sơ đồ dòng dữ liệu hệ thống thông tin mua hàng trong DN (môn hệ thống thông tin kế toán)

Fast Software Co., Ltd. HTTT DN. Mua hàng 1
Sơ đồ dòng dữ liệu HTTT mua hàng trong doanh nghiệp
(theo sách của Bodnar và Hopwood về AIS, 1998)
Bộ phận
nhận hàng
Bộ phận
mua hàng
Kế toán
công nợ phải trả
Kế toán chi
Kho hàng
Dữ liệu
về nhà cung cấp
Nhà cung cấp
8
6
7
5
1
2
9
4
12
11
13
3
10
Chi tiết
DÒNG DỮ LIỆU CHÍNH
1. Yêu cầu mua hàng
2. Xác nhận

3. Đơn mua hàng
4. Thông báo mua hàng
5. Thông báo nhận hàng
6. Giao hàng
7. Thông báo nhận hàng
8. Báo cáo nhận hàng
9. Thông báo nhận hàng
10. Hóa đơn
11. Hóa đơn được chấp thuận
12. Bộ chứng từ
13. Thanh toán
Hình PO-01. Hệ thống ứng dụng mua hàng. Sơ đồ dòng dữ liệu

….
Fast Software Co., Ltd. HTTT DN. Mua hàng 2
Bắt đầu
A
Xác định các
mặt hàng
cần mua
Các y/c với các
mặt hàng mới
Thẻ kho
Chuẩn bị
y/c
mua hàng
Y/c mua hàng
Y/c mua hàng
H
B

D
L
Đối chiếu
và kiểm
tra đơn
hàng
Đơn mua
hàng
Y/c mua hàng
B/c nhận hàng
Kiểm tra
số lượng
hàng
nhập
Đơn
mua hàng
B/c nhận hàng
B/c nhận
hàng
Đối chiếu
c.từ và file
Cập
nhập
n/x kho
Chuyển
cho
kế toán
phải trả
Thẻ kho

File
File








Kiểm tra điểm
đặt mua lại (Reorder)
Từ bộ phận
nhận hàng
Đến bộ phận
mua hàng
Lấy ra khi nhận được
đơn đặt mua
Ký vào bản xác nhận
nhận hàng
Từ bộ phận
mua hàng
Đến bộ phận
kế toán phải thu
Theo stt

Theo stt
3
2
1

3
3
1
2
1 2
3
3
Kho hàng
HÌNH PO-02.1 Hệ thống ứng dụng mua hàng

….
Fast Software Co., Ltd. HTTT DN. Mua hàng 3
Y/c mua hàng
A
Files
thông tin
các ncc
Chọn ncc và
chuẩn bị đơn
đặt mua
B/c nhận hàng
Đơn đặt mua
Y/c mua hàng
F
D
C
E
K
J
I

Flie
Đối chiếu
với đơn
hàng mở
B/c nhận hàng
Hóa đơn
Y/c
mua hàng
Đơn đặt mua
Kiểm tra và
xác thực
hóa đơn
Chuyển đến kế
toán phải trả
Hóa đơn
Y/c mua hàng
B/c nhận hàng
Hóa đơn
Đơn mua hàng
Flie

Từ Kho hàng
Từ bộ phận
Nhận hàng
Các quy trình
đấu thầu cạnh tranh
Chuyến đến ncc
Chuyển đến Kho
Chuyển đến bộ phận
nhận hàng
Chuyển đến
kế toán phải trả
Từ ncc
Đơn hàng mở
(chưa thực hiện)
theo stt
Lấy c.từ ra
khi nhận
hóa đơn của ncc
Các đơn hàng
hoàn thành (đóng)
1
1
1
2
3
4
5
6
3

1
6
1
2
1
3
2
6
1
Bộ phận mua hàng
HÌNH PO-02.2 Hệ thống ứng dụng mua hàng (tiếp)

……
Fast Software Co., Ltd. HTTT DN. Mua hàng 4
G
E
Hàng cùng với
phiếu xuất kho
Đếm và kiểm
tra hàng hóa
Hàng cùng với
phiếu xuất kho
B/c nhận hàng
Đơn đặt mua
Chuẩn bị b/c
nhận hàng
File
I

4
4
Bộ phận nhận hàng
Phiếu xuất kho
Đơn đặt mua
File
Báo cáo
nhận hàng
H


Sắp xế theo stt
Lấy ra khi nhận hàng từ ncc
1
2
3
44
Đối chiếu giữa
đơn đặt mua và
phiếu xuất kho
Chuyển đến
bộ phận mua hàng
Chuyển đến
Kho hàng
Sắp xếp
theo stt

Đếm độc lập
(Blind Count)
Từ bộ phận
mua hàng
Giao hàng
từ ncc
HÌNH PO-02.3 Hệ thống ứng dụng mua hàng (tiếp)

Fast Software Co., Ltd. HTTT DN. Mua hàng 5
………
B
K
LF
Y/c mua hàng
Review
Account
Coding
Kiểm tra
điều khoản
mua hàng
Xử lý chứng từ
B/c nhận hàng
Hóa đơn
Chứng từ
B/c nhận hàng
Đơn đặt mua
Đối chiếu giữa
y/c mua và
đơn đặt mua
File

Đối chiếu và
kiểm tra
Chuyển cho
bộ phận chi
thanh toán
M
Đơn đặt mua
Y/c mua hàng








Từ Kho hàng
Sắp xếp
theo stt
352
Từ Kho hàng
Từ bộ phận
mua hàng
Từ bộ phận
mua hàng
Quá trình
đối chiếu
Lấy c.từ ra khi nhận được
hóa đơn của ncc
Xem thêm

ở phần
kế toán phải trả
5
3
2
1
Kế toán phải trả
HÌNH PO-02.5 Hệ thống ứng dụng mua hàng (tiếp)

Fast Software Co., Ltd. HTTT DN. Mua hàng 6
………….
Fast Software Co., Ltd. HTTT DN. Mua hàng 7
C M
J
G
Báo đã nhận
đơn đặt mua
Đơn đặt mua
Séc
Séc
Chứng từ
Đơn đặt mua
Hóa đơn
Hàng cùng với
phiếu xuất kho
Xử lý đơn đặt
hàng của KH
Xử lý chi
thanh toán
Chuyển cho

khách hàng







Từ bộ phận
mua hàng
1
1
Nếu
cần thiết
Bản sao
báo đã nhận
Từ kế toán
phải trả
Xem thêm ở phần
chi thanh toán
Chuyển cho
bộ phận
mua hàng
Chuyển cho
bộ phận
nhận hàng
2
2
Nhà cung cấp Thanh toán
HÌNH PO-02.4 Hệ thống ứng dụng mua hàng (tiếp)