232 Tổ chức công tác hạch toán Kế toán vật liệu ở xí nghiệp may Xuất khẩu Lạc Trung (68tr)

Lời mở đầu
Trong nền kinh tế thị trờng, dới sự chi phèi cđa c¸c quy lt kinh tÕ
kh¸ch quan nh: quy luật cung cầu, quy luật giá trị, quy luật cạnh tranh... đÃ
làm cho các doanh nghiệp trong quá trình sản xuất phải luôn chú trọng tới yếu
tố giảm chi phí để hạ thấp giá thành sản phẩm.
Trong doanh nghiệp sản xuất, khoản mục chi phí về nguyên vật liệu
chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp.
Một biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hởng lớn đến giá
thành sản phẩm. Do đó, quản lý khoản mục chi phí nguyên vật liệu góp phần
làm giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp luôn luôn đợc
các doanh nghiệp quan tâm.
Do đặc điểm của công nghệ sản xuất của Xí nghiệp may xuất khẩu Lạc
Trung nên tỷ lệ chi phí nguyên vật liệu trong tổng giá thành tơng đối lớn, vì
vậy một trong những biện pháp tốt nhất để hạ giá thành sản phẩm là giảm tối
đa chi phí về nguyên vật liệu. Để vừa giảm chi phí về nguyên vật liệu lại vừa
đảm bảo chất lợng sản phẩm, công ty luôn phải thực hiện tốt công tác quản lý
nguyên vật liệu từ khâu thu mua đến khâu bảo quản và sử dụng. Công cụ đắc
lực nhất phục vụ cho quá trình trên là công tác tổ chức hạch toán khoa học,
hợp lý sẽ đa ra đợc những thông tin kinh tế kịp thời, chính xác giúp cho bộ
phận quản lý có những quyết định đúng đắn, nhanh chóng phục vụ cho sản
xuất đạt hiệu quả cao.
Xuất phát từ vấn đề lý luận và yêu cầu thực tiễn đặt ra, em đà chọn đề
tài: Tổ chức công tác hạch toán kế toán vật liệu ở xí nghiệp may xuất khẩu
Lạc Trung", nhằm mục đích vận dụng lý luận để tìm hiểu thực tế công tác kế
toán nguyên vật liệu trong đơn vị sản xuất, tìm ra những u, nhợc điểm trong
công tác quản lí và kế toán nguyên vật liệu, để từ đó rút ra kinh nghiệm học
tập và đề xuất một số ý kiến với mong muốn là hoàn thiện hơn nữa tổ chức
công tác kế toán vật liệu ở Xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung. Kết cấu của
chuyên đề gồm:
1

*Phần I: Lý luận cơ bản về tổ chức công t¸c kÕ to¸n vËt liƯu ë XÝ
nghiƯp may xt khÈu Lạc Trung
*Phần II: Tình hình thực tế tổ chức công t¸c kÕ to¸n vËt liƯu ë xÝ
nghiƯp may xt khÈu Lạc Trung
* Phần III: Một số ý kiến đề xuất về công tác kế toán vật liệu ở Xí
nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung.
Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Vũ Việt giảng viên khoa
kế toán giảng viên Học viện Tài chính đà giúp em hoàn thành chuyên đề này.
Do thời gian ngắn và trình độ chuyên môn còn hạn chế nên việc nghiên
cứu và xây dựng đề tài này chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Em
rất mong nhận đợc sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các cán bộ kế
toán của Xí nghiệp để chuyên đề này đợc hoàn chỉnh hơn.
Hà Nội, tháng 12 năm 2003
Sinh viên

Nguyễn Quang Hoà

2


Chơng I
Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức
công tác hạch toán kế toán vật liệu
trong doanh nghiệp sản xuất
I/ Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán vật liệu trong
doanh nghiệp sản xuất

1. Đặc điểm vị trí của vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất
- Khái niệm vật liệu : vật liệu là đối tợng lao động - một trong ba yếu tố

cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm.
trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham
gia vào một chu kì sản xuất. tiêu hao toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản
xuất kinh doanh trong kì.
- Đặc điểm, vị trí vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất : vật liệu là
cơ sở cật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm, vì thế nó là yếu tố không
thể thiếu đợc của mỗi quá trình sản xuất. Trong các doanh nghiệp s¶n xt ,
chi phÝ vËt liƯu thêng chiÕm tØ träng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành
sản phẩm.
Xét về mặt hiện vật, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì sản
xuất nhất định, nên khi tham gia vào sản xuất , giá trị của vật liệu sẽ đợc tính
hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kì.
Có thể nói vật liệu là yếu tố quan trọng quyết định cả về số lợng và chất
lợng của sản phẩm. Hơn nữa nguyên vật liệu là tài sản dự trữ thuộc loại tài sản
lu động, do việc sử dụng nguyên vật liệu một các hợp lý và tiết kiệm sẽ góp
phần làm tăng tốc độ lu chuyển vốn kinh doanh của doanh nghiệp.
Từ đặc điểm trên cho thấy vật liệu giữ một vai trò hết sức quan trọng
đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó tăng cờng
công tác quản lý vật liệu là một yêu cầu không thể coi nhẹ trong các doanh
nghiệp sản xuất .

3


2. ý nghĩa và yêu cầu quản lý vật liệu đối với doanh nghiệp sản xuất
Một doanh nghiệp phải luôn nâng cao chất lợng , mẫu mà sản phẩm để
tạo khả năng cạnh trên thị trờng. Do vậy, vật liệu cung cấp cho sản xuất cùng
không ngừng đợc nâng cao cả về chất lợng và chủng loại. Vấn đề cần đặt ra là
làm thế nào sử dụng vật liệu kiết kiệm nhng vẫn đạt hiệu quả kinh tế cao,
muốn thế cần phải có hệ thống quản lý vật liệu ở tất cả các khâu: từ khâu mua,

bảo quản, dự trữ đến sử dụng.
- ở khâu mua: cần phải quản lý về số lợng , qui cách, chủng loại, giá
mua và chi phÝ thu mua, thùc hiƯn kÕ ho¹ch thu mua theo đúng tiến độ thời
gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp .
- ở khâu bảo quản : Tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý phù hợp với kỹ
thuật, tránh gây lÃng phí, tổn thất.
- Khâu dự trữ : cần phải có một số lợng dự trữ nhất định đảm bảo cho
quá trình sản xuất tiến hành bình thờng, không bị ngừng trệ hay gián đoạn,
nhng cũng tránh tình trạng dự trữ quá mức gây ứ đọng vốn.
- Khâu sử dụng: Đòi hỏi phải sử dụng hợp lý , tiết kiệm trên cơ sở các
định mức , dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật t trong giá thành sản
phẩm, tăng tÝch l cho doanh nghiƯp . Do vËy, trong kh©u này cần phải tổ
chức tốt việc ghi chép, phản ánh, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật
liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
3. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu
Để đáp ứng yêu cầu của quản lý, kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp
sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Thực hiện việc đánh giá phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc
yêu cầu quản lý thống nhất và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
- Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển
của vật t hàng hoá cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực
tế của vật t hàng hoá nhập xuất, trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ, nhằm cung

4


cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ yêu cầu của sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật t hàng
hoá, kế hoạch sử dụng vật t cho sản xuất và bán hàng.

- Tổ chức kế toánphù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho, áp dụng
đúng đắn các phơng pháp hạch toán vật liệu . Hớng dẫn kiểm tra các bộ phận,
đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện chế độ hạch toán ban đầu về vËt liƯu (lËp
chøng tõ, lu©n chun chøng tõ), më sỉ thẻ kế toán chi tiết thực hiện hạch
toán vật liệu đúng chế độ, đúng phơng pháp qui định nhằm đảm bảo sự thống
nhất trong công tác kế toán cung cấp thông tin, phục vụ cho việc lập báo cáo
tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh .
II/ Nội dung tổ chức công tác kế toán vật liệu

1. Phân loại vật liệu
Nhằm tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán chi tiết từng thứ vật liệu
đảm bảo sử dơng hiƯu qu¶ vËt liƯu trong s¶n xt kinh doanh , phục vụ cho kế
toán quản trị, cần phải tiến hành phân loại vật liệu theo những tiêu thức thích
hợp.
- Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh
nghiệp sản xuất , nguyên vật liệu đợc chia thành các loại sau:
+ Nguyên liệu, vật liệu chính (bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài)
là đối tợng lao động chủ yếu, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể
sản phẩm míi.
+ VËt liƯu phơ: vËt liƯu phơ chØ cã t¸c dụng trong quá trình sản xuất chế
tạo sản phẩm nh làm tăng chất lợng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm, phục vụ
cho công tác quản lý, bảo quản sản phẩm..
+ Nhiên liệu là loại nhiên liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản
phẩm cho hoạt động của các phơng tiện máy móc, thiết bị hoạt động trong quá
trình sản xuất kinh doanh nh xăng dầu..
+ Phụ tùng thay thế bao gồm: các loại phơng tiện đợc sử dụng trong
công việc xây dựng cơ bản.
5

+ Vật liệu khác: là các lọai vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất chế
tạo sản phẩm.
- Căn cứ vào mục đích công dụng của vật liệu cũng nh nội dung qui định
phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán :
+ Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất chế tạo sản phẩm
+ Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: Phục vụ quản lý ở các
phân xởng, tổ sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp
- Căn cứ vµo ngn gèc vËt liƯu :
+ VËt liƯu do mua ngoài.
+ Vật liệu tự gia công chế biến hoặc thuê ngoµi chÕ biÕn.
+ VËt liƯu nhËp do nhËn vèn gãp liên doanh.
Tuỳ thuộc vào đặc điểm của mỗi doanh nghiệp mà có cách phân loại
khác nhau, phù hợp với nhu cầu quản lý, thực hiện tốt việc sử dụng vật liệu có
hiệu quả trong sản xuất kinh doanh.
2. Đánh giá vật liệu
Đánh giá vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu
theo những nguyên tắc nhất định.
Vật liệu phải đợc đánh giá theo giá vốn thực tế của vật liệu mua sắm
hoặc là gia công chế biến tức là toàn bộ số tiền doanh nghiệp phải bỏ ra để có
đợc một số vật t, hàng hoá đó.
a/ Đánh giá vật liệu theo trị gi¸ vèn thùc tÕ
- Gi¸ thùc tÕ nhËp kho: Trong doanh nghiƯp s¶n xt , vËt liƯu nhËp tõ
nhiỊu ngn khác nhau nên giá của chúng trong từng trờng hợp đợc xác định
cụ thể nh sau:
+ Đối với vật liệu mua ngoài
=++ ở doanh nghiệp áp dụng phơng pháp thuế giá trị gia tăng thì giá mua
thực tế là số tiền ghi trên hoá đơn không kể thuế GTGT trừ đi các khoản giảm
giá, hàng mua trả lại (nếu có).

6

ở doanh nghiệp áp dụng phơng pháp thuế GTGT trực tiếp thì giá trị mua
thực tế là giá trị thanh toán trừ đi các khoản giảm giá, hàng mua trả lại.
+ Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến:
Trị giá vốn
Giá thực tế
Các chi phí
thực tế vật liệu
=
của vËt liƯu xt +
gia c«ng
nhËp kho
gia c«ng chÕ biÕn
chÕ biÕn
+ Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:
Trị giá vốn
Giá thực tế
Các chi phí
Số tiền phảI trả
thực tế vËt liƯu = vËt liƯu xt
+ vËn chun + Cho ngời nhận
nhập kho
thuê ngoài gia công
bốc dỡ
gia công
+ Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh thì trị giá vèn thùc tÕ cđa
vËt liƯu nhËn gãp vèn liªn doanh là giá trị do hội đồng liên doanh đánh giá.
+ Vật liệu khác đợc đánh giá theo giá ớc định.
- Giá thực tế xuất kho: Để tính trị giá nguyên vật liệu xuất kho mỗi

doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phơng pháp dớc đây cho phù hợp
với đặc điểm riêng, yêu cầu và trình độ quản lý.
- Tính theo đơn giá mua thực tế tồn đầu kỳ
Trị giá vốn thực tế
Số lợng vật liệu
=
vật liệu xuất kho
xuất kho
- Tính theo đơn giá bình quân:

Đơn giá thực tế
x
vật liệu tồn đầu kỳ

Đơn giá bình quân =

= x
- Tính theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc. Theo phơng pháp này, giả
thiết số vật liệu nào nhập kho trớc thì xuất kho trớc và lấy trị giá mua thực tế
của vật liệu đó để tính.
- Tính theo phơng pháp nhập sau, xuất trớc.
Theo phơng pháp này phải xác định đợc đơn giá thực tế của từng lần
nhập kho và giá trị vật liệu thực tế xuất kho để tính theo đơn giá thực tế của
các lần nhập trớc đó.
- Theo giá thực tế đích danh:

7


Theo phơng pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý theo dâi vËt t

theo tõng l«. Khi xuÊt kho vật liệu thuộc lô nào thì căn cứ vào số lợng xuất
kho và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính giá thực tế vật liệu
xuất kho.
b/ Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán
Đối với các doanh nghiệp mua vật t thờng xuyên có sự biến động về giá
cả, số lợng, chủng loại, tình hình nhập xuất diễn ra nhiều thì việc xác định giá
thực tế của mỗi loại vật liệu sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất là rất phức tạp. Vì
thế doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để tính toán trị giá vốn thực tế
của vật liệu xuất kho.
Giá hạch toán là giá ổn định do doanh nghiệp xây dựng, không có tác
dụng giao dịch bên ngoài. Việc nhập xuất kho hàng ngày thực hiện theo giá
hạch toán. Cuối kỳ kế toán tính giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp.
Bớc 1: Xác định hệ số giá.
H

=

Trị giá thực tế của NVL
tồn đầu kỳ
Trị giá hạch toán NVL

+
+

Trị giá thực tế của NVL
nhập trong kỳ
Trị giá hạch toán của NVL

tồn đầu kỳ
nhập trong kỳ

Bớc 2: Tính giá thực tế xuất kho căn cứ vào giá hạch toán và hệ sè gi¸.
= x HƯ sè gi¸ (H)
3/ KÕ to¸n chi tiết vật liệu
Kế toán chi tiết vật liệu là việc hạch toán chi tiết theo từng loại. nhóm
vật liệu về cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị đợc tiến hành cả ở kho và bộ phận kế
toán theo từng kho.

8


a/ Chøng tõ sư dơng
Theo chÕ ®é chøng tõ kÕ toán qui định ban hành theo QĐ
1141TC/QĐ/CĐkế toán ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính . Các chứng từ kế
toán nguyên vËt liÖu gåm:
- PhiÕu nhËp kho (mÉu 01-VT )
- PhiÕu xuất kho (mẫu 01-VT )
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH )
- Hoá đơn cớc vận chuyển ( mẫu 03- BH )
- Hoá đơn GTGT (mẫu 01-GTGT )
- Hoá đơn bán hàng (mẫu 02- GTGT )
Ngoài ra doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn
nh:
- Phiếu xuất vật t theo hạn mức ( mẫu 01-VT )
- Biên bản kiểm nghiệp vật t ( mẫu 05- VT )
- Phiếu báo vật t còn l¹i ci kú ( mÉu 07-VT )
b/ Sỉ chi tiÕt vật liệu
Tuỳ theo phơng pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà kế
toán sử dụng các sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết sau:
- Sổ ( thẻ kho )
- Số ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu.

- Sổ đối chiếu luân chuyển.
- Số sổ ®èi d.

9


c/ Nội dung các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu
Để tránh sự ghi chép trùng lắp và quản lý có hiệu quả nguồn vật liệu kế
toán có thể ¸p dơng mét trong ba h×nh thøc kÕ to¸n chi tiết vật liệu sau:
- Phơng pháp ghi thẻ song song.
- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Phơng pháp sổ số d.
Tại kho : Dù theo phơng pháp nào thì việc hạch toán chi tiết tại kho đều
thực hiện trên thẻ kho. Thẻ kho mở cho từng loại vật liệu.
Tại phòng kế toán : Căn cứ vào phiếu nhập , phiếu xuất vật liệu và các
chứng từ liên quan, kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi
tiến hành ghi sổ theo phơng pháp đà chọn theo chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá
trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa số đà ghi với thẻ kho
và số liệu kế toán đà tổng hợp.
Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song:
Thẻ kho
chứng từ
nhập

chứng từ
xuất
Sổ kế toán chi
tiết
Bảng kê vật tư
tổng hợp NX-T

10

- Ghi hàng ngày
- Ghi cuối tháng
- Đối chiếu kiểm tra


Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
Thẻ kho
Chứng từ
nhập
Bảng kê
nhập

Chứng từ
xuất
Số đối chiếu
luân chuyển

Bảng kê xuất

Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d:
Thẻ kho
Chứng từ nhập

Chứng từ xuất
Số số dư

Bảng kê nhập

Bảng kê xuất

Bảng luý kế nhập

Bảng luỹ kế xuất
Bảng kê tổng
hợp N - X - T

4/ Kế toán tổng hợp vật liệu
a/ Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho là phơng pháp ghi chép
phản ánh thờng xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật
liệu trên các tài khoản kế toán, sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở chứng từ nhập
xuất.
Tài khoản sử dụng: TK 152 - nguyên liệu, vật liệu . Tài khoản này phản
ánh số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo trị gi¸ vèn thùc tÕ.
11


Tài khoản này có thể mở thành các tài khoản cấp 2, cấp 3 để phù hợp với yêu
cầu quản lý của doanh nghiệp.
b/ kế toán tổng hợp vật t theo phơng pháp định kỳ:
Phơng pháp này kế toán sử dụng tài khoản 611 mua hàng để phản
ánh giá trị của vật t mua vào và nhập kho trong kỳ.
Phơng pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu:
TK 151.152
TK 611
TK 151,152
Kết chuyển giá trị vật liệu

Kết chuyển giá trị vật liệu
tồn đầu kỳ
tồn cuối kỳ
TK 111.112.141.331.311
Mua vật liệu nhập kho
TK 133

TK 111.112.138
Chiết khấu mua hàng
hàng mua trả lại

Thuế GTGT

TK 333 (3333 )
ThuÕ nhËp khÈu

TK 621
Cuèi kú kÕt chuyÓn sè
xuÊt dïng cho sxkd

TK 411
NhËn vèn gãp liªn doanh

TK 632
XuÊt bán

TK 412
Chênh lệch tăng do

TK 111.138.334

Thiếu hụt, mất mát

TK 412
TK 412

Chênh lệch đánh giá giảm

12


3. HƯ thèng sỉ kÕ to¸n sư dơng trong kÕ toán tổng hợp vật liệu
Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, các chế độ thể
lệ kế toán của Nhà nớc vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu
quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, cũng nh điều kiện trang bị kỹ
thuật tính toán để lựa chọn, vận dụng hình thức sổ kế toán thích hợp. Các
doanh nghiệp có thể áp dụng một trong ba hình thức sổ kế toán sau:
- Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ.
- Hình thức sổ kế toán nhật ký chung.
- Hình thøc sỉ kÕ to¸n nhËt ký chøng tõ.
a/ HƯ thèng sổ kế toán trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
chứng từ gốc: Phiếu nhập
Phiếu xuất
Hoá đơn ...

Sổ KT
liên
quan

Chứng
từ ghi

sổ

Sổ đăng ký
chứng từ
ghi sổ

Sổ chi
tiết vật
tư

Sổ cái
tài
khoản

Bảng tổng hợp
chi tiết

Báo cáo kế toán: -Báo cáo tài chính
-BC tình hình N-X-T
Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối tháng

13

Thẻ
kho


b/ Hệ thống sổ kế toán trong hình thức kế toán nhật ký chung

chứng từ gốc: Phiếu nhập
Phiếu xuất
Hoá đơn ...

Sổ KT
liên
quan

Chứng
từ ghi
sổ

Sổ chi
tiết vật
tư

Sổ cái tài khoản

Thẻ
kho

Bảng tổng hợp
chi tiết

Báo cáo kế toán: -Báo cáo tài chính
-BC tình hình N-X-T

Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối tháng

c/Hệ thống sổ kế toán trong hình thức nhật ký chứng từ
Kế toán tổng hợp nhập vật liệu đợc thực hiện trên các sổ kế toán sau:
- Sổ chi tiết TK 331 "Phải trả cho ngời bán"
- Nhật ký chứng từ số 5
- C¸c nhËt ký chøng tõ sè 1, NKCT sè 2, sổ chi tiết tạm ứng, sổ chi tiết
tiền vay ...
Đối với kế toán tổng hợp xuất vật liệu, hạch toán các nghiệp vụ xuất đợc
phản ánh trên bảng phân bổ số 2. Sổ này dùng để phản ánh trị giá thực tế của
vật liệu đợc phân bổ vào các đối tợng sử dụng.
Căn cứ vào bảng phân bổ số 2 ghi vào bảng kê số 4, bảng kê số 5. Cuối
tháng, số liệu tổng cộng của các bảng kê trên đợc ghi vào nhật ký chứng từ số
7.

14


Trình tự ghi số kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ.
chứng từ gốc:

Phiếu nhập
Phiếu xuất Hoá đơn ...

Sổ KT
liên
quan

NKCT
số 5

Chứng

từ ghi
sổ

Sổ chi
tiết vật
tư

Bảng phân
bổ vật liệu

Bảng kê số 3

Bảng kê CPSX
NKCT liên quan

Thẻ
kho

Bảng tổng hợp
chi tiết

Sổ cái
tài khoản

Báo cáo kế toán:

-Báo cáo tài chính
-BC tình hình N-X-T

Ghi hàng ngày

Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối tháng

Chơng II
Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán vật
liệu ở Xí nghiệp may xuÊt khÈu L¹c Trung

15


I-/ Đặc điểm chung về Xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung.

1- Lịch sử hình thành phát triển và tình hình hoạt động sản xuất kinh
doanh.
Trong quá trình đổi mới đi lên của đất nớc, cơ chế kinh tế chuyển từ quản
lý tập trung sang hoạch toán kinh tế độc lập. Cũng nh tất cả các ngành kinh tế
khác, ngành dệt may cũng tự mình vơn lên từ con số đáng kinh ngạc. Từ chỗ
là sản phẩm thứ yếu, ngày nay sản phẩm của ngành dệt may đà trở thành sản
phẩm trọng điểm trong chiến lợc phát triển kinh tế từ nay đến năm 2005 của
nớc ta.
Hoà nhập với xu hớng chung, tháng 9 năm 1989. Xí nghiệp may nội thơng trực thuộc Công ty vải sợi may mặc miền Bắc Bộ thơng mại đợc thành
lập với trụ sở chính ở số 2A Lạc Trung (nay đổi thành 79 Lạc Trung) Hai Bà
Trng Hà Nội. Ban đầu chức năng chủ yếu của Xí nghiệp là chuyên may sẵn
các mặt hàng Complete Veton, quần áo sơ mi, quần áo trẻ em Phục vụ cho
tiêu dùng trong nớc chủ yếu là ở miền Bắc. Song trong quá trình hội nhập
và phát triển, Xí nghiệp đà chuyển sang gia công hàng may mặc phục vụ cho
sản xuất. Chính vì lẽ đó mà tháng 12 năm 1991 Bộ thơng mại đà quyết định
đổi tên Xí nghiệp may nội thơng thành Xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung
(tên giao dịch là: TEXTACO). Đợc thành lập vào thời kỳ đất nớc đang trên
con đờng đổi mới trong nền kinh tế thị trờng sôi động và đầy khó khăn thử

thách, lại phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt của nhiều đơn vị may mặc
khác đà có thâm niên kinh nghiệm và uy tín trên thị trơng nh Xí nghiệp may
Đức Giang, may Thăng Long, may 10 Cùng với sự tham gia của nhiều sản
phẩm ngoại nhập trên thị trờng. Xí nghiệp vẫn giữ vững và ngày càng phát
triển tạo đợc uy tín, mở rộng thị trờng sang nhiều nớc Đông Âu nh BaLan,
CHDC Đức, Liên Xô cũ, Hà Lan và một số nớc trong khu vực Châu á nh
Malaysia, Hồng Kông, Nam Triều Tiên với sự năng động sáng tạo của mình
Xí nghiệp đà nắm bắt kịp thời đáp ứng đợc yêu cầu của thị trờng. Qua đó đà tự
khẳng định mình và thực hiện đợc nhiệm vụ chức năng chính là gia công hàng
xuất khẩu với mặt hàng chủ yếu là áo sơ mi, quần âu nam, áo jacket, quần
short, quần áo trẻ em Xí nghiệp đà chủ động vơn lên đầu t trang thiết bị máy
móc hiện đại, nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân, tổ chức lại sản xuất
tạo chất lợng sản phẩm đạt chất lợng cao có uy tín trên thị trờng.

16


2- Tổ chức bộ máy quản lý SXKD của Xí nghiệp
Bộ máy quản lý của Xí nghiệp đợc sắp xếp khá tinh giản với mô hình
trực tuyến chức năng.
Xí nghiệp là đơn vị sản xuất kinh doanh do Công ty thành lập đứng đầu
là giám đốc Xí nghiệp, do giảm đốc Công ty bổ nhiệm, có trách nhiệm điều
hành hoạt động của Xí nghiệp theo đúng quy chế chung của Công ty.
Giúp việc cho ban giám đốc có các phòng ban chức năng và nhiệm vụ đợc tổ chức theo yêu cầu của công việc quản lý kinh doanh chịu sự chỉ đạo trực
tiếp của ban giám đốc.
Sơ đồ bộ máy tổ chức của Xí nghiệp
Giám Đốc

Phó giám đốc
Sản xuất

Phòng
KH - KD

Cửa
hàng
giới
thiệu
sản
phẩm

Kho
Xí
nghiệp

Phó giám đốc
Hành chính

Phòng
KT - KCS

Quản
đốc
phân
xởng
Tổ trởng
SX

Phòng
KT - TC

Nhân
viên
kinh tế
tại
phân
xởng

17

Phòng
y tế

Phòng
TC - HC

Bảo vệ,
vệ sinh

Nhà ăn


Các phòng ban chức năng gồm:
- Phòng kế hoạch kinh doanh
- Phòng kế toán tài chính
- Phòng kỹ thuật (KCS)
- Phòng tổ chức hành chính
Các phòng ban này có trách nhiƯm theo dâi híng dÉn kiĨm tra viƯc thùc
hiƯn kÕ hoạch tiến độ sản xuất, các quy trình, quy phạm, các tiêu chuẩn và
định mức kỹ thuật, kinh tế, các chế độ quản lý tài chính giúp ban giám đốc

điều hành Xí nghiệp. Ngoài ra còn có các nhân viên bảo vệ, nhân viên bán
hàng ở cửa hàng
Với sự sắp xếp hợp lý nh trên, bộ máy quản lý của Xí nghiệp vừa gọn
nhẹ, mà lại phát huy u điểm của hai kiểu quản lý. Chính vì vậy mà ban giám
đốc có thể quản lý trực tiếp mọi hoạt động sản xuất của từng phân xởng và
nhận đợc các thông tin phản hồi từ phía ngời lao động không phải qua các
khâu trung gian. Từ đó giải quyết kịp thời mọi phát sinh đồng thời các công
việc liên quan đến việc triển khai kế hoạch sản xuất đợc bàn bạc, thảo luận và
đi đến một giải pháp tốt nhất, thống nhất tránh tình trạng chỉ đạo theo kiểu
một thủ trởng.
3- Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất
Đặc điểm về quy trình sản xuất sản phẩm là một trong những căn cứ
quan trọng để xác định đối tợng tập hợp chi phí sản xuất và đối tợng tính giá
thành sản phÈm.
S¶n phÈm cđa xÝ nghiƯp may xt khÈu chđ u phục vụ cho tiêu dùng
trong và ngoài nớc, các sản phẩm chủ yếu là áo sơ mi, quần jaya, quần short,
áo Jarket nên chúng đều có những quy trình sản xuất cơ bản theo sơ đồ sau:
Để sản xuất sản phẩm, đầu tiên nguyên liệu đợc đa cho các phân xởng
dựa trên dây chuyền sản xuất của từng phân xởng nguyên vật liệu chính sau
khi đa về các phân xởng, tại phân xởng tổ cắt sẽ thực hiện việc cắt theo mÉu
18


và đợc đa dến các tổ để may. Những sản phẩm sau khi đợc thu hoá sẽ đem đi
giặt và đóng gói theo yêu cầu của đơn đặt hàng.

Nguyên vật liƯu trùc tiÕp

Ph©n x­ëng I

Ph©n x­ëng II

Ph©n x­ëng III

Tỉ chøc cắt, phục vụ
Các tổ may
Tổ thu hoá
Tổ hoàn thiện

4- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán.
a- Tổ chức bộ máy kế toán
Để đảm bảo nguyên tắc gọn, nhanh, tạo điều kiện thuận lợi để các nhân
viên kế toán tích luỹ kinh nghiệm, nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn,
đáp ứng đợc nhu cầu kinh doanh một cách hợp lý. Xí nghiệp may xuất khẩu
TEXTACO áp dụng hình thức tỉ chøc bé m¸y kÕ to¸n theo kiĨu tËp trung và
tiến hành công tác hoạch toán kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ và
phơng pháp hạch toán hàng tồn kho là phơng pháp kê khai thờng xuyªn.

19


Bộ máy kế toán của xí nghiệp đợc bố trí theo sơ đồ sau:

Kế toán trưởng

Nhóm tài chính
Thủ
quỹ

Bộ

phận
tài
chính

Kế
toán
thanh
toán
tiền
mặt

Nhóm NVL TSCĐ
Kế
toán
TSCĐ
và
CCDC
LĐ
nhỏ

Kế
toán
NVL

Kế
toán
NL
phụ
tùng
bao bì

20

Nhóm tổng hợp
Kế
toán
tiền lư
ơng và
BHXH

Kế
toán
CFSX
và
GTSP

Kế
toán
tiêu
thụ

Kế
toán
tập
trung


Tại phòng kế toán của Xí nghiệp thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở các
phân xởng không tổ chức kế toán riêng mà chỉ có bố trí các nhân viên hoạch
toán làm nhiệm vụ hớng dẫn thu thập ghi chép vào sổ sách các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh trong phạm vi phân xởng phục vụ yêu cầu quản lý của phân xởng.
Cuối kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán để xử lý và tiến hành công việc kế
toán trong Xí nghiệp. Đứng đầu phòng kế toán là kế toán trởng, tiếp đó là phó
phòng kế toán. Thủ quỹ đợc đặt dới sự chỉ đạo của giám ®èc XÝ nghiƯp. Bé
m¸y kÕ to¸n cđa XÝ nghiƯp cã nhiệm vụ tổ chức thông tin kế toán trong phạm
vi toàn Xí nghiệp thực hiện đầy đủ ghi chép ban đầu, chế độ hoạch toán và chế
độ quản lý tài chính giúp giám đốc Xí nghiệp tổ chức thông tin và phân tích
hoạt động kinh tế.
Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, đảm bảo sự chuyên môn hoá lao động
của các cán bộ kế toán, đồng thời căn cứ vào đặc đIểm tổ chức sản xuất quản
lý yêu cầu trình độ quản lý, bộ máy kế toán của Xí nghiệp may xuất khẩu Lạc
Trung đợc tổ chức theo các nhãm sau:
* Nhãm tµi chÝnh
- Bé phËn tµi chÝnh: cã nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính của Xí nghiệp, thùc
hiƯn viƯc kiĨm tra tµi chÝnh trong néi bé XÝ nghiƯp, lËp vµ ghi chÐp sỉ chi tiÕt TK
136,TK 336. Cuối năm lập bảng giải trình kết quả sản xuất kinh doanh
- Bộ phận kế toán tiền mặt: Viết phiếu thu, chi, nhập nhật ký chứng từ số
1 căn cứ vào TK 112 phát hành séc, uỷ nhiệm chi, cuối q lËp nhËt ký chøng
tõ sè 2.
- Thđ q: Gi÷ tiền mặt, căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để xuất hoặc
nhập quỹ, ghi sổ quỹ phần thu chi cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ kế toán
thanh toán tiền mặt cuối tháng lập quỹ báo cáo tiền mặt.
* Nhóm TSCĐ và NVL bao gồm:
- Bộ phận kế toán TSCĐ, CC - DC: theo dõi các khoản phải thu, phảI trả
thanh toán với ngời bán, theo dõi TSCĐ, CC – DC ghi nhËt ký cho TK 112,

21


241, 411. Lập phiếu kế toán theo dõi các khoản phải thu, phải chi. Cuối tháng

lập nhật ký ghi có TK 136, 138, 333, 338 theo dõi các khoản thanh toán với
ngời bán, căn cứ vào TK 111, 112, 315 đối ứng ghi nợ TK 131 trả trớc tiền
hàng.
- Bộ phận kế toán NVL: phu trách TK 1521, 1522 hoạch toán chi tiết
theo phơng pháp ghi song song. Cuối quý hợp số liệu lập báo cáo nhập xuất
tồn và nộp cho bé phËn kÕ to¸n kh¸c.
* Nhãm kÕ to¸n tỉng hợp
- Bộ phận kế toán tiền lơng: nhận bảng thanh toán tiền lơng gửi lên cân
đối tổng hợp số liệu lập bảng cân đối thanh toán cho toàn Xí nghiệp. Căn cứ
vào quy định về khoản quỹ lơng theo doanh thu đối với các phòng ban và các
phân xởng kế toán xác định đợc tỷ lệ tiền lơng đợc hởng theo doanh thu của
từng đơn vị bộ phận. Cuối quý lập báo cáo tiền lơng, bảng phân bổ tiền lơng
- Bộ phận kế toán kế toán tổng hợp CFSX và tính ghía thành sản phẩm:
hàng tháng nhận báo cáo từ các phân xởng (phiếu theo dõi bàn cắt) tổng hợp
lập phiếu theo dõi bàn cắt.Tổng hợp phiếu chế biến bán thành phẩm và số lợng vải tiêu hao vào báo cáo tổng hợp chế biếncho từng phân xởng. Nhận số
liệu từ các bộ phận kế toán khác đa vào giá thành lên biểu CFSX chung cho
toàn Xí nghiệp.
- Bộ phận kế toán tiêu thụ thành phẩm: theo dõi tình hình nhËp xt kho
thµnh phÈm ghi sỉ chi tiÕt TK155. Hµng quý vào bảng kê 8 và lập báo cáo
nhập xuất tồn thành phẩm. Tính giá trị hàng hoá gưi ®i ghi sỉ chi tiÕt
TK131 ci q lËp sỉ tổng hợp thanh toán , lập báo cáo kết quả kinh
doanh.
- Bộ phận kế toán tổng hợp: Lập nhật ký chøng tõ sè 7, lËp nhËt ký
chøng tõ sè 10 cho các TK 141, 336 421, 411, 431 Căn cứ vào các nhật
ký chứng từ để ghi vào sổ cái lập bảng cân đối tài khoản, bảng tổng kết
hàng quý.
22


b- Hình thức và sổ kế toán áp dụng ở Xí nghiệp sản xuất may xuất

khẩu Lạc Trung
Sổ sách trong hình thức này gồm có:
+ Sổ Nhật ký chứng từ: Sổ này đợc mở hàng tháng cho 1 hoặc một số TK
có nội dung kinh tế giống nhau và liên quan theo nhu caàu quản lý. Nhật ký
chứng từ đợc mở theo số phát sinh bên Có của TK đối ứng với các TK Nợ liên
quan.
+ Sổ Cái: Mở cho từng TK tổng hợp và cho cả năm chi tiết theo từng
tháng gồm số d đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số d cuối kỳ.
+ Bảng kê: Ghi Nợ TK 111, 112; Bảng kê hàng gửi bán
+ Bảng phân bổ: Những khoản chi phí phát sinh thờng xuyên.
+ Sổ kế toán chi tiết: bắt buộc có các sổ sau:
- Theo dâi thanh to¸n (TK131, 136, 141, 144, 244, 331…)
- Chi tiÕt tiªu thơ (TK 511, 512)
- Chi tiÕt đầu t chứng khoán (TK 121, 221)
- Sổ chi tiết (TK 521, 531, 632, 711, 811)
Sơ đồ 04: Sơ đồ luân chuyển chứng từ
theo hình thức Nhật ký - Chứng từ
Chứng từ gốc
Bảng phân bổ
(1-4)

Sổ
chi tiết

Nhật ký chứng từ
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng (quý)
Đối chiếu

Bảng kê

(1-11)

Bảng tổng
hợp chi tiết

Sổ cái

Báo c¸o

23


II/ Thực trạng về công tác kế toán vật liệu ở Xí nghiệp may
xuất khẩu Lạc Trung

1/ Đặc điểm vật liệu của Xí nghiệp
80% sản phẩm sản xuất ra là hàng gia công ( sản xuất trên nguyên liệu
của khách mang ®Õn ) . XÝ nghiƯp chØ cã nhiƯm vơ gia công sản phẩm và hởng
tiền gia công sản phẩm đó. Đối với nguyên vật liệu mà bên đặt hàng gia công,
kế toán nguyên vật liệu không tổ chức đánh giá giá trị nguyên vật liệu mà chỉ
theo dõi về mặt số lợng. Phần vật liệu này kế toán không hạch toán vào giá
thnàh sản phẩm.
Bên cạnh việc sản xuất hàng gia công, Xí nghiệp cũng đặc biệt coi trọng
sáng tạo trong lao động, khuyến khích sản xuất hàng F.O.B (XÝ nghiƯp tù mua
nguyªn vËt liƯu trong níc , tỉ chức sản xuất và bán sản phẩm ).
2/ Phân loại vật liệu.
Căn cứ vào công dụng kinh tế của vật liệu trong quá trình sản xuất
nguyên vật liệu của Xí nghiệp đợc phân loại nh sau:
+ Nguyên vật liệu chính : Là đối tợng lao động chủ yếu, là cơ sở vật
chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm nh vải ngoài, vải lót, mex, xốp, bông..

+ Vật liệu phụ ( phơ liƯu ) : cã t¸c dơng trong qu¸ trình sản xuất nh là
tăng chất lợng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm nh chỉ , cúc, khoá ..
+ Nhiên liệu: Cung cấp nhiệt lợng cho quá trính sản xuất kinh doanh
nh chạy đIện máy, là, dầu máy khâu..
+ Phụ tùng thay thế: là những chi tiết phụ tùng máy móc để thay thế sửa
chữa các máy móc thiết bị nh kim máy khâu, bàn đạp, dao cắt..
+ Bao bì : là loại vật liệu dùng để đóng gói sản phẩm nh túi PE, hòm
carton..
+ Phế liệu thu hồi: vải thừa, bông vụn..
+ Hoá chất: vật liệu phục vụ cho công việc giặt mài nh: Javen, thuốc
tẩy, thuốc nhuộm..
3. Đánh gi¸ vËt liƯu
24


a/ §èi víi vËt liƯu nhËp kho
*§èi víi vËt liƯu mà khách hàng mang đến để sản xuất hàng gia công,
kế toán Xí nghiệp chỉ theo dõi về số lợng, không đánh giá theo dõi về mặt giá
trị, nhng kế toán tổ chức hạch toán chi phí vận chuyển của từng chuyến hàng
từ cảng về kho của Xí nghiệp.
Chi phí vận chuyển của từng lô hàng = số tiền thanh toán không có thuế VAT
* Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho. Xí nghiệp sử dụng giá thực tế để
đánh giá nguyên vật liệu.
=+ +
* Đối với vật liệu nhËp tiÕt kiƯm cđa c¸c xÝ nghiƯp:
VËt liƯu tiÕt kiƯm của các phân xởng là phần vật liệu chênh lệch giữa
định mức vật liệu Xí nghiệp giao và định mức vật liệu của phân xởng. Phần
vật liệu tiết kiệm đợc nhập lại kho phân xởng. Xí nghiệp nhập lại vật liệu này
với đơn giá bằng 50% của 80% đơn giá thực tế trên thị trờng.
= x 50% x

b/ Đối với vật liệu xuất kho
* Xuất kho hàng gia công: Hàng ngày, khi xuất kho vật liệu, kế toán chỉ
theo dõi chỉ tiêu số lợng. Cuối tháng, kế toán mới tiến hành phân bổ chi phí
vận chuyển cho toàn bộ số vật liệu xuất trong tháng, không phân bổ chi phí
vận chuyển ngày sau mỗi lần xuất kho vật liệu.
* Xuất kho hµng mua: hµng ngµy, khi xt lho vËt liƯu , kế toán chỉ
theo dõi chỉ tiêu số lợng, không xác định giá trị vật liệu xuất kho. Cuối kỳ
tổng hợp giá trị thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ và tồn đầu kỳ, tính đon giá
trị thực tế bình quân của loại vật liệu theo công thức:
=

= x
Việc tính toán đơn giá bình quân và gía trị thực tế vật liệu xuất kho đợc
thực hiện ngoàI hệ thống sỉ s¸ch.

25