Các mẹo xử lý cột trong microsoft word

Các mẹo xử lý cột trong Microsoft Word
Để việc đọc tài liệu một cách dễ dàng, phù hợp với nội dung, sau đây
tác giả sẽ giới thiệu đến bạn đọc các mẹo hay để chuyển văn bản or
hình ảnh thành cột một cách hiệu quả.
Nhấn chọn thẻ Page Layout để tạo cột, chọn số cột từ thanh Columns ở vùng
Page Setup và tiến hành nhập tài liệu. Với Word 2003, chọn Columns trên thanh
công cụ Standard, khi đó bạn có thể chọn số cột(tối đa là 4) or chọn Columns
từ thẻ Format.
Nếu muốn trở lại văn bản mặc định như trước là một cột,thì làm lại các bước
trên và chọn là một cột.Khi đã thực hiện xong các thao tác trên mà văn bản
vẫn chưa chia cột,bạn nên kiểm tra lại chế độ xem của văn bản. Tài liệu chỉ được
hiển thị dưới dạng cột nếu bạn đang xem tài liệu ở chế độ Print Layout.
Hoặc bạn có thể sử dụng Table để tạo số cột theo ý và một dòng.Sau đó thì
nhập dữ liệu riêng cho các cột của bảng.Tiếp theo, sử dụng tính năng Borders
And Shading, tại thẻ Border ấn chọn None.Khi đã thao tác xong,văn bản vẫn
được chia theo cột bình thường.Đây là một cách khác để tạo cột trong Word.
Còn dưới đây sẽ không áp dụng theo cách tạo cột dạng này.
Thực hiện đúng với cột
Khi chia văn bản thành nhiều cột,nên lưu ý các thao tác định dạng áp dụng cho
cột chứ không phải là văn bản một cột.Văn bản sẽ được đi từ trên xuống và từ
trái sang đầu cột tiếp theo nó gần giống như cách bố trí trên báo giấy.Bạn có thể
kết hợp dùng Tab or Table nếu bạn chỉnh văn bản trên trang ở chế độ cột.
Xuất hiện ranh giới tài liệu giữa các cột
Tính năng này giúp người dùng hình dung ra văn bản của mình được nằm trong
khoảng nào để có thể dễ dàng chỉnh sửa.
Để sử dụng tính năng này, người dùng thao tác như sau:
 Ấn File, chọn Options(dưới Help).Nếu là Office 2007, ấn Office, chọnWord
Options.
 Từ danh sách bên trái chọn Advanced.
 Trong Show Document Content, chọn Show Text Boundaries.
 Chọn OK.

 Nếu là Word 2003, chọn Options từ Tools, chọn thẻ View, tích chọn Text
Boundaries ở Print and Web Layout options.
Điều chỉnh
độ rộng của cột bằng nhau
Để có thể tạo ra các cột có chiều rộng bằng nhau, người dùng lưu ý đánh dấu
chọn Equal Column Width trong hộp thoại Columns.Khi thao tác xong, Word
sẽ tự động lấy chiều rộng của cột thứ hai trở đi giống như cột thứ nhất. Hoặc
bạn có tự điều chỉnh độ rộng riêng cho từng cột nếu bạn không kích hoạt thao
tác trên.Bạn ấn Ctrl + Z để hủy thao tác.
Thao tác chèn tiêu
đề văn bản sau khi đã định dạng cột.
Không giống như việc chèn văn bản trước khi tạo cột, việc đó rất đơn giản.
Còn với việc nhập tiêu đề sau khi đã tạo cột sẽ gặp một chút khó khăn vì chưa
chắc tiêu đề đó sẽ nằm tách riêng ra với văn bản dạng cột mà lại nằm trên một
cột nào đó.
Nếu gặp phải tình huống đó, bạn nên tham khảo các bước dưới đây:
 Đặt chuột nằm tại đầu cột thứ nhất,vị trí mà bạn muốn đặt tiêu đề.
 Nhập tiêu đề
 Enter để đẩy văn bản cột thứ nhất xuống dòng dưới, để tiêu đề nằm riêng một
dòng.
 Chọn tiêu đề.
 Chọn thẻ Page Layout và chọn thanh Columns trong nhóm Page Setup,rồi
chọn One.Với Word 2003, chọn Columns trên thanh Standard và chọn một cột
 Khi đã chọn tiêu đề xong, chọn canh giữa (Center) trong Paragraph tại
thẻ Home. Nếu dùng Word 2003, bạn có thể chọn canh giữa ở thanh Formtting.
T
hêm một ngắt cột
Bạn có thể tạo ra một ngắt cột nếu cần thiết, bằng cách ấn Ctrl + Shift + Enter.
Khi đó, chuột sẽ di chuyển sang đầu của cột tiếp theo, phần còn lại của cột
hiện tại sẽ bị trống.Hoặc nếu bạn chèn ngắt cột ngay tại cột cuối của trang, thì

thao tác này hoạt động như ngắt trang.Nếu bạn không muốn ngắt trang thì bạn
phải xóa ngắt cột đi.
Bạn cũng có thể chọn thẻ Page Layout -> chọn Column từ thanh Breaks
trong nhóm Page Setup để chèn thêm một ngắt cột.Với Word 2003,chọn Breaks
từ thực đơn Insert,tiếp đó chọn Column break.Do cùng kế thừa định dạng
của đoạn văn bản trước dấu ngắt cột nên ngắt cột tương tự như ngắt trang.
Cách
thay đổi khoảng cách giữa các cột
Việc chia văn bản thành dạng cột khiến cho nội dung dễ đọc hơn vì độ dài của
dòng văn bản sẽ ngắn hơn.Và cũng có thể dùng font chữ hơn hơn thay vì sử
dụng font chữ thông thường.Vì vậy bạn có thể tự điều chỉnh để cho nội dung
văn bản nằm trong một trang.Loại tài liệu quyết định số cột và độ rộng của từng
cột.Thường là khoảng 40 đến 60 kí tự trên một dòng.Nếu nhiều or ít kí tự hơn
có thể gặp khó khăn khi đọc.
Để thay đổi khoảng cách giữa các cột sao cho phù hợp, bạn nên chọn More Columns
từ thanh Columns (trên thẻ Page Layout).Nếu dùng Word 2003, bạn chọn
Columns từ thực đơn Format.Tiếp đó thay đổi khoảng cách giữa các cột
tại mục Spacing.
Khi chia
cột, độ dài của dòng thường ngắn hơn.Chính vì thế, bạn cần chú ý vấn
đề thụt vào đầu dòng ở mỗi đoạn.Tác giả khuyên người dùng nên sử dụng
thụt đầu dòng một đoạn với khoảng cách nhỏ or không nên dùng thụt đầu dòng.
Cách truy cập nhanh hộp thoại Columns
Các tùy chọn định dạng cột thường nằm trong hộp thoại Columns.Để có thể
nhanh chóng mở hộp thoại này, bạn có thể trỏ chuột ngay tại một cột nào đó và
kích đúp chuột vào khoảng trống trên thanh công cụ ngang như hình dưới:
Cách
canh đều phần nội dung giữa các cột
Vì phụ thuộc vào nội dung văn bản bạn nhập và độ rộng của từng cột, nên sau
khi chia cột có khả năng gặp phải tình huống là cột dài, cột ngắn.Để xử lý vấn

đề này, bạn đặt chuột tại cột dài hơn và làm thao tác thêm một ngắt cột.
Thực hiện thao tác này để chuyển văn bản sau vị trí đặt chuột sang cột kế tiếp.
Nếu vẫn thấy nội dung giữa các cột chưa được bằng nhau, bạn có thể ấn Ctrl+Z
để hủy thao tác trước đó và đặt chuột ở vị trí phù hợp.Sau đó thực hiện lại thao
tác ngắt cột để canh đều nội dung