Chuong1, VP va QTHCVP trong cac co quan doc

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH
VĂN PHÒNG
Ths. Nguyễn Văn Báu
-
Mục đích môn học
- nghóa môn học
- Điều kiện
- Thời gian môn học
- Tài liệu tham khảo
- Kết cấu bài giảng
- Hình thức học và đánh giá
Chương 1
VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
TRONG CÁC CƠ QUAN
I. TỔ CHỨC VP TRONG CÁC CƠ QUAN
1. Văn phòng
+ VP là hoạt động của một cơ quan, tổ chức thực hiện
công việc theo chức năng.
+ VP là một đơn vị chức năng, một bộ phận trợ giúp
cho các nhà quản trị (lãnh đạo) thực hiện các công
việc thủ tục hành chính trong cơ quan.
+ VP là trụ sở làm việc – nơi diễn ra các hoạt động đối
ngoại của một cơ quan, tổ chức.
Văn phòng truyền thống, văn phòng hiện đại
Văn phòng là bộ phận đảm trách các hoạt động
như tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải,
quản lý, sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ,
trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành
quản lý cơ quan cơ quan (Nguyễn Thành Độ, Quản trị
văn phòng, Trường ĐH KTQD HN, 2005)

2. Nhiệm vụ hành chính văn phòng
+ Soạn thảo các văn bản phục vụ hoạt động của người
lãnh đạo.
+ Tiếp nhận, quản lý văn bản đến từ các cơ quan tổ
chức bên ngoài.
+ Thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin phục vụ hoạt
động của người quản trị.
+ Thực hiện và giải quyết các công việc hành chính cơ
quan
+ Thực hiện các hoạt động giao tiếp đối nội, đối ngoại
của cơ quan.
+ Sắp xếp lịch hoạt động của cơ quan và người
lãnh đạo
+ Tổ chức các chuyến đi cơng tác của lãnh đạo.
+ Phục vụ các hoạt động của người lãnh đạo.
+ Phục vụ các cuộc họp, lễ hội cơ quan tổ chức
+ Tham gia vào các hoạt động giao dòch, giao
tiếp
+ Hướng dẫn khách các vấn đề liên quan đến
nhiệm vụ của từng bộ phận trong cơ quan.
+ Bảo đảm an ninh trong cơ quan…
3. Vai trò, ý nghóa của VP trong c ơ
quan
3.1. Vai trò
- VP là trung tâm tiếp nhận, xử lý thông tin.
- VP là cánh tay đắc lực của cấp quản lý
- Trung tâm cung cấp dòch vụ hỗ trợ cho các phòng
ban ch c n ng trong các hoạt độngứ ă
- C u n i gi a ch th qu n lý và đối tượng quản lýầ ố ữ ủ ể ả
3.2.Ý nghóa

- Công tác VP nâng cao năng xuất lao động
- Công tác văn phòng tạo nề nếp làm việc
- Công tác văn phòng giảm bớt các thủ tục, tiết
kiệm chi phí cho cơ quan
- Công tác văn phòng cung cấp thông tin kòp
thời cho người quản lý.
- Công tác văn phòng giúp lãnh đạo cơ quan,
tổ chức thực hiện tốt công tác kiểm tra
II. QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VP
1. Quản trị hành chính văn phòng
Quản trị hành chánh văn phòng là việc hoạch định,
tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các
hoạt động trong văn phòng.
đ/n theo sach TS. Thân
2. Nội dung của quản trị HCVP
+ Hoạch định các công việc hành chính
+ Tổ chức các công việc hành chính
+ Phân công thực hiện các công việc hành chính
+ Theo dõi việc thực hiện các cống việc hành chính
+ Kiểm tra các công việc hành chính
+ Đánh giá các công việc hành chính
III. TỔ CHỨC VĂN PHÒNG
1. Tổ chức nghiệp vụ hành chính VP
- Tổ chức công việc hành chính theo hình thức tập
trung tại văn phòng. Mọi hoạt động hành chính tập
trung tại văn phòng dưới quyền của nhà quản trị
hành chính.
+ Ưu điểm dễ huy động nhân sự, dễ kiểm tra, dễ đào
tạo huấn luyện, điều động trang thiết bị, phương tiện
làm việc, dễ nghiên cứu hoàn chỉnh các thủ tục

+ Nhược điểm của nó là khó chuyên môn hóa, công
việc thiếu chính xác, thường gây trì trệ do chuyển
giao công việc, khó quan tâm đúng mức tầm quan
trọng của từng loại công việc.
-
Tổ chức công việc hành chính theo các bộ
phận chức năng
Tổ chức theo loại hình này các hoạt động
hành chính đặt tại các bộ phận chuyên môn
nhưng và chịu sự giám sát của người quản trị
hành chính văn phòng.
+ Ưu điểm của hình thức này là thu hút được
nhiều chuyên viên.
+ Nhược điểm: có thể dẫn đến vi phạm chế độ
một thủ trưởng.
2. Tổ chức các bộ phận trong văn phòng
- Bộ phận hành chính quản lý văn bản đi đến:
- Bộ phận tổng hợp:
- Bộ phận quản trị trang thiết bị:
- Bộ phận lưu trữ thông tin:
- Bộ phận tài vụ, kế toán:
- Bộ phận tổ chức nhân sự
- Bộ phận đảm bảo an ninh:
3. Tổ chức khơng gian làm việc
Vò trí văn phòng
- Nơi dễ giao tiếp, liên lạc (tầng trệt)
- Cách xa nơi ồn ào
- Các phòng họp thiết kế ở vò trí yên tónh
- Tuỳ theo tính chất cơng việc và hồn cảnh cụ
thể của mỗi cơ quan, đơn vị mà bố trí văn phòng phù

hợp với cơ quan mình.
Xét đặc điểm cơng việc và số lượng cán bộ nhân viên
để thiết kế văn phòng.
Đề mục Số người Số m2/người/
(công việc)
Tổng cộng
m2
Trưởng phòng
P Trưởng phòng
Thư ký
Tiếp khách
Bộ phận văn thư
Bộ phận kế toán
Tổng hợp
Lưu trữ
Tủ đựng hồ sơ
Trang thiết bị…
Tổng cộng
Phân tích mối quan hệ giữa các công việc
- Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng
cơ động diện tích văn phòng,
- Giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc di
chuyển giữa các bộ phận của văn phòng
- Tạo môi trường thích hợp cho công việc của
nhân viên văn phòng nhằm giúp cho nhân viên
hoàn thành công việc với kết quả lao động cao
nhất.
- Tạo điều kiện thuận lợi nhất của cơng tác
thu thập, xử lý thơng tin
- Tiết kiệm chi phí lắp đặt

- Tn thủ các quy tắc về an tồn kỹ thuật
và an tồn lao động.
- Quản lý thông tin tốt
- Giảm thiểu việc di chuyển.
- Phù hợp với trình tự công việc.
- Dễ thay đổi.
Thiết kế văn phòng
- VP thiết kế theo không gian khép kín: mỗi bộ
phận chức năng được sắp xếp ở những phòng
riêng biệt.
+ Ưu điểm: (An toàn-bí mật, tính riêng tư, phù
hợp với công việc có tính tập trung cao)
+ Nhược điểm: tốn diện tích làm việc, phòng
riêng ít uyển chuyển trong thay đồi công việc, vị
trí, tăng chi phí, thiết bị VP, Khó kiểm tra & làm
trì trệ công việc).
- VP bố trí theo không gian mở: Các bộ phận
chức năng cùng làm việc trong một không gian,
các bộ phận trong vp được ngăn cách bằng
những vách ngăn cao khoảng 2m.
+ Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí, diện tích, dễ giám
sát, quản lý, thuận tiện giao tiếp giữa nhân viên
& công việc, dễ tập trung các hoạt động VP, dễ
thay đổi nếu cần.
+ Nhược điểm: Tính an toàn và bí mật giảm, khó
cho công việc đòi hỏi tính tập trung cao độ.