Presentation Skill Ky nang thuyet trinh docx

Presentation Skill
Presentation Skill
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
NỘI DUNG
1. Một số câu hỏi
2. Bước chuẩn bị
3. Đặc điểm của một bài thuyết trình
4. Trình bày bằng phương tiện trực quan
5. Thuyết trình bằng overhead projector
6. Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình
1. Một số câu hỏi
•
Thuyết trình là gì?
•
Ai cần ai?

Trình bày một cách hệ thống và sáng rõ một
vấn đề trước đông người

Thời gian trình bày “ngắn”
Người nói cần người nghe
Hay
Người nghe cần người nói
2. Bước chuẩn bị
Không chuẩn bị là
Chuẩn bị cho thất
bại
2. Bước chuẩn bị
•
Xác định tình huống
•

Phân tích thính giả và diễn giả
•
Xác định mục tiêu
•
Thu thập thông tin
•
Xây dựng bài thuyết trình
•
Tập luyện
Xác định tình huống
•
Tại sao có buổi thuyết trình này
•
Cái gì được cung cấp cho người nghe
•
Kết quả của buổi thuyết trình này như thế nào
•
Giới hạn vấn đề
•
Đánh giá môi trường bên ngoài
•
Phân biệt gốc rễ vấn đề
•
Chi tiết hóa vấn đề bằng các thông số
•
Đơn giản hóa tình huống
•
Chia vấn đề thành những phần có thể thực hiện
được
•

Thông tin thường xuyên được cập nhật
•
Những gì đang xảy ra ở lĩnh vực
•
Những gì đang xảy ra ở lĩnh vực liên quan
•
Sự ảnh hưởng ở phạm vi quốc gia, quốc tế
Phân tích thính giả và diễn giả
•
Đánh giá văn hóa tổ chức
•
Xác định thính giả
•
Phân tích thính giả
•
Phân tích diễn giả
Đánh giá văn hóa tổ chức
•
Phong cách giao tiếp trang trọng hay không?
•
Ăn mặc trang trọng hay không?
•
Giờ làm việc cứng nhắc hay linh động?
•
Cơ cấu ngang bằng hay cấp bậc?
•
Thái độ an toàn hay mạo hiểm?
Xác định thính giả
•
Thính giả vãng lai, bất đắc dĩ

–
Người gặp dịp ghép chơi; người bị buộc tới …
•
Thính giả cơ sở
–
Người dự để biết là chính
•
Thính giả tiềm ẩn
–
Người dự chưa xác định rõ mục tiêu
•
Thính giả quyết định
–
Người dự mong muốn thật sự đến nội dung
thuyết trình
Phân tích thính giả
•
Những thông tin về cá nhân người nghe: độ tuổi,
giới tính, học vấn, khả năng kinh tế, tôn giáo, nghề
nghiệp, chủng tộc/dân tộc, chính trị, ảnh hưởng của
nền văn hóa.
•
Thái độ, giá trị và niềm tin của người nghe là gì?:
Chúng ta tìm hiểu về đặc điểm tâm lý của thính giả ví
dụ như người nghe đang làm việc ở công ty, phòng
ban nào? Lĩnh vực nào?
•
Những mong đợi của người nghe là gì? Hãy tìm hiểu
xem tại sao họ lại tham dự buổi thuyết trình của
chúng ta; ví dụ họ quan tâm đến bài thuyết trình hay

họ bị buộc phải nghe?
Phân tích diễn giả
•
Động cơ, mục đích
•
Cảm giác, sự chú tâm
•
Sự gần gũi và hấp dẫn
•
Sự tin tưởng của thính giả
•
Địa vị và quyền lực
Xác định mục tiêu
Chọn chủ đề
•
Thính giả muốn nghe
•
Có tính mới mẻ
•
Mình biết sâu
Mục đích tổng quát
•
Thông tin
•
Thuyết phục
•
Giải trí
Mục tiêu cụ thể
•
Phụ thuộc vào mục đích

•
Phụ thuộc vào các phân tích
•
Phụ thuộc vào yêu cầu của diễn giả
Thu thập thông tin
•
Tra cứu (tài liệu, thư viện, Internet…)
•
Phỏng vấn
•
Điều tra
•
Dự giờ
•
Quan sát, lắng nghe …
Nói là Bạc,
im lặng là Vàng,
lắng nghe là Kim cương
Xây dựng bài thuyết trình
•
Bố cục một bài thuyết trình tốt
•
Phân chia nội dung bài thuyết trình
Bố cục bài thuyết trình tốt
•
Mở đầu: Giới thiệu tổng quan, kinh nghiệm bản thân.
Vào đề một cách sáng tạo (kể chuyện, đặt câu hỏi, nêu
giả thiết, hoặc nêu các thông tin mới )
•
Nội dung: Theo Tam đoạn luận và sử dụng sáng tạo các

phương pháp để trình bày theo:
–
logic
–
theo thứ tự thời gian
–
từ tổng thể tới cụ thể
–
từ điều đã biết đến cái chưa biết
–
từ những điều đã được chấp nhận tới những mâu thuẫn
•
Kết luận: Nêu được điểm nhấn của bài trình bày. Cần sử
dụng các nút tác động lên người nghe bằng các câu hỏi
và hành động (bài trình bày có gì nên thay đổi, có gì mới
hơn? )
Phân chia bài thuyết trình
•
Phần trình bày trên các slide (tài liệu)
•
Trình bày đẹp, chú ý:
–
Loại chữ và kích cỡ chữ, sự phân bố, nền
–
Dùng gạch đầu dòng, số, đồ thị, hình vẽ
•
Video, âm thanh
•
Phần để nói
•

Ngôn ngữ cử chỉ, giọng nói, giao tiếp với
người nghe
•
Hiểu những tài liệu trình bày (tự tin)
Tập luyện
Mẫu bút chì còn hơn trí nhớ tốt
Trí nhớ đậm không bằng nét mực mờ
Tập một mình
Tập trước nhóm nhỏ
Mô phỏng
3. Đặc điểm của một bài thuyết trình
•
Ngắn gọn, rõ ràng
•
Sử dụng ngôn ngữ giao tiếp
•
Sử dụng hình ảnh, video, âm thanh
•
Sử dụng phần mềm và phương tiện hỗ trợ
Ngắn gọn, rõ ràng
•
Ngắn và đơn giản nội dung
•
Rõ ràng về nội dung, từ ngữ
•
Sử dụng màu sắc phù hợp:
–
Màu đỏ và màu cam sẽ dễ thu hút sự chú ý
nhưng khó giữ tập trung
–

Màu xanh lá cây, xanh da trời và màu nâu là
những màu dịu hơn
–
Không nên dùng màu trắng trên nền sẫm nếu
khoảng cách > 20 feet
–
Màu sẫm trên nền trắng sẽ phù hợp
Quá trình giao tiếp
Ngôn ngữ giao tiếp
•
Giao tiếp bằng ngôn ngữ:
–
Phát âm, giọng nói, tốc độ nói
–
Phong cách ngôn ngữ:
•
Nói thẳng
•
Nói lịch sự
•
Nói ẩn ý
•
Nói mỉa mai, châm chọc
•
Giao tiếp phi ngôn ngữ:
–
Ánh mắt, nét mặt, nụ cười
–
Ăn mặc, trang điểm, trang sức
–

Tư thế, động tác
–
Khoảng cách, vị trí bàn
–
Quà tặng
Giáo trình Kỹ năng giao tiếp, NXB Hà Nội, 2005