Luận văn kinh tế quốc dân Kế toán chi phí nguyên vật liệu

Luận văn tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
LỜI MỞ ĐẦU
Xã hội loài người muốn tồn tại và phát triển thì cần phải sản xuất ra của
cải và vật chất. Quá trình sản xuất đó chính là hoạt động có ý thức và tự giác
của con người tác động vào vật thể ở dạng tự nhiên để biến chúng thành vật
phẩm, hàng hóa để đáp ứng các nhu cầu riêng của từng cá nhân cũng như nhu
cầu chung của toàn xã hội.
Xã hội thì ngày càng phát triển, mức sống của con người được nâng
cao kéo theo nhu cầu của họ cũng được nâng lên, ai cũng muốn mình có được
thứ hàng tốt, hàng đẹp nhưng giá cả thì phải chăng. Nắm bắt được điều đó nên
các doanh nghiệp đã không ngừng thay đổi mẫu mã, nâng cao chất lượng sản
phẩm đồng thời cũng chú ý tới việc tối thiểu chi phí, hạ giá bán sản phẩm để
tạo sức cạnh tranh trên thị trường.
Trong quá trình sản xuất thì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn
trong toàn bộ chi phí sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà
sự biến động về chi phí nguyên vật liệu sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp tới giá
thành sản phẩm và tác động tới chỉ tiêu lợi nhuận. Nếu giảm được chi phí này
thì các doanh nghiệp mới thu được lợi nhuận cao; Để điều đó trở thành sự thật
thì đòi hỏi các nhà quản lý phải có trình độ thực sự và thêm kinh nghiệm của
bản thân để có thể dự toán chi phí nguyên vật liệu chính xác, sử dụng làm sao
cho có hiệu quả mà lại tiết kiệm.
Chính vì tầm quan trọng trên của chi phí nguyên vật liêu cho nên em đã
chọn Công ty Cổ phần gạch ngói Xuân Hòa Nam Đàn-Nghệ An để tìm hiểu
về “ kế toán nguyên vật liệu”. Trong quá trình tìm hiểu để hoàn thành
chuyên đề này thì em đã được sự giúp đỡ hướng dẫn tận tình của các cô, các
chú cùng các anh các chị ở Công ty cùng thầy giáo hướng dẫn chuyên đề này.
Trang: - 1 -
Luận văn tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
Bố cục đề tài, ngoài mục lục, danh mục, lời mở đầu, kết luận thì nội
dung chuyên đề gồm 3 chương:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ

phần gạch ngói Xuân Hòa Nam Đàn-Nghệ An.
Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần
gạch ngói Xuân Hòa Nam Đàn-Nghệ An.
Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần
gạch ngói Xuân Hòa Nam Đàn-Nghệ An.
Trang: - 2 -
Luận văn tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT
LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GẠCH NGÓI XUÂN HÒA NAM
ĐÀN-NGHỆ AN.
1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ phần gạch ngói Xuân Hòa
Nam Đàn-Nghệ An.
Công ty Cổ phần gạch ngói Xuân Hòa Nam Đàn-Nghệ An là đơn vị sản
xuất vừa và nhỏ chuyên sản xuất, kinh doanh các loại gạch ngói nung bằng
bằng công nghệ lò nung Tuynel, và các sản phẩm khác để cung cấp cho ngành
xây dựng tại địa bàn và các vùng lân cận.
Những loại sản phẩm chính của công ty:
+ Gạch 2 lỗ kích thước (mm) 220 x 105 x 60.
+ Gạch đặc 100 kích thước (mm) 220 x 105 x 60.
+ Gạch đặc 150 kích thước (mm) 220 x 105 x 60.
+ Gạch 3 lỗ kích thước (mm) 220 x 105 x 60.
+ Gạch 6 lỗ kích thước (mm) 220 x 150 x 105.
+ Gạch gấm lát nền đường và sân công sở kích thước (mm) 220 x 100 x
22.
+ Ngói lợp 22 viên / M
3
kích thước (mm) 340 x 205 x 13.
+ Ngói âm lợp ngói mũi hài kích thước (mm) 160,8 x 140 x 13.
+ Và một số loại sản phẩm gạch ngói nung bằng công nghệ lò nung
Tuynel.

Khác với các Doanh nghiệp khác thường thì sản phẩm đầu ra của các
Doanh nghiệp khác là nhiều loại, nhiều mặt hàng cho nên NVL chính của họ
cũng trở nên đa dạng phong phú còn Công ty có đặc điểm về sản phẩm sản
xuất ra như vậy cho nên NVL chính của Công ty là đất sét, than đá, than nâu,
than cám.
Trang: - 3 -
Luận văn tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
Do đó muốn quản lý chặt chẽ và hạch toán chính xác về nguyên vật liệu
thì công ty phải tiến hành phân loại vật liệu. Công ty đã phân loại nguyên vật
liệu theo cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm, bao gồm hầu hết các loại
vật liệu mà công ty sử dụng trong sản xuất như đất sét, than đá, than cám,
than nâu, dầu các loại Trong mỗi loại nguyên vật liệu lại chia thành nhiều
nhóm, thứ khác nhau.
Phân loại NVL của Công ty được xếp như sau:
+ Nguyên vật liệu chính: Đất sét, than đá, than nâu, than cám.
+ Nguyên vật liệu phụ: Cát, nước, nên che gạch, tôn lợp,
+ Nhiên liệu: Dầu Diezenl, Dầu CN20, Dầu CN90, Dầu nhớt,
+ Phụ tùng thay thế: Dây curoa, phụ tùng máy ủi, phụ tùng xe ô tô, phụ tùng
máy tạo hình,
Danh mục NVL của Công ty như sau:
Bảng 1.1.1: Danh mục Nguyên vật liệu
Số thứ tự Tên Mã Đơn vị tính Nhận xét
1 Đất sét ĐS
M
3
2 Than đá TĐ Kg
3 Than nâu TN Kg
4 Than cám TC Kg
5 Dầu Diezenl DZ Lít
6 Dầu CN20 CN20 Lít

7 Dầu CN90 CN90 Lít
8 Dầu nhớt DN Lít
9 Cát CA
M
3
10 Nước NO
M
3
11 Mên che gạch MCG
M
2
12 Tôn lợp TL
M
2
13 Phụ tùng PT Cái
( Nguồn cung cấp: Ở kho)
Để quản lý và hạch toán nguyên vật liệu thật tốt thì Công ty quy định
mã hóa nguyên vật liệu như sau:
Trang: - 4 -
Luận văn tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
* Vật liệu chính:
TK 15211. Đất sét
TK 15212. Than đá
TK 15213. Than nâu
TK 15214. Than cám
* Vật liệu phụ:
TK 15221. Cát
TK 15222. Nước
TK 15223. Mên che gạch
TK 15224. Tôn lợp

* Nhiên liệu:
TK 15231. Dầu Diezenl
TK 15232. Dầu CN20
TK 15233. Dầu CN90
. Dầu nhớt
* Phụ tùng thay thế:
TK 15241. Dây curoa
TK 15242. Phụ tùng máy ủi
TK 15243. Phụ tùng xe ô tô
TK 15244. Phụ tùng máy tạo hình

1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công Ty Cổ phần gạch
ngói Xuân Hòa Nam Đàn-Nghệ An.
Sản phẩm sản xuất ra chủ yếu tạo nên từ đất sét và than các loại nhưng
để có thể tạo ra được sản phẩm như thế thì cần rất nhiều các loại NVL đầu
vào khác nhau, mỗi loại NVL có đặc tính khác nhau cho nên sẽ có một công
dụng khác nhau giúp tạo nên thành phẩm.
Trang: - 5 -
Luận văn tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
Nguồn nhập NVL chủ yếu của Công ty là mua ngoài từ các nguồn như
sau:
+ Đất sét thường là có ở các vùng đồi núi trung du cho nên rất thuận lợi
cho việc thu mua của Công ty bởi Công ty đóng trên địa bàn trên vậy nên
Đất sét được nhập chủ yếu ở các Huyện Thanh Chương, Tân Kỳ và các
vùng lân cận khác. Các Công ty là đối tác trong việc cung cấp nguyên vật liệu
đó như là Công ty vận tải Bảo Nam, Công ty TNHH Vân Lợi,
+ Than đá, than cám, than nâu thì cần có loại than chất lượng tốt để khi
sản xuất đảm bảo được chất lượng nhiệt độ cần để nung gạch vậy cho nên tuy
giao thông có cách trở sẽ làm tăng chi phí đầu vào nhưng vì chất lượng của
sản phẩm đầu ra cho nên các loại than vẫn được nhập chủ yếu là ở Tỉnh

Quảng Ninh, bởi đây là nơi có nguồn than có chất lượng tốt. Hay Công ty có
thể mua than qua một số Công ty trung gian như Công ty TNHH Tình Vinh,
Công ty TNHH Bảo Nam, Công ty TNHH Hoàng Nguyên,
+ Dầu các loại thì Công ty chủ yếu nhập từ Tỉnh bạn đó là Tỉnh Hà
Tĩnh giúp cho Công ty giảm được chi phí vận chuyển và cũng có chất lượng
trong thị trường Nghệ An và Hà Tĩnh. Như Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ
Petrolimex Nghệ Tĩnh, Công ty cổ phần vận tải Hữu Quyền,
Trong phân xưởng thì NVL thường được xuất để sản xuất gạch ngói và
một số vật liệu cho ngành xây dựng. Như xuất đất sét, than các loại để sản
xuất gạch; Xuất phụ tùng để sữa chữa xe máy, xuất tôn để làm mái che
Tất cả NVL thì đều được lấy từ nguồn dữ trữ mua sắm là nguồn vốn
kinh doanh và phát triển của Công ty.
1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công Ty Cổ phần gạch ngói
Xuân Hòa Nam Đàn-Nghệ An.
1.3.1. Lập kế họach, thu mua, dữ trữ nguyên vật liệu.
Trang: - 6 -
Luận văn tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
Để cố được một quy trình sản xuất hoàn chỉnh thì cần rất nhiều khâu,
quá trình sản xuất riêng lẻ cấu thành nên, nhưng yếu tố đầu vào là quan trọng
nhất bởi nếu không có yếu tố đầu vào tốt thì sản phẩm đầu ra cũng sẽ só chất
lượng không tốt như vậy sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của Công ty.
Bên cạnh đó thì số lượng cũng là một mặt vô cùng quan trọng bởi nếu
có được số lượng NVL dữ trữ hợp lý thì sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá
trình sản xuất còn như nếu số lượng NVL quá nhiều thì sẽ gây nên tình trạng
ứ đọng vốn và còn làm tăng chi phí dữ trữ bảo quản.
Để có được yếu tố đầu vào tốt cần có một công tác chuẩn bị chu đáo từ
khâu lập kế hoạch tới khâu thu mua bảo quản. Trong công tác lập kế hoạch,
thu mua, dữ trữ NVL thì công việc này thường do bộ phận Kế hoạch chịu
trách nhiệm.
Trợ lý vật tư nguyên liệu sẽ dựa vào tình hình sản xuất và tiêu thụ của

Công ty để lập ra kế hoạch thu mua nguyên vật liệu như thế nào cho hợp lý,
với số lượng bao nhiêu, phẩm chất như thế nào.
Trợ lý vật tư sẽ chịu trách nhiệm tìm đầu mối thu mua NVL và thực
hiện việc thu mua như thế nào, chất lượng ra sao, số lượng bao nhiêu, giá cả
như thế nào và ký kết hợp đồng như thế nào.
1.3.2. Dữ trữ bảo quản.
Đây là một khâu cũng rất quan trọng cho nên người Thủ kho phải là
một người biết tính toán sắp xếp thế nào cho phù hợp vị trí cất giữ, số lượng
như thế nào của những NVL trên để trong quá trình bảo quản được tốt tránh
sự mất mát không đáng xảy ra và khi cần tới sử dụng cũng thuận lợi.
Nơi bảo quản phải được trang bị đầy đủ các loại thiết bị để giúp cho
quá trình bảo quản được tốt tránh tình huống xảy ra đột xuất như cháy nổ.
Trang: - 7 -
Luận văn tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
Nguyên vật liệu của Công ty sử dụng có nhiều loại với những đặc tính
lý hóa khác nhau cho nên chúng cần có những đặc điểm về hệ thống kho tàng
bến bãi khác nhau như:
+ Đất sét thì là loại đất dẻo khi gặp nước cho nên hệ thống kho tàng
bến bãi cần phải khô ráo thoáng mát và có vị trí thuận lợi để có thể sử dụng
khi cần thiết.
+ Than đá, than cám, than nâu có đặc điểm là khô ráo và dùng để làm
chất đốt cho nên nơi bảo quản cần tuyết đối cao ráo tránh sự ảnh hưởng của
thời tiết như nắng mưa.
+ Dầu các loại thì thì là chất lỏng và cũng dễ cháy nổ nên nơi cất dữ
cần an toàn trong công tác phòng chống cháy nổ.
Bên cạnh đó thì NVL của đơn vị có nhiều loại và có những đặc điểm
khác nhau cho nên việc dữ trữ phải được tính toán hợp lý để mang lại hiệu
quả tốt nhất cho công tác quản lý cũng như công tác sản xuất.
1.3.3. Quản lý xây dựng định mức tiêu hao.
Bộ phận kế hoạch là bộ phận chịu trách nhiệm về khá nhiều công việc

trong đó có các việc liên quan tới xây dựng định mức tiêu thụ nguyên vật liệu
trong đó là một khâu rất quan trọng liên quan tới việc cho ra sản phẩm như
thế nào là hợp lý tránh tình trạng sản phẩm đầu ra chưa tiệu thụ được mà đầu
vào thì lại ồ ạt gây ra tình trạng ứ động vốn. Và còn là căn cứ để Công ty đưa
ra các quyết định trong mối quan hệ với các bạn hàng cung cấp nguyên vật
liệu cho mình.
Để có thể xây dựng được định mức tiêu thụ NVL mà mang lại hiệu
quả cao cho Công ty thì Bộ phận kế hoạch cần phải dựa vào tình hình tiêu thụ
Thành phẩm như thế nào, tình hình sản xuất như thế nào sau đó tiến hành
phân tích đánh giá kỹ lưỡng rồi mối đưa ra quyết định.
Để sản xuất nên một sản phẩm thì định mức tiêu hao NVL là:
Trang: - 8 -
Luận văn tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
- Nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm
- Hao hụt định mức cho phép.
- Lượng vật liệu tính cho sản phẩm hỏng.
Khi đã có được định mức thì công việc cung cấp cho phân xưởng cũng
hợp lý giúp quá trình sản xuất được tốt hơn và mang lại hiệu quả cao nhất
trong trá trình sản xuất.
1.3.4. Quản lý nguyên vật liệu khi sử dụng và bảo quản.
Công việc xác định định mức tiêu thụ đã rất quan trọng nhưng khâu
quản lý NVL khi sử dụng cũng rất quan trọng không kém, nếu khâu quản lý
vật liệu tại nơi sản xuất tiến hành không tốt thì tình trạng nguyên vật liệu bị
mất mát hoặc sử dụng không đúng quy cách sẽ gây ra tổn thất cho Công ty
vậy nên phải tiến hành ghi chép, phản ánh tình hình sử dụng NVL một cách
thường xuyên chính xác, phải đối chiếu kiểm tra giữa việc sử dụng và tồn lại
của nguyên vật liệu nhằm đảm bảo thống nhất số liệu.
Trách nhiệm này thì thường do Quản đốc chịu trách nhiệm quản lý tình
hình tiêu thụ nguyên vật liệu, và cả nhân viên trực tiếp tiến hành sản xuất
cũng phải chịu trách nhiệm khi tiến hành sản xuất:

- Nếu như nhân viên nào mà làm mất mát hay thực hiện không đúng
quy cách về nguyên vật liệu thì nhân viên đó sẽ phải chịu trách nhiệm trước
hội đồng kỷ luật của Công ty, hình thức xử lý đã được quy định là nếu nhẹ thì
có thể cảnh cáo, khiển trách và bồi thường thiệt hại theo quy định; Còn nếu
nặng thì có thể bị đuổi việc.
- Nếu mà làm tốt công tác quản lý thì Công ty sẽ có mức khen thưởng
phù hợp với trách nhiệm mà người đó gánh vác.
Bên cạnh công tác quản lý khi sử dụng thì công tác bảo quản NVL sau
khi xuất kho cũng là một phần rất quan trọng bởi khi NVL đã xuất kho thì
trách nhiệm quản lý của người Thủ kho đã hết cho nên trách nhiệm này sẽ
Trang: - 9 -
Luận văn tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
chuyển sang cho bộ phận sản xuất có trách nhiệm bảo quản NVL thật tốt, để
NVL chất lượng không bị thay đổi cũng như số lượng vẫn đảm bảo đầy đủ
trước khi đưa vào sử dụng, giúp cho quá trình sản xuất được diễn ra kịp thời,
nhanh chóng và mang lại hiệu quả cao nhất.
1.3.5. Quản lý phân tích đánh giá thông tin về tình hình nguyên vật liệu
Bộ phận kế hoạch sẽ thường xuyên thu thập thông tin về tình hình tiêu
thụ sản phẩm tại Phòng kinh doanh,tình hình sản xuất tại Cơ sở sản xuất để
rồi phân tích xem mối tương quan giữa việc sản xuất và tiêu thụ để xây dựng
định mức tiêu thụ NVL trong kỳ sản xuất tới. Để có thể hoàn thành được
nhiệm vụ trên thì Bộ phận cần phải có một số yêu cầu như:
- Phải tiến hành ghi chép đầy đủ, phản ánh kịp thời chính xác, trung
thực về tình hình NVL tồn kho hiện có và tình hình biến động của NVL trên
trên cả hai mặt về giá trị lẫn hiện vật.
- Phải xác định được giá nhập vào của NVL rồi từ đó tính ra giá xuất
kho chính xác của từng loại NVL để tiến hành phân bổ cho hợp lý cho từng
phân xưởng.
Để đánh giá NVL nhập kho thì cần phải tính được giá thực tế của NVL
nhập kho:

Chúng ta có tình hình của một số loại vật tư như sau:
- Số dư đầu tháng 5/2012 ở Công ty Cổ phần gạch ngói Xuân Hòa
Nam Đàn-Nghệ An là 50.000 Kg than đá, thành tiền là 150.900.000 đ. Và
39.000 lít Dầu Diezenl, thành tiền là 787.800.000 đ.
- Hóa đơn GTGT số 0134 ngày 06/05/2012 Công ty TNHH Tình
Vinh: Công ty mua 25.000 Kg Than đá với giá 3.000đ/Kg, thuế GTGT 10%.
Công ty đã làm thủ tục nhập kho theo Phiếu nhập kho số 209 ngày
06/05/2012: Giá trị thực tế nhập kho của 25.000 Kg than đá là 25.000 Kg x
3.000 = 75.000.000 đ.
Trang: - 10 -
Luận văn tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
- Hóa đơn GTGT số 0140 ngày 08/5/2012 Công ty cổ phần vận tải và
dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh.: Công ty mua 36.000 lít Dầu Diezenl với giá
nhập kho cả thuế là 23.320 đ (Trong đó thuế 10%\). Công ty đã làm thủ tục
nhập kho theo Phiếu nhập kho số 215 ngày 08/05/2012: Giá trị thực tế nhập
kho của 36.000 lít Dầu Diezenl là 36.000 lít x 21.200 = 763.200.000 đ.
Nguyên vật liệu nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau với giá khác nhau
theo thị trường cho nên để chính xác được giá thực tế xuất kho cho từng đối
tượng Công ty đã dùng phương pháp Bình quân gia quyền để tính giá thực tế
xuất kho.
Giá thực tế xuất kho= Số lượng xuất x Đơn giá bình quân gia quyền
Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ
Đơn giá bình quân gia quyền =
Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ
Theo chứng từ ngày 08/5/2012 xuất cho tổ lò nung ông Tô Minh Quốc
12.000 Kg Than đá theo phiếu xuất kho số 250 ngày 08/5/2012. Giá thực tế
xuất kho được tính như sau:
150.900.000 + 303.000.000
ĐGBQ = = 3.005,96 ( Đồng/Kg )
50.000 + 101.000

Giá trị thực tế xuất kho = 12.000 x 3.005,96 = 36.071.520 đồng.
Và theo chứng từ ngày 16/5/2012 xuất cho tổ lò nung ông Tô Minh
Quốc 26.000 lít Dầu Diezenl theo phiếu xuất kho số 257 ngày 16/5/2012. Giá
thực tế xuất kho được tính như sau:
787.800.000 + 3.476.800.000
ĐGBQ = = 21.007 ( Đồng/lít )
Trang: - 11 -
Luận văn tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
39.000 + 164.000
Giá trị thực tế xuất kho = 26.000 x 21.007 = 546.182.000 đồng.
Từ những thông tin mà Bộ phận kế hoạch thụ thập được ở Phòng kinh
doanh và Cơ sở sản xuất thì bộ phận này sẽ tiến hành phân tích đánh giá rồi
sau đó đưa ra các quyết đinh về số lượng, chất lượng của NVL trong kỳ tới
như thế nào. Công việc này hết sức quan trọng bởi vì nếu khi phân tích đánh
giá sai thì sẽ dẩn tới thiếu hoặc thừa NVL cho quá trình sản xuất của kỳ tới
như vậy sẽ dẫn tới ảnh hưởng cho tình hình kinh doanh của Công ty.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN GẠCH NGÓI XUÂN HÒA NAM ĐÀN-NGHỆ
AN.
2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ phần gạch ngói Xuân
Hòa Nam Đàn-Nghệ An.
2.1.1. Thủ tục chứng từ kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
Trang: - 12 -
Luận văn tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
Để áp ứng nhu cầu quản lý Doanh nghiệp, kế toán chi tiết vật liệu phải
được thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm vật tư và được tiến hành đồng
thời ở kho và ở phòng kế toán trên cùng một cơ sở chứng từ.
Hiện nay công ty đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành
theo quyết định số: 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ
Tài Chính; Vậy nên tại Công ty thì kế toán chi tiết NVL sử dụng những loại

chứng từ chủ yếu như sau:
+ Hóa đơn Giá trị gia tăng.
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ , sản phẩm hàng hóa .
+ Phiếu nhập kho.
+ Giấy đề nghị cấp phát vật tư.
+ Phiếu xuất kho.
+ Thẻ kho.
+ Sổ chi tiết.
+ Bảng tổng hợp nhập xuất - tồn kho NVL.
Bên cạnh đó, tùy thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng Doanh
nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động khác nhau, thành phần kinh tế khác nhau mà
kế toán sử dụng các chứng từ khác nhau.
Đối với các chứng kế toán thống nhất, bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ
chính xác theo đúng quy định về biểu mẫu, nội dung phương pháp lập và phải thực
hiện luân chuyển theo trình tự thời gian do Kế toán trưởng quy định, phục vụ cho
việc ghi chép kế toán tổng hợp và các bộ phận khác có liên quan. Đồng thời người
lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về nghiệp
vụ kinh tế phát sinh.
2.1.1.1 Thủ tục chứng từ nhập kho.
Việc tổ chức thu mua NVL tại Công ty được căn cứ vào kế hoạch sản
xuất sản phẩm trong từng quý, từng tháng, khi NVL thiếu thì bộ phận sản
Trang: - 13 -
Luận văn tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
xuất sẽ đề xuất lên Ban lãnh đạo xin được mua vật liệu theo nhu cầu cần thiết
cho sản xuất. Khi đã được Ban lãnh đạo xét duyệt thì bộ phận chịu trách
nhiệm thu mua sẽ tiến hành thu mua NVL. Khi NVL mua về thì Công ty bầu
ra Ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm tra NVL có đạt yêu cầu về chất lượng,
phù hợp với giá cả và thực hiện đúng hợp đồng đã ký về từng loại. Kế toán
vật tư tiến hành làm thủ tục nhập kho, Phiếu nhập kho do kế toán vật tư lập và
ghi 2 liên:

Liên 1: Lưu ở kế toán vật tư.
Liên 2: Giao cho thủ kho giữ.
Để làm thủ tục nhập kho cần có Hóa đơn giá trị gia tăng của đơn vị
bán, đồng thời có con dấu của bộ phận tài chính và dấu của đơn vị bán.
Vào ngày cuối tháng thì Thủ kho đem phiếu nhập kho lên phòng kế
toán để kế toán vật tư thanh toán kịp thời.
Khi NVL nhập kho thì Thủ kho phải ký vào Phiếu nhập kho căn cứ vào
số liệu ghi trên phiếu nhập kho để ghi vào thẻ kho, trên Phiếu nhập kho ghi
hai chỉ tiêu số lượng và giá trị, còn thẻ kho thì theo dõi số lượng.
Biểu 2.1.1: Hóa đơn giá trị gia tăng than đá
Trang: - 14 -
Mẫu số:01GTKT3/001
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: TV/11P
Liên 2: Giao cho khách hàng Số: 0134
Ngày 06 tháng 5 năm 2012
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Tình Vinh.
Mã số thuế: 2901240723
Địa chỉ: Xóm 7 - Xã Nam Thái – Huyện Nam Đàn – Tỉnh Nghệ An
Đơn vị mua hàng: Công ty Cổ phần gạch ngói Xuân Hòa Nam Đàn-Nghệ An
Mã số thuế: 2900588116
Địa chỉ: Xã Xuân Hòa – Huyện Nam Đàn – Tỉnh Nghệ An.
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản
STTTên hàng hóa, dịch vụĐVTSố lượngĐơn giáThành tiềnABC123 =
1x201Than đákg25.0003.00075.000.000Cộng tiền hàng
75.000.000Thuế suất GTGT: 10%
7.500.000 Tổng cộng tiền thanh toán:
82.500.000 Số tiền bằng chữ:(Tám mươi hai triệu
năm trăm ngàn đồng)
Người mua hàng
(ký, họ tên)Người bán hàng

(ký, họ tên)Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên, đóng dấu) Hoàng Anh Tuấn Bùi Xuân Anh
Lê Văn Tình
Luận văn tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
( Nguồn cung cấp: Phòng kế toán)
Trang: - 15 -
Luận văn tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
Biểu 2.1.2: Hóa đơn giá trị gia tăng Dầu Diezenl
Trang: - 16 -
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số:01GTKT3/001
Ngày 06 tháng 5 năm 2012 Ký hiệu: AA/11P
Đơn vị: Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh Số: 0140
Tên khách hàng: Lương Thế Vinh
Đơn vị: Công ty Cổ phần gạch ngói Xuân Hòa Nam Đàn-Nghệ An
Mã số thuế: 2900588116
Địa chỉ: Xã Xuân Hòa – Huyện Nam Đàn – Tỉnh Nghệ An.
Tài khoản: 102010000383578 Tại Ngân Hàng Thương Mại Cổ Phần Công Thương – Chi nhánh Vinh
LIÊN 2 – GIAO KHÁCH HÀNG
TÊN HANGĐơn vịSố lượngĐơn giáThành tiềnThuếCộng%Tiền thuếDầu
DiezenlLít36.00021.200763.200.0001076.320.000839.520.000Tổng cộng36.000763.200.00076.320.000839.520.000Tổng số
tiền (bằng chữ): Tám trăm ba mươi chín triệu năm trăm hai mươi ngàn đồng.
Người bán hàng Người mua hàng
CÔNG TY CP VẬN TẢI & DỊCH VỤ (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
PETROLIMEX NGHỆ TĨNH
Quán Bánh – Tp Vinh – Nghệ An Nguyễn Thị Lam Lương Thế Vinh
Mã số thuế: 2900428497
Tài khoản: 0101000000578
Tại Ngân Hàng TMCP Ngoại Thương Vinh ( Nguồn cung cấp: Phòng kế toán)
Luận văn tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM

Sau khi hàng và hóa đơn về thì Ban kiểm nghiệm sẽ có trách nhiệm
kiểm tra hàng về và tiến hành lập Biên bản kiểm nghiệm để xác định rõ số
lượng, quy cách, chất lượng vật tư trước khi tiến hành nhập kho để làm căn cứ
để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản nếu có trường hợp đột xuất.
Sau khi đẫ kiểm tra hàng về đúng với hợp đồng hay không thì Ban kiểm
nghiệm sẽ ghi rõ ý kiến về hàng vừa về đó.
Biểu 2.1.3: Biên bản kiểm nghiệm than đá ( Nguồn cung cấp: Phòng kế toán)
Trang: - 17 -
Đơn vị: Công ty Cổ phần gạch ngói Xuân Hòa Nam Đàn-Nghệ An
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
(Vật tư, công cụ, sản phẩm…)
Ngày 06 tháng 05 năm 2012
Căn cứ vào hóa đơn bên bán: số 0134 ngày 06 tháng 05 năm 2012
Ban kiểm nghiệm gồm:
+ Ông: Nguyễn Hữu Quang – Chức vụ: Trưởng phòng vật tư kỹ thuật – Trưởng ban.
+ Bà: Nguyễn Thị Minh – Chức vụ: Kế toán vật tư
+ Bà: Lê Thị Hoài – Chức vụ: Thủ kho
Đã kiểm nghiệm vật tư như sau:
TT
Tên nhãn
hiệu quy
Phương thức
kiểm nghiệm
ĐVT
Số
lượng
Kết quả kiểm nghiệm
Số lượng
quy cách
SL không

đúng quy
cách
1 Than
Theo số lượng
kg than
Kg
25.000 25.000 0
ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Các loại vật tư trên đều đạt đúng tiêu chuẩn quy
định,Ban nghiệm thu nhất trí nhập kho./.
Thñ kho ngêi nhËp kÕ to¸n Trëng ban
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Lê Thị Hoài Hoàng Anh Tuấn Nguyễn Thanh Lương Nguyễn Hữu Quang
Luận văn tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
Biểu 2.1.4: Biên bản kiểm nghiệm Dầu Diezenl
( Nguồn cung cấp: Phòng kế toán)
Trang: - 18 -
Đơn vị: Công ty Cổ phần gạch ngói Xuân Hòa Nam Đàn-Nghệ An
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
(Vật tư, công cụ, sản phẩm…)
Ngày 08 tháng 05 năm 2012
Căn cứ vào hóa đơn bên bán: số 0140 ngày 08 tháng 05 năm 2012
Ban kiểm nghiệm gồm:
+ Ông: Nguyễn Hữu Quang – Chức vụ: Trưởng phòng vật tư kỹ thuật – Trưởng ban.
+ Bà: Nguyễn Thị Minh – Chức vụ: Kế toán vật tư
+ Bà: Lê Thị Hoài – Chức vụ: Thủ kho
Đã kiểm nghiệm vật tư như sau:
TT
Tên nhãn
hiệu quy
Phương thức

kiểm nghiệm
ĐVT
Số
lượng
Kết quả kiểm nghiệm
Số lượng
quy cách
SL không
đúng quy
cách
1 Dầu Diezenl
Theo lít và chất
lượng đàu
Lít
36.000 36.000 0
ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Các loại vật tư trên đều đạt đúng tiêu chuẩn quy
định,Ban nghiệm thu nhất trí nhập kho./.
Thñ kho ngêi nhËp kÕ to¸n Trëng ban
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Lê Thị Hoài Lương Thế Vinh Nguyễn Thanh Lương Nguyễn Hữu Quang
Luận văn tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
PHIẾU NHẬP KHO
Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập để làm căn cứ ghi Thẻ kho và
ghi Sổ kế toán và để xác định trách nhiệm với người có liên quan.
Phiếu lập được ghi rõ ngày tháng nhập kho, họ tên người giao nhận vật tư. Số
hóa đơn để làm căn cứ, tên kho, địa điểm nhập kho
Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số, đơn
vị tính của vật tư hàng hóa do bộ phận mua hàng ghi.
Cột 1: Ghi số lượng nhập theo hóa đơn do bộ phận mua hàng ghi.
Cột 2: Số lượng thực nhập vào kho do Thủ kho ghi.

Cột 3,4: Đơn giá và thành tiền của từng thứ vật tư hàng hóa do kế toán vật tư
tiến hành ghi.
Dòng tổng cộng: Tính tổng số tiền vật tư hàng hóa nhập của cung một phiếu
nhập kho.
Sau khi đã nhập kho thành công thì Thủ kho ghi ngày tháng nhập kho và cùng
với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho.
Trang: - 19 -
Luận văn tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
Biểu 2.1.5: Phiếu nhập kho than đá
( Nguồn cung cấp: Phòng kế toán)
Trang: - 20 -
Đơn vị: Công ty Cổ phần gạch ngói Mẫu số: : 01 - VT
Xuân Hòa Nam Đàn-Nghệ An Theo QĐ: 48/2006/QĐ - BTC ngày
14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính
Nợ: 152
Có: 111
phiÕu nhËp kho
Ngày 06 tháng 05 năm 2012
Số: 209
Họ tên người giao hàng: Hoàng Anh Tuấn
Theo HĐ/2010 số: 0134 ngày 06/05/2012 của Công ty TNHH Tình Vinh.
Nhập tại kho: Lê Thị Hoài Địa điểm: Kho số 12
TT
Tên, nhãn
hiệu,quy cách
Mã số ĐVT
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
Theo
chứng

từ
Thực
nhập
A B C D 1 2 3 4
01 Than đá TĐ kg 25.000 25.000 3.000 75.000.000
Cộng x x x x x 75.000.000

Tổng số tiền bằng chữ: (Bảy mươi lăm triệu đồng chẵn)
Người lập phiếu
(ký, họ tên)
Người giao hàng
(ký, họ tên)
Thủ kho
(ký, họ tên)
KÕ to¸n trëng
(ký, họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên)
Lê Thị Hoài Hoàng Anh Tuấn Nguyễn Thanh Lương Phan Quang
Lê Thị Hoài
Luận văn tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
Biểu 2.1.6: Phiếu nhập kho Dầu Diezenl
( Nguồn cung cấp: Phòng kế toán)
Trang: - 21 -
Đơn vị: Công ty Cổ phần gạch ngói Mẫu số: : 01 - VT
Xuân Hòa Nam Đàn-Nghệ An Theo QĐ: 48/2006/QĐ - BTC ngày
14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính
Nợ: 152
Có: 111
phiÕu nhËp kho

Ngày 08 tháng 05 năm 2012
Số: 215
Họ tên người giao hàng: Lương Thế Vinh
Theo HĐ/2010 số: 0140 ngày 08/05/2012 của Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ
Petrolimex Nghệ Tĩnh
Nhập tại kho: Lê Thị Hoài Địa điểm: Kho số 15
TT
Tên, nhãn
hiệu,quy cách
Mã số ĐVT
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
Theo
chứng
từ
Thực
nhập
A B C D 1 2 3 4
01 Dầu Diezenl DZ Lít
36.000 36.000 21.200 763.200.000
Cộng x x x x x 763.200.000

Tổng số tiền bằng chữ: (Bảy trăm sáu mươi ba triệu hai trăm hai ngàn đồng)
Người lập phiếu
(ký, họ tên)
Người giao hàng
(ký, họ tên)
Thủ kho
(ký, họ tên)
KÕ to¸n trëng

(ký, họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên)
Lê Thị Hoài Lương Thế Vinh Nguyễn Thanh Lương Phan Quang
Lê Thị Hoài
Luận văn tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
2.1.1.2 Thủ tục chứng từ xuất kho.
Hầu hết tất cả các vật liệu đều nằm trong kho của đơn vị và chúng đều
chủ yếu dùng để sản xuất sản phẩm của đơn vị. Khi có nhu cầu về vật tư về
chủng loại gì thì phụ trách bộ phận sản xuất viết “ Giấy đề nghị cấp phát vật
tư “ lên Ban giám đốc ký duyệt cho kế toán vật tư làm thủ tục xuất kho.
Dựa vào phiếu xuất kho thì chúng ta sẽ xác định được số lượng NVL
xuất kho cho bộ phận nào trong doanh nghiệp và còn lấy làm căn cứ để hạch
toán chi phí sản xuất, tính giá thành phẩm và thực hiện định mức tiêu hao.
Phiếu xuất kho do bộ phận kho lập và có ghi rõ ngày tháng lập, họ tên
người nhận vật tư hàng hóa, lý do xuất kho và xuất ở kho nào.
Cột A, B, C, D : Tại đây ghi rõ thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách sản
phẩm, mã số, đơn vị tính của NVL.
Cột 1: Tại đây ghi số lượng xuất kho theo yêu cầu của bộ phận sử dụng.
Cột 2: Thủ kho ghi theo số lượng thực tế xuất kho.
Cột 3,4: Hai cột này do kế toán có trách nhiệm ghi đơn giá và tính ra số
tiền của từng thứ vật tư bằng cách lấy cột 2 nhân cột 3.
Dòng cộng: Ghi số tiền thực tế của các loại NVL đã xuất kho.
Sau khi lập xong phiếu xuất kho thì người lập phiếu và Kế toán trưởng
ký tên rồi chuyển cho Giám đốc duyệt xong thì giao cho người nhận phiếu
xuống kho nhận hàng.
Khi xuất vật tư xong thì Thủ kho là người ký xác nhận số lượng vật liệu
thực tế xuất kho, Phiếu xuất kho được lập làm 3 liên.
Liên 1: Lưu ở nơi lập phiếu.
Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào Thẻ kho rồi giao cho Phòng kế

toán.
Liên 3: Người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.
Trang: - 22 -
Luận văn tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
Biểu 2.1.7: Giấy đề nghị cấp phát vật tư
( Nguồn cung cấp: Phòng kế toán)
Trang: - 23 -
Đơn vị: Công ty Cổ phần gạch ngói Xuân
Hòa Nam Đàn-Nghệ An
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập_Tự do _Hạnh phúc
GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP PHÁT VẬT TƯ
Ngày 18 tháng 05 năm 2012
Kính gửi: Ban lãnh đạo Công ty
Tên cá nhân: Tô Minh Quốc
Bộ phận: Tổ lò nung Tuynel
Lý do: Đề nghị lãnh đạo Công ty xuất cho bộ phận lò nung một số lượng than để
phục vụ SXSP cụ thể như sau:
TT
Tên, nhãn hiệu,quy cách phẩm
chất vật tư
Mã số
Đơn vị
tính
Số lượng Lý
do
Yêu
cầu
Duyệt
A B C D 1 2

1 Than đá TĐ Kg 12.000 12.000
2 Dầu Diezenl DZ Lít 26.000 26.000

Xuân Hòa, ngày 18 tháng 05 năm 2012
Người đề nghị Phụ trách bộ phận Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu)
Tô Minh Quốc Phan Quang
Luận văn tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
Biểu 2.1.8: Phiếu xuất kho Than đá
( Nguồn cung cấp: Phòng kế toán)
Trang: - 24 -
Đơn vị: Công ty Cổ phần
gạch ngói Xuân Hòa Nam
Đàn-Nghệ An PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 08 tháng 05 năm 2012
Số :250
Mẫu số: : 01 - VT
Theo QĐ: 48/2006/QĐ - BTC
ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng
Bộ Tài chính
Nợ TK: 154
Có TK: 152
Tên cá nhân: Tô Minh Quốc
Bộ phận: Tổ lò nung Tuynel
Lý do: Xuất kho để SXSP
Xuất tại kho: Kho số 12 Thủ kho: Lê Thị Hoài
Địa chỉ: Xuân Hòa - Nam Đàn
T
T
Tên, nhãn hiệu,quy cách phẩm

chất vật tư
M
ã
số
Đ
V
Số lượng
Yêu cầu Thực
duyệt
A B C D 1 2 3 4
1 Than đá TĐ kg 12.000 12.000 3.005,96 36.071.520
Cộng x x x x 36.071.520
Tổng số tiền bằng chữ: ( Ba mươi sáu triệu không trăm bảy mươi mốt ngàn năm trăm hai
mươi đồng).
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Lê Thị Hoài Tô Minh Quốc Lê Thị Hoài Nguyễn Thanh Lương
Luận văn tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân
Biểu 2.1.9: Phiếu xuất kho Dầu Diezenl
( Nguồn cung cấp: Phòng kế toán)
Trang: - 25 -
Đơn vị: Công ty Cổ phần
gạch ngói Xuân Hòa Nam
Đàn-Nghệ An
Địa chỉ: Xuân Hòa - Nam
Đàn
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 16 tháng 05 năm 2012
Số :257
Mẫu số: : 01 - VT

Theo QĐ: 48/2006/QĐ - BTC
ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng
Bộ Tài chính
Nợ TK: 154
Có TK: 152
Tên cá nhân: Tô Minh Quốc
Bộ phận: Tổ lò nung Tuynel
Lý do: Xuất kho để SXC
Xuất tại kho: Kho sô 15 Thủ kho: Lê Thị Hoài
Địa chỉ: Xuân Hòa - Nam Đàn
T
T
Tên, nhãn hiệu,quy cách
phẩm chất vật tư
M
ã
số
ĐV
T
Số lượng
Yêu
cầu
Thực
duyệt
A B C D 1 2 3 4
1 Dầu Diezenl DZ Lít 26.000 26.000 21.007 546.182.000
Cộng x x x x 546.182.000

Tổng số tiền bằng chữ: ( Năm trăm bốn mươi sáu triệu một trăm tám mươi hai ngàn đồng).
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Lê Thị Hoài Tô Minh Quốc Lê Thị Hoài Nguyễn Thanh Lương