá đơn vào kho hoá đơn bán.
Bộ phận viết phiếu xuất kho dựa trên thông tin về hoá đơn bán hàng trong kho
hoá đơn bán và danh sách những mặt hàng còn trong kho để viết phiếu xuất kho
xuất hàng cho khách đồng thời lưu phiếu vào kho phiếu xúât.




*BLD định nghĩa chức năng 3: Chức năng theo dõi nhập, xuất, doanh thu.


Hình 6:Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh-Chức năng theo dõi nhập, xuất,

doanh thu.
Mô tả quá trình trao đổi thông tin chức năng 3 mức dưới đỉnh:
Lãnh đạo gửi yêu cầu xuống các bộ phận, các bộ phận sẽ có trách nhiệm
thống kê. Bộ phận lập sổ theo dõi nhập sẽ tổng hợp thông tin từ các phiếu nhập
trong kho phiếu nhập để thống kê lượng hàng nhập và lưu vào kho sổ theo dõi
nhập. Bộ phận lập sổ theo dõi xuất tổng hợp thông tin từ các phiếu xuất hàng trong
kho phiếu xuất để thống kê lượng hàng đã xuất cho khách và lưu vào sổ theo dõi
xuất. Cuối cùng bộ phận lập sổ theo dõi doanh thu sẽ dựa trên các hoá đơn mua và
hoá đơn bán trong kho hoá đơn mua và kho hoá đơn bán để tính doanh thu trong
tháng, trong quý và lưu vào sổ theo dõi doanh thu.





*BLD định nghĩa chức năng 4: Chức năng lập báo cáo.


Hình 7:Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh - Chức năng lập báo cáo.
Mô tả quá trình trao đổi thông tin chức năng 4 mức dưới đỉnh:
Lãnh đạo gửi yêu cầu báo cáo xuống các bộ phận. Bộ phận lập báo cáo nhập,
xuất sẽ tổng hợp thông tin từ sổ theo dõi nhập, sổ theo dõi xuất trong kho sổ theo
dõi nhập và kho sổ theo dõi xuất để thống kê báo cáo về lượng hàng nhập, xuất gửi
lãnh đạo đòng thời lưu vào kho danh sách hàng nhập, xuất.
Bộ phận lập báo cáo hàng tồn cũng dựa vào thông tin từ sổ theo dõi nhập, sổ
theo dõi xuất và danh sách những mặt hàng còn tồn kho của quý trước để thống kê
báo cáo lượng hàng tồn kho của quý này gửi lãnh đạo đồng thời lưu vào kho danh
sách hàng tồn.
Bộ phận lập báo cáo doanh thu dựa trên sổ theo dõi doanh thu hàng tháng
trong kho sổ theo dõi doanh thu để lập báo cáo về tình hình doanh thu của Trung

Tâm trong quý gửi lên lãnh đạo và lưu vào bảng doanh thu.







4.2.4.Phân tích về dữ liệu.
-Mục đích quá trình phân tích dữ liệu là xác định các thực thể cần thiết, các
thuộc tính của dữ liệu và mối quan hệ giữa các thực thể. Một hệ thống thông tin
phải được tổ chức rõ ràng, đầy đủ, tránh dư thừa dữ liệu, tránh trùng lặp dữ liệu và
đảm bảo độc lập dữ liệu.
a.Xác định các thực thể.
Qua việc phân tích hệ thống quản lý vật tư ta thấy hệ thống cần lưu trữ những
thực thể sau:
Thực thể : + Nhà cung cấp.
+ Khách hàng.
+Vật tư.
+Nhân viên.
+Hình thức thanh toán.
+Hoá đơn mua.
+Hoá đơn bán.
+Kho.
+Phiếu nhập.
+Phiếu xuất.
b.Xác định các thuộc tính của thực thể.
+ Thực thể nhà cung cấp gồm các thuộc tính: Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung
cấp, Địa chỉ, Điện thoại, Tài khoản, Fax.
+ Thực thể khách hàng gồm các thuộc tính: Mã khách hàng, Tên khách hàng,

Địa chỉ, Điện thoại, Tài khoản, Fax.
+ Thực thể vật tư gồm các thuộc tính: Mã vật tư, Tên vật tư, Đơn vị tính, Số
lượng, Đơn giá.
+ Thực thể nhân viên gồm các thuộc tính: Mã nhân viên, Tên nhân viên, Địa
chỉ, Điện thoại.
+ Thực thể kho gồm các thuộc tính: Mã kho, Tên kho, Địa chỉ kho.
+Thục thể hình thức thanh toán gồm các thuộc tính: Mã hình thức thanh toán,
Tên hình thức thanh toán.
+ Thực thể hoá đơn mua gồm các thuộc tính: Số hoá đơn mua, Ngày lập, Mã
nhân viên, Mã nhà cung cấp, Mã hình thức thanh toán, Số lượng, Đơn giá.
+ Thực thể phiếu nhập gồm các thuộc tính: Số phiếu, Ngày nhập, Mã vật tư,
Mã nhà cung cấp, Số hoá đơn mua, Mã kho, Mã nhân viên, Số lượng, Đơn giá.
+ Thực thể hoá đơn bán gồm các thuộc tính: Số hoá đơn bán, Ngày lập, Mã
nhân viên, Mã khách, Mã hình thức thanh toán, Số kượng, Đơn giá.
+Thực thể phiếu xuất gồm các thuộc tính: Số phiếu, Ngày xuất, Mã vật tư, Mã
khách, Số hoá đơn bán, Mã kho, Mã nhân viên, Số lượng, Đơn giá.



c.Biểu diễn các liên kết của thực thể: