Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty May Thăng Long

Lời nói đầu
Nền kinh tế nớc ta đang có nhiều chuyển biến mạnh mẽ trên con đờng tăng trởng
và phát triển theo định hớng XHCN. Trong quá trình đó nhu cầu mọi mặt của ngời
tiêu dùng cũng không ngừng tăng lên. Để đáp ứng đợc các nhu cầu ấy các doanh
nghiệp cũng phải liên tục mở rộng sản xuất tăng khối lợng sản phẩm với chất lợng
cao đợc thị trờng chấp nhận. Với sự đổi mới của nền kinh tế thị trờng, các doanh
nghiệp hoạt động trong môi trờng cạnh tranh gay gắt và một yêu cầu cho sự tồn tại
của các doanh nghiệp sản xuất hiện nay là hoạt động có doanh thu làm sao để bù
đắp những chi phí bỏ ra và đảm bảo kinh doanh có lãi. Do đó các doanh nghiệp
không ngừng phấn đấu tiết kiệm chi phí hạ thấp giá thành sản phẩm.
Nguyên vật liệu là yếu tố không thể thiếu đợc trong quá trình sản xuất giá
trị nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng sản phẩm kinh doanh và
giá thành sản phẩm. Do đó để tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao hiệu quả sử
dụng vốn thì trớc hết phải quản lý và tổ chức hạch toán nguyên vật liệu một cách
chặt chẽ hợp lý trong tất cả các giai đoạn từ cung ứng, dự trữ và sử dụng nguyên
vật liệu.
Nhận thức đợc ý nghĩa của nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh
doanh cũng nh vai trò quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng và
toàn bộ công tác kế toán nói chung, trong thời gian thực tập tại Công ty may
Thăng Long tôi đã mạnh dạn tìm hiểu đề tài: "Tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở
Công ty May Thăng Long".
Kết cấu chuyên đề gồm 3 chơng:
Chơng I: Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh
nghiệp sản xuất.
Chơng II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty may Thăng
Long.
Chơng III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở
Công ty may Thăng Long.
Mặc dù đã hết sức cố gắng nhng do hạn chế về mặt thời gian, khả năng và sự tiếp
cận thực tế nên đề tài nghiên cứu này không tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất
mong đợc sự chỉ bảo góp ý của các thầy cô giáo, cán bộ lãnh đạo, kế toán nghiệp

vụ ở Công ty may Thăng Long để chuyên đề đợc hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
19
Chơng II
thực trạng hạch toán kế toán NVL tại Công ty
may Thăng Long
1. Đặc điểm chung về công ty may Thăng Long
1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Tên gọi : Công ty may Thăng Long
Tên giao dịh quốc tế : ThangLong Garnent Company
Tên viết tắt : Thaloga
Trụ sở của công ty : 250 Minh Khai Hai Bà Trng Hà Nội
Là một Doanh nghiệp Nhà nớc, công ty may Thăng Long thuộc bộ công
nghiệp nhẹ đợc thành lập đầu tiên vào ngày 8/5/1958 theo quyết định của Bộ trởng
với tên gọi công ty may xuất khẩu Thuộc Tổng công ty xuất nhập khẩu tạp
phẩm, đây là công ty may mặc xuất khẩu đầu tiên của miền Bắc - đặt trụ sở tại 15
Cao Bá Quát, đội ngũ cán bộ công nhân viên lúc đó chỉ có 550 ngời, bạn hàng ban
đầu chỉ có Lên Xô
Đợc chi bộ trực tiếp lãnh đạo cùng với sự ra đời của tổ chức Công đoàn và
Chi đoàn thanh niên đêns 15/12/1958 Công ty đã hoàn thành xuất xắc kế hoạch
đầu tiên của mình với tổng sản lợng là 391.129 sản phẩm, đạt 112,8% so với kế
hoạch, giá trị tổng sản lợng tăng 840.880 so với kế hoạch.
Giai đoạn 1961 1965 Công ty đã có một số chuyển biến lớn : chuyển tất
cả các tổ hợp phân tán về cùng một địa điểm, trang bị thêm một số máy đạp chân
và một số công cụ khác.... ( Năm 1961 công ty chính thức chuyển về Minh Khai).
Thị trờng xuất khẩu của công ty trong những năm 60 đã đợc mở rộng đến các n-
ớc : CHLB Đức, Mông Cổ, Tiệp Khắc...
Trong những năm kháng chiến chông Mỹ, Công ty gặp rất nhiều khó khăn,
nhng ban lãnh đạo đã từng bớc tháo gỡ, cố gắng hoàn thành kế hoạch đặt ra. Công
ty đã bốn lần chuyển cơ quan chủ quan, bốn lần thay đổi địa điểm, năm lần thay

đổi chủ trì.
20
Năm 1980, cơ quan chủ quan đổi tên công ty thành liên hiệp các xí nghiệp
may Thăng Long. Năm 1986, xí nghiệp đợc bộ công nghiệp nhẹ xét nâng lên hạng
I.
Từ năm 1980 đến năm 1986 là thời kỳ xí ngiệp giành đợc nhiều thắng lợi.
Mỗi năm xuất khẩu 5 triệu áo sơ mi và đợc Nhà nớc tặng thởng 2 huân chơng lao
động hạng ba, một huân chơng lao động hạng nhất cùng nhiều bằng khen, giấy
khen khác, mặc dù đây là nnhững năm đầu tiên chấm rứt thời kỳ bao cấp, chuyển
sang kinh tế thị trờng, bên cạnh đó, tình hình thế giới có nhiều biến động ảnh hởng
lớn đến thị trờng truyền thống của công ty.
Ngày 8/2/1991, Xí nghiệp là đơn vị đầu tiên trong nghành may đợc Nhà nớc
cấp giấy phép xuất khẩu trực tiếp, tạo thế chủ động, giảm phiền hà, tiết kiệm chi
phí.
Sau đó, ngày 4/3/1992, Bộ công nghiệp nhẹ đã ký Quyết định chuyển xí
nghiệp may Thăng Long thành công ty may Thăng Long Công ty đầu tiên
trong nghành may, có nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chính là sản xuất, gia công
hàng may mặc xuất khẩu, hàng nội địa, gia công hàng thêu, mài cho các nhu cầu
tập thể, cá nhân, tổ chc kinh doanh vật t nghành may. Hàng năm, công ty sản xuất
từ 8 đến 9 triệu sản phẩm, trong đó hàng xuất khẩu chiếm 95% và sản phẩm gia
công chiếm 80% đến 90%.
Cho đến nay, sau hơn 40 năm phát triển mặc dù gặp không ít khó khăn nh-
ng công ty luôn cố gắng củng cố trang thiết bị kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất, nâng
cao năng xuất lao động, hạ giá thành sản phẩm. Nhờ không ngừng cải tiến chất l-
ợng, mẫu mã, sản phẩm của công ty chỉ đợc xuất sang Liên Xô mà đã đợc mở
rộng thị trờng sang cả các nớc Đông Âu, có thị trờng ổn định, rộng lớn.
Công ty đã tạo đợc hàng trăm mẫu mã đẹp, mới lạ đợc xuất khẩu và bán trong thị
trờng nội địa, ngoài ra công ty còn nhận gia công, thêu, mài... 80% sản phẩm ủa
công ty dành cho xuất khẩu, sản phẩm của công ty đã có mặt trên 30 quốc gia trên
thế giới. Trong quá trình sản xuất, tiêu thụ đản bảo có lãi và thực hiện đầy đủ

nghĩa vụ với Nhà nớc. Điều đó đã khẳng định đợc tên tuổi và chỗ đứng của công
ty trên thị trờng.
21
Hiện nay, công ty đang mạnh dạn vay vốn từ nhiều nguồn khác nhau để
mua sắm trang bị thêm nhằm nâng cao hieẹu quả sản xuất kinh doanh, cải thiện
thêm dời sống cán bộ công nhân viên..
1.2. Đặc điểm hoạt đọng kinh doanh
a Ngành nghề, sản phẩm kinh doanh.
Công ty may Thăng Long là một doanh nghiệp lớn chuyên sản xuất gia
công hàng may mặc chủ yếu theo đơn đặt hàng với nhiệm vụ vừa nghiên cứu vừa
thiết kế mẫu và sản xuất.
Với ngành nghề kinh doanh nh vậy sản phẩm của công ty chủ yếu là : Quần
áo bò, quần áo sơ mi bò mài, áo sơ mi cao cấp, áo jacket, áo khoác các loại, quần
áo trẻ em các loại...
b. Thị trờng kinh doanh của công ty
May mặc là nhu cầu của con ngời, bởi vậy mà thị trờng tiêu thụ của công ty
rất rộng, song có thể chia thành 2 khu vực chủ yếu:
- Thị trờng xuất khẩu:
Sản phẩm xuất khẩu của công ty chiếm tỷ trọng lớn, khoảng 80% tổng giá
trị sản xuất và có trên 30 nớc trên thế giới.
- thị trờng nội địa
Những sản phẩm tiêu thụ nội địa chủ yếu là quần áo âu, áo sơ mi cao cấp,
quần áo bò, quần áo trẻ em..., với kiểu dáng và số đo phù hợp nên nhng đợc nhiều
ngời tiêu dùng a thích và bình chọn là hàng Việt Nam chất lợng cao. Công ty cũng
chú trọng đặt đại lý ở các nơi trên toàn quốc nhng chủ yếu là khu vực thành thị vì
đa soó sản phẩm của Công ty là hàng chất lợng trung và cao cấp. Đến nay Công ty
đã có trên 80 đại lý trên toàn quốc.
1.3. Tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh của Công ty
1.3.1. Tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty
1.3.1.1. Tổ chức sản xuất kinh doanh

Công ty may Thăng Long có hình thức hoạt động là sản xuất - kinh doanh -
xuất nhập khẩu với các loại sản phẩm chủ yếu nh đã trình bày ở trên. Đặc điểm
chủ yếu là sản xuất và gia công hàng may mặc nên quá trình sản xuất ở Công ty
thờng mang tính hàng loạt, số lợng sản phẩm tơng đối lớn, chu kỳ sản xuất ngắn
22
xen kẽ, sản phẩm phải qua nhiều giai đoạn công nghệ với quy trình khép kín từ A
đến Z (bao gồm cắt, may, là, đóng gói, đóng hòm, nhập kho) với các loại máy móc
chuyên dùng và nguyên liệu chính là vải.
Công ty có 9 Xí nghiệp chính phù hợp với quy trình công nghệ sản xuất sản
phẩm và 1 xởng may Hoà Lạc. Ngoài Xí nghiệp chính Công ty còn tổ chức các bộ
phận: Xí nghiệp phụ trợ và cửa hàng thời trang.
Việc bố trí sản xuất đối với các Xí nghiệp đợc thực hiện nh sau:
- Năm Xí nghiệp (XN) đóng tại Hà Nội
XN1: chuyên sản xuất sơ mi (chủ yếu là sơ mi nam)
XN2: chuyên áo jacket
XN3: chuyên quần jean
XN 4 & 5: chuyên hàng dệt kim.
- Xí nghiệp Nam Hải - Nam Định: Chuyên quần Guldenfirts + Itochu
- Xí nghiệp Hà Nam: chuyên quần kaki.
- Xí nghiệp may Hải Phòng: Chuyên quần áo và sơ mi (liên doanh)
- Xởng may Hoà Lạc: chuyên hàng dệt kim
- Xí nghiệp liên doanh (Bái Tử Long - Quảng Ninh): Chuyên áo sơ mi.
Các Xí nghiệp có cùng mô hình sản xuất với dây chuyền công nghệ khép
kín và chia thành các bộ phận khác nhau: văn phòng Xí nghiệp, tổ cắt, tổ may, tổ
hoàn thành, tổ bảo quản.
Ngoài ra, tham gia vào quá trình sản xuất còn có:
- Một Xí nghiệp phụ trợ:
Gồm một phân xởng thêu và một phân xởng mài có nhiệm vụ thêu, mài,
tẩy, ép đối với các sản phẩm cần gia cố và trung đại tu máy móc thiết bị.
- Một phân xởng thời trang:

Chuyên nghiên cứu mẫu mốt và sản xuất những đơn đặt hàng nhỏ dới một
nghìn sản phẩm.
Có thể khái quát hoá mô hình tổ chức sản xuất của Công ty qua sơ đồ sau:
23
Công ty
XN
I
XN
II
XN
III
XN
IV
XN
V
XN
1
XN
2
XN
2
XN
4
XN
5
XN
6
XN
7
PX

thêu
PX
mài
Văn phòng Công ty
Tổ cắt
Tổ may
Tổ hoàn thiện
Tổ bảo quản
Chú thích:
1. Xí nghiệp liên doanh
2. Xí nghiệp may Hải Nam
3. Xí nghiệp may Hà Nội
4. Xí nghiệp may Hải Phòng
5. Xí nghiệp phụ trợ
6. Cửa hàng thời trang
7. Xưởng may Hoà Lạc
Sơ đồ 10
Mô hình tổ chức sản xuất của Công ty
24
1.3.1.2. Về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm
May Thăng Long là công nghiệp chế biến, đối tợng là vải. Vải đợc nhận về
từ kho nguyên vật liệu theo từng chủng loại mà phòng kỹ thuật đã yêu cầu theo
từng mã hàng, kỹ thuật sản xuất, các cỡ vải của các chủng loại mặt hàng có mức
độ phức tạp khác nhau, phụ thuộc vào số lợng chi tiết của loại hàng đó. Vải đợc đa
vào nhà cắt, tại nhà cắt, vải đợc trải, đặt mẫu, đánh số và cắt thành bán sản phẩm,
sau đó thì nhập kho nhà cắt và chuyển cho các bộ phận may trong Xí nghiệp.
Quy trình công nghệ của Công ty là quy trình sản xuất phức tạp kiểu liên
tục có thể đợc mô tả nh sau:
Sơ đồ 11
Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm

25
Nguyên
vật liệu
(vải)
Cắt
Trải vải
Đặt
mẫu
Cắt phá
Cắt gọt
Đánh số
May
May
thân
May tay
....
ghép
thành
thành
phẩm
Thêu
Là
Tẩy
Vật liệu
phụ
Đóng gói
kiểm tra
Bao bì,
đóng kiện
Nhập kho

1.3.2. Tổ chức quản lý ở Công ty
Công ty may Thăng Long là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, trực
thuộc tổng Công ty may Việt Nam, tổ chức quản lý " trực tuyến chức năng" theo
hai cấp: cấp Công ty và cấp Xí nghiệp.
- Cấp Xí nghiệp: ở các Xí nghiệp thành viên có các giám đốc Xí nghiệp,
trực tiếp chỉ đạo sản xuất ở Xí nghiệp mình.
Ngoài ra, để giúp việc cho ban giám đốc Xí nghiệp còn có các tổ trởng sản
xuất, nhân viên tiền lơng, thống kê, cấp phát nguyên vật liệu.
Dới các trung tâm và cửa hàng thời trang có cửa hàng trởng và các nhân
viên cửa hàng.
Xí nghiệp không có bộ máy kế toán mà chỉ có nhiệm vụ tập hợp chi phí để
chuyển cho kế toán Công ty hạch toán.
- Cấp Công ty:
+ Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều đợc chỉ đạo bởi ban giám đốc.
Ban giám đốc gồm có:
Tổng giám đốc: là ngời đại diện cho nhà nớc và cho cán bộ công nhân viên
quản lý Công ty. Tổng giám đốc có quyết định cao nhất với mọi hoạt động sản
xuất kinh doanh của Công ty theo đúng quy định của luật doanh nghiệp Nhà nớc.
Phó tổng giám đốc: do cấp trên bổ nhiệm theo đề nghị của Tổng giám đốc
và Đảng uỷ Công ty. Phó tổng giám đốc có nhiệm vụ giúp Tổng giám đốc thực
hiện chức năng tham mu, đề xuất các mục tiêu đề ra, quản lý từng phòng ban trực
thuộc bộ phận, nhiệm vụ điều hành của mình.
+ Các phòng ban chức năng
* Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ nghiên cứu, hớng dẫn quy trình công nghệ
kỹ thuật may của Xí nghiệp may, quản lý ban hành các quy trình hoàn chỉnh.
* Phòng KCS: Tổ chức, quản lý và duy trì hệ thống quản lý chất lợng sản
phẩm của Công ty, kiểm tra công đoạn của Xí nghiệp.
* Phòng thiết kế và phát triển: Là đầu mối của Công ty trong việc giao dịch
và làm việc với KH về công tác kỹ thuật. Thiết kế ban đầu, sơ đồ sản xuất, may
mẫu, ban hành các tiêu chuẩn kỹ thuật (tiêu chuẩn may, là, gấp....)

26
* Phòng kế hoạch đầu t: Nhiệm vụ là xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch sản
xuất kinh doanh trong quý, năm của Công ty, các chỉ tiêu khoán doanh thu và chi
phí của các đơn vị Xí nghiệp, tổ chức, đôn đốc các đơn vị thực hiện chỉ tiêu đã
giao đảm bảo số lợng hàng hoá, chất lợng sản phẩm, tiến độ gia hàng.
* Phòng thị trờng: Xây dựng phơng án giá, là đầu mối giao dịch cân đối
nguồn hàng trong và ngoài nớc, quản lý công tác xuất - nhập hàng hoá.
* Phòng kho: Hệ thống kho tàng xuất vật t, nguyên vật liệu cho sản xuất. Tổ
chức bảo quản vật t, hàng hoá, nguyên vật liệu....
* Phòng CBSX: Tiếp nhận, vận chuyển NPL nhập kho, kiểm tra chất lợng
NPL, cấp phát cho các Xí nghiệp sản xuất....
* Cửa hàng thời trang: Quản lý, tổ chức tiêu thụ sản phẩm tồn, sản phẩm
sản xuất nội địa, có trách nhiệm bán đúng giá Công ty.
* XN dịch vụ đời sống: Quản lý đảm bảo công tác vệ sinh công nghiệp may
trong, ngoài Công ty, bảo dỡng các thiết bị nhà vệ sinh, sinh hoạt của cán bộ công
nhân viên.
* Văn phòng: Quản lý, xây dựng mô hình tổ chức quản lý của Công ty giải
quyết các chế độ chính sách về ngời lao động, công tác đối ngoại, lễ tân, khánh
tiết, hội họp, hội nghị của Công ty.
* Phòng kinh doanh nội địa: Tiêu thụ hàng hoá, viết hợp đồng bán hàng,
giao hàng cho các đại lý, cửa hàng. Tổng hợp, theo dõi, báo cáo tình hình kết quả
kinh doanh, tiêu thụ hàng hoá trong nớc 6 tháng /lần.
* Phòng nhân sự: Quản lý số lợng, điều chỉnh, phân phối cán bộ công nhân
viên cho Công ty và Xí nghiệp.
* Phòng kế toán tài vụ: Tổ chức quản lý công tác kế toán theo đúng chế độ
chính sách của Nhà nớc, đảm bảo nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh, yêu cầu
phát triển Công ty, quy định mọi vấn đề liên quan đến vấn đề tài chính của Công
ty, thu nhập của ngời lao động, cộng VKT.
* Trung tâm thơng mại và giới thiệu sản phẩm, các chi nhánh: Quản lý tổ
chức tiêu thụ, giới thiệu sản phẩm tồn và sản phẩm sản xuất nội địa, sản phẩm hết

kế hoạch của Công ty, cung cấp các thông tin, nhu cầu thị hiếu, mẫu mã, giá cả thị
trờng trong nớc và bạn hàng ngoài nớc.
27
Kết quả hoạt động một số năm của Công ty.
Đợc thể hiện qua các chỉ tiêu trong bảng sau:
Biểu 1
Kết quả hoạt động một số năm gần đây của Công ty may Thăng Long

STT Chỉ tiêu 2000 2001 2002 Mục tiêu 2003 Đơn vị tính
1 Vốn cố đinh 12.393 20.200 42.000 77.000 Tr.đ
2 Vốn lu động 40.871 38.791 45.912 Tr.đ
3 Kim ngạch xuất khẩu 29.700 39.572 43.632 67.500 1000USD
4 Giá trị tổng sản lợng 46.402 55.683 71.000 Trđ
5 Doanh thu (không có VAT) 94.784 128.226 158.190 203.000 Trđ
6 Tổng lợi nhuận trớc thuế 1.605 1.846 2.142 Trđ
7 Thuế nộp Ngân sách 3.285 3.474 3.118 Trđ
8 Lu lợng lao động 2.305 2.300 2.517 Ngời
9 Thu nhập bình quân 835 1.000 1.150 1.200 1000đ

Qua đó ta thấy:
- Doanh thu của Công ty năm 2001 đã tăng 35% so với năm 2000, đến năm
2002 mức tăng là 23%. Nh vậy, doanh thu của Công ty hàng năm đã tăng lên đáng
kể.
- Kim ngạch xuất khẩu năm 2001 tăng 35% so với năm 2000, năm 2002
tăng 10% so với năm 2002, chứng tỏ thị trờng xuất khẩu của Công ty ngày càng
lớn, nhất là năm 2001 đã có sự mở rộng ở thị trờng này rất nhiều.
- Công ty đã đầu t chú trọng hơn đến công nghệ, bởi vốn cố định ngày càng
lớn, khiến cho năng suất lao động, thu nhập ngời lao động tăng đã thu hút thêm
nhiều lao động và lợi nhuận trớc thuế năm 2002 đã tăng 16% so với năm 2001.
1.4. Tổ chức công tác kế toán

1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán nh đã nói ở trên là một trong số những phòng ban chức năng
của Công ty may Thăng Long, với 11 lao động kế toán, trong đó bao gồm: một kế
toán trởng, một phó phòng kế toán, một kế toán tổng hợp và 7 kế toán phần hành,
một thủ quỹ.
Ngoài ra, Công ty còn có các nhân viên thống kê tại các Xí nghiệp nhằm
phục vụ cho công tác kế toán.
28
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý, bộ máy kế toán của
Công ty đợc tổ chức theo mô hình tập trung. Toàn bộ công tác kế toán đợc thực
hiện trọn vẹn ở phòng kế toán của Công ty, ở các Xí nghiệp thành viên và các bộ
phận trực thuộc không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên
thống kê.
Cụ thể, bộ máy kế toán ở Công ty may Thăng Long đợc tổ chức nh sau:
* Tại phòng kế toán - tài vụ của Công ty:
Nhiệm vụ
Tổ chức, hớng dẫn và kiểm tra việc thực hiện toàn bộ công tác thu nhập, xử
lý các thông tin kế toán ban đầu, thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ
hạch toán và chế độ quản lý tài chính theo đúng quy định của Bộ tài chính, cung
cấp một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác những thông tin toàn cảnh về tình hình
tài chính của Công ty. Từ đó tham mu cho Ban giám đốc để đề ra biện pháp, các
quyết định phù hợp với đờng lối phát triển của Công ty.
Trên cơ sở quy mô sản xuất, đặc điểm tổ chức sản xuất, đặc điểm quản lý
của Công ty, mức độ chuyên môn hoá và trình độ cán bộ, phòng kế toán - tài vụ đ-
ợc tổ chức nh sau:
- Đứng đầu là kế toán trởng:
Là ngời chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty, theo
dõi quản lý và tổ chức điều hành công tác kế toán cùng với phó phòng kế toán.
- Tiếp đó là các nhân viên
+ Kế toán tổng hợp:

Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để ghi chép vào các sổ tổng hợp sau đó lập
các báo cáo tài chính.
+ Kế toán tiền (kế toán thanh toán):
Sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gốc, kế toán thanh toán
viết phiếu thu, phiếu chi (đối với tiền mặt), viết séc, ủy nhiệm thu - chi,.... (Đối với
tiền gửi ngân hàng). Hàng tháng, lập bảng kê tổng hợp sec và sổ chi tiêu đối chiếu
với sổ sách thủ quỹ, sổ phụ ngân hàng, lập kế hoạch tiền mặt gửi lên cho ngân
hàng có quan hệ giao dịch. Quản lý các tài khoản và các loại sổ liên quan.
29
+ Kế toán vật t:
Làm nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, cuối tháng tổng
hợp số liệu, lập các báo cáo liên quan. Khi có yêu cầu bộ phận kế toán nguyên vật
liệu và các bộ phận chức năng khác tiến hành kiểm kê lại kho vật t, đối chiếu với
sổ sách kế toán. Nếu thiếu hụt sẽ phải tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý ghi
trong biên bản kiểm kê.
+ Kế toán TSCĐ nguồn vốn:
Theo dõi tình hình biến động các loại TSCĐ của Công ty và nguồn vốn hình
thành các loại tài sản đó cũng nh các nguồn vốn khác (nguồn vốn kinh doanh, các
quỹ...)
+ Kế toán tiền lơng và các khoản BHXH.
Căn cứ vào các bảng chấm công, bảng tổng hợp lơng.... do các nhân viên Xí
nghiệp gửi lên để hạch toán và có nhiệm vụ theo dõi tình hình chi trả lơng và các
khoản trích theo lơng cho cán bộ, công nhân viên của Công ty.
+ Kế toán công nợ:
Theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả trong Công ty và giữa Công
ty với khách hàng.
+ Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm:
Hàng tháng, khi nhận đợc báo cáo về tình hình sản xuất NVL, lơng công
nhân... từ các Xí nghiệp gửi lên, kế toán phần hành này tiến hành ghi sổ để hoạch
toán và tập hợp các chi phí đồng thời lập các báo cáo có liên quan. Khi hoàn thành

một đơn hàng thì tính ra giá thành ghi sổ....
+ Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm....
Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn thành phẩm, tính giá trị hàng xuất, theo
dõi doanh thu, lợi nhuận.
+ Thủ quỹ:
Chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của Công ty. Hàng ngày, căn cứ vào các
phiếu thu, phiếu chi.... hợp lệ để xuất hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ phần thu, chi.
Cuối cùng ngày đối chiếu với sổ quỹ của kế toán tiền mặt.
* Tại các Xí nghiệp
Tại kho:
30
Thủ kho phải tuân thủ theo chế độ ghi chép ban đầu, căn cứ vào các chứng
từ cần thiết để ghi thẻ kho.... và cuối tháng lập các báo cáo cần thiết để chuyển lên
phòng kế toán Công ty tuân theo nội quy hạch toán nội bộ.
Nhân viên thống kê tại Xí nghiệp có nhiệm vụ theo dõi khi nguyên vật liệu
đa vào sản xuất đến lúc giao thành phẩm cho Công ty.... Về mặt quản lý, nhân
viên thống kê chịu sự quản lý của giám đốc Xí nghiệp, về mặt nghiệp vụ chuyên
môn do kế toán trởng hớng dẫn, chỉ đạo kiểm tra. Đây là một hớng tổ chức hợp lý,
gắn quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên thống kê với nhiệm vụ đợc giao đồng
thời tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên thống kê thực hiện nhiệm vụ, đảm bảo
tính chính xác, khách quan của số liệu.
31
Kế toán trưởng
Phó phòng
kế toán
Kế
toán
thanh
toán
Kế

toán
TSCĐ
và
nguồn
vốn
Kế
toán
vật
tư
Kế
toán
công
nợ
Kế toán
lương
và
BHXH
Kế toán
tập hợp
chi phí
và giá
thành
Kế
toán
tiêu
thụ
Thủ
quỹ
Kế
toán

tổng
hợp
Nhân viên thống kê các Xí nghiệp, phân xưởng
Sơ đồ 13
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty may Thăng Long

32
Tổng giám đốc
Phó TGĐ điều
hành kỹ thuật
Phó TGĐ điều
hành sản xuất
Phó TGĐ điều
hành nội chính
Phòng
kỹ
thuật
Phòng
KCS
Phòng
thiết
kế
Phòng
kế
hoạch
Phòng
thị trư
ờng
Phòng
kho

Phòng
chuẩn
bị sản
xuất
Cửa
hàng
thời
trang
XN
dịch vụ
đời
sống
Văn
phòng
Phòng kinh
doanh nội địa
Phòng
nhân sự
Phòng
kế toán
tài vụ
TTTM
và giới
thiệu SP
Giám đốc các XN
Nhân viên thống kê
các phân xưởng
Nhân viên thống kê
các Xí nghiệp
Các XN và PX (Sơ đồ 1)

Sơ đồ 12: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty May Thăng Long
33
Sơ đồ
1.4.2. Chế độ kế toán áp dụng ở Công ty
Công tác kế toán của Công ty đã thực hiện đầy đủ các giai đoạn của quá
trình hạch toán, từ khâu lập chứng từ, ghi sổ kế toán đến lập hệ thống báo cáo kế
toán. Hiện nay Công ty có sử dụng phần mềm kế toán Effect, nhng chỉ đối với một
số phần hành, công việc kế toán không hoàn toàn trên máy mà đó chỉ là một phần
trợ giúp, Công ty đang từng bớc hoàn thiện công tác kế toán máy. Hiện ở Công ty
đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống chứng từ thống nhất do Bộ
tài chính ban hành, đã sử dụng hệ thống tài khoản và báo cáo theo chuẩn mức mới
từ đầu năm 2003. Cụ thể.
- Các chứng từ Công ty đăng ký sử dụng:
Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ kế toán thống nhất do Bộ
tài chính ban hành, cụ thể:
Loại 1: Lao động tiền lơng
Loại 2: Hàng tồn kho
Loại 3: Bán hàng
Loại 4: Tiền tệ
Loại 5: Tài sản cố định.
- Công ty đăng lý sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất của Bộ tài chính
ban hành theo quyết định 1141/QĐ/TC/CĐKT (trớc năm 2003) và đã sử dụng hệ
thống tài khoản mới theo quyết định của Bộ tài chính từ năm 2003.
- Phòng kế toán của Công ty hiện đang ghi sổ theo hình thức " Nhật ký
chứng từ". Đây là hình thức kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian và
việc ghi sổ theo hệ thống, giữa việc ghi chép theo tứ tự thời gian với việc tổng hợp
số liệu báo cáo cuối kỳ, cuối tháng. Các loại sổ sử dụng nh sau:
- Sổ kế toán chi tiết:
Sổ TSCĐ, sổ chi tiết vật liệu ,sổ chi phí sản xuất kinh doanh, sổ chi tiết
thanh toán với ngời mua ngời bán, sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết tiền vay, bảng

phân bố tiền lơng và bảo hiểm, bảng phân bố công cụ, bảng tính và phân bố khấu
hao.
- Sổ kế toán tổng hợp:
34
Các bảng tổng hợp.
Nhật ký chứng từ: 1,2,4,5,7,8,9,10 (không sử dụng nhật ký chứng từ 3 và 6).
Bảng kê số 1,2,4,5,8,10,11, (không sử dụng BK 3 và BK 9 do Công ty tính
giá thành hàng tồn kho theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ).
Sổ Cái các tài khoản.
- Các loại báo cáo kế toán
Báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, bảng thuyết minh báo
cáo tài chính.
Kế toán không sử dụng báo cáo lu chuyển tiền tệ.
Các báo cáo này đợc lập theo quý.
- Báo cáo quản trị:
Báo cáo tồn kho (báo cáo quỹ tiền mặt, tiền gửi, các khoản tiền vay, báo cáo
thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp...)...
Đó là những loại chứng từ, sổ sách và báo cáo mà Công ty sử dụng để tiến
hành toàn bộ công tác hạch toán kế toán cũng nh những thông tin chung về phơng
pháp tính giá hàng tồn kho, hình thức ghi sổ... đối với phần kế toán của Công ty
may Thăng Long.
2. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty
2.1. Đặc điểm, quản lý NVL tại Công ty
Công ty may Thăng Long có quy mô sản xuất lớn, chuyên sản xuất và gia
công các sản phẩm may mặc có chất lợng cao, sản phẩm của Công ty đa dạng với
nhiều chủng loại khác nhau. Do đó, NVL dùng để sản xuất phải rất lớn để đảm
bảo cho sản xuất liên tục. Phần lớn NVL của Công ty là do khách hàng mang dến
thuê gia công (80%) và Công ty mua vào. NVL mà Công ty mua vào không chỉ là
NVL trong nớc (vải, khuy, khoá....) mà một số loại nhập từ nớc ngoài (mex, xốp,
vải bò....) do những loại này trong nớc không có hoặc không đáp ứng đợc yêu cầu

sản xuất của Công ty.
Với đặc điểm sản xuất và NVL nh vậy, đòi hỏi công tác quản lý NVL phải
đợc tiến hành một cách chặt chẽ và khoa học thì mới có hiệu quả. Công ty có rất
nhiều đơn đặt hàng, với nhiều loại NVL, vả lại NVL thờng xuyên biến động ( do
tính chất của ngành nghề kinh doanh); Công ty đã xây dựng một hệ thống kho bãi
35
tơng đối rộng rãi để quản lý, sắp xếp NVL của mỗi đơn đặt hàng đa về đợc xếp
riêng và theo từng loại, đồng thời thủ kho phải ghi chép kịp thời mọi biến động N -
X - T của các loại NVL đó. Thủ kho và kế toán NVL có liên hệ thờng xuyên và
chặt chẽ với nhau, ở kho của Công ty cũng đã trang bị máy tính để thuận tiện cho
việc quản lý ghi chép những biến động về NVL của thủ kho. Căn cứ để thủ kho có
thể theo dõi một cách chặt chẽ NVL là cơ sở phân loại NVL mà Công ty đã quy
định để đáp ứng cho yêu cầu quản lý NVL.
2.2. Phân loại NVL sử dụng tại Công ty
NVL ở Công ty nh đã nói ở trên, có rất nhiều chủng loại, lại biến đổi th-
ờng xuyên, việc phân loại NVL là dựa trên nhiều phơng thức nhất định, do đó nếu
xét theo nguồn hình thành thì NVL của Công ty bao gồm:
NVL mua ngoài ( Công ty mua)
NVL do khách hàng mang đến ( thuê gia công)
Xét theo vai trò trong sản xuất, NVL của Công ty có 8 loại.
NVL chính (hàng may và hàng nhựa) chủ yếu là vải các loại
VL phụ (hàng may và hàng nhựa) cúc, khoá....
Xăng dầu
Phụ tùng: bàn đạp, thoi, suốt....
Văn phòng phẩm.
Bao bì: túi nilon, hộp catton...
Phế liệu: vải vụn, vải thừa.
Hoá chất: nớc Javen, thuốc tẩy, thuốc nhuộm....
Các loại NVL này đợc sắp xếp theo từng chủng loại trong từng kho để tiện
cho việc quản lý tại từng kho cụ thể nh kho vải bò, vải kaki... Với VL phụ cũng đ-

ợc quản lý nh vậy: VD: kho, cúc, khoá.
Hệ thống tài khảon chi tiết NVL của Công ty đợc thiết kế dựa trên cách
phân loại này.
Sổ danh điểm vật liệu
Phụ liệu - TK 152.2
Ký hiệu
36
Nhóm Danh điểm
1.522.01 152.2.0101 Chỉ 5.000m
152.2.0102 Chỉ 3.000m
152.2.0103 Chỉ 2.000m
152.2.0104 Chỉ 1.000m
.... ....
152.2.02 152.2.0201 Khoá rút 17,5cm
152.2.0202 Khoá rút 22cm
..... .......
2.3. Đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty may Thăng Long
2.3.1. Giá NVL nhập kho
NVL nhập kho, Công ty tính theo giá thực tế, những NVL này đợc nhập từ
nhiều nguồn khác nhau với giá mua, chi phí mua khác nhau. Về cơ bản NVL của
Công ty bao gồm NVL mua ngoài và NVL do khách hàng mang đến, giá thực tế
của mỗi loại này đợc Công ty tính nh sau:
* Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho
NVL mua ngoài của Công ty may Thăng Long bao gồm NVL mua trong n-
ớc và NVL nhập khẩu (trực tiếp hoặc thông qua các đơn vị uỷ thác) do đó:
Giá thực tế
NVL nhập kho
= Giá mua +
Chi phí
thu mua

+
Thuế NK
(nếu có)
-
Khoản
giảm trừ
Trong đó:
- Giá mua là giá không có thuế GTGT do Công ty tính thuế GTGT theo ph-
ơng pháp khấu trừ
- Chi phí thu mua: chi phí vận chuyển, bốc dỡ....
- Thuế nhập khẩu: trong trờng hợp Công ty nhập khẩu NVL từ nớc ngoài
khoản giảm trừ: giảm giá, chiết khấu, thanh toán....
VD: Ngày 30/9 căn cứ hoá đơn GTGT số 079570 và phiếu nhập kho số 31/3
Công ty mua 1.654 m vải 8/66 kẻ sọc, đơn giá 14.545đ/m, chi phí vận chuyển số
hàng này về kho Công ty là 750.000đ đã trả bằng tiền mặt.
37
Nh vậy: Giá thực tế của vải 8/66 kẻ sọc là:
1.654 *14.545 + 750.000 = 25.807.430đ
* Đối với NVL do khách hàng mang đến
Đây là những NVL mà khách hàng đặt gia công chuyển giao, cho nên Công
ty chỉ theo dõi về số lợng theo từng đơn đặt hàng mà không tính giá.
Nếu khách hàng vận chuyển đến tận kho Công ty thì khi nhập kho cũng nh
khi xuất kho thủ kho và kế toán chỉ phản ánh về mặt lợng.
Nếu Công ty nhận gia công và vận chuyển NVL hộ khách hàng về kho
Công ty thì bên cạnh việc phản ánh số lợng NVL nhập kho, kế toán phải hạch toán
chi phí vận chuyển, nếu nh Công ty này giả hộ chi phí vận chuyển cho khách hàng
(theo thoả thuận giữa 2 bên) và đợc hạch toán là "giá trị VL nhận gia công".
Khoản chi này sẽ đợc ngời đặt gia công thanh toán cùng với số tiền thuê gia
công khi giao sản phẩm.
ở Công ty may Thăng Long, khi định mức về số lợng NVL mà Công ty

giao (là định mức mà Công ty và khách hàng thoả thuận NVL ) lớn hơn định mức
NVL mà Xí nghiệp thực hiện thì khoản chênh lệch đó đợc gọi là NVL tiết kiệm đ-
ợc. Theo quy định Xí nghiệp đợc hởng 50% giá trị NVL tiết kiệm đó, phần còn lại
đợc nhập kho Công ty theo 80% giá trị thị trờng. Chính điều này đã khuyến khích
các Xí nghiệp luôn cố gắng nâng cao năng suất lao động, hạ thấp giá định mức sản
xuất nhằm đem quyền lợi cho Xí nghiệp và cả Công ty.
VD: Theo hợp đồng ngày 15/9/2003 khách hàng đặt Công ty gia công áo sơ
mi và đã chuyển cho Công ty 8.180m vải dệt kim cac màu (MR 17760). Định mức
thoả thuận giữa khách hàng và Công ty là 3m/áo nhng XNI sau quá trình sản xuất
đã tiết kiệm đợc trung bình 0,06m/áo. Do đó số lợng vải mà Công ty tiết kiện đợc
là:
8.180 * 0,06 = 490,8m
Giá thị trờng của loại vải này là: 15.700đ/m
Nh vậy, giá trị NVL tiết kiệm đợc nhập kho Công ty:
490,8 * 15.700 * 80% * 50% = 3.082.224đ
2.3.2. Giá NVL xuất kho
38
Công ty may Thăng Long tính giá NVL xuất kho theo phơng pháp bình
quân cả kỳ dự trữ theo công thức
Giá thực tế
NVL xuất kho
=
Số lợng NVL
xuất trong kỳ
*
Đơn giá bình
quân của NVL
Trong đó:
Đơn giá bình quân
của NVL

=
Giá thực tế NVL tồn + Nhập trong kỳ
Số lợng NVL tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ
VD: Đối với loại vải bò 80Z mà Công ty hiện có đầu tháng 9 còn tồn
2.180m trị giá 42.074.000đ.
Trong tháng Công ty đã mua thêm 8.704m với đơn giá 19.545đ/m đó đó,
đơn giá bình quân của loại vải bò 80Z (tháng 3) là:
42.074.000 + 8.704* 19.545
2.180 + 8.704
= 19.496đ/m
Trong tháng 9 Công ty đã xuất 9.152m vải loại này cho sản xuất. Nh vậy giá
thực tế vải bò 80Z xuất kho là:
9152 * 19.496 = 178.428.392đ
Giá thực tế vải bò 80Z tồn kho cuối tháng 9 là.
212.193.680 - 178.427.392 = 33.766288đ
Theo phơng pháp này hàng tháng thi NVL đợc xuất kho kế toán chỉ phản
ánh về mặt số lợng, đến cuối kỳ khi tính ra đơn giá bình quân thì mới tính đợc giá
NVL xuất dùng.
2. 4. Hạch toán chi tiết NVL tại Công ty may Thăng Long
Nh đã phân tích NVL của Công ty tơng đối lớn, biến động liên tục do nhu
cầu của sản xuất, do đó đòi hỏi phải có sự theo dõi chặt chẽ, đó cũng là yêu cầu
đặt ra đối với công tác hạch toán kế toán NVL.
39
Công ty may Thăng Long hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song
song.
2.4.1. Chứng từ sử dụng
Trong quá trình hạch toán NVL, kế toán Công ty sử dụng các loại chứng từ:
- Phơng án giá, bảng nhu cầu NVL
- Giấy đề nghị thanh toán
- Hoá đơn GTGT, hợp đồng mua bán - sản xuất kinh doanh

- Biểu mẫu kiểm tra NVL (vải, khoá)
- Phiếu nhập kho, phiếu nhập vật t
- Phiếu xuất khho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
2.4.2. Thủ tục nhập - xuất NVL và chứng từ liên quan
2.4.2.1. Thủ tục nhập kho
* Đối với NVL mua ngoài.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao NVL do phòng kế
hoạch đa ra, phòng thiết kế và phát triển tính toán ra nhu cầu về NVL để phòng thị
trờng tìm ra phơng án giá và đề nghị tổng giám đốc duyệt qua.
Sau khi thông báo qua bộ phận chuẩn bị sản xuất tiến hành việc mua NVL,
NVL sau khi đợc tiếp nhận về Công ty. ( có hoá đơn GTGT) đợc đa về bộ phanạ
KCS để kiểm tra chất lợng và lập biên bản kiểm nhận. Sau đó, NVL đợc đa về kho
làm thủ tục nhập kho, thủ kho viết phiếu nhập theo sốlợng VL thực tế nhập kho
(ghi đầy đủ số lợng, đơn giá....) và vào thẻ kho; rồi chuyển cho kế toán ghi sổ kế
toán. Tất cả các chứng từ đó đợc lu tại phòng kế toán.
NVL (hoá
đơn đỏ)
Bộ phận KCS
Phiếu nhập kho
Phiếu chất lợng thẻ kho
Nhập
kho
Vào sổ
kế toán
40
VD: Tháng 9/2003 Công ty may Thăng Long mua một số NVL với các
chứng từ nh sau:
Biểu 2
Mẫu số 01GTKT - 3 LL
CV/01 - B

EC 079633
Hoá đơn (GTGT)
Liên 2 (giao khách hàng)
Ngày 04 tháng 09 năm 2003
Đơn vị bán hàng: Công ty dệt may Hà Nội
Địa chỉ: Số 1 Mai động Hà Nội Tài khoản:
Điện thoại: MST 0100100826
Họ tên ngời mua hàng: Anh Thân - Xe 29M - 0843 + 29N - 4524
Đơn vị: Công ty may Thăng Long
Địa chỉ: 250 Minh Khai Số tài khoản
Hình thức thanh toán: HĐ MS 01001011071
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 * 2
1 Vải bò Hanosimex
( 63 cuộn L1)
M 7.704 19.545đ
Cộng tiền hàng 150.574.680
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 15.074.680đ
Tổng cộng tiền thanh toán 165.649.360đ
Số tiền viềt bằng chữ: Một trăm sáu lăm triệu, sáu trăm bốn chín ngàn, ba trăm sáu mơi đồng
Ngời mua hàng
(ký, họ tên)
Kế toán trởng
(ký, họ tên)
Thủ trởng đơn vị
(ký, họ tên)
41
Biểu 4:
Ban hành theo quyết định số 1141 - TC/QD/CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995

Của Bộ Tài chính
Số 4.9
Phiếu nhập kho
Ngày 4 tháng 9 năm 2003
Họ tên ngời giao hàng: Công ty dệt may Hà Nội
Theo....số....ngày.....năm 2003 của Công ty mua Nợ:........
Có:........
Nhập tại kho: Nguyên liệu
STT
Tên nh n hiệu quyã
cách vật t
M sốã ĐVT
Số lợng
Đơn giá Thành tiền
Theo
chứng từ
Thực
nhập
1 Vải bò 80Z xanh K403 m 7.704 7.704 19545 150.574.680
Cộng 7.704 7.704 150.574.680
Ngày nhập: 8 tháng 9 năm 2003
Phụ trách cung tiêu
(ký, họ tên)
Ngời giao hàng
(ký, họ tên)
Thủ kho
(ký, họ tên)
42
Biểu 3
Công ty may Thăng Long Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Giấy đề nghị
Kính gửi: Tổng giám đốc
Phòng kế toán tài vụ
Phòng thị trờng kính đề nghị Tổng giám đốc duyệt chi những khoản dới
đây:
Nội dung các chi phí Thành tiền
Kính đề nghị đồng chí TGĐ duyệt thanh toán chuyển tiền vải bò
Hanosimex, sản xuất hàng xuất khẩu OTTO
- Hợp đồng số 01/TL - OMHN/2002
- Phiếu nhập kho số 4/9
- Hoá đơn số 079633
Đề nghị chuyển vào TK số: 710A - 00022
Ngân hàng công thơng II - Q. Hai Bà Trng Hà Nội
Ngời hởng lợi: Công ty dệt may Hà Nội
165.634.298đ
Tổng cộng
Bằng chữ: Một trăm sáu lăm triệu, sáu trăm ba t ngàn, hai trăm
chín tám đồng.
165.634.298đ
Hà Nội, ngày 09 tháng 09 năm 2003
Tổng giám đốc
(Ký, họ tên)
Phòng kế toán
(Ký, họ tên)
Phòng thị trờng
(Ký, họ tên)
Ngời đề nghị
(Ký, họ tên)
43