Cách xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn giá trị gia tăng

Cách xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn giá trị gia tăng.
Viết sai tên công ty, mã số thuế, tên hàng hóa, địa chỉ, tiền hàng, thuế suất trên hóa đơn
giá trị gia tăng là chuyện không thể tránh khỏi đối với kế toán mới vào nghề. Trong bài viết
này sẽ hướng dẫn cách bạn xử lý các trường hợp sai sót đó theo điều 18 của Thông tư
64/2013/TT-BTC - Hướng dẫn về hóa đơn mới nhất hiện nay.
1. Viết sai hóa đơn nhưng kế toán chưa xé ra khỏi cuống.
- Cách xử lý: Trường hợp này khá đơn giản, kế toán chỉ cần gạch chéo các liên và lưu giữ số
hóa đơn đã viết sai này tại cuống của quyển hóa đơn.
- Rút kinh nghiệm: tham khảo thật kỹ các thông tin trên hợp đồng hay đơn đặt hàng ( nếu
có) cần viết trên hóa đơn để viết đúng.
2. Viết sai hóa đơn và kế toán đã xé khỏi cuống hóa đơn:
a, Hóa đơn viết sai đó chưa kê khai thuế:
- Cách xử lý: Nếu kế toàn đã viết sai thông tin trên hóa đơn đã lập sau đó đã xé khỏi cuống
Nhưng hai bên chưa tiến hàng kê khai thuế thì việc kế toán cần làm là Lập biên bản thu hồi các
liên của số hóa đơn đã lập theo mẫu sau: Mẫu biên bản thu hồi đã lập sai. ( chú ý: không sử
dụng biên bản hủy hóa đơn như trước nữa nhé). Sau khi đã thu hồi được hóa đơn viết sai, kế toán
gạch chéo các liên, và lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình với Thuế khi có yêu cầu. Sau đó
xuất lại hóa đơn mới theo đúng quy định.
- Kê khai thuế: Dùng hóa đơn mới viết đúng để kê khai thuế. Ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là
ngày hiện tại ( ngày làm biên bản thu hồi) vì vậy bên bán kê khai vào bảng kê bán ra, bên mua kê
vào bảng kê mua vào. Hóa đơn đã bị thu hồi không kê khai.
- Rút kinh nghiệm: Trước khi xé hóa đơn ra khỏi cuống kế toán cần kiểm tra thật kỹ các thông tin
trên hóa đơn, và yêu cầu người mua kiểm tra lại 1 lần nữa, sau đó mới ký, đóng dấu và xé ra khỏi
cuống. ( Chậm - chắc).
b, Hóa đơn viết sai đã kê khai thuế:
Hóa đơn viết sai là hóa đơn không hợp lệ, không có giá trị để khấu trừ thuế hay lấy làm chi phí
đối với người mua, còn với người bán thì dù bạn có viết sai thì bạn vẫn phải kê khai nộp thuế
như bình thường, và bạn sẽ bị xử phạt vi phạm về sử dụng hóa đơn theo nghị định 109/2013/NĐ-
CP. Xem chi tiết tại đây: Xử phạt vi phạm hóa đơn đã lập
- Cách xử lý: Khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả
thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điều chỉnh sai sót. Hoá đơn

ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền
thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…
- Kê khai thuế: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh
doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Minh Nguyễn - 0918001280

Theo thông tư 64 thì xuất hóa đơn điều chỉnh, nhưng việc xuất hóa đơn điều chỉnh thực hiện ở
dạng " Tăng" hoặc " giảm" số lượng hàng hóa, đơn giá, thành tiền, hay thuế xuất thì thực hiện dễ
dàng. Nhưng đối với việc điều chỉnh sai sót ở dạng ghi sai tên công ty, sai địa chỉ, sai tên hàng (
tức là sai sót không ảnh hưởng đến số thuế phải nộp hay được khấu trừ) thì việc lập hóa đơn điều
chỉnh vẫn còn nhiều vướng mắc và chưa được Cơ quan Thuế hướng dẫn cụ thể. Và thực tế các
công văn của các cục thuế vẫn hướng dẫn trong trường hợp viết sai tên hàng hóa ( Công văn Số:
1914 /CT-TTHT An Giang, ngày 07 tháng 11 năm 2013 V/v hóa đơn ghi sai tên hàng hóa Của
CỤC THUẾ AN GIANG hay công văn 7275/CT-TTHT ngày 24/09/2013 của Cục thuế Thành
phố Hồ chí Minh vẫn hướng dẫn là thu hồi hóa đơn , sau đó xuất hóa đơn mới
Trích công văn 7275/CT-TTHT ngày 24/09/2013 của Cục thuế Thành phố Hồ chí Minh:
" Trường hợp Chi nhánh đã lập hóa đơn và giao cho khách hàng ghi sai chỉ tiêu tên đơn vị, địa
chỉ, mã số thuế thì hai bên mua bán lập biên bản thu hồi hóa đơn sai và lập lại hóa đơn mới,
trên hóa đơn mới (ghi ngày, tháng lập lại hóa đơn) phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu theo quy định và
ghi rõ thay thế hóa đơn ký hiệu, số ngày tháng năm. Tại kỳ kê khai lập lại hóa đơn mới
trên Bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ bán ra mẫu số 01-1/GTGT Chi nhánh ghi âm hóa đơn
cũ, ghi dương hóa đơn mới doanh thu chưa thuế và tiền thuế GTGT.”
Vì vậy:
- Khi gặp phải các trường hợp sai sót không làm ảnh hưởng đến số thuế phải nộp như sai tên
công ty, sai tên hàng, sai địa chỉ thì kế toán làm biên bản thu hồi và xuất lại hóa đơn mới.
- Khi kê khai thuế chúng ta kê khai cả hóa đơn sai và hóa đơn đúng đã lập lại vào kỳ lập
hóa đơn lập lại, nhớ kê khai âm hóa đơn hóa đơn sai bằng các cho số liệu đó vào trong
ngoặc ( ).
- Rút kinh nghiệm: Trước khi nhận hóa đơn, kê khai thuế hãy kiểm tra thật kỹ tính hợp lý - hợp lệ
của hóa đơn.

Minh Nguyễn - 0918001280