bài thuyết trình thông cáo báo chí

Thông cáo báo chí
KHÁI NIỆM
Thông cáo báo chí là văn bản giao tiếp nhằm cung cấp
thông tin từ cá nhân, doanh nghiệp đến công chúng của
họ thông qua giới truyền thông.
Nói cách khác thông cáo báo chí là tài liệu mà cá nhân/tổ
chức gửi tới các cơ quan truyền thông nhân một sự kiện.
Thực chất của thông cáo báo chí cũng là một dạng thông
điệp. Thông cáo báo chí không phải là bài báo.
VAI TRÒ
- Là cầu nối giữa doanh nghiệp với báo chí và công
chúng.
- Là “tiếng nói” chính thức của doanh nghiệp.
MỤC ĐÍCH CỦA TCBC
- Cung cấp thông tin cho báo chí
- Giải đáp câu hỏi của dư luận
- Hỗ trợ phóng viên tìm hiểu về sản phẩm của công ty
- Một cách quảng bá hình ảnh công ty
- Mục đích cao nhất là được đăng tin tốt
TRƯỜNG HỢP SỬ DỤNG TCBC
- Giới thiệu sản phẩm mới;
- Giới thiệu chương trình khuyến mãi;
- Giới thiệu dự án đầu tư mới;
- Công bố dự án tài trợ;
- Động thổ/khánh thành/tham quan nhà máy…
TRƯỜNG HỢP SỬ DỤNG TCBC (tt)
- Công bố dự án hợp tác;
- Công bố kết quả khảo sát/nghiên cứu/giải thưởng/kết
quả kinh doanh…;
- Giới thiệu nhân sự cao cấp mới (Tổng giám đốc);
- Phát ngôn về vấn đề liên quan…

AI THƯỜNG XUYÊN TIẾP XÚC TCBC
- PR agency
- PR trong các doanh nghiệp
- Những phát ngôn viên của các cơ quan tổ chức chính
phủ/phi chính phủ
- Cơ quan thông tấn báo chí:
+ Phóng viên;
+ Trưởng trang;
+ Biên tập viên;
+ Thư ký tòa soạn;
+ Phó tổng biên tập;
+ Tổng biên tập.
YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI VIẾT TCBC
Người viết TCBC phải
- Hiểu về báo chí tổng quan;
- Hiểu rõ ngành mình đang công tác;
- Biết kết nối sự kiện được thông báo với “hot news” của
ngành;
- Hiểu đặc thù của những báo được nhận thông cáo báo
chí (thậm chí là người nhận);
- Hiểu rõ mục đích thông tin của TCBC;
NỘI DUNG THÔNG CÁO BÁO CHÍ
- Tiếng Anh là Press Release hay News Release;
- Thông cáo báo chí phải trả lời được toàn bộ thông tin
cần thiết qua 5 câu hỏi W (Who, What, When, Where,
Why) và 1 câu hỏi H (How);
- Có trích dẫn của người có trách nhiệm cao nhất trong
phạm vi thông tin;
NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA TCBC

1. Thông tin của thông cáo
2. Thông tin liên hệ
3. Tít chính – Tít phụ (Tựa chính – Tựa phụ)
4. Địa điểm, ngày tháng năm
5. Lời dẫn – đoạn 1
6. Thân bài – đoạn 2/3/4
7. Thông tin về công ty
THÔNG TIN CỦA TCBC
- Loại thông cáo (Thông cáo khẩn…);
- Giá trị đến ngày xxxx;
- Dòng chữ này được đặt ở góc cao bên trái của TCBC;
- Nếu dùng giấy letter head thì cho nằm ngay dưới tên và
logo của công ty;
THÔNG TIN LIÊN HỆ
- Quan trọng và đòi hỏi phải chính xác;
- Nên là người có nhiều thông tin nhất và có quyền trả lời
báo chí;
- Nằm dưới phần mục đích 2 dòng;
- Cần đủ thông tin: Họ tên, chức vụ, Tel, Mobile phone/
Fax/Email…
- Cả người của agency (nếu có)
TÍT CHÍNH - TÍT PHỤ
- Tít chính
+ Cỡ chữ to, đậm;
+ Giật tít phải thật ấn tượng – mạnh;
+ Gây chú ý và có tính khái quát cao, ngắn gọn,
+ Thể hiện được thông điệp của công ty;
+ Nằm dưới phần liên hệ 2 dòng;
- Tít phụ
+ Cỡ chữ nhỏ hơn tít chính, đậm, nghiên;

+ Nằm dưới phần tít chính;
+ Thể hiện những thông điệp phụ (nếu có);
+ Sử dụng khi có nhiều thông tin, phức tạp và cần
được làm rõ;
ĐỊA ĐIỂM – THỜI GIAN
- Thể hiện phạm vi và thời gian thông tin
- Thường nằm ở đoạn đầu:
+ Việt Nam, ngày 17 tháng 06 năm 2008 – Công ty….
+ Hà Nội, ngày 17 tháng 06 năm 2008 – Công ty…;
+ Châu Á Thái Bình Dương, ngày 17 tháng 06 năm
2008 – Công ty…;
LỜI DẪN (Đoạn 1)
- Nên viết như một tin hoàn chỉnh cho các media có thể
sử dụng được ngay;
- Ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề;
- Thu hút sự chú ý của media;
- Thể hiện các mục đích chính qua 5W 1H;
- Đây là đoạn chốt yếu có thể đứng độc lập;
THÂN BÀI (Đoạn 2, 3, 4)
- Bắt đầu bằng câu chuyển đoạn;
- Cung cấp thêm chi tiết hay thông tin phụ, thông tin
phong phú hơn ngoài các thông tin cốt yếu đã đưa tại lời
dẫn/đoạn 1;
- Trích dẫn: người có quyền thông tin cao nhất/người phát
ngôn trong phạm vi được giao;
- Trích dẫn phải cụ thể, hướng tới nội dung đoạn 1
THÔNG TIN CÔNG TY
- Thể hiện thông tin về công ty, ngành, nghề, doanh số,
nhân viên…
- Thống nhất cho tất cả TCBC của chính công ty;

- Được cập nhật số liệu hằng năm hoặc khi có thay đổi;
BỐ CỤC – ĐỊNH DẠNG TCBC
- Giấy A 4;
- Nên dùng giấy letter head;
- Cách dòng 1.5 hoặc 2;
- Lề trái và phải ít nhất là 1 inch;
- Tít phải được viết đậm;
- Tít chính viết hoa toàn bộ chữ cái đầu tiên;
- Tít phụ viết đậm và nghiên;
BỐ CỤC – ĐỊNH DẠNG TCBC (tt)
- Độ dài: 1 mặt giấy A4 là lý tưởng, tối đa 2 mặt, tất nhiên
có trường hợp đặc biệt;
- Cuối trang nếu còn tiếp thì nên dùng chữ “còn tiếp”;
- Các trang nên được đánh số;
- Cuối bảng thông cáo báo chí nên dùng dấu hiệu “# # #”;
- Ngoài ra, có thể thể hiện bản chất thông tin, vấn đề bản
quyền, trách nhiệm thông tin, điều luật điều chỉnh…
LƯU Ý
- Không nên ngồi chờ đăng tin mà phải theo dõi;
- Thăm dò về tính hữu dụng của thông cáo đối báo chí;
- Nắm bắt được đề tài báo cần;
- Hãy nghiêm túc, thận trọng và đặt mọi niềm tin vào
thông cáo báo chí của mình.
CHUẨN BỊ THÔNG TIN
- Tìm hiểu thông tin từ các bộ phần chuyên trách – luồng
thông tin;
- Xác định cốt lõi câu chuyện – định vị được hồn của của
thông cáo;
- Nắm bắt tính thời sự để nêu bật được tính chất của
thông cáo;

- Khai thác các thông tin từ các tổ chức và các nguồn có
liên quan như internet…
TÁC HẠI
Một số trường hợp sai
- Sai về giá sản phẩm
- Sai về ngày khuyến mãi
- Sai về chỉ số
+ Chứng khoán
+ Khoa học: y tế, giáo dục, tài trợ…
- Sai về đường lối/chỉ đạo chung của doanh nghiệp
TÁC HẠI (tt)
Tác hại
- Thiệt hại cho công ty
- Phá vỡ mối quan hệ
- Khách hàng khiếu kiện về sản phẩm
- Phá sản công ty là chuyện có thể xảy ra
BÀI TẬP
- Ra mắt sản phẩm mới;
- Công bố chương trình khuyến mãi;
- Công bố dự án đầu tư;
- Công bố dự án tài trợ;
- Công bố lễ động thổ;
- Thông tin về khánh thành
- Thông tin về nhà máy mới
- Công bố dự án hợp tác;
- Công bố kết quả: khảo sát/nghiên cứu/giải thưởng/kết
quả kinh doanh;
- Giới thiệu tổng giám đốc mới;
- Phát ngôn về vấn đề liên quan – crisis