Sử dụng phần mềm Excel potx

2
Nội dung

Bài 1: Tổng quan về MS-Excel

Bài 2
: Thao tác nhập và định dạng dữ liệu
trong bảng tính

Bài 3: Công thức và hàm

Bài 4: Đồ thị và in ấn

Bài 5: Cơ sở dữ liệu trong MS-Excel
3
§1 Tổng quan về MS-Excel
1. Giới thiệu

Bảng tính điện tử MS-Excel là phần mềm
chuyên dùng cho công việc quản lý số liệu
chứa nhiều công thức tính toán tại các công sở,
trường học như tính toán bảng lương, thống kê
tài sản, lập bảng điểm thi, xếp loại học sinh, …

Bảng tính điện tử là bảng có kích thước lớn
gồm nhiều cột (column) và nhiều hàng (row)
tạo thành các đơn vị lưu trữ và xử lý dữ liệu gọi
là ô (cell).
4
2. Một số thao tác cơ bản

a. Khởi động MS-Excel

Cách 1: Nhấn chuột vào nút Start,
chọn Program, chọn Microsoft
office và chọn Ms-Excel

Cách 2: Nhấp đúp chuột vào biểu
tượng chương trình Ms-Excel trên
Desktop
5

Sau khi khởi động chương trình MS-Excel,
chúng ta có một sổ bảng tính (workbook).
6
 Cửa sổ bảng tính MS-Excel có các
thành phần chính sau:

Thanh tiêu đề: cho biết tên tập tin

Thanh thực đơn lệnh: cung cấp các
nhóm lệnh làm việc với bảng tính

Thanh công cụ: cung cấp các nút
thao tác nhanh

Thanh công thức (Formula Bar):
hiển thị tọa độ ô soạn thảo và nội dung
dữ liệu của ô.
7


Đường viền ngang: ghi tên cột

Đường viền dọc: ghi số thứ tự dòng

Thanh trượt ngang và dọc: cho phép
hiển thị những ô bị che khuất

Thanh trạng thái: cho biết thông tin về
bảng tính.
8

Trong một sổ bảng tính có nhiều trang bảng tính
(Sheet). Một sổ bảng tính có thể chứa từ 1 đến
255 trang bảng tính.

Một trang bảng tính gồm có 256 cột được đánh
chỉ số theo chữ cái A,B,C, … Z,AA,AB,AC, … và
65536 dòng được đánh chỉ số theo số thứ tự
1,2,3 … 65536.

Theo mặc định, mỗi lần tạo bảng tính mới thì
MS_Excel tạo 3 trang bảng tính trắng đặt tên là
Sheet1, Sheet2, Sheet3. Sau này chúng ta có
thể chèn thêm các trang mới và chúng được đặt
tên là Sheet4, Sheet5, …
9


Các thao tác cơ bản về Sheet


Sheet đang làm việc hoặc đang được chọn gọi là
Sheet hiện hành. Muốn chọn Sheet nào ta click vào
Sheet đó trên Sheet Tab.

Click phải chuột tại Sheet Tab để kích hoạt
ShortCut menu gồm:

Insert: chèn thêm Sheet vào vị trí Sheet hiện
hành

Delete: xóa Sheet hiện hành

Rename: đổi tên Sheet hiện hành

Move or copy: di chuyển hoặc sao chép Sheet

Select all Sheets: chọn tất cả các Sheet
10

Ô (cell)
Ô của trang bảng tính là giao của cột và
dòng. Ô trên trang bảng tính có địa chỉ viết
theo trật tự xác định gồm chữ cái tên cột
đứng trước và số thứ tự dòng đứng sau.
Ví dụ địa chỉ của ô đầu tiên là A1 và địa
chỉ của ô cuối cùng là IV65536.
11
b.Tạo bảng tính mới theo mẫu mặc định

Nhắp chuột vào biểu tượng New trên

thanh công cụ hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl
+ N.
12
c.Tạo bảng tính mới theo mẫu lựa chọn
Nhắp chuột vào menu File -> New
làm xuất hiện hộp thoại chọn mẫu
13
d. Ghi lưu bảng tính

Nhắp chuột vào menu File -> Save (hoặc
nhắp chuột vào biểu tượng Save ). Xuất
hiện hộp thoại Save as:
14

Gõ tên tệp vào ô File name (nên gõ
không dấu)

Xác định ổ đĩa, thư mục chứa tệp
tin bằng cách chọn trong hộp Save
in

Nhấn nút Save để hoàn tất việc
ghi lưu.
15
e.Đóng bảng tính, đóng chương trình Excel

Nhắp chọn thực đơn lệnh File -> Close
để đóng bảng tính đang làm việc

Nhắp chọn thực đơn lệnh File -> Exit để

đóng chương trình MS-Excel hoặc nhấn
nút tại góc trên bên phải màn hình.
16
f. Mở một hoặc nhiều bảng tính

Nhắp chọn menu File -> Open (hoặc nhắp
chuột vào biểu tượng Open trên thanh
công cụ). Xuất hiện hộp thoại:
17

Tìm thư mục chứa tệp tin trong hộp Look
in

Chọn các tệp tin cần mở rồi nhấp nút
Open
18
§2. THAO TÁC NHẬP VÀ ĐỊNH DẠNG
DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
I. Nhập dữ liệu vào bảng tính
Dữ liệu một ô trong bảng tính sau khi
nhập sẽ được Excel tự động phân loại và
đưa về một trong các kiểu dữ liệu sau:

Kiểu số (Number)

Kiểu chuỗi (Text)

Kiểu logic

Kiểu mã lỗi (Error).

19

Nhập dữ liệu kiểu số

Mặc định được căn theo lề phải của ô

Dữ liệu kiểu số

Ví dụ: 789, -789, 7.89, 7.89E+08

Số âm: gõ dấu “-” trước số hoặc đưa số đó vào
cặp dấu ngoặc đơn - “( số )”

Dấu “.” để ngăn cách giữa phần nguyên và
phần thập phân
20

Dữ liệu kiểu ngày tháng

Cách thức nhập được quy định trong mục
Regional Settings trong cửa sổ Control Panel

Thứ tự nhập mặc định: tháng/ngày/năm

Chú ý: phải nhập giá trị ngày tháng theo đúng
quy định được đặt trong mục Regional
Settings
21

Nhập dữ liệu kiểu văn bản


Mặc định được căn theo lề trái của ô

Ví dụ: 10AA109, 208 675

Sử dụng dấu nháy đơn “ ‘ ”, dấu nháy kép “ “
“ để ép kiểu

Ví dụ: ‘232323 được hiểu là một xâu ký tự có
nội dung 232323
22
1. Nhập dữ liệu vào 1 ô

Di chuyển con trỏ đến ô cần nhập

Nhập dữ liệu tùy theo kiểu đã qui định

Kết thúc nhập dữ liệu ta di chuyển con
trỏ ra khỏi ô.

Để sửa đổi dữ liệu tại một ô ta nhấn phím
F2 hoặc nhấn đúp chuột tại ô đó.
23
2. Nhập cùng dữ liệu cho một nhóm các ô

Chọn phạm vi nhóm ô cần nhập dữ liệu

Nhập dữ liệu tùy theo kiểu đã qui định

Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter

24
3. Công cụ điền nội dung tự động
a) Điền tự động theo cấp số cộng

Nhập giá trị cho 2 ô đầu tiên theo quy
luật cấp số cộng, ví dụ: 1, 4

Chọn 2 ô vừa nhập

Đưa con trỏ chuột vào hình vuông ở
góc phải dưới của vùng vừa chọn

Nhấn vào kéo chuột theo chiều dọc,
ngang như mong muốn
25
b) Điền tự động theo chuỗi dữ liệu

Nhập 2 chuỗi cho 2 ô đầu tiên theo quy luật, ví
dụ: 05TC0001, 05TC0002

Chọn 2 ô vừa nhập

Đưa con trỏ chuột vào hình vuông ở góc phải
dưới của vùng vừa chọn

Nhấn vào kéo chuột theo chiều dọc, ngang
như mong muốn