72 Hạch toán Nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp sản Xuất kinh doanh

Hạch toán NVL trong Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh
Lời Nói Đầu
Hạch toán nguyên vật liệu (NVL) là một phần của công tác kế toán trong
doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Nó xử lý và cung cấp thông tin về tình hình
mua sắm NVL trong kỳ báo cáo, cũng nh tình hình kho sử dụng phục vụ cho
quá trình sản xuất kinh doanh.
Thông qua hạch toán NVL doanh nghiệp có đợc những tài liệu cần thiết
để xác định chi phí sản xuất kinh doanh, từ đó xác định giá thành sản phẩm,
dịch vụ là chỉ tiêu quan trọng để xác định hiệu quả kinh doanh của doanh
nghiệp, hiệu quả sử dụng vốn đồng thời giúp quản lý tốt hơn chi phí cho các
yếu tố đầu vào này.
ở Việt Nam từ khi áp dụng luật thuế GTGT từ ngày 01/01/2004 thay đổi
cách tính thuế, thu thuế của Nhà nớc, từ đó làm ảnh hởng đến việc tính giá
thành thực tế NVL nhập kho cũng nh công tác hạch toán NVL thì việc hoàn
thiện công tác kế toán nghiệp vụ nhập - xuất kho NVL sao cho phù hợp với điều
kiện mới, phù hợp với chính sách mới của Nhà nớc, của Bộ Tài chính cũng nh
phù hợp với điều kiện của các doanh nghiệp là điều cần thiết.
Xuất phát từ đó, đề án này đợc viết nhằm mục đích góp phần hiểu thêm
về công tác kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh với hy
vọng nhằm đóng góp một phần cho việc hoàn thiện kế toán NVL. Bản đề án này
ngoài lời nói đầu và phần kết luận gồm hai phần chính:
Phần I: Lý luận chung về hạch toán NVL trong doanh nghiệp sản
xuất kinh doanh.
Phần II: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán NVL tại
doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.
1
Hạch toán NVL trong Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh
Phần I
Lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu
trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh
I - Một số vấn đề cơ bản về nguyên vật liệu trong doanh

nghiệp sản xuất kinh doanh:
1. Khái niệm:
Nguyên vật liệu là đối tợng lao động đợc biểu hiện bằng hình thái vật
chất khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh và toàn bộ giá trị NVL đợc
chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
2. Phân loại Nguyên vật liệu:
Do vật liệu có nhiều thứ, nhiều loại và thờng xuyên biến động nên cần
thiết phải tiến hành phân loại vật liệu nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán và
quản lý vật liệu. Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật
liệu đợc chia làm các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: Là những thứ nguyên, vật liệu mà sau quá trình
gia công, chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể
cả bán thành phẩm mua vào).
- Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong quá trình
sản xuất đợc sử dụng kết hợp với NVL chính để làm thay đổi mầu sắc, hình
dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t liệu lao động
hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc
nhuộm, xà phòng, hơng liệu...)
- Nhiên liệu: Là những thứ vật liệu đợc dùng để cung cấp nhiệt lợng
trong quá trình sản xuất, kinh doanh nh: than, củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt...
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay
thế cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải...
- Vật liệu và thiết bị XDCB: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp,
không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà doanh nghiệp mua vào nhằm
mục đích đầu t cho XDCB.
- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh
lý tài sản, có thể sử dụng lại hoặc bán ra ngoài: gạch, sắt, vải vụn...
2
Hạch toán NVL trong Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh
- Vật liệu khác: Là những vật liệu mang tính đặc thù riêng trong một số

doanh nghiệp, ngoài các vật liệu kể trên nh: bao bì, vật đóng gói, các loại vật t
đặc chủng...
3. Nguyên tắc và nhiệm vụ hạch toán NVL
* Nguyên tắc:
- Kế toán phải theo dõi chi tiết vật liệu xuất nhập tồn kho bằng thớc đo
hiện vật và tiền.
- Phải thống nhất phơng pháp tính giá vật liệu theo chế độ quy định và
phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp.
- Phân bổ giá trị vật liệu đúng vào sản phẩm sản xuất kinh doanh phù hợp
với các đối tợng sử dụng.
- Tham gia vào công tác kiểm kê kho NVL, phản ánh kịp thời kết quả
kiểm kê.
- Chỉ tiêu do kế toán phản ánh phải thống nhất với chỉ tiêu quy định về
nội dung và phơng pháp tính toán.
- Thờng xuyên phân tích tình hình cung cấp, dự trữ, sử dụng NVL, đối
chiếu với định mức để có thể phát hiện NVL thừa, thiếu so với định mức để điều
chỉnh và có kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất, kinh doanh.
4. Tính giá NVL
a. Tính giá nhập NVL
* Với vật liệu mua ngoài
Giá thực tế
của NVL
mua ngoài
= Giá mua +
Chi phí
thu mua
-
CKTM
giảm giá
trả lại ngời bán

+
Thuế
nhập khẩu
(nếu có)
Trong đó: Chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuế
kho bãi, chi phí hao hụt trong định mức và trên định mức.
- Chiết khấu thơng mại: do mua với số lợng lớn, hồi khấu...
- Giảm giá hàng mua: hàng bị lỗi, không đạt tiêu chuẩn
* Với NVL tự sản xuất
Giá thực tế
của NVL
=
Giá thực tế của NVL
đã sản xuất
+
Chi phí vận chuyển
(nếu có)
3
Hạch toán NVL trong Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh
* Với NVL thuê ngoài gia công, chế biến
Giá thực tế
của NVL
=
Giá thực tế NVL
xuất thuê chế biến
+
Tiền thuê
chế biến
+
Chi phí vận chuyển

(nếu có)
* Với NVL đợc cấp
Giá thực tế của NVL = Giá ghi trên hóa đơn của bên cấp
* Với NVL nhận vốn góp liên doanh
Giá thực tế
của NVL
= Giá trị vốn góp
do HĐLD đánh giá
+ Chi phí tiếp nhận
(nếu có)
* Với NVL đợc biếu tặng, viện trợ
Giá thực tế
của NVL
=
Giá mua trên thị trờng
Của NVL cùng loại
+
Chi phí vận chuyển
(nếu có)
b. Tính giá xuất NVL
Tùy theo đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình
độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể áp dụng một trong các phơng pháp sau
đây theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu thay đổi phơng pháp phải
giải thích rõ ràng.
* Phơng pháp giá đơn vị bình quân
Theo phơng pháp này giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính
theo công thức:
Giá thực tế
vật liệu xuất dùng
=

Số lợng vật liệu
xuất dùng
x
Giá đơn vị
bình quân
Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong ba cách sau:
4
Hạch toán NVL trong Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh
Cách 1:
Giá đơn vị bình quân
=
Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
cả kỳ dự trữ Lợng thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Cách 2:
Giá đơn vị bình quân
=
Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ này hoặc cuối kỳ trớc
cuối kỳ trớc Lợng thực tế NVL tồn đầu kỳ này hoặc cuối kỳ trớc
Cách 3:
Giá đơn vị bình quân
=
Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập
sau mỗi lần nhập Lợng thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập
* Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO)
Theo phơng pháp này, mặt hàng nào nhập trớc sẽ xuất trớc, khi hết mới
tính đến mặt hàng tiếp theo và sẽ tính theo đơn giá của những lần nhập trớc đó.
* Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO)
Theo phơng pháp này, mặt hàng nào nhập sau cùng sẽ đợc xuất trớc, khi
hết rồi mới tính đến mặt hàng nhập trớc nó tiếp theo. Phơng pháp nhập sau, xuất
trớc thích hợp trong trờng hợp lạm phát, giá cả tăng.

* Phơng pháp thực tế đích danh
Theo phơng pháp này, khi xuất vật t thuộc lô nào thì tính theo giá nhập
của lô đó, phơng pháp này đòi hỏi phải quản lý vật t theo từng lô, từng loại hàng
hóa và tơng đối phức tạp.
Phơng pháp này thờng sử dụng trong các doanh nghiệp sử dụng ít loại
NVL hoặc NVL sử dụng ổn định có tính tách biệt và nhận diện đợc.
* Phơng pháp giá hạch toán
Theo phơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc tính theo
giá hạch toán. Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá
thực tế theo công thức:
Giá thực tế NVL
xuất dùng
=
Giá hạch toán
NVL xuất dùng
x Hệ số giá NVL
5
Hạch toán NVL trong Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh
II - Nội dung hạch toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất
kinh doanh
1. Hạch toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
a. Thủ tục và chứng từ
Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết khi hàng về đến
nơi, có thể lập ban kiểm nhận để kiểm nhận vật liệu thu mua cả về số lợng, chất
lợng, quy cách... Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào "Biên bản
kiểm nhận vật t". Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập "Phiếu nhập kho" vật t trên cơ
sở Hóa đơn, Giấy báo nhận hàng và Biên bản kiểm nhận, rồi giao cho thủ kho.
Thủ kho sẽ ghi số vật liệu thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán
làm căn cứ ghi sổ.
Trờng hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách, thủ kho phải báo cho bộ

phận cung ứng biết và cùng ngời giao lập biên bản.
- Các chứng từ đợc sử dụng trong hạch toán vật liệu ở doanh nghiệp th-
ờng bao gồm:
- Hóa đơn bán hàng (nếu tính thuế theo phơng pháp trực tiếp)
- Hóa đơn GTGT (nếu tính thuế theo phơng pháp khấu trừ)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu nhập kho, phiếu xuất vật
t theo hạn mức... tùy theo nội dung nghiệp vụ cụ thể.
b. Tài khoản sử dụng
Để hạch toán nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- Tài khoản 152: "Nguyên liệu, vật liệu" đây là tài khoản thuộc nhóm tài
khoản tài sản. Tài khoản này đợc dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng,
giảm của các nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại,
nhóm, thứ (vật liệu chính, vật liệu phụ...) tùy theo yêu cầu quản lý
Nợ TK 152 Có
- Phản ánh giá trị thực tế của
NVL nhập trong kỳ
- Giá trị vật liệu xuất trong kỳ
- Các khoản đợc chiết khấu thơng
- Giá trị NVL thừa khi kiểm kê mại, giảm giá, trả lại ngời bán
- Giá trị NVL thiếu khi kiểm kê.
D nợ : Giá trị thực tế của NVL
tồn kho cuối kỳ
6
Hạch toán NVL trong Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh
* Tài khoản 151: "Hàng mua đang đi đờng": Tài khoản này dùng theo
dõi các loại nguyên, vật liệu, công cụ, hàng hóa... mà doanh nghiệp đã mua
hoặc chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng
cha về nhập kho.
Nợ TK 151 Có
- Phản ánh giá trị hàng

đi đờng tăng
- Phản ánh giá trị hàng đi đờng
kỳ trớc đã nhập kho hay đã chuyển
giao cho các bộ phận hoặc giao
cho khách hàng
D nợ : Giá trị hàng đang đi đờng
(đầu và cuối kỳ)
* Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài
khoản liên quan khác nh: 133, 331, 111, 112...
c. Hạch toán biến động của nguyên vật liệu
* Hạch toán tăng NVL
* Tăng do mua NVL
* Trờng hợp 1: Hàng và hóa đơn cùng về trong kỳ.
Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế
toán ghi:
Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK liên quan (111, 112, 331...): Tổng giá thanh toán
Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng chiết khấu thanh toán khi mua hàng do
thanh toán tiền hàng trớc hạn, kế toán ghi:
Nợ TK 331 : Trừ vào số tiền hàng phải trả
Nợ TK 111, 112 : Số tiền đợc ngời bán trả lại
Nợ TK 138 (1388) : Số đợc ngời bán chấp nhận
Có TK 515 : Số chiết khấu thanh toán đợc hởng
7
Hạch toán NVL trong Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh
Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng mua
(do vật liệu kém phẩm chất, sai quy cách...) hoặc vật liệu đã mua nay trả lại ng-
ời bán, ghi:
Nợ TK 111, 112 : Số tiền đợc ngời bán trả lại

Nợ TK 331 : Trừ vào số tiền hàng phải trả
Nợ TK 138 (1388) : Số đợc ngời bán chấp nhận
Có TK 152 : Số giảm giá, chiết khấu thơng mại...
Có TK 133 : Thuế GTGT tơng ứng với số hàng giảm giá...
Trờng hợp nếu vật d thừa so với hóa đơn
Nếu phản ánh toàn bộ giá trị nhập (kể cả số thừa):
Nợ TK 152 : giá trị thực nhập
Nợ TK 133 : Thuế GTGT tính theo hóa đơn
Có TK 331 : Tổng giá thanh toán trên hóa đơn
Có TK 338 : Trị giá hàng thừa (cha có thuế GTGT)
Khi xử lý, kế toán ghi:
+ Nếu trả lại ngời bán:
Nợ TK 338 (3381) : Trị giá hàng thừa đã xử lý
Có TK 152 : Trả lại số thừa
+ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:
Nợ TK 338 (3381) : Trị giá hàng thừa (cha có thuế GTGT)
Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT của số hàng thừa
Có TK 331 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa
+ Nếu thừa không rõ nguyên nhân, bên mua đợc hởng, kế toán ghi tăng
thu nhập:
Nợ TK 338 (3381) : Trị giá hàng thừa
Có TK 711 : Số thừa không rõ nguyên nhân
Nếu phản ánh theo số trên hóa đơn:
+ Phản ánh giá trị nhập:
TK 152 : Trị giá theo hóa đơn
Nợ TK 133 : Thuế GTGT
Có TK 331 : Tổng giá thanh toán
và đồng thời ghi: Nợ TK 002: phản ánh giá trị thừa (nhận giữ hộ)
Khi xử lý, ghi:
+ Trả lại ngời bán:

Có TK 002 : Giá trị thừa
8
Hạch toán NVL trong Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh
+ Mua nốt số thừa:
Nợ TK 152 : Trị giá hàng thừa
Nợ TK 133 : Thuế GTGT của số hàng thừa
Có TK 331 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa
+ Thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập khác
Nợ TK 152 : Trị giá hàng thừa (cha có thuế GTGT)
Có TK 711 : Số thừa không rõ nguyên nhân
Trờng hợp hàng thiếu so với hóa đơn:
+ Khi nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152 : Giá trị thực nhập (không có thuế GTGT)
Nợ TK 133 : Thuế GTGT theo hóa đơn
Nợ TK 138 : Giá trị thiếu (không có thuế GTGT)
Có TK 331 : Tổng giá thanh toán theo hóa đơn
Khi xử lý giá trị thiếu, ghi:
+ Nếu do lỗi của ngời bán chuyển thiếu:
- Ngời bán giao một số hàng còn thiếu:
Nợ TK 152 : Ngời bán giao nốt số thiếu
Có TK 138 : Xử lý số thiếu
- Nếu ngời bán không còn hàng:
Nợ TK 331 : Ghi giảm số tiền phải trả ngời bán
Có TK 138 : Xử lý số thiếu
Có TK 133 : Thuế GTGT của số hàng thiếu
Nếu do lỗi của bên vận chuyển
Nợ TK 111, 112
Có TK 138
Do lỗi của cá nhân làm mất, phải bồi thờng
Nợ 138 (1388), 334 : Số phải bồi thờng

Có TK 133 : Thuế GTGT của số hàng thiếu
Có TK 138 : Xử lý số thiếu
Thiếu do không xác định đợc nguyên nhân
Nợ TK 632 : Số thiếu không rõ nguyên nhân
Có TK 138 : Xử lý số thiếu
9
Hạch toán NVL trong Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh
* Trờng hợp 2: Hàng về cha có hóa đơn
Khi hàng về, vẫn tiến hành thủ tục nhập kho bình thờng nhng lu phiếu
nhập vào tập hồ sơ "Hàng Cha có hóa đơn". Nếu trong tháng có hóa đơn về
thì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng, hóa đơn vẫn cha về thì ghi theo giá
tạm tính bằng bút toán sau:
Nợ TK 152 : giá tạm tính
Có TK 331 :
Sang tháng sau, khi hóa đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực
tế bằng một trong ba cách:
- Cách 1: Xóa giá tạm tính bằng bút toán đó, rồi ghi giá thực tế bằng bút
toán thờng.
- Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút
toán đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bằng bút toán thờng (nếu giá thực
tế > giá tạm tính)
- Cách 3: Dùng bút toán đảo ngợc để xóa bút toán theo giá tạm tính đã
ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng nh bình thờng.
* Trờng hợp 3: Hóa đơn về nhng hàng cha về.
Khi hóa đơn về, kế toán lu hóa đơn vào tập hồ sơ: "Hàng mua đang đi đờng"
Nếu trong tháng, hàng về thì ghi sổ bình thờng, cuối tháng hàng vẫn cha
về, căn cứ vào hóa đơn, kế toán ghi:
Nợ TK 151 : Giá mua theo hóa đơn (không có Thuế GTGT)
Nợ TK 133 : Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK liên quan (111, 112, 331...): Tổng giá thanh toán

Sang tháng sau khi hàng về ghi:
Nợ TK 152 : Nếu nhập kho
Nợ TK 621, 627, 641, 642: Xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh
Có TK 151: Hàng đi đờng kỳ trớc đã về
* Trờng hợp hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo nh hợp
đồng
Số hàng này có thể đợc giảm giá hoặc trả lại cho ngời bán. Khi xuất kho
giao trả cho chủ hàng hoặc đợc giảm giá, ghi:
Nợ TK 331, 111, 112 : Tổng giá thanh toán
Có TK 152 : Giá mua cha có Thuế GTGT
Có TK 133 (1331) : Thuế GTGT tơng ứng
10