Xây dựng công cụ hỗ trợ quản lý quá trình phát triển dự án phần mềm microsoft ofice project

TRƯỜNG

ĐẠI

HỌC

KHOA

HỌC

TỰ

NHIÊN
KHOA

CÔNG

NGHỆ

THÔNG

TIN
BỘ

MÔN

HỆ

THỐNG

THÔNG

TIN
PHẠM

NGUYÊN

THẢO

–

0012665
XÂY

DỰNG

CÔNG

CỤ

HỖ

TRỢ

QUẢN

LÝ

QUÁ
TRÌNH

PHÁT

TRIỂN

DỰ

ÁN

PHẦN

MỀM,

GẮN
KẾT

VỚI

HỆ

THỐNG

PHẦN

MỀM
MICROSOFT

OFFICE

PROJECT
LUẬN

VĂN

CỬ

NHÂN

TIN

HỌC
GIÁO

VIÊN

HƯỚNG

DẪN
PGS.TS.

ĐỒNG

THỊ

BÍCH

THỦY
NGUYỄN

TRỌNG

TÀI
NIÊN

KHÓA

2000

-

2004
Mục

lục:
Danh

sách

các

từ

viết

tắt

:

3
K
H

O
A
C
N
TT
–
Đ
H
K
H
TN
KHO
ACN
TT
–
Đ
HKH
TN
Chương

1

:

Mở

đầu

4
1.1. Mục

đích

và

lý

do

chọn

đề

tài
4
1.2. Đối

tượng

và

phạm

vi

của

đề

tài

:
5
Chương

2

:

Khảo

sát

và

phân

tích

hiện

trạng

6
2.1. Mô

tả

hiện

trạng

:

6
2.2. Phân

tích

hiện

trạng

:
9
2.2.1. Lược đồ business usecase cho nghiệp vụ hiện tại :
9
2.2.2 Mô hình chi tiết hiện trạng – sơ đồ
activity: 12
2.2.3 Những khó khăn trong qui trình nghiệp vụ hiện tại và một số yêu cầu đối
với hệ
thống mới:
.
18
Chương

3

:

Phương

án

xây

dựng

hệ

thống

mới

22
3.1 Lược

đồ

kiến

trúc

tổng

quan
22
3.2 Mô

tả

kiến

trúc

hệ

thống

mới
22
3.2.1. Lập kế hoạch với MS Office Project


. 23
3.2.2 Quản lý kế hoạch với công cụ mới PMA
:

23
3.3 Sơ

đồ

nghiệp

vụ

tổng

quan

với

hệ

thống

mới
26
3.4 Khảo

sát

hệ

thống

phần

mềm

Microsoft

Project

Server

28
3.4.1. Sơ lược về hoạt động của MS Project Server
28

3.4.2. Các lý do của việc chọn Project Server cho hệ thống mới
28
3.4.3. Lược đồ CSDL của Project Server
29
Chương

4

:

Phân

tích

hệ

thống

34
4.1. Chi

tiết

yêu

cầu

chức

năng

34
4.1.1 Lưu trữ và quản lý thông tin
34
4.1.2. Đồng bộ thông tin với Project Server
35
4.1.3. Khai thác dữ liệu -

thực hiện thống
kê 36
4.1.4. Một số chức năng
khác: 36
4.2. Mô

hình

hoá

hệ

thống

37
4.2.1. Lược đồ use case :
37
4.2.2. Các lớp đối tượng chính bên trong hệ
thống: 44
4.2.3. Sơ đồ tuần tự cho một số luồng sự kiện phức tạp
: 55
Chương

5

:

Thiết

kế

phần

mềm

60
5.1. Thiết

kế

dữ

liệu

60
5.1.1 Lược đồ cơ sở dữ liệu quan
hệ 60
5.1.2 Các chỉ mục được cài đặt
62
5.1.3 Một số ràng buộc toàn vẹn :
63
5.2. Thiết

kế

phần

mềm

PMA
64
5.2.1. Hệ thống các lớp đối tượng
64
5.2.2. Một số hàm xử lý quan trọng của các đối
tượng: 68
5.3. Thiết

kế

giao

diện

:

73
5.3.1. Sơ đồ các màn hình giao diện:
73
5.3.2. Thiết kế một số màn hình tiêu biểu:


74
1

Chương

6

:

Cài

đặt

và

thử

nghiệm

83
6.1. Một

số

công

thức

tính

toán

được

sử

dụng

:
83
6.2. Một

số

XML

request

và

reply

cung

cấp

bởi

PDS

:
84
6.2.1. ProjectsStatus

84
6.2.2.
ProjectData 86
6.3. Môi

trường

thực

hiện

và

các

phần

mềm

liên

quan:
88
6.3.1. Môi trường thực hiện
: 88
6.3.2. Các thư viện khác :
88
KHO
ACN
TT

–
Đ
HKH
TN
6.3.3. Các phần mềm liên quan :
89
6.4. Các

trường

hợp

thử

nghiệm:
89
Chương

7

:

Tổng

kết

91
7.1. Tổng

kết

quá

trình

thực

hiện

và

các

kết

quả

đạt

được
91
7.2. Hướng

phát

triển

:

92

Danh

mục

tài

liệu

tham

khảo

:

94
Phụ

lục

:

Danh

sách

thuộc

tính

của

các

quan

hệ

trong

CSDL

95
2
STT Từ viết tắt Diễn giải
1 CSDL Cơ sở dữ liệu
2 CVCT Công việc chi tiết
3 CVTT Công việc tổng thể
4 KHCT Kế hoạch chi tiết
5 KHTT Kế hoạch tổng thể
6 MS Microsoft
7 NSD Người sử dụng
8 PDS Project Data Service
9 PMA Project Management Assistant (tên công cụ được xây
dựng)
10 PS Project Server.
Danh

sách

các

từ

viết

tắt

:
3
Chương 1 : Mở đầu
KHO
ACN
TT
–
Đ
H
K
H
TN
Bảng sau trình bày một số cụm từ thường được viết tắt trong luận văn
KHO
ACN
TT
–
Đ
HKH
TN
Chương

1

:

Mở

đầu
1.1.


Mụ



c





đ



ích

và







lý







do







ch



ọ

n







đề







tài

Trong thời gian thực hiện đề tài , em đã thực tập tại một Đơn vị phát triển phần
mềm, và đề tài đã được xây dựng theo yêu cầu về quản lý dự án của Đơn vị này
Trong quá trình thực hiện một dự án, không thể thiếu các kế hoạch

từ tổng thể
đến chi tiết để đảm bảo công việc được triển khai đúng hướng và hoàn thành đúng
thời hạn. Các kế hoạch này giúp Ban lãnh đạo và Trưởng dự án xác lập những dự
tính ban đầu về chi phí, thời lượng cho từng giai đoạn và chuẩn bị, sắp xếp nhân
sự. Đó cũng là cơ sở để trưởng dự án phân công và theo dõi tiến độ công việc, và
để Ban lãnh đạo đánh giá được tổng quan tình hình thực hiện dự án.
Ngoài ra , các thông tin về sự phân công công việc, tiến độ công việc và chi phí

thực

hiện

thực

tế

cũng

cần

phải được

quản

lý

tốt

để

có

thể

nắm được

chính

xác
thông tin về toàn bộ chi phí và thời gian phát triển

của dự

án hoặc của một giai
đoạn trong dự án.
HIện nay , Đơn vị đang sử dụng phần mềm Microsoft Office Project để lập kế
hoạch. Tuy nhiên Đơn vị muốn có một công cụ hỗ trợ thêm cho qui trình quản lý
dự án của mình, nhằm giúp cho việc quản lý hiệu quả hơn và khắc phục được một
số khó khăn hiện tại
Vì vậy , Đơn vị đã đề nghị xây dựng một công cụ hỗ trợ thêm việc quản lý

kế
hoạch và các thông tin liên quan đến chi phí, tiến độ công việc trong quá trình phát
triển

dự

án

phần

mềm.

Công

cụ

mới

phải

gắn

kết

với

hệ

thống

phần

mềm
Microsoft Office Project, cụ thể là cho phép người sử dụng vẫn dùng phần mềm
Microsoft Office Project để lập các kế hoạch và ghi nhận thông tin tiến độ công
việc,

vì

phần

mềm

này

đã

hỗ

trợ

rất

tốt

quá

trình

này.

Công

cụ

mới

sẽ

có

trách
nhiệm chính là đọc các kế hoạch đã lập và tổ chức quản lý các thông tin sao cho có
thể hỗ trợ Ban lãnh đạo có được một cái nhìn tổng quan

về các dự án đang triển
4

Chương 1 : Mở đầu
KHO
ACN
TT
–
Đ
HKH
TN
khai một cách nhanh chóng và dễ dàng. Đồng thời, công cụ này cũng sẽ giúp quản
lý thêm một số thông tin cần thiết khác cho việc quản lý dự án : các văn bản phát
sinh trong quá trình phát triển dự án, một số thông tin phục vụ cho việc phân loại
chi phí dự án : loại công việc, vai trò nhân viên tham gia vào công việc, …
1.2.


Đố

i







t



ượ

ng







và







ph



ạ



m

vi







c



ủa







đề

tài







:

Nội dung đề tài : Xây dựng công cụ hỗ trợ quản lý

quá trình phát triển đề án
phần mềm, gắn kết với hệ thống phần mềm

Microsoft Office Project .
Các thông tin chính sẽ quản lý : kế hoạch triển khai thực hiện dự án từ tổng thể
đến chi tiết, thông tin phân công công việc cụ thể, tiến độ thực hiện thực tế và chi
phí phát triển dự án.
Chức năng chính :
•
Đọc

các

kế

hoạch

đã

được

lập

bằng

phần

mềm

Microsoft

Office
Project và quản lý các kế hoạch này (cùng với thông tin phân công và
quá trình triển khai thực hiện thực tế) một cách có hệ thống

theo từng
dự án.
•
Lập các thống kê về chi phí thực hiện dự án ở nhiều cấp độ (tổng thể
hoặc chi tiết)
•
Giúp kiểm soát chênh lệch giữa kế hoạch tổng thể với kế hoạch

chi
tiết, quản lý các phiên bản của kế hoạch tổng thể.

Đề tài được xây dựng dựa trên những khảo sát thực tế ở đơn vị thực tập, một
đơn vị phát triển phần mềm, và theo những yêu cầu của Đơn vị này
Phạm vi đề tài :
•
Khảo sát , phân tích nghiệp vụ và yêu cầu , kết hợp tìm hiểu phần mềm
Microsoft

Project

để

đưa

ra

phương

án

xây

dựng

hệ

thống

mới

đáp

ứng được các yêu cầu đã đặt ra.
•
Phân tích và thiết kế hệ thống mới theo phương án đã chọn.
•
Cài đặt các phần chính của hệ thống.
5
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
Chương

2

:

Khảo

sát

và

phân

tích

hiện

trạng
Để có thể nắm được các vấn đề cốt lõi dẫn đến yêu cầu xây dựng hệ thống mới, cũng là
những

vấn

đề

mà

hệ

thống

mới

cần

phải

giải

quyết,

ta

sẽ

bắt

đầu

với

việc

khảo

sát
nghiệp vụ hiện tại

và phân tích rõ các khó khăn của nó. Từ đó chi tiết hơn các yêu cầu
đặt ra cho hệ thống mới
2.1.

Mô

tả

hiện

trạng

:
Khi

có

yêu

cầu

phát

triển

một

dự

án

phần

mềm,

trưởng

dự

án

sẽ

lập

một

kế
hoạch tổng thể. Kế hoạch này thể hiện các công việc chính tương ứng với các giai
đoạn trong một qui trình phát triển dự án (trong luận văn từ phần này trở đi sẽ gọi
các công việc chính này là công việc tổng thể ). Thông thường các giai đoạn này
là :
•
Khảo sát sơ bộ và phân tích yêu cầu; lập hồ sơ nghiên cứu khả thi

•
Khảo sát chi tiết và phân tích yêu cầu; lập hồ sơ hiện trạng và yêu cầu
đặt ra cho đề án phần mềm.
•
Thiết kế và lập hồ sơ thiết kế.
•
Lập trình.
•
Kiểm nghiệm α ( do nhóm kiểm tra của Đơn vị

thực hiện).
•
Kiểm nghiệm β ( do người sử dụng tiến hành).
Kế hoạch tổng thể chứa danh sách công việc cùng với các dự trù về thời
gian

thực

hiện

(

thời

lượng

công

việc),

chi

phí

(

đơn

vị

người/ngày

hoặc
người/tháng) ngày bắt đầu, kết thúc, và thường chỉ chi tiết một hoặc hai cấp. Kế
hoạch này sau khi lập

được trình lên để Ban lãnh đạo phê duyệt và sau đó được
dùng làm cơ sở để các thành viên trong nhóm phát triển lên kế hoạch chi tiết và
để ban lãnh đạo kiểm tra, đánh giá quá trình triển khai thực hiện dự án .
Kế

hoạch

tổng

thể

hiện

nay

thường

được

lập

trên

một

file

MS

Word
hoặc Excel.
Một kế hoạch tổng thể có dạng như sau :
K
H
O
A
C
N
TT
–
Đ
H
K
H

TN
6
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
Tên công việc Thời lượng
Công
việc tổng
thể mức 1
(cấp 1)
Công
việc tổng
thể mức 2
(cấp 2)
Bắt đầu

Kết thúc Chi phí
Hình 2.1. Một ví dụ về kế hoạch tổng thể
Kế

hoạch

chi

tiết

được

lập

để

triển

khai

cụ

thể

từng

công

việc

của

kế
hoạch

tổng

thể

.Kế

hoạch

chi

tiết

được

lập

bằng

phần

mềm

Microsoft

Office
Project . Kế hoạch chi tiết chứa danh sách các công việc chi tiết cùng với thông
tin về thời lượng, chi phí, ngày bắt đầu và kết thúc dự kiến, và có thể chi tiết
thành nhiều cấp. Kế hoạch chi tiết cũng có thể có thông tin về nhân viên được
phân công vào từng công việc chi tiết.
Vì dự

án

thường lớn và các giai đoạn có thể được tiến hành song song
bởi các

nhóm khác nhau ( ví dụ nhóm kiểm tra có thể bắt đầu công việc của
mình song song với nhóm lập trình chứ không đợi nhóm này kết thúc ) nên kế
hoạch chi tiết thường

được chia thành nhiều phần, mỗi phần nằm trên một file

Project (*.mpp) khác nhau.
Kế hoạch chi tiết không được lập từ đầu dự án theo kế hoạch tổng thể
mà

sẽ

được

bổ

sung

lần

lượt

theo

từng

giai

đoạn.

Khi

lập

kế

hoạch

chi

tiết,
trưởng

dự

án

phải

dựa

trên

những

dự

trù

ban

đầu

về

thời

lượng,

chi

phí

công
K
H
O
A
C
N
TT
–
Đ
H
K
H
TN
7
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
việc của kế hoạch tổng thể. Tuy nhiên, với những phát sinh về công

việc trong
quá

trình

thực

hiện

thực

tế,

kế

hoạch

chi

tiết

luôn

có

sự

khác

biệt

so

với

kế
hoạch tổng thể. Khi nhận thấy sai lệch này là quá lớn, trưởng dự án phải điều
chỉnh lại kế hoạch tổng thể.
Ở mỗi giai đoạn của dự án, sau khi đã lập kế hoạch chi tiết, trưởng dự án
sẽ phân công các công việc trong kế hoạch cho những người cụ thể của đơn vị.
Thông tin phân công (tên nhân viên được phân công, tỷ lệ thời gian tham gia, số
giờ

làm,…)

cũng

được

ghi

nhận

bằng

MS

Office

Project

vào

file

kế

hoạch
(.mpp) có công việc tương ứng .
Kế hoạch chi tiết có dạng:
Công
việc chi
tiết mức
1

(cấp 1)
Công
việc chi
tiết mức
2

(cấp 2)
Tên nhân viên
được phân công
Tỷ lệ tham gia
Hình 2.2. Một ví dụ về kế hoạch chi tiết
Trong quá trình thực hiện công việc được giao, nhân viên sẽ báo cáo tiến
độ công việc định kỳ ( thường là vào mỗi cuối tuần). Trưởng dự án kiểm tra báo
cáo

và

dùng

MS

Office

Project

ghi

nhận

tiến

độ

công

việc

vào

file

kế

hoạch
K
H
O
A
C
N

TT
–
Đ
H
K
H
TN
8
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
(.mpp) tương ứng. Khi đó, trên bản kế hoạch chi tiết sẽ có thêm thông tin về tiến
độ công việc : thời lượng và chi phí thực tế, tỷ

lệ hoàn tất tính đến thời điểm
hiện tại.
Khi kết thúc dự án hay kết thúc một giai đoạn (hoặc có thể là bất cứ khi
nào

có

yêu

cầu)

,

dựa

trên

các

thông

tin

đã

ghi

nhận

trên

các

bản

kế

hoạch,
trưởng dự án phải thống kê

chi phí thực hiện cho một

công việc tổng thể, một
giai đoạn hoặc toàn bộ dự án tính đến thời điểm hiện tại. Ban lãnh đạo luôn có
yêu cầu nắm được các thông tin tổng quan về dự án : tiến độ thực hiện dự án
nhìn từ các kế hoạch tổng thể, chi phí tổng thể của dự án.
Cùng

với

việc

lập

kế

hoạch

và

triển

khai

thực

hiện

kế

hoạch,

một

số
thông

tin

khác

cũng

cần

được

quản

lý

trong

quá

trình

triển

khai

các

dự

án

:

thông tin về các nhân viên của Đơn vị và năng lực, trình độ của họ; các văn bản
phát

sinh

trong

quá

trình

làm

việc

với

Khách

hàng

:

hợp

đồng

,

phụ

lục

hợp
đồng, biên bản thanh lý hợp đồng, biên bản làm việc…Hiện nay, các thông tin
này vẫn phải quản lý thủ công
2.2.Phân



tích



hi

ệ n



trạ

ng



:
2.2.1.

L ượ c

đồ

business usecase cho nghi ệ p v ụ

hiện t ạ

i



:
a.

Mức

tổng

quan
: toàn bộ nghiệp vụ cần xem xét có thể được phân
thành 3 phần như sau :
K
H
O
A
C
N
TT
–
Đ

H
K
H
TN
9
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
Lap ke hoach va theo doi
viec thuc hien ke hoach
Quan ly cac thong tin
lien quan
Thong ke chi phi
phat trien du an
Hình 2.3.

Tổng quan nghiệp vụ hiện tại
b. Lược

đồ

business

usecase

cho

phần

1

:

lập

kế

hoạch

và

theo

đõi
việc

thực

hiện

kế

hoạch:
Lap ke hoach tong the
Ban la
nh dao
Truong du an
Lap ke hoach chi tiet
Hieu chinh ke hoach tong the
MS Of
fice
Proj

ect
Phan cong cong viec
Theo doi tien do cong viec
Nhan vien
–
Đ
H
C
N
TT
K
H
O
A
K
H
TN
Hình 2.4.

business usecase diagram “Lập kế hoạch và theo dõi thực hiện kế hoạch”
10
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
c.

Business

usecase

cho

phần

2

:

thống

kê

chi

phí

phát

triển

dự

án
Truong du an
Ban lanh dao
Thống
kê

trên

kế
hoạch chi tie

át
Thống
kê

trên

tổng

thể

dự

án
MS Office
Project
Thống
kê

về

thời
lượng, chi phí
thực
hiện
,
chênh
lệch
giữa
thực
tế

với

kế
hoạch
Hình 2.5. business usecase diagram “ Thống kê chi phí phát triển
dự án”.
d. Lược

đồ

business

usecase

cho

phần

3

:

Quản

lý

các

thơng

tin
liên

quan
Quan ly nhan vien
Nhan vien van
phong
Quan ly van ban
Hình 2.6. business usecase diagram “ Quản lý các thơng tin liên
quan
C
N
TT
–
Đ
K
H
O
A
H
K
H
TN
11
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
2.2.2


Mơ

hình



chi



ti

ế

t



hi

ệ

n

tr



ạ



ng



–



sơ



đồ





activity:

a.

Activity

diagram

cho

use

case

“Lập

kế

hoạch

tổng

thể”
Truong

du

an
Kế
hoạch
tổng
thể
được ghi
nhận

trong file MS
Word
hoặc
Excel
Lập
kế
hoạch
tổng

thể
Trình ban
lãnh
đạo
phê
duyệt
Ban

lanh

dao
Phêâ
duyệt
kế
hoạch
Kế
hoạch hợp lý?
Có
Không
Hình 2.7

Activity diagram “Lập kế hoạch tổng thể”
Đ
H
K
H
O
A
C
N
TT
–
K
H
TN
12
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
b.

Activity

diagram

cho

use

case

“Lập

kế

hoạch

chi

tiết”
:
Truong

du

an
Bắt

đầu

một
giai đoạn
Sử
dụng
các

hỗ
trợ,
tiện ích
của
MS Project
để
thực hiện.

Kế
hoạch
chi tiết được lưu
vào
file project (.mpp)
Điều chỉnh,
bổ
sung
kế
hoạch chi
tiếùt
có
Lên
kế
hoạch chi tiết cho
các

công
việc
tổng

thể

thuộc
giai đoạn
này
Kiểm tra
chênh
lệch
với

kế
hoạch
tổng

thể
Triển khai thực
hiện

và
theo
dõi
Cần
điều chỉnh,
bổ
sung?
Không
Hình 2.8. Activity diagram “Lập kế hoạch chi tiết”
C
N
TT
–
K
H
O
A
Đ
H
K
H
TN

13
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
c.

Activity

diagram

cho

use

case

“Điều

chỉnh

kế

hoạch

tổng

thể”:
Truong

du

an MS

Project Ban

lanh

dao
Kiểm

tra

chênh

lệch

với

công
việc

tổng

thể

trong

KHTT
Chênh

lệch
nhiều?

có
Điều

chỉnh

kế
hoạch

tổng

thể
Tính

tổng

chi

phí

và

thời

lượng
của

các

công

việc

chi

tiết
Trưởng

dự

án

sửa
lại

bản

kế

hoạch
tổng

thể

ban

đầu
(trên

file

Word

hoặc
Excel)

hoặc

lập

lại
kế

hoạch

khác

khi
khác

biệt

quá

nhiều
Trình

ban

lãnh
đạo

Kiểm

tra,

phê
duyệt

kế

hoạch
Hình 2.9. Activity diagram “Điều chỉnh kế hoạch tổng thể”
C
N
TT
–
K
H
O
A
Đ
H
K
H
TN
14
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
d.

Activity

diagram

cho

use

case

“Phân

cơng”:
Truong

du

an MS

Project Ho

so

nhan

vien Nhan

vien
Mở

kế

hoạch

chi

tiết

cần

phân
công
Xác

đònh

loại

công

việc

và
yêu

cầu

về

trình

độ

Hiển

thò

kế
hoạch

chi

tiết
Tham

khảo

thông

tin
trình

độ

nhân

viên
Cung

cấp

thông

tin
trình

độ

nhân

viên
Phân

công
Ghi

nhận

phân
công
Thông

báo

cho

nhân

viên
về

công

việc

được

giao
Nhận

và

thực
hiện

công

việc
Đ
K
H
O
A
C
N
TT
–
H
K
H
TN
Hình 2.10. Activity diagram “Phân cơng”
15

Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
e.

Activity

diagram

cho

use

case

“Theo

dõi

tiến

độ

thực

hiện”:
Nhan

vien Truong

Du

an
MS

Project
Gửi

báo

cáo
công

việc
Bao

cao

bang

file
Word

hoac

Excel
Nhận

báo

cáo
công

việc
Kiểm

tra

công
việc
Nhập

thông

tin
độ
nhập

các

thông

tin

về

tiến
độ

đã

kiểm

tra

vào

kế
hoạch

chi

tiết

(file

.mpp)
Hình 2.11. Activity diagram “Theo dõi tiến độ thực hiện”
K
H
O
A
C
N
TT
–
Đ
H
K
H
TN
tiến

độ

Ghi

nhận

tiến
16
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
f.

Activity

diagram

cho

use

case

“Thống

kê

trên

kế

hoạch

chi

tiết”:
Truong du an MS Proj ect
MS

Project

chỉ
thực

hiện

thống
kê

trên

một

file
project

(.mpp)
Yêu

cầu

thống

kê

trên

một
kếâ

hoạch

chi

tiết
Hiệu

chỉnh
thống

kê
Kết

xuất

thống
kê
In

thống

kê
Hình 2.12. Activity diagram “ Thống kê trên kế hoạch chi tiết”
H
–
Đ
KH
O
A
C
N
TT
K
H
TN
17
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
g.

Activity

diagram

cho

use

case

“Thống

kê

trên

tổng

thể

dự

án”:
Truong

du

an
Yêu

cầu

xem

thống

kê

trên
từng

bản

kế

hoạch

chi

tiết
Tổng

hợp

số

liệu
Lập

thống

kê

tổng

thể
MS

Project
Kết

xuất

thống

kê

trên

từng
bản

kế

hoạch

chi

tiết
Ban

lanh

dao
Xem

và

đánh
giá

công

việc
Thống

kê

trên

toàn

bộ
dự

án

hoặc

cho

một

vài
giai

đoạn

nhất

đònh
Hình 2.13. Activity diagram “Thống kê trên tổng thể dự án”

2.2.3


Nh

ữ

ng



khó



kh

ă



n



trong



qui

trình



nghi

ệ

p



v

ụ





hiện



t

ạ

i



và



m

ột



số





u

c ầ

u

đố i v ớ i hệ

thố ng m ớ i:
Nhìn chung, cách làm việc như hiện tại có thể giúp cho Trưởng dự án quản lý
được các cơng việc cần thực hiện ở mức chi tiết. Phần mềm MS Office Project
KH
O
A
C
N
TT
–
Đ
H
K
H
TN
hỗ trợ tốt quá trình lập kế hoạch và ghi nhận tiến độ. Tuy nhiên, khi cần một cái
nhìn tổng quan trên toàn bộ dự án thì cách tổ chức quản lý kế hoạch hiện nay đã
gặp một số khó khăn, cụ thể

như sau:
a.

Không có mối liên hệ chặt chẽ giữa

kế hoạch tổng thể và kế hoạch chi
tiết, cũng như giữa các kế hoạch chi tiết với nhau
18
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
Hiện tại, toàn bộ kế hoạch của một dự án không nằm trên cùng một file

project mà được tách thành nhiều phần : một kế hoạch tổng thể và nhiều
kế

hoạch

chi

tiết,

và

các

phần

có

thể

được

lập

bởi

những

người

khác

nhau. Kế hoạch tổng thể được lưu trên một tập tin MS Word hoặc Excel,
và không có mối liên hệ vật lý nào với các

bản kế hoạch chi tiết. Trong
khi

về

mặt

ý

nghĩa,

kế

hoạch

chi

tiết

là

để

triển

khai

chi

tiết

cho

từng
công việc trong kế hoạch tổng thể. Chính điều này đã dẫn đến khó khăn
khi cần một thống kê tổng thể

trên toàn bộ dự án, và cũng khó kiểm soát
được

chênh

lệch

giữa

kế

hoạch

tổng

thể

và

các

kế

hoạch

chi

tiết

triển
khai cho nó.
Yêu



c

ầ u : Công cụ

mới hỗ trợ lập các thống kê tổng thể (về chi phí dự
án, về tiến độ công việc,…), cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về
dự

án

,

nhưng

đồng

thời

vẫn

cho

phép

tách

kế

hoạch

của

dự

án

thành
nhiều

phần

như

hiện

tại,

không

gây

khó

khăn

cho

những

người

lập

kế
hoạch, và vẫn cho phép lập kế hoạch bằng MS Office Project. Điều này
có nghĩa là công cụ mới phải đọc thông tin từ các bản kế hoạch được lập
và tổ chức quản lý lại một cách có

hệ thống.
b.

Không quản lý tốt các phiên bản của kế hoạch tổng thể
Khi có sự chênh lệch tương đối lớn giữa kế hoạch tổng thể và kế hoạch
chi tiết, Trưởng dự án phải điều chỉnh lại kế hoạch tổng thể. Trưởng dự
án có thể sửa ngay trên tập tin cũ, hoặc xoá toàn bộ và lập một kế hoạch

mới nếu thấy không kiểm soát được kế hoạch cũ do chênh lệch quá lớn.
KH
O
A
C
N
TT
–
Đ
H
K
H
TN
Các thông tin về phiên bản kế hoạch tổng thể cũ, do đó, không còn được
lưu giữ, hay nếu có cũng không quản lý được. Thực tế, các thông tin này
rất cần để Ban lãnh đạo có thể đánh giá quá trình làm việc của nhóm phát
triển dự án, đồng thời để rút

kinh nghiệm cho các lần lập kế hoạch của
các dự án sau.
19
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
Yêu

cầu

:

Công

cụ

mới

phải

hỗ

trợ

lưu

trữ

các

kế

hoạch

tổng

thể

theo
từng phiên bản
c.

Không lưu vết được

các thao tác cập nhật trên kế hoạch:
Phần mềm MS Office Project không hỗ trợ lưu vết thao tác, điều này dẫn
đến các sai lệch khi thống kê . Trường hợp rõ ràng nhất là khi một công
việc bị xoá khỏi kế hoạch khi đã được thực hiện một phần. Chi phí cho
phần việc này thực tế vẫn phải được tính vào tổng chi phí phát triển dự án
trong khi MS Project sẽ xoá hoàn toàn thông tin về công việc này trên tập
tin kế hoạch tương ứng.
Yêu cầu :

Công cụ được xây dựng phải hỗ trợ lưu vết mỗi khi cập nhật
tiến độ công việc và phân công (cho nhu cầu khai thác về sau) , và lưu lại
thông tin về công việc bị xóa nếu công việc đã được thực hiện một phần
(đã có chi phí thực tế)
d.

Một số thông tin cần cho việc quản lý chưa được hỗ trợ :
Phần mềm MS Project tuy cung cấp các hỗ trợ rất tốt cho việc lập kế
hoạch và ghi nhận thông tin tiến độ công việc nhưng lại thiếu hỗ trợ một
số thông tin: không phân loại công việc ; không có thông tin đầy đủ về
nhân

viên

,

đặc

biệt

là

trình

độ

của

nhân

viên,

không

ghi

nhận

được
thông tin về vai trò của nhân viên khi phân công nhân viên này vào công
việc. Các thông tin này đều cần cho việc phân loại chi phí dự án khi thực
thống kê .
KH
O
A
C
N
TT
–
Đ
H

K
H
TN
Yêu c ầ u : Quản lý bổ sung các thông tin này. Cụ thể:
Xác định loại công việc cho các công việc trong kế hoạch . Ví dụ :
công việc T

thuộc loại công việc thiết kế. Các loại công việc có thể phân
thành nhiều cấp. Ví dụ với loại công việc thiết kế, có các loại công việc
con: thiết kế dữ liệu, thiết kế giao diện,…
20
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
Xác định trình độ cho nhân viên, ví dụ: nhân viên Nguyễn Văn A
có trình độ là Lập trình viên bậc 1
Xác

định

vai

trò

của

nhân

viên

trong

mỗi

phân

công.

Một

nhân
viên

với

một

trình

độ

nhất

định

vẫn

có

thể

đảm

nhận

các

vai

trò

khác
nhau, nên thông tin về trình độ nhân viên không là ràng buộc khi phân
công. Ví dụ : Nhân viên Nguyễn Văn A có trình độ Thiết kế viên bậc 1
trong công việc T đóng vai trò Thiết kế viên, nhưng trong công việc T’ có
thể đóng vai trò Lập trình viên. Có mối quan hệ giữa loaị công việc và
vai trò : mỗi loại công việc chỉ có thể được đảm nhận bởi một hoặc một
vài vai trò nhất định.
e.

Một số thông tin liên quan vẫn phải quản lý thủ công:
Hiện nay, các văn bản liên quan đến quá trình phát triển dự án : hợp
đồng,

phụ

lục

hợp

đồng

,

biên

bản

làm

việc,

biên

bản

thanh

lý

hợp
đồng,…vẫn còn được quản lý thủ công, nên khó khăn khi cần tìm lại.
Yêu



c

ầ u

:


hỗ trợ tra cứu thông tin các văn bản phát sinh trong quá trình
làm

việc

:

hợp

đồng

,

phụ

lục

hợp

đồng

,

biên

bản

làm

việc,

biên

bản
thanh lý hợp đồng,…theo

từng giai đoạn của dự án
Chương

3

tiếp

theo

sau

sẽ

trình

bày

một

phương

án

cụ

thể

để

xây

dựng

hệ
thống mới đáp ứng các yêu cầu đã đặt ra.
KHO
A
C
N
TT
–
Đ
H
K
H
TN
21
Chương 3 : Phương án xây dựng hệ thống mới
Chương

3

:

Phương

án

xây

dựng

hệ

thống

mới
Từ việc phân tích và đánh giá các ưu, khuyết điểm của hệ thống hiện tại ở chương 2,
kết

hợp

với

một

số

yêu

cầu

và

đề

nghị

của

Đơn

vị

nơi

thực

tập

,

em

đã

xác

định
phương án xây dựng hệ thống mới như sau :
3.1 L

ượ



c





đồ







ki



ế

n

trúc







t



ổ

ng







quan

MS Office

Project
Professional
MS

Project
Web Access
Quản lý các
thông tin liên
quan
Trích lọc và
chuyển đổi
dữ liệu
CSDL
PMA
CSDL
Project
Server
Project Data
Service
(PDS)
Thống kê
MS

Office

Project PMA
Đ
H
C
N

TT
–
KHO
A
K
H
TN
Hình 3.1.

Lược đồ kiến trúc tổng quan hệ thống mới
3.2 Mô







t



ả

ki



ế

n







trúc







h



ệ

th



ố

ng







m



ớ



i

Hệ thống mới sẽ gồm 2 phần chính : hệ thống phần mềm MS Office Project hỗ
trợ cho việc lập kế hoạch, và công cụ mới PMA (Project Management Assistant)
hỗ trợ quản lý các kế hoạch từ tổng thể đế chi tiết
22

Chương 3 : Phương án xây dựng hệ thống mới
3.2.1.


L

ậ



p



k

ế





ho

ạ



ch

v

ớ

i



MS



Office



Project

-

Trưởng dự án sẽ lập kế hoạch tổng thể và chi tiết bằng MS Office Project
Professional,

sau đó

lưu

lại

các

bản

kế

hoạch

này

vào

CSDL

của

Project
Server.
-

Thông

qua

hai

dạng

client

của Project

Server

là

MS

Office

Proje
ct
Professional và Project Web Access, người dùng có thể xem và hiệu chỉnh
cho

các

kế

hoạch

đã

lập,

cũng

như

bổ

sung

thông

tin

phân

công

và

cập
nhật tiến độ công việc.
-

Phần

lập

kế

hoạch

này

chủ

yếu

dựa

vào

các

hỗ

trợ

sẵn

có

của

hệ

thống
phần

mềm

MS

Office

Project

,

không

cần

phải

xây

dựng

gì

thêm.

Tuy
nhiên, để đảm bảo cho hoạt động của công cụ mới PMA, các kế hoạch lập
ra phải tuân theo một số ràng buộc :
o

Toàn

bộ

kế

hoạch

tổng

thể

chỉ

thuộc

một

file

project

(ở

đây

xin

vẫn
tạm dùng cụm từ “file

project” để chỉ một bản kế hoạch

được lập
bằng MS Project và lưu vào Project Server, dù thật ra bản kế hoạch
sẽ không được lưu thành một file .mpp

mà được lưu trữ trong CSDL)

KHO
A
C
N
TT
–
Đ
H
K
H
TN