Thủ thuật nâng cao trong MS Word pot

Thủ thuật nâng cao trong
MS Word
Là người thường xuyên phải làm việc với Word, chắc hẳn bạn sẽ sử
dụng rất nhiều những thao tác phải lặp đi lặp lại hàng ngày. Rất nhàm chán
mà lại mất thời gian. Tại sao không sử dụng những tính năng tự động hấp
dẫn và mạnh mẽ của Word làm giúp bạn?
Những thủ thuật dưới đâysẽ giảmbớt thao tác cũngnhư thời gianthao tác
trong Word:
Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày
Word không khởi động và nạp nhữngthiếtlập mà bạn thích, hãy ép chúng
làm việc vớimacro mỗi khi mở tài liệu mới hoặc tạo tài liệu mới.
Để sử dụng macro, hãynhấn chuột vào Tools ->Macros -> Record new
macro và sau đó đặttên macronày là AutoOpen,hãy chú ý trườngStore In
field luônnằm trong Normal.dot. Hãy bỏ qua các lựa chọn để gán macro này cho
các phím tắtvà menu,bởi macro AutoOpen sẽ được thiết kế để chạy tự động khi
mở một tập tin mới.
Lúc này chế độ ghi macrođangkích hoạt , hãy làmnhững với những thaotác lặp
lại khi mở một tài liệu mới.Saukhi đã hoàn thành xong,hãy nhấn nút dừng(Stop).
Bây giờ,sử dụngTools->Macro-> Visual Basic Editor, saochép toàn bộ AutoOpen và
dán nó vào dòng caonhất trong cửa sổ code ở bên tay phải, và đổitên bản sao chép
này thành AutoNew,lúc đó các thiết lập sẽ tự độngchạy khi tạo tài liệu mới.
Sửa đổi định dạng tài liệu
Những người sử dụng mới làm quen với Wordthườngsử dụng template
(mẫu)Normal.dotđể chỉnh sửa nhữngđịnhdạng văn bản cho riêng mình. Rất
nhiều thayđổi đượcthay đổi vĩnh viễn bằng cách sử dụng Defaultvà Addto
Template trong hầu hết các khung định dạng,nhưng trongmột lúc nàođó người
sử dụng muốn chỉnh sửa Normal.dot trực tiếp. Để tìm tập tinnày,hãy tìm kiếm
trong mục Templates chẳnghạn: C:\Documents and
Settings\yourusername\Application Data\Microsoft\Templates. Tên đường dẫn
này cóthể khác phụ thuộc vào đườngdẫn và ổ đĩa cài đặtWindows.
Tránh cảnh báo phiền phức

Sau khi đã tạođược cácmacro màbạn lưu
trong các tài liệu hoặccác template, Wordsẽ luôn
đưa ra lời cảnhbáo mỗi lầnmở tài liệu. Để loại bỏ
cảnh báo phiềnphức, hãy tạo một chữ kí số (digital
signature)sẽ giúp Word"tin tưởng" macro này hơn.
Sử dụng Start ->Run và nhập vào đườngdẫn nơi cài
đặt bộ Office.Ví dụ: C:\Program Files\Microsoft
Office\Office11(Office10 nếusử dụngOffice XP).
Tiếp đó, hãytìm tớitập tinSelfcert hoặc Selfcert.exe
(tuỳ thuộc vàocách hiển thị tập tin mở rộng)và
nhấnđúp vào tập tin này. Nếu không tìm thấy tập
tin Selftcert, hãy thêm tính năng nàytrongbộ cài
đặt Office. Khisử dụng, làmtheo những chỉ dẫn và
nhập tên riêng cho certificate khiđược hỏi. Sauđó,
trong Word, mở tài liệu sử dụng macronày.
Chọn Tools-> Macros -> Visual Basic Editor. TrongkhungProjectở phía bêntrái,
điểm sáng tài liệu, chọnTools -> Digital Signature, nhấn Choose ,và lựa
chọn certificate vừa tạo. Bâygiờ,hãy đóng vàmở lại tài liệu. Nếu hộp cảnhbáo về
Macrolà một biểu
tượng, tên, hoặc cáckí tự
nào đó được biểu diễn cho
một danhsáchcác lệnh,
hoặc cáchoạt động
và phím tắt.Rất nhiều
chương trình sử dụng
macrovà tạo racácmacro
nhằmloại bỏ những hoạt
động, thaotáclặp lại trong
quátrình sử dụng. Macro
được hỗ trợ rất tốt từ

trong bộ Office của
Microsoft, đặc biệt là
Word.
bảo mật xuất hiện, chọnAlways Trust Macros From This Source, vàlựa chọnEnalbe
Macros. Lặplại những bước này cho bất cứ tài liệuhoặc templatemuốnnhúng
macronày.
Một điểm cần lưu ýlà nhữngcertificatetự tạo nàychỉ được "tin tưởng"trên
máy của bạn, hãy lựachọn Always TrustMacrosFromThis Source sẽ tạo được
"niềmtin" khisử dụng trên máy khác.
Dán văn bản không chứa định dạng
Khi người sử dụng dán các đoạn văn bản từ trangWeb vàotrong tài liệu
Word, có lẽ người sử dụng sẽ khôngmuốn giữ lại định dạngvà phôngchữ. Đặc biệt
là những hình ảnh quảng cáo và những thành phầnkhác.Bạn có thể sử dụng Edit -
> Paste Special và sử dụng Unformatted Text mỗi lầncắt dántừ trang Web.Nhưng
cũng có mộtcách khác kháhấp dẫnvà thú vị hơnrất nhiều là sử dụng macro.
Vào Tools ->Macros-> Visual Basic Editor và gõvào đoạnmã sau:
Sub PasteUnformatted()
Selection.PasteSpecial_
dataType:=wdPasteText
End Sub
Sau đó, sử dụng Tools->Cusomize ->Keyboard ,rồi kéo xuốngdanh
sách Categories trongMacros, lựa chọn PasteUnformated từ danhsách Command,
đưa con trỏ tới Press New Shortcut Key, nhấnShift-Alt-V (bạn có thể lựaphím tắt
khác theo ý mình), vànhấn vào Assignvà Close. Từ bây giờ bạn chỉ cần nhấn Shift-
Alt-V dán để dán đoạn văn bản chưa định dạng vàoWord nhanh chóng vàđơn giản.
Loại bỏ những kí lạ, dấu xuống dòng trong văn bản
Đoạnvăn bảnđược dán vàotrong Wordtừ email hoặc trangWeb có dấu
ngắt dòng (hoặc các kí tự như ^, >> ), dĩ nhiên làbạn muốnloại bỏ nhữngkí tự,
này khỏi văn bản. Hãy sử dụngEdit ->Replace, để loại bỏ bằng cách gõ ^l( gõ dấu ^
và chữ 'L' thường) trongtrườngFind What,và gõ dấu cách (spacebar)vào

trường Replace.Tiếpđó, chọn Replace All. Cuốicùng, khiWordhỏi cómuốn tiếp
tục thaythế toàn bộ văn bảnkhôngthì chọn No.
Bạn cũngcó thể ghi lại những bước trên thành mộtmacro. Saukhiđã ghi lại,
hãy chỉnh sửa đoạn macro này để Wordsẽ không hỏi lại nếu bạn có muốnthay thế
toànbộ tài liệu hay không. Tìm dòng .Warp=wdFind-Ask và thayđổi
thành .Warp=wdFindStop.
Sử dụng menu Work
Sử dụng danh sách các tài liệu thườngdùng(recentdocuments) trongmenu
File của Wordsẽ nhanhhơnrất nhiều. Tuynhiên, những danhsách này chỉ liệt kê
9 tậptin thường sử dụng mớigần nhất (mặc định chỉ có 4). Để chỉnhsửa con số
này hãy lựaTools ->Options, ở trong thẻ General. Nhưng điều này cũngkhông đảm
bảo là tập tin thườngmở có thuộc danhsách này haykhông.Hãysử dụngthêm
menuWork từ Tools-> Customize,lựachọn thẻCommand, vàtới mục Categories và
tới danhsách Buitl-In Menus.Trongdanh sáchCommand, hãy kéo thanh Work lên
hàng có các menuvànhấn OK.
Lúc này nhữngtài liệu cần thiết muốn mở lại nhanhchóngchỉ cần nhấn vào
menuWork vàchọn Addto WorkMenu.Để loại bỏ tài liệu khỏi danh sáchtrong tài
liệu,hãy nhấn Ctrl +Alt + "-" vàchọn tài liệumuốn loại bỏ. Khi muốn mở tài liệu chỉ
cần tới Workvà chọn tài liệu.
Tiết kiệm thời gian khi
lướt web
Tìm kiếm(search) và tải (download) thông tintrên mạnglà nhucầu hết sức
thiết thựcvới người dùng Internet, tuynhiên, đa số người dùng Internetchưa biết
cách tìm kiếm hoặc sử dụng các công cụ hỗ trợ việc tìm kiếmtrênmạng. Với bài
viết này chúng tôi mong muốncung cấpvài thủ thuật giúp bạn có thể "lùng xục"
đến mọi ngõ ngách trên mạng đồng thời tiếtkiệmthời gian và chi phí khilướt
web.
Thử nhiều bộ máy tìm kiếm
Google hiện đang đượcđánhgiá là bộ máy tìm kiếm (BMTK)số một với tốc độ tìm
kiếmcực nhanh,hỗ trợ 97 ngôn ngữ và gần chụctỷ trang weblưu trữ. Mớiđây

Google đưara dịch vụ tìm kiếmthông tin bằng hìnhthức hỏi đáp, giúp cho việc tìm
kiếmtrở lên dễ dànghơn. Tuy nhiên, các BMTKkhácnhư Ask Jeeves, Yahoocũng
đưa ra tínhnăng này. Vì thế, bạn hãy thử nhiều BMTK.Lý do là mặc dù các BMTK
có sự liên kết với nhaunhưng điều đó không cónghĩa là tất cả các BMTK đều cho
ra kết quả giống nhau,hai BMTK sẽ đưa ra các kết quả khácnhauvới cùngmộttừ
khóa tìm kiếm, vì chúngsử dụng các phương pháp xử lýdữ liệu khác nhau.Do đó,
khi bạnchưa tìm đượcthôngtin cần thiết, hãy thử với các BMTK khác.
Sử dụng một số cú pháp đặc biệt
Sử dụng một số cú pháp đặcbiệt (haycòn gọi là toán tử) sẽ giúpbạn thu hẹp phạm
vi tìmkiếm. Một số trangweb cho phép bạn sử dụng các toán tử logic trên các
thanh bar tìmkiếm, songmộtsố trang web khác yêu cầu bạn sử dụng các lựa chọn
cao cấpcủa trang web.Ví dụ, nếu bạn gõ thêm từ AND ở giữa các từ khoá tìmkiếm
(nghĩa làcả hai từ khoá tìmkiếm phải xuấthiện), OR(mộthoặc cả hai từ khóa phải
hiện diện) hoặc NOT (từ khóaphía sau không đượchiện diện). Bên cạnh việc sử
dụngcác giới hạn trên, bạn có thể sử dụng thêm dấungoặc đơn và dấu ngoặc kép
để nhóm các giới hạntìm kiếm. Bạn có thể tham khảo mộtsố cú pháp đặc biệt
trong box dưới đây.
Gõ chính xác từ khoá.
Nói chung cácBMTK đều hoạt độngtheo nguyên tắc hết sứcmáy móc là tìmkiếm
chínhxác cáctừ khoá yêu cầucủa người sử dụng, dođó bạn nên kiểm tra cẩn thận
lại các từ khoá khi nhận đượcnhững kếtquả lạ, hoặc kết quả không mongmuốn.
Tìm kiếm trên các trang web chuyên biệt.
Nhiều người chorằngBMTK phổ thông có thể tìm đượcbất kỳ thông tin nàocó
trên mạng, điều đó không đúng vì trên thựctế có rất nhiều trangweb thiếu đường
liên kết làm chocácBMTK không tìm thấy hoặc là có một số trang web màcác
robot củaBMTKkhôngthể lôi ra các dạngdữ liệunhư ảnh, nhạc và các file PDF.
Ngoài ra, nhiều cơ sở dữ liệu yêu cầu người truycập phải cóchỉ danh IDvà mật
khẩu, cản trở các robotcủa BMTK.Tuy nhiên, bạn có thể tìm và truy nhập vào các
dữ liệu này thôngquamột số cổng hoặc cáctrang webtìm kiếm chuyên biệt cung
cấp khả năngtruy nhậpđến những trangweb"khótìm" này,ví dụ như trang

www.completeplanet.com, ,
(chuyêntìm các chủ đề liên quanđến châu á), www.findarticles.com(chuyên tìm
kiếmcác bài báo đăngtải trên 300 nguồn khác nhau)
Kiểm tra nguồn gốc của thông tin.
Quacác trangweb tìmkiếm bạn thu được rất nhiềuthông tin, nhưngkhông phải
thông tin nào cũng đáng tincậy, do vậy bạn cần xác định lại giá trị thông tin,nhất
là với các thôngtin về tài chính và sức khoẻ. Một số công cụ tiết lộ chobạn biết
người sở hữu thông tinmàbạn nhận được, qua đó thẩm địnhlại giá trị qua thương
hiệu vàuy tín củatổ chức cóthông tin đó.
Duyệt web offline
Trongkhi download tài liệu trên mạng, bạncó thể lướt web.Các trình duyệt web
thường cho phép bạn thực hiện việc downloadđồngthời, dođó, bạn dễ dàng tải
được nhiều phần mềmtrong cùng mộtlúc nếu ghé vào những trang cho phéptải
miễnphí. Cách tốt nhất để bạn có thể giảmthời gian kết nối mạnglà tải cáctrang
web về máy tínhđể đọc offline, trong trườnghợp không kếtnối,vẫn có thể đọc lại
thông tin mìnhưa thích.
Thao tác tải trangwebnhư sau: Truy cập vào trang web > Chọn Favourites trên
thanh menu > Add to Favourites > Make available offline > Customize > Next >
Finish.
Bảo mật luôn là vấn đề đáng quan tâm nhất đối với nhữngngười lướt web.Nếu
bạn thường xuyên lang thangtrênmạng thì cầnthật cảnh giác, viuscó thể lây
nhiễmvào máytính khibạn đang lướtweb, nhậne-mail, chathoặctải chương
trình,chúng sẽ xoá các file quan trọngtrong máy tính củabạn, làm rối loạn
Windows hoặc làm treo máy và làmcho tốcđộ lướt web chậm rõrệt. Để đảm bảo
an toàn, bạn nên càiđặt một phần mềm thường trực trên máytính để phát hiện
virus,ví dụ Noton AntiVirushoặc BKAV và dùng tườnglửa để hạn chế bị tấn
công.
Đối với ngườitruy cậpInternetqua cổngwi-fi hoặc từ máy tính thành viên trong
mạng LANcũngcần cảnhgiác,nêntắt chức năng chiasẻ thư mụctrước khi kết
nối.

Một số cú pháp đặc biệt cho phép giới hạn kết quả tìm kiếm
Intitle: giới hạn kết quả tìm kiếm ở các trang có tiêu đề phù hợp với từ khoá.Ví dụ
gõ HarryPotter intitle:Half-blood Prince, sẽ tìm kiếm tất cả trang nào có chứa
thông tin về Harry Potter, đồngthời trang đó phảicó tiêuđề là Half-bloodPrince.
Cú pháp Intitlechỉ tác động lên từ đứng ngaykế saudấu :, còn cú
pháp allintitle tác độnglên tất cả các từ đứng sau nó.
Intext: tìm kiếm từ khoá trong phần văn bản nội dung củatrang đó mà bỏ qua tiêu
đề trang. Tươngtự với allintext.
Site: giới hạn kết quả tìm kiếmtrongcác vùngtên miền xácđịnh. Ví dụ, nhập
Newzeland Scholarship site:edusẽ tìm được thông tin về học bổng Newzeland
trong các trang có đuôilà edu.
Link: tìm kiếmcác trangcóliên kết với trang chỉ định. Ví dụ,
link:www.vnpt.com.vnsẽ đưara kết quả là danhsách cáctrang webcủa VNPT.
Đôi khi,bạn cóthể sử dụng kết hợp vài cú pháp để có kết quả tìm kiếm có phạmvi
hẹp hơn.