KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH NỘP THEO LƯƠNG TẠI TRƯỜNG THCS XUÂN BÁI

LỜI NÓI ĐẦU
Kế toán hành chính sự nghiệp với tư cách là 1 bộ phận cấu thành quan
trọng của hệ thống khác công cụ quản lý, bộ phận cấu thành của hệ thống kế
toán Nhà nước có chức năng tổ chức hệ thống thông tin toàn diện, liên tục có
hệ thống về tình hình tiếp nhận sử dụng kinh phí, quỹ, tài sản công ở các đơn
vị thụ hưởng ngân quỹ công cộng. Thông qua đó, tổ trưởng các tổ chức hành
chính sự nghiệp nắm bắt được tình hình hoạt động của mình tổ chức phát huy
mặt tích cực, ngăn chặn kịp thời các khuyết điểm, các cơ quan chức năng của
Nhà nước kiểm soát, đánh giá chính xác công việc hiệu quả của việc sử dụng
công quỹ.
Hiện nay hơn 50% số chi Ngân sách của Nhà nước hàng năm dành cho
chi thường xuyên thông qua các tổ chức hành chính sự nghiệp trong cả nước.
Để giúp các đơn vị quản lý tốt ngân sách được Nhà nước cấp phát, giúp
cho các cơ quan kiểm tra, kiểm soát của Nhà nước trong việc kiểm tra, kiểm
soát việc chấp hành chế độ chi tiêu, ngăn chặn sự tham nhũng, lãng phí thì
một trong những biện pháp phải làm là phải có một kế toán hành chính sự
nghiệp bao quát được các nội dung hoạt động, dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra,
kiểm soát. Vì vậy đòi hỏi sự cần thiết của kế toán hành chính sự nghiệp.
Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin
quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán, tình hình
quản lý và sử dụng các loạit vật tư, tài sản công, tiến hành dự toán thu, chi và
thực hiện các tiêu chuẩn định mức của đơn vị.
Kế toán hành chính sự nghiệp với chức năng và giám đốc mọi hoạt
động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành ngân sách Nhà nước tại các
đơn vị hành chính sự nghiệp, được Nhà nước sử dụng như một công cụ sắc
bén có hiệu lực trong việc quản lý Ngân sách Nhà nước đơn vị, góp phần đắc
lực vào việc sử dụng các nguồn vốn một cách tiết kiệm có hiệu quả đúng như
dự toán được duyệt, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn ngân sách.
Đỗ Thế Anh KT 04H
1
Để thực sự là công cụ sắc bén, có hiệu quả trong công tác quản lý tài

sản chính kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp phải thực hiện các nghiệp vụ
sau:
+ Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí
được cấp, được tài trợ, được hình thành và sử dụng các khoản kinh phí: sử
dụng ở các khoản thu ở đơn vị.
+ Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi,
tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính, các tiêu chuẩn, định mức
của Nhà nước, kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản công sở
đơn vị, kiểm tra tình hình chấp hành thu nộp ngân sách; chấp hành kỉ luật
thanh toán và các chế độ, chính sách hành chính của Nhà nước.
+ Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự
toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của đơn vị
cấp dưới.
+ Lập và nộp đúng hạn báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp
trên và cơ quan tài chính theo quy định. Cung cấp thông tin và tài liệu cần
thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng định mức chi tiêu. Phân
tích và đánh giá hiệu quả các nguồn kinh phí.
Phương pháp kế toán sử dụng là: kế toán sử dụng phương pháp kế toán
ghi sổ kép đảm bảo sự cân điểm giữa vốn và nguồn, giữa kinh phí nhận với
kinh phí cấp, giữa giá trị và nguồn hình thành TSCĐ….
Trong đợt thực tập này em được thực tập ở đơn vị hành chính sự nghiệp
đó là Trường THCS Xuân Bái. Tuy thời gian thực tập ở trường có hạn (ít hơn
so với thời gian đưa ra của nhà trường) xong đã đem lại cho em nhiều kiến
thức bổ ích về ngành học của mình hơn. Em đã thấy được tầm quan trọng của
một người kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp, nắm vững hơn về công tác
nghiệp vụ chuyên môn của mình.
Thanh Hóa, ngày 20 tháng 4 năm 2007
Sinh viên
Đỗ Thế Anh KT 04H
2

Đỗ Thế Anh
PHẦN I: PHẦN CHUNG
A. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG
I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA TRƯỜNG THCS XUÂN BÁI
1. Quá trình thành lập trường THCS Xuân Bái
a. Vài nét về truyền thống giáo dục của Xuân Bái trước cách mạng
tháng tám:
Xuân Bái là một trong những vùng đất hiếu học của Thọ Xuân. Người
dân Xuân Bái nay còn nhớ mãi "Những đêm đốt đuốc soi đường" đi học.Thầy
giáo lúc bấy giờ là những thầy đồ, nho, quý người yêu trẻ, muốn đem vốn học
vấn của mình giúp ích cho đời, dạy cái chữ cho người đời bớt khổ. Hai thầy
đồ, nho là Lê Bá Thảo và Nguyễn Văn Duệ để đem trí tuệ của mình gieo mầm
hiếu học cho quê hương. Rồi thầy Nguyễn Văn Sơn thầy Lê Vưan Chung có
nhiều công sức trong việc mở mang - phát triển văn hóa cho nhân dân qua các
lớp bình dân học vụ. Truyền thống hiếu học của con em Xuân Bái ngày càng
được phát huy và nhân lên rộng khắc.
b. Sự thành lập trường cấp II Xuân Bái (nay là trường THCS Xuân Bái
sau cách mạng tháng tám và đặc biệt là sau khi hòa bình lập lại ở miền Bắc,
người dân Xuân Bái được hưởng một nền giáo dục mới - Một nền giáo dục do
dân và vì dân mà hàng ngàn năm trước chưa từng có, không thể có.
Ngày 02/9/1945, chủ tịch Hồ Chí Minh đọc tuyên ngôn độc lập, khai
sinh ra nước Việt Nam dân chủ cộng hòa. Ngày 03/9/1945 Bác Hồ nêu rõ:
"Nạn dốt là một trong những phương pháp độc ác mà bọn thực dân định để
cai trị chúng ta, hơn 90% đồng bào ta mù chữ. Một dân tộc dốt là một dân tộc
yếu đuối". Ngày 08/9/1945 Bác Hồ ký xác lệnh thành lập nhà bình dân học vụ
với nhiệm vụ xóa nạn mù chữ ngày 01/01/1945 nhân ngày khai trương đầu
tiên của nước Việt Nam dân chủ cộng hòa, Bác Hồ đã gửi thư căn dặn các
cháu học sinh "Non sông Việt Nam có trở nên tươi đẹp hay không. Dân tộc
Đỗ Thế Anh KT 04H
3

Việt Nam có trở nên sánh vai với cường quốc năm châu hay không chính là
nhờ một phần công học tập của các cháu".
Được sự đồng ý của Bộ giáo dục ngày 05/9/1964, trường cấp II Xuân
Bái chính thức thành lập. Lúc này thường chí có 2 lớp (1lớp 5 và 1 lớp 6) do
thầy Lê Văn Chung làm hiệu trưởng (sau này xác nhập với trường cấp 1 được
mang tên là trường cấp I, cấp II Xuân Bái).
Quá trình phát triển và trưởng thành của trường THCS Xuân Bái
Trường cấp II Xuân Bái (tên gọi của trường THCS Xuân Bái ngày
nay). Ra đời trong thời kỳ xây dựng CNXH ở miền Bắc và đấu tranh chống
Mỹ - Diệm ở miền Nam, thực hiện thống nhất đất nước. Trong hoàn cảnh đó
thầy trò trường cấp II Xuân Bái đã quyết tâm thực hiện lời dạy của Bác Hồ.
"Vì lợi ích mười năm tròng người, vì lợi ích mười năm trồng cây". Dù khó
khăn đến đâu cũng phải thi đua thật tốt - học thật tốt; "Từ khi thành lập đến
nay dưới sự lãnh đạo của công ty, trực tiếp là ban giám hiệu nhà trường đã
không ngừng phát triển về cơ sở vật chất về số lượng và chất lượng học sinh,
cũng như đội ngũ cán bộ giáo viên.
Khi mới thành lập chỉ có 2 lớp với 90 em học sinh, 4 giáo viên, trường
có 2 lớp và một văn phòng.
Đến giai đoạn 1964 - 1968 đế quốc Mỹ bắn phá miền Bắc, trường cấp
II Xuân Bái xây dựng giữa cánh đồng bên cạnh đường quốc lộ 47, không có
cây cối che phủ, nên chỉ thị của UBND huyện Thọ Xuân là trường phải sơ tán
vào thôn xóm để tránh máy bay Mỹ đầu năm 1945 Quyết định chuyển vào
xóm Minh Thành II để dạy và học điều kiện kinh tế của xã còn khó khăn, hơn
nữa các lớp học tạm thời làm bằng tre luồng và lợp bằng thanh tre nứa lá.
Được sự quan tâm của Đảng ủy chính quyền địa phương đã vận động phụ
huynh học sinh, phối hợp với thầy trò nhà trường, nên chỉ sau 2 tuần đã làm
xong trường lớp và văn phòng để dạy và học tập. Nhờ có tinh thần trách
nhiệm và ý thức làm chủ của từng giáo viên, năm nào thi tốt nghiệp cũng đạt
tỉ lệ cao.
Đỗ Thế Anh KT 04H

4
Do có phong trào thi đua tốt, trường cấp II Xuân Bái trong 4 năm liền
trường liên tục đạt được trường tiên tiến xuất sắc của Huyện, trường do thầy
Lê Văn chung làm hiệu trưởng, đã được bầu chiến sỹ thi đua 2 năm liền của
ngành giáo dục. Thời kỳ 1969 - 1970 - 1971, Trường cấp II Xuân Bái với
trường cấp II Xuân Hòa thành trường cấp II Xuân Bái. Do thầy Vũ Văn Việt
làm hiệu trưởng. Thời kỳ 1971 - 1972 tách trường cấp II Xuân Bái gồm 4 lớp
có 2 lớp 5 và lớp 6, lớp 7 do thầy Vũ Văn Việt làm hiệu trưởng cho đến năm
1975 đó là thời kỳ đế quốc Mỹ mở rộng đánh phá miền Bắc, thị xã Thanh
Hóa trước đây nay là Thành phố Thanh Hóa là trọng điểm đánh phá của đế
quốc mỹ, ngành giáo dục Thanh Hóa tiếp tục xây dựng và phát triển thực hiện
khẩu hiệu: "Một hội đồng hai nhiệm vụ" vừa dạy phổ thông vừa dạy bổ túc
văn hóa. Nhiều tấm gương sáng của học sinh và giáo viên Thanh Hóa đã được
tuyên dương như em Nguyễn Bá Ngọc đã quên mình cứu hai em nhỏ.
- Giai đoạn 1972 - 1976 mỗi năm trường có 6 lớp , mỗi khối có 2 lớp
do thầy Hoàng Hai làm hiệu trưởng, thầy Đào Duy Anh làm hiệu phó trường
liên tục đạt tiên tiến cấp huyện.
- Năm 1976 - 1977 trường cấp II Xuân Bái sát nhập với cấp I Xuân Bái
thành trường phổ thông cơ sở, lúc đó có 16 lớp (cấp I 10 lớp, cấp II 6 lớp) do
thầy Hoàng Hải làm hiệu trưởng.
- Từ 1977 - 1981 trường vẫn có 16 lớp ban giám hiệu vẫn giữ nguyên
mỗi năm trường có từ 5 - 10 em học sinh đạt học sinh giỏi cấp huyện
- Từ năm 1981 - 1983 thầy Nguyễn Văn Mậu làm hiệu trưởng
- Từ năm 1983 - 1984 trường do thầy Nguyễn Văn Ngôn làm hiệu
trưởng
- Từ năm 1988 trường có 17 lớp (10 lớp cấp I và 7 lớp cấp II) do thầy
Nguyễn Xuân Liên làm hiệu trưởng. Trong thời gian này ngành giáo dục cả
nước đứng trước hoàn cảnh đời sống của cán bộ, nhân dân còn nhiều khó
khăn, nhất là đời sống của giáo viên, một số biến động của xã hội đã tác động
đến ngành giáo dục. Mặc dù đứng trước hoàn cảnh khó khăn như vậy, thầy trò

Đỗ Thế Anh KT 04H
5
trường cấp II Xuân Bái vẫn kiên trì bám trường, bám lớp, tiếp tục thi đua học
tốt.
- Năm 1994 - 1995 thực hiện chủ trương của Bộ giáo dục trường phổ
thông cơ sở tách làm hai trường, khối cấp II trở thành một bậc học là trung
học cơ sở từ đây trường trung học cơ sở Xuân Bái có 7 lớp và 283 học sinh,
và 13 giáo viên do thầy Nguyễn Ngọc Sương làm hiệu trưởng.
- Năm học 1995 - 2000 trường có 10 lớp do thầy Nguyễn Ngọc Sương
làm hiệu trưởng trong những năm này trường luôn đạt tiên tiến cấp Huyện.
Thực hiện NQTW của Đảng nâng cao dân trí đào tạo nhân lực và bồi
dưỡng nhân tài. Thực hiện nhiệm vụ mà Đảng giao phó ngành giáo dục phát
động phong trào "kỷ cương - tình thương - trách nhiệm". Mỗi thầy cô giáo là
tấm gương sáng cho học sinh noi theo.Thời kỳ này nền kinh tế đất nước ngày
càng phát triển nên đời sống của giáo viên dần dần ổn định hơn.
- Từ năm 2001 - 2003 trường có 12 lớp, với hơn 420 học sinh, 39 cán
bộ giáo viên do cô Phạm Thị Yến làm hiệu trưởng.
- Năm 2004 - 2007 do cô Phạm Yến làm hiệu trưởng nhà trường tiếp
tục phấn đấu giữ vững danh hiệu tiên tiến cấp huyện, tập thể cán bộ giáo viên
nhà trường đã kiên trì phấn đấu "Tất cả vì học sinh thân yêu" đưa nhà trường
ngày càng phát triển và trưởng thành.
Như vậy, kể từ khi thành lập trải qua nhiều thời kỳ biến động cùng với
sự phát triển lịch sử của dân tộc. Trường đã không ngừng phát triển về cơ sở
vật chất, về quy mô số lượng và chất lượng.
- Từ 2 lớp cấp II ban đầu phải học nhà tranh tre nứa lá, đến nay trường
có một ngôi trường khang trang. Xanh - Sạch - Đẹp với 12 lớp trên 420 học
sinh và 39 cán bộ. Đội ngũ cán bộ giáo viên 100% đạt chuẩn trở lên, mạnh về
chất lượng nhiệt tình với thế hệ trẻ đầy chính sách miền tự hào của thầy trò
trường THCS Xuân Bái.
Đỗ Thế Anh KT 04H

6

Giai đoạn Số lớp
Số học
sinh
Số giáo
viên
Học sinh giỏi
cấp huyện tỉnh
Giáo viên
giỏi cấp
tỉnh
Danh hiệu thi
đua
1969 -
1968
02 90 04 02 TTcấp Huyện
69 - 71 02 100 04 02 TTcấp Huyện
71 -72 04 180 80 02 TTcấp Huyện
72 - 77 06 253 10 06 02 TTcấp Huyện
77 - 81 16 625 28 15 03 TTcấp Huyện
81 - 93 17 660 29 16 06 TTcấp Huyện
93 - 2000 10 360 30 09 08 TTcấp Huyện
2000 -
2006
12 420 39 12 06 TTcấp Huyện
2. Chức năng nhiệm vụ chính của đơn vị
Trường THCS Xuân Bái là một đơn vị chịu sự quản lý trực tiếp của Sở
Giáo dục và Đào tạo TP Thanh Hóa nên trường có chức năng nhiệm vụ theo
quy định của Sở Giáo dục và Đào tạo.

Hiệu trưởng thực hiện công tác hành chính mà trước hết là trong việc tổ
chức thực hiện mục tiêu trong kế hoạch đào tạo mà Nhà nước ban hành
chương trình trong kế hoạch đã quy định rõ từng môn, từng tiết học trên lớp,
thực hành ngoài trời, chế độ kiểm tra đánh giá tiếp thu của học sinh. Tất cả
phải được giáo viên thực hiện đúng theo quy định.
Về mặt tổ chức giảng dạy công tác hành chính yêu cầu giảng dạy và
học theo đúng thời khóa biểu, ra vào lớp đúng giờ, chấp hành đầy đủ nội quy,
nề nếp dạy và học do nhà trường quy định.
Cán bộ giáo viên phải chấp hành đầy đủ chế độ, chính sách, thực hiện
đúng những công việc chuyên môn của mình.
Phòng giáo vụ có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh diễn biến và kết quả của
quá trình giáo dục - học tập. Văn phòng nhà trường phải làm tốt công tác hành
chính - giáo vụ để giúp hiệu trưởng chỉ đạo sát sao công việc giảng dạy. Đây
Đỗ Thế Anh KT 04H
7
là nhiệm vụ trọng tâm của văn phòng nhà trường. Ngoài việc thực hiện tốt
công việc giảng dạy trường còn có nhiều nhiệm vụ khác.
Với bề dạy lịch sử và truyền thống vốn có của mình cùng với sự quản
lý đúng đắn của ban giám hiệu trường THCS Xuân Bái ngày càng lớn mạnh
hơn cùng với những hoạt động trong kế toán.
Trường luôn xác định cho mình một nhiệm vụ cụ thể luôn tận tâm tận
lực với công tác. Luôn đi sâu đi sát những thay đổi trong chế độ đảm bảo cho
việc chi trả thanh toán lương cho cán bộ giáo viên một cách nhanh chóng kịp
thời và khoa học.
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị
Bộ máy quản lý của trường THCS Xuân Bái là những cán bộ có rất
nhiều năm kinh nghiệm quản lý, phân công việc nên được tập thể giáo viên,
công nhân viên của trường tin yêu và chấp hành đúng nội quy đề ra.
Sơ đồ bộ máy quản lý của trường
Đỗ Thế Anh KT 04H

8
HIỆU TRƯỞNG
Phó hiệu trưởng
phụ trách học tập
Phó hiệu trưởng
phụ trách đức - dục
Tổ
Văn
Tổ
Toán
Tổ lý
kỹ
thuật
CN
Tổ
ngoại
ngữ
công
dân
Tổ sinh,
hoá kỹ
nông
nghiệp
Tổ sử
địa TD
Tổ
h nh à
chính
Công
đo nà

Văn
hoá
TT
Hội
phụ
huynh
GV
CN
lớp
Tổ h nh à
chính
Phòng
bảo vệ
Phòng
t i và ụ
Nhiệm vụ của từng bộ phận
- Hiệu trưởng là người chịu trách nhiệm của các hoạt động trong trường
như sau:
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch năm học. Tổ chức bộ máy
của trường, thành lập và bổ nhiệm tổ trưởng các tổ chuyên môn, tổ hành
chính, thành lập chủ tịch các hội đồng trong trường.
+ Phân công quản lý kiểm tra công tác giáo viên, nhân viên đề nghị
giám đốc phòng giáo dục về quyết định tuyển dụng, thuyên chuyển, đề đạt
giáo viên, nhân viên của trường: khen thưởng, thi hành kỷ luật đối với giáo
viên, nhân viên theo quy định của Nhà nước.
+ Quản lý thi hành quy chế dân chủ trong trường. Quản lý học sinh và
các hoạt động của học sinh do trường tổ chức, nhận học sinh vào học, giới
thiệu học sinh chuyển trường quyết định khen thưởng học sinh, xét duyệt kết
quả đánh giá xếp loại học sinh, danh sách học sinh lên lớp ở lại, danh sách
học sinh được thi tốt nghiệp.

+ Được dự các lớp bồi dưỡng về chính trị, chuyên môn và nghiệp vụ
quản lý trường được hưởng các quyền lợi của hiệu trưởng.
- Phó hiệu trưởng: là người giúp việc cho hiệu trưởng có nhiệm vụ sau:
+ Thực hiện và chịu trách nhiệm trước hiệu trưởng về các công việc
được phân công cùng hiệu trưởng chịu trách nhiệm trước cấp trên về các hoạt
động có liên quan của trường. Thay mặt hiệu trưởng điều hành hoạt động của
trường khi được ủy quyền.
+ Được dự các lớp bồi dưỡng chính trị, chuyên môn và nghiệp vụ quản
lý của trường, được hưởng các quyền lợi của Phó hiệu trưởng theo quy định.
- Tổ chức Đảng và các đoàn thể trong trường.
+ Tổ chức Đảng và các đoàn thể trong lãnh đạo trường và các hoạt
động trong khuôn khổ hiến pháp và pháp luật.
Đỗ Thế Anh KT 04H
9
+ Công đoàn giáo dục ĐTNCSHCM và các tổ chức xã hội khác hoạt
động theo quy định của pháp luật, nhằm giúp trường trong việc thực hiện mục
tiêu và nguyên lý giáo dục.
- Bảo vệ các nhiệm vụ giữ an ninh và tài sản của trường.
- Tổ trưởng chuyên môn có nhiệm vụ sau: xây dựng kế hoạch hoạt
động chung của tổ hướng dẫn xây dựng và quản lý kế hoạch cá nhân của tổ
giáo viên theo kế hoạch dạy học phân phối chương trình và các quy định của
bộ giáo dục và đào tạo.
+ Tổ chức, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ kiểm tra, đánh giá hiệu
quả giảng dạy và giáo dục giáo viên theo kế hoạch của trường.
+ Đề xuất khen thưởng kỷ luật đối với giáo viên, giúp đỡ hiệu trưởng
chỉ đạo các hoạt động giáo dục khác. Tổ chuyên môn sinh hoạt mỗi tuần một
lần.
4. Công tác tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị
Nhiệm vụ của kế toán
- Thu thập, phản ánh xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí

được cấp tài trợ và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, sử dụng các khoản
phụ phát sinh ở đơn vị.
- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi
tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn định mức
của Nhà nước, kiểm tra việc quản lý sử dụng các loại vật tư tài sản công của
đơn vị.
- Lập và nộp các báo cáo đúng hạn và báo cáo cho các cơ quan quản lý
cấp trên và cơ quan tài chính theo chế độ quy định, cung cấp thông tin và các
tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng các định mức chi tiêu kinh phí
phân tích đánh giá hiệu quả các nguồn kinh phí, vốn quỹ ở đơn vị.
- Thủ quỹ: có trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt của đơn vị trong việc
thu, chi theo chế độ và phải có trách nhiệm trước quý.
Đỗ Thế Anh KT 04H
10
Thủ quỹ và kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau thể hiện ở việc
thu, chi theo tiền trên sổ quý của thủ quỹ phải khớp với số liệu trên sổ sách
của kế toán. Tuy nhiên thủ quỹ và kế toán làm việc độc lập với nhau.
Đỗ Thế Anh KT 04H
11
Sơ đồ tổ chức công tác kế toán trường THCS XUÂN BÁI.
- Cuối tháng giáo viên chủ nhiệm lớp nộp học phí cho phụ trách kế
toán, phụ trách kế toán viết phiếu thu và chuyển cho thủ quỹ nhập và quỹ đơn
vị. Các tổ trưởng bộ môn định kỳ đầu nám các bộ phận dự trù mua sắm trang
thiết bị chuyên môn đưa cho phụ trách kế toán để định mức chi tiêu cho đơn
vị.
- Định mức chi tiêu của trường phải nằm trong nguồn ngân sách cấp
không được chi tiêu quá trong định mức
- Đầu năm phải dự toán mua sắm và sửa chữa các TSCĐ để sở giáo dục
định mức chi tiêu cho đơn vị.
5. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong đơn vị với cán bộ kế toán

Trường THCS Xuân Bái là đơn vị sự nghiệp có thu đơn thuần. Vì vậy
mối quan hệ giữa các bộ phận trong đơn vị với cán bộ kế toán rất khăng khít
với nhau. Trường hoạt động dưới sự quản lý của cơ quan chủ quản. Các bộ
phận trong trường hoạt động dưới sự quản lý của hiệu trưởng. Hiệu trưởng
thông qua hiệu phó để phổ biến tình hình và kế hoạch hoạt động của trường,
tới các giáo viên nhân viên.
Định kỳ hàng tháng giáo viên chủ nhiệm các lớp thu học phí và đến
phòng kế toán viết phiếu thu nộp cho thủ quỹ nhập vào quỹ đơn vị. Các tổ bộ
môn lập kế hoạch mua sắm cho tổ của mình. Sau đó đưa lên phòng hiệu
Đỗ Thế Anh KT 04H
12
Phụ trách kế toán
Giáo viên
CN lớp
Thủ quỹ Các tổ
bộ môn
trưởng duyệt, từ đó mới được dùng để mua sắm. Sau khi mua sắm song thì
sang phòng quyết toán kèm theo hóa đơn GTGT.
Mọi hoạt động chi tiêu của trường phải chi tiêu theo đúng mục đích
trong phạm vi dự toán đã phê duyệt cả từng nguồn kinh phí từng nội dung chi
tiêu theo tiêu chuẩn định mức của Nhà nước do đó cán bộ kế toán có trách
nhiệm phổ biến cho các nhân viên trong trường, biết rõ theo đúng quy chế chi
tiêu nội bộ trong trường biết rõ theo đúng quy chế chi tiêu của trường đã được
hiệu trưởng, hiệu phó, phòng kế toán tính toán và được cấp trên duyệt.
Mối quan hệ giữa các bộ phận trong trường với cán bộ kế toán không
chỉ đơn thuần là quan hệ thu - chi mà kế toán còn là người cung cấp những
thông tin kế toán cần thiết cho đơn vị và các quyền lợi của nhân viên trong
trường được hưởng. Kế toán còn quản lý các khoản thu - chi và quản lý tài
sản trong trường thông qua các nhân viên trong trường.
Tóm lại giữa các bộ phận trong trường với cán bộ kế toán có quan hệ

khăng khít với nhau: kế toán lập dự toán chi tiêu của đơn vị dưới sự chỉ đạo
của hiệu trưởng các giáo viên trong trường đưa vào quy chế chi tiêu nội bộ
của trường để tiến hành các khoản chi cho hoạt động theo tinh thần "tiết kiệm
là quốc sách".
6. Hình thức kế toán đơn vị áp dụng:
Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký - Sổ cái
Đỗ Thế Anh KT 04H
13
Chứng từ gốc
Sổ (thẻ) hạch toán
chi tiết
Bảng tổng hợp
chứng từ
Nhật ký - sổ cái
Báo cáo kế toán
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp
chi tiết
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Kiểm tra đối chiếu
- Nội dung: Do đơn vị áp dụng hình thức kế toán máy trong hạch toán
chứng từ sổ sách, vì vậy thao tác máy đều tự làm nhân viên kế toán chỉ cập
nhật các chứng từ kế toán phát sinh hàng ngày máy sẽ tự động lần lượt vào.
Đồng thời vào các sổ hàng ngày máy sẽ tự động lần lượt vào. Đồng thời vào
các sổ chứng từ gốc, vào bảng tổng hợp chứng từ các loại, sổ chi tiết tài khoản
máy sẽ vào sổ cái, từ sổ cái lên bảng cân đối số phát sinh. Đồng thời nhân
viên kế toán phải kiểm tra đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với sổ
cái:

= =
+ Tổng số dư Nợ các TK = Tổng số dư có các TK
7. Những thuận lợi khó khăn chủ yếu ảnh hưởng tới tình hình hoạt
động hạch toán của đơn vị trong thời gian hiện nay
• Những thuận lợi:
+ Có sự lãnh đạo trực tiếp xuyên suốt của cấp ủy Đảng, sự lãnh đạo của
ban giám hiệu nhà trường.
+ Cán bộ nhân viên trong trường đoàn kết chính trị ổn định thực sự tin
tưởng vào sự lãnh đạo của Đảng, của ban giám hiệu nhà trường thực hiện
thắng lợi các nhiệm vụ, mục tiêu đã đề ra.
+ Việc tổ chức thực hiện các ban ngành đoàn thể trường đã vượt qua
mọi khó khăn để hoàn thành nhiệm vụ.
+ Bộ máy hoạt động trường rất đoàn kết có nhiều cố gắng và sự ủng hộ
của các giai cấp trong trường.
• Những khó khăn
Đỗ Thế Anh KT 04H
14
Trường THCS Xuân Bái thuộc sở GD-ĐT, nằm trên địa bàn của huyện
Thọ Xuân, tỉnh Thanh Hóa.
- Điều kiện cơ sở vật chất của trường còn thiếu thốn, việc đi lại chưa
được thuận lợi.
- Việc thu học phí của học sinh còn chậm chạp.
- Đời sống của giáo viên còn thiếu thốn
B. CÁC NGHIỆP VỤ CHUYÊN MÔN
1. Kế toán vốn bằng tiền
a.1. Chứng từ và sổ sách sử dụng
- Các chứng từ sử dụng: biên lai thu tiền, giấy nộp tiền, giấy tạm ứng,
giấy đề nghị tạm ứng, biên bản kiểm kê, biên bản giao nhận, hóa đơn GTGT,
phiếu thu, phiếu chi, các chứng từ khác liên quan.
- Sổ sách chứng từ: Báo cáo quỹ tiền mặt sổ chi tiết, bảng tổng hợp,

chứng từ cùng loại, sổ chi tiết tiền mặt, sổ cái, bảng cân đối số phát sinh.
a.2. Sơ đồ luân chuyển:
Đơn vị áp dụng hình thức kế toán máy nên sự luân chuyển chứng từ
vào sổ tự động máy vào.
Đỗ Thế Anh KT 04H
15
Đối với phiếu thu:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày (đối với học phí)
Đối chiếu
Đỗ Thế Anh KT 04H
16
Sổ chi tiết
Phiếu thu
Sổ chi tiết
TM
Sổ cái
- Biên lai thu tiền
- Giấy nộp tiền
Bảng cân đối
số PS
Báo cáo quỹ
tiền mặt
Bảng tổng hợp
chứng từ các loại
Đối với phiếu chi:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Đối chiếu
Kế toán vốn bằng tiền của đơn vị được hình thành từ 2 nguồn chính:

- Hình thành từ nguồn ngân sách cấp
- Hình thành từ nguồn thu học phí, học
Từ đó phương pháp hạch toán trên sổ sách của đơn vị được hạch toán
theo 2 nguồn hình thành trên, sẽ có 2 sổ sách hạch toán đó là:
- Nguồn ngân sách
- Nguồn học phí
b. Kế toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc
b.1. Chứng từ và sổ sách sử dụng
Đỗ Thế Anh KT 04H
17
- Giấy tạm ứng
- Giấy đề nghị tạm
ứng
- Biên bản giao nhận
- Biên bản kiểm kê
- Hoá đơn GTGT
Phiếu chi
Sổ chi tiết TK
liên quan
Bảng tổng hợp
chứng từ các loại
Báo cáo quỹ TK
Sổ chi tiết TM
Sổ cái TK 111
Bảng cân đối
số PS
Báo cáo
t i chínhà
- Chứng từ sử dụng: giấy nộp tiền vào tài khoản, séc, ủy nhiệm chi,
giấy rút hạn mức, rút hạn mức kinh phí ngân sách, bảng kê chứng từ thanh

toán, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, một số chứng từ khác có liên quan.
- Sổ sách sử dụng: sổ theo dõi hạn mức kinh phí, sổ theo dõi nguồn
kinh phí, bảng đối chiếu hạn mức kinh phí với kho bạc, báo cáo kế toán, bảng
tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng, bảng cân đối
số phát sinh.
b.2. Thủ tục thanh toán với kho bạc và phương pháp hạch toán chi tiết:
Đầu năm đơn vị lập chi tiêu của đơn vị sau đó gửi lên cấp trên hạn mức
kinh phí về kho bạc chuyển về, nhận được phân phối hạn mức của cấp trên kế
toán sẽ hạch toán sơ đồ sau:
Khi ngân sách cấp ta phải hạch toán theo 2 nguồn:
Nguồn ngân sách cấp nhưng chưa chi đến và nhận nguồn kinh phí
nhưng chưa chi tiết. Ta sẽ hạch toán như sau: chuyển số kinh phí đó sang kỳ
sau và cộng với số kinh phí phân phát kỳ này để sử dụng.
Cuối tháng khi thủ quỹ nộp tiền học phí vào kho bạc lúc này kho bạc
viết phiếu thu. Giấy nộp tiền này do kế toán lập, thủ quỹ đi nộp tiền.
Đỗ Thế Anh KT 04H
18
Giấy phân phối
hạn mức kinh
phí được cấp
Sổ theo dõi
hạn mức
kinh phí
Bảng tổng hợp tình
hình KP v quyà ết toán
KP đã được sử dụng
Bảng cân đối số PS
Khi ta rút hạn mức kinh phí:
Khi đơn vị rút hạn mức kinh phí về thì đơn vị sẽ viết rút hạn mức kinh
phí khi được cấp trên duyệt và gửi thông báo cấp hạn mức kinh phí, kho bạc

căn cứ vào thông báo được duyệt cấp kinh phí cho đơn vị. Khi được cấp đơn
vị sẽ hạch toán.
Dựa vào giấy phân phối hạn mức kinh phí kế toán sẽ ghi vào sổ theo
dõi hạn mức kinh phí (ghi Nợ TK 008) đồng thời máy sẽ vào sổ tiếp theo.
Cuối tháng kế toán đơn vị sẽ lập bảng và đem lên kho bạc đối chiếu hạn mức
kinh phí khi rút ở kho bạc.
Thủ quỹ lập chứng từ về ngân hàng, kho bạc khi rút tiền gửi ở ngân
hàng, kho bạc, khi rút tiền gửi ở ngân hàng, kho bạc, khi rút tiền gửi ở ngân
hàng, kho bạc nhập quỹ thì kế toán phải viết giấy rút dự toán ngân sách kiêm
lĩnh tiền mặt, lúc này sẽ hạch toán vào TK ghi Có TK 461.
Khi chưa được cấp kinh phí sử dụng, kế toán sẽ viết giấy đề nghị thanh
toán, sau đó kê các mục, tiểu mục và nội dung chi vào bảng kê thanh toán số
tiền bằng cột số đề nghị thanh toán.
Khi mua hàng đề nghị thanh toán với người bán ta cần phải có hóa đơn
GTGT và khi chuyển trả người bán UNC hoặc séc gửi vào kho bạc. Thủ quỹ
đi nhận tiền chuyển thẳng cho đơn vị thanh toán hoặc về quỹ.
Đỗ Thế Anh KT 04H
19
Giấy rút hạn
mức kinh phí
Sổ theo dõi
hạn mức kinh phí
Sổ theo dõi
nguồn kinh phí
Bảng đối chiếu hạn mức
kinh phí khi rút ở kho bạc
Báo cáo kế toánBảng tổng hợp
tình hình KP v à
quyết toán KP
Bảng cân đối

số phát sinh
2. Kế toán vật liệu dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
a. Chứng từ và sổ sách sử dụng
- Chứng từ sử dụng: biên bản giao nhận vật liệu, dụng cụ, hóa đơn
GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và các chứng từ khác.
- Sổ sách sử dụng: sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sổ tổng hợp, sổ cái,
bảng cân đối số phát sinh.
b. Sơ đồ luân chuyển
Do đơn vị áp dụng hình thức kế toán máy vào hạch toán nên hàng ngày
phát sinh chứng từ hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận vật liệu, dụng cụ do
đơn vị không có thủ kho nên mọi công việc nhập kho, xuất kho do kế toán
viết phiếu. Sau đó nhập vào máy và lên các sổ chi tiết, từ sổ chi tiết vào bảng
tổng hợp.
Từ các phiếu nhập, phiếu xuất lên sổ cái và vào bảng cân đối số phát
sinh. Cuối cùng lên báo cáo kế toán.
c. Phương pháp ghi sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ sản phẩm hàng hóa:
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hóa được mở hàng tháng.
- Có bao nhiêu thẻ kho thì có bấy nhiêu sổ chi tiết.
- Kế toán lập sổ trên máy theo dõi cả số lượng và giá trị của vật liệu,
dụng cụ, sản phẩm hàng hóa.
Căn cứ để lập sổ các hóa đơn GTGT, phiếu xuất khẩu, phiếu nhập
khẩu. Do đơn vị không có thủ kho nên mọi công việc viết báo cáo đều do kế
toán làm hàng ngày khi phát sinh các chứng từ, kế toán nhập vào máy sổ chi
tiết trên máy sẽ phản ánh rõ ngày tháng ghi sổ, số và ngày tháng của chứng
từ, nội dung nhập xuất vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hóa vào từng cột
tương ứng. Mỗi chứng từ sẽ được ghi vào một dòng trên sổ này tương ứng.
Mỗi chứng từ sẽ được ghi vào một dòng trên sổ này phản ánh rõ số lượng
nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa như đơn
giá và thành tiền của từng loại.
Đỗ Thế Anh KT 04H

20
* Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ sản phẩm hàng hóa
Sổ này dùng để theo dõi tình hình xuất, tồn kho về số lượng và giá trị
của từng thứ vật tư, sản phẩm, hàng hóa ở những kho làm căn cứ đối chiếu
ghi chép của thủ kho.
* Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ sản phẩm hàng hóa
Bảng này dùng để tổng hợp phần giá trị từ các trang sổ chi tiết vật liệu,
dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhằm để đối chiếu số liệu TK: 152, 155 trên sổ
TK vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa được lập 1 bảng riêng.
3. Kế toán tài sản cố định
a. Chứng từ và sổ sách sử dụng:
- Chứng từ sử dụng: hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận, biên bản
thanh lý nhượng bán, một số chứng từ khách.
- Sổ sách kế toán: thẻ TSCĐ, sổ chi tiết TSCĐ, sổ chi tiết tăng TSCĐ,
bảng tính hao mòn TSCĐ, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, sổ cái TK: 211,
bảng cân đối số phát sinh.
b. Sơ đồ luân chuyển chứng từ
Đỗ Thế Anh KT 04H
21
Hoá đơn TC
- Biên bản giao nhận
- Biên bản thanh lý
nhượng bán
-
Thẻ TSCĐ
Sổ chi tiết TSCĐ
Sổ cái TK 211
Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo t i chínhà

Sổ TSCĐ
Bảng tính HM
TSCĐ
Hàng ngày khi phát sinh chứng từ như khi mua TSCĐ thì lập báo cáo
thanh lý nhượng bán, sau đó nhập vào quỹ này. Nhập song máy sẽ tự động lần
lượt và đồng thời vào các sổ: thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ, sổ chi tiết tăng, giảm
TSCĐ, sổ chi tiết TSCĐ.
c. Tiêu chuẩn TSCĐ và nguyên tắc đánh giá TSCĐ
c.1. Tiêu chuẩn TSCĐ: Một tài sản được coi là TSCĐ phải đạt các tiêu
chuẩn:
- Có thời hạn sử dụng một năm trở lên
- Tài sản có giá trị 10.000.000đ trở lên
Trong đơn vị hành chính sự nghiệp, một số TSCĐ chưa đủ giá trị
10.000.000đ nhưng do đặc thù của loại tài sản này quan trọng đối với đơn vị
vẫn được coi là TSCĐ.
c.2. Nguyên tắc đánh giá: Dựa trên cơ sở thực tế hình thành TSCĐ việc
đánh giá TSCĐ, phụ thuộc vào TSCĐ có hay không, có hình thái vật chất cụ
thể:
- Mua trong nước:
NG =
Giá thanh toán
trên HĐ
+
CP thu mua CP
lắp đặt
- Các có VAT +
- Nguồn hình thành từ đối tượng xây dựng cơ bản
NG = Giá trị công trình được duyệt trong quyết toán
d. Phương pháp ghi sổ chi tiết TSCĐ:
Hàng ngày kế toán ghi nhận được chứng từ tăng giảm TSCĐ, biên bản

giao nhận, hóa đơn GTGT, biên bản thanh lý nhượng bán kế toán tiến hành
ghi vào sổ chi tiết TSCĐ. Mỗi 1 TSCĐ được theo dõi 1 dòng và chi tiết riêng
cho từng TSCĐ ghi theo các cột và các dòng cho phù hợp.
Từ sổ chi tiết TSCĐ kế toán vào sổ chi tiết các tài khoản
Đỗ Thế Anh KT 04H
22
• Sổ chi tiết các tài khoản: sổ này dùng để theo dõi 1 loại tài sản thuộc
loại thanh toán, nguồn vốn mà chưa có mẫu số riêng.
Căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc để ghi sổ:
c. Phương pháp tổng hợp tăng, giảm TSCĐ
- Căn cứ vào biên bản bàn giao, biên bản thanh lý ta sẽ biết được tình
hình tăng, giảm TSCĐ của từng năm.
- Dựa vào chi tiết TSCĐ của năm trước cùng với tình hình phát sinh
tăng, giảm TSCĐ của năm nay ta sẽ biết được số tài sản năm nay tăng bao
nhiêu, giảm bao nhiêu.
f. Phương pháp kế toán HM TSCĐ:
Căn cứ tính HM ta dựa vào chi tiết từng TSCĐ năm trước để tính hao
mòn cho năm nay.
Hao mòn của từng loại TSCĐ được tính theo công thức:
Số HM tính
cho năm nay
=
Số HM đã tính
của năm trước
+
Số HM tăng của
năm nay
-
Số HM giảm của
năm nay

Trong đó:
HM giảm cho
TSCĐ đã tính đủ
=
Số HM của những TSCĐ
tăng năm nay
+
Số HM của những TSCĐ
giảm nay nay
• Bảng tính hao mòn TSCĐ: Sổ này dùng để phản ánh số HM của từng
TSCĐ và phản ánh toàn bộ HM của TSCĐ trong đơn vị.
Căn cứ vào số liệu trên sổ TSCĐ để lập:
Mỗi TSCĐ được tính HM được ghi trong 1 dòng:
Cuối kỳ cộng sổ, số liệu này được làm căn cứ để lập chứng từ ghi sổ, sổ
đăng ký chứng từ ghi sổ và tổng hợp TK 214.
Toàn bộ công tác kế toán tổng hợp về tăng, giảm và HM TSCĐ kế toán
phải sử dụng chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tổng hợp.
4. Kế toán thanh toán: (phần này sẽ được trình bày ở phần chuyên
đề.
5. Kế toán các khoản chi hoạt động (chi chương trình dự án).
Đỗ Thế Anh KT 04H
23
a. Chứng từ sổ sách sử dụng:
- Chứng từ sử dụng: phiếu chi TM, phụ cấp lương, phiếu xuất vật liệu,
hoá đơn dịch vụ, các chứng từ khác.
- Sổ sách sử dụng: sổ chi tiết hoạt động, sổ tập hợp, sổ cái TK: 661
b. Sơ đồ luân chuyển chứng từ.
Dựa vào dự toán chi đầu năm, kế toán viết phiếu chi, phiếu xuất, sau đó
vào sổ chi tiết hoạt động.
Từ sổ chi tiết hoạt động kế toán đồng thời vào các sổ sách. Sổ cái TK

661 cuối quý kế toán chi tiết tình hình KP sử dụng đề nghị quyết toán, quyết
toán chi, bảng cân đối số phát sinh.
Cuối năm sau khi đã tổng hợp kinh phí vào các sổ, kế toán lên báo cáo
tài chính.
c. Công tác dự toán năm, công tác quyết toán của đơn vị
Đối với mọi đơn vị hành chính sự nghiệp thì khoản thu chi đều được
ngân sách cấp chính vì vậy đầu năm tất cả các đơn vị trong khối hành chính
sự nghiệp đều phải lập dự toán gửi lên cấp trên duyệt. Sau đó cấp kinh phí.
* Cơ sở lập dự toán:
- Lập dự toán nhân lực
Đỗ Thế Anh KT 04H
24
Dự toán chi
Tổng hợp KP v à
quyết toán KP đã
sử dụng
Quyết toán chi
Phiếu chi Sổ chi tiết
hoạt động
Chi tiết KP sử
dụng đề nghị
quyết toán
Sổ cái TK 661
Bảng cân đối
số phát sinh
Báo cáo t i à
chính
- Dựa vào số lượng công nhân viên trong trường
+ Trong biên chế
+ Ngoài biên chế

- Dựa vào số lượng giảng dạy gần đền tuổi về hưu là bao nhiêu người
để có kế hoạch bổ sung nhân lực.
- Số giáo viên giảng dạy bộ môn thừa hay thiếu để có kế hoạch bổ sung
nhân lực.
- Số giáo viên giảng dạy bộ môn thừa hay thiếu để tăng cường thêm.
* Lập dự toán thu, chi:
- Dự toán thu:
Đầu năm kế toán phải lập dự toán thu dựa vào 2 nguồn thu chính của
đơn vị, nguồn học phí hệ A là nguồn học phí hệ B để thu. Kế toán căn cứ vào
tổng số học sinh để tính mức thu cho cả năm.
- Dự toán chi
Căn cứ vào dự toán thu để lập dự toán chi cho các khoản mục
* Lập dự toán mua sắm mới:
Dựa vào tình hình thực tế của đơn vị, kiểm tra TSCĐ nào không có
dùng được và thiếu TS nào thì lập dự toán mua sắm.
* Lập dự toán nâng cấp và sửa chữa
Dựa vào tình hình thực tế của đơn vị xem tài sản nào hư hỏng để xin
kinh phí nâng cấp sửa chữa.
Đỗ Thế Anh KT 04H
25