141 Tìm hiểu quy trình kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do VACO thực hiện

Trờng Đại học KTQD - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
Mục lục
Lời mở đầu.........................................................3
phần I...........................................................................................................................................6
Cơ sở lí luận về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán .............................................6
trong kiểm toán báo cáo tài chính.............................................................................................6
I. Chu trình mua hàng thanh toán với vấn đề kiểm toán..................................................6
1. Bản chất của chu trình mua hàng thanh toán....................................................6
2. Chức năng của chu trình mua hàng thanh toán.................................................7
2.1. Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ.....................................................7
2.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ ...................................................................................9
2.3. Ghi nhận các khoản nợ ngời bán.............................................................................10
2.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ngời bán..............................................10
3. Chứng từ, sổ sách và các tài khoản liên quan đến chu trình .............................11
II. Nội dung kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán...................................................12
1. Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán........................................12
2. Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán......................................14
2.1. Lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán chu trình mua hàng và thanh
toán ................................................................................................................................15
2.1.1. Thu thập thông tin cơ sở về khách hàng...........................................................16
2.1.2. Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng ...............................18
2.1.3. Thực hiện các thủ tục phân tích.....................................................................18
2.1.4. Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán ............................................................19
2.1.5. Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm
soát.................................................................................................................................22
2.1.6. Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và soạn thảo chơng trình kiểm toán ......27
2.2. Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán......................................29
2.2.1. Khảo sát các quá trình kiểm soát và khảo sát nghiệp vụ chu trình mua hàng
thanh toán .....................................................................................................................29
2.2.2. Khảo sát chi tiết số d tài khoản trong chu trình mua hàng thanh toán..........34
2.3. Kết thúc công việc kiểm toán..............................................................................37

2.3.1. Bình luận về nợ ngoài ý muốn..........................................................................37
2.3.2. Đánh giá kết quả..................................................................................................38
phần II.......................................................................................................................................39
thực tiễn kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính
do Công ty kiểm toán việt nam thực hiện...............................................................................39
I. Giới thiệu công ty kiểm toán Việt nam (vaco)................................................................39
1. Đặc điểm quá trình hoạt động của VACO...........................................................39
Lịch sử hình thành và phát triển của VACO............................................................39
Đội ngũ nhân viên......................................41
2. Qui trình hoạt động của công ty..........................................................................43
Đoàn Thị Vân Anh - Lớp Kiểm toán 42B 1
Trờng Đại học KTQD - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
Tóm lại, phần mềm kiểm toán AS/2 là
một trong những lợi thế cạnh
tranh mà VACO có đợc so với các đối
thủ khác trên thị trờng kiểm toán
Việt Nam, đa VACO trở thành công ty
kiểm toán hàng đầu của Việt Nam....46
II. Kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do
vaco thực hiện.......................................................................................................................46
1. Kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán do VACO thực hiện tại Nhà máy
thuốc lá Thắng Lợi....................................................................................................47
1.1. Công việc thực hiện trớc khi kiểm toán...............................................................47
Không...............................................................48
1.2. Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát.......................................................................50
Khả năng thanh toán...................................................................................................................56
1. Khả năng thanh toán hiện hành (lần)...................................................................................56
1.3. Lập kế hoạch kiểm toán cụ thể...........................................................................58
Sai sót tiềm tàng.......................................................................................................................58
N/A: không áp dụng.......................................................................................................63

1.4. Thực hiện kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán....................63
1.5. Kết thúc công việc kiểm toán và lập báo cáo ....................................................84
Tổng hợp kết quả kiểm toán .......................................................................................85
1.6. Công việc thực hiện sau kiểm toán ...................................................................87
2. Kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán do VACO thực hiện tại Công ty
Viko...........................................................................................................................87
2.1. Kiểm tra hệ thống đối với chu trình mua hàng và thanh toán...........................88
2.2. Kiểm tra chi tiết đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Viko...93
phần Iii....................................................................................................................................118
bài học kinh nghiệm và một số kiến nghị ...........................................................................118
nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán bctc do
vaco thực hiện.........................................................................................................................118
I. bài học kinh nghiệm từ thực tiễn công tác kiểm toán tại vaco .....................................118
II. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh
toán trong kiểm toán BCTC tại VACO..............................................................................122
1. Vấn đề kiểm tra hệ thống KSNB đối với chu trình mua hàng và thanh toán...122
1.1. Nhận xét..............................................................................................................123
1.2. Kiến nghị............................................................................................................123
2. áp dụng các thủ tục phân tích trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh
toán.........................................................................................................................124
2.1. Nhận xét..............................................................................................................124
2.2. Kiến nghị............................................................................................................124
Kết luận........................................................126
Đoàn Thị Vân Anh - Lớp Kiểm toán 42B 2
Trờng Đại học KTQD - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
Lời mở đầu
Trong 15 năm qua, Việt Nam thực hiện công cuộc đổi mới sang nền kinh tế
thị trờng định hớng XHCN đã tạo ra động lực mạnh mẽ phát triển kinh tế đất nớc.
Là một bộ phận của nền kinh tế, việc hình thành và phát triển thị trờng dịch vụ kế
toán kiểm toán vừa là tất yếu khách quan của kinh tế thị trờng vừa là bộ phận

cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý vĩ mô nền kinh tế tài chính
và đóng vai trò tích cực trong việc phát triển nền kinh tế xã hội.
Hoạt động dịch vụ kế toán kiểm toán là nhu cầu cần thiết, trớc hết là vì
lợi ích của bản thân doanh nghiệp, của các nhà đầu t trong và ngoài nớc, lợi ích
của chủ sở hữu vốn, các chủ nợ, lợi ích và yêu cầu của Nhà nớc. Ngời sử dụng kết
quả kiểm toán phải đợc đảm bảo rằng những thông tin họ đợc cung cấp là trung
thực, khách quan, có độ tin cậy cao và phù hợp với các nguyên tắc kế toán chung
đã đợc thừa nhận để làm căn cứ cho các quyết định kinh tế hoặc thực thi trách
nhiệm quản lý, giám sát của mình.
Chất lợng cuộc kiểm toán mà xét đến ở đây là chất lợng kiểm toán báo cáo
tài chính (BCTC) lại là sản phẩm tổng hợp do kết quả kiểm toán các chu trình
nghiệp vụ riêng biệt mang lại. Trong đó, chất lợng của kiểm toán chu trình mua
hàng- thanh toán có ảnh hởng quyết định đến chất lợng của toàn bộ cuộc kiểm
toán BCTC.
Xuất phát từ lý do trên, trong thời gian thực tập tại Công ty kiểm toán Việt
Nam (VACO), Đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong phòng nghiệp vụ
IV, đặc biệt là kiểm toán viên (KTV) Hoàng Thanh Loan, em đã lựa chọn đề tài
Tìm hiểu qui trình kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán trong kiểm
toán báo cáo tài chính do VACO thực hiện cho chuyên đề tốt nghiệp của mình.
Việc nghiên cứu đề tài này là hết sức cần thiết nhằm hệ thống hoá và đa ra các
Đoàn Thị Vân Anh - Lớp Kiểm toán 42B 3
Trờng Đại học KTQD - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
quan điểm mới cho quy trình kiểm toán chu trình này.
Dựa trên kiến thức đã học và quan sát thực tế trong thời gian thực tập,
chuyên đề tập trung nghiên cứu: cơ sở lý luận về quy trình kiểm toán chu trình
mua hàng và thanh toán, tìm hiểu và đánh giá thực trạng công tác kiểm toán chu
trình này do VACO thực hiện tại hai đơn vị khách hàng là Công ty đá quý Việt
Nhật Viko và Nhà máy thuốc lá Thắng Lợi, từ đó rút ra một số bài học kinh
nghiệm và đa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lợng kiểm
toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC của VACO.

Để thể hiện đợc các nội dung trên, ngoài lời mở đầu và kết luận, chuyên đề
bao gồm 3 phần:
Phần I: Cơ sơ lý luận về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
trong kiểm toán Báo cáo tài chính
Phần II: Thực tiễn kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong
kiểm toán Báo cáo tài chính do VACO thực hiện
Phần III: Bài học kinh nghiệm và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy
trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài
chính do VACO thực hiện
Đoàn Thị Vân Anh - Lớp Kiểm toán 42B 4
Trêng §¹i häc KTQD - Khoa KÕ to¸n Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp
§oµn ThÞ V©n Anh - Líp KiÓm to¸n 42B 5
Trờng Đại học KTQD - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
phần I
Cơ sở lí luận về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
trong kiểm toán báo cáo tài chính
I. Chu trình mua hàng thanh toán với vấn đề kiểm toán
1. Bản chất của chu trình mua hàng thanh toán
Chu trình mua hàng thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trình
cần thiết để có hàng hoá, dịch vụ cho quá trình hoạt động, sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp. Chu trình thờng đợc bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của ng-
ời có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ và kết thúc bằng việc
thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dịch vụ nhận đợc.
Quá trình mua vào của hàng hoá hay dịch vụ bao gồm những khoản mục
nh nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật t, điện nớc, sửa chữa và bảo trì. Chu trình
này không bao gồm quá trình mua vào và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc
những sự chuyển nhợng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức.
Sơ đồ 1.1: Các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán
Đoàn Thị Vân Anh - Lớp Kiểm toán 42B 6
Tiền mặt, TGNH Vật tư, hàng hoá

Phải trả người
bán
Vật tư, hàng hoá
Thu nhập tài chính
Tài sản cố định
Chi phí SXKD
Chi phí trích trước
ứng trước tiền cho người bán
hoặc trả nợ người bán
Mua hàng nhập kho
Đầu tư tài sản cố định
Mua hàng hoá, dịch vụ xuất
dùng ngay không qua kho
Bảo hiểm trích trước
Chiết khấu mua hàng
được hưởng
Hàng trả lại hoặc đư
ợc giảm giá
Trờng Đại học KTQD - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán thực chất là việc kiểm tra,
đánh giá số d của các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán. Nh đã phân tích ở trên,
chu trình mua hàng và thanh toán liên quan đến rất nhiều tài khoản trên bảng cân
đối kế toán nh: các tài khoản trong các khoản mục vốn bằng tiền, hàng tồn kho, nợ
phải trả. Số lợng các tài khoản liên quan và chịu ảnh hởng bởi chu trình mua hàng
và thanh toán đợc thể hiện qua sơ đồ 1.1 . Tuy nhiên, quá trình mua hàng trong
chu trình mua hàng và thanh toán có hai loại: Mua hàng trả tiền ngay và mua hàng
trả chậm. Sơ đồ 1.1 chỉ minh hoạ cho trờng hợp mua hàng trả chậm.
2. Chức năng của chu trình mua hàng thanh toán
2.1. Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ
Đây là chức năng quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán. Các

bớc công việc cần thực hiện trong chức năng này bao gồm:
- Xác định nhu cầu hàng hoá, dịch vụ cần cung cấp: Thông thờng mỗi
doanh nghiệp thờng có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu,
công cụ, dụng cụ cần thiết cho sản xuất gọi là bộ phận kế hoạch. Bộ phận này có
nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào để
quá trình sản xuất đợc liên tục nhng đồng thời cũng không quá nhiều gây ứ đọng
vốn ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Lập đơn yêu cầu mua hàng: Sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận kế
hoạch sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc ngời có thẩm quyền
ký duyệt. Sau đó, đơn yêu cầu mua hàng này sẽ đợc chuyển cho bộ phận mua
hàng.
- Tìm nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn yêu cầu mua hàng
này để xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp. Về nguyên tắc, trớc khi quyết định mua
một mặt hàng nào thì cũng phải tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp
khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất.
Đoàn Thị Vân Anh - Lớp Kiểm toán 42B 7
Trờng Đại học KTQD - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
- Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi đã xem xét đơn chào hàng của các nhà
cung cấp khác nhau, đơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất. Sự lựa
chọn này căn cứ vào giá cả, chất lợng của hàng hoá, các điều kiện u đãi nh chiết
khấu thơng mại, chiết khấu thanh toán, phơng thức thanh toán...
- Giao đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ loại
hàng, số lợng, các thông tin liên quan đến hàng hoá mà doanh nghiệp có ý định
mua vào. Tất cả các đơn đặt hàng đều phải đánh số trớc, có đầy đủ chữ ký của
những ngời có thẩm quyền. Tất cả các đơn đặt hàng phải bao gồm vừa đủ số cột và
diện tích để hạn chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn đặt mua hàng này.
Các bớc công việc trên cho thấy đơn đặt hàng (yêu cầu về sản phẩm
hoặc dịch vụ) đợc lập bởi ngời mua hàng là điểm khởi đầu của chu trình. Nó là
một chứng từ hợp pháp và đợc xem nh một đề nghị để mua hàng hoá dịch vụ.
Trong một số trờng hợp khác, nếu ngời mua và ngời bán lần đầu có quan hệ

giao dịch hoặc thực hiện những giao dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký
hợp đồng cung ứng hàng hoá hay dịch vụ nhằm đảm bảo việc thực hiện các
quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng.
Mẫu của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất
của hàng hoá dịch vụ và quy định của công ty. Trong đó việc phê chuẩn đúng
đắn nghiệp vụ mua hàng chức năng chính vì nó đảm bảo hàng hoá và dịch vụ
đợc mua theo đúng mục đích đã đợc phê chuẩn và tránh cho việc mua quá
nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Hầu hết các công ty cho phép
một sự phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ các nhu cầu hoạt động thờng
xuyên nh hàng tồn kho ở mức cho phép (phù hợp định mức hàng tồn kho). Thí
dụ, các lần mua tài sản thờng xuyên vợt quá một giới hạn tiền nhất định nào
đó có thể yêu cầu sự phê chuẩn của Hội đồng quản trị, các mặt hàng đợc mua
tơng đối không thờng xuyên, nh các hợp đồng dịch vụ dài hạn thì đợc phê
chuẩn bởi các nhân viên nhất định, vật t và những dịch vụ có giá trị thấp hơn
một giá trị quy định thì đợc phê chuẩn bởi quản đốc và trởng phòng, và một số
Đoàn Thị Vân Anh - Lớp Kiểm toán 42B 8
Trờng Đại học KTQD - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
loại nguyên vật liệu và vật t đợc tự động tái đặt hàng bất cứ lúc nào chúng ở
mức giới hạn ấn định trớc.
Quá trình kiểm soát đối với các bớc công việc nêu trên là phải đảm bảo trả
lời đợc các câu hỏi sau:
+ Đợc phê duyệt bởi ai?
+ Bộ phận nào đa ra đơn đặt hàng?
+ Tại thời điểm nào?
+ Số lợng đặt hàng là bao nhiêu?
+ Đặt hàng ở nhà cung cấp nào?
+ Đơn đặt hàng có đợc theo dõi không?
Khi một đơn đặt hàng đã vợt quá một thời hạn nhất định nào đó mà hàng
vẫn cha đợc giao thì bộ phận mua hàng phải liên hệ với nhà cung cấp hàng để xem
xét có vấn đề gì xảy ra không.

2.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Bớc công việc thực hiện trong chức năng này là nhận hàng hoá hay dịch vụ
do nhà cung cấp chuyển đến. Việc nhận hàng hoá từ ngời bán hàng là một điểm
quyết định trong chu trình này vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận
khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách của họ. Khi hàng hoá nhận đợc,
quá trình kiểm soát thích hợp đòi hỏi phải có sự kiểm tra mẫu mã, số lợng, thời
gian đến và các điều kiện khác.
Hầu hết các công ty có phòng (bộ phận) tiếp nhận để đa ra một báo cáo
nhận hàng (đợc đánh số từ trớc) nh một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm
tra hàng hoá. Một bản sao thờng đợc gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế
toán các khoản phải trả để thông báo. Báo cáo nhận hàng có thể đợc thay thế bằng
phiếu xuất kho của nhà cung cấp.
Đoàn Thị Vân Anh - Lớp Kiểm toán 42B 9
Trờng Đại học KTQD - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
Để ngăn ngừa sự mất mát, sự lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hoá
phải đợc kiểm soát chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến khi chúng đợc chuyển đi.
Nhân viên trong phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán
(nguyên tắc phân công và phân nhiệm rõ ràng). Hàng hoá trớc khi nhập kho sẽ đợc
kiểm tra số lợng, chất lợng... so sánh với đơn đặt hàng để xem có chênh lệch
không. Việc kiểm tra này nên đợc đánh dấu trên báo cáo nhận hàng để thuận tiện
cho việc kiểm soát sau này.
Đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng sau đó phải đợc lu giữ ở kho. Một bản
sao phải đợc gửi cho bộ phận kế toán (để xử lý những hoá đơn liên quan đến hàng
hoá đã nhận) và một bản sao khác cho bộ phận mua (để đảm bảo rằng tất cả các
yêu cầu đặt hàng đa ra đều đợc thực hiện tốt).
2.3. Ghi nhận các khoản nợ ngời bán
Bớc công việc thực hiện trong chức năng này là việc kế toán ghi nhận các
khoản nợ phải trả nhà cung cấp vào sổ kế toán từ các hoá đơn và phiếu nhập kho.
Công việc này đòi hỏi sự đúng đắn, chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban
đầu có ảnh hởng quan trọng đến các BCTC đợc lập và đến khoản thanh toán thực

tế, do đó kế toán chỉ đợc phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo số tiền
đúng. Đối với các hoá đơn đã đợc ghi sổ nên đợc đề đã hạch toán hoặc đánh dấu
để tránh ghi 2 lần. Các phần hành kế toán đợc thực hiện trên máy vi tính sẽ hạn
chế tối đa việc ghi trùng lặp các khoản nợ.
Kế toán các khoản nợ phải trả có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của
các lần mua vào và ghi chúng vào sổ nhật ký mua hàng và sổ hạch toán chi tiết các
khoản phải trả. Khi kế toán các khoản phải trả nhận đợc hoá đơn của ngời bán thì
phải so sánh mẫu mã, giá, số lợng, phơng thức thanh toán và chi phí vận chuyển
ghi trên hoá đơn với thông tin trên đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và báo cáo nhận
hàng nếu hàng đã về. Thờng thì các phép nhân và phép cộng tổng đợc kiểm tra lại
và đợc ghi vào hoá đơn. Sau đó, số tiền đợc chuyển vào sổ hạch toán chi tiết các
khoản phải trả.
2.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ngời bán
Đoàn Thị Vân Anh - Lớp Kiểm toán 42B 10
Trờng Đại học KTQD - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho ngời bán sẽ do bộ phận tài vụ thực
hiện. Chứng từ thanh toán cho nghiệp vụ mua hàng khi kỳ thanh toán đến hạn là
các phiếu chi, séc, uỷ nhiệm chi. Trớc khi thực hiện thanh toán, các chứng từ này
phải có sự phê chuẩn của Giám đốc hoặc ngời đợc uỷ quyền. Các chứng từ thanh
toán này sau đó đợc sao làm nhiều bản mà bản gốc đợc gửi cho ngời đợc thanh
toán, bản sao đợc lu lại trong hồ sơ theo ngời đợc thanh toán.
Các quá trình kiểm soát quan trọng đối với chức năng này là việc ký phiếu
chi phải do đúng cá nhân có trách nhiệm (phù hợp với nguyên tắc uỷ quyền và phê
chuẩn). Trớc khi ký phiếu chi phải xem xét kỹ lỡng các chứng từ minh chứng cho
nghiệp vụ mua hàng đã phát sinh và có sự tách biệt giữa ngời ký phiếu chi với ngời
chi tiền (nguyên tắc bất kiêm nhiệm). Các phiếu chi đều phải đợc đánh số thứ tự từ
trớc và đợc in sẵn trên loại giấy đặc biệt để gây khó khăn cho việc thay đổi ngời
nhận tiền hoặc số tiền. Cần phải thận trọng khi kiểm soát các phiếu chi đã ký,
phiếu chi trắng và phiếu chi không còn hiệu lực. Có một phơng pháp để huỷ bỏ
các chứng từ chứng minh nhằm ngăn ngừa việc sử dụng lại chúng để chứng minh

cho phiếu chi khác sau này cũng là một điều quan trọng. Phơng pháp thờng dùng
là viết số của phiếu chi lên các chứng từ chứng minh.
Đó là toàn bộ tám bớc công việc nằm trong bốn chức năng cơ bản mà doanh
nghiệp cần tiến hành đối với chu trình mua hàng và thanh toán. Mỗi một chức
năng trong chu trình sẽ phải tuân theo những quy tắc nhất định và có những biện
pháp kiểm soát riêng. Nắm chắc các chức năng của chu trình mua hàng và thanh
toán nêu trên sẽ là cơ sở để KTV tiến hành cuộc kiểm toán một cách có hiệu quả.
3. Chứng từ, sổ sách và các tài khoản liên quan đến chu trình
Trong chu trình mua hàng thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng
các loại chứng từ, sổ sách sau:
- Yêu cầu mua: đợc lập bởi bộ phận kế hoạch để đề nghị mua hàng hoá và
dịch vụ. Trong một số trờng hợp, các bộ phận trong doanh nghiệp có thể trực tiếp
lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp.
Đoàn Thị Vân Anh - Lớp Kiểm toán 42B 11
Trờng Đại học KTQD - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
- Đơn đặt hàng: ghi rõ loại hàng, số lợng và các thông tin liên quan của hàng
hoá và dịch vụ mà công ty có ý định mua.
- Phiếu giao hàng (Biên bản giao nhận hàng hoá hoặc nghiệm thu dịch vụ):
tài liệu này đợc chuẩn bị bởi nhà cung cấp. Phiếu giao nhận phải đợc ký nhận bởi
khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá (hay dịch vụ) thực tế.
- Báo cáo nhận hàng: đợc bộ phận nhận hàng lập nh một bằng chứng của
việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của một thủ tục kiểm soát).
- Hoá đơn của nhà cung cấp: chứng từ nhận đợc từ nhà cung cấp hàng, đề
nghị thanh toán cho các hàng hoá hoặc dịch vụ đã đợc chuyển giao.
- Nhật ký mua hàng: Đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán
để ghi lại các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các hoá đơn (từng cái
một), cùng với việc chỉ ra tên nhà cung cấp hàng, ngày của hoá đơn và khoản tiền
của các hoá đơn đó.
- Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: ghi chép các khoản tiền
phải trả cho mỗi nhà cung cấp hàng. Tổng số của tài khoản nhà cung cấp trong sổ

hạch toán chi tiết phải trả ngời bán bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả
ngời bán.
- Bảng đối chiếu của nhà cung cấp: đây là báo cáo nhận đợc của nhà cung
cấp hàng (thờng là hàng tháng) chỉ ra các hoá đơn cha thanh toán vào một ngày
đối chiếu nhất định.
II. Nội dung kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán
1. Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán
Để thực hiện đúng hớng và có hiệu quả hoạt động kiểm toán thì KTV phải
xác định đợc các mục tiêu kiểm toán trên cơ sở các mối quan hệ vốn có của đối t-
ợng và của khách thể kiểm toán. Vì vậy, khi tiến hành kiểm toán chu trình mua
hàng thanh toán, KTV cũng phải xác định hệ thống mục tiêu kiểm toán của chu
trình này.
Đoàn Thị Vân Anh - Lớp Kiểm toán 42B 12
Trờng Đại học KTQD - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) Số 200 Mục tiêu và nguyên tắc
cơ bản chi phối kiểm toán BCTC, Khoản 11 đã xác định: Mục tiêu của kiểm toán
BCTC là giúp cho KTV và công ty kiểm toán đa ra ý kiến xác nhận rằng BCTC có
đợc lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành hoặc đợc chấp nhận, có
tuân thủ pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực và hợp lý trên các khía
cạnh trọng yếu hay không. Theo đó, mục đích chung của kiểm toán chu trình
mua hàng và thanh toán là đánh giá xem liệu số d các tài khoản có liên quan có đ-
ợc trình bày trung thực và phù hợp với các nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc đợc
thừa nhận hay không? Từ mục tiêu chung này cụ thể hoá thành các mục tiêu đặc
thù đối với chu trình.
Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đối với chu trình mua hàng và thanh toán
đã xác định đợc bao gồm 7 mục tiêu, cụ thể là:
- Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng nh các khoản nợ ngời
bán với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc công nợ phải đợc đảm bảo
bằng sự tồn tại của các tài sản cũng nh công nợ đó.
- Tính đầy đủ của việc ghi nhận các hàng hoá hay dịch vụ mua vào và các

khoản phải trả ngời bán với ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ sách, tài liệu kế
toán không bị bỏ sót trong quá trình xử lý.
- Tính đúng đắn trong việc tính giá vốn thực tế hàng nhập kho đợc tính theo
chi phí thực tế thực hiện nghiệp vụ, việc tính toán các khoản phải trả ngời bán phù
hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn ngời bán và biên bản giao nhận
hàng hoá hay dịch vụ.
- Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ với ý nghĩa tài sản
mua vào phản ánh trên BCTC phải thuộc quyền sở hữu của đơn vị và nợ phải trả
ngời bán thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này.
- Tính chính xác về số học trong việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ đối với
các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán.
Đoàn Thị Vân Anh - Lớp Kiểm toán 42B 13
Trờng Đại học KTQD - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
- Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày các tài sản mua vào cũng
nh các khoản phải trả ngời bán với ý nghĩa tuân thủ các quy định trong việc phân loại
các tài sản và công nợ cùng việc thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này.
- Tính đúng kỳ các nghiệp vụ kinh tế đợc ghi chép đúng kỳ kế toán, đặc biệt
là các nghiệp vụ sau ngày kết thúc năm tài chính. Trong chu trình mua hàng và
thanh toán, các khoản nợ phải trả thờng bị ghi chậm so với thực tế phát sinh.
Các mục tiêu kiểm toán đặc thù trên chính là khung tham chiếu cho việc
xác định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập bằng
chứng kiểm toán. Căn cứ vào các mục tiêu đó, KTV sẽ thiết kế các thử nghiệm
tuân thủ để nhận diện đợc cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và các nhợc
điểm theo từng mục tiêu. Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo từng mục tiêu và
xây dựng các thủ tục kiểm tra chi tiết các số d và nghiệp vụ một cách tơng ứng.
2. Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Để đảm bảo tính kinh tế, hiệu quả và hiệu năng cũng nh để thu thập bằng
chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị thì khi tiến hành kiểm toán chu trình mua
hàng thanh toán, KTV cần tuân thủ theo qui trình sau:
Sơ đồ 1.2: Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán

Các giai đoạn trong qui trình kiểm toán có thể chi tiết nh sau:
Đoàn Thị Vân Anh - Lớp Kiểm toán 42B 14
Lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm
toán chu trình mua hàng thanh toán
Thực hiện kiểm toán chu trình
mua hàng thanh toán
Kết thúc công việc kiểm toán
Trờng Đại học KTQD - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
2.1. Lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên của một cuộc kiểm toán có vai
trò quan trọng, chi phối tới chất lợng và hiệu quả chung của toàn bộ cuộc kiểm
toán. Có bốn lý do chính khiến KTV phải lập kế hoạch kiểm toán một cách đúng
đắn:
- Kế hoạch kiểm toán giúp cho KTV có thể thu thập đợc các bằng chứng
kiểm toán đầy đủ và có giá trị làm cơ sở để đa ra các ý kiến xác đáng về chu trình
mua hàng và thanh toán .
- Kế hoạch kiểm toán giúp giữ các chi phí kiểm toán ở mức hợp lý.
- Kế hoạch kiểm toán thích hợp là căn cứ để Công ty kiểm toán tránh xảy ra
những bất đồng với khách hàng.
- Căn cứ vào kế hoạch kiểm toán đã đợc lập, KTV có thể kiểm soát và đánh
giá chất lợng công việc kiểm toán đã và đang thực hiện để góp phần nâng cao chất
lợng và hiệu quả của cuộc kiểm toán.
Việc lập kế hoạch kiểm toán đã đợc quy định rõ trong các Chuẩn mực kiểm
toán hiện hành. Chuẩn mực kiểm toán thứ t trong 10 Chuẩn mực kiểm toán đã đợc
thừa nhận (GAAS) đòi hỏi Công tác kiểm toán phải đợc lập kế hoạch đầy đủ và
các trợ lý, nếu có, phải đợc giám sát đúng đắn. Đoạn 08, VSA số 300 cũng đã
nêu rõ Kế hoạch kiểm toán phải đợc lập cho mọi cuộc kiểm toán và lập một cách
thích hợp nhằm đảm bảo: bao quát hết các khía cạnh trọng yếu của cuộc kiểm
toán, phát hiện gian lận, rủi ro và những vấn đề tiềm ẩn, và đảm bảo cuộc kiểm
toán đợc hoàn thành đúng thời hạn. Kế hoạch kiểm toán còn trợ giúp KTV phân

công công việc cho trợ lý kiểm toán và phối hợp với KTV và chuyên gia khác về
công việc kiểm toán.
Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, mục đích của giai đoạn này là
phải xây dựng đợc một chiến lợc kiểm toán chung và phơng pháp kiểm toán cụ thể
Đoàn Thị Vân Anh - Lớp Kiểm toán 42B 15
Trờng Đại học KTQD - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
phù hợp với bản chất, thời gian và phạm vi của các thủ tục kiểm toán sẽ áp dụng
khi kiểm toán chu trình này. Qui trình lập kế hoạch kiểm toán nh sau:
Sơ đồ 1.3: Lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán
2.1.1. Thu thập thông tin cơ sở về khách hàng
Đây là các bớc công việc quan trọng để giúp KTV lập kế hoạch kiểm toán
tổng quát. Trong giai đoạn này, nh đã đợc xác định trong VSA số 300 - Lập kế
hoạch kiểm toán, KTV thu thập hiểu biết về ngành nghề, công việc kinh doanh
của khách hàng, các chính sách chủ yếu của công ty, các bên liên quan, tìm hiểu
về hệ thống kế toán, hệ thống KSNB để đánh giá rủi ro và lên kế hoạch kiểm toán
cho từng chu trình nghiệp vụ nói chung và chu trình mua hàng thanh toán nói
riêng. Từ đó, KTV tiến hành đánh giá khả năng có những sai sót trọng yếu, đa ra
Đoàn Thị Vân Anh - Lớp Kiểm toán 42B 16
Chuẩn bị kiểm toán
Thu thập thông tin cơ sở
Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng và thực
hiện thủ tục phân tích
Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán
Tìm hiểu hệ thống KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát
Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và lập chương trình kiểm toán
Trờng Đại học KTQD - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
đánh giá ban đầu về mức trọng yếu và thực hiện các thủ tục phân tích để xác định
nội dung, lịch trình cũng nh phạm vi các thủ tục kiểm toán.
(a) Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng
Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, KTV cần đi sâu tìm hiểu về

ngành nghề kinh doanh của khách hàng ở các mặt: lĩnh vực hoạt động, cơ cấu tổ
chức, dây chuyền và các dịch vụ sản xuất, cơ cấu vốn, chức năng và vị trí của
KSNB Qua những hiểu biết này, KTV sẽ dễ dàng nhận biết đ ợc những chủng
loại hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào có thực sự phục vụ cho mục đích sản xuất
kinh doanh đúng nh trong các cam kết bằng văn bản, trong giấy phép đầu t hay
không. Những hiểu biết về tình hình kinh doanh trên sẽ giúp cho KTV đánh giá rủi
ro kiểm soát, phân tích rủi ro kinh doanh, xác định mức độ trọng yếu, đánh giá về
sự đầy đủ và tính thích hợp của bằng chứng kiểm toán, từ đó xây dựng kế hoạch và
chơng trình kiểm toán, đồng thời xác định các vùng phải chú ý đặc biệt khi kiểm
toán chu trình mua hàng thanh toán.
(b) Xem xét lại kết quả của cuộc kiểm toán năm trớc và hồ sơ kiểm toán chung
Các hồ sơ kiểm toán năm trớc ngoài việc cung cấp các thông tin chung về
khách hàng, về công việc kinh doanh và các đặc điểm khác của khách hàng mà
còn cung cấp cho kiểm toán viên toàn bộ qui trình kiểm toán từ lập kế hoạch cho
đến giai đoạn hoàn tất cuộc kiểm toán các chu trình kiểm toán nói chung và chu
trình mua hàng thanh toán nói riêng.
Mặt khác, qua các tài liệu này, KTV sẽ thấy đợc những vấn đề cần lu ý:
những yếu kém trong việc ghi sổ các nghiệp vụ mua hàng thanh toán hay sự
kiểm soát lỏng lẻo đối với chu trình này. Trên cơ sở của kế hoạch kiểm toán năm
trớc, kiểm toán viên sẽ dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch kiểm toán và thiết kế
phơng pháp kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán cho năm hiện hành.
(d) Thăm quan nhà xởng
Đoàn Thị Vân Anh - Lớp Kiểm toán 42B 17
Trờng Đại học KTQD - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
Việc làm này giúp KTV tiếp cận với hệ thống KSNB, có sự hình dung về
quá trình sản xuất sản phẩm cũng nh phong cách kinh doanh của khách hàng từ đó
sẽ có những đánh giá về tính hợp lý chung. Chẳng hạn qua thị sát, KTV có thể
đánh giá chủng loại hàng hoá doanh nghiệp mua vào có còn phù hợp với nhu cầu
sản xuất hay đã lỗi thời, lợng hàng hoá còn tồn đọng trong kho là quá nhiều (gây ứ
đọng vốn) hay ngợc lại quá ít (gây gián đoạn sản xuất).

2.1.2. Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng
Nếu các thông tin cơ sở đợc thu thập ở trên giúp cho KTV hiểu đợc các mặt
hoạt động kinh doanh của khách hàng thì việc thu thập các thông tin về nghĩa vụ
pháp lý của khách hàng giúp cho KTV nắm bắt đợc các quy trình mang tính pháp
lý có ảnh hởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này đặc biệt là đối với nghiệp
vụ mua hàng thanh toán. Những thông tin này đợc thu thập trong quá trình tiếp
xúc với Ban Giám đốc công ty khách hàng.
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán
này, bên cạnh việc xem xét các thông tin về nghĩa vụ pháp lý chung cho toàn bộ
cuộc kiểm toán BCTC nh giấy phép thành lập và điều lệ công ty, các BCTC, báo
cáo kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của năm hiện hành trong vài năm trớc, Biên
bản các cuộc họp cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc, trong đó KTV cần
tập trung xem xét các hợp đồng và cam kết quan trọng đó là các hợp đồng
mua Việc xem xét sơ bộ các hợp đồng sẽ giúp KTV tiếp cận với các nhà cung
cấp thờng xuyên của khách hàng, hình dung đợc những khía cạnh pháp lý có
ảnh hởng đến tình hình tài chính của đơn vị khách hàng, từ đó ảnh hởng đến
khả năng thanh toán các khoản nợ của khách hàng đối với nhà cung cấp.
2.1.3. Thực hiện các thủ tục phân tích
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 520 - Quy trình phân tích, đoạn 09, đã
nêu rõ: KTV phải áp dụng quy trình phân tích trong quá trình lập kế hoạch kiểm
toán để tìm hiểu tình hình kinh doanh của đơn vị và xác định những vùng có thể
có rủi ro. Nh vậy, với các thông tin cơ sở thu thập đợc, bằng thủ tục phân tích sơ
bộ nh so sánh các số liệu năm nay với số liệu năm trớc đã đợc kiểm toán, KTV có
Đoàn Thị Vân Anh - Lớp Kiểm toán 42B 18
Trờng Đại học KTQD - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
thể tìm ra những xu hớng biến động và những mối quan hệ có mâu thuẫn với các
thông tin liên quan khác Từ đó lập một kế hoạch kiểm toán thích hợp.
Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, thủ tục phân tích sơ bộ thờng đợc
thực hiện nh sau:
- So sánh chi phí mua hàng của kì này với kì trớc để xem xét những biến

động bất thờng.
- Phân tích xu hớng tăng, giảm hoặc kiểm tra tính hợp lí của các yếu tố chi
phí giữa các kì kế toán để phát hiện những biến động bất thờng.
- Phân tích tỷ lệ chi phí mua hàng của từng tháng với nợ phải trả đợc ghi
nhận trong từng tháng hoặc với các khoản thực tế đã thanh toán.
2.1.4. Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán
Nếu ở các bớc trên, KTV mới chỉ thu thập đợc các thông tin mang tính
khách quan về khách hàng thì ở bớc này, KTV sẽ căn cứ vào các thông tin đã thu
thập để đánh giá, nhận xét nhằm đa ra một kế hoạch kiểm toán phù hợp.
(a) Đánh giá tính trọng yếu
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 320 Tính trọng yếu trong kiểm
toán, đoạn 04: Trọng yếu là thuật ngữ dùng để thể hiện tầm quan trọng của một
thông tin (một số liệu kế toán) trong BCTC. Thông tin đợc coi là trọng yếu có
nghĩa là nếu thiếu thông tin đó hoặc nếu thiếu độ chính xác của thông tin đó sẽ
ảnh hởng đến quyết định của ngời sử dụng BCTC.... Theo đó, trong giai đoạn lập
kế hoạch kiểm toán, KTV phải đánh giá mức độ trọng yếu để ớc tính mức độ sai
sót của BCTC để từ đó xác định bản chất, lịch trình và phạm vi thực hiện các thủ
tục kiểm toán.
Để đánh giá mức độ trọng yếu, trớc hết KTV cần ớc lợng mức trọng yếu
cho toàn bộ BCTC, sau đó phân bổ mức đánh giá này cho từng khoản mục trên
BCTC.
Đoàn Thị Vân Anh - Lớp Kiểm toán 42B 19
Trờng Đại học KTQD - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
Cơ sở để tiến hành phân bổ là: bản chất của các khoản mục, rủi ro tiềm tàng
và rủi ro kiểm soát đợc đánh giá sơ bộ đối với các khoản mục, kinh nghiệm của
KTV và chi phí kiểm toán đối với từng khoản mục. Đối với chu trình mua hàng
thanh toán, bản chất của các khoản mục trong chu trình là:
- Các nghiệp vụ mua vào chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh
của doanh nghiệp.
- Bản thân các nghiệp vụ mua vào liên quan tới nhiều tài sản nh: tài sản cố

định, hàng tồn kho, tiền... mà hầu hết chúng đều trọng yếu.
Trên thực tế, việc ớc lợng và phân bổ mức trọng yếu cho các tài khoản là
vấn đề hết sức phức tạp, đòi hỏi sự xét đoán nghề nghiệp của KTV. Do đó để đảm
bảo tính thận trọng nghề nghiệp, các Công ty kiểm toán thờng xây dựng sẵn những
căn cứ để xác định mức độ trọng yếu cho từng khoản mục trên BCTC.
Có thể khái quát các bớc đánh giá tính trọng yếu theo trình tự sau:
Sơ đồ 1.4: Các bớc trong quá trình đánh giá tính trọng yếu
Đoàn Thị Vân Anh - Lớp Kiểm toán 42B 20
Bước 1
Ước lượng sơ bộ về
tính trọng yếu
Bước 2
Phân bổ ước lượng ban đầu về tính
trọng yếu cho các bộ phận
Bước 3
Ước tính tổng số sai
trong bộ phận
Bước 4
Ước tính sai số kết hợp
Bước 5
So sánh sai số tổng hợp ước tính với
ước lượng ban đầu
Trờng Đại học KTQD - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
(b) Đánh giá rủi ro
Theo VSA số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 07: "Rủi ro
kiểm toán là rủi ro do kiểm toán viên và Công ty kiểm toán đa ra ý kiến nhận xét
không thích hợp khi BCTC đã đợc kiểm toán còn có những sai sót trọng yếu".
Theo đó trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên phải xác định rủi
ro kiểm toán mong muốn (AR) cho toàn bộ BCTC đợc kiểm toán thông qua việc
đánh giá ba bộ phận: rủi ro tiềm tàng (IR), rủi ro kiểm soát (CR) và rủi ro phát

hiện (DR) căn cứ vào mối quan hệ đợc phản ánh trong mô hình dới đây:
DR =
Trong đó, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát sẽ đợc KTV đánh giá đối với
từng khoản mục. Trong chu trình mua hàng thanh toán, các rủi ro cơ bản thờng
gặp đối với các nghiệp vụ trong chu trình là:
Giá trị hàng hoá, dịch vụ: chi phí mua hàng thấp hơn thực tế
- Hàng hoá, dịch vụ đã nhận đợc, chi phí đã phát sinh nhng cha đợc ghi nhận.
- Giá trị hàng hoá, dịch vụ mua: chi phí mua hàng đuợc ghi sổ thấp hơn thực
tế.
- Hàng hoá, dịch vụ đã nhận đợc hoặc đã phát sinh chi phí trong kỳ này nhng
đợc ghi sổ vào kỳ sau.
Hàng bán trả lại nhà cung cấp cao hơn giá trị thực tế
- Ghi giảm Nợ phải trả nhà cung cấp nhng hàng cha trả lại.
- Ghi giảm Nợ phải trả nhà cung cấp cao hơn giá trị hàng trả lại thực tế.
- Hàng trả lại vào kỳ sau nhng ghi sổ nghiệp vụ vào kỳ này.
Đoàn Thị Vân Anh - Lớp Kiểm toán 42B 21
Trờng Đại học KTQD - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
Giá trị thanh toán nợ cao hơn thực tế
- Ghi sổ thanh toán nhng cha trả tiền.
- Ghi sổ thanh toán cao hơn thực tế.
- Trả tiền kỳ sau nhng ghi sổ thanh toán vào kỳ này.
Số d Nợ phải trả nhà cung cấp không hợp lý
- Số d Nợ phải trả nhà cung cấp không đợc tính toán đúng.
- Trình bày các số d Nợ phải trả nhà cung cấp không hợp lý.
Trọng yếu và rủi ro là hai khái niệm đặc biệt quan trọng trong kiểm toán
chu trình mua hàng thanh toán, bởi nh đã phân tích ở trên, các khoản nợ phải
trả luôn đợc đánh giá là trọng yếu. Giữa trọng yếu và rủi ro có mối quan hệ ngợc
chiều nhau nghĩa là nếu mức trọng yếu càng cao thì rủi ro kiểm toán càng thấp và
ngợc lại rủi ro kiểm toán tăng lên, khi đó KTV cần phải mở rộng phạm vi kiểm
toán, lựa chọn các phơng pháp kiểm toán hữu hiệu hơn hoặc sửa đổi lại nội dung,

lịch trình và phạm vi của những thủ tục kiểm tra chi tiết đã dự kiến để giảm rủi ro
phát hiện xuống mức có thể chấp nhận đợc. Do đó, trong giai đoạn lập kế hoạch
chu trình mua hàng thanh toán, khi xác định nội dung, lịch trình và phạm vi các
thủ tục kiểm toán, KTV cần phải đặc biệt quan tâm tới mối quan hệ này. Tuy
nhiên, đây là thủ tục phức tạp đòi hỏi trình độ cũng nh phán đoán của KTV. Trên
thực tế chỉ có một số công ty kiểm toán tại Việt Nam đã xây dựng qui trình ớc l-
ợng trọng yếu và rủi ro, còn nhiều công ty vẫn cha xây dựng đợc qui trình cụ thể.
2.1.5. Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát
Đây là phần việc hết sức quan trọng mà KTV phải thực hiện trong một cuộc
kiểm toán. Vấn đề này đã đợc quy định trong Chuẩn mực VSA số 400 - Đánh giá
rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 02: KTV phải có một sự hiểu biết đầy đủ về hệ
thống kế toán và hệ thống KSNB của khách hàng để lập kế hoạch kiểm toán tổng
thể và chơng trình kiểm toán thích hợp, có hiệu quả.
Đoàn Thị Vân Anh - Lớp Kiểm toán 42B 22
Trờng Đại học KTQD - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
Trong chu trình mua hàng thanh toán, việc tìm hiểu hệ thống KSNB của
khách hàng đối với các chức năng của chu trình cũng là vấn đề hết sức quan trọng.
Theo đó, KTV phải tìm hiểu các chính sách, thủ tục kiểm soát đợc áp dụng tại đơn
vị khách hàng đối với từng chức năng trong chu trình nh đã trình bày trong phần
Chức năng của chu trình mua hàng thanh toán.
Qua quá trình tìm hiểu, KTV sẽ xác định đợc các nhợc điểm của hệ thống
KSNB, từ đó có thể đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát đối với từng mục tiêu
kiểm soát của nghiệp vụ mua hàng thanh toán. Nếu hệ thống KSNB đợc thiết
kế và vận hành hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát đợc đánh giá ở mức độ thấp và ngợc
lại.
Theo ISA 400-Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 08: Hệ thống
KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban Giám đốc của đơn vị thiết
lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong
khả năng có thể. Hệ thống KSNB bao gồm môi trờng kiểm soát, hệ thống kế toán
và các thủ tục kiểm soát.

(a) Môi trờng kiểm soát
Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố bên trong đơn vị và
bên ngoài đơn vị có tính môi trờng tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lí
dữ liệu của các loại hình kiểm soát .
Để có sự hiểu biết về môi trờng kiểm soát, KTV căn cứ vào các nhân tố chủ
yếu sau: Đặc thù về quản lí của đơn vị, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công
tác kế hoạch, uỷ ban kiểm soát và ảnh hởng của các chính sách từ bên ngoài của
Nhà nớc.
(b) Hiểu biết về hệ thống kế toán
Một hệ thống kế toán hữu hiệu không chỉ cung cấp những thông tin cần
thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát
Đoàn Thị Vân Anh - Lớp Kiểm toán 42B 23
Trờng Đại học KTQD - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
các mặt hoạt động của đơn vị. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các
mục tiêu kiểm soát chi tiết:
- Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ
không có thực vào sổ sách của đơn vị.
- Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải đợc phê chuẩn hợp lí.
- Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trog việc tính toán các khoản giá
và phí.
- Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ đợc ghi chép đúng theo sơ đồ tài
khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán.
- Tính đúng kì: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh đợc thực hiện
kịp thời theo qui định.
- Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán đợc ghi vào sổ
phải đợc tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các BCTC của
doanh nghiệp.
(c) Thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập

và thực hiện nhằm đạt đợc mục tiêu quản lý cụ thể. VSA số 400-Đánh giá rủi ro và
kiểm soát nội bộ, đoạn 26, quy định: KTV phải hiểu biết các thủ tục kiểm soát
của đơn vị để xây dựng kế hoạch kiểm toán tổng thể và chơng trình kiểm toán.
Các thủ tục kiểm soát đợc thiết lập dựa trên ba nguyên tắc: nguyên tắc phân công,
phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền và phê
chuẩn. Để có sự hiểu biết về các thủ tục kiểm soát, KTV xem xét các khía cạnh cụ
thể sau:
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Đoàn Thị Vân Anh - Lớp Kiểm toán 42B 24
Trờng Đại học KTQD - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
KTV cần tìm hiểu xem đơn vị có sự phân chia nhiệm vụ giữa các bộ phận
hay không. Chẳng hạn, kế toán không đợc kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quỹ, tiếp
liệu và các công tác phụ trách vật chất khác, lãnh đạo đơn vị, kể cả lãnh đạo công
tác tài chính, kế toán của các đơn vị không đợc bố trí những ngời thân trong gia
đình làm công tác tài chính kế toán, thủ kho, thủ quỹ tại đơn vị mình. Việc phân
công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc, sai sót ít xảy ra
và khi xảy ra thờng dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này qui định sự cách li thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp
vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn.
Trong chu trình mua hàng và thanh toán có một số công việc đòi hỏi phải
phải do 2 ngời độc lập tiến hành nh: ngời lập đơn đặt hàng với ngời kí duyệt đơn,
ngời nhận hàng với kế toán vật t, kế toán ghi sổ chi tiết các khoản phải trả nhà
cung cấp với ngời thanh toán cho nhà cung cấp.
Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn
Cụ thể, các lần mua tài sản thờng xuyên vợt quá một giới hạn tiền nhất định
nào đó thì do Hội đồng quản trị phê chuẩn, các vật t và những dịch vụ có giá trị
thấp hơn một giá trị quy định thì đợc phê chuẩn bởi quản đốc và trởng phòng, hoặc
các nghiệp vụ thanh toán ở một giá trị cho phép thì kế toán trởng có quyền phê
duyệt.

(d) Kiểm toán nội bộ
Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ, bộ
phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thờng xuyên về toàn bộ
hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận
hành các chính sách và thủ tục kiểm soát nội bộ.
Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có đợc những
thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất lợng của
Đoàn Thị Vân Anh - Lớp Kiểm toán 42B 25