Bài 1: Tổ chức và thông tin trong tổ chức pps

Bài 1
Tổ chức và thông tin trong tổ
chức
1
Nội Dung
 Vài nét về xã hội thông tin hiện nay.
 Tổ chức và thông tin.
 Thông tin và Ra quyết định
 Quản lý
2
1. Vài nét về xã hội thông tin hiện nay
Môi trường kinh tế hiện nay
 Kinh tế toàn cầu là một nền kinh tế cho phép khách hàng, doanh
nghiệp, và các nhà cung cấp, các nhà phân phối, và các nhà sản xuất
có thể cùng hợp tác với nhau không bị hạn chế bởi không gian địa lý.
• Sự phát triển các doanh nghiệp xuyên quốc gia
• Sự hội nhập của các công ty nhỏ và vừa
• Môi trường cạnh tranh mang tính toàn cầu
• Hệ thống phân phối toàn cầu
 Sự chuyển biến từ nền kinh tế chung toàn cầu từ kinh tế công
nghiệp  kinh tế dịch vụ
 Nền kinh tế số (digital economy, e-conomy)
• Sự xuất hiện của các doanh nghiệp kinh doanh điện tử
• Quá trình kinh doanh cơ bản được thực hiện dưới sự điều khiển
của một mạng lưới số hóa
• Mối quan hệ với các nhà cung cấp, khách hàng, và các đối tác dần
được thực hiện dưới tác động của CNTT
3
1. Vài nét về xã hội thông tin hiện nay
Thời đại thông tin
• Internet đã tác động lên mọi mặt của nền kinh tế và các

hoạt động của doanh nghiệp
• Thương mại điện tử (TMĐT)
• Giao tiếp trực tiếp: là việc sử dụng các công nghệ truyền
thông (như mạng Internet) để làm việc ở các vị trí khác
nhau.
• Môi trường làm việc ảo: là môi trường làm việc có sự hỗ
trợ của công nghệ. Không nhất thiết được thực hiện ở một
vị trí thời gian và không gian xác định. Có thể cho phép liên
lạc với bất cứ ai, bất cứ đâu vào bất cứ thời điểm nào.
• Nền kinh tế dựa trên mong muốn của người tiêu dùng:
• Thiết kế nội thất phù hợp với nhà
• Giầy thể thao đếm bước đi
4
1. Vài nét về xã hội thông tin hiện nay
Đặc điểm của thời đại thông tin
• Xuất hiện dựa trên sự xuất hiện của các hoạt động xã hội
dựa trên nền tảng thông tin
• Kinh doanh trong thời đại thông tin phụ thuộc vào công
nghệ thông tin được sử dụng để thực hiện công việc kinh
doanh
• Năng suất lao động của quá trình sản xuất tăng lên một
cách nhanh chóng
• Hiệu quả sử dụng công nghệ thông tin xác định sự thành
công trong thời đại thông tin
• Công nghệ thông tin có mặt trong mọi sản phẩm và dịch vụ
5
2. Tổ chức
 Tổ chức là một tập hợp hình thức bao gồm
con người & các tài nguyên khác được hình
thành để đạt được 1 tập các mục tiêu.

 Nguồn lực TC: con người, nguyên vật liệu,
máy móc thiết bị, tiền bạc, dữ liệu, thông tin
& các quyết định.
6
2. Tổ chức
Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các
cá thể để làm dễ dàng việc đạt mục tiêu bằng
hợp tác và phân cơng lao động.
Hệ Thống
Quản Lý
Đối tượng
Quản Lý
Thông tin
từ môi
trường
Thông tin
ra môi
trường
Thông tin
tác
nghiệp
Thông tin
quyết
đònh
7
2. Tổ chức
•Tổ chức bao gồm nhiều HT con thực hiện các tiến trình để
chuyển đổi các đầu vào thành hàng hóa hay dịch vụ  gia tăng
giá trị
•Chuỗi các tiến trình gia tăng giá trị gồm: hậu cần, kho vận,

sản xuất, tiếp thị & bán hàng, giao nhận hàng & dịch vụ khách
hàng
•Giá trị gia tăng của mỗi tiến trình được nhận thức bởi KH: giá
cả rẻ hơn, dịch vụ tốt hơn, chất lượng cao hơn, hay sự độc đáo
của SP.
•Giá trị gia tăng đến từ: kỹ năng, tri thức, thời gian, năng lượng
và vốn
8
2. Toå chöùc
Chuỗi giá trị
Hệ thống các quá trình liên quan đến việc tạo ra giá trị trong một doanh nghiệp.
Bao gồm:
9
2. Tổ chức
Kế hoạch nhận hàng
Hệ thống nhận hàng
Kho hàng
HT kiểm soát kho hàng
Sản xuất
HT kiểm soát tiến trình
SX
Bán hàng, tiếp thò
HT máy tính hóa việc đặt hàng
Kế hoạch giao hàng
Hệ thống giao hàng
Phục vụ khách hàng
HT phục vụ khách hàng
Chuỗi các hoạt động quan trong của một công ty sản xuất điển hình.
10
2. Tổ chức

Cơ cấu tổ chức
 Cơ cấu tổ chức: các bộ phận trong tổ chức & cách
mà chúng quan hệ đối với tổ chức tổng thể.
 Các mô hình quản lý một tổ chức: Mô hình truyền
thống (traditional), Dự án (project), Đội nhóm
(team), hoặc mô hình quản lý đa chiều
(multidimensional)
→ Mỗi mô hình có phương thức quản lý riêng và
do đó có những yêu cầu thông tin khác nhau.
Loại HTTT nào được dùng & dùng như thế nào
11
2. Tổ chức
Cơ cấu tổ chức:Traditional organizational
structure.
Giám đốc
Bộ phận
Kế toán
Bộ phận
Sản xuất
Bộ phận
Tiếp thò
Bộ phận
HHTT
Bộ phận
nhân sự
Quản
đốc1
Quản
đốc2
CƠ CẤU TỔ CHỨC KINH DOANH TRUYỀN THỐNG

•Phân chia theo chức năng, lãnh đạo phòng báo cáo với GĐ
•Cấu trúc phân cấp, cấp cao hơn có quyền lực nhiều hơn
12
2. Tổ chức
Cơ cấu tổ chức: Project organizational
structure
Cty SX SP trẻ em
Bp thức ăn TE
BP quần áo TE BP đồ chơi TE
Tài chánh
Sản xuất
Tiếp thò
Tài chánh
Sản xuất
Tiếp thò
Tài chánh
Sản xuất
Tiếp thò
CƠ CẤU TỔ CHỨC THEO MƠ HÌNH DỰ ÁN
Tập trung vào SP hay dịch vụ, các chức năng truyền thống thuộc từng bộ phận
13
2. Tổ chức
Cơ cấu tổ chức: Team organizational
structure
CƠ CẤU TỔ CHỨC THEO NHÓM
•Tập trung vào nhóm làm việc
•Nhóm có thể nhỏ hay lớn
•Mỗi nhóm có trưởng nhóm báo cáo với quản lý ở cấp
trên trong tổ chức
•Phụ thuộc vào công việc thực hiện, nhóm có thể là tạm

thời hay thường xuyên
14
2. Tổ chức
Cấu trúc tổ chức: Multidimensional
organizational structure
CT SX SP
trẻ em
BP thức ăn TE
BP quần áo TE
BP đồ chơi TE
Sản xuất
Nhóm SX
Nhóm SX
Nhóm SX
Tiếp thò
Nhóm T.thò
Nhóm T.thò
Nhóm T.thò
Tài chánh
Nhóm TC
Nhóm TC
Nhóm TC
CƠ CẤU TỔ CHỨC THEO MƠ HÌNH ĐA CHIỀU
•Kết hợp các cấu trúc khác, giống như cấu trúc ma trận
•Ưu: kết hợp ưu điểm của các cấu trúc khác nhau
•Nhược: có nhiều lãnh đạo  xảy ra mâu thuẩn  định quyền ưu tiên
nếu có mâu thuẩn
15
2. Tổ chức
Văn hóa trong tổ chức

•Văn hóa là tập hợp các hiểu biết & giả dịnh chia sẽ bởi 1 nhóm
•Văn hóa tổ chức bao gồm các hiểu biết chính yếu & giả định cho 1 tổ
chức
•Hiểu biết có thể gồm các niềm tin chung, các giá trị & các cách tiếp cận
để ra quyết định. Thường là không được phát biểu hay ghi ra trong phát
biểu mục tiêu công ty hay các chính sách hình thức
•Văn hóa tổ chức có ảnh hưởng đáng kể đến việc phát triển & điều hành
HTTT. 1 qui trình liên quan với 1 HTTT được thiết kế mới có thể mâu
thuẩn với các luật phi hình thức của văn hoá tổ chức.
•Văn hóa tổ chức cũng ảnh hưởng nhận thức của người ra quyết định về
các yếu tố & độ ưu tiên cần phải xem xét trong việc xác định mục tiêu
của 1 quyết định
16
2. Tổ chức
Thay dổi trong tổ chức
•Thay dổi trong tổ chức liên quan đến tổ chức hoạch định,
thực hiện & kiểm soát thay đổi như thế nào
•Thay đổi có thể do các yếu tố bên trong hay bên ngoài.
•yếu tố bên trong: các hoạt động được thực hiện ở tất cả các
cấp
•yếu tố bên ngoài: các hoạt động của đối thủ cạnh tranh, các cổ
đông, luật lệ, công nghệ, các điều kiện kinh tế…
•organizational learning: tổ chức phải thích nghi với các điều
kiện mới  NV & nhà QL phải học cách tốt hơn để làm KD &
kết hợp các cách tiếp cận này vào trong hoạt động hằng ngày
của họ.
17
2. Tổ chức
Thay dổi trong tổ chức
•Reengineering bao gồm việc tái thiết kế các tiến

trình KD, cấu trúc tổ chức, HTTT, & văn hóa của
tổ chức để đạt được kết quả KD đột phá.
•Reengineering có thể giảm thời gian phân phối,
tăng chất lượng SP/ dịch vụ, nâng cao sự thỏa
mãn KH, tăng doanh thu & lợi nhuận.
18
2. Tổ chức
Thay dổi trong tổ chức
Thay đổi tiến trình kinh doanh
Thay đổi văn hóa tổ chức
Thay đổi hệ thống thông
tin
Thay đổi cơ cấu tổ chức
19
3. Thông tin và Ra quyết định
 Mục đích của thông tin là giúp nhà quản lý / lãnh đạo
RQĐ.
 RQĐ là một hành động (hay sự thực hiện) nhằm thay đổi
trạng thái hiện tại tới 1 trạng thái mong muốn.
 Các loại quyết định: QĐ có cấu trúc, QĐ bán cấu
trúc, QĐ không có cấu trúc
 Cơ sở phân loại:
• Tiêu chuẩn RQĐ / độ đo hiệu quả
• Dữ liệu& quá trình xử lý dữ liệu để có độ đo hiệu quả
20
4. Quản lý
 Quản lý như một quá trình biến đổi thông tin đưa đến
hành động, là một quá trình tương đương việc RQĐ.
 Quản lý bao gồm việc điều hòa các nguồn tài nguyên
(nhân lực và vật chất) để đạt tới mục đích.

 Quản lý có 4 yếu tố cơ bản:
• Hướng tới mục tiêu
• Thông qua con người
• Sử dụng các kỹ thuật
• Bên trong một tổ chức
21
Hoạch đònh
Tổ chức thực hiện
Chỉ đạo thực hiện
Kiểm soát
Chu trình của 4 hoạt động quản lý
4. Quản lý
22
•Hoạch định (Planning): thiết lập các mục tiêu & các chiến
lược / chiến thuật cần để đạt được các mục tiêu.
•Tổ chức thực hiện (Organizing): xác định & mang các
nguồn lực cần thiết lại với nhau để đạt được các kế hoạch.
Thiết lập cấu trúc quản lý của tổ chức như các phòng ban &
các quan hệ báo cáo.
•Chỉ đạo thực hiện (Leading): hướng dẫn & phân quyền
cho những người khác để thực hiện các công việc cần thiết.
•Kiểm soát (Controlling): đo lường đánh giá kết quả thực
hiện & nếu cần thì thực hiện các hành động điều chỉnh.
4. Quản lý
23
5. Các quyết định theo cấp quản lý
 Có 4 mức độ hoạt động trong tổ chức:
• Chiến lược, Sách lược, Tác nghiệp và Thừa hành
 HTTTQL xử lý các dữ liệu ở mức thừa hành
và cung cấp thông tin cho việc làm quyết

định ở các mức chiến lược, sách lược và tác
nghiệp.
24
5. Các quyết định theo cấp quản lý
Mức kế hoạch chiến lược
Mức kiểm soát quản lý
Mức tri thức
Mức điều hành
Sản xuất Tiếp thò Tài chánh Kế toán Nhân sự
25