đồ án tốt nghiệp những tính năng cơ bản – nâng cao của excel

Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
mục lục
Phần I: Giới thiệu về Windows 2000.
1. Giới thiệu.
2. khởi động và thoát khỏi Windows 2
Khởi động.
Thoát khỏi Windows.
3. Cài đặt chương trình ứng dụng 4
4. Gỡ bỏ chương trình ứng dụng 6
Phần II. Làm việc với Excel.
Chương I. Xây dựng bảng tính và các hàm trong Excel.
I. Giới thiệu chung 6
II. Các bước xây dựng bảng tính 8
III. Các hàm cơ bản trong Excel.
1. Hàm thống kê 9
2. Hàm tham chiếu và tìm kiếm 11
3. Hàm tính toán và xử lý chuỗi 12
4. Nhóm hàm cơ sở dữ liệu 13
Chương II. Xử lý dữ liệu và kiểm tra lỗi chính tả.
I. Thao tác cơ bản khi làm việc với Excel
1. Thao tác làm với Sheet 18
2. Thao tác làm với dòng ,cột 19
3. Thao tác làm với cơ sở dữ liệu 19
II. Thiết lập Form đơn giản để nhập/tìm kiếm dữ liệu, Sắp xếp và lọc dữ liệu
1. Thiết lập Form đơn giản để nhập/tìm kiếm dữ liệu 20
2. Sắp xếp dữ liệu 21
3. Lọc dữ liệu
Lọc tự động 22
Lọc bằng lệnh Advanced Filter 23
III. Tính năng bảo vệ trong Excel
1. Bảo vệ sổ tính 23

2. Bảo vệ trang tính 23
3. Bảo vệ vùng dữ liệu trong trang 24
4. Gỡ bỏ chế độ bảo vệ 24
IV. Kiểm tra lỗi chính tả 24
V. Sử dụng tính năng Autocorrect Options 24
VI. Chuẩn bị trang in 25
Chương III. Biểu đồ và chèn hình ảnh trong Excel
I. Làm việc với biểu đồ
1. Khái niệm 25
2. Các bước tạo biểu đồ 26
3. Hiệu chỉnh biểu đồ 27
4. Các tiêu đề đặc biệt của biểu đồ 28
1
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
5. Hiển thị hoặc ẩn các trục toạ độ 28
6. Chia tỷ lệ đối với loại dữ liệu kiểu thời gian 28
7. Hiển thị đường kẻ lưới 28
8. Hiển thị hoặc ẩn hộp chú giải 28
9. Hiển thị nhãn dữ liệu 28
10. Hiển thị bảng dữ liệu 28
11. Quyết định nơi đặt biểu đồ 29
Chương IV Chia sẻ các chương trình khác
I.Hoà trộn Excel với Word
1.Tạo một bảng tính mới từ Word 29
2.Chèn một bảng tính Excel có sẵn vào Word
3Liên kết 1 phần của bảng tính Excel có sẵn trong Word 30
4.Hoà trộn tài liệu Word với Excel 30
II. Hoà trộn excel với Access
1. Chèn 1 bảng tính Excel vào Access
III. Chia sẻ các sổ tính trên mạng 31

Chương V. ứng dụng thực tế của Excel
1.Trong trường học 32
2.Trong quản lý xuất nhập khẩu 33
3.Trong quản lý tiền lương 34
4. Trong quản lý vận tải 36
2
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
LỜI MỞ ĐẦU.

Chúng ta đang ở trong thời kỳ công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ,
không còn ai có thể nghi ngờ vai trò của công nghệ thông tin trong đời sống trong
khoa học, kỹ thuật kinh doanh cũng như trong mọi mặt vận động của xã hội, Dưới
mọi quy mô từ xí nghiệp, công ty cho đến Quốc Gia và cả Quốc tế.
Việc nắm bắt thông tin thật nhanh nhiều và chính xác kịp thời ngày càng
đóng vai trò quan trọng trong quản lý điều hành. Hay nói cách khác xử lý thực chất
và xử lý thông tin , xong mọi thông tin cần được xử lý trên máy(theo bất cứ quy
trình cụ thể nào) cũng đều được thể hiện bằng các dữ liệu mà cụ thể hơn là các số
liệu đối với MS Excel ghi trên dạng tải nào đó.
ở nước ta trong những năm gần đây việc xử lý số liệu không còn xa lạ với
người làm tin học. Đặc biệt với người làm văn phòng hay kinh doanh buôn bán.
Các ứng dụng vào trong quản lý ngày càng được phổ biến hơn và đòi hỏi quản lý
thông tin khá hơn, phức tạp với nhiều luồng thông tin khác nhau. Chính vì vậy em
đã chọn đề tài: Những tính năng cơ bản – nâng cao của Excel cho báo cáo tốt
nghiệp.
Trong báo cáo này gồm có 2 phần chính
Phần I: Em đã giới thiệu sơ qua về Windows và cài đặt chương trình ứng
dụng trên Windows
Phần II: Làm việc với Excel. Trong phần II này em đã nêu một số tính năng
cơ bản và nâng cao trong khi làm việc với Excel, ngoài ra em còn nêu ra một số bài
toán Excel ứng dụng vào thực tế quản lý.

Qua thời gian học tập và rèn luyện em đã biết thêm được một số kiến thức
sau này em mong muốn ứng dụng nó vào thực tế công việc.
Tuy nhiên vì vẫn còn non yếu về kiến thức kinh nghiệm về thực tế cũng
như hạn chế về tài liệu và thời gian thực hiện nên báo cáo không tránh khỏi thiếu
sót. Vì vậy em mong thầy cô giáo đóng góp ý kiến xây dựng báo cáo của em ngày
càng hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn thầy Phạm Văn Sơn, và các thầy cô trong khoa công
nghệ thông tin đã giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này.
Hà nội, ngày 7 tháng 8 năm 2006
sinh viên: Lê thị thu Hà.
3
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
PHẦN I: GIỚI THIỆU VỀ WINDWS 2000
1. GIỚI THIỆU
Windows 2000 có 2 bộ :bộ Microft windows 2000 sever là bộ hệ diều hành
mạng dành cho máy chủ, bộ Microsoft windows 2000 Professional dành cho
máy trạm và máy tính xách tay. windows 2000 có độ tin cậy cao, tránh lỗi
cho người sử dụng,dễ học,dẽ sử dụng nhất, hỗ trợ rộng rãi các dạng chuẩn
internet, có nhiều phông chữ đẹp dùng mã Unicode :times new roman,
Arial,Tahoma…, với các phông chữ này có thể dùng tiếng việt đồng thời với
nhiều ngôn ngữ khác trên thế giới
Yêu cầu phần cứng chạy windows 2000 :CPU 133 Mhz trở lên , bộ nhớ
Ram tối thiểu là 64MB , đĩa cứng cồn trống ít nhất là 650MB ,màn hình
VGA trở lên, ổ đĩa CD-ROM hay DVD bàn phím và chuột .
2.khởi động và thoát windows 2000
2.1 Khởi động
với máy tính đã cài windows2000 đầu tiên chắc chắn rằng không có đĩa
trong ổ A ,bật máy tính .Trong chốc lát windows 2000 sẽ nắm chắc quyền
điều khiển hệ thống và chuyển sang giao dịên đồ hoạ. Nếu máy tính nối
mạng khi khởi động sẽ xuất hiện Welcome To Windows yêu cầu ta nhập

vào tên người dùng và mật khẩu truy nhập mạng
Màn hình giao diện gồm có màn hình nền desktop, trên màn hình có các
biểu tưởng.
2.2 Thoát khỏi WINDOWS 2000
Để thoát khỏi WINDOWS 2000 ta chi cần nhấn vào Start sau đó chọn turn
off compuer, một cửa sổ hiện ra ta chọn turn off để tắt máy.
3. Cài đặt các chương
trình ứng dụng
Tôi giới thiệu với các bạn
đây là một chương trình
ứng dụng nhạc JetAudio
6.0.
Bước đầu tiên ta nhấn
đúp chuột vào file setup
của chương trình sau đó
4

Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
một cửa s hiện ra ta chọn next, một cửa sổ khác hiện ra ta chọn vào lựa chọn một
và tiếp tục next như
hình minh hoạ
Ta chọn next
Tiếp tục next
Next
5
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
next tiếp
Sau đó chờ đời giây lát để chương trình cài đặt
6
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà

tiếp
đến là finish để hoàn thành công việc.
4. Gỡ bỏ các chương trình ứng dụng
Bước đầu ta bấm vào start chọn control panel\Add or Remove program
chọn chương trình cần gỡ bỏ chọn Remove sau đó làm theo chỉ dẫn của
chương trình và next cuối cùng là chọn finish để hoàn tất việc gỡ bỏ một
chương trình.
7
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
Ví dụ như ta gỡ bỏ chương trình JetAudio chọn vào chương trình nhấn vào
Change\Remove nó hiện ra một cửa sổ hỏi ta có muốn gỡ bỏ chương trình
ứmg dụng này không. Nếu gỡ bỏ ta chọn Yes còn không ta chọn No.
Sau đó chương trình sé hỏi ta có muốn gỡ bỏ dữ liệu của chương trình hay
không ta chọn Yes để gỡ bỏ hết .
Sau đó cửa sổ finish se hiện ra và ta chọn finish để hoàn tất công việc gỡ bỏ
8
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
PHẦN II
LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH EXCEL
CHƯƠNGI
XÂY DỰNG BẢNG TÍNH VÀ CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL
1.Giới thiệu chung.
Làm công tác văn phòng hẳn bạn có nhu cầu xử lý số liệu để làm báo cáo theo yêu
cầu nghiệp vụ của mình. Dữ liệu có thể do bạn trực tiếp gõ vào để quản lý nhưng cũng có
thể một chương trình máy tính nào đó sinh ra một đống dữ liệu và bạn phải xử lý chúng
thành một bảng biểu với những số liệu phân tích.

Mục tiêu của khoá học là giúp bạn bắt đầu hệ thống hoá lại các thao tác cơ bản ,sau
đó cung cấp một số kỹ năng cao cấp để bạn có thể xử lý với số liệu lớn ,từ nhiều nguồn
khác nhau và đích cuối cùng là in được một bản báo cáo chuyên nghiệp với cấu trúc định

dạng thay đổi tuỳ ý chỉ qua vài nhấp chuột .
Chúng ta sẽ cùng nhau giải quyết vấn đề khó khăn này thông qua các tình huống
nghiệp vụ cụ thể .Trong mỗi chương, mỗi bài toán tình huống được giới thiệu lồng ghép
với các thao tác kỹ thuật với Excel cho tới khi bài toán được giải quyết . cách tiếp cận
qua các ví dụ như vậy cho phép chúng ta nhanh chóng nắm bắt được các tính năng của
Excel và hoàn cảnh áp dụng chúng . Nhưng sẽ có vẻ hơi vội néu nghĩ rằng như vậy là đủ
cho hành trang kỹ năng văn phòng của bạn .kỹ năng chỉ được hình thành một khi áp
dụng thương xuyên các những điều biết được trong những tình huống biến đổi đa dạng .
Chúng ta sẽ lần lượt xem xét và giải quyết các tình huống sau :
• Tình huống đơn giản đầu tiên giúp bạn đánh bóng lại nhữnh kỹ năng
cơ sở mà bạn đã biết hoặc đã làm với Excel, xử lý tính toán đơn giản ,sinh biểu
đồ ,định dạng trang in và in ra thành báo một cách chuyên nghiệp.
• Nảy sinh một số yêu cầu phân tích dữ liệu .chúng ta hãy thử một số
hàm phân tích, thao tác xử lý dữ liệu cao cấp .
• Dữ liệu trở lên lớn hơn , thậm chí là đầu ra của môt chương trình máy
tính nào đó. Dường như bạn đang phải làm chức năng của một chương trình máy
tính và xử lý đống dữ liệu đó có thể cơ sở dữ liệu .Chưa hết , yêu cầu báo cáo hôm
nay thì thế này , mai thế khác. Làm sao để làm báo cáo phức tạp và theo các khuôn
dạng yêu cầu khác nhau?.
• Mạng máy tính làm mọi người ít thấy nhau nhưng lại hay “gặp “ nhau
hơn . Trong một môi trường công tác trên mạng, bạn có thể làm việc với những
người bạn chưa gặp mặt. Dữ liệu bây giờ có thể được cập nhật và xử lý bởi nhiều
9
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
người. Sản phẩm của bạn cũng phải được chia sẻ cùng với đồng nghiệp. Làm sao
cùng nhau làm việc và sử dụng dữ liệu của nhau trên cùng một bàn tính.
• Thông tin lấy từ nhiều nguồn khác nhau, thậm chí qua internet. Thay vì
cắt dán một cách thủ công với nhiều sai sót, bạn cần đảm bảo dữ liệu khi xử lý luôn
được cập nhật mới nhất. Thêm nữa dữ liệu sẽ đựôc trao đổi với những ứng dụng
khác nhau như thế nào.

2. Các bước cần chuẩn bị xây dựng bảng tính
Bước 1: quyết định chọn công cụ Excel
Bạn hãy trả lời các ccâu hởi dưới đây , nếu các câu trả lời là “có” thì Excel đúng là công
cụ mà bạn sử dụng .
• Các thông tin có cấu trúc dạng bảng không?
• Dữ liệu có ổn định và được xử lý định kỳ không ?
• Có cần thực hiện tính toán , phân tích trên số liệu không?
Bước 2 tổ chức cấu trúc bảng chứa thông tin.
• Chia tách thông tin thành các bảng , trang có tính độc lập không nên
bắt đầu công việc bằng cách nhập luôn dữ liệu vào trang tính Excel. Một chút thời gian
tổ chức bảng dữ liệu sẽ tiết kiệm vô khối công sức sau này và hơn thế nữa nó còn giúp
bạn quản lý dữ liệu nhất quán hơn. nếu còn nghi ngờ bạn nên hởi một chuyên gia cơ sở
dữ liệu trong công ty bạn. Việc thiết kế, tổ chức bản dữ liệu chính là nghề tạo công ăn
việc làm cho anh ta. Những dữ liệu liên quan trực tiếp với nhau và không gây ra sự lặp
lại dư thừa trong bảng tính thì nên xếp vào với nhau thành một bảng. Mỗi bảng nên đặt
trên một trang trong sổ tính.
• Trong mỗi bảng chọn lưu theo hàng ngày hay cột cho một thuộc tính :
theo cách thông thương thì các cột sẽ là các loại thông tin thuộc tính cố định và các hàng
sẽ chứa dữ liệu được cập nhật và bổ sung. Như vậy bạn có thể chọn cuộn lên, xuống màn
hình để trình duyệt qua dữ liệu một cách tự nhiên. Nếu tất cả các thuộc tính của dữ liệu
cố định, tức là bảng dữ liệu có kích thước ổn định thì việc sắp xếp theo cột hoặc hàng chỉ
là ý thích của bạn.
• Gộp nhóm các thông tin liên quan, tách/ che dấu thông tin phụ :Do
kích thước màn hình và trang giấy máy in là bạn có hạn và người đọc báo cáo cũng
không phải quan tâm đến tất cả dữ liệu của bạn, vì vậy cần sắp xếp các thuộc tính cột cho
hợp lý. Hãy đặt các cột thông tin có lien quan hệ gần gũi nhau để dễ quản lý .Nếu một
cột không cần xuất hiện trong báo cáo chính thì chúng ta có thể dấu nó đi .
• Chú ý tới các rằng buộc ‘chia ra’ trong tổng số dữ liệu được nhất quán.
Rất thông thường các báo cáo thường chứa một cột giá trị tổng nói chung và được phân
tích chi tiết thành các số liệu trong các cột con. Giá trị trong các cột con có thể bị rằng

buộc theo các cách sau.
10
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
 Chia ra: Cộng các giá trị trong các cột con bằng giá trị tổng số.
Ví dụ tổng số nhân viên chia ra theo nam và nữ .
 Trong đó :Cộng các gía trị trong các cột nhỏ hơn gí trị tổng số.
Ví dụ số nhân viên trong đó biết tiếng Anh.
 Trong tổng: Cộng các giá trị trong các cột con có thể lớn hơn
hoặc bằng tổng số. Ví dụ trong tổng số nhân viên có x người
biết tiêng Pháp và y người biết tiếng Anh.
Bước 3: Nhập và lưu trữ dữ liệu:
• Có thể dùng tính năng chia sẻ để phân chia cho nhiều người cập nhật.
Tính năng này cao cấp nhưng bù lại bạn có thể sử dụng dữ liệu hoặc sử dụng kết quả
của mình hay cho người khác. Mỗi người có thể phụ trách một phần dữ liệu của mình
nhưng báo cáo là thành quả của nhóm –một mô hình cộng tác lý tưởng.
• Đây là những vùng cho phép và không cho phép sửa đổi. Khi chia sẻ
hẳn nhưng người khác có thẻ sơ hay cố ý thay đổi dữ liệu của bạn. Điều này quả là
không mong muốn bạn hãy cân nhắc kỹ vùng nào cố định, vùng nào chia sẻ chung. Nêú
các vùng quá rời rạc và vụn vặt thì rất khó quản lý và bạn rễ mắc lỗi.
• Xác lập quy ước tổ chức dữ liệu theo thời gian và phiên bản: Đối với
dữ liệu được cập nhật theo thời gian bạn nên lưu dữ liệu dưới các tên khác nhau theo
phiên bản để dễ dàng khôi phục và thống kê, phân tích theo thời gian. Ví dụ bạn có thể
bổ sung ngày tháng vào cuối tên tệp lưu trữ như là phiên bản cho dữ liệu sổ tính.
Bước 4 :Tạo báo cáo từ dữ liệu đã có.
• Xử lý và phân tích dữ liệu: Quyết định sử dụng loại biểu đồ ,công thức
xử lý dữ liệu những cột nào sẽ xuất hiện trong báo cáo.
• Tổ chức sắp đặt trang in; Hãy chọn vị trí đặt dữ liệu , biểu đồ, tiêu đề
chính, dòng đầu, cuối trang và thực hiện các bước dưới đây.
 Xây dựng các khung hình khác nhau cho một bộ nhớ dữ liệu và
lưu trữ lại.

 Thông thường với cùng một bộ dữ liệu chúng ta có thể sinh ra
nhiều báo cáo khác nhau.
 Nếu công việc là định kỳ mà mỗi lần báo cáo lại phải chọn lọc ,
sắp xếp và định dạng lại trang in cho bảng tính thì quả là mất
thời gian và dễ gây sai sót.
 Excel cho phép bạn lưu trữ lại các mẫu báo cáo để sử dụng lại
về sau.
 Bạn hãy nghĩ tới bảng tính như là một kho dữ liệu và báo cáo là
cách thức trình bày dữ liệu đó như thế nào.
3.Các hàm cơ bản trong Excel
11
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
3.1 Hàm thống kê
Hàm tính tổng:
=Sum(number1, number2, )
Trả về tổng tất cả các tham số trong danh sách các tham số .
Number1,number2 là các số cần tính tổng ,chúng có thể là số, địa chỉ ô , phạm vi
khối ô. (cho phép đến 30),
Hàm làm tròn
=Round(number,n)
Làm tròn số number theo con số được định bởi n
Nếu n=0 làm tròn đến hàng đơn vị hoặc lấy 0 số lẻ
Nếu n=1làm tròn lấy 1 số lẻ
Nếu n =2 làm tròn lấy 3 số lẻ
Nếu n=-1 làm tròn đến hàng chục
Nếu n=-2 làm tròn đến hàng trăm
Hàm tính trung bình
=Average(number1,number2, ).
Hàm lấy giá trị lớn nhất
=Max(number1,number2, )

Trả về giá trị lớn nhất trong danh sách các tham số
Hàm lấy giá trị nhỏ nhất
=Min (number1,number2, )
Trả về giá trij nhỏ nhất trong danh sách các tham số
Hàm điều kiện
=If(logical_test,value_if_true,value_if_false).
Logical_test: Điều kiện cho trước bất kỳ(dạng số hay công thức ), điều kiện này
trả về true hay =1 hoặc false hay 0
Value_if_true: Đối số này ở dạng bất kỳ, nó được thể hiện nếu được kiểm tra điều
kiện ở đối logical_test là đúng(True hay bằng 1).
Value_if_false: Đối số này ở dạng bất kỳ, nó được thể hiện nếu được kiểm tra điều kiện ở
đối logical_test là sai(False hay bằng 0).
Hàm logic And và Or
12
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
=And(logical1,logical2, )
Hàm trả về giá trị True nếu cả các tham số của nó có giá trị True.
Hàm trả về giá trị False nếu có ít nhất một tham số mang giá trị False.
=Or(logical1,logical2, )
Hàm trả về True nếu có ít nhất một tham số la True.
Hàm trả về False nếu tất cả tham số là False.
Hàm xếp hạng.
=Rank(number,ref ,oder)
Number là số muốn xem thứ hạng
+ Ref một mảng ,địa chỉ ô haydãy ô có chứa số muốn tìm thứ hạng
+ Order đối này có giá trị 0,1quy định xếp thứ hạng theo thứ tự từ nhỏ đến
lớn
Nếu order =1 thì Excel sắp xếp thứ tự từ nhỏ đến lớn
Nếu order =0 thì Excel sắp xếp thứ tự từ lớn đến nhỏ
Nếu bỏ qua đối số này thì Exclel hiểu order hiểu đối số này băng 0

Hàm đếm số trong dãy.
=Count(Value1,Value2, ).
Đếm số ô trong dãy ô, đếm các ô có chứa số hoặc ngày tháng còn kiểu dữ liệu khác
không đếm.
COUTA(value1,value2, )
Value1,value2 có thể là giá trị số ,địa chỉ ô hay dãy ô công thức.
Đếm số ô trong dãy ô, đếm các ô có nội dung bất kỳ.
3.2. Nhóm hàm tìm kiếm và tham chiếu.

Hàm HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)
Lookup_value:giá trị cần tìm kiếm trong bảng thứ nhất của bảng
Table_array:là mảng ,tên,dãy hay vung để tìm kiếm thông tin
Row_index_num:số hàng được xác định trog bảng
Range_lookup:là giá trị logic (true=1,false=0)
Quyết định sẽ so tương đối hay chính xác với đối số lookup_value
Nếu range_lookup=1(true) so tương đối
Nếu range_lookup=0 (false) so chính xác
Nếu bỏ qua đối số nay thì Excel hiểu là range_lookup =1
Hàm Index
13
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
Chứa chức năng mảng
=Index(array,row_num,column_num)
Array là mảng được xác định trước
Row_num:số hàng trong mảng
Column_num:số cột trong mảng
Chứa chức năng tham chiếu
=Index(reference,row_num,column_num,area_num)
Reference:là một dãy hay nhiều dãy gọi là khu vực nội dung có thể là
Row_num: số hàng trong bảng

Column_num :số cột trong bảng
Area_num:đối số này dùng để nhận diện từng khu vực.
Hàm VLOOKUP
=Vlookup(lookup_value,table_array,col_inder_num,range_lookup)
Lookup_value:giá trị cần tìm trong cột thứ nhất của bảng giới hạn
Table_array:bảng giới hạn để dò
Col_inder_num:số thứ tự cột trong bảng giới hạn để trả về kết quả
Range_lookup:là giá trị logic(true=1,false=0)quyết định chính xác hay tương đối
trong bảng giới hạn
Nếu range_lookup=1(true) so tương đối
Nếu range_lookup=0(false)so chính xác
Nếu bỏ qua đối số này thì Excel hiểu range _lookup=1
Các hàm ngày
=Date(year,month,day)
Trả về số thứ tự của ngày theo năm tháng và ngày chỉ định
=Day(serial_number)
Trả về giá trị ngày(từ 1 đến 31)trong tháng tương ứng
Serial có thể là số hay chuỗi
=Month(serial_number)
Trả về giá trị tháng từ 1 đến 12 trong năm
=Year(serial_number)
Trả về số năm tương ứng
3.3. Hàm tính toán và xử lý chuỗi
Hàm lấy phần nguyên
=INT(number)
Trả về phần nguyên của số number
14
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
Hàm lấy phần dư
=Mod(number,divior)

Trả về phần dư của phép chia nguyên (numberchia cho divior)
Hàm lấy ký tự bên trái của chuỗi
=Left(text,number_chars)
Text: Là chuỗi ký tự văn bản.
Number_chars: là tổng số ký tự cần lấy
Hàm lấy ký tự bên phải của chuỗi
=Right(text,number_chars)
Text: Là chuỗi ký tự văn bản.
Number_chars: là tổng số ký tự cần lấy
Hàm lấy ký tự bên trong của chuỗi
=Mid(text,Start_num,Number_chars)
Text: Chuỗi ký tự văn bản.
Start_num: Là vị trí bắt đầu lấy ký tự.
Number_chars:Tổng số ký tự cần lấy.
=Len(text)
Trả về chiều dài của chuỗi text tức là số ký tự có trong chuỗi

Hàm đổi chuỗi thành giá trị số
=Value(text)
Chuyển chuỗi thành giá trị số
3.4.Nhóm hàm cơ sở dữ liệu.
Hàm Daverage.
Tính trung bình cộng của những mẫu tin thoả mãn điều kiện trên cột khai báo trong cơ sở
dữ liệu
=DAVERAGE(Database,Field,Criteria)
Database:Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu.
Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột muốn lấy trung bình.
15
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định

những giá trị trong trường cần tính trung bình.
Hàm Dcount.
Đếm số ô thoả mãn tiêu chuẩn được định nghĩa trong đối Criteria.
=DCOUNT(Database,Field,Criteria)
Database:Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu.
Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột muốn cần đếm. Nếu
không chọn số này thì Excel sẽ đếm toàn bộ cơ sở dữ liệu.
Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định
trường không trống trong khi đếm.
Hàm Dmax
Lấy giá trị lớn nhất trong một cột của những mẫu tin dữ liệu.
=DMAX(Database,Field,Criteria)
Database:Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu.
Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cộtmà bạn muốn tìm giá
trị lớn nhất.
Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định ràng
buộc trên mẫu tin nào cần tìm giá trị lớn nhất.
Hàm Dmin
Lấy giá trị nhỏ nhất trong một cột của những mẫu tin dữ liệu
=DMIN(Database,Field,Criteria)
Database:Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu.
Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cộtmà bạn muốn tìm giá
trị nhỏ nhất.
Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định ràng
buộc trên mẫu tin nào cần tìm giá trị nhỏ nhất.
Chú ý: Trong khi giải quyết các bài toán về Excel chúng ta thường gặp phải những
thông báo lỗi sau đây:
TÊN LỖI Ý NGHĨA
Name? Lỗi này xảy ra khi Excel không thể nhận diện được tên trong công thức
chẳng hạn: bạn không đặt chuỗi trong dấu nháy kép hay viết sai tên

hàm
#VALUE! Lỗi này là lỗi giá trị , chẳng hạn tính toán trên ký tự không đúng hay
các đối không phù hợp với hàm.
#NUM! Lối này là lỗi về số trong hàm chẳng hạn: Đưa vào một số quá lớn
hay quá bé, hay số này không tồn tại nói chung nhập một đối số
không phù hợp.
#DIV/0 Đây là lỗi chia cho zero(chia cho 0), Excel không thể thực hiện phép
tính được, Excel mặc định những ô trống là bằng 0.
#NULL! Lỗi này là do trong công thức tồn tại phần giao rỗng.
16
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
#REF! Lỗi này là lỗi tham chiếu ô, chẳng hạn : Xoá các dòng hay cột mà
dòng hay cột đó được dùng trong công thức hay phép tham chiếu xa
trên các chương trình không chạy được.
N/A Lỗi này có ý nghĩa tuỳ theo công thức chẳng hạn: Công thức đẫ tham
chiêú đến một giá trị không tồn tại.
Bài toán tổng hợp

hãy xem ví dụ sau
BẢNG THỐNG KÊ HOÁ ĐƠN HÀNG MÁY IN
Stt Mã
hàng
Tên
hàng
Chủng
loại
Ngày bán Sl Hoá
đơn
đơn
giá

Thuế
VAT
Doanh
thu
1 P121L 5/8/2005 8 X
2 P300K 6/8/2005 6
3 P110L 6/8/2005 7 X
4 P110L 9/8/2005 12
5 P810P 11/8/2005 8 X
6 P895P 11/8/2005 10
7 P810P 12/8/2005 3
8 P300K 13/8/2005 2 X
9 P121L 14/8/2005 4
10 P300K 15/8/2005 9
11 P580K 16/8/2005 7 X
12 P810L 17/8/2005 14 X
13 P810L 18/8/2005 15 X
14 P580K 20/8/2005 3
15 P810L 29/8/2005 1
Bảng tên hàng và hoá đơn
Mã
hàng
Tên hàng đơn giá
300 LQ300 193
580 LP580 418
810 Stylus Photo 810 196
895 Stylus Photo 895 347
110 HP Larser 1100 188
121 Samsung1210 154
810 CanonLBP810 145

17
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
Yêu cầu thực hiện
1 tính tên hàng dựa vào bảng tến hàng và đơn giá
2 tính chủng loại dựa vào ký tự thứ hai của mã hàng
3 đơn giá dựa vào bảng tên hàng và đơn giá
4 thuế VAT:nếu hoá đơn đánh dấu x thì mới tính 5% thuếu VAT còn ngược lại thì không
tính
5 doanh thu được tính :đơn giá *sl * tỷ giá +thuế VAT
6 đặt lọc cao cấp advanced:lọc loại máy in HP Larser1100 với đơn giá >=188,máy in LQ
300 với mức thuế VAT 386
7 thống kê theo nhóm chủng loại
bài giải
Bảng thống kê hoá đơn hàng máy in
18
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà

stt

mã
hàng

tên hàng

chủng
loại

ngày bán

sl

hoá
đơn
đơn
giá
thuế
VAT

doanh
thu
1 P121L samsung 1210 1 05/08/2005 8 x 154 7.7 1239.7
2 P300K LQ300 3 06/08/2005 6 193 1158
3 P110L HP Larser 1100 1 06/08/2005 7 x 188 9.4 1325.4
4 P110L HP Larser 1100 1 09/08/2005 12 188 2256
5 P810P
stylus Photo
810 8 11/08/2005 8 x 196 9.8 1577.8
6 P895P
stylus Photo
895 8 11/08/2005 10 347 3470
7 P810P
stylus Photo
810 8 12/08/2005 3 196 588
8 P300K LQ300 3 08/15/05 2 x 193 9.65 395.65
9 P121L samsung 1210 1 8/15/2005 4 154 616
10 P300K LQ300 3 16/08/2005 9 193 1737
11 P580K LQ580 5 17/08/2005 7 x 418 20.9 2946.9
12 P810L
stylus Photo
810 8 18/08/2005 14 x 196 9.8 2753.8
13 P810L

stylus Photo
810 8 20/08/2005 15 x 196 9.8 2949.8
14 P580K LQ580 5 25/08/2005 3 418 1254
15 P810L
stylus Photo
810 8 29/08/2005 1 196 196
19
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
20
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
Bảng tên hàng và đơn giá
mã
hàng tên hàng đơn giá USD
300 LQ300 193
580 LQ580 418
810 stylus Photo 810 196
895 stylus Photo 895 347
110 HP Larser 1100 188
121 samsung 1210 154
810 canon LBP 810 145
Bảng điều kiện
tên hàng đơn giá thuế VAT
HP Larser 1100 >=188
LQ300 <=386
Bảng lọc

stt

mã hàng

tên hàng

chủng
loại

ngày bán

sl
Hoá
đơn

đơn
giá

thuế
VAT

doanh thu
3 P110L
HP Larser
1100 1 06/08/2005 7 x 188 9.4 1325.4
4 P110L
HP Larser
1100 1 09/08/2005 12 188 2256
8 P300K LQ300 3 08/15/05 2 x 193 9.65 395.65
BẢNG THỐNG KÊ
Thống kê nhóm 1 4
Thống kê nhóm 3 3
thống kê nhóm 5 2
Thống kê nhóm 8 6

21
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
Trước tiên ta làm thao tác với cột đầu tiên là cột số thứ tự ta làm thao tác như sau:
đánh số 1 vào ô A5 nhấn phím Ctrl kéo xuống đến ô 19
Để biết được tên hàng trước tiên ta cần phải biết được tham chiếu tuyệt đối , tương
đối và tham chiếu trang tính
Một ô trong bảng tính được xác định bởi cặp hai giá trị toạ độ của trục ngang và dọc
trục ngang theo thứ tự A,B,C và trục dọc theo thứ tự 1,2,3
Ví dụ ô C6 chứa xâu mục hàng (LQ300)
Từ một ô mới chúng ta có thể sử dụng giá trị của các ô đã có bằng cách sử dụng tham
chiếu theo địa chỉ toạ độ như trên . Ví dụ ô J5 được tính bởi F5*H5 và được nhập theo
công thức là sự kêt hợp cả hàm if
=if(G5=”x”,F5*H5+I5,F5*H5)
công thức này được sao chép thông minh tới các ô khác trong cột J5 đến J19
bằng cách nhấp chuột vào J5 xuất hiện dấu cộng ta kéo dấu vuông bên dưới co tới ô cuối
cùng
các công thức sẽ tự động gióng theo chỉ số tương ứng từ 5 đến 19
một tham chiếu toạ độ xy còn có các biểu diẽn khác là $XY,X$Y,$X$Y. Dấu $ ược sử
dụng để cố định giá trị toạ độ đi sau nó ,bất kể cả khi công thức chứa nó được sao chép tới
vị trí mới .
Khái niệm tham chiếu đó gọi là tham chiếu tuyệt đối .
_Tham chiếu giữa các trang tính
với bài này tìm được tên hàng thì ta phải sử dụng công thức của hàm tham chiếu
=VLOOKUP(value(mid(B5,2,3)),$B$21:$D$28,2,0)
ở đây không đơn thuần chỉ là một công thức đơn giản mà nó còn đòi hỏi sự kết hợp giữa
các hàm
Hàm VLOOKUP là hàm tham chiếu theo cột
VALUE : Là hàm chuyển đổi từ chuỗi sang số
MID: Hàm trích giữa
Thay vì gõ tên hàng được quyết định bởi mã hàng chúng ta sử dụng quan hệ giữa

mã hàng và tên hàng được mô tả trong bảng phụ là bảng tên hàng và đơn giá
Cách thức tự động gán các giá trị mà chỉ có Excell mới có
Chú ý :$B$21:$D$28 ký hiệu này cho phép chúng ta tham chiếu tới những ngôi
trên một trang tính khác, thậm chí có thể là trên cả tệp Excell khác ( dùng ký hiệu ‘tên
tệp !tên trang!địa chỉ ô)
Đối với chủng loại ta sử dụng công thức sau
=MID(B5,2,1)
Với đơn giá talàm tương tự như đối với tên hàng chỉ co thay đổi số cột ở bang tham
chiếu là cột thứ 3 mà thôi.
Tính thuế ta tính theo công thức
=IF(G5=”x”,H5*5%,””)
Lọc cao cấp có điều kiện nhờ advanced
theo đề bài ta phân tích đây không phải là lọc dữ liệu theo điều kiện tuỳ chọn mà lọc có
điều kiện nếu theo điều kiện tuỳ chọn thì cho phép ta làm công việc
22
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
 xác định tiêu chí có liên quan đến nhiều cột với cả toán tử logic AND,OR
 xác định rõ 2 hoặc 3 tiêu chí cho một cột cụ thể
 -sử dụng các hàm trong tiêu chí lọc
Ví dụ: Liệt kê những nhân viên có lương hơn 25%trung bình
Vùng chứa điều kiện lọc
Lệnh advanced filterd đòi hỏi bạn phải có điều kiện lọc trong một vùng bảng tính
tách riêng khỏi danh sách của bạn . Do toàn bộ các dòng bị ẩn đi khi việc lọc được tiến
hành do vậy không nên đặt vùng tiêu chuẩn song song với danh sách mà thay vào đó hãy
đặt nó ở trên hoặc dưới danh sách.
Một vùng tiêu chuẩn gồm ít nhất hai dòng .Bạn đưa vào một hoặc hai tiêu đề cột ở
đầu dòng và tiêu chuẩn lọc từ dòng thứ hai trở đi .
Vùng điều kiện lọc được xây dựng theo các bước ;
Chèn một vài dòng mới vào đầu bảng tính (hoặc thêm vào cuối) để tạo không gian
chứa điều kiện lọc

Gõ vào điều kiện lọc cho các cột chú ý dòng đầu tiên chứa tiêu đề của cột trong bảng
tính. Các điều kiện trên cùng dòng sẽ được liên kết với nhau bằng toán tử AND còn các
điều kiện khác dòng được liên kết bằng toán tử OR.
Chọn lệnh advanced filter từ menu data và nhập thông tin về vùng chứa dữ liệu cũng
vùng chứa điều kiện lọc sau đó bấm OK. Dữ liệu đích có thể đè vào dữ liệu gốc hoặc sao
chép sang vùng mới tuỳ bạn chọn .
Kết quả là chúng ta thu được thông tin về máy in HP Lrser 1100 với đơn giá >=188và loại
máy in LQ 300 với mức thuế VAT là <=386 như bảng lọc ở trên tôi đã làm
Thống kê theo nhóm
Ta sử dụng công thức
=COUNTIF($D$5:$D$19,”1”)
Đây là ta thống kê theo nhóm chủng loại 1, còn chủng loại 3,5,8 làm tương tự
Bài tập này coi như ta đã giải quyết xong.
CHƯƠNG II
XỬ LÝ DỮ LIỆU VÀ KIỂM TRA LỖI CHÍNH TẢ
I. Các thao tác cơ bản khi làm việc với excel
1.Các thao tác làm với Sheet.
• Chọn Sheet làm việc: Nháy trái chuột vào tên Sheet cần làm việc
• Chèn thêm Sheet
B1:Chọn Sheet bất kỳ và nháy phải chuột =>xuất hiện hộp thoại
B2: Chọn Insert =>Xuất hiện hộp thoại
B3:Tìm và chọn biểu tượng có tên Worksheet
B4: Ok
• Xoá Sheet
23
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
B1: Chọn một Sheet cần xoá và nháy phải chuột =>xuất hiện hộp thoại
B2: Chọn Delete =>Xuất hiện hộp thoại
B3: Nhấn Ok để đồng ý
• Đổi tên Sheet

B1: Chọn Sheet cần đổi tên và nháy phải chuột =>Xuất hiện hộp thoại
B2: Chọn Rename
B3: Nhập tên mới vào cho Sheet từ bàn phím.
2.Các thao tác với dòng, cột.
• Chèn thêm cột(dòng)
B1: Bôi đen số cột hoặc dòng cần chèn thêm
B2: Nháy phải chuột =>Xuất hiện hộp thoại
B3: Chọn Insert
• xoá bớt cột(dòng)
B1: Bôi đen số cột hoặc dòng cần xoá
B2: Nhay phải chuột =>Xuất hiện hộp thoại
B3: Chọn Delete
• Thay đổi kích thước của cột(dòng)
B1: Di chuyển chuột đén mép cột (hoặc dòng)cần thay đổi kích thước
B2: Giữ tay vào trái chuột và dùng động tác kéo thả
3.Các thao tác với dữ liệu
• Nhập dữ liệu
B1:Đưa con trỏ chuột đến ô cần nhập dữ liệu
B2: Nhập bình thường từ bàn phím
• Sửa dữ liệu
B1: Nháy trái chuột vào ô dữ liệu cần sửa
B2: Thực hiện quá trình suqả như bình thường
• Định dạng dữ liệu dạng số
B1: Bôi đen phần dữ liệu cần định dạng
B2: Sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ
$ Định dạng con số ở dạng tiền tệ
% Định dạng cn số ở dạng phần trăm
Và những con số giẩm dần hay tăng dần sau dấu chấm
• Hợp các ô
B1: Bôi đen ô cần hợp nhất

B2: Nháy chuột vào biểu tượng hợp nhất trên thanh công cụ
• Định dạng kiểu chữ ,màu chữ ,đường bao cho dữ liệu.
B1: Bôi đen phần dữ liệu cần định dạng
B2: Vào thực đơn format, chọn Cell =>Xuất hiện hộp thoại
B3: Lựa chọn các thẻ để định dạng
24
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
Number: Định dạng dữ liệu kiểu số
Alignment: Căn chỉnh dữ liệu
Font: Chọn kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ
Border: Tạo các kiểu đường viền cho dữ liệu
Pattens: đổi màu nền
B4: Nhấn Ok
II. Thiết lập Form đơn giản để nhập/tìm kếm dữ liệu,Sắp xếp và lọc dữ liệu
1.Thiết lập Form đơn giản để nhập/tìm kếm dữ liệu
Nếu bạn sử dụng các chương trình máy tính thì bạn quen sử lý các văn bản ghi dữ
liệudạng Form. Với Excel bạn cũng có tể làm như vậy một cách đơn giản.
o Chọn ô bất kỳ trong danh sách của bạn
o Chọn lệnh Form từ menu Data và khi hộp thoại xuất hiện vào nút Criteria để
đưa vào điều kiện tìm kiếm.
o Nhập vào các giá trị mà bạn muốn tìm kiếm cho các trường trong Form
o Nhấp chuột vào nut Find Next để hiển thị dòng đầu tiên trong trang danh
sách thoả mãn điều kiện tìm kiếm của bạn.
o Tiếp tục Find next hoặc quay ngược lại với Find Prev
Với Forn bạn cũng có thể dùng phím New ,’Delete’ và cuộn lên ,cuộn xuống để
thêm, xoá , và duyệt các dòng tương tự như đôí với bản ghi trong cơ sở dữ liệu.
2.Sắp xếp dữ liệu
Trong Excel có thể sắp xếp số liệu trong một phạm vi được chọn một cách độc lập
với các ô ngoài khu vực chọn. Việc sắp xếp có thể thực hiện trên hàng ngang hoặc cột
dọc. Excel cho phép sắp xếp dữ liệu tối đa theo ba khoá. Ví dụ nếu một danh sách lương

sắp xếp theo tên cùng tên sắp xếp theo họ thì khoá thứ nhất là dữ liệu cột tên khoá thứ hai
là dữ liệu cột họ .
Các bước để sắp xếp dữ liệu :
• Chọn vùng dữ liệu muốn sắp xếp,
• Thực hiện lệnh Data/sort hộp thoại sort xuất hiện ra .
Xử lí hộp thoại:
 Chọn tiêu đề khoá sắp xếp thứ nhất và thứ tự sắp xếp
 Chọn tiêu đề cho từ khoá sắp xếp thứ hai và
 Thứ tự sắp xếp nếu có
 Chọn OK.
Chú ý muốn chỉ định sắp xếp theo hàng hay theo cột thì trong hộp thoại sort options xuất
hiện.
Trong hộp thoại này có hai lựa chọn :
 Sort to button (xếp theo hàng)
 Sort left to righ (xếp theo cột).
Ví dụ:

stt Họ tên Chưc vụ Lương tháng
25