ỨNG DỤNG MS ACCESS TRONG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, các công nghệ khoa học, kỹ thuật ngày càng phát triển như
vũ bão, trong đó khoa học máy tính cũng phát triển mạnh mẽ và xâm nhập vào
mọi lĩnh vực khoa học, kinh tế, xã hội, quản lý, máy tính hầu như đều có
đóng góp khả năng tuyệt vời của nã tới tất cả các lĩnh vực. Từ việc xây dựng
các chương trình khoa học kỹ thuật lớn đến các công việc quản lý thường nhật,
máy tính giúp chúng ta cập nhật, tìm kiếm và lưu trữ thông tin một cách tốt nhất.
Nhưng các phần mềm hỗ trợ cho việc sử dông máy tính hầu hết của nước ngoài,
điều này gây rất nhiều trở ngại đối với những người không biết hoặc biết Ýt
tiếng Anh.Vì vậy các phần mềm sử dụng tiếng Việt sẽ giúp người sử dụng có
hiều quả hơn trong công việc. Bên cạnh các ngôn ngữ lập trình đa dạng và
phong phó, thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access có tính năng cao hơn
cả, giúp cho người dùng trong các công tác tổ chức, lập dự án, tìm kiếm, lưu trữ,
biểu diễn thông tin, tiết kiệm thời gian. Phần mềm Microsoft Access của hãng
Microsoft là phần mềm phổ biến ở nước ta hiện nay. Microsoft Access là hệ
quản trị cơ sở dữ liệu trực quan theo hướng đối tượng lấy ngôn ngữ Basic làm
gốc. Sử dụng phần mềm lập trình hướng đối tượng trên Windows sẽ giúp
chương trình dễ sử dụng và tiện lợi cho người sử dụng vì nó cung cấp khả năng
tạo đối tượng và các líp bằng cách sử dụng giao diện thay ngôn ngữ, Microsoft
Access có giao diện đẹp, các thao tác đơn giản không bị phụ thuộc vào chương
trình như các chương trình lập trình trên môi trường DOS. Khả năng kết nối và
các công cụ truy vấn giúp cho ta tổ chức tìm kiếm thông tin một cách nhanh
chóng khi cơ sở dữ liệu đã được tạo các quan hệ ràng buộc.
Để hiểu thêm về những tính năng của Microsoft Access



NỘI DUNG
1. B ả ng
Gồm có 3 bảng trong đó có các bảng chính sau:
- Bảng đơn (Donvi) vị khai báo danh sách các đơn vị: STT, Tendonvi,

Sotaikhoan.
- Bảng Phiếu thu (Phieuthu): Sophieu, Hotennguoinop, Diachi, Sotaikhoản,
Lydonop, Sotienthu, Ngaythu, Nguoithu, Ketoantruong
- Bảng Phiếu chi (Phieuchi): Sophieu, Ngaychi, Hotennguoinhan,
Sotaikhoan, Diachi, Lydochi, Sotienchi, Nguoichi, Ketoantruong
2. Form
+ Trong menu Nhap so lieu
- mainform: Form này để người sử dụng bắt đầu vào chương trình
chính.Giao diện Form như là một logo. Khi vào chương trình Form có chức
năng như là nền cho chương trình.
- Form nhapdsdonvi : Form để nhập danh sách các đơn vị
- Form Phiếu chi: tại đây người sử dụng có thể nhập các thôg tin về
phiếu chi
- Form Phiếu thu: cho phép nhập thông tin về phiếu thu
+ Các Form tính toán:
- Form báo cáo quý 1:
- Form báo cáo quý 2:
- Form báo cáo quý 3:
- Form báo cáo quý 4:
Cho phép người quản lý có thể xem báo cáo của các quý trong năm
- Form Báo cáo tổng hợp tháng:
Liệt kê báo cáo của các tháng ứng với các năm
- Form báo cáo tháng:
Cho phép người quản lý có thể xem báo cáo của tháng bất kỳ trong năm bất
kỳ
- Form Báo cáo tổng hợp năm:
Cho phép người quản lý có thể xem báo cáo theo kiểu liệt kê theo từng năm
- Form Báo cáo năm:
Cho người quản lý xem báo cáo các năm
- Form Xem báo cáo tổng hợp quý 1234:

Thiết kế gồm một form chính có 4 form con bên trong cho phép xem báo
cáo quý 1, 2, 3, 4 từng năm
- Form Xem phiếu chi từng quý
Gồm 1 form chính và 4 form con cho phép xem phiếu chi của từng quý
trong năm
- Form Xem phiếu thu từng quý
Gồm 1 form chính và 4 form con cho phép xem phiếu thu của từng quý
trong năm
3. Queries
Gồm 26 queries
- Chi quý 1
- Chi quý 2
- Chi quý 3
- Chi quý 4
Lấy ra danh sách phiếu chi quý 1, 2, 3, 4 trong các năm nhập vào
- Thu quý 1
- Thu quý 2
- Thu quý 3
- Thu quý 4
Lấy ra danh sách phiếu thu quý 1, 2, 3, 4 trong các năm nhập vào
- Chi theo tháng
-Thu theo tháng
Liệt kê ra danh sách phiếu thu, phiếu chi các tháng trong các năm
- Thu theo năm
- Chi theo năm
Liệt kê ra danh sách phiếu thu, phiếu chi trong các năm
- Báo cáo tổng hợp quý 1
- Báo cáo tổng hợp quý 2
- Báo cáo tổng hợp quý 3
- Báo cáo tổng hợp quý 4

Tính tổng thu, tổng chi, số dư quý 1, 2, 3, 4 trong năm
- Báo cáo quý 1
- Báo cáo quý 2
- Báo cáo quý 3
- Báo cáo quý 4
Tính tổng thu, tổng chi, số dư quý 1, 2, 3, 4 trong năm bất kỳ
- Báo cáo tổng hợp tháng
Tính tổng thu, tổng chi, số dư các tháng ứng với các năm
- Báo cáo tháng
Tính tổng thu, tổng chi, số dư mét tháng bất kỳ ứng với năm bất kỳ
- Báo cáo tổng hợp năm
Tính tổng thu, tổng chi, số dư các năm
- Báo cáo năm
Tính tổng thu, tổng chi, số dư năm bất kỳ
- Phiếu chi
- Phiếu thu
Cho phép xem phiếu thu, phiếu chi theo số phiếu
4. Reports
- Báo cáo quý 1
- Báo cáo quý 2
- Báo cáo quý 3
- Báo cáo quý 4
In báo cáo quý 1, 2, 3, 4 trong năm bất kỳ
- Báo cáo tháng
In báo cáo tháng tháng bất kỳ với năm bất kỳ
- Báo cáo năm
In báo cáo tổng hợp năm bất kỳ
- Phiếu chi
- Phiếu thu
In phiếu thu, phiếu chi

5. Macros
- Autoexec
Tác dông khi mở csdl thì form chính (mainforrm)hiện ngay trong khi bật
- Mainmenu
Tác dụng mở form chính
- Menungang
Dùng để tạo các menu dải theo chiều ngang
- Nsl
Menu dọc dùng để nhập số liệu
- Tktt
Menu dọc dùng tim kiếm, thay thế
- Xbc
Menu dọc dùng để xem báo cáo
- Ikq
Menu dọc dùng để in ra kết quả
- T
Menu dọc dùng để thoát khỏi chương trình
I. Phần thiết kế
A. Tạo bảng ?
Trước hết mở CSDL chọn Table\New, chọn các kiểu thiết kế bảng và chọn
bảng cần thiết kế như sau
sau đó nhấn OK bảng thiết kế xuất hiện
cột thứ nhất cho ta nhập các trường tương ứng, cột thứ hai cho ta chọn các
kiểu trường , sau dã di chuyển chuột xuống phía dưới ta có các kiểu giá trị gán
cho trường cần nhập
Ví dô : Các bảng được tạo trong đồ án này
Bảng đơn vị
1. Bảng phiếu chi
2. Bảng phiếu thu
B. Tạo Form

Trước tiên mở CSDL chọn Form\New sau đó chọn kiểu thiết kế và Form
cần tạo
sau đó nhấn OK . Thường ta thiết kế Form theo kiểu tạo sẵn. Các Form
được thiết kế trong đồ án này
1. Form Phiếu thu
Dùng chức năng Design View thiết kế form này
Thiết kế sử dụng 2 Combobox dùng cho 2 trường Số tài khoản, Địa chỉ cho
phép nhập thông tin dễ dàng từ bảng đơn vị
2. Form Phiếu chi
Dùng chức năng Design View thiết kế form này
Thiết kế sử dụng 2 Combobox dùng cho 2 trường Số tài khoản, Địa chỉ cho
phép nhập thông tin dễ dàng từ bảng đơn vị
3. Form Báo cáo quý 1
4.Form Báo cáo quý 2
5. Form Báo cáo quý 3
6. Form Báo cáo quý 4
7. Form báo cáo tổng hợp tháng
8. Form báo cáo tháng
9. Form báo cáo tổng hợp năm
10. Form Báo cáo năm
Các form từ mục 3 đến mục 10 dùng công cụ AutoForm: Tabular để thiết
kế
9. Form Nhập danh sách đơn vị
Dùng chức năng Design View thiết kế form này
10. Form báo cáo tổng hợp quý 1, 2, 3, 4
11. Fomr Xem phiếu chi từng quý
12. Form Xem phiếu thu từng quý
Form trong mục 10, 11, 12 dùng chức năng Design View để thiết kế trong
đó sử dụng công cụ Tab Control để tạo các form con trên một Form chính giúp
người sử dụng giảm bớt được thao tác khi xem

13. MainForm
Trong khi thiết kế Form cần chú ý để có được một Form đẹp và khi sử
dụng thao tác trên Form được tiện lợi cần phải biết kết hợp các nót công cụ hỗ
trợ Form.
C. Tạo các nót hỗ trợ
Mở CSDL\mở Form cần tạo. Vào View\Toolbox và chọn các nót hỗ trợ
trên thanh Toolbox gán với các trường dữ liệu có trong bảng kéo vào trong bảng
sau đó gán các thuộc tính cho nót
D. Tạo truy vấn
Mở CSDL chọn Queries\New chọn kiểu thiết kế rồi nhấn OK
Cửa sổ thiết kế Queries xuất hiện. Cửa sổ này cho phép ta tạo truy vấn tới
từng trường trong nhiều bảng bằng cách kích đúp chuột vào hộp ShowTable rồi
kéo rê các trường trong bảng xuống cửa sổ thiết kế
Các truy vấn thiết kế trong đồ án này
1. Truy vấn chi quý 1
Trong mục Field dùng dòng lệnh: QUY: DatePart("q",[Ngaychi])
Mục Criteria: lấy giá trị 1
Tác dụng lấy ra tháng trong trường ngày chi, thoả mãn gía trị trong mục
Criteria là 1
2. Truy vấn chi quý 2
Tương tù nh truy vấn chi quý
3. Truy vấn chi quý 3
Tương tù nh truy vấn chi quý 1
4. Truy vấn chi quý 4
Tương tù nh truy vấn chi quý 1
5. Truy vấn thu quý 1
6. Truy vấn thu quý 2
7. Truy vấn thu quý 3
9. Truy vấn thu quý 4
Truy vấn này sử dụng lệnh:

Thang: Month([Ngaychi])
Nam: Year([Ngaychi])
Cho phép lấy ra tháng và năm trong trường ngày chi
9. Truy vấn chi theo tháng
Truy vấn này sử dụng lệnh:
Thang: Month([Ngaychi])
Nam: Year([Ngaychi])
Cho phép lấy ra tháng và năm trong trường ngày chi
10. Truy vấn thu theo tháng
Truy vấn này sử dụng lệnh:
Thang: Month([Ngaychi])
Nam: Year([Ngaychi])
Cho phép lấy ra tháng và năm trong trường ngày chi
11. Truy vấn thu theo năm
Truy vấn này sử dụng lệnh:
Thang: Month([Ngaychi])
Nam: Year([Ngaychi])
Cho phép lấy ra tháng và năm trong trường ngày chi
12. Truy vấn báo cáo tổng hợp quý 1
Truy vấn này lấy tổng thu từ bảng Số tiền thu , Tổng chi từ bảng Số tiền chi
sau đó tính ra Số dư = Tổng thu - Tổng chi
Quan hên hai bảng nh trên cho phép tính Số dư trên những bản ghi có cùng
quý cùng năm
13. Truy vấn báo cáo tổng hợp quý 2
Tương tù nh Truy vấn báo cáo tổng hợp quý 1
14. Truy vấn báo cáo tổng hợp quý 3
Tương tù nh Truy vấn báo cáo tổng hợp quý 1