Bài giảng điện tử môn tin học: Các Hệ Thống Thông Tin Tích Hợp trong Doanh Nghiệp pps

Chương 6
Các Hệ Thống Thông Tin Tích
Các Hệ Thống Thông Tin Tích
Hợp trong Doanh Nghiệp
Hợp trong Doanh Nghiệp
(Enterprise Applications)
(Enterprise Applications)


Nội Dung

Quá trình kinh doanh

Khái niệm hệ thống công việc

Mối quan hệ giữa hệ thống công việc và hệ thống
thông tin

Khái niệm hệ thống tích hợp trong doanh nghiệp

Các HTTT tích hợp các chức năng được ứng dụng
phổ biến trong DN:

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
(ERP)

Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM)

Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM)


Chuyển đổi dữ liệu điện tử (EDI)


Quá trình kinh doanh
Quá trình kinh doanh

Một nhóm các bước (quá trình con) hoặc/và các hoạt
động có liên quan tới nhau trong quá trình sử dụng
các nguồn lực (gồm cả thông tin) để tạo ra giá trị cho
các khách hàng trong hoặc ngoài doanh nghiệp

Quá trình con = Phần được xác định rõ của một quá
trình

Hoạt động = thành phần của một quá trình

Thông thường, CNTT đóng vai trò quan trọng trong
việc chuyển các họat động thành một quá trình con
được xác định rõ ràng

Cấu trúc tổ chức theo truyền thống thường có dạng
tập trung quanh các chức năng


Hệ thống theo cách nhìn truyền thống


Quá trình kinh doanh & các lĩnh vực
chức năng
Quá trình kinh doanh đòi hỏi phải có sự kết hợp của nhiều chức năng


Tạo sản phẩm mới

Tạo liên kết giữa các chức năng

Hoàn thành đơn hàng của khách


Ba dạng quá trình

Quá trình thông
qua các chức năng

Quá trình liên quan
tới một chức năng
đặc biệt

Các hoạt động &
quá trình con được
thực hiện trong mọi
chức năng
Các vấn đề
có thể xẩy
ra khi một
chức năng
quá được
nhấn mạnh


Khái niệm hệ thống công việc

Hệ thống công việc = là một hệ thống trong đó con
người và/hoặc máymóc thực hiện một quy trình thực
hiện công việc, sử dụng các nguồn lực để tạo ra các
sản phẩm hoặc dịch vụ cho các khách hàng bên
trong hoặc bên ngoài


Các thành phần của một hệ thống
công việc

Hệ thống công việc bao gồm
•
Quy trình nghiệp vụ
•
Đối tượng tham gia
•
Thông tin
•
Công nghệ

􀂄 Đầu ra
•
Sản phẩm& dịch vụ được sử dụng bởi khách hàng

Các yếu tố bên ngoài
•
Cơ sở hạ tầng
•
Hiện trạng


Quy trình nghiệp vụ là yếu tố mấu chốt của hệ thống công việc
•
Cùng một quy trình có thể tạo ra những kết quả khác nhau do phụ thuộc vào
•
Người thực hiện
•
Thông tin & công nghệ được sử dụng


Các thành phần của một hệ thống công việc


Dell Computer


Các thành phần của một hệ thống công việc

Khách hàng: những người trực tiếp nhận
và sử dụng lợi ích từ các sản phẩm và dịch
vụ được tạo ra bởi hệ thống công việc

Khách hàng bên ngoài - các cá nhân hoặc
đại diện của các công ty khác hoặc các tổ
chức chính phủ
•
Lý do để doanh nghiệp tồn tại

Khách hàng bên trong – làmviệc cho doanh
nghiệp và tham gia vào các hệ thống làm
việc khác

•
Cũng rất quan trọng đối với doanh nghiệp


Những khách hàng khác nhau với các mối
quan tâm khác nhau


Tự phục vụ - Chuyển đổi khách hàng
thành đối tác

Hệ thống công việc tự phục vụ
VD: ATMs, Web sites
Quy trình xử lý hồ sơ tín dụng

Có thể đem lại lợi ích cho cả doanh nghiệp
và khách hàng
•
Cắt giảm chi phí
•
Loại bỏ một số nhân viên nhập dữ liệu
•
Đáp ứng khách hàng nhanh hơn
•
Thông tin phản hồi tốt hơn


Các thành phần của hệ thống công
việc


Dịch vụ và sản phẩm: sự kết hợp của các
yếu tố mang tính vật lý, thông tin, và dịch
vụ mà hệ thống công việc tạo ra cho các
khách hàng của nó.

Khách hàng đánh giá sản phẩm
•
Một số các vấn đề về sản phẩm như:
•
Chi phí
•
Chất lượng
•
Tính đáng tin cậy, v.v
•
Cân nhắc riêng từng yếu tố có thể giúp làm gia tăng
sự hài lòng của khách hàng


Các thành phần của hệ thống công
việc

Quy trình nghiệp vụ: là một tập các bước công việc hoặc
hoạt động có liên quan tới việc thực hiện hệ thống công
việc
•
Có điểm bắt đầu và điểm kết thúc
•
Có các yếu tố đầu vào và đầu ra
•

Là một hệ thống chính thống
•
Có thể không hoàn toàn có cấu trúc
•
Thay đổi quy trình nghiệp vụ là bước trực tiếp thay đổi hệ thống công
việc
•
Hiệu quả của quy trình nghiệp vụ phụ thuộc vào các đặc điểm
•
Mức độ cấu trúc
•
Mức độ phối hợp
•
Tính phức tạp
•
Nhịp độ
•
Mức độ phụ thuộc vào máy móc


Mức độ cấu trúc

Các nhiệm vụ có cấu trúc (structured task)
•
Các thông tin cần thiết được biết rất rõ
•
Phương pháp xử lý dữ liệu để tạo ra thông tin rõ ràng
•
Dạng thông tin mong đợi được biết rõ ràng
•

Các quyết định và các bước thực hiện nhiệm vụ được xác định rõ ràng và có
tính lặp lại
•
Các tiêu chuẩn để đưa ra quyết định được hiểu một cách chính xác
•
Kết quả của việc thực hiện nhiệm vụ có thể được đo đạc một cách chính xác
•
VD: Hệ thống ATM

􀂄 Các nhiệm vụ có tính nửa cấu trúc (semistructured task)
•
VD: chuẩn bệnh của bác sĩ

􀂄 Các nhiệm vụ không có cấu trúc (unstructured task)
•
Các quyết định có xu hướng được hình thành dựa trên kinh nghiệm, cảm nhận,
thử và sai, và các phương pháp mang tính định tính
•
VD: Lựa chọn các nhà quản lý, chọn hình ảnh cho trang bìa một tạp chí


Sử dụng HTTT làm tăng mức độ có cấu
trúc của việc thực hiện nghiệp vụ
Mức độ cấu trúc Xu hướng tăng mức độ cấu trúc VD
được gia tăng
Cao nhất:
Thay thế con người Tự động hóa hầu hết các bước Máytrả lời tự động
bằng công nghệ công việc
Cao:
Thực hiện theo các Kiểm soát các bước công việc Hệ thống xét duyệt cho vay ở

quy luật hoặc thủ tục Cung cấp hướng dẫn cho các bước ngân hàng dựa trên các dữ
công việc mà con người đang thực liệu đã được khai báo
hiện
Thấp
Truy cập thông tin Sử dụng các mô hình đánh giá hoặc
tối ưu hóa quyết định
Cung cấp các công cụ đặc biệt Sử dụng các chương trình
để giúp hoàn thành công việc thiết kế có sử dụng máy tính
Cung cấp thông tin đã được lọc, HTTT sử dụng cho các nhà
định dạng, và tổng hợp sao cho quản lý
có tính hữu ích cao hơn Điện thoại, bảng tính, và các
chương trình xử lý văn bản


Mức độ có cấu trúc
Mức độ cấu trúc quá cao làm
hạn chế tính sáng tạo trong công việc
><
Mức độ không có cấu trúc quá cao dễ dẫn tới thiếu hiệu
quả và sai sót


Mức độ phối hợp
5 mức độ phối hợp
􀂄 Nền văn hóa chung
􀂄 Chuẩn mực chung
􀂄 Chia sẻ thông tin
􀂄 Hợp tác
􀂄 Đối tác chiến lược
Mức độ phối

hợp gia tăng


Qui trình kinh doanh chức năng chéo
(Cross-Functional Business Processes)
Qui trình xử lý đơn hàng


Lưu đồ chức
năng chéo

Mô tả các hoạt động
sát thực tế

Sử dụng các ký hiệu

Chi tiết
Dòng chảy
Biểu diễn hướng và trình tự của dòng chảy
Thao tác thủ công
Ví dụ, chuẩn bò xử lý một chồng hoá đơn
Tài liệu
Ví dụ, mẩu đơn hàng của công ty
Nơi lưu trữ ngoại tuyến tổng quát
Đây là nơi lưu trữ không được nối trực tiếp với
đơn vò xử lý trung tâm của máy tính. Do đó nó
bao gồm tất cả những phương tiện lưu trữ bằng
tay, ví dụ một tập tin hoá đơn bằng tay
Nhập / xuất tổng quát
Vò trí và hoạt động tại đó một tài liệu đi vào

hay rời khỏi hệ thống trong sơ đồ
Dấu nối tiếp trang
Dấu nối hết trang
So sánh đối chiếu
Sắp xếp


Lưu đồ chức
năng chéo

Các bộ phận

Dòng thông tin/tài
liệu

Trái sang phải

Trên xuống
Đơn hàng
KHÁCH HÀNG BỘ PHẬN ĐƠN HÀNG
KIỂM TRA TÍN DỤNG
KHO HÀNG LẬP HOÁ ĐƠN
Đơn hàng
chuẩn bi
mẫu đơn
1
2
3
4 mẫu đơn
công ty

2
3
4
5 mẫu đơn
công ty
đònh giá
đơn hàng
theo bgiá
T
customer
#
2
3
4
5 mẫu đơn
công ty
tính toán và
ktra tdụng
kiểm tra và
gởi đi
1 mẫu đơn
công ty
2 mẫu đơn
công ty

order
#
hoá đơn
T

đhàng
khg được
cnhận
GĐ KTRA
TDỤNG
3 mẫu đơn
công ty
T
customer
#
3 mẫu đơn
công ty
chọn hhoá,
nhập slg,
phxuất
4 mẫu đơn
công ty
1
2
phxuất
BÔ PHẬN
ĐÓNG &
GỞI
3 mẫu đơn
công ty
hhoá
đhg
thỏa

order

#
3 mẫu đơn
công ty
đhg
khg thỏa
T
date
#

order
#
1
phxuất
chuẩn bò
hđơn thtoán
phxuất
1
2
3
hđơn
TÀI
KHOẢN


Các thành phần của hệ thống công việc
Đối tượng tham gia: những người thực hiện các
bước công việc trong một quy trình thực hiện
công việc
􀂄 Sự khác biệt giữa đối tượng tham gia trong hệ
thống làm việc và những người sử dụng CNTT

􀂄 Tập trung vào những lĩnh vực có liên quan đến
công việc >< hệ thống thông tin


Các thành phần của hệ thống công việc –
Thông tin
Các dạng thông tin chủ yếu trong doanh nghiệp

Thông tin chiến lược
•
Liên quan tới những chính sách lâu dài của một DN
•
TT về tiềm năng của thị trường, cách thức thâm nhập thị trường, chi phí
cho nguyên vật liệu, phát triển sản phẩm, thay đổi về năng suất lao động,
các công nghệ mới phát sinh,…

Thông tin chiến thuật
•
Những thông tin sử dụng cho mục tiêu ngắn hạn, thường là mối quan tâm
của các phòng ban
•
Thông tin từ kết quả phân tích số liệu bán hàng và dự báo bán hàng, báo
cáo tài chính hàng năm, đánh giá dòng tiền dự án, yêu cầu nguồn lực cho
sản xuất

Thông tin điều hành, tác nghiệp
•
Sử dụng cho những công việc ngắn hạn
•
􀂅 Thông tin về số lượng chứng khoán, lượng đơn đặt hàng, về tiến độ

công việc,…


Các thành phần của hệ thống công việc –
Thông tin
Các nguồn thông tin của doanh nghiệp

Nguồn thông tin bên ngoài
•
Khách hàng
•
Đối thủ cạnh tranh
•
Doanh nghiệp có liên quan
•
Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh
•
Các nhà cung cấp
•
Văn phòng chính phủ
•
Các tổ chức nghiên cứu
•
…

Nguồn thông tin bên trong
•
Thông tin từ các sổ sách và báo cáo kinh doanh thường kỳ
của doanh nghiệp