Giáo trình phân tích quy trình ứng dụng kỹ thuật kiểm toán trong hạch toán kinh tế p8 doc

99
+ Thỉûc hiãûn bụt toạn khoạ säø, tỉïc l chuøn cäüt ca säú dỉ ti khon âãø cho hai
bãn Nåü, Cọ ca ti khon cán âäúi.










+ Sang niãn âäü kãú toạn sau, ta chuøn ghi säú dỉ cúi k nàm NN thnh säú dỉ
âáưu k nàm NN +1 theo âụng cäüt c ca nọ.






5.2 CẠC HÇNH THỈÏC SÄØ KÃÚ TOẠN
5.2.1 Khại niãûm vãư hçnh thỉïc säø kãú toạn
Cäng tạc kãú toạn ca cạc âån vë cáưn thiãút phi sỉí dủng nhiãưu loải säø kãú toạn
khạc nhau âãø hảch toạn. Cạc loải säø âỉåüc liãn hãû våïi nhau mäüt cạch chàût ch vãư trçnh
tỉû hảch toạn, phỉång phạp ghi chẹp v quy trçnh ln chuøn thäng tin, tảo thnh mäüt
hãû thäúng säø kãú toạn. Mäùi âån vë cọ thãø täø chỉïc mäüt hãû thäúng säø ph håüp våïi nhỉỵng âàûc
âiãøm, âiãưu kiãûn riãng ca mçnh v gi l hçnh thỉïc säø kãú toạn ca âån vë.
Nhỉ váûy, hçnh thỉïc säø kãú toạn l cạch thỉïc täø chỉï
c hãû thäúng säø kãú toạn, bao
gäưm cạc loải säø khạc nhau vãư näüi dung, vãư kãút cáúu, vãư phỉång phạp ghi chẹp v âỉåüc

liãn kãút våïi nhau trong mäüt trçnh tỉû hảch toạn nháút âënh.
Theo hỉåïng dáùn ca Bäü ti chênh thç cạc âån vë cọ thãø lỉûa chn v ạp dủng mäüt
trong cạc hçnh thỉïc säø kãú toạn:
- Hçnh thỉïc säø kãú toạn Nháût k chung
- Hçnh thỉïc säø kãú toạn Nháût k - Säø cại
- Hçnh thỉïc säø kãú toạn Chỉïng tỉì ghi säø
- Hçnh thỉïc säø kãú toạn Nháût k - Chỉïng tỉì.
Cäüng SPS 37.500.000
SD Nå 7.500.000
Täøng cäüng Cọ: 45.000.000
Täøng cäüng Nåü: 45.000.000
SDÂK: 9.000.000
SPS: -
-
N
åü TK Hng hoạ Cọ
Cäüng SPS 36.000.000
SDÂK 7.500.000
Nåü TK Hng hoạ Cọ
Nàm : NN + 1
100
Trong mọựi hỗnh thổùc sọứ kóỳ toaùn coù nhổợng qui õởnh cuỷ thóứ vóử sọỳ lổồỹng, kóỳt cỏỳu,
trỗnh tổỷ, phổồng phaùp ghi cheùp vaỡ mọỳi quan hóỷ giổợa caùc sọứ vồùi nhau.
Caùc õồn vở cn cổù vaỡo quy mọ, õỷc õióứm hoaỷt õọỹng saớn xuỏỳt, kinh doanh, yóu
cỏửu quaớn lyù, trỗnh õọỹ nghióỷp vuỷ cuớa caùn bọỹ kóỳ toaùn, õióửu kióỷn trang bở kyợ thuỏỷt cuớa
mỗnh õóứ lổỷa choỹn mọỹt hỗnh thổùc sọứ kóỳ toaùn phuỡ hồỹp.
5.2.2 Caùc hỗnh thổùc sọứ kóỳ toaùn

5.2.2.1 Hỗnh thổùc sọứ kóỳ toaùn Nhỏỷt kyù chung
a. ỷc trổng cồ baớn cuớa hỗnh thổùc

* ỷc trổng cồ baớn cuớa hỗnh thổùc sọứ kóỳ toaùn Nhỏỷt kyù chung laỡ: tỏỳt caớ caùc nghióỷp
vuỷ kinh tóỳ, taỡi chờnh phaùt sinh õóửu phaới õổồỹc ghi vaỡo sọứ Nhỏỷt kyù chung vaỡ caùc loaỷi sọứ
Nhỏỷt kyù õỷc bióỷt theo trỗnh tổỷ thồỡi gian phaùt sinh vaỡ õởnh khoaớn kóỳ toaùn cuớa nghióỷp vuỷ
õoù, sau õoù sọỳ lióỷu trón sọứ Nhỏỷt kyù chung õổồỹc sổớ duỷng õóứ ghi vaỡo sọứ Caùi theo tổỡng
nghióỷp vuỷ phaùt sinh. ọỳi vồùi caùc õọỳi tổồỹng kóỳ toaùn õổồỹc theo doợi trón sọứ Nhỏỷt kyù õỷc
bióỷt, cuọỳi kyỡ ta lỏỳy sọỳ lióỷu ồớ doỡng tọứ
ng cọỹng õóứ ghi vaỡo sọứ Caùi.
* Sọỳ lổồỹng vaỡ loaỷi sọứ gọửm: sọứ Nhỏỷt kyù ; sọứ Caùi; caùc sọứ, theớ kóỳ toaùn chi tióỳt.
+ Sọứ Nhỏỷt kyù chung laỡ sọứ kóỳ toaùn tọứng hồỹp duỡng õóứ ghi cheùp, phaớn aùnh caùc
nghióỷp vuỷ kinh tóỳ, taỡi chờnh phaùt sinh theo trỗnh tổỷ thồỡi gian chung cho moỹi õọỳi tổồỹng.
Nhỏỷt kyù chung coù õỷc õióứm:
- Laỡ sọứ quyóứn, khọng sổớ duỷng sọứ tồỡ rồỡi;
- Mồớ chung cho caùc õọỳi tổồỹng;
- Chổùc nng laỡ hóỷ thọỳng hoùa sọỳ lióỷu kóỳ toaùn theo thổù tổỷ thồỡi gian nghióỷp vuỷ kinh
tóỳ, taỡi chờnh phaùt sinh;
- Cồ sồớ õóứ ghi Nhỏỷt kyù chung laỡ chổùng tổỡ
gọỳc hồỹp lóỷ, hồỹp phaùp.
- Nhỏỷt kyù chung ghi cheùp theo nguyón từc ghi sọứ keùp.
Mỏựu sọứ Nhỏỷt kyù chung nhổ sau:
Sỉ NHT KYẽ CHUNG
Nm:

Chổùng tổỡ Sọỳ phaùt sinh
Ngaỡy
thaùng
ghi sọứ
Sọỳ
Ngaỡy
thaùng
Dióựn giaới

aợ ghi Sọứ
Caùi
Sọỳ hióỷu taỡi
khoaớn
Nồỹ Coù
1 2 3 4 5 6 7 8
Cọỹng trang trổồùc chuyóứn sang.



Cọỹng chuyóứn sang trang sau.


Ngaỡy thaùng nm 20
Ngổồỡi ghi sọứ
(kyù, hoỹ tón)

Kóỳ toaùn trổồớng
(kyù, hoỹ tón)
Thuớ trổồớng õồn vở
(Kyù tón, õoùng dỏỳu)
101

Thọng thổồỡng, nóỳu õồn vở kóỳ toaùn chố sổớ duỷng mọỹt sọứ Nhỏỷt kyù chung thỗ nhỏỷt kyù
chung laỡ sọứ quaớn lyù toaỡn bọỹ sọỳ lióỷu kóỳ toaùn cuớa õồn vở trong mọỹt nión õọỹ kóỳ toaùn õổồỹc
sổớ duỷng õóứ phaớn aùnh caùc nghióỷp vuỷ kinh tóỳ, taỡi chờnh phaùt sinh theo thổù tổỷ thồỡi gian
khọng phỏn bióỷt õọỳi tổồỹng naỡo. Nóỳu õồn vở kóỳ toaùn sổớ duỷng kóỳt hồỹp caùc sọứ nhỏỷt kyù bao
gọửm: sọứ nhỏỷt kyù chung vaỡ mọỹt sọỳ sọứ nhỏỷt kyù õỷc bióỷt, thỗ sọứ nhỏỷt kyù õỷc bióỷt duỡng õóứ
phaớn aùnh rióng cho mọỹt sọỳ õọỳi tổồỹng chuớ yóỳu, phaùt sinh nhióửu, coù tỏửm quan troỹng õoỡi
hoới phaới theo doợi rióng õóứ

cung cỏỳp thọng tin kởp thồỡi cho quaớn lyù; coỡn sọứ nhỏỷt kyù
chung phaớn aùnh chung caùc õọỳi tổồỹng coỡn laỷi.
Tuỡy thuọỹc vaỡo õỷc õióứm õọỳi tổồỹng kóỳ toaùn vaỡ yóu cỏửu thọng tin maỡ õồn vở coù
thóứ mồớ caùc Nhỏỷt kyù õỷc bióỷt khaùc nhau. Caùc Nhỏỷt kyù õỷc bióỷt thổồỡng õổồỹc mồớ nhổ:
Nhỏỷt kyù thu tióửn, Nhỏỷt kyù chi tióửn, Nhỏỷt kyù mua haỡng, Nhỏỷt kyù baùn haỡng.
Sau õỏy laỡ mọỹt sọỳ mỏựu sọứ Nhỏỷt kyù õỷc bióỷt.

Sỉ NHT KYẽ THU TIệN
Nm:

Chổùng tổỡ Ghi Coù caùc taỡi khoaớn
Taỡi khoaớn khaùc
Ngaỡy
thaùng
ghi sọứ
Sọỳ Ngaỡy
thaùng
Dióựn giaới Ghi Nồỹ
TK 111
TK

TK

TK

Sọỳ tióửn S.H
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Cọỹng trang trổồùc
chuyóứn sang.

Cọỹng chuyóứn sang
trang sau.

Ngaỡy thaùng nm 20
Ngổồỡi ghi sọứ
(kyù, hoỹ tón)
Kóỳ toaùn trổồớng
(kyù, hoỹ tón)

Thuớ trổồớng õồn vở

(Kyù tón, õoùng dỏỳu)
102

Sỉ NHT KYẽ CHI TIệN
Nm:

Chổùng tổỡ Ghi Nồỹ caùc taỡi khoaớn
Taỡi khoaớn khaùc
Ngaỡy
thaùng
ghi sọứ
Sọỳ Ngaỡy
thaùng
Dióựn giaới Ghi Coù

TK 111


Sọỳ tióửn Sọỳ hióỷu
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Cọỹng trang trổồùc
chuyóứn sang.



Cọỹng chuyóứn sang
trang sau.

Ngaỡy thaùng nm 20
Ngổồỡi ghi sọứ
(kyù, hoỹ tón)
Kóỳ toaùn trổồớng
(kyù, hoỹ tón)

Thuớ trổồớng õồn vở

(Kyù tón, õoùng dỏỳu)

Sỉ NHT KYẽ MUA HAèNG
Nm:

Chổùng tổỡ Taỡi khoaớn ghi Nồỹ
TK. khaùc
Ngaỡy
thaùng

ghi sọứ
Sọỳ
Ngaỡy
thaùng
Dióựn giaới
Thuóỳ
GTGT
õổồỹc khỏỳu
trổỡ
Haỡng
hoaù
N.vỏỷt
lióỷu
Sọỳ
tióửn
Sọỳ
hióỷu
Phaới traớ
ngổồỡi baùn
(ghi Coù
TK 331)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Cọỹng trang trổồùc chuyóứn
sang.


Cọỹng chuyóứn sang trang
sau.

Ngaỡy thaùng nm 200
Ngổồỡi ghi sọứ
(kyù, hoỹ tón)
Kóỳ toaùn trổồớng
(kyù, hoỹ tón)

Thuớ trổồớng õồn vở

(Kyù tón, õoùng dỏỳu)
103
SÄØ NHÁÛT K BẠN HNG
Nàm:
Chỉïng tỉì Ghi Cọ TK doanh thu
Ngy
thạng
ghi säø
Säú
Ngy
thạng
Diãùn gii
Phi thu
Khng (ghi
Nåü TK 131)
Hng
hoạ
Thnh
pháøm
Dëch
vủ
Ghi Cọ TK

Thú GTGT
phi näüp
1 2 3 4 5 6 7 8 9

Cäüng trang trỉåïc
chuøn sang.

Cäüng chuøn sang
trang sau.


Ngy thạng nàm 20
Ngỉåìi ghi säø
(k, h tãn)
Kãú toạn trỉåíng
(k, h tãn)

Th trỉåíng âån vë

(K tãn, âọng dáúu)

+ Säø Cại trong hçnh thỉïc Nháût k chung âỉåüc måí mäùi trang cho mäüt ti khon
mäüt hay mäüt säú trang liãn tiãúp cho mäüt ti khon â âãø ghi chẹp trong mäüt niãn âäü kãú
toạn.
Säø Cại ghi theo tỉìng âäúi tỉåüng ỉïng våïi mäùi ti khon cáưn måí. Cå såí ghi säø Cại
l tỉì säø Nháût k chung v Nháût k âàûc biãût.
Máùu säø Cại theo hçnh thỉïc ny thỉåìng cọ dảng nhỉ sau:

SÄØ CẠI
Nàm:

Tãn ti khon: Säú hiãûu:

Chỉïng tỉì Säú tiãưn Ngy
thạng
ghi säø
Säú Ngy
thạng
Diãùn gii Trang säø
Nháût k
chung
Ti khon
âäúi ỉïng
Nåü Cọ
1 2 3 4 5 6 7 8
Säú trang trỉåïc chuøn
sang.


Cäüng chuøn sang trang
sau.



Ngy thạng nàm 20
Ngỉåìi ghi säø
(k, h tãn)
Kãú toạn trỉåíng
(k, h tãn)

Th trỉåíng âån vë

(K tãn, âọng dáúu)
104
b. Trçnh tỉû ghi chẹp v xỉí l thäng tin
+ Hng ngy, càn cỉï vo cạc chỉïng tỉì gäúc, ghi cạc nghiãûp vủ kinh tãú phạt sinh
vo säø nháût k chung hay säø nháût k âàûc biãût theo trçnh tỉû thåìi gian v theo quan hãû
âäúi ỉïng ti khon. Âäưng thåìi nhỉỵng nghiãûp vủ liãn quan âãún âäúi tỉåüng cáưn chi tiãút cn
âỉåüc ghi vo cạc säø kãú toạn chi tiãút cọ liãn quan.
+ Âënh k, láúy säú liãûu trãn säø nháût k chung v láúy säú liãûu täøng håüp tỉì säø nháût
k âàûc biãût, âãø ghi vo säø cại theo cạc ti khon liãn quan.
+ Cúi thạng, q, nàm, cäüng säú liãûu trãn säø cại v càn cỉï vo cạc säø chi tiãú
t âãø
lãn bng täøng håüp chi tiãút , räưi âäúi chiãúu säú liãûu giỉỵa säø cại våïi bng täøng håüp chi tiãút.
Nãúu tháúy khåïp âụng thç tỉì säø cại ta tiãún hnh láûp bng cán âäúi ti khon , dng säú liãûu
trãn bng cán âäúi ti khon kãút håüp våïi säú liãûu ca bng täøng håüp chi tiãút âãø láûp cạc
bạo cạo ti chênh.
c. Så âäư trçnh tỉû ghi chẹp v xỉí l thäng tin

Ghi chụ: Ghi hng ngy hồûc âënh k.
Ghi cúi thạng hồûc cúi k.
Quan hãû âäúi chiãúu


Chỉïng tỉì
gäúc
Säø Nháût k
chung
Säø Cại

Bng cán âäúi
Ti khon

Bạo cạo Kãú toạn
Säø, th kãú toạn
chi tiãút
Bng täøng håüp
chi tiãút
Säø Nháût k
âàûc biãût
105
d. Ỉu âiãøm v màût hản chãú:
+ Hçnh thỉïc Nháût k chung cọ ỉu âiãøm l máùu säø âån gin, dãù ghi chẹp, thêch
håüp cho viãûc ỉïng dủng vi tênh vo cäng tạc kãú toạn tải âån vë.

+ Nhỉåüc âiãøm ca hçnh thỉïc ny l viãûc ghi chẹp cn trng làõp, thãø hiãûn l mäüt
nghiãûp vủ kinh tãú phạt sinh phi ghi âäưng thåìi vo nhiãưu säøï. Chàóng hản: khi “ Rụt tiãưn
gỉíi ngán hng vãư nháûp qu tiãưn màût ”, kãú toạn âån vë vỉìa ghi vo säø nháût k thu tiãưn
màût lải vỉìa ghi vo säø cại tiãưn màût v säø cại tiãưn gỉíi ngán hng.
Våïi nhỉỵng ỉu âiãøm v hản chãú trãn hçnh thỉïc ny ráút thêch håü
p våïi mi âån vë
thỉûc hiãûn kãú toạn trãn mạy vi tênh. Cn trong trỉåìng håüp cäng tạc kãú toạn chỉa âỉåüc
thỉûc hiãûn trãn mạy vi tênh thç hçnh thỉïc ny chè ph håüp våïi nhỉỵng âån vë cọ quy mä
vỉìa v nh.
5.2.2.2 Hçnh thỉïc Säø kãú toạn Nháût k - Säø Cại
a. Âàûc trỉng cå bn ca hçnh thỉïc
* Hçnh thỉïc säø Nháût k - säø cại l hçnh thỉïc säø kãú toạn trỉûc tiãúp, âån gin.
Theo hçnh thỉïc ny, cạc nghiãûp vủ kinh tãú, ti chênh phạt sinh âỉåüc phn ạnh
trỉûc tiãúp vo mäüt quøn säø gi l Nháût k - säø cại.
* Säú lỉåüng v loải säø gäưm:
- Nháût k - säø cại.
- Cạc säø v
th kãú toạn chi tiãút.
Säø nháût k - säø cại l mäüt quøn säø täøng håüp duy nháút, vỉìa lm säø Nháût k ghi
chẹp cạc nghiãûp vủ kinh tãú ti chênh phạt sinh theo trçnh tỉû thåìi gian, vỉìa dng lm säø
cại âãø táûp håüp v hãû thäúng hoạ cạc nghiãûp vủ âọ theo cạc ti khon kãú toạn. Táút c cạc
ti khon m doanh nghiãûp sỉí dủng âỉåüc phn ạnh trãn cng mäüt trang säø. Cå såí ghi
vo säø l chỉïng tỉì gäúc hồûc bng kã chỉïng tỉì gäúc. Mäùi chỉïng tỉì ghi mäüt dng vo
nháût k - säø cại.
+ Mäùi trang Nháût k - säø cạ
i gäưm cọ hai pháưn, âọ l pháưn nháût k v pháưn säø
cại:
- Pháưn nháût k dng âãø phn ạnh cạc nghiãûp vủ kinh tãú phạt sinh theo trçnh tỉû
thåìi gian.
- Pháưn säø cại dng âãø phn ạnh cạc nghiãûp vủ kinh tãú phạt sinh theo näüi dung

kinh tãú.
+ Cạc säø chi tiãút måí cho mäüt säú âäúi tỉåüng cáưn thiãút, phủc vủ cho u cáưu qun
l chi tiãút ca âån vë.


106
Máùu säø Nháût k - säø cại nhỉ sau:

Âån vë
SÄØ NHÁÛT K - SÄØ CẠI
Âëa chè Nàm : 20


Chỉïng tỉì TK TK TK Ngy
thạng
vo
säø
Säú
hiãûu
Ngy
thạng
Diãùn gii Säú tiãưn
Nåü Cọ Nåü Cọ Nåü Cọ
Säú dỉ âáưu ky ìn


Cäüng säú dỉ
cúi k n

Säú dỉ âáưu

k n+1




b. Trçnh tỉû ghi chẹp v xỉí l thäng tin
+ Hng ngy, càn cỉï vo chỉïng tỉì gäúc hồûc bng täøng håüp chỉïng tỉì gäúc kãú toạn
ghi vo nháût k - säø cại theo thỉï tỉû thåìi gian v cạc cäüt ti khon liãn quan theo âënh
khon. Âäưng thåìi nhỉỵng nghiãûp vủ cọ liãn quan âãún âäúi tỉåüng cáưn chi tiãút cn phi ghi
vo säø, th kãú toạn chi tiãút liãn quan.
Trong trỉåìng håüp âënh k cọ nhiãưu chỉïng tỉì gäúc cng loải phạt sinh, ta cọ thãø
täøng håüp chụng trãn bng kã chỉïng tỉì gäúc, láúy säú täøng cäüng trãn bng kã chỉïng tỉì gäúc
ghi mäüt láưn vo nháût k - säø cại âãø gim båï
t khäúi lỉåüng ghi säø.
+ Cúi k, càn cỉï säú liãûu trãn cạc säø chi tiãút, láûp bng täøng håüp chi tiãút. Âäúi
chiãúu säú liãûu trãn bng täøng håüp chi tiãút våïi säú liãûu cạc ti khon tỉång ỉïng trãn nháût
k - säø cại. Sau khi âäúi chiãúu nãúu säú liãûu giỉỵa säø nháût k - säø cại v bng täøng håüp chi
tiãút khåïp âụng våïi nhau thç dng säú liãûu â âäúi chiãúu âọ âãø láûp cạc bạo cạo ti chênh.
107
c. Så âäư ghi chẹp v xỉí l thäng tin

Ghi chụ: Ghi hng ngy hồûc âënh k.
Ghi cúi thạng hồûc cúi k.
Quan hãû âäúi chiãúu

d. Ỉu âiãøm v màût hản chãú
+ Hçnh thỉïc Nháût k - säø cại cọ ỉu âiãøm l âån gin, säú lỉåüng säø êt, säú liãûu táûp
trung; dãù theo di säú liãûu, dãù âäúi chiãúu kiãøm tra.
+ Tuy váûy, hçnh thỉïc säø ny cọ nhỉỵng màût hản chãú nhỉ: khn khäø säø käưng
kãưnh do cạc ti khon âỉåüc liãût kã ngang trãn mäüt trang säø, dáùn âãún viãûc bo qun säø
trong niãn âäü khọ khàn. Âäưng thåìi viãûc phán cäng lao âäüng kãú toạn trong âån vë khọ
khàn vç säø chè cọ måí mäùi mäüt quøn.
Hçnh thỉïc ny chè thêch håüp våïi nhỉỵng âån vë sỉí dủng êt ti khon, nghiãûp vủ
kinh tãú phạt sinh khäng nhiãưu, trçnh âäü kãú toạn tháúp.
5.2.2.3 Hçnh thỉïc säø kãú toạ
n Chỉïng tỉì ghi säø
a. Âàûc trỉng cå bn ca hçnh thỉïc
* Âàûc trỉng ca hçnh thỉïc Chỉïng tỉì ghi säø l cạc nghiãûp vủ kinh tãú, ti chênh
phạt sinh phn ạnh åí chỉïng tỉì gäúc, âỉåüc phán loải, täøng håüp âãø láûp chỉïng tỉì ghi säø
theo thåìi gian v theo âäúi tỉåüng (cng loải, cng näüi dung kinh tãú). Säú liãûu trãn chỉïng
tỉì ghi säø l càn cỉï âãø ghi vo säø cại, láûp bng cán âäúi ti khon v cạc bạo cạo ti
chênh.
Chỉïng tỉì
gäúc
Bng kã
chỉïng tỉì gäúc

Säø Nháût k - Säø Cại
Bạo cạo Kãú toạn
Säø, th chi
i
ú
Bng täøng håüp
chi tiãút
Säø qu
108
* Cạc loải säø: Chỉïng tỉì ghi säø, säø âàng k chỉïng tỉì ghi säø, säø Cại v cạc säø chi
tiãút.
+ Chỉïng tỉì ghi säø l loải säø trung gian dng âãø táûp håüp theo tỉìng loải chỉïng tỉì
gäúc. Chỉïng tỉì ghi säø cọ thãø âỉåüc láûp trãn cå såí tỉìng chỉïng tỉì gäúc hồûc bng täøng håüp
cạc chỉïng tỉì gäúc cng loải, cọ cng näüi dung kinh tãú. Chỉïng tỉì ghi säø cọ thãø láûp theo
ti khon nhỉ: ti khon Tiãưn gỉíi ngán hng, ti khon Ngun váût liãûu, ti khon
Doanh thu bạn hng v cung cáúp dëch vủ ; hồûc chỉïng tỉì ghi säø cọ thãø láûp theo cạc
chè tiãu Bạo cạo t
i chênh, chàóng hản: Chè tiãu Giạ thnh sn pháøm, chè tiãu Låüi
nhûn
Máùu chỉïng tỉì ghi säø âỉåüc thiãút kãú nhỉ sau:

CHỈÏNG TỈÌ GHI SÄØ
Säú:
Ngy: thạng nàm
Säú hiãûu ti khon
Trêch úu
Nåü Cọ
Säú tiãưn Ghi chụ
1 2 3 4 5

Cäüng
Km theo chỉïng tỉì gäúc
Ngỉåìi láûp
(k, h tãn)

Kãú toạn trỉåíng
(k, h tãn)

Chỉïng tỉì ghi säø phi âênh km theo chỉïng tỉì gäúc måïi cọ giạ trë phạp l, lm cå
såí âãø ghi chẹp vo cạc säø täøng håüp khạc.
Säú hiãûu ca chỉïng tỉì ghi säø l säú thỉï tỉû ca chỉïng tỉì âỉåüc láûp v âàng k trãn
säø âàng k chỉïng tỉì ghi säø. Ngy, thạng ghi trãn chỉïng tỉì ghi säø l ngy, thạng vo säø
âàng k chỉïng tỉì ghi säø.

+ Säø âàng k chỉïng tỉì ghi säø l säø kãú toạn täøng håüp cọ ba chỉïc nàng cå bn:
ghi cạc chỉïng tỉì ghi säø theo thåìi gian âàng k; lỉu giỉỵ v täøng håüp säú liãûu theo thåìi
gian âàng k vo säø; lm càn cỉï âãø kiãøm tra âäúi chiãúu säú liãûu våïi bng cán âäúi ti
khon.


109
Máùu säø âỉåüc thiãút kãú nhỉ sau:

SÄØ ÂÀNG K CHỈÏNG TỈÌ GHI SÄØ
Nàm:

Chỉïng tỉì ghi säø Chỉïng tỉì ghi säø
Säú hiãûu Ngy thạng
Säú tiãưn

Säú hiãûu Ngy thạng
Säú tiãưn
1 2 3 4 5 6


Cäüng Cäüng thạng
Lu kãú tỉì âáưu k


+ Säø Cại ca hçnh thỉïc chỉïng tỉì ghi säø âỉåüc måí riãng cho tỉìng ti khon, cọ
thãø chi tiãút thnh ti khon cáúp 2, cáúp 3 ty theo u cáưu ca cäng tạc qun l. Mäùi ti
khon âỉåüc måí mäüt trang hay mäüt säú trang tu theo säú lỉåüng ghi chẹp ca cạc nghiãûp
vủ kinh tãú phạt sinh nhiãưu hay êt ca tỉìng ti khon.
Máùu säø Cại thỉåìng âỉåüc thiãút kãú theo nhỉỵng dảng sau:
Dảng 1:
SÄØ CẠI
Nàm:
Tãn ti khon: Säú hiãûu:

Chỉïng tỉì
ghi säø
Säú tiãưn Ti khon cáúp 2
TK TK TK
Ngy
thạng
ghi säø
SH NT
Diãùn gii TK âäúi ỉïng
Nåü Cọ
Nåü Cọ Nåü Cọ

Säú dỉ âáưu k

Cäüng SPS






Säú dỉ cúi k n

Säú dỉ âáưu k
(n+1)

110
Dảng 2:
SÄØ CẠI
Nàm:
Tãn ti khon: Säú hiãûu:


Ctỉì ghi säø Ghi Nåü TK
Ghi Cọ cạc TI KHON
Ctỉì ghi säø Ghi Cọü TK
Ghi Nåü cạc TK
Ngy
thạng
ghi säø
SH NT TK TK Cäüng
Nåü

TK
Ngy
thạng
ghi säø
SH NT TK Cäüng
Cọ
TK



Cäüng PHẠT SINH Cäüng PHẠT SINH
Lu kãú tåïi
k bạo cạo
Lu kãú tåïi
k bạo cạo

Säú dỉ cúi k Säú dỉ cúi k
Cå såí âãø ghi vo säø cại l chỉïng tỉì ghi säø, säø cại âỉåüc ghi âënh k theo âënh k
ca chỉïng tỉì ghi säø hồûc cọ thãø âỉåüc ghi vo ngy cúi k bạo cạo.
b.Trçnh tỉû ghi säø v xỉí l thäng tin
+ Hng ngy, tỉì chỉïng tỉì gäúc tiãún hnh phán loải, täøng håüp láûp chỉïng tỉì ghi säø
hồûc tỉì cạc chỉïng tỉì gäúc cng loải, cng näüi dung kinh tãú láûp bng täøng håüp chỉïng tỉì
gäúc räưi måïi láûp chỉïng tỉì ghi säø. Âäưng thåìi, nhỉỵng chỉïng tỉì gäúc liãn quan âãún âäúi
tỉåüng cáưn chi tiãút cn âỉåüc ghi vo cạc säø chi tiãút liãn quan.
+ Tỉì chỉïng tỉì ghi säø
â láûp, kãú toạn tiãún hnh ghi vo säø âàng k chỉïng tỉì ghi
säø v ghi vo säø cại cạc ti khon cọ liãn quan.
+ Cúi k, càn cỉï vo säú liãûu cạc säø chi tiãút láûp bng täøng håüp chi tiãút räưi âäúi
chiãúu våïi säø cại. Nãúu säú liãûu khåïp âụng, thç tỉì cạc säø cại kãú toạn tiãún hnh láûp bng
cán âäúi ti khon.

Âäúi chiãúu säú liãûu trãn bng cán âäúi ti khon våïi säú liãûu trãn säø âàng k chỉïng
tỉì ghi säø. Nãúu khäng cọ gç sai lãûch giỉỵa säú liãûu ca bng cán âäúi ti khon våïi säú liãûu
ca säø âàng k chỉïng tỉì
ghi säø, thç kãú toạn càn cỉï vo säú liãûu trãn bng cán âäúi ti
khon v säú liãûu trãn bng täøng håüp chi tiãút âãø láûp cạc bạo cạo kãú toạn.

111
c. Så âäư trçnh tỉû ghi chẹp v xỉí l thäng tin

Ghi chụ: Ghi hng ngy hồûc âënh k.
Ghi cúi thạng hồûc cúi k.
Quan hãû âäúi chiãúu

d. Ỉu âiãøm v màût hản chãú
Cng nhỉ hai hçnh thỉïc trỉåïc, hçnh thỉïc säø kãú toạn chỉïng tỉì ghi säø cọ ỉu âiãøm
l máùu säø âån gin, dãù ghi chẹp, dãù âäúi chiãúu, dãù kiãøm tra, thûn tiãûn cho viãûc phán
cäng lao âäüng.
Tuy váûy, hçnh thỉïc ny váùn cn täưn tải mäüt säú hản chãú nhỉ: ghi chẹp trng làõp,
cäng viãûc däưn nhiãưu vo cúi k, khäng thêch håüp våïi nhỉỵng doanh nghiãûp cọ quy mä
låïn ạp dủng kãú toạn th cäng.
Chỉïng tỉì
gäúc
Bng täøng håüp
chỉïng tỉì gäúc
Chỉïng tỉì ghi säø
Säø Cại
Säø chi tiãút
Bng täøng håüp
chi tiãút
Säø qu
Säø âàng k
chỉïng tỉì ghi säø
Bng cán âäúi
ti khon
Bạo cạo kãú toạn
112
5.2.2.4 Hçnh thỉïc säø kãú toạn Nháût k chỉïng tỉì
a. Âàûc trỉng cå bn ca hçnh thỉïc
* Âàûc trỉng ca hçnh thỉïc Nháût k chỉïng tỉì

- Táút c cạc nghiãûp vủ kinh tãú, ti chênh phạt sinh hàòng ngy âãưu âỉåüc táûp håüp
v hãû thäúng hoạ theo bãn Cọ ca cạc ti khon kãút håüp våïi viãûc phán têch cạc nghiãûp
vủ kinh tãú , ti chênh âọ theo cạc ti khon âäúi ỉïng Nåü.
- Kãút håüp chàût ch viãûc ghi chẹp cạc nghiãûp vủ kinh tãú phạt sinh theo trçnh tỉû
thåìi gian våïi viãûc hãû thäúng hoạ cạc nghiãûp vủ kinh tãú phạt sinh theo näüi dung kinh tãú.
- Kãút håüp hảch toạn täøng håüp våïi hảch toạ
n chi tiãút trong mäüt säú trỉåìng håüp.
- Cạc säø sạch trong hçnh thỉïc säø kãú toạn ny âãưu âỉåüc thiãút kãú theo máùu sàơn
theo quan hãû âäúi ỉïng ti khon v âỉåüc ban hnh mäüt cạch thäúng nháút.
* Cạc loải säø: Nháût k chỉïng tỉì ; Bng kã; säø Cại; säø, th kãú toạn chi tiãút.
+ Nháût k chỉïng tỉì l säø kãú toạn täøng håüp, dng âãø phn ạnh ton bäü cạc
nghiãûp vủ kinh tãú, ti chênh phạt sinh theo bãn Cọ ca cạc ti khon. Mäüt nháût k
chỉïng tỉì cọ thãø måí cho mäüt hồûc mäüt säú ti khon cọ cng näüi dung kinh tãú hồûc cọ
quan hã
û âäúi ỉïng våïi nhau.
Trong mi trỉåìng håüp säú phạt sinh bãn Cọ ca mäùi ti khon chè táûp trung phn
ạnh trãn mäüt Nháût k chỉïng tỉì v tỉì Nháût k chỉïng tỉì ny ghi vo säø cại mäüt láưn vo
cúi thạng.
Hiãûn nay, theo quy âënh cọ 10 Nháût k chỉïng tỉì (NKCT) âỉåüc sỉí dủng v âỉåüc
âạnh säú tỉì NKCT säú 1 âãún NKCT säú 10.
+ Bng kã l loải säø phủc vủ cho viãûc ghi säø Nháût k chỉïng tỉì âỉåüc gn nhẻ,
nhanh chọng; âỉåüc sỉí dủng trong trỉåìng håüp khi cạc chè tiãu hảch toạn chi tiãút ca mäüt
säú ti khon khäng thãø kãút håüp phn ạnh trỉûc tiãúp trãn nháû
t k chỉïng tỉì âỉåüc.
Theo quy âënh, hiãûn nay cọ 10 Bng kã âỉåüc sỉí dủng v âỉåüc âạnh säú tỉì Bng
kã säú 1 âãún Bng kã säú 11 (khäng cọ Bng kã säú 7).
+ Bng phán bäø âỉåüc sỉí dủng âãø táûp håüp v tênh toạn phán bäø chi phê cho âäúi
tỉåüng chëu phê theo cäng dủng v mủc âêch chi phê trỉåïc khi ghi vo Nháût k chỉïng tỉì
hồûc Bng kã.
+ Säø, th kãú toạn chi tiãút: dng âãø táûp håüp cạc chỉïng tỉì gäúc cng loải ca mäüt

säú âäúi tỉåüng nhàòm phủc vủ cho viãûc ghi Bng kã hồûc Nháût k chỉïng tỉì liãn quan.
+ Säø Cại âỉåüc måí cho c nàm, måí cho tỉìng ti khon trong âọ phn ạnh säú phạt
sinh Nå
ü, phạt sinh Cọ v säú dỉ cúi thạng. Säø chè ghi mäüt láưn vo cúi thạng trãn cå såí
cạc nháût k chỉïng tỉì.