Giáo trình phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin doc

Giáo trình phân tích và thiết kế một hệ
thống thông tin
Lời nói đầu
Trong thời kỳ của công nghệ thông tin hiện nay, máy tính đã tham gia hỗ trợ
hầu hết các hoạt động của con người như nghiên cứu khoa học, kinh doanh,
quản lý…Để ứng dụng công nghệ thông tin cho việc xây dựng các hệ thống thông quản
lý đòi hỏi phải có qui trình, phương pháp để áp dụng. Chính vì vậy một trong những
yêu cầu quan trọng của những người làm tin học là phải có tri thức về phân tích thiết kế
hệ thống mới có thể và phát triển được các ứng dụng tin học có tính khả thi.
Giáo trình này đề cập đến việc phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin,
trong đó nhấn mạnh tới hệ thống thông tin quản lý. Cuốn sách được giảng dạy ở bậc Cao
đẳng, Đại học chuyên ngành Công nghệ thông tin. Sinh viên đã học qua một số ngôn ngữ
và phương pháp lập trình trước khi học môn học này.
Hệ thống thông tin nào cũng có một vòng đời, từ lúc khai sinh đến khi lúc bị loại
bỏ. Đó là một quá trình gồm một số giai đoạn nhất định. Các giai đoạn chính trong vòng
đời của Hệ thống thông tin thường là: khảo sát nhu cầu, phân tích, thiết kế, cài đặt, khai
thác và bảo dưỡng. Vì vậy vòng đời của Hệ thống thông tin thường được gọi là chu trình
sống hay chu trình phát triển.
Giáo trình này chọn phương pháp phân tích và thiết kế theo hướng cấu trúc, vì
các lẽ sau:
• Phương pháp có cấu trúc trải qua thời gian đã chứng tỏ được tính kinh điển
của nó. Học nó trước hết là học cách tư duy nhất quán và chặt chẽ của nó.
• Phương pháp có cấu trúc dung dị, không cầu kỳ, dễ áp dụng, nhưng lại rất
hữu hiệu.
Tác giả biên soạn giáo trình này với mục đích tóm lược những khái niệm cơ bản
nhất trong lý thuyết, kỹ thuật áp dụng để xây dựng được một hệ thống thông tin quản lý
cụ thể nhằm giúp sinh viên có thể nắm bắt được kiến thức của môn học.
Trong cuốn giáo trình này ngoài việc trình bày những kiến thức cơ bản tác giả
còn đưa ra ví dụ về phân tích một hệ thống thông tin cụ thể trong cuộc sống để
người đọc dễ hiểu và biết cách vận dụng kiến thức vào thực tế.
Nội dung giáo trình được chia thành 6 chương:

Chương 1 – Đại cương về hệ thống thông tin: Giới thiệu các khái niệm cơ bản
về hệ thống, hệ thống thông tin, các thành phần của hệ thống thông tin, các giai đoạn
phân tích thiết kế hệ thống.
Chương 2 – Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án: Giới thiệu các bước và
phương pháp thực hiện trong giai đoạn khảo sát hệ thống như: tìm hiểu hiện trạng,
xác định mục tiêu, phạm vi, các giải pháp.
Chương 3 – Phân tích hệ thống về chức năng: Giới thiệu các bước phân tích hệ
thống về chức năng. Xây dựng mô hình phân rã chức năng.
Chương 4 – Phân tích hệ thống về dữ liệu: Giới thiệu các bước phân tích hệ
thống về dữ liệu. Giới thiệu các mô hình thực thể liên kết và cách chuyển đổi giữa các mô
hình. Xây dựng mô hình quan hệ của hệ thống.
Chương 5 – Thiết kế hệ thống: Giới thiệu cách thiết kế hệ thống nhằm chuyển
các đặc tả logic của hệ thống thành các đặc tả vật lý của hệ thống.
Chương 6 – Lập trình chạy thử và bảo trì: Giới thiệu các lựa chọn ngôn ngữ, hệ
quản trị cơ sở dữ liệu để lập trình và viết các tài liệu cho hệ thống.
Cuốn sách như đã giới thiệu ở trên, nhằm mục đích làm giáo trình tham khảo
cho sinh viên ngành Công nghệ thông tin. Mọi ý kiến về giáo trình, xin được trao đổi với
tác giả qua địa chỉ: Văn phòng khoa CNTT – Trường CĐ KTCN Việt Nam – Hàn Quốc.
Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của bạn đọc.
Tác giả
Chương 1 – ĐẠI CƯƠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Chương mở đầu sẽ trình bày một cách khái quát về khái niệm hệ thống, một số
hệ thống (hệ thống kinh doanh/ dịch vụ, hệ thống tin học), rồi tiếp đó đề cập đến cấu trúc,
vai trò của hệ thống thông tin, và cuối cùng là các giai đoạn phân tích và thiết kế hệ
thống.
BÀI 1. KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
1.1. KHÁI NIỆM CHUNG VỀ HỆ THỐNG
1.1.1. Hệ thống
Hê thống Là một tập hợp các phần tử có những mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau
cùng hoạt động hướng tới một số mục đích chung.

Ta đề cập sâu thêm một số khái cạnh trong định nghĩa này
a. Các phần tử của hệ thống
Các phần tử nói ở đây là các thành phần hợp thành hệ thống:
• Các phần tử có thể rất đa dạng: chẳng hạn như trong hệ thống thần kinh thì
các phần tử là bộ óc, tủy sống, các dây thần kinh, ; có thể các phần tử lại là
những đối tượng trừu tượng, như là một phương pháp, một lập luận như
trong các hệ thống tư tưởng. Như vậy các phần tử có thể là rất khác biệt về
bản chất, không những giữa các hệ thống khác nhau, mà có thể ngay trong
cùng một hệ thống.
• Các phần tử lại không nhất thiết là đơn giản, sơ đẳng, mà thường khi là
những thực thể phức tạp, khiến khi đi sâu vào chúng, ta lại phải xem chúng là
các hệ thống. Bởi thế, hệ thống thường có tính phân cấp: hệ thống hợp thành
từ nhiều hệ thống con, và trong mỗi hệ thống con đó lại có các hệ thống con
nhỏ hơn.
b. Các quan hệ giữa các phần tử
Các phần tử của một hệ thống không phải tập hợp lại một cách ngẫu nhiên, rời
rạc, mà giữa chúng luôn tồn tại những quan hệ (hay các mối ràng buộc lẫn nhau), tạo
thành một cấu trúc (hay một tổ chức). Chảng hạn: Trong một hệ thống hành chính, gồm
các cán bộ và nhân viên, thì giữa họ tồn tại các mối ràng buộc về phân cấp, phân quyền,
các quan hệ về đoàn thế, các quan hệ vê dân sự.
Khi xem xét tính tổ chức của một hệ thống, người ta phải đề cập trước hết đến
các quan hệ ổn định, lâu dài.
Tuy nhiên nói đến ổn định, không nhất thiết phải hiểu là hoàn toàn bất biến, tĩnh
tại. Trái lại phần lớn các hệ thống đáng quan tâm đều có tính biến động. Biến động song
vẫn giữ sự ổn định trong tổ chức, trong các quan hệ giữa các phần tử, nghĩa là vẫn giữ cái
bản chất, hay các đặc trưng cốt lõi của hệ thống.
c. Sự hoạt động và mục đích của hệ thống
Sự biến động của hệ thống thể hiện trên hai mặt:
• Sự tiến triển, tức là các thành phần của nó (các phần tử và các quan hệ) có thể có
phát sinh, có tăng trưởng, có suy thoái, có mất đi.

• Sự hoạt động, tức là các phần tử của hệ thống, trong các mối ràng buộc đã định,
cùng cộng tác với nhau để thực hiện một mục đích chung của hệ thống.
Mục đích của hệ thống thường thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái vào để chế biến
thành những cái ra nhất định. Chẳng hạn:
• Một hệ thống thu hình, nhận vào năng lượng điện cùng các sóng vô tuyến từ đài
phát, để biến thành các hình ảnh trên màn hính.
• Một hệ thống sản xuất nhận vào các nguyên vật liệu, tiền, dịch vụ để sản xuất ra
các thành phần, hàng hóa.
d. Môi trường bên ngoài
Một câu hỏi đặt ra: hệ thống nhận cái vào từ đâu? và đưa cái ra ra đâu?. Đó
chính là môi trường.
Để phân biệt hệ thống và môi trường xung quanh, cần phải xác định giới hạn của
hệ thống (cả về vật lý và khái niệm). Một trong những cách để xác định giới hạn hệ thống
là mô tả hệ thống. Với các loại hệ thống khác nhau, cách mô tả hệ thống cũng rất phong
phú và đa dạng
• Có thể mô tả hệ thống bằng các phương pháp định tính, thông qua mô tả tính
chất, chức năng và nhiệm vụ của hệ thống.
• Có thể mô tả hệ thống bằng phương pháp định lượng, thông qua việc liệt kê
danh sách tất cả các phần tử của hệ thống, mối quan hệ giữa các phần tử,
cùng các điểm "nối" với môi trường bên ngoài.
Việc xác định biên một cách chính xác và hợp lý là rất cần thiết, đặc biệt có ý
nghĩa đối với giai đoạn khảo sát hệ thống.
Cần lưu ý rằng, giới hạn của hệ thống phụ thuộc chặt chẽ vào mục tiêu của hệ
thống đó. Ta có thể đưa ra khái niệm môi trường bên ngoài như sau:
Môi trường bên ngoài là tập hợp các phần tử không phụ thuộc vào hệ thống
nhưng có mối liên hệ với hệ thống hoặc chịu sự tác động của hệ thống hoặc là tác động lê
hệ thống.
Ví dụ: Khách hàng và Nhà cung cấp hàng là các phần tử thuộc môi trường bên
ngoài đối với công ty X – nếu xem công ty này như một hệ thống.
- Quan hệ giữa Khách hàng và công ty là mua hàng

- Quan hệ Nhà cung cấp hàng với công ty X là cung cấp vật tư.

Hệ thống kinh tế
NHÀ CUNG CẤP
Cung ứng
vật tư
CÔNG TY X
Mua hàng
KHÁCH HÀNG
Hình 1 – 1: Ví dụ về một hệ thống.
1.1.2. Hệ thống kinh doanh/ dịch vụ
a. Định nghĩa
Là hệ thống mà mục đích là kinh doanh hay dịch vụ.
- Kinh doanh là hoạt động của con người nhằm mang lại lợi nhuận (tức thu giá
trị thặng dư).
- Dịch vụ là hoạt động của con người nhằm mạng lại lợi ích (tức là cung cấp giá
trị sử dụng ). Ví dụ các hoạt động giáo dục, y tế, từ thiện
Hệ thống kinh doanh/ dịch vụ nói ở đây có thể ở những quy mô khác nhau. Quy
mô nhỏ như một phân xưởng, một cửa hàng. Quy mô vừa như 1 nhà máy, một công ty,
một bệnh viện. Quy mô lớn như một tổng công ty, một ngành sản xuất, một tập đoàn kinh
doanh đa quốc gia. Để cho gọn, người ta thường gọi hệ thống kinh doanh/dịch vụ là
doanh nghiệp hay cơ quan.
Đặc điểm chung của hệ thống kinh doanh/dịch vụ so với hệ thống khác( như hệ
thống vật lý, hệ thống kỹ thuật hay hệ thống sinh học) là : chúng là của con người và có
con người tham gia.
Đặc điểm chung nói ở trên dẫn tới hai nét nổi bật của các hệ thống kinh
doanh/dịch vụ:
o Vai trò của cơ chế điều khiển (Trong kinh doanh thường gọi là sự quản lý) là rất
quan trọng, nhằm giữ cho hệ thống hướng đúng đích và đạt kết quả với chất lượng
cao.

o Vai trò của thông tin cũng rất quan trọng, nhằm phục vụ cho nhu cầu giao tiếp, trao
đổi giữa con người với nhau.
b. Các hệ thống con trong hệ thống kinh doanh/ dịch vụ
Bởi sự tồn tại của nhiệm vụ quản lý bên cạnh nhiệm vụ sản xuất như đã nói ở
trên, cho nên các hệ thống kinh doanh/dịch vụ luôn bao gồm 2 hệ thống con:
 Hệ thống tác nghiệp, gồm con người, phương tiện, phương pháp trực tiếp tham
gia vào quá trình biến đổi luồng những cái đi vào thành luồng những cái đi ra (thể
hiện mục đích kinh doanh hay dịch vụ) của hệ thống.
 Hệ thống quản lý, gồm con người, phương tiện, phương pháp cho phép điều
khiển, kiểm soát hoạt động tavs nghiệp hướng đúng vào mục đích kinh doanh hay
dịch vụ. Về mặt hình thức hoạt động quản lý luôn luôn là một dãy nối tiếp của hai
việc:
o Đề xuất một quyết định kinh doanh.
o Thực thi quyết định kinh doanh.
Ta hiểu quyết định là một sự lựa chọn một trong những phương pháp hành động
có thể để giải quyết một vấn đề nào đó. Mọi quyết định đều được đề xuất qua hai bước:
o Tìm hiểu vấn đề
o Lựa chọn phương pháp
Như vậy, trước khi ra quyết định cần phải thu thập thông tin liên quan. Thông
thường thì các thông tin có ích cho quyết định phải được kết xuất từ nhiều nguồn thông
tin phức tạp, thông qua các quá trình thu gom, lưu trữ, xử lý. Sau khi ra quyết định, quyết
định phải được truyền đạt đến nơi thực hiện, cùng với những thông tin cần thiết cho việc
thực thi quyết định đó. Nói thế có nghĩa là, trong quản lý, bên cạnh nhiệm vụ đề xuất các
quyết định kinh doanh, luôn có nhiệm vụ xử lý thông tin. Vì vậy hệ thống (con) quản lý
trong hệ thống kinh doanh/dịch vụ lại có thể tách thành hai hệ thống con:
 Hệ quyết định, gồm con người, phương tiện, phương pháp thực hiện việc đề xuất
các quyết định kinh doanh.
 Hệ thông tin, gồm con người, phương tiện, phương pháp tham gia vào việc xử lý
các thông tin kinh doanh.
Tóm lại, hệ thống kinh doanh/dịch vụ chứa ba hệ thống con: Hệ tác nghiệp, Hệ

quyết định, và Hệ thông tin, mà mối liên quan về thông tin giữa chúng được diễn tả như
trong hình sau, ở đó thấy rõ vai trò trung gian của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp.
Hệ quyết định
Hệ
thông
tin
Báo cáo sản xuất
Chỉ đạo sản xuất
Thông tin vào Thông tin ra
Hình 1 – 2: Các phân hệ của hệ thống kinh doanh/ dịch vụ
Chú ý rằng việc phân chia hệ thống kinh doanh/dịch vụ thành ban hệ thống con
như trên chỉ có ý nghĩa phương pháp luận, nhằm cho ta một cách nhìn, một cách nghiên
cứu đối với hệ thống, chứ không phải là một sự phân chia về tổ chức.
Tuy nhiên, nhìn một cách khái quát vào một doanh nghiệp, ta luôn thấy:
o Những người mà nhiệm vụ chính là đề xuất các quyết định (cán bộ lãnh đạo các
cấp)
o Những người mà nhiệm vụ chính là xử lý thông tin (Nhân viên các phòng ban)
o Những người mà nhiệm vụ chính là trực tiếp sản xuất hay dịch vụ (công nhân, kỹ
sư, bác sĩ, giáo viên, )
Vì thế mà cách tiếp cận hệ thống như trên vẫn là có ích
1.2. VAI TRÒ VÀ NHIỆM VỤ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN
a. Định nghĩa
Hệ thống thông tin (Information System) là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại
của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong tổ chức nào đó.
Ta còn có thể hiểu Hệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần
của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin.
Ví dụ: Hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống quản lý điểm,
b. Vai trò của hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ quyết định và hệ tác nghiệp
trong hệ thống quản lý.

Trao đổi thông tin với môi trường ngoài.
Hệ tác nghiệp
Sản phẩm/dịch vụ
Nguyên vật liệu
MÔI TRƯỜNG
Thực hiện việc liên lạc giữa các bộ phận và cung cấp thông tin cho các hệ quyết
định và hệ tác nghiệp.
c. Nhiệm vụ của hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin có bốn nhiệm vụ chính là nhận thông tin vào, lưu trữ, xử lý,
và đưa ra thông tin.
o Nhận thông tin vào dưới dạng các dữ liệu gốc về một chủ điểm, một sự kiện hoặc
một đối tượng nào đó trong hệ thống, các yêu cầu xử lý hoặc cung cấp thông tin,
các lệnh
o Xử lý dữ liệu bao gồm sắp xếp, sửa chữa, thay đổi dữ liệu trong bộ nhớ, thực hiện
các tính toán tạo ra thông tin mới, thống kê, tìm kiếm các thông tin thỏa mãn một
điều kiện nào đó.
o Lưu trữ các loại thông tin khác nhau có cấu trúc đa dạng, phục vụ nhu cầu xử lý
khác nhau.
o Đưa ra thông tin: có thể đưa dữ liệu với các khuôn dạng khác nhau ra các thiết bị
như bộ nhớ ngoài, màn hình, máy in, thiết bị mạng hoặc các thiết bị điều khiển.
1.3. CẤU TRÚC HỆ THỐNG THÔNG TIN , CÁC DỮ LIỆU VÀ CÁC XỬ LÝ
Nếu không kể con người và thiết bị, Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp có
hai thành phần cơ bản:
o Các dữ liệu ghi nhận thực trạng của doanh nghiệp.
o Các quy trình xử lý cho phép biến đổi các dữ liệu
 Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện
thời hay quá khứ cảu doanh nghiệp. Có thể tách dữ liệu thành hai phần
o Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan, như dữ liệu về nhân sự, nhà
xưởng, thiết bị Cấu trúc cơ quan không phải là cố định, mà có thể biến động khi
có một sự kiện tiến hóa xảy ra. Sự kiện tiến hóa thường xảy ra bất ngờ, ngoài ý

muốn của con người. Sự điều chỉnh lại các dữ liệu cho thích hợp khi có sự kiện
tiến hóa xảy ra gọi là sự cập nhật
o Các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ của cơ quan, như dữ liệu
về sản xuất, mua bán, giao dịch Hoạt động kinh doanh/dịch vụ nhằm biến đổi
luồng vào/ra của doanh nghiệp có thể xem là sự tiếp nối của hàng loạt các sự việc
sơ đẳng, gọi là các sự kiện hoạt động. Khi có một sự kiện hoạt động xảy ra thì phải
ghi nhận nó, và như vậy làm thay đổi các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh
doanh/dịch vụ của doanh nghiệp
 Các xử lý: Đó là quá trình biến đổi thông tin, nhằm vào hai mục đích chính
o Sản sinh các thông tin theo thể thức quy định, chẳng hạn các chứng từ giao dịch
(đơn mua hàng, hóa đơn., ), các báo cáo, các bản thống kê,
o Trợ giúp cho các quyết định, thông thường là cung cấp những thông tin cần thiết
cho việc chọn lựa một quyết định của lãnh đạo, nhưng cũng có thể là thực hiện một
sự chọn lựa quyết định (một cách tự động),nếu đó là loại quyết định dựa trên giải
thuật (khác với loại quyết định dựa trên trực quan)
Mỗi xử lý thường là một sự áp dụng một quy tắc quản lý định sẵn và diễn ra theo
một trật tự định sẵn(gọi là thủ tục). Các quy tắc quản lý và các thủ tục có thể được ấn định
bởi hệ thống quyết định của doanh nghiệp, và như vậy chúng có thể bị điều chỉnh theo ý
muốn. Ngoài ra có những qui tắc quản lý như vậy doanh nghiệp không được tùy tiện thay
đổi.
Đầu vào của một xử lý có thể là các thông tin phản ánh cấu trúc doanh nghiệp
và/hoặc các thông tin phản ánh hoạt động của doanh nghiệp. Đầu ra có thể là:
o Các kết quả chuyển trực tiếp cho các cá nhân hay tổ chức ngoài doanh
nghiệp. Gọi đó là các kết quả ngoài.
o Các kết quả được lưu giữ trở lại vào trong hệ thống để sau này dùng là đầu
vào cho các xử lý khác. Gọi đó là các kết quả trong.
Có thể hình dung các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin, với các mối liên
quan về dữ liệu giữa chúng như sau:
Các sự kiện tiến hóa
Dữ liệu

Về cấu trúc cơ quan
Xử lý
- Các qui tắc quản lý
- Các thủ tục
Dữ liệu
Về hoạt động kinh doanh/dịch vụ
(Cập nhật)
Kết quả ngoài
(Thu thập)
Các sự kiện hoạt động
Kết quả trong
Các tham số
Dữ
liệu
vào
Hình 1 – 3: Lược đồ về các thành phần của hệ thống thông tin.
1.4. PHÂN LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN
Có nhiều cách phân loại hệ thống thông tin như phân loại theo chức năng, phân
loại theo đặc tính kỹ thuật, ở đây ra quan tâm đến phân loại theo chức năng sẽ có một số
loại như sau: Hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ trợ giúp quyết định,
hệ chuyên gia, hệ tự động hóa văn phòng.
a. Hệ xử lý giao dịch
Mục tiêu là xử lý các giao dịch và ghi lại các thông tin về giao dịch dưới dạng
các bản ghi trong hệ thống.
b. Hệ thống thông tin quản lý
Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của
một doanh nghiệp hay một tổ chức. Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở
dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời và hoạt động kinh doanh hiện thời
của doanh nghiệp.
Người ta có thể đưa ra định nghĩa chính xác về hệ thống thông tin quản lý.

Định nghĩa 1. Hệ thống thông tin quản lý là sự phát triển và sử dụng hệ thống
thông tin có hiệu quả trong 1 tổ chức (Keen, Peter G.W – một trong số những người đứng
đầu trong lĩnh vực này).
Một hệ thống thông tin được xem là hiệu quả nếu nó giúp hoàn thành được các
mục tiêu của những người hay tổ chức sử dụng nó. Đối tượng phục vụ của hệ thống thông
tin quản lý không chỉ là các nhà quản lý mà còn là những người trong một tổ chức, hay
rộng hơn là những người thực hiện công tác phân tích vag thiết kế hệ thống thông tin.
Định nghĩa 2. Hệ thống thông tin quản lý là một tập hợp các phương tiện nhân
lực, vật lực, thông tin và phương pháp xử lý thông tin nhằm cung cấp các thông tin cho
quá trình ra quyết định đúng thời hạn và đủ độ tin cậy. Các phương tiện kể trên được xem
là tài nguyên của hệ thống thông tin.
Như vậy 5 yếu tố cấu thành của hệ thống thông tin quản lý xét ở trạng thái tĩnh
là: thiết bị tin học, các chương trình, dữ liệu, thủ tục- quy trình và con người.
c. Hệ hỗ trợ quyết định
Là hệ thống xử lý và đưa ra các thông tin nhằm mục tiêu hỗ trợ các nhà quản lý
trong quá trình đưa ra quyết định. Trong một số trường hợp bản thân người quản lý phải
dựa vào kinh nghiệm của mình để đưa ra quyết định.
d. Hệ chuyên gia
Được xây dựng dựa trên những kết quả nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, nhằm
trang bị cho máy tính khả năng lập luận, tự học, tự hoàn thiện chính nó và phỏng theo các
giác quan cảu con người. Là một hệ thống thông tin tương tác dựa trên máy tính và hệ
thống cơ sở dữ liệu và tri thức của con người, tạo ra các đối thoại giữa người và máy tính
để làm sáng tỏ vấn đề.
e. Các hệ thống tự động hóa văn phòng
Tự động hóa văn phòng là cách tiếp cận nhằm đưa máy tính vào hoạt động văn
phòng, cho phép thâu tóm mọi việc tính toán, giao lưu, quản lý thông tin tất cả vào trong
các cửa sổ trên màn hình máy tính, có ngay trên bàn làm việc của nhân viên. Một hệ
thống tự động hóa văn phòng phải cung cấp ít nhất một số trong các chức năng cơ bản
sau:
- Thư tín điện tử: Nhập các thông điệp văn bản gửi tới cá nhân hay nhóm

- Lịch biểu, bố trí thời gian, nhắc việc
- Các phương tiện tính toán đơn giản
- Xử lý văn bản
BÀI 2. CÁC GIAI ĐOẠN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN
Hiện nay trong hầu hết các hệ thống kinh doanh/dịch vụ, các nhà quản lý đều
muốn máy tính tham gia vào hệ thống ở mức cao. Điều này đòi hỏi cần có một chương
trình, một phần mềm chuyên dụng để giải quyết vấn đề cho từng bài toán cụ thể. Ví dụ:
Quản lý nhân sự, quản lý thư viện, quản lý điểm Để xây dựng được những phần mềm
như vậy, đòi hỏi nhóm phát triển phần mềm không chỉ biết tốt về tin học mà còn phải hiểu
rõ các qui trình nghiệp vụ của hệ thống. Cần phải xây dựng sao cho phần mềm đưa vào sử
dụng phải đáp ứng được các yêu cầu của người dùng. Vì vậy phải có một qui trình chuẩn
và hợp lý để xây dựng hệ thống thông tin.
Việc xây dựng hệ thống thông tin được chia thành nhiều giai đoạn. Tuy thuộc
vào phương pháp luận và qui định về phương thức làm việc của đơn vị, quá trình này có
thể được chia thành các bước như sau: Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án, Phân tích hệ
thống, Thiết kế hệ thống, Xây dựng hệ thống, Vận hành và bảo trì hệ thống.
1.1. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Là giai đoạn tìm hiểu qui trình hoạt động của hệ thống thực, các nhu cầu thông
tin chính làm cơ sở xác định các yêu cầu và phạm vị của hệ thống thông tin.
Kết quả là hồ sơ khảo sát chiếm khoảng 10 – 15% công sức.
Việc khảo sát thường được tiến hành qua các giai đoạn
o Khảo sát sơ bộ: nhằm xác định tính khả thi của dự án.
o Khảo sát chi tiết: nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và
khẳng định những kết quả thu được.
o Báo cáo: lập hồ sơ khảo sát
Ở giai đoạn khảo sát cần xác định rõ:
o Những nhu cầu, vấn đề quan tâm, để có giới hạn chính xác của công
việc(phạm vi của dự án: những gì phải làm được, chưa làm được, và
vượt ra ngoài phạm vi của vấn đề).
o Xác định cụ thể đối tượng sử dụng dù học có thể sẽ bị biến động cả về

số lượng và loại công việc.
Tóm lại, giai đoạn này nội dung chủ yếu nặng về mặt tổ chức và quản lý, là giai đoạn tiếp
xúc ban đầu để có thể đi đến một cam kết (có thể là một hợp đồng trách nhiệm, hoặc là
một hợp đồng kinh tế kỹ thuật) giữa chủ đầu tư và ekip xây dựng hệ thống thông tin.
1.2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Là giai đoạn xác định rõ các mục tiêu quản lý chính cần đạt được của hệ thống,
nêu được các yếu tố quan trọng và đảm bảo đạt được các mục tiêu của hệ thống. Dựa trên
các mục tiêu đó xác định được các mô hình chức năng và mô hình dữ liệu
Kết quả là hồ sơ phân tích chiếm 15 – 25% công sức.
Mục tiêu chính: biến đổi phần đầu vào thành các đặc tả có cấu trúc. Đây là quá
trình mô hình hóa hệ thống với các sơ đồ chức năng, luồng dữ liệu, thực thể liên kết.
Giai đoạn này thực hiện 2 công việc tương đối độc lập
- Phân tích dữ liệu.
- Phân tích chức năng.
Phân tích chức năng. Xác định rõ các công việc cần giải quyết để đạt được mục
tiêu quản lý của hệ thống. Phân rã các công việc đó ra thành các công việc nhỏ hơn sao
cho việc thực hiện các công việc nhỏ đảm bảo thực hiện được công việc lớn hơn. Các
chức năng đưa ra trong giai đoạn phân tích phải phản ánh được nghiệp vụ của hệ thống.
Việc phân tích chức năng phải đưa ra được đầy đủ các thông tin sau: Tên chức
năng, mô tả có tính tường thuật, đầu vào của chức năng, đầu ra của chức năng, cac sự kiện
gây ra sự thay đổi, việc xác định và hiệu quả của chúng.
Phân tích dữ liệu. Phân tích có cấu trúc thông tin nằm trong hệ thống hiện tại
nhằm làm rõ các thành phần thông tin và các mối quan hệ giữa các thành phần đó. Xây
dựng CSDL thống nhất cho toàn bộ hệ thống sử dụng.
Sau giai đoạn này sẽ hình thành một báo cáo gồm những nội dung sau:
- Phân tích chi tiết những tồn tại của hệ thống hiện hành.
- Xác định các mục tiêu cần đạt được nhờ những giải pháp nêu ra.
- Các giải pháp khác nhau.
- Một nghiên cứu khả thi tương ứng với mỗi giải pháp đưa ra.
- Những yêu cầu đặtt ra cho hệ thống thông tin mới

1.3. THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Thiết kế hệ thống sẽ cho một phương án tổng thể hay một mô hình đầy đủ của
hệ thống thông tin. Nó bao gồm tất cả các đặc tả về hình thức và cấu trúc của hệ thống,
môi trường mà trong đó hệ thống hoạt động.
Kết quả là hồ sơ thiết kế chiếm 15 – 25 % công sức
Bản thiết kế chia thành hai phần: đặc tả thiết kế logic và đặc tả thiết kế vật lý.
Thiết kế logic. Bao gồm các thành phần của hệ thống và liên kết giữa chúng với
nhau đúng như là chúng sẽ hiện ra trước mắt người sử dụng. Bao gồm các thiết kế về:
- Thiết kế cơ sở dữ liệu
- Thiết kế chức năng (các xử lý)
- Thiết kế giao diện, các báo cáo, hệ thống thực đơn theo yêu cầu sử dụng.
- Thiết kế an toàn cho hệ thống đảm bảo độ tin cậy của hệ thống.
Thiết kế logic không gắn với vật thể vật lý và hình thức tổ chức quản lý.
Thiết kế vật lý. Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành thiết kế kỹ
thuật của hệ thống: hệ thống các thiết bị và các chức năng của người và máy tính trên hệ
thống đó.
- Nó tạo ra các đặc tả cụ thể về chức năng
- Thiết bị phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu
- Phương tiện vào ra thông tin
- Các thủ tục xử lý bằng tay
Các kiểm tra đặc biệt và sự sắp đặt các thành phần vật lý trên không gian thời gian.
1.4. XÂY DỰNG HỆ THỐNG
Là giai đoạn lập trình trên cơ sở phân tích, thiết kế ở các giai đoạn trước.
Kết quả là chương trình. Giai đoạn này chiếm khoảng 35 – 60% công sức.
Giai đoạn này gồm các công việc: lựa chọn phần mềm hạ tầng: hệ điều hành, hệ
quản trị CSDL, ngôn ngữ sử dụng, chọn các phần mềm đóng gói, xây dựng phần chương
trình còn lại.
Việc xây dựng phàn chương trình còn lại bao gồm:
- Thi công: tích hợp, mã hóa các modun chương trình, viết câu lệnh sản sinh
CSDL, thực hiện các câu lệnh trên hệ quản trị CSDL lựa chọn.

- Tạo các CSDL kiểm tra
- Kiểm thử chương trình
1.5. VẬN HÀNH VÀ BẢO TRÌ HỆ THỐNG
a. Kiểm nghiệm
Là quá trình chạy thử toàn bộ các chương trình được sử dụng và xây dựng với
những dữ liệu giả để xác định xem hệ thống có tạo ra các kết quả mong muốn trong
những điều kiện xác định hay không?
Việc kiểm nghiệm bao gồm kiểm nghiệm các modun chức năng, sự hoạt động
của hệ thống và nghiệm thu cuối cùng
b. Chuyển đổi hệ thống
Là quá trình chuyển đổi toàn bộ hoạt động của tổ chức trong hệ thống cũ sang
hoạt động với hệ thống mới bao gồm các công việc: chuyển đổi dữ liệu, đào tạo và sắp
xếp đội ngũ cán bộ là việc trên hệ thống mới, tài liệu chi tiết thuyết minh về sự làm việc
của hệ thống cả về mặt kỹ thuật và hướng dẫn sử dụng.
Kết quả chuyển đổi hệ thống phải trả lời được câu hỏi: Hệ thống được xây dựng
làm việc trong điều kiện thực như thế nào
c. Vận hành và bảo trì hệ thống
Sau khi hệ thống được lắp đặt và chuyển đổi toàn bộ, giai đoạn vận hành bắt
đầu. Trong thời gian này, người sử dụng và các chuyên viên kỹ thuật vận hành cần đánh
giá xem hệ thống đáp ứng các mục tiêu đặt ra ban đâu như thế nào, đề xuất sửa đổi, cải
tiến.
Bảo trì hệ thống được tính từ khi hệ thống được chính thức đưa vào sử dụng.
Việc bảo trì bao gồm các công việc: theo dõi việc sử dụng hệ thống, nhận các thông báo
lỗi, sửa đổi nâng cấp phiên bản, trợ giúp sửa đổi những sai xót dữ liệu.

Chương 2 – KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Đây là bước mở đầu của quá trình phát triển hệ thống, còn gọi là bước phát biểu
bài toán, đặt vấn đề, hay nghiên cứu sơ bộ.
Để sáng tạo ra một hệ thống mới, người phát triển hệ thống trước hết phải làm
quen và thâm nhập vào chuyên môn nghiệp vụ mà hệ thống đó phải đáp ứng, tìm hiểu các

nhu cầu đặt ra đối với hệ thống đó, tập hợp các thông tin cần thiết cho phép giải đáp một
số câu hỏi cơ bản như:
• Môi trường, hoàn cảnh, các ràng buộc và hạn chế đối với hệ thống đó như thế
nào?
• Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu cần đạt được của hệ thống đó là gì, tức là
người dùng thực sự muốn gì ở hệ thống?
• Có thể hình dung sơ bộ một giải pháp có thể đáp ứng được các yêu cầu đặt ra
như thế nào?
Tóm lại, thì một dự án triển khai một hệ thống mới là có thực sự cần thiết và khả
thi không? Kế hoạch và tiến độ triển khai dự án đó ra sao?
Chương này sẽ lần lượt xét những công việc chính phải làm trong giai đoạn
bước đầu này, một giai đoạn được gọi là nghiên cứu sơ bộ, song chẳng phải là tốn ít công
sức cho nó.
BÀI 1. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
2.1. MỤC ĐÍCH , YÊU CẦU KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG
a. Mục đích
Thông thường một hệ thống mới được xây dựng là nhằm để thay thế một hệ
thống cũ đã bộc lộ nhiều điều bất cập. Chính vì vậy việc tìm hiểu nhu cầu đối với hệ
thống mới thường bắt đầu từ việc khảo sát và đánh giá hệ thống cũ đó. Và vì hệ thống này
đang tồn tại nên ta gọi đó là hiện trạng. Việc khảo sát hiện trạng nhằm để:
o Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống
o Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống.
o Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống, cần được thừa kế và những chỗ bất hợp lý của
hệ thống, cần được nghiên cứu khắc phục
b. Yêu cầu
Việc khảo sát phải đạt các yêu cầu sau:
- Trung thực, khách quan, phản ánh đúng tình hình thực tại.
- Không được bỏ sót thông tin.
- Các thông tin thu thập phải được đo đếm: số lượng, tần suất, độ chính xác, thời
gian sống,

- Thông tin không trùng lặp, nghĩa là phải tiến hành trong một trật tự, sao cho
mỗi người được điều tra không bị nhiều người điều tra hỏi đi hỏi lại về một
việc.
- Không gây cảm giác xấu hay phản ứng tiêu cực ở người bị điều tra: phải luôn
cởi mở, tế nhị, tuyệt đối không can thiệp vào công việc nội bộ cơ quan, hay làm
tăng thêm các mâu thuẫn trong cơ quan
- Xác định các vấn đề giải quyết trong tổ chức và phạm vi giải quyết của từng
vấn đề: Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống thực, nghiên cứu chức năng,
nhiệm vụ của từng bộ phận, và sự phân cấp quyền hạn trong thế giới thực; thu
thập và nghiên cứu các hồ sơ, tài liệu, các chứng từ giao dịch và các phương
tiện xử lý thông tin; thu thập và mô tả các qui tắc quản lý, các quy trình xử lý
các thông tin trong hệ thống; thu thập các nhu cầu xử lý và sử dụng thông tin;
đánh giá, phê phán hiện trạng và đề xuất các giải pháp.
- Xác định nhóm người dùng: Xác định các nhóm cán bộ trong tổ chức mà công
việc của họ có mối liên hệ mật thiết với các hoạt động của hệ thống thông tin.
Việc xác định các nhóm người dùng nhằm làm rõ những nguồn thông tin mà họ
có thể cung cấp cũng như yêu cầu của họ đối với hệ thống thông tin mới cần
xây dựng.
- Viết báo cáo tổng hợp: Dựa trên những kết quả của khảo sát hiện trạng để có
những thông tin tổng quát về hệ thống nhằm giúp cho việc đưa ra những quyết
định cho những giai đoạn tiếp theo.
2.2. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG
Việc quan sát và đánh giá hệ thống theo cách nhìn của nhà tin học. Điều đó có
nghĩa là xác định các lĩnh vực nào, công việc nào nên tin học hóa, lĩnh vực nào tin học
hóa không có tác dụng hay không có tính khả thi. Việc quan sát chia làm bốn mức khác
nhau: Mức thao tác thừa hành, mức điều phối quản lý, mức quyết định lãnh đạo, mức
chuyên gia cố vấn.
Các hình thức tiến hành: Có 4 phương pháp là nghiên cứu tài liệu, quan sát,
phỏng vấn, và điều tra thăm dò
a. Nghiên cứu tài liệu viết

Đây là sự quan sát gián tiếp, bởi vì đây cũng là sự khảo sát bằng mắt, nhưng
không phải ở hiện trường, mà trên các tài liệu viết. Thông qua việc nghiên cứu các loại
chứng từ giao dịch như hóa đơn, phiếu thanh toán, hoặc các loại sổ sách, các tệp máy tính,
các tài liệu tổng hợp như kế hoạch, thống kê, biên bản, nghị quyết, ta có thể thu thập
được nhiều loại thông tin, từ các hoạt động chung của cơ quan, đến các dữ liệu cơ bản,
các dữ liệu cấu trúc.
Nghiên cứu tài liệu thường kết hợp với phỏng vấn ở mức thấp (thao tác, thừa
hành), để chi tiết hóa mô hình của hệ thống.
b. Quan sát
Có hai cách
Quan sát trực tiếp: quan sát bằng mắt, tại chỗ, tỉ mỉ từng chi tiết công việc của
hệ thống cũ, của các nhân viên thừa hành. Quan sát gián tiếp: quan sát từ xa, hay qua
phương tiện tổng thế của hệ thống để có được bức tranh khái quát về tổ chức và cách thức
hoạt động trong tổ chức đó.
Phương pháp này cho phép ta thấy được cách thức quản lý của các hoạt động
của tổ chức cần tìm hiểu.
Ưu điểm. Dễ thực hiện đối với người quan sát và theo dõi trực tiếp hoạt động
của hệ thống trong thực tế.
Nhược điểm. Kết quả mang tính chủ quan. Đòi hỏi người quan sát phải có khả
năng nhìn nhận khi quan sát một sự việc, nếu không dễ bị nhầm lẫn. Tâm lý của người bị
quan sát sẽ có những phản ứng nhất định. Họ có thể thay đổi cách hành động khi bị quan
sát. Sự bị động của người quan sát nên gây tốn kém thời gian. Thông tin chỉ mang tính bề
ngoài, hạn chế và không đầy đủ.
c. Phỏng vấn
Đó là cách làm việc tay đôi hoặc theo nhóm, trong đó người điều tra đưa ra các
câu hỏi và chắt lọc lấy các thông tin cần thiết qua các câu hỏi của những người được điều
tra. Đây là phương pháp cơ bản cho mọi cuộc điều tra.
Phương pháp này cho phép ta nắm được nguồn thông tin chính yếu nhất về một
hệ thống cần phát triển trong tương lai và hệ thống hiện tại.
Ưu điểm. Thông tin thu thập được trực tiếp nên có độ chính xác cao. Biết được

khá đầy đủ các yêu cầu của người sử dụng đối với hệ thống mới. Nếu có nhiều dự án xây
dựng hệ thống thông tin khác nhau đối với cùng một tổ chức, qua việc phỏng vấn lãnh
đạo có thể xác định được quan hệ giữa các dự án này để có tận dụng các thành quả đã có
hay đảm bảo sự nhất quán cũng như tạo được sự giao tiếp giữa các hệ đó.
Nhược điểm. Kết quả thu được phụ thuộc nhiều vào các yếu tố khách quan như
sự thân thiện giữa người phỏng vấn và người được phỏng vấn, các yếu tố ngoại cảnh, các
yếu tố tình cảm. Nếu không được chuẩn bị tốt dễ dẫn đến thất bại. Dễ có sự bất đồng về
ngôn ngữ cũng như khái niệm được đề cập.
d. Điều tra thăm dò
Phương pháp này được thực hiện để nắm những thông tin có tính vĩ mô. Phương
pháp này thích hợp với việc điều tra tần suất trong nghiên cứu khả thi. Phương pháp này
sử dụng phiếu thăm dò.
Ưu điểm. Bổ sung cho hai phương pháp trên để khẳng định kết quả khảo sát. Là
một phương pháp hiệu quả điều tra tần suất trong nghiên cứu khả thi. Ít tốn kém.
Nhược điểm. Việc xây dựng bản hỏi để có thể đáp ứng được nhu cầu thể hiện
được các thông tin cần biết là khó khăn.
2.3. PHÂN LOẠI CÁC THÔNG TIN THU THẬP ĐƯỢC
Các thông tin thu thập được được phân loại theo tiêu chuẩn:
o Hiện tại/tương lai
o Tĩnh/động/biến đổi
o Nội bộ/môi trường
Thông tin đã thu thập
Hiện
tại
Nội
bộ
hệ
thống
Tĩnh
- Cơ cấu tổ chức, các phòng ban, chức vụ

- Các thông tin có cấu trúc(sổ sách, hồ sơ, tệp )
- Các thông tin sơ đẳng
Động
- Trong không gian: đường di chuyển các tài liệu
- Trong thời gian: thời gian xử lý, thời hạn chuyển giao thông
tin
Biến
đổi
- Các qui tắc quản lý, các tiêu chuẩn cho xử lý
- Các công thức tính toán
- Các điều kiện để khởi động
- Các quy trình, xử lý thuật toán
Môi trường, hoàn cảnh
Tương
lai
- Được phát biểu: lời chỉ trích, dự kiến, kế hoạch,
- Có ý thức rõ rệt nhưng không phát biểu
- Vô ý thức, phải dự đoán
Hình 2 – 1: Sắp xếp các thông tin điều tra
2.4. PHÁT HIỆN CÁC YẾU KÉM CỦA HIỆN TRẠNG VÀ YÊU CẦU CHO TƯƠNG
LAI
a. Phát hiện các yếu kém của hiện trạng
- Hiệu quả thấp: hiệu quả công việc ở một số bộ phận hay toàn bộ hệ thống không
đáp ứng được yêu cầu cần phát triển của doanh nghiệp.
- Sự thiếu vắng: chức năng xử lý, cơ cấu tổ chức hợp lý, phương pháp làm việc hiệu
quả.
- Tổn phí cao: do hiệu quả làm việc thấp, do cơ cấu tổ chức bất hợp lý, do tốc độ
cạnh tranh cao dẫn đến các chi phí cao không thể bù đắp được.
b. Yêu cầu cho tương lai
- Trên cơ sở xác định rõ các nguyên nhân yếu kém, đề ra các biện pháp khắc phục

các yếu kém đó (những nhu cầu về thông tin chưa được đáp ứng, các nguyện vọng
của nhân viên, dự kiến kế hoạch của lao động…. )
- Nói chung không thể khắc phục ngay mọi yếu kém của hệ thống trong một lần.
Cần xác định một chiến lược phát triển lâu dài gồm nhiều bước dựa trên hai
nguyên tắc: thay đổi hệ thống một cách dần dần, các bước đi đầu phải là nền tảng
vững chắc cho các bước đi sau.
BÀI 2. XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU, PHẠM VI, KHẢ NĂNG CỦA DỰ ÁN
Sau khi thấy rõ các yếu kém của hiện trạng và các yêu cầu phát triển trong tương
lai, thì việc xây dựng hệ thống mới thay thế cho hệ thống cũ được bàn bạc để thống nhất.
Từ đó cần xác lập và khởi đầu một dự án xây dựng hệ thống mới. Cần thực hiện các công
việc sau đây:
- Xác định phạm vi, hạn chế cho dự án.
- Xác định mục tiêu, ưu tiên cho dự án.
- Đưa ra một só giải pháp thô và phân tích tính khả thi cửa chúng để chọn một
giải pháp.
- Lập kế hoạch triển khai dự án.
2.1. PHẠM VI
Trước hết cần có sự thỏa thuận minh bạch giữa cơ quan chủ quản và người phát
triển hệ thống để thống nhất về phạm vi, ranh giới, mục tiêu trước mắt và lâu dài trong việc
phát triển hệ thống. Căn cứ vào kết quả khảo sát, đánh giá hệ thống cũ và các phương
hướng phát triển đã đề ra, nhà phân tích và nhà quản lý cần xác định rõ mục tiêu chung
cần đạt được, từ đó đi đến thống nhất phạm vi của hệ thống tương lai.
Khoanh vùng dự án cụ thể thực hiện theo các phương pháp: Khoanh vùng hẹp đi
sâu giải quyết vấn đề theo chiều sâu hoặc Giải quyết tổng thể toàn bộ vấn đề theo chiều
rộng.
Phạm vi của dự án liên quan đến các mặt sau
+ Xác định các lĩnh vực của dự án : Mỗi lĩnh vực là một bộ phận tương đối độc
lập của hệ thống.
Ví dụ :Bán hàng, mua hàng
+ Xác định các chức năng: Xác định rõ các nhiệm vụ cho trên từng lĩnh vực của

dự án.
Ví dụ : Trong bán hàng : tăng cường tiếp thị, cải tiến cơ cấu bán hàng.
2.2. MỤC TIÊU
Thông thường một hệ thống thông tin được xây dựng nhằm các mục đích: mang
lại lợi ích nghiệp vụ, mang lại lợi ích kinh tế, mang lại lợi ích sử dụng, khắc phục các
khiếm khuyết của hệ thống cũ. Tuy nhiên khi vạch các mục tiêu cần đạt được cho một dự
án xây dựng hệ thống thông tin, ta nên chọn các mục tiêu tương đối cụ thể để sau này có
thể kiểm điểm sự hoàn tất của dự án một cách dễ dàng.
Ví dụ: Đối với việc xây dựng hệ thống cung ứng vật tư cho nhà máy A, ban đầu
một cách đại thể có thể đưa ra hai mục tiêu sau:
o Rút ngắn thời gian giữa dự trù và phát hàng
o Loại trừ các sai sót trong việc xử lý các đơn hàng
Tuy nhiên để cụ thể hơn, ta phân tích các mục tiêu trên bằng cách đặt ra câu hỏi
“Làm thế nào để đạt được các mục tiêu đại thể đó?” Có nhiều khả năng chọn lựa,
chẳng hạn ta chọn các mục tiêu sau:
• Đưa thêm một kho hang dự trữ để có thể giải quyết các yêu cầu về các
mặt hàng thông thường ngay tại kho.
• Cải tiến cách xác định địa chỉ phát hang để tránh chờ lâu.
• Cải tiến và thống nhất việc kiểm tra, để tránh các sai sót giữa hàng đặt,
hàng nhận và tiền trả.
Chuyển công việc của tổ đối chiếu và kiểm tra từ thực hiện thủ công sang thực
hiện trên máy tính để có thể giảm biên chế cán bộ ở tổ này.
2.3. HẠN CHẾ
Các hạn chế do cơ quan chủ quản đề xuất tùy theo khả năng của mình, cũng cần
được trao đổi kỹ.
Có thể có ba loại hạn chế:
• Hạn chế về nhân lực: Số lượng, trình độ, của người có thể tham gia
vào dự án, cũng như người dung hệ thống sau này
• Hạn chế về thiết bị, kỹ thuật: khả năng về thiết bị, kỹ thuật có thể đáp
ứng

• Hạn chế về tài chính: mức độ đầu tư và chi phí dành cho dự án